Projektlederens 10 bud Der kan redde dit liv eller i hvert fald dit næste projekt
Indholdsfortegnelse Indhold Side Forord 3 1. Planlægning er gud 4 2. Afstem forventninger 4 3. Lav en tidsplan 4 4. Vær et skridt foran 5 5. Del kagen op i bidder 6 6. Vær klar med plan B 6 7. Undgå at køre i grøften 7 8. Råb højt, når der er ændringer 7 9. Hold linjen varm 8 10. Tag lige en slapper 9 P.S. 9
Forord Den e-bog du sidder med her, er ment som en hjælp til dig, der gerne vil være en bedre projektleder. Jeg har ud fra min erfaring plukket 10 gode råd ud til dig, som du kan bruge i din hverdag. Du kan bruge rådene, hvis du arbejder som projektleder, men du kan også få fornøjelse af dem, hvis din forretning handler om servicering af kunder af enhver slags. Min baggrund er mange år i reklamebranchen i forskellige større bureauer, og jeg driver nu Projektledelsen, hvor jeg tilbyder workshops, sparring og andet, der kan resultere i bedre projektledelse. Hvis du er mere interesseret i emnet, så kig indenfor på www.projektledelsen.dk hvor jeg blogger om projektledelse, branding og markedsføring. Du kan også finde info om muligheder for workshops of sparring. Jeg er altid meget interesseret i at høre kommentarer fra dig, så klik ind på min side og send mig et par linjer. Rigtig god læsning! Lise Halskov
1. Planlægning er gud Den første gyldne regel for god projektledelse er kort og godt: god planlægning. Enkelt og alligevel så svært! Afstem forventninger, lav budgetter, lav tidsplan, regn frem og tilbage på "hvad nu hvis dit" og "hvad nu hvis dat", så du ikke bliver taget med bukserne nede, hvis noget ikke kører helt efter planen. Sørg for at du her er helt klar i spyttet på, hvad projektet går ud på og hvad målet er. Det er så let at tabe fokus, når bølgerne går højt og flere interessenter hiver og slider i dig. Jo større projekt, jo mere brug er der for grundig planlægning. Det er tid, der er godt givet ud i den sidste ende. En klog mand sagde engang, at held kommer af god planlægning, og det er der mange gange noget om. 2. Afstem forventninger Du får normalt en brief eller forespørgsel fra din kunde i starten af projektet, og det er uanset om der er tale om en reklamekampagne eller en programmeringsopgave eller andet. Den kan man ikke bare håndtere videre i processen - den skal tygges godt og grundigt igennem, så man er sikker på, at man har afstemt forventningerne. Det er for eksempel ret træls at præsentere et jetfly, hvis kunden havde et hyggeligt damplokomotiv i tankerne. Så hvad er det, man skal gøre? Kommunikationsrådgiver Hanne Feldthus, har i BureauBiz beskrevet et debrief møde i reklamebranchen som et dilemma møde, da kunsten ofte er at prioritere sammen med kunden og gøre klart, at man altså ikke kan sige alt til alle i samme kampagne. Så sørg for, at du og din kunde er helt på det rene med, hvad formålet med opgaven er, før du sætter en masse andre i gang. Det er nærmest et dokument, der skal rammes ind og hænges op på væggen, for alt, hvad der sker fremover i projektet skal opfylde det, der står i debriefen. Den kan også hales frem og klaskes i bordet, hvis der pludselig er interessenter, der prøver at snige projektet i en forkert retning, så sørg for, at debriefen bliver din gode ven. 3. Lav en tidsplan Igen lyder det jo næsten banalt, men hvis man skal overleve med fornuften i behold som projektleder, så er det alfa og omega med en gennemtænkt tidsplan. Mange af os er jo tidsoptimister, men den her disciplin går i langt højere grad ud på at være tids-realist! En tidsplan kan laves på mange måder, men for mig har det allervigtigste altid været at regne baglæns. Man har
næsten altid en deadline og en start dato for det, der skal laves, og ofte er der en produktionstid, der ikke kan ruttes ret meget med, og den kan man lige så godt få proppet ind i planen som det første. Derefter går man baglæns og fylder alle de andre dele ud. Det snedige ved tidsplanen, og hvorfor det er så vigtigt at lave den grundigt, er at den tvinger en til at gå alle tænkelige scenarier igennem. Det er her, at man kan hive i den store nødbremse, hvis projektet viser sig at være direkte urealistisk. Mange gange kan der fires lidt hist og pist, men der kan af og til være tale om forventninger fra kundens side, der ikke kan opfyldes. Hvis nu produktionstiden på et element viser sig at være 6 uger, der ikke kan rykkes på nogen måde, så hjælper det jo ikke at have en kunde, der hopper og vil have lavet hele projektet på 4 uger. Det er også vigtigt lige at involvere sine kolleger i tidsplanen, så man ikke har vurderet helt forkert på, hvor meget tid, de skal bruge til hver af deres dele af projektet. Det er langt nemmere at overholde en tidsplan man selv har været med til at vurdere i forhold til en, der er tvunget ned over ørerne på en. Det er også en rigtig god idé at få sendt tidsplanen afsted til de forskellige deltagere i projektet så hurtigt som muligt i projektet. Det er for eksempel surt at have lagt en afgørende godkendelsesdato lige der, hvor kunden viser sig at være 2 uger i Borneo! 4. Vær et skridt foran Vær altid et skridt foran din kunde. Det lyder måske lidt rigeligt stræbsomt, men det er en af de vigtige nøgler til en glad kunde og et mindre stressfuldt arbejdsliv for dig. Din kunde har nemlig flere mål for øje: Projektet skal lykkes, budgettet skal overholdes, og hvis de ender med at se godt ud i organisationen (læs: overfor chefen, kolleger eller andre), så er det en bonus oven i hatten. Mange kunder er ikke super interesserede i at høre hvorfor og hvordan processen fungerer, men de betaler netop dig for at du kan overskue hele processen, styre projektet afsted og - vigtigst af alt - sørge for at målet nås. Derfor er det altafgørende vigtigt, at du er den, der tænker de næste skridt grundigt igennem. Hvis du kan forudse og planlægge hvordan projektet forløber, så ved du i rigtig god tid, hvad der skal på plads, så det hele lykkes. Så du kan i blæret god tid minde din kunde om, når noget skal afleveres fra dem, du kan minde kunden om at huske at cleare noget internt, og du kan i det hele taget fremstå som om, du har alle detaljer under kontrol. Og det mest fantastiske er, at det har du jo også, når du har gjort det her. Fordelen er også, at hvis du er foran, kan du i stor stil sætte dagsordenen, hvilket medfører 1) dit job er 100 gange sjovere og 2) kunden slapper af og føler sig i trygge hænder, 3) du kan slippe for nogle af de mest stressende situationer, hvor du bliver pisket rundt i manegen af dels kunden og dels projektet, der er løbet løbsk. Husk, det er dig der styrer hesten, så længe du holder godt fast i seletøjet.
5. Del kagen op i bidder Åh ja, så er vi kommet til budgettet. Kunden har ventet spændt på det og vil gerne have det så lille som muligt, og du bliver presset af dig selv eller din chef til at lave det så stort som muligt. Men faktum er, at det bare skal være helt rigtigt! Der er ikke så lidt psykologi i, hvordan man præsenterer et beløb for kunden. Mange gange er der flere muligheder, og de fleste kunder kan godt lide at kunne foretage et informeret valg, så her er mit tip til dig: Sørg for at dele dit budget op i klumper af overskuelig størrelse, så din kunde kan se, hvad de får for prisen. I stedet for at få stress over, at kunden vil have det hele til det halve, så anskueliggør hvad hver del koster. Det er i sidste ende kunden, der skal vælge til og fra og ikke dig så sørg for, at de får så mange informationer på så klar en mulig måde om, hvordan de kan vælge. På den måde tager du ansvar for, hvad der kan lade sig gøre, men du luller dem ikke inde i en falsk forestilling om, at de kan få mere end hvad rimeligt er for det budget, de har til rådighed. Der krejles rigtigt meget i øjeblikket under dække af finanskrise, men hvis man altid ender med at sælge for meget til for lav en pris, så ender ens arbejde med at være decideret surt og man ender måske med at måtte lukke biksen. At få et budget godkendt er også et stykke salgsarbejde, så jo renere trav du kører her, jo sjovere bliver det, når du skal lave opgaven. Det kan også være fornuftigt at dele projektet op i flere etaper. Måske kan man lave en del 1, der omfatter de mest nødvendige ting i projektet, og så kan nogle af lækkerierne falde i del 2. 6. Vær klar med plan B Nu er vi nået så langt, at der er briefet, debriefet, afstemt forventninger, lavet budget og tidsplan. Så hvad kan gå galt? Svaret er alting! Åh nej, tænker du nok nu - hvad har hun gang i? Såmænd bare en omgang stressforebyggelse igen. For det er ikke for at være pessimist, men i virkeligheden så kommer selv den mest grundige planlægning nogle gange i modvind p.g.a. ændringer i ens omverden. Og er man igen et par skridt foran, som jeg har været inde på før, så giver det ro i maven. Men hvordan? For eksempel siger vi lige nu, at du står med en opgave, der skal afsted til et trykkeri, og du kan fornemme, at det kommer til at knibe med at få godkendelsen i hus den dag, som du har plottet ind i tidsplanen og efterfølgende aftalt med trykkeriet. Inden det overhovedet bliver et problem, så ringer du og spørger, om du kan få et par dages udsættelse hos trykkeriet. Hvis planen ikke er for stram, og du i øvrigt behandler dine leverandører ordentligt, så kan det rigtig tit lade sig gøre. Nu er du helt cool, for lige meget hvad der sker de næste dage, så har du styr på det. Hvis kunden overholder sin deadline, så fint, hvis ikke, så ved du, hvor meget du har at handle med for at nå deadline. Og som du kan se, så er det lige nu, du bliver rigtig tilfreds med dig selv, hvis du har bygget lidt ekstra sikkerhedsdage ind i din tidsplan. Der er masser af projekter,
der er nødt til at køre ekstra stramt, men selv her kan det være guld at vide, at der kan vrides en ekstra halv dag ud det ene eller andet sted for at nå målet. Det er nemlig ikke helt forkert, når man siger, at held kræver rigtig meget planlægning. 7. Undgå at køre i grøften Den der lille prik ude i horisonten, som du lige kan ane for enden af en lang vej - det er målet for projektet, og den prik skal du holde rigtig godt øje med. Det er sjældent et problem i kortere projekter, hvor der ikke er så lang vej fra start til slut. Er du derimod i gang med et af de større projekter, der strækker sig over lang tid, så sørg for at du med mellemrum lige pejler dig ind på målet. Der sker nemlig det, når vi er i gang med længere processer, at man lærer noget undervejs, nogle gange skifter holdsammensætningen undervejs, der er ændringer i budget, osv. Og hvad sker der så? Tit og ofte kan man se, at hele projektet skrider lidt til den ene eller anden side, hvilket betyder, at det ikke bliver det rigtige mål, man når i slutningen. Og så er vores hjerner så pudsigt konstrueret, at man kan komme ud for, at ingen helt kan huske hvad målet var, og hvorfor det lige var så vigtigt. Her er det jo så, at du, rimeligt blæret skulle jeg mene, med et snuptag kan producere din brief og debrief og lige minde om, at I bevæger jer i en forkert retning. Det kan være en rigtig god idé at holde midtvejsmøder for at sikre jer, at projektet er på sporet, så I kan nå at rette ind, før I kører af banen. For du kan næsten være helt sikker på, at du i sidste ende vil blive målt på, om du har nået det oprindelige mål - også selvom mange andre har forsøgt at køre bilen i grøften undervejs. 8. Råb højt, når der er ændringer Mens man arbejder med at holde snuden i sporet, så kan der nogle gange forekomme mindre ændringer. Det er også fint nok, men der er god grund til at være på dupperne alligevel. Jeg er ikke den store fortaler for at opdatere sin kunde om alverdens bagateller, men hvis en lille ændring alligevel betyder ændringer i slutresultatet, som jeg var inde på i råd nummer 7, så sørg for himlens skyld for at få det frem i lyset lige med det samme, mens der netop er tale om en lille ændring. Det skal ikke gøres til at en stor sag, men sørg for din egen skyld for, at du på skrift lige får orienteret din kunde om, at noget er lavet lidt om. For det første ved du ikke altid, hvad der foregår på kundesiden, så derfor kan din ændring være en større sag end du tror, og for det andet, så er det i den grad bare uaktuelt at finde ud af for sent, at den der lille bitte ændring faktisk betød
en hele masse.jeg kan give dig et eksempel. Nu siger vi, at du skal levere en bil til din kunde. I starten af projektet siger kunden, at det er lige meget om bilen er rød eller blå, men I ender så med at blive enige om, at den blå er mest praktisk. Som leveringstiden nærmer sig, viser det sig, at du får svært ved at levere den blå til tiden, så du tænker, skidt, så får kunden den da bare i rød. Nu kunne det jo så være, at kunden i mellemtiden har besluttet sig for, at den blå farve, I havde bestemt, skal være den gennemgående temafarve i hele indretningen af firmaet, og venter derfor med længsel på den blå bil, du har lovet at levere. Kan du se balladen? Hvis nu du med det samme orienterer kunden om problemet med de to farver, så kan I måske finde en fælles løsning, men hvis du ikke siger noget, så kan man allerede forestille sig en samtale, man ikke har lyst til at have med sin kunde. 9. Hold linjen varm Det gælder om at finde et fornuftigt niveau for, hvor tit du holder din kunde opdateret, uden at det går hen og bliver irriterende. Måske har I allerede en aftalt opdateringsproces med ugentlige statusmøder, men hvis ikke I har det, så er det en rigtig god ide at tænke over, hvor tit og hvordan, du opdaterer. Det du i hvert fald helst vil undgå, det er at din kunde begynder at ringe og rykke dig for opdateringer, for selv hvis du har styr på det, så kan det efterlade din kunde med det indtryk, at det ikke er alle detaljer, der er helt styr på. Den vigtigste grundsten til et godt kundeforhold, er at din kunde hele tiden skal føle sig 100 % tryg ved, at projektlederen har styr på det hele. Bliver der rokket ved den følelse af sikkerhed, så ryster hele fundamentet, og så er resten af projektet og måske det fremtidige samarbejde, op af bakke. Så derfor er det en rigtig god ide med jævne mellemrum at informere om status på projektet. Måske kan det kombineres med mindre, afklarende spørgsmål, der dukker op, så det er noget I klarer på telefonen, eller måske kan det håndteres med en enkel mail. Det er også værd at huske på, at den jævne kontakt, hvor der er lidt tid til at spørge ind til, hvordan det går hos kunden, måske kan hjælpe dig med at identificere nye forretningsmuligheder hos din kunde. Mersalg til eksisterende kunder er mange gange nemmere end processen med at skaffe nye kunder, for her er du jo allerede inde i varmen.
10. Tag lige en slapper Det lyder måske negativt, når man siger det i et lidt brysk tonefald, men det er faktisk ment helt bogstaveligt. Og ja, det er super modstridende, når jeg lige har prædiket i de foregående råd om at være på dupperne og på forkant og tjekket hele vejen igennem. Men faktum er, at det er stressens højborg du arbejder i som projektleder - og det vil jeg påstå det er, uanset om du er ansat i reklamebranchen, i det offentlige, som ingeniør, eller hvis du har dit eget firma. For hvem er det, der får balladen, hvis noget kikser, selvom det ikke er din skyld? Og hvem er det, de alle ringer til, når noget er glippet, eller når nogen har glemt en deadline eller ikke kan nå den? Og hvem skal ringe og viderebringe de dårlige nyheder til kunden? Yes, rigtigt gættet - det er dig! Så derfor er det utroligt vigtigt, at du lærer dig selv at slippe arbejdet, når du har fri. Det kan være en svær øvelse, men den er værd at lære sig, før du ender som en adrenalinjunkie. Der er skrevet mange bøger om emnet og enhver har sin egen måde at koble af på. For nogle er det sport, andre er det selvforkælelse, meditation eller andet, men forsøg dig frem med, hvad der virker for dig. Jeg har en god veninde, som plejede at arbejde med produktion i reklamebranchen. Hendes taktik, når lokummet brændte, var at spørge: Er der nogen døde? Er der nogen sårede? Nej, nå men så klarer vi den. Mit mantra har altid været, at det jo blot er arbejde - ikke liv og død, selvom det af og til godt kan føles sådan. Og hvis du ender som et stresset vrag, så kommer der desværre ikke en glad arbejdsgiver og giver dig en medalje. Så prøv meget bevidst at arbejde med, hvad din metode skal være. P.S. Jeg håber mine forskellige råd har været nyttige for dig. Hvis du står i en situation, hvor du har brug for konkrete redskaber og mere viden indenfor de her områder, så kan jeg anbefale dig at holde dig orienteret på min hjemmeside www.projektledelsen.dk. Er du interesseret i at lære mere om projektledelse, så kan du nu købe min E-bog Arbejd mere effektivt en E-bog om projektledelse i praksis. Der er tale om helt konkrete tips, der i længden vil spare dig tid og dermed penge, så du kan koncentrere dig om din forretning og ikke bruge mere tid end højst nødvendigt på processer.