BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

BILAG 1 KRAVSPECIFIKATION ØKONOMI OG LØN

VEJLEDNING Kravspecifikationen af de udbudte løn- og økonomisystemer udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Således at den samlede kravspecifikation for løn- og personale samt vagtplan udgøres af: Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation B (løn) og således at den samlede kravspecifikation af økonomi udgøres af Bilag 1 kravspecifikation A (fælles) Bilag 1 kravspecifikation C (økonomi) Denne del af den samlede kravspecifikation beskriver de forhold, som er fælles de to udbudte systemer. Tilbudsgiver skal i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for sine og den tilbudte løsnings forudsætninger vedrørende de nævnte generelle forhold og forventninger samt ikke-funktionelle krav. Tilbudsgiver skal endvidere i løsningsbeskrivelsen redegøre detaljeret for, hvorledes den tilbudte løsning kan anvendes til at løse de opgaver og arbejdsgange, som er beskrevet i kravspecifikationen. Tilbudsgivers skal tilstræbe et detaljeringsniveau, som muliggør, at kunden ved gennemgang af løsningsbeskrivelsen kan danne sig et indtryk af den tilbudte løsnings egnethed til at understøtte de beskrevne processer og arbejdsgange samt løsningen af de beskrevne opgaver.

INDHOLD 1. Indledning 1 1.1 Generelt 1 1.2 Procescases 1 2. Kunden 2 3. Generelle krav til løsningen 3 3.1 Gladsaxe kommunes it-platform 3 3.2 Integration 4 3.2.1 Integration mellem økonomi og løn 4

1. INDLEDNING 1.1 Generelt Dette udbud omfatter udbud af Gladsaxe Kommunes: Økonomisystem, herunder debitor, ressourcestyring og indkøb Løn- og personalesystem samt vagtplan. Bilag 1-dokumenterne udgør tilsammen kravspecifikationen for udbuddet. Kravspecifikationen er struktureret således, at der i starten af kapitlerne er en generel beskrivelse, hvor det er relevant. Herefter følger de specifikke krav til hvert område. Den generelle beskrivelse er ment som en baggrundsbeskrivelse, som de efterfølgende krav skal opfylde. Kravene er nummereret Krav nn og Tilbud nn, hvor Krav nn er udtryk for et krav til systemet/løsningen, og hvor Tilbud nn er udtryk for et krav til tilbuddet. Det er ud for kravene anført, hvilke krav der er mindstekrav. 1.2 Procescases Der er gjort brug af procescases til at specificere en række krav. En procescase er en struktureret tekst, som beskriver et forretningsområde eller en forretningsproces og dens krav til itunderstøttelse. Procescasene er overordnede af karakter og er udarbejdet for relevante, centrale forretningsprocesser. En procescase består af: Navn for processen Formål og overordnede krav Beskrivelse af forretningsprocessen og dens kritiske processer Specifikke krav til it-løsningen Relationer og snitflader (til andre systemer, til eksterne parter mv.) som skal understøttes Kvantitative forhold ved processen Procescasene er ikke beskrevet i detaljer. Der er i tidsplanen indlagt en analyse- og designfase efter valget af leverandør, bl.a. med det formål at arbejde videre med og fylde detaljer i disse procescases. Det forventes, at leverandøren aktivt forholder sig til procescasene og tilbyder en løsning, der understøtter og sikrer en opfyldelse af de angivne procescases. BILAG 1 - KRAVSPECIFIKATION SIDE 1

2. KUNDEN Gladsaxe Kommune har ca. 63.000 indbyggere. Der henvises til kommunens hjemmeside www.gladsaxe.dk. Administrationen i Gladsaxe Kommune er opdelt i 3 forvaltninger, og 3 centre, der hver især (og i samarbejde) varetager kommunens mange forskellige administrative opgaver: By- og Miljøforvaltningen Børne- og Kulturforvaltningen Social- og Sundhedsforvaltningen Center for Service Center for Personale og Udvikling Center for Økonomi Gladsaxe Kommunes organisation er kendetegnet ved en høj grad af decentralisering. Opgaveområderne omfattet af kravspecifikationen løses således både i centrale og decentrale organisatoriske enheder. Krav 1. Krav 2. Der er et krav til løsningen, at løsningen ikke er bundet op på kundens nuværende organisering (mindstekrav). Det er et krav, at systemerne skal kunne anvendes fleksibelt i forhold til den organisatoriske udvikling af kundens organisation. Løsningen skal kunne udbredes til flere brugere og til andre enheder (mindstekrav). BILAG 1 - KRAVSPECIFIKATION SIDE 2

3. GENERELLE KRAV TIL LØSNINGEN 3.1 Gladsaxe kommunes it-platform Gladsaxe Kommune anvender Lotus Notes som postsystem. Systemerne skal kunne afvikles på klient pc'ere med Windows XP og Windows 7. Tilbud 1. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget at den tilbudte vedligeholdelse i forhold til nye versioner af Windows Hvis systemerne kræver en browser, skal systemerne kunne køre på Internet Explorer 7 og 8. Eventuelle plugins skal kunne installeres automatisk - uden at brugeren har administrative rettigheder for pc'eren. Tilbud 2. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget at den tilbudte vedligeholdelse i forhold til nye versioner af Internet Explorer Hvis systemerne kræver en 3270 emulering, skal dette oplyses. Tilbud 3. Leverandøren skal i bilag 10 beskrive omfanget at den tilbudte vedligeholdelse i forhold til nye versioner af emuleingssoftwaren Hvis der skal installeres programmel på klient pc'ere, skal der leveres installationsvejledning samt support til opbygning af dette. Installationen skal kunne foretages unattended via et distributionsprogram. Maskinkravene til klient pc'erne må ikke overstige, hvad der er standard for op til 4 år gamle pc'ere. Programmel, som skal installeres på klient pc'ere, skal kunne distribueres automatisk uden overvågning. Der skal fx ikke efterfølgende opsættes parametre mv. Datatransmission mellem leverandøren og Gladsaxe Kommune vil foregå på en MPLS forbindelse leveret af TDC med maksimalt 50 mb. Kommunikationen skal være TCP IP. Broadcast tillades ikke. Der må ikke være væsentlig polling i tilfælde af driftsforstyrrelser. Gladsaxe Kommune kører et Microsoft AD net. Tilbud 4. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 redegøre for løsningens opfyldelse af ovenstående forudsætninger og krav, herunder forholde sig til eventuelle afvigelser eller andre forhold som må forventes at kræve særlig opmærksomhed i implementeringsforløbet. BILAG 1 - KRAVSPECIFIKATION SIDE 3

3.2 Integration Sammenhængen mellem de nuværende systemer omfattet af udbuddet kan illustreres således: Nuværende systemer og sammenhænge Andre systemer KMD Lån, Pensionistrejser, EKJ Afleverer krav Brugerdata ressourcestyring DBD Snitflade direkte til ØS. Afleverer krav Afleverer krav KMD Debitorsystem Regningsdebitor KMD Fagsystemer Udbetaling Økonomisystem KMD Udbetaling Aktiv Indkøb KMD Løn KMD Vagtplan Div. krav uden for fagsystemer Anlægs- Register Access Data overføres p.t.. manuelt PDC TRIO LARA De med gult markerede systemer indgår i udbuddet, og de med orange markerede systemer indgår som option. Herudover ønsker Gladsaxe tilbud på et system til håndtering af anlægsregisteret. Et system, som Gladsaxe Kommune ikke råder over i dag. Krav 3. Der er et krav, at den tilbudte løsning skal kunne indgå i denne sammenhæng. Det indebærer: At den tilbudte løsning skal erstatte et eller flere af de systemer, som indgår i ovennævnte oversigt. At der skal være integration fra den tilbudte løsning til de systemer, der ikke er omfattet af den tilbudte løsning. At den tilbudte løsning skal udgøre en sammenhængende løsning/et sammenhængende system. 3.2.1 Integration mellem økonomi og løn Den tilbudte løsning skal fremstå som ét samlet system. Det indebærer bl.a., at behovet for afstemninger (revisionssporet) de to systemer imellem skal minimeres. Tilbud 5. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvorledes det sikres, at de to systemer fremstår som ét samlet system. Den daglige økonomistyring forudsætter, at brugerne fra en lønpostering i økonomisystemet kan finde tilbage til de bagvedliggende lønposter, herunder de grunddata, som har affødt posteringen. BILAG 1 - KRAVSPECIFIKATION SIDE 4

Gladsaxe Kommune ønsker derfor, at det i videst muligt omfang er muligt fra et fremtidigt økonomisystem at foretage drill-down i poster, som hidrører fra løn- og personalesystemet. Tilbud 6. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for løn- og personalesystemets dataintegration til økonomisystemet. Der kan tilsvarende være behov for som bruger af løn- og personalesystemet, at kunne inddrage oplysninger fra økonomisystemet i forespørgsler på løndata, fx, i forbindelse med beregning af råderummet. Tilbud 7. Leverandøren skal i underbilag til bilag 2 separat redegøre for, hvilke muligheder der er for økonomisystemets dataintegration til løn- og personalesystemet. BILAG 1 - KRAVSPECIFIKATION SIDE 5