Dato: 07.10.13 Vor ref.: Referat fra 19. teletolkeimplementeringsgruppemøde Dato: Torsdag den 26. september 2013 Sted: Deltagere: MedCom Maren Holst-Jørgensen, TegnKom Joachim Børndum, TegnKom Dorte Alstrup Baden, Region Nordjylland (video) Lars Ole Larsen, Region Nordjylland (video) Karin Hedegaard, Aalborg Sygehus Axel Pallesen, Region Midtjylland Vibeke Kjær-Jensen, Region Midtjylland Henrik Wind Pedersen, Region Midtjylland Tove Charlotte Nielsen, Region Syddanmark Claus Terkelsen, Region Syddanmark Per Fly Hansen, Region Hovedstaden Per Veng Jensen, Region Hovedstaden Lone Høiberg, MedCom Susanne Noesgaard, MedCom Peder Illum, MedCom Iben Søgaard, MedCom (referent) Fraværende: Jane Kempf Bertelsen, Region Nordjylland Kristoffer Wittrup Stegeager, Region Midtjylland Eva Lund, Odense Universitetshospital Pia Drostgaard, Region Sjælland Tenna Teegen, Region Sjælland Referat: 1. Velkomst og præsentation v. Lone Lone byder velkommen. Der er uddelt godtgørelsesskema til transportudgifter. Kort præsentationsrunde. 2. Godkendelse af referat v. Lone Referatet fra sidste møde bliver godkendt. 3. Tegnsprogstolkning v. Maren Holst-Jørgensen og Joachim Brøndum Det er muligt at få tegnsprogstolkning via videokonference. Løsningen præsenteres af TegnKom Danmark. TegnKom har en aftale med Region Midtjylland i forhold til tegnsprogstolkning via video.
TegnKom tilbyder fjernskrivning og videotolkning. Tegnsprogstolkene har en 3½ årig uddannelse og mindst 2 års tolkeerfaring. Modtager bestilling over e-mail, telefonisk eller via Book en Tolk, planlægger en tolkning og sender en bekræftelse. Til sundhedstolkning har de 2 studier, så man kan gennemføre 2 samtidige tolkninger. Har samarbejdet med Region Midtjylland og Region Syddanmark. Har haft gode oplevelser med videotolkning. Tolkene har været meget tilfredse med kvaliteten af videotolkningerne. Tolkene sidder på en stationær PC med Movi. Til kortvarige samtaler kan man godt bruge E20 eller andre små skærme, men til længerevarende samtaler anbefales det at anvende større skærme. Har opmærksomhedspunkter i forhold til, hvilke samtaler der egner sig til videotolkning. Samarbejdet med de forskellige afdelinger har været godt. Personalet ringer af og til ind til TegnKom for at spørge til, hvordan de ringer op til TegnKom, og ofte har de ikke samme udstyr som TegnKom, hvorfor de ikke har kunnet hjælpe så godt. Fordelen ved videotolkning er fx i akutte situationer. Der er mangel på tegnsprogstolke. Tegnkom har én tolk, som kan tolke hjemmefra. Er i øjeblikket ved at undersøge muligheden for, at flere tolke får mulighed for det. Er rigtig glade for Book en Tolk -systemet i Region Midtjylland. Det er meget de samme afdelinger i de 2 regioner, der anvender tegnsprogstolkning via video. Har åbningstid fra 8-16. Det vil kræve en aftale med regionerne, hvis man skal have døgnvagt. Hvert land har sit tegnsprog, men der findes også et internationalt tegnsprog. 4. Telemedicinsk kortlægning v. MedCom MedCom skal samle landkortet over telemedicinske initiativer i Danmark. Hvordan registreres, og hvilken rolle har I? MedCom er i gang med at lave et telemedicinlandkort, så man får et overblik over, hvilke telemedicinprojekter der findes i Danmark. Etablering af det telemedicinske landkort er vedtaget af Regeringen, Danske Regioner og Kommunernes Landsforening. Alle projekter samles i en database, for at bidrage til et samlet og systematisk overblik over, hvilke telemedicinske teknologier, der anvendes og hvor. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der i samarbejde med Lars Hulbæk og Mie Borch Dahl Kristensen i MedCom koordinerer indsamlingen. Man kan finde link til databasen på MedComs hjemmeside på http://medcom.dk/wm112528. Der er en fra hver region, der er ansvarlig for at koordinere projekter til databasen. 5. Information fra projektet v. MedCom Information om status og initiativer. Susanne præsenterer den nye film, der er lavet omkring videotolkning. Filmen ligger på MedComs hjemmeside på http://medcom.dk/wm112394. Der vil blive udsendt en nyhed omkring filmen fra MedComs hjemmeside. Susanne spørger gruppen, hvordan de tænker at bruge filmen i egen organisation. I Region Midtjylland har de lige haft implementeringsmøde med de implementeringsansvarlige, og de har efterspurgt filmen. Vibeke ved ikke, hvordan de har tænkt sig at bruge den. Personalemøder, intranet, nyhedsbreve. Vibeke er lidt ked af, at bestilling af tolk i filmen sker via telefon. Ligeledes er der GoCards på vej. Spred dem med rund hånd specielt til sekretærerne. Susanne gennemgår de forskellige regioners kort og modtager rettelser og kommentarer. Kortene sendes i trykken i eftermiddag, og der er 14 dages leveringstid. Samarbejdsaftaler på praksisdelen: MedCom har modtaget samarbejdsaftale fra Region Sjælland og Region Syddanmark. Den er på vej fra Region Nordjylland. Der skal lige en ændring på aftalen for 2
Region Hovedstaden (afrapportering over praksissektoren), hvorefter de også underskriver og sender. Mangler endelig afklaring i Region Midtjylland, hvor den ligger og venter på underskrift. Susanne og Lene, som skrev slutevalueringen, har et oplæg på en konference i Bruxelles 16. november. Har sendt den til 3 andre konferencer i verden. Har et oplæg om videotolkning, som tager udgangspunkt i slutevalueringen. Der er ligeledes sendt til esundhedsobservatoriet, men vi har ikke hørt noget endnu. (ikke blevet optaget). Der laves en pjece rettet mod praksis til Lægedage i november, hvor der også er videoudstyr med. Der sendes brev ud til alle praktiserende læger forud for Lægedage, hvor MedCom kort fortæller om de projekter, man kan komme og høre om på Lægedage. Henrik opfordrer til, at folderen også leveres til regionerne, så de kan have dem liggende på deres egne stande. Regionerne kan hente pjecer i MedComs stand. Gruppen vil gerne have brevet i kopi, som sendes til de praktiserende læger. Susanne sender ud. Lone præsenterer statistik for sygehusene. Både Region Hovedstaden og Region Midtjylland har stigende udfordringer med at få en videotolk. Der er meget organisatorisk opfølgning i forhold til samarbejdet med tolkebureauerne. 92 % af alle relevante afdelinger er på nu. 317 afdelinger videotolker ud af 344. Anvendelsesgraden har stadig plads til forbedring. Vi vil gerne nå op på 50 % ved årets udgang. Projektet indberetter hver måned til RSI, hver 3. måned til Fonden for Velfærdsteknologi, og Danske Regioner har også fået en status, og der holdes et møde om projektet med Danske Regioner på mandag den 30/9. Lone sender statusark ud til regionerne snart mhp. næste statusindberetning. 6. Nyt, siden sidst v. alle Hver region præsenterer egen status, fremdrift og tiltag for projektet, både for almen praksis og sygehuse. Hvad er den største udfordring? Specielt for Praksis: Er der udpeget 4-8 lægepraksis til at implementere videotolkning? Hvordan ser tidsplanen ud? Specielt for sygehuse: Hvor mange afdelinger har brug for at få re-implementeret videotolkning i din region? Hvilke aktiviteter er iværksat for at øge anvendelsesgraden af videotolkning? Region Nordjylland: Har ikke fået deres organisation på plads. Jane er ikke længere projektleder. På Aalborg Sygehus har de for nylig været rundt på afdelingerne og tilbudt fornyet undervisning, men der har ikke været stort behov for det. Har ikke ret mange tolkninger. Har nogle tekniske udfordringer. Vil sende GoCards fysisk ud til afdelingerne. Har ikke et intranet til det. Tror, de får svært ved at nå de 50 % anvendelse. Der er mange fra flygtningecentrene, som selv har en tolk med. Praksisdelen vil gerne være med. Har et par praksis, de gerne vil have med, og vil også gå efter deres regionspraksis (3 stk.), som de bestemmer over. Har ikke snakket med klinikkerne endnu. Har nogle ressourceproblemer mandskabsmæssigt. Regner med at bruge Jabber i regionsklinikkerne. Regionen regner med at stille webcam, mikrofon og højttaler til rådighed. Region Midtjylland: Har ingen ændring i relevante afdelinger er på 92 %. Har udfordringer omkring det organisatoriske forankring af området. Der kommer mange indmeldelser fra klinikken om, at de har henholdsvis tekniske og samarbejdsmæssige problemer i forhold til tolkebureauerne. Har ikke noget klart billede af, hvorfor man nogle gange bliver smidt af. Det er man ved at undersøge nærmere. Har nogle krav til tolkebureauerne om deres tekniske løsninger. Dette har man 3
ikke tidligere bedt tolkebureauerne dokumentere, men det beder man dem om nu. Det er en stor hjælp at have statistikmodulet som hjælp i fejlsøgningen. Region Midtjylland har aftale kørende i 3 år med mulighed for 2 års forlængelse. Der er ikke så meget nyt på praksisdelen. Er i gang i 4 lægepraksis og 1 speciallægepraksis. Susanne skal ud og sparke liv i en klinik, som tidligere har været i gang. Der skal laves en evaluering blandt de klinikker, som er i gang. Det er Kristoffer, som skal lave evalueringen. I forhold til statistikmodulet snakker Henrik med Axel om det. Henrik har lidt tilbagemeldinger fra nogle af de praksis, der kører. Fx udebliver patienterne nogle gange, hvis tolken udebliver, da tolken plejer at tage patienten med. De øvrige regioner kunne godt tænke sig at se de spørgsmål, man stiller i evalueringen i Region Midtjylland. For de praksis, der bliver valgt ud, stiller regionen udstyr til rådighed. Det drejer sig om webcam, mikrofon og højttaler. Region Hovedstaden: Har nået 80 %. Det er svært, når afdelingsledelserne ikke siger til deres personale, at de skal bruge videotolkning. Har kæmpet hårdt for at få psykiatrien og Nordsjælland i gang. Er snart ved at løbe tør for E20. Der er gjort en del for at øge brugen. Der er leveret en del apparater til overafdelinger, men det er ikke altid hensigtsmæssigt. Per har leveret apparater ud til en del underafdelinger og har også afholdt ny undervisning. Der har været problemer med båndbredde, som der er arbejdet med, og som nu er løst. Det er besluttet, at man nu skal bruge HP-switche i stedet for Cisco. Noget, som åbenbart giver problemer i understøttelsen af videokonferencer. Alt sammen udfordringer som har gjort, at det er svært at få folk til at tro på det. Har haft udbud først på året, som gælder 3 år frem. Mangler teknisk implementering på 1 afdeling. Oplever problemer med tolkene, som er begyndt at aflyse dagen før. I forhold til praksis er der ikke sket så meget hen over sommeren. Er begyndt at tegne projektet. Mangler at få budgetlagt projektet, og udover de penge, der kommer fra MedCom, har man også fået bevilget nogle penge fra en lokal pulje. Formentlig bliver samarbejdsaftalen underskrevet i løbet af næste uge. Regner med en tidsplan indtil forsommeren med en efterfølgende evaluering. Per er dog blevet gjort opmærksom på, at det er for snæver en tidsplan, så måske justeres den lidt. Prøver at få minimum 8 med, men vil gerne op på 12-16 praksis. Det kan godt være, det er optimistisk, da mange lægepraksis synes, det fungerer godt, som det gør. Region Syddanmark: Region Syddanmarks udbud gælder til og med 2014. Håber på at kunne få differentieret priserne lidt mere end i det nuværende udbud. Skal have gang i nogle møder med de projektledere, der er på sygehusene, så de kommer højere op i anvendelsesgrad. Har underskrevet samarbejdsaftale i forhold til praksis. Regner med at få 30 praksis på. Har bedt tolkebureauet komme med en liste over, hvilke praksis de kunne tænke sig at få på. Det giver en stor fordel. MedWin s ASP-løsninger kan ikke anvende videotolkning. Regionen stiller udstyret til rådighed for lægepraksis. Susanne gør opmærksom på, at selv om projektet lukker ned pr. 31/12-13, så har man selvfølgelig stadig mulighed for at benytte sig at hjælp fra Per og Peder vedr. VDX og SDN. Der kunne være store fordele i, at regionernes indkøbsafdelinger satte sig sammen og lavede fælles udbud. Lone foreslår, at man tager det op på mødet i Danske Regioner på mandag. Teknisk: MedCom har etableret videoknudepunktet, som regionerne kan køre på ved at bruge standardvideokonferenceprotokoller. Har derudover kig på Vidyo og Lync som nye platforme, der også bliver brugt i stigende grad, men som bruger andre protokoller. Vil i løbet af efteråret se på, hvordan de nye platforme integreres med det eksisterende. To forskellige løsninger afprøves, Pexip og Acano og dette vil samtidig øge antallet af virtuelle møderum. Disse virtuelle møderum må 4
regionerne benytte på samme måde som de møderum, MedCom i forvejen stiller til rådighed. Vil formentlig være i stand til at vise nogle testversioner på MedComs sundhedsdatanettemadag den 2. oktober. Der vil også kunne være nogle alternativer til E20, som man får mulighed for at benytte. Peders holdning er, at Skype er no go, lige som Cloud er no go, med mindre det offentlige ejer den. Peder opfordrer til, at man tager kontakt til Per Abildgaard i forhold til problemerne med at blive smidt af m.m. Tolkeudbyderne: Björg har sendt en lille status fra udbydersiden, og melder, at aflysninger og forsinkelser bliver meldt for sent. Hvis klinikerne skal anvende udstyr, de ikke er vant til, har de problemer med at ringe op. Drøftelse: Hvordan får vi sat yderligere skub i anvendelsen af videotolkning? Er den organisatoriske forankring på plads? Hvordan vil I lancere Go Cards og film? I Region Hovedstaden er videotolkning forankret teknisk i it-afdelingen. Den organisatoriske del er stadig hos Per i it-afdelingen. I forhold til opsamling af problemer sidder Thomas i indkøbsafdelingen og samler op. I Region Nordjylland er der ingen organisatorisk forankring. De har ikke længere en projektleder. Det er stadig under drøftelse. I Region Midtjylland er det heller ikke besluttet, hvor videotolkning skal forankres ved årets udløb. Har en række implementeringsansvarlige ude på hospitalerne, som Vibeke og Axel har holdt møder med hver 2. måned. Men det bliver mere og mere tekniske spørgsmål, de kommer med, og det mangler de en organisation, der kan tage sig af. I Region Syddanmark er det tekniske forankret ude på sygehusene. Det organisatoriske er forankret hos de lokale projektledere/superbrugere på sygehusene og i Syddansk Sundhedsinnovation. I forbindelse med udarbejdelse af udbud har der siddet en person med fra hvert hospital. Det er også disse personer, man henvender sig til, hvis man oplever samarbejdsproblemer med tolkebureauet. De samler sammen og melder videre til indkøbsafdelingen og Syddansk Sundhedsinnovation, som tager fat i tolkebureauet. Tove Charlotte opfordrer til, at man får de gode historier ud på intranet, nyhedsbreve m.m. ERFAmøder er en god idé. Statistikken kan sendes ud. I praksis kan det komme ud via praksisnyt, men det skal være meget kortfattet, da lægerne ellers ikke læser det. Ellers opsøgende besøg fra datakonsulenter. Lægedage en god idé. Vibeke foreslår, at vi kører vores tolkefilm på MedComs stand på esundhedsobservatoriet. Det er vigtigt at tage fat i tolkebureauerne og snakke samarbejde, så man løfter opgaven i fællesskab. 7. Opsamling og eventuelt v. Lone. Dato for sidste møde i implementeringsgruppen. Lone foreslår næste og sidste møde i gruppen den 12/12, hvor der også bliver afholdt MedCom8- afslutning. Lone spørger, om praksisrepræsentanterne har brug for et møde. Ikke umiddelbart. Der er sendt referat ud fra det møde, der blev afholdt med praksis- og teknikrepræsentanter. 5