BILAG 1. TILBUDSINDSBETINGELSER 4. juli 2016

Transkript

1 BILAG 1 TILBUDSINDSBETINGELSER 4. juli

2 Indhold 1. Indledning 4 2. Tilbudsmodtager Kontaktperson 4 3. Den tilbudte kontrakt Baggrund for annonceringen Den tilbudte ydelse 4 4. Optioner, kontraktforlængelse 4 5. Generelle form- og procedurekrav Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsprocedure Tilbudsfrist Indleveringsadresse Sprog Honorar Ejendomsret til modtagne tilbud Vedståelsesfrist Ét tilbud Alternative tilbud 6 6. Tildelingskriterium Underkriterier Pointskala Beskrivelse af underkriterierne 6 7. Praktiske forhold Åbning af tilbud Meddelelse af resultatet Fortrolighed Ubetinget tavshed for Tilbudsgiver 8 2

3 8. Forventet tidsplan for tilbudsforretningen 8 9. Oversigt over tilbudsdokumenter 9 BILAG Bilag A: Tilbudsblanket Bilag B: Kontrakten Bilag til kontrakten: Bilag 1: Tilbudsbetingelser med bilag af den 4. juli 2016 Bilag 2: Bankgaranti på anfordringsvilkår Bilag 3: Leverandørens tilbud af [INDSÆT] 2016 Bilag 4: Referat fra dialogmøde af [INDSÆT] 2016 Bilag C: Kravspecifikationen Bilag D: Kravsbesvarelsen 3

4 1. Indledning ARoS Aarhus Kunstmuseum ønsker at modtage tilbud på udførelse af parkeringsdriften af museets P-pladser. 2. Tilbudsmodtager Indhentningen af tilbud forestås af ARoS Aarhus Kunstmuseum (herefter tilbudsmodtager ) 2.1. Kontaktperson Alle henvendelser til Tilbudsmodtager forud for ansøgningen skal ske via til: ARoS Aarhus Kunstmuseum Att.: Annette Faarup afa@aros.dk 3. Den tilbudte kontrakt 3.1. Baggrund for indhentning af tilbud ARoS er et travlt museum med over besøgende årligt. Med en beliggenhed i det centrale Aarhus, og med naboer som Musikhuset Aarhus og Godsbanen, lægger mange mennesker deres vej forbi. Dette giver et stort behov for parkering. ARoS råder over 81 parkeringspladser på ARoS Allé Parkeringspladserne dækker blandt andet parkering på timebasis, gæstebilletter, handicapparkering, busparkering og medarbejderparkering. Administrationen af parkeringspladserne varetages i dag af en ekstern leverandør, og den nuværende aftale løber til den 30. november Med et ønske om at konkurrenceudsætte driften af parkeringspladserne, samt sikre, at vores gæster får de bedste parkeringsmuligheder, indhenter ARoS nu tilbud på parkeringsopgaven. For ARoS ønsker til den kommende leverandør, se Bilag C, Kravspecifikationen Den tilbudte ydelse Tilbudsmodtager udbyder administrationen af P-pladserne på en kontrakt af en varighed på 4 år med option på forlængelse 2 gange á 12 måneder. 4. Optioner, kontraktforlængelse Kontrakten kan forlænges med to (2) gange tolv (12) måneder. 5. Generelle form- og procedurekrav 5.1. Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsmodtager vil sende alle meddelelser under tilbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i Bilag A, Tilbudsblanketten Tilbudsprocedure Der vil blive afholdt individuelle forhandlingsmøder med alle Tilbudsgivere, som har afgivet et konditionsmæssigt tilbud. På møderne vil Tilbudsgiveren få lejlighed til at uddybe og præcisere det afgivne tilbud. På baggrund af forhandlingsrunden vil Tilbudsmodtager evt. anmode Tilbudsgiver om at revidere sit tilbud. Det pointeres, at Tilbudsgiverne alene kan fremsende revideret tilbud på grundlag af udtrykkelig opfordring fra Tilbudsmodtager fremsat som led i forhandlingen. Revideret tilbud, der ikke er fremsat efter udtrykkelig opfordring fra Tilbudsmodtager som led i forhandlingen, vil blive afvist. Forhandlingsmøderne forventes afholdt i september Tilbudsfrist Fristen for at afgive tilbud er den 6. september 2016, kl

5 Frist for eventuelt revideret tilbud er den 1. oktober 2016 efter anmodningen, jævnfør ovenstående Indleveringsadresse Tilbuddet skal indleveres på følgende adresse: ARoS Aarhus Kunstmuseum Att.: Annette Faarup Aros Alle Aarhus C afa@aros.dk Tilbudsgiveren kan efter anmodning få udleveret en kvittering med angivelse af dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbud skal afleveres i: En underskrevet original og tre (3) kopier En elektronisk kopi på enten CD-ROM, USB-stick eller Tilbuddet anses for rettidigt, såfremt enten den fysiske original eller den elektroniske kopi er modtaget inden tilbudsfristen. Såfremt enten den fysiske original eller den elektroniske kopi fejlagtigt ikke er kommet frem, vil Tilbudsgiver få mulighed for at fremsende det manglende materiale indenfor en af Tilbudsmodtager fastsat frist. Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres mærket Tilbud af P-pladser må ikke åbnes af postsorteringen. Opmærksomheden henledes på, at Tilbudsmodtager ikke tillader nogen form for undtagelser fra tilbudsfristen. Tilbud, der ikke modtages rettidigt, vil blive afvist uanset begrundelsen for forsinkelsen Sprog Tilbud kan afleveres på dansk. Spørgsmål kan stilles på dansk eller engelsk, og svaret vil blive givet på det sprog, som spørgsmålet er stillet på. Der foretages ikke oversættelser. Endelig kontrakt vil blive indgået på dansk Honorar Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne tilbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud Ejendomsret til modtagne tilbud Alle dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Tilbudsmodtagers ejendom Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i seks (6) måneder efter tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Tilbudsmodtager har identificeret Tilbudsgivers tilbud som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er Tilbudsmodtager berettiget til at forlænge vedståelsesfristen med yderligere 6 måneder ved skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson. Tilbudsmodtagers meddelelse om, at Kontrakten forventes indgået med en anden Tilbudsgiver, er ikke at anse for et aftaleretligt afslag. Først når Kontrakten rent faktisk er indgået og underskrevet af de relevante parter, vil der være tale om et aftaleretligt afslag, som medfører, at Tilbudsgiver ikke længere er bundet af vedståelsesfristen. 5

6 5.9. Ét tilbud Hver Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud. Koncernforbundne Tilbudsgivere bør i deres tilbud beskrive, hvordan uafhængigheden mellem dem er sikret Alternative tilbud Det kan ikke indleveres alternative tilbud. 6. Tildelingskriterium Tilbud vil blive evalueret på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De indkomne tilbud vurderes på baggrund af de fastsatte underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal point alt efter, hvor godt tilbuddet opfylder de enkelte underkriterier Underkriterier Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium er angivet. UNDERKRITERIER VÆGT Pris 50 % Kvalitet 30 % Samarbejde 20 % 6.2. Pointskala Tilbudsmodtager tildeler point på alle ovenstående underkriterier på en skala fra 0-100, hvor 0 er lavest og 100 er højest. Hele pointskalaen anvendes Beskrivelse af underkriterierne Som det fremgår af Bilag C, Kravspecifikationen, har Tilbudsmodtager fremsat en liste over ønsker. Besvarelsen af ønsker skal angives i Bilag A, Tilbudsblanketten og Bilag D, Kravsbesvarelse. I forhold til Tilbudsgiverens opfyldelse af et ønske, vil det blive tillagt vægt i forbindelse med evalueringen, og i det omfang et ønske ikke opfyldes, vil det kunne trække betydeligt ned Pris Den tilbudte timepris skal angives i Bilag A, Tilbudsblanketten. De oplyste priser vil blive vurderet samlet, idet Tilbudsgiver skal beregne en samlet evalueringspris. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de i Bilag A oplistede enhedspriser og den udregnede samlede kontraktsum er enhedspriserne gældende. Evalueringsprisen udregnes på baggrund af følgende formel, idet de to delkriterier vægtes som anført. PRISKATEGORI YDELSE AROS ANDEL I % PR. ÅR/PRIS DKK EKSKL MOMS I 4 ÅR (JF. KONTRAKTENS PKT. 5) PROCENTVIS VÆGTNING 1 Korttidsleje (automatbetaling) [TILBUDT ANDEL] % 90 % 2 Kontrolafgift [TILBUDT ANDEL] % 10 % Kontraktsummen [ ] DKK 100 % (Evalueringsprisen) 6

7 Kvalitet Besvarelsen af ønsker skal angives i Bilag A, Tilbudsblanketten og Bilag D, Kravsbesvarelse. Ved underkriteriet Kvalitet forstås en samlet vurdering af kvaliteten af den tilbudte ydelse, herunder: Håndtering af klager, ønske nr. 1 Der lægges vægt på, at tilbudsgiver beskriver en procedure for håndtering af klager, herunder hvordan det sikres, at eventuelle klager håndteres hurtigt, professionelt, ensartet samt sikre, at ARoS brugere opnår en god totaloplevelse ved besøg på ARoS. Uddannelse, ønske nr. 2 Tilbudsmodtager lægger vægt på, at tilbudsgiver beskriver hvordan det sikres, at personalet modtager en korrekt og fyldestgørende introduktion til opgaven, samt oplæres til at udføre opgaven. Gennemsigtighed ift. Økonomi, ønske nr. 3 Tilbudsmodtager lægger vægt på, at tilbudsgiver beskriver hvordan det sikres, at Tilbudsmodtager opnår gennemsigtighed i tilbudsgivers økonomi, således at det sikres at begge Parter lever op til det aftalte. Herunder lægges der vægt på, at Tilbudsmodtager på anmodning kan modtage udtræk eller rapporter af data fra parkeringsautomaterne mv. Funktionalitet, ønske nr. 4 Der lægges vægt på, at tilbudsgiver kan dokumentere, at parkeringsautomaten let kan betjenes af alle Tilbudsmodtagers brugere. Herunder lægges der vægt på, at tilbudsgiver arbejder med nye betalingsformer, f.eks. mobil betaling, således at ARoS løsninger løbende tilpasses ARoS brugers behov og efterspørgsel. Synlighed, ønske nr. 5 Der lægges vægt på, at tilbudsgiver kan beskrive hvordan tilbudsgivers medarbejdere er synlige for ARoS brugere ved f.eks. kontrol af korrekt parkeringshjemmel. Herudover lægges der vægt på, at tilbudsgiver opsætter og vedligeholder en korrekt og fyldestgørende skiltning, således at eventuelle misforståelser af skiltningen undgås. Driftsikkerhed, ønske nr. 6 Tilbudsmodtager lægger vægt på, at tilbudsgiver beskriver hvordan der opnås en driftssikker administration af ARoS P- pladser, herunder at ARoS brugere let kan kontakte tilbudsgiver i tilfælde af fejl, nedbrud mv. Kundeservice, ønske nr. 7 Tilbudsmodtager lægger vægt på, at tilbudsgiver tilbyder en kundeservice, der sikre, at ARoS brugere inden for ARoS åbningstid kan kontakte tilbudsgiver. Herudover lægges der vægt på, at tilbudsgiver beskriver hvordan proceduren for håndtering, fejlretning mv. af ARoS brugere henvendelser håndteres Samarbejde Besvarelsen af ønsker skal angives i Bilag A, Tilbudsblanketten og Bilag D, Kravsbesvarelse. Ved underkriteriet Samarbejde forstås en samlet vurdering af samarbejdet vedrørende den tilbudte ydelse, herunder: En god samarbejdsmodel, ønske nr. 8 Administration af P-pladserne hos Tilbudsmodtager rummer en række forskellige og udfordrende opgaver. Det er vigtigt, at tilbudsgiver evner at arbejde fleksibelt og hele tiden kan tænke i løsninger, således at samarbejdet med Tilbudsmodtager og brugere der er til ARoS kommer til at fungere bedst muligt. Tilbudsgiver vil lægge vægt på, at der er en indgang for Tilbudsmodtager hos tilbudsgiver. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvordan en eventuel konflikt eskaleres hos tilbudsgiver, således at tilbudsgiver sikre sig, at en eventuel konflikt løses så hurtigt som muligt. 7

8 Skabelse af den gode totaloplevelse for ARoS gæster, ønske nr. 9 Der lægges vægt på, at tilbudsgiver i samarbejde med Tilbudsmodtager indstillet på at finde løsninger og tage medansvar for de udfordringer, der løbende opstår. Der lægges vægt på, at tilbudsgiver ønsker at samarbejde positivt omkring løsning af opgaven, samt at tilbudsgiver indgår i en kontinuerlig dialog om kvalitet, kvalitetsudvikling, samarbejde og lign. 7. Praktiske forhold 7.1. Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene Meddelelse af resultatet Alle Tilbudsgivere vil samtidig blive orienteret om resultatet af tilbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende Tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Meddelelse om, at et tilbud ikke er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, udgør ikke et aftaleretligt afslag på tilbuddet. Tilbuddet er bindende, indtil endelig kontrakt er indgået og underskrevet Fortrolighed Tilbudsmodtager vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Tilbudsmodtager til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning, hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Tilbudsmodtager vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. Tilbudsmodtager er i forbindelse med tildeling af Kontrakten forpligtet til at give en begrundelse for valg og fravalg af Tilbudsgivere. Det betyder, at Tilbudsmodtager er forpligtet til at beskrive de vindende tilbuds karakteristika, samt hvilke forhold Tilbudsmodtager særligt har lagt vægt på ved tildeling af Kontrakten Ubetinget tavshed for Tilbudsgiver Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Tilbudsmodtager, der kommer til deres kendskab ved tilbudsafgivelse. 8. Forventet tidsplan for tilbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter tilbudsforretningens væsentligste milepæle. DATO MILEPÆL 6. september 2016, kl. 17:00 Sidste frist for modtagelse af tilbud September oktober oktober oktober december 2016 Forhandlingsmøder Frist for revideret tilbud Forventet offentliggørelse af tilbuddets vinder og stand-still periode Forventet underskrivelse af Kontrakten Kontrakten træder i kraft 8

9 9. Oversigt over tilbudsdokumenter Nedenstående oversigt viser de dokumenter, Tilbudsgiver bedes vedlægge tilbuddet: Bilag A: Bilag B: Bilag D: Tilbudsblanket Kontrakten Kravsbesvarelsen 9