Afdeling: IT-afdelingen Udarbejdet af: Jan Topp Rasmussen / Karsten Baunsgaard Jensen Journal nr.: E-mail: Jan.topp@ouh.regionsyddanmark.dk Dato: 14. april 2009 Telefon: 3053 4347 Notat Microsoft Outlook og Exchange - Skift af e-postsystem fra Groupwise til Microsoft Outlook Indledning Dette notat er et oplæg til Servicecentrets ledelse vedrørende finansiering af overgangen fra Groupwise til Microsoft Outlook som e-postsystem på OUH. Beregningerne i notatet er foretaget på baggrund af de oplysninger, der er kendte d.d. IT-afdelingen skal bruge SRC s (Servicecentrets) udmelding omkring den samlede finansiering af projektet til brug ved eventuel fremlæggelse for Direktionen. Som led i regionsdannelsen blev en række standardiserings scenarier besluttet, herunder eksempelvis opsætning af standard-pc, netværksopsætning m.v. Imidlertid blev der er ikke aftalt konkret finansiering af disse standardiseringsbeslutninger. Det skal bemærkes, at beslutningen om at benytte Microsoft Outlook som standard e-postsystem blev taget allerede inden regionsdannelsen, men der foreligger heller ikke en samlet regional finansiering af nærværende Microsoft Outlook projekt. Dette notat giver IT-afdelingens anbefaling til Microsoft Outlook projektet samt en beskrivelse af forskellige scenarier for indkøb og vedligehold af licenser i forbindelse med Microsoft Outlook, hvoraf en af de største udgifter er forbundet med serversoftware. Notatet indeholder ligeledes et estimat over projekt- og driftsudgifter samt en sammenligning af prisen for en opgradering af det nuværende Groupwise/Novell e- postsystem med udgiften til Outlook/Exchange projektet. Side 1/ 11
Indholdsfortegnelse Anbefaling... 3 Baggrund... 4 Tidsplan... 5 Software og licenser... 5 Klientsoftware... 5 Serversoftware... 6 Licensscenarier - serversoftware... 6 Projektudgifter til Outlook/Exchange projektet... 9 Novell opgradering (version 6.5 til 8.0)... 10 Psykiatriske og andre ikke-ouh afdelinger... 11 Side 2/ 11
Anbefaling IT-afdelingen anbefaler, at OUH køber licenser, som standardiserer OUH med Region Syddanmark (Herefter benævnt RSD) på området for e-postsystemer. Det giver bl.a. en række fordele vedrørende kommunikation og arbejdsgange på tværs i regionen, herunder også en række drifts- og supportmæssige fordele som standardisering af infrastrukturen for e-postsystemerne vil afstedkomme. Det anbefales at tilkøbe det nødvendige software med tilhørende licenser som en CoreCal løsning på en Enterprice aftale (EA) med Software Assurance (SA), idet denne løsning på sigt vil være både bedst og billigst. Investeringen i Outlook/Exchange som e-postsystem giver på kort sigt en oplagt mulighed for at anvende Microsofts produktportefølje som central kommunikationsplatform på tværs af de enkelte enheder i Regionen. På sigt opnås mulighed for at arbejde strategisk med Unified Communication, og dermed en mere brugervenlig og integreret løsning af kommunikationsprodukter. Hvis Outlook/Exchange implementeres i 2009 vil OUH få en forventet besparelse på ca. 1,0 mio. kr. ved ikke at skulle opdatere de nuværende GroupWise servere. Den eksisterende Groupwise/Novell installation er generelt forældet og som følge heraf er der fra leverandørens side begrænset mulighed for support. En opgradering af den eksisterende Novell installation vil være nødvendig indenfor den nærmeste fremtid. I dag betales vedligeholdelsesomkostningerne på den software, hvor der er tilkøbt SA (Software Assurance), af de centrale IT-budgetter på både OUH og Svendborg Sygehus. Hvis vedligeholdelsesomkostningerne fortsat skal ligge i IT-afdelingen, anbefales det at der følger budget med hertil. Tabel 1. Årlige udgifter til Microsoft Outlook. Tkr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Projektudgifter 1 1.883 0 0 0 0 0 0 Driftsudgifter 2 1.000 0 0 0 0 0 Licenser - anskaffelse 3 1.102 1.102 1.102 0 0 0 Licenser - vedligehold 4 1.713 1.713 1.713 1.713 1.713 1.713 I alt 1.883 3.815 2.815 2.815 1.713 1.713 1.713 IT-afdelingen/ServiceCentret anbefaler, at udgifterne finansieres efter følgende model: 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Informatikpuljen 1.883 0 0 0 0 0 0 Forvaltningsbudgettet for IT 5 1.102 1.102 1.102 0 0 0 Centralt finansieringsbehov 2.713 1.713 1.713 1.713 1.713 1.713 I alt 1.883 3.815 2.815 2.815 1.713 1.713 1.713 Fremadrettet skal anskaffelsesprisen, på den software der vælges, betales af den enkelte afdeling, på samme vis som der i dag købes en standardsoftwarepakke til hver ny indkøbt computer. 1 Reference til specificering af projektudgifter henvises til tabel 5 side 9 2 Der forventes at være et ekstra ressourcebehov i drift- og supportsektionen, indtil Novell/Groupwise er udfaset samt AD (Active Directory) projektet afsluttet. 3 Se tabel 2, side 7 4 Licensvedligeholdelsen er en årligt tilbagevendende udgift, der sikrer at OUH altid har lov til at opgradere til den nyeste software på området, uden yderligere anskaffelsesudgifter. 5 Afskrivningsperioden på licensanskaffelsen antages at være 3 år Side 3/ 11
Baggrund Efter den regionale beslutning om at skifte til Microsoft Outlook, har RSD ikke ønsket at bruge ressourcer på at vedligeholde software og hardware som understøtter GroupWise løsningen. OUH benytter pt. en gammel GroupWise version (version 6.5), som afstedkommer en række uhensigtsmæssigheder, herunder blandt andet at der er få konsulenter i Danmark, som kan tilkaldes i tilfælde af problemer med det eksisterende serversetup og tilhørende version af GroupWise som OUH bruger. Der er flere grund til at skifte til Microsoft Outlook. For det første er det en forudsætning for nemt at kunne journalisere e-post i Acadre (Regionens ESDH/journalsystem). Endvidere bliver det muligt at se e- postadresser/kontaktpersoner på tværs af de regionale enheder samt fælles kalender information, hvor det efterfølgende vil være muligt at booke møde med alle som har en Microsoft Outlook e-postkonto. For at kunne benytte Microsoft Outlook e-postsystemet er det ligeledes nødvendigt med adgang til de Exchange servere som afvikler e-postsystemet. Det er udgiften til Exchange, som udgør den største post i det forestående skift fra GroupWise til Outlook. Det er muligt at tilgå Exchange både via web-adgang (Outlook Web Access) samt via en Microsoft Outlookklient, som er en del af Microsoft Office-pakken. Implementeringen af Outlook/Exchange på OUHs computere er et omfattende projekt, som kræver ny software på især serverniveau. Notatet beskriver forskellige muligheder for at købe Exchange serverlicenser samt anskaffelse og finansiering af Outlook-klienten på PC er. Der er i notatet ikke medtaget udgifter til datamigrering, idet projektgruppen som del af det forberedende analysearbejde anbefaler at udelade datamigrering. (Se bilag 3 - Overvejelser vedr. Big Bang v1.2). I forlængelse af overgangen fra Groupwise til Microsoft Outlook, skal det bemærkes, at selv om GroupWise serverne lukkes ned, skal OUH fortsætte med at benytte Novell/E-dir indtil det fælle AD projekt (Active Directory) er gennemført på OUH. Det fælles AD projekt styres af RSD og er planlagt til at starte på OUH i 1. kvartal 2010 og forventes afsluttet med udgangen af 2010. Side 4/ 11
Tidsplan En konkret tidsplan for Microsoft Outlook projektet vil blive kvalificeret i projektgruppen, hvis det bliver besluttet at finde økonomiske midler til projektet. Der foreligger pt. en foreløbig tidsplan, hvor det forventes at udføre migreringen af brugere fra Groupwise til Microsoft Outlook ultimo 2009/primo 2010. Denne tidshorisont forudsætter, at finansieringen falder på plads meget hurtigt, så projektet kan igangsættes med relevante ressourcepersoner fra både OUH og RSD samt eksterne konsulenter. Software og licenser I dette afsnit beskrives en række forhold omkring køb af software og licenser i relation til Microsoft Outlook projektet. Klientsoftware Serversoftware Licensscenarier - serversoftware En væsentlig beslutning i relation til køb af licenser er hvorvidt disse skal erhverves pr. bruger eller pr. arbejdsstation. Gældende for OUH er, at der er væsentlig færre arbejdsstationer end brugere. Eftersom prisen pr. licens i dette tilfælde er den samme uanset hvilket princip der vælges, anbefales det at OUH licenseres pr. arbejdsstation. Endvidere bør det overvejes, hvorvidt OUH ønsker at købe licenser med eller uden Software Assurance 10 (SA), idet denne udgør en årlig udgift på 25 % af licensens anskaffelsespris. Pr. 25. februar 2009 havde OUH Odense Universitetshospital og Svendborg Sygehus 6.686 computere. Dertil kommer en forventning om, at der i 2009 indkøbes yderligere 750 computere i EPJ-projektet. Dvs. i alt 7436 computere. Det forventes at psykiatrien og andre ikke-ouh afdelinger ikke skal finansieres af OUH, og dermed nærværende Outlook projekt. Notatets beregninger tager derfor udgangspunkt i et samlet antal PC er på 6.681. Det skal i denne sammenhæng bemærkes, at der er væsentlig forskel på hvordan henholdsvis OUH og SHF har været licenseret tidligere. På OUH har man hovedsageligt købt licenser uden SA, mens det modsatte gør sig gældende for SHF. Det betyder at udgifterne til opgradering af tidligere SHF-computere er væsentligt billigere end OUH-computere. Dertil kommer at SHF er over-licenseret, hvilket OUH som helhed drager nytte af. Klientsoftware Microsoft Outlook er det nye e-postklientprogram, som brugere på OUH kan benytte for at tilgå deres Exchange-postkasse. Microsoft Outlook er den software, som skal ligge på den enkelte computer, hvis ikke web-adgang (Outlook Web Access) vurderes at være tilstrækkelig for den enkelte bruger. Alle computere der har en Microsoft Office-pakke installeret har også e-postprogrammet Microsoft Outlook. OUH ejer pt. licenser til 7.528 Office-pakker i forskellige versioner. Med andre ord betyder det at alle PC er kan få installeret Microsoft Outlook uden merudgifter for OUH. IT-afdelingen anbefaler, at de resterende Microsoft Office-pakker som OUH pt. ligger inde med, sælges til klinikken på samme vilkår som normalt og indtægten herfra kan være med til at finansiere en del af de øvrige udgifter i Outlook projektet. 10 SA (Software Assurance) gør det muligt altid at benytte den nyeste version af softwaren uden merpris. Side 5/ 11
Serversoftware Serversoftwaren gør det muligt for brugerne at tilgå og bruge deres e-post konto på Exchangeserveren. Der er tale om fire forskellige serversoftwareprodukter. Disse kan enten købes enkeltvis eller i en samlet pakke. De fire produkter er kort beskrevet nedenfor: 1. Windows Server Cal 11 : Denne software bruger alle computere på OUH allerede i dag og ITafdelingen indkøber aktuelt 1.920 licenser for at gøre OUH compliant. Eftersom disse licenser skulle erhverves under alle omstændigheder indgår anskaffelsesprisen ikke i finansieringen af Outlook-projektet. Da OUH er compliant på Windows Server Cal vil CoreCal-pakken være billigere at anskaffe. 2. Windows Exchange Cal: Den software som er grundlæggende for at kunne få adgang til e- postkassen på Exchange-serveren. 3. Windows SMS Cal: Dette softwareprodukt skal benyttes bl.a. ifm. AD-projektet, hvor NAL pakker erstattes med Microsoft pakker. Tidsplanen for AD-projektet er foreløbig, men det forventes at projektet påbegyndes i første halvdel af 2010 og herefter afsluttes ultimo 2010. 4. Windows SharePoint Cal: SharePoint er Microsofts grundlæggende platform for portalløsninger. SharePoint vil kunne anvendes som platform for Intranettet og samtidig øge fleksibiliteten i videndelingen på tværs af de enkelte enheder i Region Syddanmark. Licensscenarier - serversoftware Grundlæggende kan serverlicenserne erhverves som enten Enterprice Agreement (EA) eller som en Selectaftale. EA kan betragtes som en all inklusive pakke Selectaftalen kan betragtes som køb af licenser efterhånden som der er behov for det. IT-afdelingen anbefaler licensscenarie 1, hvor man køber CoreCal på en 3-årig EA med SA. Fordelen ved scenarie 1, hvor hele CoreCal-pakken købes med vedligehold (SA), er, at den er nem at administrere samtidig med at OUH altid vil have ret til den nyeste software på alle fire selvstændige CALprodukter som beskrevet ovenfor. Yderligere vil køb af CoreCal på en 3 årig EA aftale med SA samlet set være den billigste. Omtalte serversoftware kan købes på forskellige betingelser, hvoraf 3 scenarier er skitseret nedenfor som: Licensscenarie 1: 3-årig EA (Enterprice Agreement) med SA (Software Assurance) Licensscenarie 2: Selectaftale, licenser eksklusiv SA. Licensscenarie 3: Selectaftale, licenser inklusiv SA. Licensscenarie 1: 3-årig EA med SA Det første scenarie beskriver udgiften ved køb af en såkaldt 3-årig Enterprise Agreement (EA) med Software Assurance (SA). En EA gør det modsat muligt kun at optælle software én gang årligt og derefter gøre sig compliant imodsætning til Selectaftalen, hvor man løbende skal gøre sig compliant. Man er dermed mindre udsat overfor uventede audits, hvis der vælges EA. Med en EA aftale inklusiv SA er OUH forberedt på at overgå til Exchange, som er den grundlæggende serversoftware til at understøtte Microsoft Outlook e-postsystemet. Endvidere er man forberedt til det 11 CAL (Client Access License). Nødvendigt for at klienten kan tilgå Exchange serverne Side 6/ 11
fælles RSD-AD, som kræver SMS Cal. Også portal og kommunikationssoftwaren til Microsoft SharePoint vil være en del af den samlede pakke, som hedder CoreCal. Udgifterne kan opdeles i etableringsomkostninger og driftsomkostninger. Vedrørende serverlicenserne illustrerer de grønne rækker anskaffelsesomkostninger (køb af licenser), mens de gule rækker illustrerer vedligeholdelsesomkostninger. Tabel 2 beskriver de årlige udgifter til CoreCal. Idet OUH/SHF allerede ejer 2.067 CoreCal licenser fra SHF, skal der kun betales SA for disse. Tabel 2. CoreCal på 3-årig EA med SA. Tkr. Produkt 2010 2011 2012 2013 2014 2015 I alt CoreCal - Anskaffelse 1.102 1.102 1.102 0 0 0 3.307 CoreCal - Vedligehold 1.713 1.713 1.713 1.713 1.713 1.713 10.281 I alt 2.815 2.815 2.815 1.713 1.713 1.713 13.587 Licensscenarie 2: Selectaftale, eksklusiv SA Ved en Selectaftale køber man kun det enkelte serversoftwareprodukt, man har brug for på et givet tidspunkt. Dvs. at OUH ikke køber hele CoreCal-pakken, men i første omgang kun den software, som er nødvendig for at afvikle Microsoft Outlook Exchange og fælles RSD-AD. Ved køb af Selectaftale uden SA skal OUH give fuld pris for programmet igen, hvis man skal opgradere til en nyere version. En typisk tidshorisont for et softwareprogram er normalt 2-3 år. Erfaringer har vist, at det kan blive meget dyrt ikke at have SA på serversoftware - netværksservere, Exchange servere, servere til applikationer og databaser som Cosmic, RIS/PACS, m.m. - da man ofte ønsker at benytte den nyeste udgave af softwaren. Eksempelvis fordi en gammel udgave ikke længere supporteres af leverandøren, og andre gange fordi man ønsker at kunne benytte nye funktioner. Til gengæld viser erfaringer at det er mindre vigtigt, at alle har den nyeste udgave af de programmer som skal installeres på de enkeltes PC, f.eks. Microsoft Officepakken. Udgiften til Windows Server Cal fremgår i tabellen for at illustrere, at der også vil være omkostninger forbundet med opgradering til nye versioner af denne software. Men det er software som benyttes uanset om der bruges Groupwise eller Microsoft Outlook. Tabel 3 viser omkostningerne for en Selectaftale uden SA, med 2 påkrævede opgraderinger inden 2015. Tabel 3. Selectaftale. Tkr. Produkt 2010 2011 2012 2013 2014 2015 I alt Exchange Cal - Anskaffelse 1.624 0 1.624 0 0 1.624 4.873 SMS Cal - Anskaffelse 998 0 998 0 0 998 2.993 SharePoint Cal - Anskaffelse 0 0 2.262 0 0 2.262 4.525 OUH Windows Cal - Vedligehold 175 175 175 175 175 175 1.052 SHF CoreCal - Vedligehold 531 531 531 531 531 531 3.187 I alt 3.329 706 5.591 706 706 5.591 16.630 Licensscenarie 3: Selectaftale, licenser inklusiv SA Tabel 4 illustrerer udgiften til de forskellige serversoftwareprodukter købt enkeltvis, men inklusiv SA. Fordelen er at man kun køber den software der pt. er brug for. Ligeledes købes softwaren med SA, så man altid har ret til at benytte den nyeste version. Ulempen er, at man ikke opnår mængderabat ved at købe den samlede pakke og at SA-udgiften ligeledes vil blive højere, når man har købt alle fire produkter. Side 7/ 11
Tabel 4. Selectaftale med SA. Tkr. Produkt 2010 2011 2012 2013 2014 2015 I alt Windows Cal - Vedligehold 176 176 176 176 176 176 1.056 Exchange Cal - Anskaffelse 545 545 545 0 0 0 1.636 Exchange Cal - Vedligehold 410 410 410 410 410 410 2.460 SMS Cal - Anskaffelse 336 336 336 0 0 0 1.009 SMS Cal - Vedligehold 253 253 253 253 253 253 1.520 SharePoint Cal - Anskaffelse 0 0 762 762 762 0 2.286 SharePoint Cal - Vedligehold 0 0 572 572 572 572 2.289 SHF CoreCal - Vedligehold 531 531 531 531 531 531 3.187 I alt 2.252 2.252 3.586 2.705 2.705 1.943 15.443 Side 8/ 11
Projektudgifter til Outlook/Exchange projektet Implementeringen af Microsoft Outlook har nogle etableringsomkostninger (anlæg) og driftsomkostninger. For OUH vil etableringsomkostningerne ud fra de nuværende estimater beløbe sig til ca. 1,9 mio. kr. Tabel 5. Projektudgifter for RSD og OUH. Tkr. Beskrivelse Anlæg Ejer Bemærkninger Hardware-udvidelser 200 RSD IT-stab SAN plads, anskaffelse + drift i 3 år Projekt-arbejde, forplejning møder og transport 15 RSD IT-stab 12 møder, max. 10 medarbejdere á DKK 100,- + en oprunding Testmiljøer, test og analyser 48 RSD IT-stab 3 dage á 8 timer á DKK 2000,- Exchange serverdrift I alt IT-staben (RSD) 263 RSD IT-stab Drift og anskaffelse af servere (pt. 2 i Driftscenter Odense og 2 i Esbjerg) Projektarbejde forplejning, møder, transport, test pc m.m. 30 OUH Evt. migrering af data for VIP personer 500 OUH Pris for licens til 300 personer plus konsulenttimer Support medarbejder til PDA support opgaver 20 OUH Konsulent i 1 uge til at hjælpe brugerne med at få PDA/telefon til at synkronisere med Exchange. 1 måneds ekstra 1. level support 4 personer kl. 7.30-17.30 og 1 person indtil kl. 22. Ingen ekstra support i weekenden. 523 OUH Safe-IT medarbejder 500 kr/time, samt mobil telefoner (1000 kr.) og PC (7200 kr.) X 4 arbejdspladser til behandling af POB opgaver Organisatorisk implementering, afholdelse af stormøder, transport m.v. 60 OUH Udvikling samt tryk af kommunikationsmaterialer: 10.000 A5-foldere (8 siders) á ca. DKK 3,50,- Udvikling/test/implementering af NAL pakker i Odense/Svendborg 30 OUH 1 konsulent i 10 dage á 400 kr/time Superbrugerkursus (ca. 100 brugere inklusiv Servicedesk medarbejdere) 120 OUH Exchange kursus for IT-driftsektion 25 Kursus afvikles som eksterne Pro Office kurser på OUH, Svendborg og Nyborg Estimat for 2 medarbejdere i 2 dage. Eksakt kursuspris pt. ukendt E-learning / Intranet 75 OUH Udarbejdelsen af e-learningsmoduler og informationer på intranettet Teknisk konsulentbistand 500 OUH Udvikling og kørsel af scripts ift. rettelser af diverse i lønsystem, digital signatur, websystem, PODB samt opsætning af DirXML synkronisering m.m. I alt OUH 1.883 Side 9/ 11
Novell opgradering (version 6.5 til 8.0) Som led i afdækningen af en alternativ løsning til Outlook/Exchange implementeringen, vil en opgradering af det nuværende GroupWise system, hvor version 6.5 opgraderes til version 8.0 antage følgende estimerede omkostninger: Tabel 6. Udgifter til opgradering af GroupWise til version 8.0. Tkr. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 I alt Licensopgradering til GW 8.0 2.500 0 0 0 0 0 2.500 Licenser - vedligehold 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 1.100 6.600 Projekt og implementering 250 0 0 0 0 0 250 Ekstern server hosting 800 800 800 800 800 800 4.800 I alt 4.650 1.900 1.900 1.900 1.900 1.900 14.150 En opgradering af GroupWise 6.5 til 8.0 vil bevirke, at der ikke skal igangsættes uddannelsesaktiviteter i brugen af nyt e-postsystem. Desuden kan Groupwise 8.0 samkøres med Microsoft Outlook, således, at det bliver muligt at se både kontakter og kalenderinformationer på tværs af Outlook og GroupWise. Yderligere vil en opgradering af det nuværende e-postsystem bevirke, at der ikke skal migreres data fra GroupWise til Outlook, med efterfølgende risiko for tab af data. Det bør inddrages i overvejelserne om en eventuel opgradering af det nuværende GroupWise e-postsystem, at OUH derved ikke følger den regionale anbefaling om, at implementere Outlook/Exchange generelt i Region Syddanmark og som følge deraf må forvente at skulle finde midler til fortsat drift af Novell servere, evt. ved en ekstern leverandør. I figur 1 er angivet det estimerede omkostningsforhold mellem en Outlook/Exchange løsning og en Hosted GroupWise/Novell løsning over en periode på 6 år. De initiale omkostninger ved implementering af Outlook er højere end ved opgradering af GroupWise, men fra 2013 vil de årlige udgifter til Outlook være lavere end til GroupWise, fordi GroupWise serverne skal hostes eksternt. Figur 1. Omkostningsforhold mellem Outlook og opgradering af Groupwise. 6.000 5.000 4.000 3.000 GW Outlook 2.000 1.000 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Side 10/ 11
Psykiatriske og andre ikke-ouh afdelinger De psykiatriske afdelinger, anæstesiafdelingen og rehabilitering i Middelfart udgør en snitflade til RSD eller Sygehus Lillebælt, som kan få betydelig økonomisk indflydelse på Outlook-projektet. En optælling af ansatte i psykiatrien ved Odense Universitetshospital og de andre sygehuse i OUH viser, at der pt. er 1.104 brugere registreret i PODB. Der foreligger ikke præcise tal for hvor mange computere de konkret bruger, men hvis antallet af computere pr. bruger er det samme i psykiatrien som for resten af OUH vil der være ca. 685 computere. Anæstesi og rehabilitering i Middelfart udgør yderligere ca. 70 computere. Beregningerne i notatet vi tage udgangspunkt i, at det ikke er en OUH-opgave at finansiere udgifterne til at disse afdelinger kan få Outlook og den dertil hørende software. En problemstilling herved, som der ikke tages hensyn til, er hvorvidt de computere, som er tilknyttet psykiatrien, anæstesi og rehabilitering allerede har en del af den software, som er nødvendig til at køre Outlook. Med andre ord antages det, at de licenser som OUH ejer i dag også tilgår OUH fuldstændig ved en udskilning af disse afdelinger fra IT-systemerne. Side 11/ 11