Boligselskabet Kirstinevang Administrator: Almenbo a.m.b.a. 2. november 2011 Referat af Bestyrelses- og repræsentantskabsmøde for Boligselskabet Kirstinevang Sted og tidspunkt Afdeling Kirstinelunds bestyrelseslokaler, Rugvænget 31 Tirsdag den 11. oktober 2011 kl. 17.00 Deltagere Afbud Bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer Marie-Louise Scharling, Tina Jensen, Laila Arlofelt, Bjarne Rasmussen, Jan Hansen, Grete Kristiansen og Jan Larsen Repræsentantskabsmedlemmer Bent Nielsen, Svend Erik Pedersen, Michael Jensen, Dan Pedersen og Torben Krogh Fra administrationen Lisbet Schaltz, Claus Sieben Hansen og Lene Terpe (referent) Lars Andersen, Michael Jensen og Mette Povlsen Dagsorden 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 5. maj 2011 3. Revisionsprotokollat 4. Optagne lån i perioden 6. maj - 11. oktober 2011 5. Behandling af indkomne forslag 6. Budget 2012 a. Boligorganisationen Kirstinevang b. Afdeling Kirstinelund Afdeling Kornvænget Afdeling Egebjerghaven Børneinstitutionen 7. Renoveringsarbejder a. Status på altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund b. Status på faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund c. Status på gavllejlighederne i afdeling Kirstinelund d. Status på køkkenforbedringer i Kirstinelund e. Status lejlighedssammenlægning i Egebjerg 8. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter På valg er næstformand Marie-Louise Scharling, Grete Kristiansen, Laila Arlofelt og Jan Larsen samt suppleanterne Svend Erik Pedersen, Bent Nielsen og Michael Jensen 9. Indstilling af 1 suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er Tina Jensen 10. Meddelelser a. Fra formanden b. Fra administrationen 330
c. Fra afdelingerne d. Fra medarbejderrepræsentanten e. Fra kommunens repræsentant 11. Fastsættelse af næste mødedato - forslag 19. april 2012 12. Eventuelt Næstformanden bød velkommen til mødet og velkommen til de to nye repræsentantskabsmedlemmer Torben Krogh og Dan Pedersen. ad 1 - Valg af dirigent Marie-Louise Scharling blev valgt som dirigent. ad 2 - Godkendelse af referat fra kombineret bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 5. maj 2011 Administrationen henledte opmærksomheden på punkt 7 i referatet og oplyste, at der snarest udarbejdes en artikel om de nye altaner til Ballerup Bladet. Referatet blev godkendt med denne bemærkning. ad 3 - Revisionsprotokollat Ingen indførsel. ad 4 - Optagne lån i perioden 6. maj - 11. oktober 2011 Der er ikke optaget lån i perioden. ad 5 - Behandling af indkomne forslag Der er ikke modtaget forslag. ad 6 - Budget 2012 a. Boligorganisationen Kirstinevang Budgettet for Kirstinevang var til behandling på grund af en regulering af administrationsbidraget i forhold til det tidligere vedtagne budget. Denne regulering er foretaget for fremadrettet at nedbringe og imødegå yderligere underskud i Almenbo. Budgettet blev godkende med en regulering af administrationsbidraget for 2011 og en fastsættelse af bidraget for 2012. b. Boligorganisationens afdelinger Kirstinelund Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2012 på 559.000 kr. svarende til i alt 2,4 % og en gennemsnitlig leje pr. 1. januar 2012 på 768 kr. m 2 pr. år inkl. beløbet til renoveringsprojektet og faldstammeudskiftningen. Konto 126.1 - afskrivning dækker primært køkkenrenoveringen, der i budgettet for 2012 konverteres til at dække ydelsen på lånet hertil. Der blev spurgt om, hvad A og G indskud er. 331
Administrationen svarede, at A-indskud er et fast bidrag til Landsbyggefonden, som skal betales af afdelinger, der er taget i brug før 1. januar 1963. G-indskud er et reguleret bidrag, der også betales af afdelinger, der er taget i brug før 1. januar 1965. Bidragene kaldes de pligtmæssige bidrag og 60 % heraf udgør egen trækningsret. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kirstinelund. Kornvænget Budgettet anviser en lejeforhøjelse pr. 1. januar 2011 på 2,5 % svarende til 86.000 kr. og en gennemsnitsleje på 858 kr./m 2 /år for familieboliger, 734 kr./m 2 /år for ungdomsboliger. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Kornvænget. Egebjerghaven For den gamle afdeling Egebjerghaven anviser budgettet en udligningslejenedsættelse på 0,6 % for familieboliger og 0,3 % for ungdomsboliger samt en fastholdelse af huslejen for ældreboliger pr. 1. januar 2012. For den gamle afdeling Egehøj anviser budgettet en udligningslejeforhøjelse på 0,3 % for familieboliger og 3,6 % for ungdomsboliger pr. 1. januar 2012. Det er 5. og dermed sidste år, at der foretages en udligning af lejen. Budgettet for den sammenlagte afdeling Egebjerghaven anviser en stigning på 1,9%. Bestyrelsen godkendte budgettet for afdeling Egebjerghaven. Børneinstitutionen Budgettet anviser en fastholdelse af lejen på 1.153 kr./m 2 pr. 1. januar 2012. Budgettet er fremsendt til Ballerup Kommune til orientering. Bestyrelsen godkendte budgettet for Børneinstitutionen. ad 7 Renoveringsarbejder a. Status på altaner i de hvide blokke i afdeling Kirstinelund Arbejdet er ved en afslutning. Byggeregnskab vil blive fremsendt til hvert enkelt lejemål medio november. Administrationen vil i foråret 2012 undersøge, om der er flere beboere i de hvide blokke, som er interesseret i en altan. Der bliver igangsat en ny etape, hvis mindst 25 lejemål er interesseret. Med hensyn til altanlofterne er overfladen ikke tilfredsstillende og der arbejdes på at få udført en bedre overflade. b. Status på faldstammeprojekt i afdeling Kirstinelund Det blev besluttet på Kirstinelunds afdelingsmøde den 27. september 2011 at afholde urafstemning om, hvorvidt udskiftningen skal foretages i løbet af 2 eller 10 år. Urafstemningsmaterialet vil blive udsendt til afdelingsbestyrelsens kommentarer, således at det kan uddeles til beboerne i løbet af oktober måned 2011. 332
c. Status på gavllejlighederne i afdelings Kirstinelund Der sættes ind på tre forskellige områder for at få bedre varmekomfort i gavllejlighederne. Varmeanlægget i blok 6 samt blok 24-27 bliver indreguleret, således at det sikres, at varmen kan nå ud til alle lejemål. Derudover laves forsøg med udskiftning af radiatorer og indvendig opbygning med ny type isoleringsplader (microtherm). Efter fyringssæsonen vil effekten af de forskellige forsøg blive evalueret. Det blev besluttet, at administrationen skal udsende en orienteringsskrivelse vedrørende de forskellige tiltag. d. Status på køkkenforbedringer i afdeling Kirstinelund Der er stor tilfredshed med løsningen, hvor beboeren i samarbejde med HTH selv står for udskiftningen. På nuværende tidspunkt er der udskiftet 83 køkkener hos nuboende og 59 køkkener i flyttelejligheder. Priserne på køkkentyperne reguleres, når fastprisaftalen udløber. e. Status på lejlighedssammenlægning i afdeling Egebjerghaven Det sidste bofællesskabet i Egebjerghaven er opsagt af Ballerup Kommune. Lejemålet er i færd med at blive ombygget til 2 famlieboliger. ad 8 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. På valg er næstformand Marie- Louise Scharling, Grete Kristiansen, Laila Arlofelt og Jan Larsen samt suppleanterne Svend Erik Pedersen, Bent Nielsen og Michael Jensen Marie-Louise Scharling, Grete Kristiansen, Laila Arlofelt og Jan Larsen samt suppleanterne Svend Erik Pedersen, Bent Nielsen og Michael Jensen blev alle genvalgt. Bestyrelsen består herefter af: Valgte medlemmer: Lars Andersen, formand Marie-Louise Scharling, næstformand Tina Jensen Grete Kristiansen Laila Arlofelt Jan Larsen Mette Povlsen Jan Hansen (2010-2012) afdeling Egebjerghaven (2011-2013) afdeling Kirstinelund (2010-2012) afdeling Kornvænget (2011-2013) afdeling Egebjerghaven (2011-2013) afdeling Kirstinelund (2011-2013) afdeling Kirstinelund (2010-2012) afdeling Kirstinelund (2010-2012) medarbejderrepræsentant Udpegede medlemmer: Bjarne Rasmussen indtil 31. december 2013 Suppleanter: Svend Erik Pedersen (afdeling Kirstinelund) Bent Nielsen (afdeling Kornvænget) Michael Jensen (afdeling Egebjerghaven) ad 9 Indstilling af 1 suppleant til Almenbos bestyrelse. På valg er Tina Jensen Tina Jensen blev indstillet som suppleant til Almenbos bestyrelse. 333
ad 10 Meddelelser a. Fra formanden Formanden havde meldt afbud til mødet. b. Fra administrationen Administrationen havde fra advokatfirmaet Philip modtaget anmodning om aflysning af to servitutter. Materialet var netop modtaget samme dag og var meget omfattende, hvorfor administrationen ikke havde haft den fornødne tid til at gennemlæse alle detaljer. Når administrationen har behandlet materialet, vil dette blive udsendt med en uddybende orientering til bestyrelsens medlemmer. Administrationen havde modtaget en mail fra et bestyrelsesmedlem vedrørende et beboerønske om at få tildelt en anden lejlighed i afdelingen, idet der i beboerens lejlighed igennem mange år har været problemer med skimmelsvamp og indeklima. Administrationen oplyste, at såfremt beboeren ønsker en anden lejlighed skal hun skrives på den interne venteliste. I henhold til lovgivningen er det ikke muligt at fravige listen. Bestyrelsen besluttede, at beboerens lejlighed skal gennemgå en meget grundig undersøgelse af en indeklima-ekspert, inden bestyrelsen tager beslutning om genhusning. Der blev gjort opmærksom på, at et andet boligselskab foretager sundhedseftersyn i deres lejemål. Administrationen undersøger mere herom. Administrationen har modtaget en henvendelse fra Ballerup Kommune vedrørende tre beboere i ungdomsboligerne i afdeling Kornvænget, som ønsker at benytte vaskeriet i afdeling Kirstinelund. Denne mulighed har beboerne i ungdomsboligerne i afdeling Kornvænget allerede i henhold til en tidligere truffet beslutning og beboerne kan få udleveret et vaskekort på ejendomskontoret. Administrationen afholder dialogmøde med Ballerup Kommune den 9. november 2011. Bestyrelsen bad administrationen bringe rotteproblemet ved Rugvænget skole op på dialogmødet. c. Fra afdelingerne Afdeling Egebjerghaven påtalte deres bekymring efter en tv-udsendelse omkring E.On, som forsyner afdelingen med varme. Det var en tankevækkende udsendelse, hvor der blev vist, hvor stor prisforskel, der er på varmeforsyning fra E.On. Administrationen oplyste, at Egebjerghavens aftale med E.On var udløbet med udgangen af 2010 og at vi afventer et udspil fra E.On samtidig med, at der ses frem til, at området kan modtage fjernvarme. d. Fra medarbejderrepræsentanten Medarbejderrepræsentanten udtrykte på sine egne og kollegaers vegne deres utilfredshed med kommunens manglende vedligeholdelse af arealerne i Egebjerg. Han udleverede derfor fotografier taget i området til den kommunale repræsentant og bad ham overbringe disse til rette instans. e. Fra kommunens repræsentant Kommunens repræsentant orienterede om de decentrale besparelser, som kommunen havde været nødt til at foretage. 334
ad 12 Fastsættelse af næste mødedato Næste møde blev aftalt til den 19. april 2012 kl. 17.00. ad 13 Eventuelt Administrationen blev bedt om at udsende en adresseliste over bestyrelses- og repræsentantskabsmedlemmer. Denne vedlægges referatet. Mødet sluttede kl. 19.05. Referent Næstformand Dirigent Lene Terpe Marie-Louise Scharling Marie-Louise Scharling 335