Kvalitetsaftale 2009 for AssensBibliotekerne Forslag til Kvalitetsaftale 2009 for 29. maj 2008 Kontaktperson: jopet E-mail: jopet@assens.dk Dir. tlf.: 64711460 Fax nr.: 64713960 AssensBibliotekerne
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse 2 Afsnit 1 Beskrivelse af AssensBibliotekerne 3 Afsnit 2 Rammebetingelser 7 Afsnit 3 Kommunalt besluttede indsatsområder 8 3.1.1. Biblioteket Kommer 8 3.1.2. Nyt bibliotek i Tommerup 9 3.2.1. Status og tiltag for mål og fokusområder 2007/2008 10 3.2.2. Kommende års fokusområder 12 Fokusområde 1 12 Fokusområde 2 12 Fokusområde 3 13 Afsnit 4 Resultater 15 Afsnit 5 Udhuling af mulighederne for indkøb og anskaffelse af materialer : eks.. 16 Afsnit 6 Bilag Mission, vision og mål 17 (henvis- Servicedeklaration 17 ninger) Reglement 17 Side 2 af 17
AFSNIT 1 Beskrivelse af AssensBibliotekerne Faktaoplysninger AssensBibliotekerne er et sammenhængende, decentralt biblioteksvæsen med 6 lokalbiblioteker i Assens, Glamsbjerg, Haarby, Tommerup, Vissenbjerg og Aarup. Assens Bibliotek er hovedbibliotek i forhold til Styrelsen Bibliotek og Medier (tidl. Biblioteksstyrelsen) og er AssensBibliotekernes hovedadresse samt udgangspunkt for logistik og kørsel mellem lokalbibliotekerne. Tommerup Bibliotek er et fællesbibliotek med både skole- og folkebibliotek beliggende på Tommerup Skole. Aarup Bibliotek er den bærende del i Industrien i Aarup, som er ét af Assens Kommunes to kulturelle fyrtårne med biograf, lokalarkiv, koncerter m.v. Aarup Bibliotek fungerer som sekretariat og varetager daglig koordination af aktiviteter på stedet. Lovgrundlag og visioner Lovgrundlaget for danske biblioteker er Lov om biblioteksvirksomhed (2000) samt Bekendtgørelse om biblioteksvirksomhed (2005). Biblioteksloven er en rammelov, hvor kommunalbestyrelsen har kompetencen til at fastsætte serviceniveauet i kommunen. Citat: 1: Folkebibliotekernes formål er at fremme oplysning, uddannelse og kulturel aktivitet ved at stille bøger, tidsskrifter, lydbøger og andre egnede materialer til rådighed såsom musikbærende materialer og elektroniske informationsressourcer herunder Internet og multimedier. 2: Folkebibliotekernes formål opfyldes gennem kvalitet, alsidighed og aktualitet. Pejlemærkerne for Assens Kommunes vision er at være tilgængelig, engageret, mangfoldig, sammenhængende og effektiv. Målsætningen på det kulturelle område er, at der ønskes kultur og fritid på alle niveauer, og at kommunen er fyldt med kulturelle oplevelses-, udfoldelses- og udviklingsmuligheder for alle. Folkeoplysningen og biblioteket er fundamentet for kulturelle arrangementer, som inspirerer til nye kreative tiltag, aktiviteter og former. Side 3 af 17
Assens Kommune vil endvidere medvirke til udvikling af synlige kultursteder f. eks. Industrien og Tobaksgaarden. Der satses på at udbygge prestigefyldte kulturinstitutioner og begivenheder i kommunen, som vil skabe aktiviteter og omtale til glæde for borgerne. Som led i en personaleproces blev der i november 2007 udarbejdet mission, vision og målsætninger for AssensBibliotekerne: Citat: Det er AssensBibliotekernes mission at understøtte den enkeltes mulighed for at skaffe sig dannelse og uddannelse, kompetence og læring, viden og information, personlig udvikling, oplevelse og frirum. Det er AssensBibliotekernes vision at fungere som center for formidling af kultur, information, viden og som borgernes mødested. For at indfri den opstillede vision arbejder AssensBibliotekerne for følgende hovedmål: AssensBibliotekerne skal have brugeren i centrum AssensBibliotekerne skal være borgernes foretrukne oplevelses-, kultur- og besøgssted AssensBibliotekerne skal være kendetegnet ved tilgængelighed AssensBibliotekerne skal være kulturel bannerfører i Assens kommune AssensBibliotekerne skal være udviklingsorienteret. Kultur og Fritidsudvalget vedtog i august 2006 en servicedeklaration for AssensBibliotekerne. Citat: Bibliotekerne i Assens Kommune skal være et besøg værd og fungere som lokale væresteder og kulturcentre: Være et tilbud for alle borgere Yde kvalificeret og professionel betjening Have aktuelle samlinger og ressourcer Sørge for, at materialer og informationer er hurtigt tilgængelige Give adgang til elektronisk service og ressourcer døgnet rundt. Organisation AssensBibliotekernes ledelse er organiseret i et lederteam med biblioteksleder, driftsleder og udviklingsleder. Bibliotekslederen refererer til chefen for Kultur og Fritid. Udviklingslederen er samtidigt daglig leder af kulturfyrtårnet Industrien i Aarup. AssensBibliotekerne har nedsat et MEDudvalg bestående af to ledelses- og 6 medarbejderrepræsentanter. Medudvalget fungerer samtidigt som sikkerhedsudvalg for organisationen. Side 4 af 17
Der afholdes et fælles personalemøde om måneden. Mødet kan enten have karakter af alm. personalemøde eller være et temamøde. De lokale biblioteker afholder husmøder hver måned. I husmødet deltager medarbejdere, som har særlig tilknytning til det pågældende lokalbibliotek. Husmøderne diskuterer forhold af mere praktisk og dagligdags art for det enkelte lokalbibliotek. Der tilstræbes en teambaseret organisation med udgangspunkt i en fælles overbygningsfunktion kaldet Idébanken. Idébanken fungerer som bank for emner og idéer til den fælles udvikling af AssensBibliotekerne. Hvad kendetegner AssensBibliotekerne? AssensBibliotekerne ønskes kendetegnet ved nærhed, tilgængelighed, aktualitet, kvalitet, fleksibilitet og udvikling. AssensBibliotekerne fungerer som lokale kulturhuse og samlingssteder. AssensBibliotekerne bestræber sig på at formidle relevant, aktuel information samt aktuelle materialer til tiden. Udfordringer De største, overordnede udfordringer for AssensBibliotekerne er at skabe overensstemmelse mellem budget og serviceniveau at udvikle sig til et moderne biblioteksvæsen. Det er samtidigt en udfordring at kunne fastholde og tiltrække brugere at kunne fastholde og tiltrække medarbejdere at kunne honorere brugernes store forventninger og krav til såvel fysiske samlinger som ikke mindst til teknologi og netydelser (det virtuelle bibliotek). Signaler til byråd AssensBibliotekerne mangler penge til fysiske materialer og netydelser. Siden biblioteksloven i år 2000 indførte ligestilling af fysiske og virtuelle materialer, er der sket en løbende udhuling af mulighederne for materialeindkøb p.g.a. manglende udmøntning af bloktilskud (se også afsnit 5 med eks. fra dagligdagen). AssensBibliotekerne mangler personale til at skabe udvikling, Side 5 af 17
fordi personaleressourcerne i højere grad end i sammenlignelige kommuner går til vagtdækning i åbningstid samt afløsning for fraværende kolleger. AssensBibliotekerne kan ikke udvikle sig tilstrækkeligt. Den svage normering betyder, at det ikke er muligt at frigøre den fornødne tid til kompetenceudvikling. AssensBibliotekerne kan ikke i tilstrækkelig grad honorere borgeres og brugeres forventninger til et moderne biblioteksvæsen. Biblioteksstrukturen bør vurderes i lyset af de faktiske ressourcer. Der ønskes overensstemmelse mellem budget og serviceniveau. Udtalelser til den samlede beskrivelse MED-udvalg: Personale: Ledelse: Signaturer: Dato Dato John Erik Petersen, Biblioteksleder Heidi Mørch, næstformand i MEDudvalg Side 6 af 17
AFSNIT 2 Rammebetingelser Nøgletal 2007 2008 (skøn) Afdelinger 6 6 Åbningstimer pr. uge 145? Personale/årsværk 24,6 24 Registrerede brugere 9.503 9.600 fra kommunen Brugere i % af befolkningen 22,7 23 Brugere fra andre 360 360 kommuner Publikums-pc med 17 17 netadgang Biblioteket Kommer 27 27 lånere Betjente 60 60 institutioner Udlån 380.038 380.000 Materialer 199.274 190.000 Elektroniske ressourcer/databaser 16 16 Arrangementer og 63 70 udstillinger Brugerundervisning antal lektioner 8 10 Bemærkninger til rammebetingelser: Der forventes generelt uændret aktivitetsniveau i 2008 set i forhold til 2007. Ved naturlig afgang revurderes stillinger set i forhold til den aktuelle budgetsituation. Dannelse af et kommunalt rengøringsselskab vil reducere antal årsværk. Biblioteket Kommer bliver indsatsområde i 2009 med opstart i 2008. Yderligere sanering af materialesamlinger forventes af få det samlede antal materialer til at falde. Side 7 af 17
AFSNIT 3 Kommunalt besluttede indsatsområder 3.1.1. Biblioteket Kommer Biblioteket Kommer servicen skal gøres ensartet i Assens Kommune (serviceharmonisering). Servicen skal omfatte betjening af borgere, som ikke selv kan komme på biblioteket (BK-lånere), depoter af biblioteksmaterialer til dagplejere, daginstitutioner, pleje- og dagcentre. Servicen tænkes igangsat successivt med højeste prioritering af BKlånere samt et pilotprojekt for dagplejerne i den tidligere Tommerup Kommune. Indsatsområdet er ikke en lovpligtig kerneydelse, men biblioteksloven tilskynder kraftigt, at der sker betjening af de borgere, som ikke selv kan komme på biblioteket. Serviceharmonisering betyder, at indsatsen enten skal udvikles til at omfatte hele Assens Kommune eller helt bortfalde. Lovgrundlag: Lov om biblioteksvirksomhed 3.2. stk. 1. 1 Fokuspunkter Servicering af brugere, som umiddelbart har vanskeligt ved selv at komme på biblioteket. 2 Konkrete mål Betjening af individuelle BK-lånere i hele kommunen. Pilotprojekt med depoter af biblioteksmaterialer til dagplejere i det tidligere Tommerup Kommune. Gøre psykiatriske brugere opmærksomme på og trygge ved bibliotekernes tilbud. Depotordning for pleje-og dagcentre. Depotordning for børnehaver. Depotordning for resterende dagplejegrupper. 3 Handleplan Ultimo 2008: Der igangsættes betjening af BK-lånere som decentral ordning knyttet til de enkelte lokalbiblioteker. Ultimo 2008: Der igangsættes pilotprojekt med depoter til dagplejere som central ordning. 2009: Der igangsættes øvrige depotordnin- Side 8 af 17
4 Tegn og indikatorer ger. 2009: Der igangsættes information af psykiatriske brugere og laves aftaler om besøg i stille perioder. Ledelsen nedsætter projektgrupper, som har ansvar for den videre planlægning herunder koordinering vedr. kørsel/logistik. Brugerne tilmelder sig som BK-lånere, og der sker konkret udbringning med bibliotekets bil. Opbygning af og indkøb til depoter til dagplejere m.fl. Konkret aftaler med psykiatriske brugere om biblioteksbesøg samt udarbejdelse af konkret information. 5 Evaluering Der evalueres på konkret antal BK-lånere. Der evalueres på konkret antal indkøbte materialer og oprettede depoter. 6 Ressourcer 215.000 kr. (materialer). 40.000 kr. (chauffør i 6 timer pr. uge jf. ATL-overenskomst). 7 Resultater Afventer næste kvalitetsaftale. og dokumentation 8 Opfølgning Afventer næste kvalitetsaftale. 3.1.2 Nyt bibliotek i Tommerup Biblioteket skal være en integreret del af det samlede halbyggeri i Tommerup. Den fælles indgang foreslås indrettet som et Torv, hvor servicering og videredirigering af husets brugere foregår. Torvet indeholder f. eks. bogcafé, infoskærme/touch screens, publikumspc, cafeteria, selvbetjeningsautomater (se 3.2.2.) m.v. 1 Fokuspunkter Bibliotekets profil - Biblioteket for velvære - skal afspejle husets øvrige aktiviteter. Biblioteket skal være nytænkende og visionært i tilbud og indretning. 2 Konkrete mål At opnå en ekstrem synergieffekt og gensidig fordel ved færdsel af mange mennesker og Side 9 af 17
derved øge biblioteksbenyttelsen. At være pilotprojekt på at udvikle en ny biblioteksmodel i Assens Kommune. 3 Handleplan April okt. 2008: Der nedsættes projektgrupper og koordinationsgruppe og holdes borgermøder/workshops. Der udarbejdes kravspecifikationer og konkretiseres biblioteksmodel samt udarbejdes projektforslag. Nov. 2008: Projektforslag godkendes i KFU, ØU og Byråd. Dec. 2008 jan. 2009 : Der udarbejdes detailprojekt. April 2009 : Der afholdes udbud. Maj 2009 : Licitationsresultat foreligger. Juni 2009 : Byggeri påbegyndes. 2. kvartal 2010 : Byggeri står færdigt. 4 Tegn og indikatorer Der er afholdt workshops, og biblioteksmodel er konkretiseret. Der er udarbejdet projektforslag. Der er afholdt licitation, og byggeri er påbegyndt. 5 Evaluering Evaluering foretages løbende og jf. tidsplan. I 2010 evalueres, om processen og formen kan overføres til andre byggeprojekter f.eks. Assens Bibliotek (se 3.2.2. Fokusområde 2). 6 Ressourcer 7,5 mio. kr. (anlæg) (700 m²)? kr. (afledt drift faste udgifter, personale m.v.). 7 Resultater Afventer næste kvalitetsaftale. og dokumentation 8 Opfølgning Afventer næste kvalitetsaftale. 3.2. Status og tiltag for mål og fokusområder 3.2.1. mål og fokusområder 2007-2008 Logistik og kørsel Kompetenceudvikling Betjening af gymnasiale uddannelser Kulturelle arrangementer (tilvalgsblokke). Side 10 af 17
Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4 Titel og fokus Logistik og kørsel Kompetenceudvikling Betjening af gymnasiale uddannelser Kulturelle arrangementer Status og tiltag Daglig kørsel i leaset biblioteksbil mellem biblioteksafdelingerne iværksat fra 2.1.2007. Kørsel varetages af biblioteksansatte og er normeret til 20 timer pr. uge. Kørslen har sikret meget hurtig distribution af biblioteksmaterialer til gavn for biblioteksbrugerne. Biblioteksbilen tænkes at indgå i det kommende indsatsområde Biblioteket Kommer med udbringning til borgere og institutioner. Medarbejderne er blevet kompetenceudviklet til at kunne varetage elektronisk materialevalg og indkøb. Der vil i samarbejde med MEDudvalget blive udarbejdet en kompetenceudviklingsplan med henblik på at fastlægge principper m.v. for medarbejdernes kompetenceudvikling. Der er medio juni 2007 indgået samarbejdsaftale med Vestfyns Gymnasium om et 2-årigt udviklingsprojekt svarende til ca. 500 timers bibliotekararbejde på gymnasiet pr. skoleår. Udviklingsprojektet er del af et større fynsk projekt til understøttelse af gymnasieelevers informationskompetence. Udlåns- og uddannelsesbibliotekar blev ansat pr. 1.7.2007. Der har i 2007 været afholdt 27 arrangementer især for børn herunder et større Harry Potter arrangement i oktober samt tegneworkshops. Arrangementer for voksne påbegyndtes med stor succes - for alvor i foråret 2008 i form af en række forfatteraftener. Kulturelle arrangementer fastholdes som et aktivt indsatområde i 2008 og 2009. Side 11 af 17
Kommende års fokusområder 3.2.2. mål og fokusområder i de kommende år Fokusområde 1: Selvbetjening 1 Vision At give brugerne øget mulighed for at betjene sig selv ved biblioteksbesøg. At give brugerne valgmulighed mellem flere betjeningsformer. At frigøre personaleressourcer til andre opgaver. 2 Fokuspunkt At få implementeret nyeste teknologi til udlån og aflevering af biblioteksmaterialer. På sigt at få frigjort personaleressourcer til udviklingsopgaver samt målrettet brugerbetjening af høj kvalitet. 3 Mål At få indført selvbetjening. At skabe mulighed for af nye og andre services. 4 Handleplan Der nedsættes arbejdsgruppe, som har ansvaret for, at der sker målopfyldelse indførsel af ny teknologi herunder udarbejdelse af konkret opgavebeskrivelse. Planlægning igangsættes 2008/2009 som del af projekt med nyt bibliotek i Tommerup (se 3.1.2.). Samlet anskaffelse og installation af selvbetjeningsautomater og tyverisikring påbegyndes i 2010 og udbredes til andre biblioteker efterfølgende. 5 Evaluering Der indbygges konkrete målepunkter i tids- og handleplan for planlægning, udbud og implementering. Der evalueres på funktionalitet og brugervenlighed. 6 Ressourcer Anlægsinvestering: 2,9 mio. kr. (flerårig) Afledt driftsudgift: 130.000 kr. (årlig). 7 Resultater Det forventes, at der senest med udgangen af 2012 er etableret selvbetjening i alle biblioteker. Fokusområde 2: Nyt bibliotek i Assens 1 Vision Biblioteket bør placeres centralt i den nye bydel (Danisco-grunden) og indtænkes i et større byggeri Side 12 af 17
bestående af f eks. museum, turistinformation, galleri, café m.m. Biblioteket bør være den fælles indgangsportal via et Torv, jf. planerne for nyt bibliotek i Tommerup (se 3.1.2). 2 Fokuspunkt Biblioteket skal være nytænkende og visionært i tilbud og indretning. 3 Mål At opnå en ekstrem synergieffekt og gensidig fordel med mange interessenter og opgaver samlet ét sted. 4 Handleplan Der udarbejdes tids- og handleplan jf. processen i forbindelse med bygning af nyt bibliotek i Tommerup (se 3.2.1.) og efter udmelding af overordnet tidsplan fra byråd. Ledelsen nedsætter projektgruppe, som har ansvar for den videre planlægning. 5 Evaluering Evaluering foretages løbende og jf. tids- og handleplan. 6 Ressourcer? kr. (anlæg 2.500 m²)? kr. (afledt drift). 7 Resultater Det forventes, at der senest med udgangen af 2012 er udarbejdet detailprojekt for et nyt bibliotek i Assens. Fokusområde 3: Udviklingsscenarier og biblioteksmodeller Nuværende biblioteksstruktur er baseret på det decentrale nærhedsprincip med biblioteker placeret i de 6 centerbyer. Tommerup og Haarby ligger placeret på/ved skoler. Aarup bibliotek er en bærende del af kulturhuset Industrien og udnytter den synergi, som findes der. 1 Vision At skabe en biblioteksstruktur, hvor bibliotekerne ikke ligger isoleret, men indgår i bygninger/sammenhænge med andre interessenter, hvorved der skabes en ekstrem synergieffekt. 2 Fokuspunkt Det enkelte biblioteks profil vil ændres alt efter hvilke sammenhænge, som det kommer til at indgå Side 13 af 17
3 Mål og scenarier i. Dette vil betyde en differentiering i service og tilbud, men nærheds- og kvalitetsprincippet søges fastholdt. En ændring af strukturen i løbet af de næste 4 år: Tommerup Bibliotek flyttes fra skolen og indgår i halbyggeriet i Tommeruphallerne. Arbejdstitel er Biblioteket for velvære og skal afspejle de øvrige aktiviteter i huset. Vissenbjerg Bibliotek flyttes fra centret til nuværende rådhus og kan desuden bestå af borgerservice, lokalarkiv, konferencesale m.v. Bibliotekets profil som familiebiblioteket fastholdes. Assens Bibliotek flyttes til Daniscogrunden og kan indgå i en synergi med museer, galleri m.v. Biblioteket bør være kommunens største p.g.a. demografi og besøgstal samt administrative funktioner. Glamsbjerg Bibliotek flyttes til uddannelsescentret og skal primært fungere som uddannelsesbibliotek (gymnasium, handelsgymnasium, handelsskole). Aarup Bibliotek/Industrien renoveres yderligere jf. tidligere planer, så status som kulturelt fyrtårn kan opretholdes. Haarby Bibliotek? 4 Handleplan Nyt bibliotek i Tommerup vurderes at være bygget i 2010. Projektgrupper er nedsat (se 3.1.2.). Øvrige projekter: Der udarbejdes tids- og handleplaner jf. processen i forbindelse med bygning af nyt bibliotek i Tommerup (se 3.2.1.) og efter udmelding af overordnet tidsplan fra byråd. Ledelsen nedsætter projektgrupper, som har ansvar for den videre planlægning. 5 Evaluering Evaluering foretages løbende og jf. tids- og handleplaner. 6 Ressourcer Ressourcer vurderes jf. de konkrete biblioteksmodeller. 7 Resultater Det forventes, at der udarbejdes konkrete biblioteksmodeller med udgangspunkt i grundmodel fra nyt bibliotek i Tommerup. Side 14 af 17
AFSNIT 4 Resultater [afventer næste kvalitetsaftale] Fokusområde/ nøgletal 2008 2009 Bemærkninger Side 15 af 17
Afsnit 5 Udhuling af mulighederne for indkøb og anskaffelse af materialer : eksempler fra dagligdagen Medarbejdercitater Eksempel 1: I 2005 købte Haarby Bibliotek voksenbøger for ca. 160.000 kr. I hele 2008 får Haarby Bibliotek voksenbøger for 60.000 kr. Det vil sige lige godt 1/3 af de bøger, Haarby Bibliotek normalt ville have fået. Dette billede er generelt for alle biblioteker i Assens kommune. Eksempel 2: I 2005 købte Assens Bibliotek voksenbøger for ca. 310.000 kr. I 2008 har AssensBibliotekerne et samlet budget til indkøb af voksenbøger på ca. 600.000 kr. Kommunen er i mellemtiden vokset fra knap 11.000 indbyggere til lige godt 42.000 indbyggere. Det vil sige at vi dækker næsten fire gange så mange indbyggere med et budget der er halvt så stort som det burde være for at ligge på 2005-niveau. Eksempel 3: I 2005 købte de seks biblioteker i kommunen lydbøger for 140.000 kr. I 2008 lyder budgettet på 70.000 kr.. Eksempel 4: I 2008 køber vi rundt regnet 80 voksen-film ind til 6 biblioteker. Det vil sige at hvert bibliotek får omkring 13 film om året. Én film hver måned. Eksempel 5: [vi] vil derfor kun have ca. 2.728 kr. tilbage pr. uge [til indkøb af børnebøger], hvilket bliver godt 400 kr. pr. uge pr. afdeling! [Tidligere] købte vi for godt 3.000 kr. om ugen bare i Assens. Side 16 af 17
AFSNIT 6 Bilag Bilag 1: AssensBibliotekernes mission, vision og målsætninger http://www.assensbib.dk/page1761.aspx. Bilag 2: Servicedeklaration for AssensBibliotekerne http://www.assensbib.dk/page1229.aspx. Bilag 3: Reglement for AssensBibliotekerne http://www.assensbib.dk/page1227.aspx. Side 17 af 17