Den store guide. - til de mest succesfulde møder og konferencer

Den store guide - til de mest succesfulde møder og konferencer

Indhold Indledning... s. 3 5-trins guide... s. 4 Hvad skal planlægges før arrangementet?... s. 5 Hvad skal indhold, form og stil være?... s. 6 Hvad er budget og økonomisk ramme?... s. 7 Hvem henvender mødet/konferencen sig til?... s. 8 Hvem er oplægsholderne?... s. 9 Hvilke interne personaleressourcer skal indkaldes?... s. 9 Hvor og hvornår er det bedst at afholde arrangementet?... s. 10 Overnatning... s. 11 Krav til mødestedets beliggenhed... s. 11 Transport... s. 12 Krav til mødestedets faciliteter/muligheder... s. 12 Hvordan finder du det bedste sted til dit arrangement?... s. 14 Besøg stedet... s. 15 Gode råd om aftaledokumenter til dig selv og mødestedet... s. 16 Hvad skal forberedes før arrangementet?... s. 17 Forplejning... s. 18 Praktik under konferencen... s. 20 Sådan planlægger du din kommunikation til deltagerne... s. 22 Invitér deltagere... s. 23 Materialer... s. 24 Hvad skal der være styr på under arrangementet?... s. 25 Efter arrangementet... s. 27

Indledning Denne guide er udviklet af Odense Congress Center for at hjælpe din virksomhed, med at få det største udbytte af jeres konferencer og møder uanset størrelse og hvor I vælger at afvikle jeres arrangement. Med guiden ved hånden vil du have et klart overblik over, hvad der skal gøres for at planlægge og gennemføre et succesfuldt møde på en let og struktureret måde, samt hvordan du bruger din tid mest effektivt. Du kan bruge guiden i sin helhed, du kan nøjes med de afsnit, der giver mening for dit møde eller du kan blot lade dig inspirere af vores erfaringer det er helt op til dig. Rigtig god læselyst! 1. 2. 3. 4. 5. 3

5 trins guide Sådan får du det/den bedste møde/konference Uanset om du skal planlægge et møde for 20 personer ude af huset, eller en konference for flere hundrede deltagere, er processen fra start til slut den samme. Alt efter deltagerantallet og ambitionsniveauet kan nogle dele af arbejdet kræve mere eller mindre opmærksomhed, men fremgangsmåden fra start til slut, og de ting du skal være opmærksom på, er i store træk ens. Resten af guiden handler om, hvordan du planlægger og gennemfører det bedste møde, fordelt på fire faser: Afvikling Nedenfor viser vi en model for best practice, som vi efterfølgende gennemgår i detaljer. 1. (Byg skelettet) Hvad Hvem Hvornår Hvor 2. et vælges - sideløbende med planlægning og forberedelse Møde/Konference besluttes 3. Logistik Praktik Kommunikation Jura Møde/Konference gennemført 4. (Dagen før/ på selve dagen) Modtagelse Infostand Åbning Under oplæg 5. Tak til alle involverede Hjemtransport Evt. referat Afslut regnskab 4

1. Hvad skal planlægges før arrangementet? Første skridt i processen er, at du og Opgavestilleren (vedkommende, som ønsker at afholde mødet eller konferencen) mødes så tidligt som muligt og afklarer krav og de praktiske rammer til det ønskede møde. Arrangementets skelet skal bygges op, og jo bedre du kender mødets formål og Opgavestillerens krav og forventninger, jo lettere bliver dit arbejde - og jo større sandsynlighed er der for, at mødet bliver en succes. I de næste afsnit kan du læse, hvad det er en god idé, at få afklaret med Opgavestiller, inden du begynder at lede efter jeres mødested. 5

1. Hvad skal indhold, form og stil være? Nedenfor kan du se en række spørgsmål, der er nyttige at få svar på tidligt i planlægningen. På baggrund af svarene vil du være i stand til at træffe bedre beslutninger senere i processen. Hvad er grunden til at konferencen afholdes? Hvad er konferencens indhold, emne eller tema? Er der en titel, som opsummerer indholdet? Hvilken form er der tale om (konference, uddannelse, netværksmøde, teambuilding, andet)? Hvilken stil hvad er ambitionsniveauet? Skal det være ekstraordinært, praktisk eller prisbilligt? Hvilken standard skal der være for lokaler, forplejning og evt. overnatning? Hvilket serviceniveau? Har I de nødvendige ressourcer internt i huset eller kræves der assistance udefra, f.eks. til indkaldelse, tilmelding og organisering?... Som mødeplanlægger er det sjældent, at der er penge til det hele. Det er ofte nødvendigt at skulle prioritere og derfor er det vigtigt, at du ved præcis, hvad der er krav og hvad der er ønsker fra Opgavestilleren. 6

1. Hvad er budget og økonomisk ramme? Det er en fordel at lave et så detaljeret budget som muligt og tilføje både udgifter og eventuelle forventede indtægter. På den måde får du ingen kedelige overraskelser undervejs, ligesom du får overblik over, hvor du evt. kan gå på kompromis senere hen. Når du laver det konkrete budget, er det relevant at kende så mange faktorer som muligt: Er økonomien presset eller luftig? Kan du gå over budget, hvis muligheden for noget helt særligt byder sig? Er der økonomisk prioritering af krav og ønsker? Kan/skal der benyttes sponsorer/legater/fonde/udstillere? Er der udgifter til oplægsholdere/underholdning/eventudbyder dels som løn og dels som rejsegodtgørelse, forplejning og overnatning? Er der evt. aflysningsomkostninger, der skal regnes ind i budgettet?... HUSK at opdatere budgettet undervejs. Eller lav et driftsbudget og sammenlign det løbende med budgettet, så du hurtigt kan se, om du er på rette spor. Det er desuden en god ide generelt at få alle valg ind i budgettet hurtigst muligt, da erfaringer viser at budgettet ellers kan hurtigt kan skride for selv erfarne bookere. 7

1. Hvem henvender mødet/konferencen sig til? Deltagerantal og deltagertype kan have indflydelse på mange faktorer i den videre planlægning. Hvor mange deltagere forventes der? Er der er et minimum/maksimum deltagerantal (i forhold til gennemførelse/ aflysning)? Hvad er realistisk/ønskeligt/forventeligt? Kan vi risikere at blive markant færre/flere og hvad er der forventeligt råd til? Hvad forventer Opgavestiller og deltagere af lækkerhedsniveau? Der er forskel på bestyrelsesmedlemmer og trainees! 8

1. Hvem er oplægsholderne? Få på plads om oplægsholderne (interne og/eller eksterne) er givet på forhånd, eller om det først skal besluttes, hvem der skal bruges. Ønskes der en konferencier, er det vigtigt at være bevidst om, at en konferencier er konferencens ansigt udadtil. Sørg for at vælge en troværdig konferencier medtænk sponsorship effekten, hvor man låner noget af vedkommendes troværdighed. Vælg gerne en konferencier, som er i stand til at tilpasse sit sprog til modtagerne og som har en positiv stil, som smitter af på foredragsholderne og deltagerne. Hvilke oplægsholdere er på programmet (hvis programmet er kendt)? Hvilken konferencier/ordstyrer? Hvilke interne personaleressourcer skal indkaldes? Sørg for at lave en personlig ansvarsfordeling tidligt i forløbet over hvem der gør hvad, og at få afsat de nødvendige ressourcer til selve afviklingen af mødet. Gør I det hele selv, eller skal I have hjælp fra konferencestedet, et konferencebureau eller en ekstern mødebooker/sparringspartner? Hvilke interne ressourcer skal bruges? (Ledere, medarbejdere, lejet vikarhjælp?) 9

1. Hvor og hvornår er det bedst at afholde arrangementet? I kan ofte både spare penge og øge deltagerantallet ved at vælge den rigtige dato og tidspunkt for jeres arrangement. Følgende er nyttige overvejelser at gøre sig i forhold til timing: Fastlæg varighed Hvad er den forventede/krævede tidsramme for mødet? Fastlæg mødedato samt enkelte alternative mødedatoer Overvej hvad der er det rigtige tidspunkt for: Jer (hvornår passer det ind i organisationens kalender?) Branchen (falder det sammen med lignende arrangementer, fx fagmesser?) Evt. konferencier/oplægsholdere (hvornår kan de?) Konferencestedet (hvornår er det ledigt?) TIP: Du får ofte en bedre pris fra konferencestedet tæt på weekenden, mens tirsdag, onsdag og torsdag er dyrere, da det er de mest populære dage. TIP: Er der tale om et medarbejderarrangement er først på dagen typisk at foretrække, da mange skal hjem til familie og børn. Er der tale om en konference med kunder eller eksterne samarbejdspartnere vil sidst på dagen som regel øge deltagerantallet.... HUSK Sørg for at fastsætte 2. og 3. prioriteringsdatoer med Opgavestiller, i tilfælde af at konferencestedet ikke er ledigt. Fastsæt gerne tilmeldingsfrist tidligt (enten over for deltagerne eller blot for planlægningens skyld vær også opmærksom på konferencestedets afbestillingsfrist). 10

1. Overnatning Sørg for at få afklaret med Opgavestiller, hvilke forventninger der er til overnatningsmuligheder. Skal alle gæster kunne overnatte på stedet eller accepteres transport frem og tilbage mellem overnatningsmulighed og konferencestedet? Enkelt- eller dobbeltværelse? Hvem booker og hvem betaler (jer eller deltagerne)? Krav til mødestedets beliggenhed Afklar, om der er nogle implicitte krav/forventninger til stedet, grundet praktik, tradition eller deltagerne, som skal tilgodeses: Placering geografisk (centralt i landet for deltagerne eller lokalt i forhold til virksomheden?) Placering ift. trafikforbindelser: Færdselsårer/befordring/offentlig transport (typisk vigtig, hvis man forventer mange deltagere med offentlig transport) Parkeringsmuligheder Nær skov, ved strand, i byen eller på landet 11

1. Transport Hvem dækker transportudgifter udbetales der kørepenge og refunderes offentlige transportudgifter? Krav til mødestedets faciliteter/muligheder STØRRELSE FLEKSIBILITET ANTAL Grupperum til både større og mindre forsamlinger Plenumrum Auditorium Scene (er der flere end 100-150 deltagere anbefales en scene HUSK at tjekke om der er højt nok til loftet) Overnatning (antal enkeltværelser/dobbeltværelser/suiter) Forplejningsmuligheder (evt. type/kvalitet særlige krav til f.eks. allergikere) Skal man kunne ændre lokalernes størrelse undervejs? 12

1. Handicapvenligt/hensyn til gangbesværede Kræves tilgængelighed for deltagere med særlige behov? Herlighedsværdi Alt efter deltagertyperne kan krav til mødestedets herlighedsværdi spille ind i planlægningen. Få afklaret om der hos Opgavestiller eller deltagerne er forventninger til en helt særlig oplevelse ud over det sædvanlige, f.eks.: Slot, herregård, kursted eller et utraditionelt sted (f.eks. et museum, en turistattraktion eller en færge). Teknisk udstyr/ AV midler Få afklaret med Opgavestilleren hvilke AV midler, der er behov for du kan se en checkliste på side 20. Mulighed for aktiviteter efter mødet Skal der være aktiviteter i forbindelse med mødet? Det kan være icebreakers før, pauseaktiviteter under eller sociale aktiviteter efter mødet. Det samme gælder mulighed for teambuildingaktiviteter. Arrangørkontor Er der behov for et arrangørkontor med adgang til PC, kopi, fax med videre? Når du har dannet dig et overblik over alle Opgavestillers krav og ønsker, samt detaljerne for de praktiske rammer, er processen med at finde det bedste sted for jeres arrangement langt lettere. Det er emnet for næste afsnit....overvej om mødestedet skal kunne levere sekretærhjælp, tilbyde adgang til Conference Manager, eller assistance med indbydelse, registrering, navneskilte med videre? 13

2. Hvordan finder du det bedste sted til dit arrangement? Det rigtige valg af mødested er helt centralt for, at jeres arrangement bliver en succes. Mødestedet skal passe til jer, ikke omvendt, så jo stærkere dit overblik er over jeres krav og ønsker (se foregående afsnit), des bedre. Mail indhentning af tilbud Når du har udvalgt to eller tre potentielle mødesteder, er der to forskellige tilgange du kan bruge, når du indhenter tilbud. Den ene tilgang er meget grundig og den anden er mere åben - hvilken du vælger afhænger mest af dit temperament og erfaring. Tilgang 1 I denne model lister du alle krav og ønsker op i en mail. Det er vigtigt, at du holder fokus på at gøre forespørgslen så specifik som muligt, således at de tilbud, der kommer tilbage, er lige så specifikke. I mailen kan du med fordel nævne budgettets størrelse. På den måde kan mødestedet tage stilling til om det er muligt at tilgodese alle krav og ønsker inden for det givne budget. De går muligvis lige til grænsen - til gengæld ved du, at der ikke kan komme overraskende ekstra udgifter, ligesom mødestedet måske strækker sig lidt længere end ellers, fordi de véd, at aftalen så er i hus. Tilgang 2 Den anden model er mere løs. I mailen skriver du blot de mest basale facts (ca. tidspunkt, deltagerantal og typen af arrangement) og lægger op til dialog og forhandling med mødestedet. Fordelen ved denne tilgang er, at du måske kan forhandle en bedre pris for arrangementet. Ulempen er, at mødestedet givetvis også vil forsøge at presse prisen den anden vej, og måske tage sig betalt for ydelser du ellers kunne have fået med gratis.... Lidt om forhandling Uanset hvordan du forhandler, så er det altid en fordel at være specifik. Jo mere specifik du er i dine ønsker, jo lettere er det at bevare overblikket over, hvad der skal forhandles, og sammenligne tilbud fra forskellige mødesteder. En buffet er ikke bare en buffet! HUSK: Hvis mødestedet giver rabat, så bed dem om at synliggøre eventuelle rabatter i tilbuddet. 14

2. Besøg stedet Når du har fået svar tilbage fra mødestederne, er det en god idé at besøge dem, før du træffer den endelige beslutning særligt ved større arrangementer. På den måde kan du afgøre, om mavefornemmelsen er rigtig og stemningen på stedet er god. Der er flere faktorer, som kan være gode at overveje i processen med at udvælge et mødested nedenfor har vi listet ting, du med fordel kan have i baghovedet, når du besøger eller researcher kandidaterne. Lyse, indbydende lokaler kan man holde ud at sidde i dem i en hel dag? Højt til loftet særligt vigtigt, hvis der skal opstilles scene eller bruges projektor Interiør og møblement hvordan er konferencestolene at sidde i? Ventilation (aircondition og varme/kulde/træk) Belysning kan den dæmpes? Blænder spotsene? Mulighed for dagslys/mørklægning Akustikken er den behagelig, og kan man høre hvad der siges fra scenen? Særligt vigtigt i plenumlokaler Lyd. Er der eller kan I forvente - støjgener fra tilstødende lokaler? Garderobe kan deltagerne hænge deres overtøj og tasker? Toiletfaciliteter skal deltagerne gå langt fra mødelokalet for at bruge toilettet? Når du på basis af ovenstående har valgt mødested og tid/dato begynder detailplanlægningen det kan du læse mere om i afsnit 3. Dog først et par gode råd om aftaledokumenter til dig selv og mødestedet.... TIP Overvej mødestedets muligheder, hvis I bliver væsentligt flere eller færre end beregnet hvilke lokaler kan mødestedet så tilbyde jer? Hvis I havde regnet med 100 deltagere, men bliver 120, skal I så sidde i en sal til 500? Hvad hvis I kun bliver 50 kan I så få et lokale, der passer? Fleksibilitet her kan være vigtig, alt efter hvor meget I forventer at jeres deltagerantal kan svinge. 15

2. Gode råd om aftaledokumenter til dig selv og mødestedet Aftaledokument Du kan med fordel udarbejde et dokument, hvor alle de vigtigste informationer omkring mødet står skrevet ned. Det kan f.eks. være et Excel-ark med alle de praktiske informationer, kontaktoplysninger, aftalen med mødestedet og så videre. Med det ved hånden kan en anden tage over på planlægningen, hvis du skulle blive syg undervejs. Kontrakter/bekræftelse Sørg generelt for at få alle kontrakter og aftaler forhandlet på plads så tidligt som muligt: Mødestedet Hotel/restaurant Oplægsholderne Evt. sponsorer eller udstillere Evt. transport aftaler (bus, taxa) Om afbestilling Foreslå evt. at få ind i kontrakten, at du og mødestedet deler i porten, hvis et møde bliver afbestilt, mod at mødestedet er garanteret at få arrangementet, når det afvikles senere.... TIP Sørg for at være så konkret som muligt, så aftalen ikke er til at misforstå. "Bespisning" kan både være en sandwich, en buffet og en treretters middag! 16

3. Hvad skal forberedes før arrangementet? I den praktiske planlægning og forberedelse er der ét gennemgående godt råd, som mange alligevel glemmer: Stil krav og gør brug af mødestedets kompetencer! Mødestedets konferencekoordinatorer skal have erfaringen og kompetencerne til at sparre med dig på alle områder af dit arrangement fra bordopstilling til pausesnacks. Gå i dialog for at få det bedst mulige udbytte og vær ikke bange for at stille rimelige krav og sørg hele tiden for at forventningsafstemme! Hvad skal du have styr på omkring logistikken? Tidsplan Skal du selv stå for alle opgaver under mødet? Ellers er det en god idé, at lave en oversigt over, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver,og hvornår. Hvem skal inviteres som oplægsholdere? Invitér foredragsholdere og konferencier så tidligt som muligt. Jo mere arrangementet afhænger af eksterne indlægsholdere, des tidligere skal du være ude. Husk at: Bekræfte aftaler Fremsende kopi af dagsprogram til oplægsholderne og mødestedet efterfølgende Indhente evt. materiale fra oplægsholderen til deltagerne har oplægsholderen brug for sekretariatshjælp? Undersøge om oplægsholderen har brug for særlige AV-midler eller remedier på scenen... TIP Sørg for at være i god tid! Mange fejl og misforståelser opstår grundet travlhed og ting tager altid længere tid end forventet, særligt når flere mennesker er involveret. Det er en god idé løbende at opdatere listen over, hvem der har ansvaret for hvad, samtidig med at du sender en kort mail om aftalen til personen for at bekræfte aftalen. 17

3. Forplejning Maden til et møde eller konference er vigtig særlig til længere arrangementer. Indbydende mad, der er flot at se på og smager godt, løfter både stemning og øger deltagernes opmærksomhed. Ikke mindst her er det en god idé, at benytte sig af mødestedets erfaring og kompetencer ift. hvad der serveres og hvornår. Hvor mange og hvilke hovedmåltider? (Frokost/aftensmad/festmiddag/ morgenmad) Øvrig forplejning: Kaffe, kage, vand, frugt, pausesnacks Tilbyder mødestedet ikke forplejning, kan du overveje catering. Alternativt skal gæsterne henvises til andre kantiner/spisesteder. Er det et større arrangement, bør du forberede de lokale spisesteder på ekstra gæster Husk at koordinere måltiderne, så alle deltagere har tid til at få mad og spise (særligt ved buffet). Her kan mødestedet også hjælpe med en tidsplan Bruges høje caféborde er tommelfingerreglen max fem personer pr. bord, således at alle som minimum kan stille sit glas fra sig. Bed om en varieret buffetmenu. På den måde kan både vegetarer, allergikere og folk på slankekur selv tilpasse deres menu. Er der tale om portionsanretninger, bør du spørge om særlige forhold i invitationen.... TIP Hvis maden er portionsanrettet kan det være en god idé at sende menuer ud til deltagerne for kommentarer og ønsker inden du bestiller. Det sikrer at alle bliver glade. Det er mere reglen end undtagelsen, at nogle helst ville have haft noget andet, hvis de havde fået buddet. 18

3. Transport Hvis der skal arrangeres fælles transport (f.eks. med bus) er det en god idé, at bede mødestedet om hjælp. De har typisk aftaler med lokale leverandører, og bør også kunne hjælpe med til praktikken. Glem ikke at tage stilling til hjemtransport - det kan evt. være bus/busser til nærmeste banegård. Er det et større møde kan det være en idé, at give det lokale taxaselskab besked om hvornår I er færdige, så de er klar til at tage sig af jeres gæster. Overnatning Hvem booker og hvem betaler? Er det arrangøren, der skal booke og betale: Sørg for at reservere det nødvendige antal hotelværelser i god tid forinden Undersøg mulighed for grupperabat? Husk at undersøge afbestillingsfrist, og bede om SU fra deltagerne i god tid inden Hvis deltageren skal booke og betale: Informér deltagerne om deres muligheder, herunder pris, kontaktoplysninger, adresse og eventuelt hotellets afstand til konferencestedet Mind deltagerne om, at de selv er ansvarlige for betaling, eventuel frist for afbestilling samt depositum Hvis arrangøren skal booke, og deltageren skal betale: Sørg for at reservere det nødvendige antal hotelværelser i god tid Undersøg mulighed for grupperabat? Mind deltagerne om, at de selv er ansvarlige for betaling, eventuel frist for afbestilling samt depositum... HUSK Hvis ikke alle deltagere overnatter på selve mødestedet skal der desuden arrangeres transport frem og tilbage mellem hotel og mødested. Husk desuden overnatning til oplægsholdere og konferencier. 19

3. Praktik under konferencen Teknisk udstyr/ AV midler Det er vigtigt i god tid at sikre sig, at der på mødestedet findes det tekniske udstyr I har behov for (husk evt. særlige krav fra Opgavestiller!). Hvis I skal være i flere lokaler, skal du være opmærksom på, hvilket udstyr/muligheder, der skal være hvor. Typisk kan der blive behov for: Skærme PC Projektor og lærred Internet/Wi-Fi Teleslynge Mikrofoner (Håndholdt og headset) Mikrofoner til paneldiskussion (én pr. deltager) Lydanlæg PA anlæg Smartboard Mulighed for lyd- og videooptagelse (Husk nok lys!) Mulighed for videokonference (Husk nok lys!) Stikkontakter til deltagernes bærbare Ledninger Monitorer... Det er vigtigt at der er styr på det tekniske, og at det er enkelt at bruge. Hvis det giver grund til usikkerhed/nervøsitet hos oplægsholderen, så prioritér at have en tekniker tilknyttet, som er til stede under afviklingen af mødet. Hvis ikke en tekniker haves/tilkøbes, så hav et telefonnummer klar som backup. 20

3. Møderekvisitter Husk at undersøge, om mødestedet har de nødvendige møderekvisitter til rådighed. Flipover m/speedmarker Magnettavle Whiteboard Laserpointer Talerstol Bord til paneldiskussion Materialebord Arrangørkontor Er der behov for et arrangørkontor, skal du sikre dig, at det er indrettet med de nødvendige hjælpemidler: Internet/Wi-Fi Ekstra papir Opslagstavle Skriveredskaber og blokke Kopimaskine (skal ofte tilkøbes) Printer (skal ofte tilkøbes) 21

3. Sådan planlægger du din kommunikation til deltagerne Klar og fyldestgørende kommunikation til mødedeltagerne giver et professionelt og seriøst indtryk lige fra starten, hvilket øger deltagerantallet. Det kan desuden spare dig for megen tid senere, fordi du ikke skal besvare en mængde praktiske spørgsmål fra deltagerne. Dagsprogram Lav et dagsprogram med tidsplan for hele mødet og alle oplæg. Her er det også en god idé kort at præsentere konferencieren. Det endelige dagsprogram bør indeholde: Tidsplan for hver enkelt dag - husk konferencens navn, tid og sted Tid og sted for registrering, pauser og måltider, pauseaktiviteter og arrangementer Hvert punkt på programmet bør angives med oplægsholders navn og titlen/emnet på oplæg eller workshop... TIP Husk at indlægge passende pauser i programmet, så det ikke bliver for kompakt få gerne sparring fra mødestedet her! 22

3. Invitér deltagere Husk i invitationen at meddele: Konferencens formål, emne, indhold og program Tilmeldingsprocedurer og sidste tilmeldingsfrist Pris ved evt. egenbetaling Praktiske informationer (offentlig transport, parkering, overnatning) Evt. vejnavn, der skal tastes i GPS'en Skal deltagerne medbringe noget? Egen PC, skiftetøj (ved teambuilding/galla) eller andet Navne på arrangører og deres kontaktoplysninger Anmod om oplysninger om særlige hensyn hvis relevant (allergier, vegetar eller andet) Evt. nyttige kontaktoplysninger (taxa, etc.) Evt. afbestillingsfrist og -metode samt no-show gebyr 23

3. Materialer Alt efter omfanget og hvilken type møde/konference det drejer sig om, skal du huske at bestille hos mødestedet: Deltagermateriale Informationsmateriale Navneskilte Blokke (notatpapir) Kuglepenne/blyanter/ skriveredskaber Program Dagsorden Deltagerliste Deltagermapper Evt. deltagerbevis Vejviserskilte Parkeringspladsskilte Bannere (indendørs og udendørs) Navneskilte til reserverede siddepladser Rollups Menuoversigt Flag Programoversigt... OVERVEJ Skal materialet være med jeres eget logo, konferencens logo eller kursusstedets logo?... OVERVEJ om der skal skrives referat af mødet eller om er skal være mulighed for, at deltagerne kan få oplægsholdernes præsentationer efterfølgende. Hvis sidstnævnte, sørg da for at der er en ansvarlig for, at det sker. 24

4. Hvad skal der være styr på under arrangementet? Når dagen for mødet oprinder betaler alt forarbejdet sig: Jo grundigere forberedelse, jo mere gnidningsløst forløber arrangementet. Nedenstående råd og huskelister kan hjælpe dig til, at undgå mange af de typiske faldgruber på selve dagen. På dagen før/eller om morgenen for mødet Få afklaret på forhånd med mødestedet om det er muligt at forberede mødelokalet dagen før. Sørg for at: Teste AV og IT udstyr med den præsentation, der skal bruges. Særlig vigtigt, hvis der indgår video i præsentationen, konferencen skal optages eller videokonference er en del af programmet Aftale evt. optagesteder og reservér plads til en kameramand (husk at vise hvor) Tjekke bordopstilling Gå dagens program igennem med mødestedet er I helt enige om hvad og hvornår? 25

4. Når deltagerne ankommer Det er en god idé, at åbne for registrering i så god tid som muligt - gerne et par timer før mødestart - for at undgå kødannelse. Sørg for der er styr på: Registreringsproceduren hvor og hvordan? Husk tydelig skiltning Nødvendigt personale - benyt eventuelt mødestedets personale og kompetencer Borde og stole til registreringspersonalet PC Materialebord Udlevering af papir, blyanter, deltagermateriale og navneskilte Når arrangementet åbner Lav et skema, hvor du lister alle deltagere op med navn, adresse, mail og telefon samt særlige behov på den måde har du hele tiden overblik over, hvor langt I er i registreringsprocessen. Lav en plan for, hvem der leverer: Velkomsten Praktiske oplysninger Under arrangementet Det kan være en god ide at give en person særkilt ansvar for at holde styr på det praktiske under oplæggene, særligt ift. teknik (PowerPoint/mikrofon/telekonference).... HUSK at afsætte tid til at byde velkommen og til kort at briefe oplægsholdere og konferencier. at klæde personen på med alle nødvendige praktiske oplysninger. 26

5. Efter arrangementet Efter konferencen er afsluttet er der et par ting, du skal huske: Takke alle involverede for deres deltagelse gøres typisk via mail Vedhæft evt. referat eller mødets overordnede konklusioner Kontrollér at alle har modtaget præsentationer på mail, hvis det var aftalt Evt. koordinering af hjemtransport (denne skal allerede være arrangeret) Et kort og enkelt evalueringsskema enten samlet eller for hver oplægsholder er en god idé. Det kan enten udfyldes af deltagerne umiddelbart i forlængelse af arrangementet, eller gennemføres elektronisk efterfølgende. Hvis jeres virksomhed har et program til evaluering/spørgeskemaer kan du bruge dette ellers er Survey Monkey (www.surveymonkey.com) et godt og billigt alternativ. I kan f.eks. overveje at spørge ind til: Lykkedes det at opfylde arrangementets formål og succeskriterie(r)? Hvad virkede og hvad kunne finpudses? Hvilke oplægsholdere kan bruges igen/anbefales? Hvad ville du (deltageren) gerne have vidst inden mødet? af mødestedets egnethed til fremtidige arrangementer Efter afholdt arrangement kan du som mødebooker desuden bede om en evaluering fra Opgavestilleren eller kolleger, der var involveret i afviklingen. Hvad var deres oplevelse - levede mødestedet op til forventningerne, og hvad kan gøres (endnu) bedre næste gang?... TIP Lav som mødebooker efterfølgende din egen, overordnede evaluering af mødet og mødestedet, med et par stikord om, hvad der fungerede (eller ikke) ved mødestedet og evt. særlige opmærksomhedspunkter til næste gang. Lav en gennemgang af budget og driftsbudget, og se, om de passer sammen. Der er meget læring i det, som kan bruges til det næste arrangement. 27

Til sidst Vi håber, at du med denne guide har fået et værktøj, der gør dit arbejde nemmere, så du i fremtiden kan skabe endnu bedre arrangementer for jeres virksomhed. Har du ris, ros eller spørgsmål til os er du mere end velkommen til at kontakte os på mail konf@occ.dk eller tlf. 6556 0350. Med venlig hilsen Odense Congress Center 28