Organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. marts 2011, kl. 16.30 i beboerlokalerne - Knolden, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Til stede: Afbud: Fra KAB: Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 18. januar 2011...3 2. Revisionsprotokol...3 3. Bestyrelsens sammensætning...3 4. Meddelelser fra formanden...3 Sager til beslutning...4 5. Administrationsaftale/administrationsselskab...4 6. Afdelingernes budgetter...4 7. Sammenlægninger af lejligheder...6 8. Årligt tilskud til afdelingerne til beboeraktiviteter...7 9. Egen trækningsret reservation af midler til helhedsplanen i Friheden I...7 10. Ny forretningsorden...8 11. Bostøtteprojekt for hjemløse...8 12. EGU-elev...9 Sager til orientering...10 13. Redegørelse vedrørende indsigelse mod referat af møde den 1. september 2010...10 1/20
14. Budgetproces...11 15. KAB s opfyldelse af den basale boligadministration...12 16. Styringsdialog...12 17. Helhedsplan for Friheden I...13 18. AlmenBolig+ på Dybenskærvej nybyggeri og udlejning...14 19. Selskabets økonomiske situation...15 20. Skimmelsvamp / opvarmning af boliger...16 21. Afdelingsmødet den 14. marts 2011...17 22. Opfølgning på drift og vedligeholdelse i...18 23. Ejendomskontorets virke...19 24. Nyt fra afdelingerne...19 25. Beboerklagenævnssager...20 26. Kommende møder...20 27. Eventuelt...20 Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2011 til 30. juni 2012...6 Bilag 2: Oversigt over trækningsretten i KAB-fællesskabet...8 Bilag 3: Oversigt over boligselskabet Frihedens egen trækningsretsmidler...8 Bilag 4: Gældende forretningsorden...8 Bilag 5: Forslag til ny forretningsorden...8 Bilag 6: Hvidovre Kommunes ansøgning om Bostøtteprojekt for hjemløse...9 Bilag 7: Afdelingsbestyrelsens indstilling til Bostøtteprojekt for hjemløse...9 Bilag 8: s dokumentationspakke...13 Bilag 9: Få et sundt indeklima i din bolig og undgå skimmelsvamp...17 Bilag 10: Oversigt over beboerklagenævnssager...20 2/20
1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 18. januar 2011 Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 18. januar 2011 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 27. januar 2011. at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 2. Revisionsprotokol Der er ikke indført nyt i revisionsprotokollen siden sidste møde. at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3. Bestyrelsens sammensætning Bestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Christian Thode, formand 2012 Marianne Salomonsen, næstformand 2011 Bent Møller Knudsen, bestyrelsesmedlem 2012 Johnna Brandal, bestyrelsesmedlem 2011 Beth Hørsted, bestyrelsesmedlem 2012 Jørnanker Døpke, bestyrelsesmedlem 2011 Michal Støckel, bestyrelsesmedlem 2011 Finn Gerdes, bestyrelsesmedlem 2011 Udpeget af kommunen Susanne Brixum, bestyrelsesmedlem 2011 Udpeget af kommunen at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste møde. 3/20
at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 5. Administrationsaftale/administrationsselskab Organisationsbestyrelsen drøftede på det ekstraordinære møde den 18. januar 2011 KAB s opfyldelse af administrationsaftalen. Organisationsbestyrelsen har fortsat tillid til KAB som administrator, men ønsker en drøftelse af følgende punkter: - Drøftelse af budgetprocessen - herunder afdelingsbestyrelsens behov for medvirken. - KAB s opfyldelse af den basale boligadministration. Organisationsbestyrelsen mener, at der er behov for forbedringer. - Drøftelse af Helhedsplanen for Friheden I samt dens fremdrift. Endvidere foreslår organisationsbestyrelsen opsigelsesvarslet for administrationsaftalen nedsat til et år. at organisationsbestyrelsen tager beslutning om, at der indgås en ny administrationsaftale med KAB, hvor begge parter, ved anbefalet brev med et års varsel til udløbet af boligorganisationens regnskabsår, kan opsige aftalen. De øvrige forhold drøftes under selvstændige punkter på dagsordenen. 6. Afdelingernes budgetter Som bilag vedlægges organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for perioden 1. juli 2011 til 30. juni 2012. I overensstemmelse med Lov om almene boliger m.v. er budgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden blevet forelagt på afdelingsmødet den 14. marts 2011. Budgettet for Frihedens Børneinstitution forelægges til organisationsbestyrelsens godkendelse. 4/20
Budgetterne udviser følgende: 4000-3 Budgettet blev godkendt på organisationsbestyrelsesmødet den 24. november 2010. Driftsbudgettet - mrk. B-1-1 - balancerer med 15.550.000 kr. Gennemgående for alle budgetter er, at Hvidovre Kommune har besluttet at nedsætte prisen på vand fra 64 kr. pr. m³ til 48 kr. pr. m³ pr. 1. oktober 2010. Det medfører store besparelser i afdelingerne. Et andet gennemgående træk er, at der i boligafdelingernes antennebudgetter er indregnet akkumuleret overskud i budgettet for 2011/2012. 4004-2 Friheden I Driftsbudgettet - mrk. B1-2 - balancerer med 63.933.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 2.470.000 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 29,90 kr. pr. m² eller 4,27 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.7.2011 udgør 730,19 kr. pr. m² årligt. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med 1 mio. kr. Henlæggelser til udskiftning af køkkener ved fraflytning er øget med 400.000 kr. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning og tab ved fraflytning er øget med 400.000 kr. 4005-0 Friheden VI Driftsbudget - mrk. B2-1 - balancerer med 5.553.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 43.000 kr. svarende til en lejeforhøjelse på 9,60 kr. pr. m², eller 1,36 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.7.2011 udgør 713,12 kr. pr. m² årligt. Henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse er øget med 100.000 kr. Henlæggelser til udskiftning af køkkener ved fraflytning er øget med 22.000 kr. 4006-7 Frihedens børneinstitution Driftsbudgettet mrk. B1-1 - balancerer med 1.775.000 kr. og forudsætter en nødvendig merindtægt på 56.000 kr. svarende til en lejeforhøjelse på 30,43 kr. pr. m², eller 3,26 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.7.2011 udgør 964,55 kr. pr. m² årligt. I budgettet for 2011/2012 indgår Børneinstitutionen i fordelingen af udgifter til drift af ejendomskontoret og maskiner til brug for renholdelse og snerydning. 4010-9 Lille Friheden Driftsbudgettet - mrk. B2-1 - balancerer med 7.316.000 kr. For ældreboligerne forudsættes en nødvendig merindtægt på 222.279 kr., svarende til en lejeforhøjelse på 45,27 kr. pr. m² eller 3,68 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.7.2011 udgør 1.277,04 kr. pr. m² årligt. 5/20
For ungdomsboligerne forudsættes en nødvendig merindtægt på -5.723 kr., svarende til en lejenedsættelse på -8,02 kr. pr. m² eller -0,70 % af nuværende leje, hvorefter lejen pr. 1.7.2011 udgør 1.129,87 kr. pr. m² årligt. I budgettet er indregnet et tilskud fra dispositionsfonden til indfasning af låneydelse på lån optaget til fjernelse af forurening på grunden. Byggesagen om etablering af internet i ældreboliger er afsluttet. Da det kun er ældreboligerne, der skal betale for denne byggesag, er der udarbejdet særskilte antennebudgetter for ældreboligerne og ungdomsboligerne. Driftsbudgetterne for Friheden I, Friheden VI og Lille Friheden blev behandlet på afdelingsmødet den 14. marts 2011. Budgettet for Frihedens Børneinstitution er sendt til Hvidovre Kommune. Bilag 1: Organisationens og afdelingernes driftsbudgetter for tiden 1. juli 2011 til 30. juni 2012 at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgetterne for 2011/2012. 7. Sammenlægninger af lejligheder I Friheden I er der for år tilbage (2004) foretaget fem lejlighedssammenlægninger. To 3- værelses lejligheder, hvor den ene afgiver et værelse til den anden. Resultatet blev således, at ti 3-værelses lejligheder blev omdannet til fem 4-værelses og fem 2-værelses lejligheder. Afdelingen har i dag følgende lejlighedsfordeling: 1-værelses lejligheder 112 2-værelses lejligheder 163 3- værelses lejligheder 778 4-værelses lejligheder 117 Udlejningen oplyser, at de 4-værelses lejligheder er eftertragtede, de bliver sjældent ledige, og der er forholdsvis lang venteliste. 1- og 2-værelses lejligheder er også eftertragtede sandsynligvis grundet en relativ lav husleje. Der er forståeligt nok større udskiftning i de små lejligheder. Da der er en stor overvægt af 3-værelses lejligheder, ser KAB det som en mulighed at overveje sammenlægning af flere 3-værelses lejligheder. 6/20
Udgiften til sammenlægninger af lejligheder skal afholdes af afdelingen. Udføres der ved sammenlægningen forbedringer, eksempelvis at det ene lejemål får et ekstra toilet, skal udgiften til forbedringen betales af lejeren af det pågældende lejemål. Formandskabet ønsker en drøftelse af, om der på ny skal arbejdes for lejlighedssammenlægning i Friheden I. at organisationsbestyrelsen drøfter, om der på ny skal arbejdes for lejlighedssammenlægning i Friheden I. 8. Årligt tilskud til afdelingerne til beboeraktiviteter Boligorganisationen har tidligere haft en tradition for at give et årligt tilskud til beboeraktiviteter i afdelingerne. På mødet den 24. november 2010 blev det besluttet at bevilge et tilskud til 50-års jubilæumsfesten i 2011 på 160.000 kr., svarende til 121 kr. pr. lejemål. På samme møde blev det drøftet at genoptage et årligt tilskud til afdelingerne til beboeraktiviteter. Motivationen for at give tilskud er nødvendigheden af at støtte sociale aktiviteter i boligselskabet. Et forslag til tilskuddets størrelse kunne være 144.540 kr. årligt svarende til 110 kr. pr. lejemål. Tilskuddet bevilges fra arbejdskapitalen. at organisationsbestyrelsen tager beslutning om, hvorvidt der fra budget år 2011/2012 skal gives et årligt tilskud på 144.540 kr. fra arbejdskapitalen til beboeraktiviteter i afdelingerne. 9. Egen trækningsret reservation af midler til helhedsplanen i Friheden I Af Landsbyggefondens årsrapport fremgår det tydeligt, at boligorganisationernes saldi til egen trækningsret er voksende. Set i lyset af, at der er stor fokus på anvendelsen af Landsbyggefondens midler, anbefaler KAB generelt, at boligorganisationerne skærper opmærksomheden på anvendelsen af egen trækningsretsmidler. En måde at forholde sig til organisationens egen trækningsretsmidler på, er ved at reservere et beløb i egen trækningsret til medfinansiering af Helhedsplanen for Friheden I. I udkast til Skema A udgør den samlede anskaffelsessum 830.823.031 kr., og der er medtaget 42.800.000 kr. i egen trækningsret, som en del af finansieringen. Anskaffelsessummen skal ta- 7/20
ges med stort forbehold, da budgettet vil blive revideret, når resultatet af forundersøgelserne kendes. Endvidere skal et samlet forslag til finansiering af Helhedsplanen drøftes nøje. Boligorganisationen har pr. 1. kvartal 2011 en saldo på 32.056.286 kr. i egen trækningsret. Ifølge reglerne må der disponeres over egen trækningsretsmidler fem år frem i tiden. Ved udgangen af 2015 har organisationen en akkumuleret saldo inklusive renter på 47.293.083 kr. Denne saldo er under forudsætning af, at 60 % af indbetalingerne (A- og G-indskud) fortsat tilfalder boligorganisationens egen trækningsret og at renten er estimeret. Se vedlagte oversigter over egen trækningsret. Bilag 2: Bilag 3: Oversigt over trækningsretten i KAB-fællesskabet Oversigt over boligselskabet Frihedens egen trækningsretsmidler at organisationsbestyrelsen drøfter anvendelsen af egen trækningsretsmidler og tager stilling til, om der skal reserveres egen trækningsretsmidler til helhedsplanen for Friheden I og i så fald, hvor stort et beløb. 10. Ny forretningsorden Den gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen er fra 2000. Christian Thode har udarbejdet et forslag til en helt ny forretningsorden, der er blevet til på baggrund af en vejledning fra Boligselskabernes Landsforening. Bilag 4: Gældende forretningsorden Bilag 5: Forslag til ny forretningsorden at organisationsbestyrelsen godkender ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen. 11. Bostøtteprojekt for hjemløse Hvidovre Kommune har fået bevilget ca. 3,5 mio. kr. til at afprøve metoder i forbindelse med at få boligplaceret hjemløse. Kommunen har i den anledning inviteret alle boligorganisationer til et informationsmøde. Frihedens afdelingsbestyrelse har behandlet kommunens oplæg, og har som den eneste organisation meldt konstruktivt tilbage til kommunen. Afdelingsbestyrelsen har udarbejdet en indstilling til organisationsbestyrelsen dervedlægges som bilag. 8/20
Bilag 6: Bilag 7: Hvidovre Kommunes ansøgning om Bostøtteprojekt for hjemløse Afdelingsbestyrelsens indstilling til Bostøtteprojekt for hjemløse at organisationsbestyrelsen forholder sig til de generelle og specifikke punkter omkring Bostøtteprojektet, som afdelingsbestyrelsen har stillet sig kritiske overfor, og som er blevet besvaret fyldestgørende af repræsentanter fra Hvidovre Kommune. Afdelingsbestyrelsen vil foreslå, at der indgås et samarbejde med Hvidovre Kommune omkring Bostøtteprojektet. I første omgang indgås der aftale om samarbejdet omkring en boligløs person. Efter en forsøgsperiode på seks måneder, bør det vurderes, om Boligselskabet Friheden ønsker at udvide projektet med yderligere en til to personer. Kommunen er indstillet på denne ordning/beslutning. 12. EGU-elev Igennem de seneste fem måneder har der været en ung mand i virksomhedspraktik på ejendomskontoret, der deltager i det daglige arbejde sammen med funktionærerne. Den unge mand er stærkt ordblind og har lysfølsomhedsepilepsi, og epilepsien kan udløses af blandt andet stærk sollys. Da virksomhedspraktikperioden er ved at være slut, har Hvidovre Kommunen forespurgt, om der kan oprettes en EGU elevplads på to års varighed i. Driftsleder Jan Johansen oplyser, at de fem måneder er gået godt, og den unge mand er mødestabil og passer sit arbejde. Den to-årige EGU-uddannelse kan oprettes til unge mennesker med særlige behov, og uddannelsen indebærer både kursus- og skoleophold på 20 40 uger, hvor personen vil lære om blandt andet affaldshåndtering, grønne områder med mere. En to-årig uddannelse vil koste ca. 55.000 kr. Afdelingsbestyrelsen anbefaler, at organisationen godkender oprettelsen af en EGUelevplads, hvor den nuværende unge mand kan går fra sin virksomhedspraktik til en EGUelevuddannelse. Samtidig ønsker afdelingsbestyrelsen, at der tages stilling til, om der fremover skal oprettes særlige elevpladser i, så der altid er en elev tilknyttet ejendomskontoret. 9/20
På afdelingsbestyrelsens vegne Marianne Salomonsen Formand for afdelingsbestyrelsen at organisationsbestyrelsen tager stilling til ansættelse af en EGU-elev. Sager til orientering 13. Redegørelse vedrørende indsigelse mod referat af møde den 1. september 2010 Marianne Salomonsen havde følgende indsigelser til ovennævnte referat: Punkt nr. 9 Fælleslokalerne i Friheden VI aftalegrundlaget Efter opfordring fra Marianne Salomonsen oplyste Christen Mors på mødet, at KAB har lavet forslagsændring af påtegning og aftaleparter i de udsendte kontrakter. Marianne Salomonsen synes det var forkasteligt, at administrationen har haft næsten to år til at undersøge denne sag, og kontrakterne har ligget færdig i næsten to måneder. Endvidere har der været rigtig mange fejl fra administrationens side, og arbejdsgruppen har måttet bruge mange ressourcer på at foreslå tekst og rette administrationens fejl. Desuden er det uklart, hvorfor denne ændring af påtegning og aftaleparter kommer, og administrationen har ikke kunnet redegøre for det. Administrationen foreslår, at både er udlejer og lejer, samt at KAB underskriver med pågældende udlejningsmedarbejder og med den samlede organisationsbestyrelse. Denne ændring i forhold til de udsendte kontrakter synes mere i overensstemmelse med organisationens tegningsregler, hvilket Marianne Salomonsen stiller sig undrende overfor. Ifølge vedtægterne og hidtil praksis har organisationen og dens afdelinger været tegningsberettiget med to bestyrelsesmedlemmer, hvor den ene er formand eller næstformand i forening med forretningsfører/direktør. Christen Mors pointerede dog, at kontrakterne formelt set ikke er juridisk bindende, men at de mere må betragtes som en politisk aftale. Der blev rejst kritik af, at KAB ikke på et tidligere tidspunkt, har fået afklaret dette forhold. Der var dog enighed i organisationsbestyrelsen om, at godkende kontrakterne med de foreslået ændringer. KAB indestår for, at ansvarsforholdet ikke er ændret med de nye ændret tegningsregler. 10/20
Til næste bestyrelsesmøde og gerne før, ønsker Marianne Salomonsen et juridisk notat, der redegøre for, hvorfor tegningspraksis er ændret, hvilken praksis der vil gælde fremover, og om denne nye praksis gælder for alle boligorganisationer. Endvidere ønskes oplyst, hvorfor aftalen ikke er juridisk bindende. Tonny Bjørn oplyste på mødet, at Knolden ikke er et erhvervslejemål. Marianne Salomonsen ønsker dokumentation for, hvilken status Knolden har. KAB har udarbejdet følgende redegørelse til indsigelsen: KAB tager kritikken, om at alle juridiske forhold vedrørende lejekontrakterne burde have været afklaret inden mødet, til efterretning. Når KAB oplyser, at lejekontrakterne formelt set ikke er juridisk bindende, skyldes det, at Boligselskabet Friheden både er udlejer og lejer. Juridisk set indgås en aftale mellem to parter, hvor den ene afgiver et tilbud, som den anden accepterer. En juridisk bindende aftale reguleres af Aftaleloven, som omfatter forhold om aftalers indgåelse, gyldighed m.v. har truffet en politisk beslutning om indgåelse af lejeaftalerne, hvilket betyder, at ændringer i aftalerne eller opsigelse af samme, skal ske ved ny beslutning i organisationsbestyrelsen. Netop fordi der er tale om politisk indgåede lejeaftaler anbefalede KAB, at hele organisationsbestyrelsen underskrev kontrakterne. Dette er i overensstemmelse med selskabets tegningsregler jævnfør vedtægternes 10, stk. 4. Der er således ikke tale om, at KAB generelt anbefaler ændret anvendelse af tegningsreglerne. Erhvervslejeloven beskriver, at lokaler der udelukkende er udlejet til andet end beboelse, reguleres af denne. Lejeaftalerne, som omfatter henholdsvis Knolden og kontorfaciliteter reguleres af Erhvervslejeloven. Men igen må det påpeges, at der er tale om en politisk indgået aftale ejer Knolden og det er ejer, der benytter lokalet, derfor er Knolden formelt set ikke et erhvervslejemål. at organisationsbestyrelsen tager redegørelsen til efterretning. 14. Budgetproces Organisationsbestyrelsen ønsker en drøftelse af budgetprocessen med fokus på inddragelse af afdelingsbestyrelsen/økonomiudvalget, overholdelse af tidsfrister og kvalitetssikring af produkterne. 11/20
KAB, Eric Tingleff, økonomisk konsulent og Annette Birkov, forretningsfører vil på mødet præsentere et oplæg, der beskriver en mulig proces, og hvilke tiltag KAB har sat iværk, og vil sætte iværk for overholdelse af tidsfrister og sikring af kvalitet i produkterne. at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget og tager det til efterretning. 15. KAB s opfyldelse af den basale boligadministration Organisationsbestyrelsen ønsker en drøftelse af KAB s opfyldelse af den basale boligadministration. KAB, Flemming Strøm, vicedirektør, vil på mødet redegøre for KAB s levering af basal boligadministration. at organisationsbestyrelsen drøfter redegørelsen og tager den til efterretning. 16. Styringsdialog Hvidovre Kommune har inviteret til dialogmøde den 24. marts 2011. Organisationen repræsenteres af Christian Thode, formand, Marianne Salomonsen, næstformand og Annette Birkov, forretningsfører. Dagsorden for mødet er blandt andet: - evaluering af eksisterende fleksibel udlejningsaftale - en drøftelse af muligheden for lejlighedssammenlægning i Friheden I - en drøftelse af muligheden for etablering af terrassedøre i stuelejligheder i afdeling Lille Friheden - børneinstitutionerne, der bor til leje i afdeling 4006, benytter ikke et område med gammel boldspilsbane - kan dette område benyttes af Frihedens øvrige beboere. Som led i styringsdialogen skal der indsendes en dokumentationspakke til Hvidovre Kommune. Denne dokumentationspakke er udarbejdet af KAB i samarbejde med formandskabet. Dokumentationspakken vedlægges som bilag. På organisationsbestyrelsesmødet gives en orientering om forløbet af styringsdialogen med Hvidovre Kommune. 12/20
Bilag 8: s dokumentationspakke at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Helhedsplan for Friheden I Redegørelse for tidligere forløb i helhedsplanen Helhedsplanen i Friheden I har baggrund i konkrete problemer med en række bygningsmæssige forhold samt et ønske om at fremtidssikre afdelingen. I foråret 2009 blev projektet med at udarbejde en Helhedsplan for Friheden startet med baggrund i organisationsbestyrelsens bevilling på 200.000 kr. til det indledende arbejde. Herefter blev der indledt en række møder, hvor afdelingens ønsker blev konkretiseret. Samtidig blev rådgiverydelsen udbudt i miniudbud i henhold til KAB s rammeaftale. Grundet urealistiske tilbud var udvælgelsesperioden noget længere end almindelig, da det var nødvendigt at få advokats vurdering af de indkomne forslag, ligesom det var nødvendigt at holde samtaler med flere af de bydende. Der blev i sommeren 2009 udarbejdet kontrakt med Henrik Larsen A/S om udarbejdelse af Helhedsplan for Friheden I. I efteråret 2009 udarbejdede Henrik Larsen A/S udkast til Helhedsplan, som i ultimo 2010 blev forelagt følgegruppen i Friheden I. Herefter blev der foretaget lidt tilpasninger efter følgegruppens ønske. Samtidig afklarede rådgiver diverse tekniske krav i forhold til myndighedsgodkendelser og dispensationer, særligt i forhold til de tekniske installationer i baderum. Henrik Larsen A/S udarbejdede også et økonomisk overslag på håndværkerydelserne. Projektet i Friheden I er meget omfattende, og det samlede budget er stort, og vil medføre en væsentlig huslejestigning. Over vinteren/foråret 2009/2010 har KAB undersøgt muligheder for finansiering af projektet, herunder muligheden for støtte i Landsbyggefonden. Samtidig blev der foretaget vurdering af eventuelle besparelser. Efterfølgende er det undersøgt med Landsbyggefonden, hvilke supplerende undersøgelser der er nødvendige for, at Landsbyggefonden vil vurdere projektet. Landsbyggefonden kræver veldokumenteret undersøgelser, hvilket også er bekosteligt. Over sommeren 2010 er mængden af undersøgelser blevet fastlagt, og Henrik Larsen har udarbejdet budget for gennemførelse af undersøgelserne. Dette beløber sig til en budgetramme på ca. 2 mio. kr. Organisationsbestyrelsen godkendte i september 2010 en bevilling på 2 mio. 13/20
kr. til gennemførelse af de tekniske forundersøgelser, og arbejderne blev efterfølgende iværksat. Aktuel status på Helhedsplanen Langt de fleste forundersøgelser er nu gennemført og undersøgt i laboratorium. Efterfølgende skal alle undersøgelserne bearbejdes af Henrik Larsen A/S. Grundet den hårde vinter er der stadig enkelte undersøgelser, der afventer vejrliget. Det forventes, at resultatet af undersøgelserne kan fremlægges for følgegruppen i slutningen af april eller i starten af maj 2011. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning 18. AlmenBolig+ på Dybenskærvej nybyggeri og udlejning Nybyggeri Byggeriet pågår planmæssigt med forventet indflytning den 1. februar 2012. Byggeudvalget mødtes den 21. februar 2011, hvor forelagte projektspørgsmål og detaljer i byggeriets fremdrift blev drøftet, og nødvendige beslutninger blev truffet. Der blev bevilget penge til montering af et kamera på Store Hus i Avedøre Stationsby et kamera, der tager 100 billeder om dagen af byggepladsen på Dybenskærvej. Billederne skal redigeres til en lille film, der dokumenterer opførelsen af Frihedens nye afdeling. Desuden orienterede AlmenBolig+ forsøgskonceptets projektgransker ingeniør Sigurd Østergaard-Andersen om projektgranskningens forløb og resultatet heraf. Det forventes, at kommunalbestyrelsen på sit møde den 30. marts 2011 godkender, at byggeriets postadresse/navn er Langhusene. Udlejning Den 30. november 2010, kl. 18.00 blev der åbnet for ansøgning til boligerne på Dybenskærvej. I løbet af få dage havde 320 indsendt en ansøgning. Ansøgningerne er blevet gennemgået, og boligerne er blevet tildelt ansøgerne i henhold til de vedtagne kriterier. Næste skridt er, at ansøgerne skal indsende dokumentation for, at de opfylder kriterierne. De ansøgere, der ikke har fået tildelt en bolig bliver gemt i tilfælde af, at der er ansøgere, som ikke kan dokumentere, at de opfylder kriterierne eller springer fra inden lejekontrakten underskrives. Der arbejdes på at afholde 2-3 møder med de kommende lejere inden indflytning den 1. februar 2012. 14/20
Møderne skal bruges til at forberede lejerne på, hvad der konkret forventes af dem, når de bor til leje i en AlmenBolig+ afdeling. Endvidere vil møderne have det formål, at de kommende lejere lærer hinanden at kende. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 19. Selskabets økonomiske situation Den kvartalsvise rapportering indeholder nedenstående investeringsforeninger: Danske Capital SEB Asset Management Nykredit Portefølje I rapporten er en samlet opfølgning på det foregående kvartal for alle investeringsforeningerne og den enkelte rådgivers forventning til det kommende kvartal. Den kvartalsvise rapportering fra KAB investeringsforeninger sker elektronisk, og vil hvert kvartal blive vist på KAB // Fællesskabet, under Produkter KAB investeringsforeninger. I Danske Capital har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 4,70 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 5,90 %. I SEB har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,20 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen/afkastet 6,20 %. I Nykredit har værdiudvikling/afkast i 2010 været på 5,00 %. I 2009 udgjorde værdiudviklingen / afkastet 5,60 %. Resultatet for 2010 endte lavere end de foregående år, i det sidste kvartal af 2010 endte med en negativ værdiudvikling på ca. 1,60 % for porteføljeforvalterne grundet frygten for inflation og stigende renter. 15/20
Indre værdier Danske Capital Nominel beholdning 1. marts 2011 (kurs 100) Indre værdi 30. juni 2010/ 29. september 2010 Indre værdi 1. marts 2011 15.923.712 107,70 99,82 SEB 16.763.164 104,25 99,30 Nykredit 4.033.300 107,44 99,64 Ændring af indre værdi - 7,88 %- point - 4,95 %- point - 7,80 %- point Der er pr. 25. januar 2011 udbetalt 7 kr. pr. andel for regnskabsåret 2010 fra Danske Capital, 4 kr. pr. andel fra SEB og 5 kr. pr. andel fra Nykredit Portefølje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20. Skimmelsvamp / opvarmning af boliger Der konstateres i stigende grad boliger med skimmelsvamp i Friheden. Boligerne er primært beliggende i Friheden I. Årsagerne til skimmelsvamps opståen er ofte komplekse. Bygningerne er 50 år gamle, og opført efter den tids regler og viden. Det betyder, at der - set med nutidens øjne - eksempelvis er mangelfuld isolering af facaderne og en uhensigtsmæssig placering og indretning af badeværelser. Disse bygningsmæssige forhold udfordrer indeklimaet og ikke mindst beboeren. Endvidere blev der i 1998 lovgivet om individuel varmemåling. Friheden søgte og fik dispensation fra montering af individuelle målere, men i 2006 besluttede afdelingerne at indføre individuel varmemåling. De individuelle varmemålere medfører, at beboeren har fokus på brugen af varme og logisk nok forsøger at spare mest muligt, idet mindre brug af varme betyder en økonomisk besparelse. De færreste beboere har forståelse for, at jævn opvarmning af boligen indgår som et af de væsentligste elementer i et sundt indeklima uden skimmelsvamp. 16/20
Ejendomskontoret har udarbejdet en pjece med enkle råd om, hvordan sundt indeklima opnås, og skimmelsvamp undgås. Pjecen vedlægges som bilag. I alle skimmelsvampesager undersøges varmeforbruget i boligen. Ofte kan det påvises, at beboeren ikke har brugt varme i det pågældende rum eller kun har brugt meget lidt varme. At undlade at opvarme et eller flere rum i boligen er at betragte som misligholdelse. Men som nævnt i indledningen, er der ofte flere forhold der spiller ind, når skimmelsvamp opstår. Derfor er det en lang og tung vej at afklare årsagerne til skimmelsvamp i de enkelte boliger, og i særdeleshed at dokumentere, hvis forholdet primært tillægges beboeradfærd. Det er teknisk muligt at montere termostatventiler på radiatorerne, som begrænser beboerens mulighed for at lukke helt for varmen. Eksempelvis at der ikke kan skrues længere ned end rumtemperaturen opretholdes på 18 grader. KAB s juridiske afdeling er dog af den opfattelse, at en sådan beslutning går ud over, hvad der kan siges at være en normal regulering af lejeforholdet. Der vil være tale om en indgriben i privatlivets fred, som der ikke kan findes lovhjemmel til - selv om der er en saglig begrundelse for forslaget. Der kan f.eks. være beboere, der ønsker at sove i koldere temperatur, men sørger for tilstrækkelig udluftning og opvarmning om dagen, således at det ikke udgør en risiko for indeklimaet. KAB er ikke bekendt med, at der skulle være retspraksis på området, og en tvist vil formentlig skulle afgøres i Boligretten eller i Tilsynet. Bilag 9: Få et sundt indeklima i din bolig og undgå skimmelsvamp at organisationsbestyrelsen drøfter oplægget om skimmelsvamp/tvangsopvarmning af boliger og tager det til efterretning. 21. Afdelingsmødet den 14. marts 2011 På mødet gives en orientering om forløbet af afdelingsmødet den 14. marts 2011. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17/20
22. Opfølgning på drift og vedligeholdelse i Organisationsbestyrelsen har forespurgt om bilejemål kan opkræves med længere interval end hver måned. KAB kan ikke tilbyde opkrævning med længere interval, da det vil medføre manuelle bogføringer og afstemninger eksempelvis ved fraflytninger. Organisationsbestyrelsen har forespurgt, om der er registreret besparelse på el og vand efter udskiftning af en større del af vaskerimaskinerne i Friheden I i foråret 2008. Afdelingens samlede vandforbrug er faldet med 5.685 m² fra 2007/2008 til 2009/2010. Det svarer til en årlig besparelse på ca. 340.000 kr. Med hensyn til el er afdelingens samlede forbrug steget med 73.197 kwh fra 2007/2008 til 2009/2010 svarende til ca. 139.000 kr. Denne stigning skal ses i lyset af, at der i samme periode er etableret ekstra belysning på fællesarealer. Organisationsbestyrelsen har forespurgt, om KAB, Margrete Pump er bekendt med en ansøgning om egen trækningsret til den gennemførte udskiftning af vaskerimaskiner. Det er forretningsføreren, der udarbejder ansøgning om egen trækningsret. Margrete Pump udøver ingen sagsbehandling af egen trækningsretssager, men er formel medunderskriver af ansøgningen. Margrete Pump er ikke bekendt med en ansøgning om egen trækningsret til udskiftning af vaskerimaskiner. Det har været en usædvanlig lang og kold vinter. Ejendomsfunktionærerne har derfor brugt meget tid på snerydning og glatførebekæmpelse. Saltdepotet og muligheden for nyindkøb slap på et tidspunkt op. I stedet måtte anvendes grus, hvilket sviner endnu mere end salt. Dette ses blandt andet i opgangene. Ejendomskontoret har aftalt med afdelingsbestyrelsen, at renholdelse af opgange sendes i udbud, når en ny driftschef er ansat. Nu titter foråret frem, og medarbejderne er allerede ved at gøre klar til at fortsætte arbejdet med at genoprette grønne områder. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18/20
23. Ejendomskontorets virke Indtil en ny driftschef er ansat, fungerer Annette Birkov både som forretningsfører og driftschef for Friheden. Driftschefbetjeningen svarer til 50 %. Annette er fysisk tilstede på ejendomskontoret 2-3 dage om ugen. Der er gennemført medarbejderudviklingssamtaler med alle medarbejdere. Samtalerne med medarbejderne på ejendomskontoret har blandt andet dannet baggrund for den ændrede organisering af ejendomskontoret, som organisationsbestyrelsen har godkendt. Det gennemgående træk er, at medarbejderne er glade for deres arbejde, hvilket også kommer til udtryk ved et lavt sygefravær. Flere af ejendomsfunktionærerne nævner, at de finder arbejdet med håndtering af dagrenovation og storskrald meget belastende. Dels fordi det er fysisk hårdt arbejde, og dels fordi ordningen med storskrald ikke er optimal. Der er gennemført APV (arbejdspladsvurdering). Ved denne gennemgang, som foretages af KAB s arbejdsmiljøkonsulent, Lisbet Korsager, kontrolleres en lang række sikkerhedsmæssige forhold. Der var kun ubetydelige bemærkninger til Frihedens APV. Arbejdstilsynet har ligeledes været på kontrolbesøg her fik Friheden en grøn smiley, hvilket betyder, der ikke var nogen anmærkninger. Viceberedskabschefen, Peter Dræby, har - på foranledning af ejendomskontoret - gennemgået Frihedens afdelinger. Der var især fokus på flugtveje i afdeling VI og branddøre i afdeling I. Alle flugtveje blev godkendt. I afdeling I skal alle branddøre genmonteres i kældrene. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 24. Nyt fra afdelingerne Da vinterens kulde har medført at flere, især unge, tager ophold i kælderen, er det aftalt med afdelingsbestyrelsen, at der i en periode indgås aftale med et vagtfirma om to daglige runderinger i alle kældre. Udbedring af fejl og mangler på elevatorerne i Friheden VI er trukket helt urimeligt i langdrag. Der mangler aktuelt en enkelt opgave med udskiftning af fenderlister. Derudover er det uden for entreprisen besluttet at udskifte de to automatiske døråbnere i nr. 18 i stuen og på 2. sal. Når dette arbejde er afsluttet, skal linoleum i opgangene skiftes, og der skal udføres malerreparationer. 19/20
Udskiftning af forurenet jord på Børneinstitutionens legeplads er gennemført. Nu afventes den afsluttende rapport vedrørende jordprøver. 25. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2008-2011. Bilag 10: Oversigt over beboerklagenævnssager at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøde 5. september 2011, kl. 16.30 Organisationsbestyrelsesmøde 28. november 2011, kl. 16.30 (regnskabsmøde) Repræsentantskabsmøde 28. november 2011, kl. 19.00 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Eventuelt 20/20