KRAVSPECIFIKATION INDKØBSORDNING TIL VISITEREDE BORGERE I GENTOFTE KOMMUNE September 2009 Side 1 af 10
Indholdsfortegnelse 1. KRAVSPECIFIKATIONER TIL INDKØBSORDNINGEN...3 1.1 Målsætning... 3 1.2 Bestilling af varer og aftale om leveringstidspunkt.... 3 1.3 Til- og framelding... 3 1.4 Akut indkøb.... 4 1.5 Levering... 4 1.6 Mærkning... 4 1.7 Emballage som varerne leveres i... 4 1.8 Kvalitetskrav... 4 1.9 Køretøjer m.v... 4 1.10 Chauffører... 5 1.11 Kommunikation med kommunen.... 5 1.12 Statistik... 5 1.13 Fakturering og Gentofte Kommunes betaling.... 5 1.14 Klager.... 6 1.15 Beskyttelse på arbejdspladsen... 6 2. BILAG...7 2.1. Ydelsesbeskrivelse for indkøbsordning ved privat leverandør... 7 Side 2 af 10
1. Kravspecifikationer til indkøbsordningen. 1.1 Målsætning. Gentofte kommune ønsker med dette udbud at etablere en indkøbsordning efter Fritvalgsmodellen jf. Lov og Social Service og med valg af en hovedleverandør at sikre kommunens borgere, som er visiteret til indkøbsordning, en forsyning af almindelige dagligvarer. Det er kommunens kvalitetsmål, at brugeren kan få indkøbt og leveret friske varer, som har en lang holdbarhed. Leverandøren (både hovedleverandøren og underleverandører), skal sørge for, at brugeren af ordningen altid har en opdateret og brugervenlig oversigt over de varer, som kan bestilles. Leverandøren skal overholde de leveringsaftaler, der indgås mellem leverandør og bruger. 1.2 Bestilling af varer og aftale om leveringstidspunkt. [K1] [K2] Leverandøren må alene udbringe varer til borgere i Gentofte Kommune, som er visiteret i henhold til godkendelse og tilmelding foretaget af Gentofte Kommune, Social- og Sundhed. Brugere, der er visiteret til indkøbsordningen, bestiller selv indkøb via leverandøren. [K3] Bruger skal kunne foretage sin bestilling telefonisk på hverdage i tidsrummet 8-15. [K4] [K5] [K6] Bruger skal kunne bestille varer telefonisk. Leverandøren kan supplere bestillingsmåden med at tilbyde f.eks. bestilling via Internettet. Leverandøren skal oplyse bruger om leveringstidspunktet så præcist som muligt. Leverandøren må ikke aflyse en forventet levering. Leverandøren skal kontakte bruger såfremt, der leveres tidligere eller senere end det aftalte tidspunkt. Såfremt bruger ønsker at ændre på leveringsdatoen, har bruger ret hertil såfremt dette sker over for leverandøren inden kl. 12.00 dagen inden. 1.3 Til- og framelding. [K7] [K8] Når en bruger er visiteret til indkøbsordningen, sender kommunen leverandøren en meddelelse. Indkøb skal kunne påbegyndes inden for 1 uge efter, at leverandøren har modtaget tilmelding fra kommunen. Leverandøren skal sørge for at brugeren inden for 1 uge efter, at leverandøren har modtaget tilmelding fra kommunen, får skriftlig besked om, hvordan bestilling afgives fra brugeren til leverandøren. Gentofte Kommune kontakter leverandøren såfremt en bruger skal afmeldes indkøbsordningen. Side 3 af 10
1.4 Akut indkøb. [K9] Leverandøren skal foretage akut indkøb efter henvendelse fra Visitationen, eksempelvis i forbindelse med hospitalsudskrivelse. Leverandøren skal herefter i samarbejde med den pågældende borger aftale hvilke varer, der skal indkøbes. Kontaktes leverandøren inden kl. 13, skal varerne leveres samme dag inden kl. 18. Ved henvendelse fra Visitationen senere end kl. 13 leveres varerne næste hverdag. [K10] Det skal fremgå tydeligt af leverandørens faktura til Gentofte Kommune, om der er foretaget akut indkøb. [K11] Borgeren skal med akut indkøbet være i stand til at klare sig frem til næste planlagte levering. 1.5 Levering. [K12] Leverandøren har pligt til at levere køle- samt frostvarer i deres oprindelige tilstand, dvs. i kølet samt frossen tilstand. [K13] Leverandøren har pligt til at levere varerne indenfor en aftalt tidsramme som ikke må overstige 3 timer. [K14] Leverandøren har pligt til at levere varerne i ubrudt og ren emballage. 1.6 Mærkning. [K15] Alle varer skal være mærkede med sidste holdbarhedsdato. De leverede varer skal have en så lang holdbarhed som muligt. 1.7 Emballage som varerne leveres i. [K16] Emballagen skal være hygiejnisk forsvarlig. 1.8 Kvalitetskrav. [K17] Kommunens kvalitetskrav for indkøb er nærmere beskrevet i Ydelsesbeskrivelsen, som også er vedlagt nærværende kontrakt. 1.9 Køretøjer m.v. [K18] Transporten skal foregå i lukkede biler, der til enhver tid minimum skal opfylde danske lovgivningskrav til renlighed og hygiejne under hensyntagen til de transporterede produkters beskaffenhed. Side 4 af 10
1.10 Chauffører. [K19] De chauffører, som leverandøren ønsker at benytte i forbindelse med udbringningen, skal bære synligt ID-kort eller andet skilt, der på tydelig og let genkendelig måde for brugerne sikrer, at de ved, hvem de står overfor. [K20] Chaufførerne skal være i stand til at tale og forstå dansk. [K21] Chaufførerne skal udvise forståelse og fleksibilitet over for brugerne. [K22] Leverandøren skal tilstræbe, at distributionen sker med faste chauffører med mindst mulig udskiftning. [K23] Chaufførerne skal være ædruelige og have en venlig og høflig optræden. [K24] Chaufførerne skal være velsoignerede og benytte en passende arbejdsbeklædning. 1.11 Kommunikation med kommunen. [K25] Såfremt leverandøren ved levering observerer, at brugeren er svækket eller på anden måde reagerer anderledes end vanligt, har leverandøren pligt til at meddele dette til Visitationen på tlf.: 3998 0583. Dette gælder også i tilfælde, hvor brugeren ikke åbner døren ved aftalt levering, ikke svare på en telefonisk henvendelse eller ikke bestiller varer i en længere periode. [K26] Er det ikke muligt at komme i kontakt med brugeren ved aftalt levering, tages varerne retur, og Visitationen kontaktes. Uden for afdelingens åbningstid (8 16) kontaktes Vagtcentralen på tlf.: 3998 0583. Brugeren hæfter for de indkøbte varer. [K27] Gentofte Kommune ønsker et løbende og konstruktivt samarbejde med leverandøren og vil derfor som minimum afholde et årligt møde med leverandøren. Leverandøren har pligt til at deltage i dette samt evt. andre møder, som kommunen måtte indkalde til. 1.12 Statistik. [K28] Leverandøren skal på foranledning af Gentofte Kommune fremsende statistik, som dokumenterer anvendelsen af indkøbsordningen. Udformningen af statistikken aftales med Gentofte Kommune. 1.13 Fakturering og Gentofte Kommunes betaling. [K29] Leverandøren er forpligtet til at oprette en Nemkonto, jf. lov om offentlige betalinger. Kommunen anvender denne konto til betaling af leverandørens tilgodehavender. Leverandøren skal månedligt fremsende e-faktura til Gentofte Kommune, Pleje & Sundhed, Økonomi & Kvalitet (EAN nr.: 579 800 866 9101). Derudover skal leverandøren fremsende bilag til afdelingens offentlige postkasse (plejeogsundhed@gentofte.dk) i form af et regneark (Excel), som indeholder oplysninger om brugerne og leveringerne for den konkrete fakturerede måned. Da Side 5 af 10
mailen kan indeholde personfølsomme oplysninger, skal den sendes som sikker e- mail. Det skal tydeligt fremgå heraf, at det vedrører indkøbsordningen. 1.14 Klager. [K30] Leverandøren skal registrere alle henvendelser, skriftlige såvel som mundtlige, fra brugere vedr. klager i forbindelse med indkøbsordningen. [K31] Leverandøren indberetter alle sådanne klager til Pleje & Sundhed, såfremt der anmodes herom. Såfremt Gentofte Kommune går ind i en given klagesag, vil der blive indhentet udtalelse hos parterne med henblik på fuld oplysning af sagen. Leverandøren oplyses om afgørelsen. Har kommunen givet brugeren ret i klagen, skal leverandøren straks bringe forholdene i orden. 1.15 Beskyttelse på arbejdspladsen. [K32] Tilbudsgiver skal have taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres. Side 6 af 10
2. Bilag 2.1. Ydelsesbeskrivelse for indkøbsordning ved privat leverandør. Lovhjemmel Lov om Social Service 83 Formål At sikre brugeren forsyninger af almindelige dagligvarer. Kvalitetsmål Hvem bevilger? Tildelingskriterier ved visitation At bestilling og indkøb tager udgangspunkt i brugers behov og ønsker At de indkøbte varer er friske, og har så lang holdbarhed som muligt At yde hjælp efter hjælp-til-selvhjælp princippet Visitationen i Pleje & Sundhed. Indkøb ved indkøbsordning tildeles brugere, som grundet varigt nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke selv kan udføre disse opgaver helt eller delvist. I tvivlstilfælde vil egen læge eller anden ekspert kunne inddrages efter forudgående samtykke fra ansøgeren. Indkøb ved indkøbsordning tilbydes ikke brugere, som modtager midlertidig hjemmehjælp. Brugere, der modtager midlertidig hjemmehjælp, vil få foretaget indkøb af hjemmehjælper. Der er to grupper af modtagerne af hjælp til indkøb ved indkøbsordning: Gruppe 1: Kan modtage varer fra leverandøren og sætte varerne på plads. Gruppe 2: Kan modtage varer fra leverandøren, men kan ikke sætte varerne på plads samt åbne svær emballage. Dette skal de have hjælp til af leverandøren. For brugerne i begge grupper gælder det, at de skal være i stand til at: Overskue beholdningen af dagligvarer og disses holdbarhed Afgive en bestilling hos en leverandør Åbne døren for leverandøren og modtage varer Administrere værdikuponerne Afregne egenbetaling for varerne med leverandøren Afgrænsning Hvis der i husstanden er en rask ægtefælle eller samboende voksen, tildeles der ikke hjælp til indkøb. Børn forventes at udføre praktiske opgaver, svarende til det man normalt Side 7 af 10
Omfang og opgaveløsning forventer af hjemmeboende børn i tilsvarende aldersgruppe. Ydelsen omfatter ikke ærinder i bank, posthus og på apotek. Hjælp til indkøb gennem indkøbsordning omfatter levering af dagligvarer på en fast ugedag inden for et fast tidsinterval. Der vil ikke kunne ydes hjælp til bestilling, modtagelse samt afregning for varer. 1. Iværksættelse af ydelsen Når en borger vurderes egnet til indkøbsordning, orienterer Visitationen den valgte leverandør. Leverandøren har herefter mulighed for at sende et evt. varekatalog samt beskrivelse over bestillings-, leverings- og betalingsvilkår til brugeren 2. Bestilling Leverandøren fastsætter de timeintervaller og ugedage, hvor brugeren kan meddele sin bestilling. Dette skal kunne foregå i dagtimerne (kl. 8-15). Ved bestilling aftaler leverandør og bruger et tidsrum for leveringen. Bestillingen skal som minimum kunne ske telefonisk med personlig betjening. Leverandøren kan vælge supplerende bestillingsmåder såsom fax, e-mail og internet. Brugeren kan bestille varer én gang om ugen. 3. Levering Leverandøren skal kunne levere de bestilte varer indenfor det aftalte tidsrum (kl. 8 18) til brugerens bopæl, defineret som brugerens hoveddør. Varerne skal fysisk overdrages til brugeren. Varerne må således ikke efterlades i opgang eller andre steder uden for brugerens bolig, medmindre Leverandøren har lavet en aftale herom med brugeren Hvis leverandøren ved aftalt levering ikke kan komme i kontakt med brugeren, tages varerne med retur og brugeren forsøges kontaktet senere samme dag. Er det forsat ikke muligt at få kontakt, skal leverandøren give Visitationen besked herom. Leveringsdage og helligdage: Som udgangspunkt skal Leverandøren kunne levere varer på alle hverdage. Ved helligdag/dage skal leverandøren sikre, at der i ugen, hvor helligdagen/dagene er placeret, foretages indkøb op til helligdagen/dagene, således at brugeren har mad og drikkevarer i huset. Leverandøren kan også tilbyde brugeren at levere i weekend eller på helligdage. Forsinkelser og aflysninger: Leverandøren må ikke aflyse planlagte leveringer. Såfremt brugeren ønsker at aflyse en aftalt levering, skal brugeren kontakte leverandøren telefonisk senest dagen før inden kl. 12 med forslag om en ny dato. Hvis leverandøren kommer mere end en time før eller efter det på forhånd aftalte tidspunkt, skal brugeren have telefonisk besked herom. Side 8 af 10
Samtidig skal der aftales et nyt tidspunkt for levering. 4. Betaling Betaling for udbringning af varer: Udbringningen er gratis for modtagere af varig hjælp. Bruger afregner med leverandøren for de bestilte varer. Afregningen er udelukkende et anliggende mellem leverandøren og brugeren. Leverandøren fakturerer kommunen månedligt for indkøbsydelsen. Faktureringsgrundlaget er et Excel regneark over visiterede brugere i ordningen med markering af antallet af leveringer i den pågældende faktureringsmåned. Betaling for vareindkøbet: Brugerens betaling for selve varerne kan ske månedligt via Betalings Service, netbank eller anden form, der aftales mellem bruger og leverandør. Såfremt leverandøren kun tilbyder betaling via betalingsservice, skal leverandøren ved modtagelse af ny bruger udlevere bruger en kort, skriftlig vejledning i, hvorledes bruger tilmelder sig betalingsservice. Kommunen hæfter ikke for eventuelle økonomiske udeståender mellem en bruger og dennes leverandør. Særlige forhold Private leverandører godkendes efter hovedleverandørmodellen, hvor den leverandør, som bedst lever op til kommunens pris- og kvalitetskrav, bliver hovedleverandør. Derudover kan der godkendes yderligere leverandører. Den private leverandør har ved indgåelse af kontrakt med kommunen pligt til at kunne foretage indkøb og udbringning til samtlige brugere i hele kommunen. Såfremt der godkendes flere leverandører til indkøbsordning har brugeren mulighed for at skifte til anden leverandør med en måneds varsel. Skiftet foregår ved henvendelse til Visitationen. Klageadgang Hvis indkøbsordningen ikke fungerer tilfredsstillende, bør brugeren i første omgang kontakte leverandøren. Det kan for eksempel være, hvis varerne ikke er i ordentlig tilstand, eller hvis leverandøren ikke leverer varerne i det aftalte tidsrum. Brugeren skal kunne komme i telefonisk kontakt med leverandøren alle hverdage i tidsrummet 8-16. Hvis ordningen fortsat ikke opleves tilfredsstillende kan Visitationen kontaktes, eller der kan klages til Klagerådet i Gentofte Kommune. Klagerådet kan udtale eventuel kritik og komme med indstillinger eller forslag til Social & Sundhed og Kommunalbestyrelse, men har ikke Side 9 af 10
kompetence til at omstøde eller træffe afgørelser. Rådet drøfter og vurderer sagen og giver sin indstilling til Social & Sundhed, hvorefter denne giver klageren besked om kommunens afgørelse og mulighederne for at klage til det sociale nævn. Revideret Dato og år Godkendt af Socialudvalget Dato og år Side 10 af 10