REFERAT Bestyrelsesmøde Ledelsessekretariatet 3. februar 2016 Onsdag den 3. februar 2016 Buddinge Hovedgade 80, 2860 Søborg Til stede: Afbud: Mødeleder: Referent: Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat fra mødet den 11. december 2015 Carsten Koch, Klaus Nørskov, Else Sommer, Jesper Würtzen, Anne Dorthe Hermansen, Helene Østergaard Christensen, Daniel Kollberg, Michael Egelund, Agi Csonka, Niels Peter Møller, Gitte Funch, Kirsten Jensen, Katja Zarp, Amalie Kjærgaard Eybye, Laust Joen Jakobsen, Anne H. Sørensen, Martin Dons Demsig (under punkt 6-8 kommunikationschef Charlotte Bender) Daniel Kollberg, Bergur Løkke Rasmussen Carsten Koch Ulla Baarts Dagsorden blev godkendt. Michel Egelund ønskede en præcisering af et konkret spørgsmål og svaret herpå fra behandlingen af dagsordenens pkt. 4. om ny organisering i UCC ved bestyrelsesmødet den 11.december 2015. Spørgsmål fra Michael Egelund: Betyder bestyrelsens godkendelse af indstillingen om at ændre dekanstillinger til direktørstillinger, at bestyrelsen de facto godkender den nye organisering? Bestyrelsesformandens svar: Det er min opfattelse, at den nye organisering ikke er et anliggende som bestyrelsen skal godkende. Det er alene rektors ansvar og kompetence. Større organisationsændringer kan i særlige tilfælde være et bestyrelsesanliggende, men det vil bero på en konkret vurdering. På mødet d.d. præsenteres den aktuelle organisationsændring. Hvis der fremkommer markante synspunkter d.d, kan sagen tages op til fornyet drøftelse. Med de ovennævnte bemærkninger blev referatet godkendt og underskrevet. 3. Meddelelser Regeringens bevillingsreform UCC har den 29. januar indsendt et bidrag til ministeriets arbejde med en bevillingsreform for de videregående uddannelser. Der blev orienteret om de vigtigste elementer i UCC's indspil. UCC s indspil er udarbejdet i samarbejde mellem UCC-ledelsen og bestyrelsen v. Carsten Koch, Klaus Nørskov og Else Side 1 af 7
sommer. UCC s indspil udsendes med referatet. Danske Professionshøjskolers har på sektorens vegne ligeledes bidraget med et Dette bidrag balancerer mange hensyn, men understøtter UCC s indspil. Den 4. februar afholder ministeriet dialogmøde for alle interessenter. Fra UCC deltager Else Sommer og Anne Sørensen. Budget 2016 Der blev orienteret om UCC s interne proces i forbindelse med udmøntning af de markante besparelser, der er indarbejdet i det budget for 2016 Som bestyrelsens godkendte på mødet i december. Besparelserne, der samlet omfatter ca. 70 mio.kr. for perioden 2016-2017, kan primært henføres til: Finanslovens sparekrav, aktivitetsnedgang på læreruddannelsen, samt en udskudt besparelse på studieadministration og bygningsdrift og service. Besparelserne har resulteret i 38 fratrædelsesaftaler, 10 aftaler om nedsat tid, 18 medarbejdere er varslet til afskedigelse, og endelig er 4 medarbejdere varslet ned i tid. Den vanskelige proces er gennemført ordentligt. Rektors resultatlønskontrakt Aftale om rektors resultatkontrakt for 2016 er under færdiggørelse. Kontrakten indgås med formandskabet. Følgende fem fokuspunkter indgår: Campus Carlsberg, kvalitetssikring, institutionsakkreditering, vækst og fremdrift i uddannelserne samt økonomi. Sendes med referatet. Campus Bornholm UCC har indgået aftale om en 30 årig lejekontrakt. Forventet indflytning årsskiftet 2017-18. Campus Carlsberg Byggeriet forventes at følge den fastlagte plan Den 1. april er deadline for meddelelse af den endelige afleveringsdato (den 1. juli eller 11. juli). Øvrige centrale datoer: den 15. august alle medarbejdere flytter ind. Den 2. september officiel indvielse. Den 5. september studiestart. Proces i forbindelse med køb af løst inventar Der blev orienteret om en klagesag vedrørende UCC s proces i forbindelse med køb af løst inventar til Campus Carlsberg. Der er indgivet en klage i forbindelse UCC s valg af leverandør. UCC-ledelsen har orienteret bestyrelsesformandskabet om sagen. Klageren har henvendt sig til bestyrelsesformanden. Formanden har meddelt klageren, at bestyrelsen ikke laver sagsbehandling, men vil sikre sig, at direktionens forpligtelser er overholdt. Formandens korte svar sendes til bestyrelsen til orientering. Notat vedrørende sagen sendes med referatet. UCC udgivelser (udleveret) - UCC Magasin tema om læring - Grunduddannelsesfolder Side 2 af 7
Magasin fra Danske Professionshøjskoler udleveret 4. UCC s udviklingskontrakt 2015-2017. Uddannelses- og forskningsministeriet har udmeldt et nyt lovpligtigt mål om øget regionalt vidensamarbejde i forhold til udviklingskontrakten for 2016-2017. Målet skal erstatte det tidligere pligtige mål om social mobilitet. Til mødet var fremlagt indstilling med forslag til revideret udviklingskontrakt med henblik på bestyrelsens drøftelse og fastsættelse af nye målepunkter. Bestyrelsen drøftede forslag til revideret udviklingskontrakt. Der fremkom forslag om, at nævne social mobilitet, som en del af teksten. Det foreslåede målepunkt om systematisering af UCC s videnomsætning til og samarbejde med regionale samarbejdspartnere m.v. blev nærmere uddybet Nogle af UCC s dimittender bliver iværksættere, særligt fysioterapeuter, afspændingspædagoger og tekstilformidlere. De faglige miljøer kan tænkes at inddrage indsatser der kan styrke fokus på iværksætteri. Der kunne i forhold til de fastlagte mål tænkes i begrebet community det at en stor uddannelsesinstitution aktivt forholder sig til sit nærområde mv. Det blev nævnt om de ændrede økonomiske rammevilkår i forlængelse af de gennemførte besparelser bør give anledning til at reducere de fastlagte mål mål i udviklingskontrakten. Synspunktet vil fremført over for ministeriet i forbindelse med et fællesmøde i regi af Danske Professionshøjskoler. Bestyrelsen besluttede i forhold til det nye pligtige mål om regionalt vidensamarbejde at fastsætte to målepunkter om - Videnudvikling gennem fælles udviklings- og innovationsprojekter - De faglige miljøers videnomsætning til og samarbejde med regionale samarbejdspartnere I teksten der ledsager målepunkterne fremhæves UCC s ambitioner om social mobilitet og community tankegangen. 5. Ny organisering i UCC orientering om faglige miljøer og ledelsesstruktur Rektor orienterede om den nye organisering i UCC, herunder om de faglige miljøer og den nye ledelsesstruktur. Den anvendte PowerPoint præsentation udsendes med referatet. Samtidig henviste rektor til det materiale der blev udsendt til bestyrelsen efter bestyrelsesmødet den 11. december, hvor den samlede organisering var beskrevet. Rektor præsenterede den overordnede ledelsesstruktur i tilknytning til de Side 3 af 7
enkelte områder i UCC og fremhævede at ledelse skal ske tæt på uddannelserne, medarbejderne og de studerende. Som det også blev fremhævet på mødet i december er den nye organisering tilrettelagt med udgangspunkt de faglige miljøer. De faglige miljøer skal styrke og udvikle videngrundlaget i UCC og skabe bedre sammenhæng mellem grunduddannelse, videreuddannelse og forskning. Herefter er den øverste ledelsesorganisering fastlagt. Samtidig med tilrettelæggelse af den nye organisering er den væsentligste opgave, at UCC med den nye organisering og med indflytningen i Campus Carlsberg kan levere et hus, der fungerer for vores uddannelser fra dag et. Det måles vi på. Bestyrelsen drøftede organiseringen. Fra drøftelserne fremhæves følgende kommentarer: Bestyrelsen ser frem til, at organiseringen, herunder matrix med faglige miljøer kommer til at fungere. Følgende kunne med fordel tydeliggøres i den videre implementering af den nye organisation: Beskrive baggrunden for de mange ledelseslag. Beskrive hvor ansvar for at motivere medarbejdere ligger Beskrive hvem der har ansvar for dialog med de studerende. De faglige miljøer ser ud til først og fremmest at være en fysisk placering: det fulde potentiale forventes at fungere om et til to år efter indflytning. Der kunne være større forventninger tidligere. Kunne man mere konkret præsentere opgaverne for de faglige miljøer. Det blev hertil bemærket, at en faseplan er under udarbejdelse med henblik på at tydeliggøre opgaverne for de faglige miljøer. Det bør tydeligt fremhæves, at campus og ny organisering sker med henblik på at understøtte de studerende og uddannelserne. Vigtigt, at de studerende med det samme oplever, at uddannelserne og campus fungerer. Der arbejdes på en forbedret sammenhæng mellem pædagog- og læreruddannelsen og mellem pædagoger og lærere. Baggrunden for at pædagog- og sundhedsuddannelser knyttes til samme ledelse skal kunne forklares. Der blev peget på at bestyrelsen gennem årene har haft sin opmærksomhed på, hvordan midler anvendes bedst og mest effektivt til ledelse og administration. Det bør fortsat være fokus. UCC-ledelsen har opmærksomhed på, at det kan være behov for justering af organisationen, hvis det skønnes relevant. Side 4 af 7
Bestyrelsen tog orientering om UCC s faglige miljøer og ledelsesstruktur til efterretning. 6. Udviklingsplan for UCC s læreruddannelse Dekan Tove Hvid Persson orienterede om arbejdet med udviklingsplan for læreruddannelsen, med baggrund i læreruddannelsens særlige udfordringer. Den anvendte PowerPoint præsentation sendes med referatet. Bestyrelsen drøftede læreruddannelsens udfordringer på mødet den 25. november. Bestyrelsens synspunkter fra det møde er indgået i arbejdet med at videreudvikle læreruddannelsen. Bestyrelsen drøftede kort oplægget. Følgende bemærkninger fremhæves: Tilfredshed med UCC s nye annonceringskampagne, der viser sig i stillingsopslag og på uddannelsesmesser m.v. UCC skal have store ambitioner for læreruddannelsen, og sikre at den forventede effekt. Der blev spurgt til samarbejde med gymnasier. UCC har bl.a. i værksat forskellige brobygningsprojekter. Information herom udsendes med referatet Det blev bemærket, at når eksempelvis en studieordning ændres har dette konsekvenser for de administrative processer. Det anbefales, at de studeadministrative funktioner inddrages tidligt i processerne i forbindelse med forandringer. Bestyrelsen drøftede kort udviklingsperspektiver og tog orienteringen til efterretning. 7. Orientering om henvendelse fra underviserne i UCC s læreruddannelse til bestyrelsen og drøftelse af bestyrelsens svar Underviserne ved UCC s læreruddannelse har den 21. januar 2016 henvendt sig til bestyrelsen med kommentarer og beskrivelser af den alvorlige uddannelsesmæssige situation de oplever i konsekvens af de markante besparelser på læreruddannelsen. Medarbejdernes henvendelse blev drøftet med henblik på et samlet svar fra bestyrelsen. Bestyrelsen var enige om at anerkende de vanskeligheder og udfordringer læreruddannelsen står overfor. Det skal understreges, at ledelsen fortsat vil være i dialog med medarbejderne. Med hensyn til en efterbevilling, kan det ikke være en mulighed i den nuværende økonomi og som det fremgår af budget 2016. Side 5 af 7
8. UCC s kommunikationsog markedsføringsaktiviteter 9. Økonomi. Fremlæggelse af forslag om fremtidig økonomirapportering til bestyrelsen 10. Status vedrørende salg af ejendomme. Fremlæggelse af forslag om salg af ejendommen Strandvejen 93 Bestyrelsen drøftede henvendelsen fra underviserne og elementerne i et svarbrev. På baggrund heraf udformes et udkast til svar, der sendes til bestyrelsens kommentering med en kort frist for svar. Punktet blev udskudt til det kommende møde. Bestyrelsen tilsluttede sig som indstillet At antallet af egentlige økonomirapporter fra 2017 reduceres fra fire til tre (30/4, 31/8 og 31/12) At der indføres en opfølgningsrapport på STÅ-indtægter for efteråret i november 2017 Til mødet var fremlagt statusnotat vedrørende salg af ejendomme, herunder forslag om salg af ejendommen Strandvejen 93, København Ø. Bestyrelsen tog orientering til efterretning vedrørende Mørkhøj Parkalle 5-7, Søborg Bybjergvej 25, Ballerup Sydhavns Plads 4 / Scandia gade 12, Kbh. SV Buddinge Hovedgade 74-80, Søborg Bestyrelsen godkendte salg af Strandvejen 93, København Ø. 11. Eventuelt Der blev stillet forslag om mere bredt og systematisk at orientere bestyrelsen om UCC s løbende aktiviteter, presse mv. Der vil udarbejdes forslag hertil med henblik på bestyrelsesmødet i marts 2016. Side 6 af 7
et af bestyrelsesmøde den 3. februar 2016 er godkendt den Carsten Koch, bestyrelsesformand Klaus Nørskov, næstformand Agi Csonka Anne Dorthe Hermansen Michael Egelund Kirsten Jensen Niels Peter Møller Else Sommer Bergur Løkke Rasmussen Daniel Kollberg Jesper Würtzen Helene Østergaard Christensen Amalie Kjærgaard Eybye Katja Zarp Gitte Funch Side 7 af 7