Referat fra afdelingsmøde i Hedelyngen

Transkript

1 Referat fra afdelingsmøde i Hedelyngen Afdeling Hedelyngen Mødedato/kl.: kl Sted: Fælleslokalerne i afdelingen Deltagere: Per Bro, pkt. 2, Finn Karstrup og Poul Erik Ottosen Fremmødte husstande: 29 Referent: PEO Referat sendt ud den 15. oktober 2013 Mødet slut kl Indledning Formanden bød velkommen til de fremmødte, og udtrykte glæde over det store fremmøde. 1. Valg af dirigent Afdelingsbestyrelsen foreslog Johnny Jakobsen, Hedelyngen 61, som dirigent og han blev valgt uden modkandidat. Dirigenten takkede for valget og konstaterede, at mødet var lovligt indvarslet i overensstemmelse med Boligforeningens vedtægter. Han orienterede om Forslag til forretningsorden, herunder baggrund for materialet. Forretningsorden til mødet godkendt. 2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning for perioden siden sidste møde Afdelingsbestyrelsen havde i forbindelse med indkaldelsen medsendt en skriftlig beretning, som formanden kommenterede på. Afdelingens økonomi Afdelingsbestyrelsen kan følge med i Hedelyngens økonomi over X3b, hvor det løbende forbrug på alle afdelingens konti kan ses og sammenlignes med budgettet. Sidste år havde afdelingens økonomi kurs mod et meget stort underskud, som grundet omposteringer til konto 116 gav et overskud på regnskabet på kr ,00. Store vedligeholdelsesudgifter Vi har i de senere år haft stigende vedligeholdelsesudgifter, især på: - Vvs-installationer. 1

2 - Vinduer og døre. - Utætte tage. Der er udbudt VVS til 3 firmaer på en række nærmere defineret arbejder i afdelingen, med det formål, at lade afdelingens VVS-arbejde gå til det billigste firma. Utætte tage De stigende udgifter til utætte tage skyldes, at inddækningerne omkring ovenlysvinduerne er meget dårlige, og at vores undertage flere steder nærmest er gået i opløsning. Hvis det skal repareres, ser det ud til, at alle vores tage skal udskiftes. Derfor har vi bedt 3B s byggeafdeling se nærmere på sagen. Byggeafdelingen kom til den konklusion, at de vil anbefale, at Hedelyngen for udført en såkaldt helhedsplan. Helhedsplan Byggechef Per Bro fortalte, at Byg have fået en henvendelse fra Hedelyngen. Efter mødet med afdelingsbestyrelsen foreslog Byg, at der skulle udfærdiges en helhedsplan for Hedelyngen, for at imødekomme de mange tunge udbedringsarbejder afdelingen står overfor, selv om der løbende er blevet vedligeholdt. Per Bro orienteret om nogle af de punkter, man mener, skal tages med i en helhedsplan. Projektet for nødvendige arbejder er foreløbigt anslået til 100 millioner kroner. Når der i løbet af kort tid er afholdt ekstraordinært afdelingsmøde, med henblik på godkendelse af forslag til helhedsplanen, vil en ansøgning blive sendt til Landsbyggefonden med henblik på at komme på prioriteringslisten. Der er pt. foretaget indledende undersøgelser af nogle kloaker og Thermo fotografering af 10 boliger. Den nærmere plan for beboerinddragelsen fremkommer på et senere tidspunkt. Serviceaftale Nu har vi i Hedelyngen, ligesom i alle andre 3B-afdelinger, fået en såkaldt serviceaftale for ejendomsfunktionærernes arbejde, med en målsætning for, hvilke arbejder vores ejendomsfunktionærer skal udføre og hvor lang tid de enkelte arbejdsprocesser forventes at tage. Hedelyngens hjemmeside Der har siden foråret været arbejdet på at omlægge ind- 2

3 holdet fra Hedelyngens gamle hjemmeside til strukturen under domænet 3B.dk. Vi har udformet den nye struktur som vi ønsker Hedelyngens informationer præsenteret i. Vi har nu aftalt med 3B s Kommunikationsafdeling, at de laver det grundlæggende arbejde, og at vi får kursus og helt konkret hjælp til nogle særlige udfordringer med opdatering mv. Vi håber derfor på, at hjemmesiden bliver kørende i løbet af det sene efterår. TV/internet En beboer har efter sidste års møde arbejdet med det, men der er endnu ikke kommet nogen konkrete bud på fremtidig TV signalforsyning og/eller forsyning med internet. Asfaltreparationer Vejene og stierne i Hedelyngen trænger til en ny asfalt, men hvis vores kloakker skal repareres under helhedsplanen, og hvis der skal køre mange tunge biler med byggemateriale i forbindelse med helhedsplanen, så vil vi hellere vente med det dyre asfaltarbejde. Vi har dog fået udført en nødtørftig lapning af asfalten på stierne, fordi det var blevet så slemt, at skraldemændene ikke ville køre med affaldscontainerne og folk gik og faldt i hullerne. Træfældninger Der er også i år blevet fældet en del træer, og der vil blive fældet flere blandt andet ud mod Hedelyngen og ved stien langs børnehavens parkeringsplads. Når træerne er fældet, vil områderne blive genplantet efter den plan som tidligere er blevet vedtaget. Tilflyttere Nye indflyttere i Hedelyngen, bliver budt velkommen af Poul Erling Nielsen fra afdelingsbestyrelsen, som plejer at give de nye beboere en blomst og fortælle dem lidt om de muligheder og tilbud, der er i Hedelyngen. Ny formand for afdelingsbestyrelsen Sven Larsen, genopstiller ikke som formand ved beboermødet til næste år. Der opfordres til, at en eller flere kommende formandskandidater ville træde ind i afdelingsbestyrelsen allerede i år. Efter en spørgerunde med besvarelser og bemærkninger til 3

4 følge blev beretningen sat til afstemning ved håndsoprækning. Beretningen blev godkendt af de fremmødte beboere ved håndsoprækning med 58 stemmer. Der var ingen stemmer imod beretningen. Beretningen blev godkendt. 3. Fremlæggelse og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år Formand Sven Larsen gennemgik driftsbudgettet, der udviste en nødvendig merindtægt på kr ,00 svarende til en lejestigning på 2,01 % af den nuværende leje, fra den 1. januar Driftschef Poul Erik Ottosen gennemgik afdelingens antennebudget for Antenneafgiften falder med kr. 9,00 pr. måned til kr. 358,00 og Copy-Dan stiger med kr. 4,00 pr. måned til kr. 37,00 pr. måned. Det samlede antennebidrag falder til kr. 395,00 pr. måned fra 1. januar Efter en spørgerunde med besvarelser satte dirigenten drifts- og antennebudgettet til afstemning ved håndsoprækning. Drifts- og antennebudgettet for 2014 blev enstemmigt godkendt. 4. Behandling af indkomne forslag. Forslag 1. Indsendt af Annelise Jans, Hedelyngen 161: Forslag vedrørende supplementsrummene. Da jeg ved, at der står flere af de ovennævnte boliger ledige, vil jeg stille følgende forslag: Jeg synes, at de skulle kunne udlejes til andre unge, hvis forældre / bedsteforælder, der bor i 3B s boliger i Herlev Kommune. Da der er mangel på boliger til unge, som er under uddannelse / eller arbejder. Det koster ca ,00 pr. år pr. bolig at have dem stående tomme. Og dertil kommer der indskud, som 3B går glip af. Jeg Baggrunden for supplementsrum blev diskuteret, reglerne blev vendt i flere omgange, herunder at Hovedbestyrelsen skal godkende eventuelle ændringer af reglerne. Forslaget blev sat til afstemning: For forslaget stemte 4 Mod forslaget stemte 53 Hverken for eller imod forslaget stemte 1 Forslaget blev således forkastet. 4

5 har kenskab til, at der er nogen som bor i Vestergården 2, der meget gerne vil have en sådan bolig. De har kontaktet 3B, som siger, at det er op til bestyrelsen at afgøre dette. Forslag 2. Indsendt af Henrik R. Hestbæk, Hedelyngen 159 og Annelise Jans, Hedelyngen 161: Forslag om fældning af æbletræer ved Hedelyngens p-plads i midten. Vi ønsker, at bestyrelsen / beboerne tager en beslutning om, hvorvidt æbletræerne kan blive fældet pga. følgende: Et svineri ude lige. Æblerne er syge og fyldt med sorte pletter. Og rådner meget hurtigt. Ca. 10 % af den er ok. En skøjtebane af æbler. Der blev talt for og imod træerne, flere grupper bruger dem meget. Det blev foreslået, at man hjælpes med eventuel oprydning omkring træerne, når æblerne falder. Forslaget blev sat til afstemning: For forslaget stemte 4 Mod forslaget stemte 24 Hverken for eller i mod forslaget stemte 30 Forslaget blev således forkastet. Der kastes rundt med dem. Fluer og Hvepse og andre små dyr bliver tiltrukket af æblerne. Vi kan ikke have vinduerne åbne, da det lugter ganske forfærdeligt. Man må ca. slå 4-6 hvepse ihjel hver dag, hvis vinduet står åbent. Forslag 3. Indsendt af Jens Kaas, Højsletten 76: Forslag om tilskud til madklubben. Hedelyngens Fælles Madklub ansøger herved om et årligt tilskud på kr ,00. Hedelyngens Fælles Madklub blev dannet for mange år siden i forbindelse med en temadag, afdelingsbestyrelsen havde arrangeret i Hedelyngen. Formål med temadagen var bl.a., at finde aktiviteter, hvor man kunne få beboerne i Hedelyngen mere integreret, så det ikke kun var naboen eller beboere på ens eget Torv, man så. Ved dannelsen af Forslagsstilleren uddybede forslaget, herunder fastholdelse af sociale arrangementer. Efter en kort debat blev forslaget sat til afstemning. For forslaget stemte 37 Mod forslaget stemte 5 Hverken for eller i mod forslaget stemte 8 Forslaget blev således godkendt. Midlerne tages på konto

6 Hedelyngens Fælles Madklub blev det også påpeget, at prisen skulle være så lille som muligt, så alle havde råd til at deltage. Hvilket vi i alle årene har bestræbt os på. Desværre er vi løbet ind i et dilemma. Vores madklubpris burde faktisk, hver gang minimum være kr. 40,00 for voksne og kr. 20,00 for børn under 12 år. Dette for at sikre, at det kan løbe rundt. Vores nuværende pris er kr. 30,00 for voksne og kr for børn under 12 år. P.t. har vi hver gang et underskud, som det enkelte madklubhold dækker. Dette er uholdbart i længden. Hæver vi prisen, ved vi, at det for nogen bliver en udgift, de ikke kan klare. Vi er også bange for, at nye, herunder børnefamilier, afholder sig for at deltage. Hedelyngens Fælles Madklub mødes nu kun 6 gange pr. år til spisning i Fælleshuset. Der er 18 husstande, (47 personer, hvis alle kommer) repræsenteret. Fordelt i aldersgruppen år. Tidligere var en stor del af medlemmerne børnefamilier. Vi ansøger hermed om et årligt tilskud på kr ,00, så vi kan fortsætte og bevare dette fælles og hyggelige sociale netværk på tværs af Torvene og for alle i Hedelyngen. Forslag 4. Indsendt af Bodil Møller, Højsletten 60: Forslag om, at rødt og blåt træværk i området males sort eller grønt. Forslag om maling af træværk blev diskuteret for og imod. Forslaget blev herefter sat til afstemning: For forslaget stemte 0 Mod forslaget stemte 49 Hverken for eller imod forslaget stemte 2 6

7 Forslaget er således forkastet. Forslag 5. Indsendt af Claes Øckenholt, Hedelyngen 173: Forslag om ændring i motionsrummet. Vi er mindst 10 maskuline mænd, der gerne vil være mere maskuline. Desværre er motionsrummet nyt fra tidens trend. Der er ingen vægtbænk og Crosstrainer en duer ikke. En ny brugt vægtbænk kan erhverves for kr ,00. Et nyt brugt løbebånd kan erhverves for kr ,00. Vi vil gerne give kr. 200,00 pr. hustand. Forslagsstilleren konkretiserede forslaget, således at der søges indenfor en ramme op til kr ,00 til indkøb og vedligeholdelse af udstyr. Medlemmerne betaler selv kr. 200 årligt. Midlerne kan søges hos afdelingsbestyrelsen efter et konkret budget og ydes af afsatte midler til beboerklubber. Forslaget blev sat til afstemning: For forslaget stemte 37 Mod forslaget stemte 1 Hverken for eller i mod forslaget stemte 13 Forslaget blev således godkendt. Midlerne tages på konto Valg af 2 medlemmer til afdelingsbestyrelsen for 2 år. På valg er Jeannette M. Pautsch og Poul Erling Nielsen Jeanette m. Pautsch blev genvalgt som medlem af afdelingsbestyrelsen for 2 år. Poul Erling Nielsen blev genvalgt som medlem af afdelingsbestyrelsen for 2 år. 6. Valg af 2 suppleanter for 1 år Myrna Nørgaard, Hedelyngen 185, blev valgt som suppleant til afdelingsbestyrelsen for 1 år. Rune Korsholm Andersen, Hedelyngen 201, blev valgt som suppleant til afdelingsbestyrelsen for 1 år. 7. Eventuelt Der var intet til dette punkt. Bestyrelsen består herefter af følgende medlemmer pr. den 25. september 2013: Formand: Sven Larsen, Hedelyngen 23 (valgt i ) Bestyrelsen: Hans Jørgen Larsen, Hedelyngen 163 (valgt i ) Ryan Hansen, Hedelyngen 103 (valgt i ) Poul Erling Nielsen, Hedelyngen 167 (valgt i ) Jeannette Pautsch, Hedelyngen 27 (valgt i ) 7

8 Suppleanter: Myrna Nørgaard, Hedelyngen 185 (valgt i ) Rune Korsholm Andersen, Hedelyngen 201 (valgt i ) Dato: Dato: Sven Larsen Formand Johnny Jakobsen Dirigent 8