Referat fra Søagerpark s afdelingsmøde Afdeling 1-1027 Søagerpark Mødedato: 16. september 2010 Sted: Mødesalen på Herlev Skole, Herlev Bygade 92 A Deltagere: Fra bestyrelsen i 3B Monia Stolz, varmemester Svend Pedersen og lokalinspektør Steen Jørgensen Dato og ansvarlig: 20. september 2010 STJ Fremmødte husstande: 47 Fra administrationen: STJ (referent) Referat sendt ud den 27. september 2010 Indledning Formanden Peter Sørensen takkede for det stort fremmøde i år, der er ca. 47 boliger repræsenteret ud af 68. Vi er glade for, at så mange vil bruge en aften og interesserer sig for vores dejlige boligafdeling og vores fællesskab. Præsentation af bestyrelsen behøver vi ikke, men en speciel velkomst til Monia Stolz, som er vores gæst i aften. Monia er afdelingsbestyrelsesformand i bebyggelsen Egedalsvænge i Kokkedal, men hun er også medlem af organisationsbestyrelsen i 3B, og det er i den anledning, at hun gæster os i dag og hvorfor, vil I få at vide lidt senere. Alle har forhåbentlig modtaget det meget fine program, og som I kan se, er der meget på programmet, og for første gang har vi valg til en suppleantpost. Formanden håbede, at komme godt og sikkert igennem og når afdelingsmødet er slut, vil vi gerne byde på et par stykker af de berømte smørrebrød. Formanden gik til dagens program, og første punkt på dagsordenen var valg af dirigent. Bestyrelsen foreslog valg af Steen Jørgensen. Valg af dirigent STJ blev valgt som dirigent uden modkandidater. Dirigenten gennemgik dagsordenen og konstaterede, at mødet var retmæssigt indvarslet og beslutningsdygtigt, under henvisning til foreningens vedtægter. Dirigenten forslog, at punkt 3 og 4 blev byttet om. De fremmødte beboere accepterede dette.
Nedsættelse af stemmeudvalg Vinnie, Kirsten og Roni blev valgt som stemmetællere. Fremlæggelse og godkendelse af beretningen for perioden siden sidste møde Beretning var ikke omdelt inden mødet. Formanden Peter Sørensen indledte med, At vi nu skriver 2010, og Søagerpark kunne forleden fejre 6 års fødselsdag, og vi i bestyrelsen synes, at vi har nået rigtig meget på de 6 år - tiden er fløjet af sted. Selvom vi nu har 6 år på bagen, er arbejdet i bestyrelsen ikke blevet mindre. Der har faktisk været en del trælse udfordringer - ikke mindst med vores egen administration i 3B, hvor vi gang på gang støder panden mod en mur. Bestyrelsens beretning skal ikke være nogen klagesang, men vi vil kort prøve at beskrive, hvad det er for udfordringer, vi har i det daglige arbejde. Vi synes, at vi skylder Jer alle sammen at vide, hvad det er for bureaukratiske ting vi ofte er oppe mod. Først på året havde vi en sag med Herlev Kommune i forbindelse med en ansøgning om at måtte fælde nogle træer ud for nr. 43. Vi fik besøg af Herlev Kommune, i f.m. deres behandling af ansøgningen om at fælde nogle af vores træer, der som I jo ved stort set alle er defineret som bevaringsværdige i Lokalplanen, og det var ingen god oplevelse. For det første fik vi afslag på ansøgningen, men den kommunale medarbejder gav os efterfølgende en regulær skideballe for ikke at passe godt nok på vores træer, og vi blev pålagt at udarbejde en plejeplan, at udskifte alle de træer som er gået ud - i parentes bemærket træer, som er plantet efter vedtagelse af Lokalplanen - samt ikke mindst et påbud om, at holde en radius på 5 meter fri for græs omkring det store platantræ ved søen, da det mistrives. Sidstnævnte har vi dog meddelt, at vi under ingen omstændigheder vil acceptere, da det for det første vil fjerne vores legeplads og for det andet vil det blive et mudderhul af dimensioner i de våde perioder. I ved selv, hvor meget vand, der står på græsset efter megen regn. Vi har fjernet de fleste af de udgåede træer, og overvejer løbende, om vi vil plante nye, så må vi se, om Kommunen Side 2 af 10
vil noget andet. De 15 træer, som vi fik af entreprenøren efter flere års tovtrækkeri er for størstepartens vedkommende også gået ud, og vi efter opfordring fra 3B valgt ikke at gøre mere ved den sag. I foråret fik vi i bestyrelsen vores årsregnskab for 2009 - som vi gennemgår lige om lidt - til gennemsyn og underskrift. Vi undrede os over en udgiftspost på ca. kr. 50.000, som var posteret som korrektion for tidligere år, og med en mystisk forklaring. Vi bad om en forklaring, og langt om længe fik vi hevet ud af 3B, at der var tale om en advokatregning, som vi havde betalt i f.m. en advokatundersøgelse omkring for megen betalt ejendomsskat. Her skal det tilføjes, at vi af borgmesteren på vores årlige møde var blevet opfordret til at kikke lidt på vores ejendomsskatter, da der tilsyneladende var blevet betalt for meget i flere år. Denne sag gav vi hurtigt videre til Lars Mann, som kunne oplyse, at vi i Søagerpark skulle have ca. kr. 100.000 tilbage i for meget betalt ejendomsskat fra 2004 og til nu - tak for det, det var vi da glade for. Dog var der et lille men, og det var, at SKAT havde anket afgørelsen, og anken ville først blive behandlet i oktober i år. Det var derfor med stor undren, at vi senere i årsregnskabet erfarede, at vi havde betalt en advokat kr. 50.000 for at få kr. 100.000 tilbage, og det uden at have fået noget at vide på forhånd. Vi protesterede derfor voldsomt over at 3B - uden vores viden - hyrer advokat for vores regning, for hvad nu, hvis ikke vi havde fået penge tilbage - så var vi blevet pålagt en udgift på kr. 50.000. Vi kunne ikke få tilfredsstillende svar fra vores lokale administration, som sendte sagen ind til 3B s regnskabsafdeling, og her strandede sagen så, og vi hørte intet. Vi rykkede flere gange 3B s direktion for et svar på vores spørgsmål - men fik ingen svar. Det var først, da vi truede med ikke at ville skrive regnskabet under, at vi fik økonomidirek- Side 3 af 10
tøren i tale, og fik en udmærket forklaring på sagens forløb. Det var iflg. Økonomidirektøren 3B s bestyrelse, som havde besluttet at hyre en advokat efter no cure no pay princippet, de glemte bare at fortælle det til de pågældende afdelinger. Hvis SKAT får medhold i deres anke, og vi skal tilbagebetale beløbet, er det 3B s klare opfattelse, at så skal advokaten også tilbagebetale sit honorar - vi får se, Hvad er så pointen i dette - det er at vi møder en arrogance og mangel på samarbejde, når vi kommer til 3B s hovedkontor. De svarer ikke på vores mail s og sager som kunne klares på få øjeblikke tager flere år. Det er derfor, at vi nu har anmodet Monia om at hjælpe os overfor 3B, for det bliver meget værre endnu. Vi annoncerede sidste år den afsluttende 5 års gennemgang og at vi på opfordring fra 3B havde hyret en rådgivende ingeniør til at hjælpe os med at få de sidste ting på plads, og havde en naiv forhåbning om, at tingene så ville blive ordnet til punkt og prikke - men her er vi blevet klogere. Vi har rykket og rykket for at få sagerne gjort færdige, men 3B s byggeafdeling har åbenbart lagt os på is, for de svarer heller ikke på vores rykkere for nyt i 5 års gennemgangen, som nu fremover kalder 6 års gennemgangen. Jeg vil forskåne jer for alle detaljerne i denne sag, men vi kan blot konstatere, at vi tilsyneladende ikke er kommet meget videre på trods af, at vi satte sagen i gang for mere end 1 år siden. Vi har efter mange rykkere fået arrangeret møde med vores ingeniør - som så ikke dukkede op på vores først aftalte møde, men på et senere møde den 7. juli i år - siden er der intet sket på trods af utallige rykkere via mail - men ingenting sker. Vi synes også her, at det er en meget arrogant holdning til vores smukke byggeri. Vi kan ikke forstå, at 3B som ejer af byggeriet ikke har en større interesse i at få gjort tingene færdige på en ordentlig måde, så Søagerpark også om mange fremstår som et sundt og godt byggeri. Og så nævner vi ikke noget om de kr. 70.000 vi har måttet betale til en uduelig ingeniør, anbefalet af 3B, og at som i øvrigt mener, at han skal have flere penge. Side 4 af 10
I en stille stund kan man få den tanke, at de jo bare kan sende eventuelle regninger videre til beboerne - men vi vil ikke finde os i det og her håber vi, at Monia kan hjælpe os. Det skal tilføjes, at både Lars Mann og Steen Jørgensen også har prøvet at få sat mere skub i sagerne, men uden held. Så har vi en lille sag omkring vores Fælleshus og vores planer om en udvidelse, som vi annoncerede på sidste beboermøde, hvis vi kunne finde penge o.s.v. Vi havde faktisk håbet på, at vi havde kunnet annoncere en stor indvielse her i aften - men igen er vi løbet ind i udfordringer med vores kære 3B. Vi startede sagen op med Lars, som undersøgte på Kommunen om der var nogle byggemæssige restriktioner på grunden med bebyggelsesprocenter o.s.v. og fik det svar, at det var der ikke. Økonomien kunne vi godt finde, da vi har ca. kr. 700.000 tilbage på vores reguleringskonto, som er den hemmelige konto, som vi fik i f.m. etablering af byggeriet - første års afdrag på vores realkreditlån indgik på denne konto, som kunne anvendes, hvis der var nogle ting, som ikke helt var i orden o.s.v. Lars fik vores arkitekt til at tegne forskellige forslag, og bestyrelsen valgte et, som vi ville arbejde videre med, og Lars indhentede et overslag over byggeudgifter, og vi lavede et projekt i omegnen af kr. 650.000, og projektet var klar til at præsentere for Jer på et ekstraordinært afdelingsmøde. Så stoppede Lars i 3B og sagen kom ikke videre i systemet, da vi ikke vidste, hvem der skulle have sagen, og vi har efterfølgende konstateret, at den skulle køres gennem 3B s byggeafdeling, som også har haft projektet til gennemsyn og rettet lidt i tallene, så projektet lyder på ca. kr. 700.000 - stadig indenfor vores rammer. På vores seneste afdelingsbestyrelsesmøde med vores nye inspektør, lod han så bomben falde. I kan slet ikke Side 5 af 10
bruge reguleringskontoen - den er nemlig blevet flyttet til en anden henlæggelseskonto, som man ikke bare kan bruge til en udvidelse af byggeriet. Reguleringskontoen bliver automatisk overført til andre af vores reserver, hvis ikke den er brugt inden 5 år - men denne problemstilling var vi godt klar over, og havde drøftet med Lars. Lars var af den overbevisning, at når vi inden udløbet af de 5 år havde gang i et projekt, ja så havde det opsættende virkning, og skulle ikke volde os nogen problemer. Steen henholder sig til reglerne, og vi har derfor anmodet om et møde med 3B s direktion endnu engang - men har indtil nu fået den forklaring, at vi bare kan låne pengene - men det vil vi som udgangspunkt ikke, når vi selv har dem stående på kontoen. Vi har fået vores lokale leder til at indrømme, at der nok er begået en fejl, men at man ikke bare kan rette fejlen, for så vil vi få en anmærkning af revisionen. Det er vi i og for sig ligeglade med. Vi føler os endnu engang rigtig dårlig behandlet af vores egne administration og har anmodet om, at de endnu engang overvejer sagen - da det vil klæde 3B at påtage sig ansvaret for at denne sag er gået i hårdknude - vi får se, hvad den ender med. Endnu engang vil vi læne os op ad Monia. Vi vil alligevel præsentere vores projekt for Jer senere i aften, og så må spørgsmålet om finansiering afvente udfaldet af vores forhandlinger med 3B. Nu ikke mere af det kedelige - men vi synes at vi skylder at oplyse Jer alle sammen om de udfordringer, som vi i bestyrelsen går og tumler med - hvis vi ser lidt sammenbidte ud på vejen. Men det er faktisk ret frustrerende, at der ikke kommer mere ud af vores - synes vi selv - store arbejde. Men vi lover, at vi nok skal fortsætte kampen. 3B skal også have ros! Dagens program som er omdelt og udlevet som powerpoint synes vi er meget professionelt og præsentabelt, og vi har bedt Steen om at viderebringe vores ros. Regnskabsafdelingen laver et flot stykke arbejde, og regn- Side 6 af 10
skab og budget kommer til tiden og i en fin kvalitet. Poul, Hartvig og undertegnede deltog på 3B s repræsentantskabsmøde den 14. juni, og det var en meget langstrakt forestilling ( håber ikke at vores møde i aften tager lige så lang tid)- I kan ikke forestille Jer, hvor kedeligt det er, men som medlemmer af repræsentantskabet er det vores pligt at møde op - og det gør vi så. Mange ting blev drøftet på dette møde, og vi vil undlade at komme ind på de enkelte punkter. Det der påvirker os mest er, at vi fremover skal offentliggøre vores dagsorden for vores bestyrelsesmøder ligesom vi skal udsende et referat fra møderne. Der vil blive udarbejdet nærmere retningslinjer, som vi kan følge - men indtil da (ting tager jo tid!) vil vi opsætte dagsordenen i informationsskabet ved Fælleshuset og give et kort referat i Indenfor Hegnet, som jo næsten altid udkommer efter vores bestyrelsesmøder. Så har vi fået ny lokalinspektør - Steen er kommet tilbage efter Lars valgte at søge nye græsgange, og Steen kender vi jo rigtig godt, så vi skal ikke til at lære en ny at kende. Steen kender så også os - og jeg håber da også at han synes, at det er rart at komme tilbage. Vi ser frem til samarbejdet og håber, at han kan medvirke til at få løst vores små sager. Et par beboere har gjort os opmærksom på, at det synes som om farten er steget lidt i Søagerpark, hvorfor vi her vil benytte lejligheden til at huske os alle sammen på, at vi har en fartbegrænsning på 20 km i timen i Søagerpark. Husk det! I weekenden stod Hartvig og Poul for et åbenthus arrangement, og der kom ca. 35 personer til arrangementet, som vi betragter som en succes. Alle syntes, at vi bor flot - men mange var skuffede over, at de ikke lige kunne få en af vores boliger - så var de nemlig gået hjem og sat deres hus til salg på stedet. Vi har i årets løb holdt traditionerne i hævd - det er jo noget som vi ynder i Søagerpark! - og både vores juletræstændingsarrangement, vores nytårskur, fastelavnsfest, Herlev Rundt og sommerfest har været velbesøgte, og det er noget, som vi fortsætter med. Side 7 af 10
Vi går og tumler med planer om at arrangere en arbejdslørdag engang, da vores sø er ved at gro helt til - så vi skal bruge nogle raske folk med en spade og vaders, så vi kan få den godt renset op. Det er et projekt, som vi selv mener, at vi kan klare og belønningen vil være en god frokost. Vi håber naturligvis på stort fremmøde, og at der også er nogen, som vil arrangere frokosten. Jeg vil slutte beretningen med at takke alle de beboere, som har hjulpet med rengøring i Fælleshuset, syet gardiner, opsat dem, malet deres egne hegn og ikke mindst de gutter, som har gået og malet vores sorte træværk, også de steder, hvor folk ikke selv har kunnet - det er en kæmpe hjælp til afdelingens økonomi, at vi ikke skal ud at hyre en maler til dette arbejde. Blot kan jeg nævne, at vi i vores 10 års vedligeholdelsesplan har afsat over kr. 400.000 til det sorte træværk, og det beløb når vi jo på ingen måde op på. Det kan så anvendes til andre af de vedligeholdelsesopgaver, som vi ved vil komme i årene fremover. Endelig en stor tak til gårdmand Svend for hans store arbejde med at holde Søagerpark så flot, og en tak til Steen for vores nye samarbejde. Og så vil jeg for min egen regning - nu jeg har ordet - gerne takke mine bestyrelseskollegaer for et rigtig godt samarbejde - et samarbejde jeg ser frem til at fortsætte lidt endnu. Efter en spørgerunde med besvarelser satte dirigenten beretningen til afstemning ved håndsopretning. Der var 94 stemmer, der stemt for beretningen. Der var ingen stemmer, der stemte imod beretningen. Der var ingen, der ikke ønskede at afgive stemmer. Beretningen godkendt. Fremlæggelse af årsregnskab til orientering Formanden Peter Sørensen gennemgik regnskabet, der udviste et overskud på 773.697,02 kr., som overføres til konto 401, 402 og 403. Der var enkelte spørgsmål, der blev svaret og redegjort for. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år Formanden Peter Sørensen gennemgik driftsbudgettet, der viste en nødvendig merindtægt på 60.543 kr. svarende til en lejestigning på 1,20 %. af den nuværende leje fra den 1. Side 8 af 10
januar 2011. Efter en spørgerunde med besvarelser til følge satte dirigenten driftsbudgettet til afstemning ved håndsoprækning. Der var 94 stemmer, der stemte for driftsbudgettet. Der var ingen stemmer imod driftsbudgettet Der var ingen beboere, der ikke ønskede at afgive deres stemmer. Driftsbudgettet godkendt. Behandling af eventuelt indkomne forslag: Forslag 1. Indsendt af Tom Christensen, Søagerpark 67 A, 2730 Herlev. Forslag om at anvende nogle af de mange penge, der er i kassen til at forbedre arealet imellem nr. 63A og 65A, 67A og 69A, 71A og 73A, 75A og 77A. I stedet for græs kunne der lægges fliser til huskanten mod nord, det vil se pænere ud. Der er ca. 10 kvm. hvert sted, i alt 40 kvm. Anslået pris ca. 40.000 kr. Forslag 2. Indsendt af afdelingsbestyrelsen. Forslag om udbygning af fælleshuset. Bilag om projektet vedlagt. Forslag 3. Indsendt af afdelingsbestyrelsen. I Inden for Hegnet fra marts 2010 blev der henstillet, at der ikke ryges i Fælleshuset. Siden da har vi konstateret, dels at henstillingen er blevet fulgt, dels at der er fremkommet positive tilbagemeldinger på denne henstilling. Afdelingsbestyrelsen frem- Forslagsstilleren argumenterede for det fremsatte forslag. Efter en spørgerunde med besvarelser og bemærkninger til følge, blev der enighed om at udvide forslaget, så der også skal lægges fliser ved nr. 79 A. Udgiften afholdes over afdelings konto 116. Herefter satte dirigenten forslaget til afstemning ved håndsoprækning. Der var 80 stemmer for forslaget. Der var 6 stemmer imod forslaget. Der var 8, der ikke ønskede at afgive stemmer. Forslaget godkendt. Poul Fuglsang argumenterede for det fremsatte forslag. Efter en spørgerunde med besvarelser og bemærkninger til følge, satte dirigenten forslaget til afstemning ved håndsoprækning. Der var 92 stemmer for forslaget. Der var ingen stemmer imod forslaget. Der var 2, der ikke ønskede at afgive stemmer. Forslaget godkendt. Peter Sørensen argumenterede for det fremsatte forslag. Efter en spørgerunde med besvarelser og bemærkninger til følge, satte dirigenten forslaget til afstemning ved håndsoprækning. Der var 86 stemmer for forslaget. Der var 6 stemmer imod forslaget. Der var 2, der ikke ønskede at afgive stemmer. Forslaget godkendt. Side 9 af 10
sætter derfor følgende forslag: Fælleshuset i Søagerpark er et røgfrit område. Ved vedtagelse vil husorden for fælleshuset bliver korrigeret som følge af vedtagelsen. Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for en 2-årig periode Susan Kirkmann Andersen, blev genvalgt som medlem af afdelingsbestyrelsen for en ny 2-årig periode. Hartvig Bauch, blev genvalgt som medlem af afdelingsbestyrelsen for en ny 2-årig periode. Valg af 2 suppleanter for en 1-årig periode Der var 3 kandidater, der ønskede at opstille som suppleanter til afdelingsbestyrelsen, og der skulle kun vælges to suppleanter til afdelingsbestyrelsen. Dirigenten orienterede om afstemningsreglerne og satte den skriftlige afstemning i gang. Marianne Jacobsen, fik 84 stemmer og blev genvalgt som første suppleant til afdelingsbestyrelsen for en ny 1-årig periode. Lene Maj Jensen, fik 79 stemmer og blev genvalgt som anden suppleant til afdelingsbestyrelsen for en ny 1-årig periode. Dennis Strømlund, fik 22 stemmer og blev ikke valgt som suppleant til afdelingsbestyrelsen. Eventuel valg af medlem (mer) og suppleanter til repræsentantskabet Bestyrelsen indstillede Peter Sørensen, Poul Fuglsang og Hartvig Bauch til valg til repræsentantskabet i Boligforeningen 3B. De foreslåede blev valgt uden modkandidater. Eventuelt Ventilation. Den udvendig trappe til boligerne på første sal. Handicaptoilet i fælleshuset. Chikane og antonyme trusler. Maling af hoveddøre. Dirigenten takkede for god ro og orden. Side 10 af 10