Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT

Områdeudvalg administrationen BESLUTNINGSREFERAT Sted: Mødelokale 2, rådhuset Dato: Mandag den 7. marts 2016 Start kl.: 12:30 Slut kl.: 15:00 Medlemmer: Fraværende: Eva Iversen (Ledelse) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Lars Toft Pedersen (Ledelse) Michael Kielsgaard Engelsbæk (Ledelse) Hanne Nielsen (Ledelse) Kirsten Højgaard (DS) Lisbeth Skyum (DS) Per Tirstrup Nielsen (DS) Jytte Skiffard (HK) Kim Bruun Nielsen (Ledelse) Michael Kielsgaard Engelsbæk (Ledelse) Kirsten Højgaard (DS) Rikke Munk Mathiesen (HK) Carsten Povlsen (HK) Helle Steffensen (HK) Connie Borup Hansen (3F) Bodil Hiort (TL) Maria Mulvad Sølvkjær (AC) Grethe Wehner Andersen (AMR) Klaus Dahlin (AMR) Rikke Munk Mathiesen (HK) Grethe Wehner Andersen (AMR) Norddjurs Kommune

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Indholdsfortegnelse Side 1. Godkendelse af referater...1 2. Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold...2 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik...3 4. Drøftelse af fraværsstatistik...6 5. Opfølgning og evaluering på områdeudvalgets arbejdsmiljødag 2016...7 6. Opfølgning på retningslinjer...8 7. Information fra hovedudvalget...13 8. Information fra ledelsen...14 9. Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg...15 10. Information og kommunikation...16 11. Eventuelt...17 Bilagsoversigt...18 Norddjurs Kommune

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 1. Godkendelse af referater Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Godkendelse af referaterne fra møderne den 9. december 2015 og 9. februar 2016.. Indstilling Formanden indstiller, at referaterne godkendes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Referaterne blev godkendt. 1

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 2. Information om budgetopfølgning og konsekvenser for arbejds- og personaleforhold 81.38.00.A00 13/4701 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af MED-aftalen, at områdeudvalget skal informeres om budgetopfølgningen. Der foretages 2 årlige budgetopfølgninger, der forelægges kommunalbestyrelsen. Derudover foretages der månedlige budgetopfølgninger. Formanden informerer om status på budgetopfølgningen.. Indstilling Formanden indstiller, at informationen modtages. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Formanden informerede om, at der er en overskridelse af servicerammen for budget 2016, men det skyldes den planlagte overskridelse som har været vedtaget i forbindelse med budget 2016. Der er dog ikke noget i budgetopfølgningen for 2016, der giver anledning til konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i administrationen. Områdeudvalget modtog informationen. 2

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 81.38.00.A00 13/4713 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det fremgår af statistikken, at der i 4. kvartal 2015 har været 2 arbejdsskader af karakteren andet der har forårsaget 0 sygedage. Samlet set for 2015 har det været 12 arbejdsskader, der har medført 93 sygedage. HR-afdelingen er blevet opmærksom på, at der i antallet af arbejdsskader, de første 3 kvartaler 2015 har været 2 fejl indberetninger. De pågældende var blevet indberettet som arbejdsskader i Vej og ejendom, som hører under områdeudvalget for administrationen, men skulle have været indberettet i Vej og park, som hører under hovedudvalget. Dette er nu rettet. Til sammenligning var der i 2014 9 arbejdsskader, der medførte 1 sygedag. Der er tale om en stigning både i antallet af skader og antallet af sygedage. Der arbejdes pt. på en ny statistik, som bl.a. indeholder en opdateret organisationsstruktur. Statistikken tages i brug pr. 1. januar 2016 og vil dermed blive vedlagt områdeudvalgets dagsorden på juni-mødet, hvor første kvartal 2016 behandles. I den nye statistik vil de registrerede hændelser desuden skifte navn fra arbejdsskader til arbejdsulykker, da dette er mere korrekt og antallet af sygedage vil fremgå som et interval på samme måde som det fremgår af indberetningsblanketterne. På sidste møde udtrykte en enkelt medarbejder bekymring omkring hvorvidt alle oplysninger om en arbejdsskade blev registreret korrekt. Denne bekymring er blevet fulgt op med følgende henvendelse: Pointen er at der skal være tale om en ulykke for opnå eventuelt erstatning i forbindelse med arbejdsskade. Så, hvis første ulykke ikke registres kan der ske at, eventuelt efterfølgende 3

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 ulykke(r) ikke anerkendes og dermed kan det være en udløsende faktor på skade ikke betragtes som erhvervssygedom. Vold og trusler om vold bliver betragtet som ulykker og dermed bør de registres. Der den krølle på halen, vold og trusler om vold skal politianmeldes for at kunne udløse eventuelt erstatning fra en forsikring. Når regelsættet bliver fortolkes således, er det vigtigt alle former skader på arbejdspladsen bliver registeret. Dermed kan det ikke tillades der ikke bliver fortaget registreing. HR-afdelingen præciserer i den anledning følgende: En arbejdsskade er en fælles betegnelse for arbejdsulykker og erhvervssygdomme. En ulykke er en fysisk eller psykisk skade, som opstår efter en hændelse eller en påvirkning, der er sket pludseligt eller inden for 5 dage. En erhvervssygdom er en sygdom, der skyldes arbejdet eller arbejdsforholdene. Sygdommen kan komme af påvirkninger gennem kortere eller længere tid. I Norddjurs Kommune registreres en hændelse som en arbejdsulykke eller som en nærvedhændelse, på den måde registreres alle hændelser. Alle oplysninger haves dermed, hvis der skulle blive tale om en erhvervssygdom på et senere tidspunkt. Det er ikke en betingelse for at opnå erstatning efter arbejdsskadeloven, som er den primære kilde til erstatning ved arbejdsskader, at forholdet er anmeldt til politiet.. Indstilling Formanden indstiller, at statistikken drøftes. Bilag: 1 Åben Arbejdsskadestatistik 2015 28962/16 4

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Områdeudvalget drøftede statistikken. Områdeudvalget drøftede div. problematikker omkring anmeldelse og anerkendelse af arbejdsulykker og erhvervssygdomme. Det er kun læger og tandlæger der har en anmelderpligt i forhold til anmeldelse af erhvervssygdomme. Det er ikke kommunen som arbejdsgiver, der kan afgøre, om der er tale om en arbejdsskade, det er alene Arbejdsskadestyrelsen. Det er vigtigt, at der som hidtil er opmærksomhed omkring at anmelde arbejdsulykker. 5

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 4. Drøftelse af fraværsstatistik 81.38.00.A00 13/4771 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Det har af tekniske årsager ikke været muligt at udarbejde en fraværsstatistik til mødet. Når de tekniske problemer er løst, vil områdeudvalget få forelagt statistikkerne med tilbagevirkende kraft. Indstilling Formanden indstiller, at punktet udgår denne gang. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Punktet udgik. 6

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 5. Opfølgning og evaluering på områdeudvalgets arbejdsmiljødag 2016 81.38.00.A00 13/10801 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalgets arbejdsmiljødag blev i år afholdt den 19. januar 2016 med oplæg fra Asbjørn fra Addfocus i gæstekantinen på rådhuset. Temaet for dagen var kerneopgaven, og hvordan alle i organisationen er med til at løfte den fælles kerneopgave. Fokus var på, hvordan man kan gøre det på en måde, hvor faglige relationer, det psykiske arbejdsmiljø og den sociale kapital bliver styrket.. Indstilling Formanden indstiller, at arbejdsmiljødagen drøftes og evalueres. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Områdeudvalget evaluerede og drøftede arbejdsmiljødagen og der var bred enighed om, at det havde været en god dag, med et godt oplæg, som der kan tages udgangspunkt i at arbejde videre med hjemme i de lokale afdelinger. 7

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 6. Opfølgning på retningslinjer 81.00.00.P22 10/26489 Åben sag Sagsgang: OA Sagsfremstilling Områdeudvalget skal årligt gennemgå de retningslinjer udvalget har lavet, herunder om der er forhold, der har ændret sig, således at retningslinjerne også skal ændres. Der er tale om følgende retningslinjer, der er vedlagt som bilag: Retningslinje til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd, Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane og Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress. I forbindelse med at Erstatningsnævnet har præciseret sin praksis for, hvornår der ydes erstatning efter offererstatningsloven, har spørgsmålet været drøftet meget i pressen da nogen havde den opfattelse, at der ikke kunne udbetales erstatning overhovedet, hvis ikke der var foretaget politianmeldelse inden 72 timer. KL har derfor udarbejdet et notat om kommunernes håndtering af vold mod ansatte hvor af følgende fremgår hovedtræk: Politianmeldelse kan kun foretages af en kommune, hvis det i det konkrete tilfælde vurderes at være sagligt og relevant. Derudover er kommunen også underlagt persondataloven, og må kun videregive personoplysninger om en borger til en anden forvaltning (politiet), hvis det vurderes som særligt relevant. Hvis en medarbejder bliver udsat for vold i forbindelse med sit arbejde vil det som udgangspunkt blive betragtet som en arbejdsskade. Ved arbejdsskader er den primære kilde til erstatning arbejdsskadesystemet ikke offererstatningssystemet. Arbejdsskadeloven stiller ikke krav om, at volden skal være sket ved overtrædelse af straffeloven og heller ikke krav om, at volden skal være udøvet med forsæt eller anden 8

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 kvalificeret hensigt. Det afgørende er, at volden sker under udførelsen af arbejdet, eller at volden skyldes de forhold arbejdet foregår under. Det er ikke en betingelse for at opnå erstatning efter arbejdsskadeloven, at forholdet er anmeldt til politiet. Hvis en arbejdsskade ikke dækkes fuldt ud efter arbejdsskadeloven, kan der evt. rejses krav efter erstatningsansvarsloven samt dansk rets almindelige erstatningsretlige regler. Det er ikke en betingelse for at opnå erstatning efter erstatningsansvarsloven, at der er foretaget politianmeldelse. Offererstatningsloven er en generel ordning for erstatning til ofre for forbrydelser. Den er derimod ikke tænkt som en del af arbejdsskadesystemet. Ordningen indebærer, at Staten yder erstatning og godtgørelse for personskade, der forvoldes ved overtrædelse af straffeloven eller tilholdsloven. Desuden kan der ydes erstatning for skade på tøj og andre sædvanlige personlige ejendele. Erstatning efter denne lov er betinget af, at lovovertrædelsen er anmeldt til politiet inden 72 timer, og at skadelidte under en eventuel straffesag mod skadevolderen nedlægger påstand om erstatning. Denne betingelse kan dog fraviges, hvis forholdene taler for det. Det gælder, hvis der er konkrete pædagogiske og/eller behandlingsmæssige forhold, der taler for det. Offererstatningsloven er imidlertid blevet anvendt i arbejdsskadesager, hvor årsagen til skaden har været vold eller trusler i forbindelse med arbejdet. Når ordningen skønnes relevant af tilskadekomne og de faglige organisationer, er det særligt fordi den giver mulighed for at tilkende erstatning for tabt arbejdsfortjeneste og godtgørelse for svie og smerte, som arbejdsskadeloven ikke omfatter. KL har forelagt indholdet af notatet for Ombudsmanden, som ikke havde bemærkninger til dette Justitsministeriet vil sammen med Erstatningsnævnet udsende en vejledning vedrørende kravet om politianmeldelse i offererstatningsloven, herunder særligt om hvornår der skal ske politianmeldelse i sager, hvor der foreligger pædagogiske og behandlingsmæssige hensyn. Det forventes, at vejledningen vil kunne udsendes i marts 2016. 9

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Hovedudvalget har behandlet emnet på sit møde i februar 2016 og afventer vejledningen fra Justitsministeriet og Erstatningsnævnet. Områdeudvalget bør også afvente denne vejledning, men der kan allerede nu laves om på afsnittet om anmeldelse, da man som kommune ikke kan have en generel regel om, at der skal ske politianmeldelse. Forslag til ny tekst: Anmeldelse Ledelsen foretager straks en konkret vurdering af, hvorvidt det er sagligt og relevant at foretage anmeldelse til politiet. Det er vigtigt at persondatalovens regler iagttages. Hvis der ikke sker politianmeldelse af pædagogiske og/eller behandlingsmæssige hensyn er det vigtigt, at der laves en konkret beskrivelse af episoden samt en beskrivelse af de overvejelser af pædagogisk eller behandlingsmæssig karakter i forhold til netop denne skadevolder. Hvis anmeldelsen til politiet alene sker med det formål at opfylde kravet om politianmeldelse i offererstatningsloven, så skal det fremgå af anmeldelsen. Politianmeldelse kan kun ske, hvis der er sket noget ulovligt. Det er derfor vigtigt at sondre mellem, om der er sket noget ulovligt eller noget ubehageligt, da det kun er det ulovlige, der skal anmeldes til politiet. De ubehagelige hændelser registreres internt i forbindelse med registrering af grænseoverskridende adfærd. Særligt i forbindelse med trusler kan der opstå tvivl om, hvad der er ulovligt. Årsagen hertil kan være, at mange udtalelser opfattes som trusler, uden at de kan betragtes som trusler i straffelovens forstand. Direktionssekretariatet & HR er behjælpelig med at vurdere hvad der er ulovligt.. 10

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Indstilling Formanden indstiller, at retningslinjerne drøftes og tilrettes. Bilag: 1 Åben Retningslinje grænseoverskridende adfærd revideret marts 2016 41960/16 2 Åben Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress 42022/16 3 Åben Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning 42023/16 og chikane Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Erhvervs- og miljøchefen foreslog, at der i alle 3 retningslinjer blev tilføjet et afsnit, hvor der henvises til, hvor man kan finde yderligere materiale. Det vil blive tilføjet i retningslinjerne der udsendes sammen med referatet. Vedr. retningslinjen til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd. Det blev drøftet, at det skal fremgå af overskriften, at denne retningslinje vedrører grænseoverskridende adfærd fra borgere. Forslaget til ændret tekst i retningslinjen blev også drøftet, og teksten ændres til: Anmeldelse Ledelsen har ansvaret for straks at foretage en konkret vurdering af, hvorvidt det er sagligt og relevant at foretage anmeldelse til politiet. Det er vigtigt at persondatalovens regler iagttages. Medarbejderen har altid mulighed for selv at foretage anmeldelse til politiet. Hvis der ikke sker politianmeldelse af pædagogiske og/eller behandlingsmæssige hensyn, er det vigtigt, at der laves en konkret beskrivelse af episoden samt en beskrivelse af de overvejelser af pædagogisk eller behandlingsmæssig karakter i forhold til netop denne skadevolder. 11

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Det er vigtigt at sondre mellem, om der er sket noget ulovligt eller noget ubehageligt. Det er kun det ulovlige, der skal anmeldes til politiet. De ubehagelige hændelser registreres internt i forbindelse med registrering af grænseoverskridende adfærd. Særligt i forbindelse med trusler kan der opstå tvivl om, hvad der er ulovligt. Årsagen hertil kan være, at mange udtalelser opfattes som trusler, uden at de kan betragtes som trusler i straffelovens forstand. Direktionssekretariatet & HR er behjælpelig med at vurdere, hvad der er ulovligt. I tvivlstilfælde er det altid muligt at foretage anmeldelse til politiet. 12

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 7. Information fra hovedudvalget Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Dette punkt er et fast punkt på områdeudvalget for administrationens dagsorden og her vil være oplistet de punkter, som hovedudvalget har på deres punkt: Information og kommunikation, som er rettet mod områdeudvalgene. Hovedudvalget henleder opmærksomheden på, at alle ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter vil blive inviteret til stormøde om budget 2017. Mødet afholdes den 14. marts 2016. Der vil blive udarbejdet informationsmateriale til MED-udvalgene, der beskriver mulighederne for at ansætte personer i fleksjob og etablere praktikophold til flygtninge på Norddjurs Kommunes arbejdspladser. Hovedudvalget henleder opmærksomheden på, at områdeudvalgets arbejdsmiljørapporter behandles på mødet i august. Hovedudvalget henleder i øvrigt opmærksomheden på retningslinjer for tryghed i ansættelsen som findes i personalepolitikken. Retningslinjerne skal benyttes, hvis man skal afskedige personale som led i en besparelse. Indstilling Formanden indstiller, at punkterne drøftes. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Punkterne blev drøftet. 13

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 8. Information fra ledelsen Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Ledelsen informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Der er pr. 1. marts 2016 ansat følgende nye chefer: Erik Holck Hansen, chef for job- og virksomhedsservice og Hanne Broe, chef for planlægning, kultur og natur. Socialchef Hanne Nielsen, er nu også chef for myndighedsafdelingen. Økonomidirektør Eva Holm Iversen har fået nyt job i Aarhus kommune pr. 1. april 2016. 14

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 9. Information fra medarbejderne, herunder lokaludvalg Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Medarbejderne informerer om aktuelle emner.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Myndighedsafdelingen er blevet sammenlagt med socialområdet i forbindelse med at myndighedschefen fik ansættelse i en anden kommune. Medarbejderne i myndighedsafdelingen anfægter ikke beslutningen, om at afdelingen underlægges socialområdet, men alene timingen og at MED-aftalen bestemmelse om at der gives tid til "grundig drøftelse" skønnes tilsidesat. Hovedudvalgets medarbejderside har skrevet et brev til kommunaldirektøren omkring dette. Myndighedsafdelingen informerer om, at de har store problemer med rekruttering af socialrådgivere bl.a. fordi Aarhus og Randers kommuner har løftet lønniveauet. Der er ydet en merbevilling på 5 socialrådgivere, men det frygtes, at det bliver svært at få stillingerne besat. 15

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 10. Information og kommunikation Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling Formålet med punktet er, at områdeudvalget drøfter, om der på baggrund af mødet er emner, der skal informeres ud til lokaludvalg og personalemøder med MED-status. Derudover kan der være emner, som områdeudvalget mener, der skal informeres om.. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Områdeudvalget skal på junimødet behandle arbejdsmiljørapporter fra alle afdelinger. Sekretæren minder derfor alle om, at sidste frist for indsendelse af arbejdsmiljørapport er mandag den 30. maj 2016. Områdeudvalget vil sammen med hovedudvalget henlede opmærksomheden på retningslinjer for tryghed i ansættelsen som findes i personalepolitikken. Retningslinjerne skal benyttes, hvis man skal afskedige personale som led i en besparelse. 16

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 11. Eventuelt Sagsgang: OA Åben sag Sagsfremstilling. Beslutning i Områdeudvalg administrationen den 07-03-2016 Da næstformanden er fraværende godkender Carsten Povlsen referatet. 17

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Bilagsoversigt 3. Drøftelse af arbejdsskadestatistik 1. Arbejdsskadestatistik 2015 (28962/16) 6. Opfølgning på retningslinjer 1. Retningslinje grænseoverskridende adfærd revideret marts 2016 (41960/16) 2. Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress (42022/16) 3. Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane (42023/16) 18

Områdeudvalg administrationen 07-03-2016 Underskriftsside Eva Iversen Kim Bruun Nielsen Lars Toft Pedersen Michael Kielsgaard Engelsbæk Hanne Nielsen Kirsten Højgaard Lisbeth Skyum Per Tirstrup Nielsen Jytte Skiffard Rikke Munk Mathiesen Carsten Povlsen Helle Steffensen Connie Borup Hansen Bodil Hiort Maria Mulvad Sølvkjær Grethe Wehner Andersen Klaus Dahlin 19

Bilag: 3.1. Arbejdsskadestatistik 2015 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 07. marts 2016 - Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 28962/16

Arbejdsskadestatistik - fordeling af skader Periode Område Aftaleenheder / medudvalg Leder Institution Ansættelsestype Sygedage i alt Skader i alt Ryg Arme / ben Psykisk Vold Andet 1. kvartal 2015 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Grenaa RådhusAndet 0 1 1 Job- og virksomhedsservice Vakant (tom) Andet 0 1 1 0 Administrationen Total 0 2 1 1 1. kvartal 2015 Total 0 2 1 1 2. kvartal 2015 Administrationen Myndighedsafdelingen Vakant Børne- og familieteamet Pædagog 0 1 1 0 Norddjurs Biblioteker Vakant Ørum bibliotek Andet 0 2 2 0 Administrationen Total 0 3 1 2 0 2. kvartal 2015 Total 0 3 1 2 0 3. kvartal 2015 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Allingåbro Andet 3 2 2 Ungeindsats og UU Djursland Lotte Kruse (tom) Andet 0 1 1 Ressource og udvikling Iben Günther Nielsen (tom) Andet 90 1 1 0 Ressource og udvikling Iben Günther Nielsen (tom) Kontor 0 1 1 0 Administrationen Total 93 5 1 1 3 3. kvartal 2015 Total 93 5 1 1 3 4. kvartal 2015 Administrationen Direktionssekretariat og HR Kim Bruun Nielsen Kantinen, Grenaa RådhusAndet 0 1 1 Ressource og udvikling Iben Günther Nielsen (tom) Andet 0 1 1 Administrationen Total 0 2 2 4. kvartal 2015 Total 0 2 2 Hovedtotal 93 12 1 2 3 6

Bilag: 6.1. Retningslinje grænseoverskridende adfærd revideret marts 2016 Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 07. marts 2016 - Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 41960/16

Retningslinje til forebyggelse og håndtering af grænseoverskridende adfærd fra borgere 5. udgave Godkendt 30. januar 2012 af områdeudvalget for administrationen. Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2013 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2013. Retningslinjerne er revideret af HR-afdelingen forår 2014 og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 4. juni 2014. Retningslinjerne er opdateret og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 17. juni 2015. 1

Retningslinjerne er opdateret og godkendt af områdeudvalget for administrationen den 7. marts 2016. 2

Denne retningslinje gælder for alle medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. Formål: Retningslinjerne har til formål at medvirke til: At forebygge grænseoverskridende adfærd fra borgere At medarbejderne ved, hvordan de skal håndtere grænseoverskridende adfærd, mens den foregår At medarbejderne kan håndtere situationen, når adfærden er foregået At alle medarbejdere kender retningslinjerne, så de kan agere hensigtsmæssigt i en vanskelig situation. Grænseoverskridende adfærd: Ved grænseoverskridende adfærd forstås eks.: mundtlige og fysiske trusler, vold og krænkelser. Borgere kan gribe til forskellige former for trusler eller direkte voldelig adfærd med baggrund i utilfredshed med trufne afgørelser, utilfredshed med systemet, ændringer i lovgivning, ventetider m.v. Eksempler kan være: Verbale trusler om vold eller chikane mod medarbejdere eller disses pårørende Ødelæggelse af inventar o.l. Fysisk voldsudøvelse Krænkende, negativ eller injurierende omtale på sociale medier eller lign. Selv om vold eller trusler direkte eller pr. telefon oftest er udtryk for afmagt, kan det under ingen omstændigheder accepteres overfor medarbejderne. Uddrag fra Østjyllands politis vejledning om anmeldelse af voldssager: Vold Vold er når en person angriber en anden person, f.eks. med slag og spark. Lette berøringer, småpuf og lignende betragtes ikke som vold. Spyt og overhælden med væske (ikke ubetydelig[mængde]) er omfattet af voldsbestemmelsen. Trusler Trusler kan være strafbare, hvis de fremsættes på en måde, der er egnet til at fremkalde alvorlig frygt for liv eller helbred. Trusler om simpel vold er således ikke kriminaliseret. 3

Vold mod offentligt ansatte Offentligt ansatte nyder en særlig beskyttelse efter straffelovens 119, der omhandler overfald med vold eller trussel om vold mod personer, der handler i offentlig tjeneste. Volden eller truslen om vold skal være direkte relateret til personens tjeneste. Betingelser for straf Det er en betingelse for straf, at gerningsmandens handling var forsætlig. Der kan således ikke straffes for handlinger, der udspringer af hændelige uheld, tilfældigheder eller som reflekshandlinger ved fysisk berøring og lignende. FØR Forebyggelse: For at undgå situationer med grænseoverskridende adfærd og for at forebygge konfliktsituationer skal den enkelte medarbejder foretage sig følgende: 1. Ved alle borgerkontakter skal medarbejdere risikovurdere situationen og forebygge, at situationen udvikler sig: Medarbejderen skal ved højlydt stemmeføring fra borgeren, neddæmpe stemmelejet og tale roligt og langsomt til borgeren. Medarbejderen skal altid udvise venlig, rolig og neutral adfærd. Medarbejderen skal ikke argumentere med borgeren. Medarbejderen skal ved en forventet vanskelig samtale orientere kolleger eller leder. Disse kan evt. overvære samtalen. Medarbejderen kan kontakte rådhusbetjente, (der evt. kan kontakte politiet på 114, hvis dette skønnes nødvendigt) kolleger eller leder, hvis der er risiko for voldelig adfærd. 2. Ved alle borgerkontakter skal følgende sikres: At medarbejderen har en åben flugtvej i lokaler, som anvendes til møder. At medarbejderen placerer sig således, at medarbejderen kan komme først ud af lokalet. At der i lokalet ikke findes genstande, som kan anvendes som kasteskyts. 4

3. Ved borgersamtaler over telefon kan det være nyttigt, at få afsluttet en samtale, inden det bliver til grænseoverskridende adfærd, og medarbejderne skal vide, at det er okay at bruge følgende fremgangsmåde for at få en samtale afsluttet: Hvis borgeren taler grimt til medarbejderen, skal medarbejderen stille og roligt bede borgeren om at tale pænt, samt oplyse om, at det ikke er acceptabelt at tale på denne måde. Hjælper dette ikke, skal medarbejderen fortælle, at hvis adfærden fortsætter, så vil medarbejderen lægge røret på. Det er vigtigt, at man oplyser dette inden, således at borgeren kan nå at rette for sig. Fortsætter adfærden skal medarbejderen fortælle, at man nu vil lægge røret på, fordi adfærden er fortsat, hvorefter røret lægges på. Der gælder de samme grænser ved telefonsamtaler som ved personligt fremmøde. Det er derfor vigtigt, at der er den samme opbakning fra kolleger mv., jf. ovenstående. 4. Medarbejderne skal have kompetencer, således at de kan forebygge grænseoverskridende adfærd. Nødvendige kompetencer kan erhverves f.eks. ved kursus i konflikthåndtering, ved træning i tackling af vanskelige situationer m.v. De lokale MED-udvalg vurderer løbende, om de nødvendige kompetencer er til stede. UNDER I en vanskelig situation: Medarbejderen skal søge at undgå, at situationen optrappes yderligere, dette kan gøres ved at følge det under forebyggelsen beskrevet. Opbakningen fra kollegerne er vigtig når man står i en situation, der måske kan udvikle sig. Kollegerne skal synliggøre sig således, at den berørte medarbejder kan bede om hjælp, hvis denne skønner, at der er brug herfor. Da der er tale om meget forskellige arbejdssteder, vil det være op til de enkelte arbejdssteder, nærmere at lave aftaler herom. Ved akut brug for hjælp: Brug alarmknap hvor dette er muligt Tilkald hjælp fra kolleger Ring 1-1-2 5

EFTER - Hvis skaden er sket: Tilkaldelse af politi ring 1-1-4 eller 87 31 14 48 Skønnes situationen at være af et omfang man ikke selv kan magte, tilkaldes politiet. Direktionen orienteres umiddelbart herefter. Hjælp fra kolleger Det er en kollegial opgave at bistå hinanden i tilfælde af oplevelse af grænseoverskridende adfærd. Kolleger og ledelse tager umiddelbart ansvar for den ramte, således at kolleger yder førstehjælp og der tages ledelsesmæssigt stilling til anden hjælp eventuelt psykolog m.v. Når der er behov for hjælp, kan det være vigtigt at tage højde for følgende: Lad ikke den ramte person være alene Find et roligt sted Skab ro og tryghed Vær tydelig uden at være omklamrende Lad personen fortælle hvad der er sket gerne mange gange Lyt og spørg for at få personen til at fortælle Bagatelliser eller kritiser ikke Vurder, om der skal tages initiativ til at familie og pårørende bliver kontaktet Vurder, om personen skal følges hjem, og om pågældende må være alene det første døgn. Hvem skal hjælpe? Når man står i en krisesituation, er det vigtigt at føle sig tryg, og områdeudvalget opfordrer derfor til, at de enkelte medarbejdere tager stilling til, hvilke kolleger man gerne vil have, skal tage hånd om en efter en krisesituation. Herudover opfordrer områdeudvalget til, at man i de enkelte afdelinger laver pårørendelister, således at man ved, hvem der skal underrettes efter en evt. krisesituation. Krisehjælp Der sikres om nødvendigt krisehjælp gennem kontakt til psykologer. Det er den enkelte afdeling, der afholder udgiften til krisehjælp. Forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet kan kontaktes på tlf. 89 59 10 13. 6

Registrering, anmeldelse og opfølgning: Al grænseoverskridende adfærd skal registreres og straks videregives til nærmeste leder eller leder, som er til stede. Lederen orienterer forsikringsmedarbejderen i direktionssekretariatet på tlf. 89 59 10 13. Hvad skal registreres? Det er vigtigt, at den berørte medarbejder samt eventuelle vidner så hurtigt som muligt skriver ned, hvad der er sket, samt hvor og hvornår det er sket. Det er vigtigt, at det sker så hurtigt som muligt, da det er nemmere præcist at huske, hvad der er sket kort tid efter selve hændelsen. Hvis den grænseoverskridende adfærd sker på sociale medier eller lign. er det vigtigt straks at dokumentere adfærden, da der er tale om flygtige medier, hvor ytringer kan fjernes igen. Brug skærmprint eller anden fysisk dokumentation. Hvorfor skal grænseoverskridende adfærd registreres? Der er flere grunde til, at grænseoverskridende adfærd skal registres. Registreringen sker, således at ledelsen har en mulighed for at følge op på omfanget af grænseoverskridende adfærd og iværksætte yderligere forebyggende tiltag. Der registreres for at skabe tryghed for medarbejderne. Da alle medarbejdere er forskellige, er det ikke sikkert, at en isoleret episode medfører problemer for medarbejderen, men ved at der sker en registrering, kan dette hjælpe med til, at dokumentere en evt. senere psykisk arbejdsskade. Registreringen kan hjælpe medarbejderen til senere at kunne huske selve hændelsesforløbet i forbindelse med et retsligt efterspil. Anmeldelse Ledelsen har ansvaret for straks at foretage en konkret vurdering af, hvorvidt det er sagligt og relevant at foretage anmeldelse til politiet. Det er vigtigt at persondatalovens regler iagttages. Medarbejderen har altid mulighed for selv at foretage anmeldelse til politiet. Hvis der ikke sker politianmeldelse af pædagogiske og/eller behandlingsmæssige hensyn, er det vigtigt, at der laves en konkret beskrivelse af episoden samt en beskrivelse af de overvejelser af pædagogisk eller behandlingsmæssig karakter i forhold til netop denne skadevolder. Det er vigtigt at sondre mellem, om der er sket noget ulovligt eller noget ubehageligt. Det er kun det ulovlige, der skal anmeldes til politiet. De ubehagelige hændelser registreres internt i forbindelse med registrering af grænseoverskridende adfærd. Særligt i forbindelse med trusler kan der opstå tvivl om, hvad der er ulovligt. Årsagen hertil kan være, at mange udtalelser opfattes som trusler, uden at de kan betragtes som trusler i straffelovens forstand. Direktionssekretariatet & HR er behjælpelig med at vurdere, hvad der er ulovligt. I tvivlstilfælde er det altid muligt at foretage anmeldelse til politiet. 7

Opfølgning Ledelsen følger op på en hændelse gennem samtaler med den berørte medarbejder, og der tages stilling til, hvilke forholdsregler der efterfølgende skal gælde for den person, der har udøvet den grænseoverskridende adfærd. Ledelsen orienterer om fornødent den ramtes kolleger. Områdeudvalget drøfter årligt de gældende retningslinjer og der følges i den forbindelse op på omfanget af registreringer med henblik på yderligere forebyggende tiltag. Særligt om generelle trusler: Der kan indgå generelle trusler, som kan berøre flere afdelinger f.eks. bombetrusler, terrortrusler el. lign. Der skal udarbejdes en fælles handleplan til håndtering af disse situationer. Direktionssekretariatet er ansvarlig for udarbejdelsen. Der kan være behov for lokale tiltag Da der er tale om meget forskellige afdelinger under områdeudvalget for administrationen, vil det være nødvendigt, at der i de lokale MED-udvalg vedtages særlige regler. Det kan f.eks. være: At medarbejderen skal vurdere, om der er særlige forholdsregler, der skal tages, f.eks. i forhold borgergrupper med særlige udfordringer og problematikker. At der på visse kontorer f.eks. i jobcentret, udbetalingscentret og opkrævningen er installeret alarmknap. At der aftales særlige retningslinjer for medarbejdere, der arbejder ude af huset. Områdeudvalget opfordrer de lokale MED-udvalg til, at de ser på, om der for det enkelte udvalg skal gælde yderligere retningslinjer. Kommunikation i forbindelse med aktuelle episoder Der kan opstå episoder, hvor det er nødvendigt at etablere særlige ordninger i en periode eksempelvis vagter, låste døre mv. I forbindelse med en sådan særlig ordning er det vigtigt, at der kommunikeres klart ud omkring dette særligt for at undgå utryghed, men også for at sikre at alle har de korrekte oplysninger om ordningen. Den ansvarlige leder skal derfor sørge for, at der kommunikeres klart ud til alle medarbejdere både når en ordning etableres, men det kan også være nødvendigt, at der kommunikeres ud når ordningen ophører. Hvis en medarbejder oplever grænseoverskridende adfærd fra en borger, så bør det overvejes, om det skal noteres på borgerens sag, og det bør også overvejes, om der skal gives besked til andre afdelinger, hvis der er kendskab til, at borgeren er tilknyttet andre afdelinger. 8

Hvis du vil vide mere om grænseoverskridende adfærd Hvis du ønsker yderligere information kan du eksempelvis læse mere om grænseoverskridende adfærd her: Videncenter for arbejdsmiljø: www.arbejdsmiljoviden.dk eller http://www.arbejdsmiljoviden.dk/emner/psykosocialt-arbejdsmiljo/vold BrancheArbejdsmiljøRådene (BAR) Finans/Offentlig Kontor og Administration: www.arbejdsmiljoweb.dk eller http://www.arbejdsmiljoweb.dk/trivsel/vold_og_trusler Arbejdstilsynet: http://arbejdstilsynet.dk/da/ eller http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/psykisk-arbejdsmiljo/vold-og-trusler 9

Bilag: 6.2. Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 07. marts 2016 - Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 42022/16

Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af stress. 2. udgave Godkendt den 16. september 2015 af områdeudvalget for administrationen. Revideret den 7. marts 2016 af områdeudvalget for administrationen. Denne retningslinje gælder for alle medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. 1

Formål I Norddjurs Kommunes administration ønsker vi at skabe arbejdsglæde og trivsel på arbejdspladserne, og derfor prioriteres et godt arbejdsmiljø højt. Målet er: at forebygge stressrelaterede forhold, at have en handleplan i forhold til håndtering af stress, at alle skal have opmærksomhed på stresssymptomer og -reaktioner. Identifikation Definition Stress er et resultat af den enkeltes oplevelser, tolkninger og reaktioner på forhold og begivenheder i arbejdsliv, privatliv og generelle livssituation. Der opleves en ubalance mellem de krav, man oplever situationen stiller til en, og de evner og ressourcer man umiddelbart har til rådighed til at håndtere situationen. Stress kan antage to hovedformer: Travlhed/kortvarigt stress opstår, når vi kortvarigt er udsat for øget pres, men hvor vi fortsat er i stand til at håndtere de ting, der påvirker os eller fjerne os fra den stressfremkaldende situation. Langvarigt stress opstår, når vi er i pressede situationer over længere tid, hvor vi hverken kan gøre noget ved presset eller fjerne os fra det. Begyndende stress kan være vanskelig at give sikre identifikationsredskaber til, da der kan være mange varierende tegn. Ydre faktorer som alder, køn, private livsomstændigheder og arvelige forhold kan spille ind. De vigtigste tegn kan derfor være forandringer hos den enkelte, ofte i form af: Fysiske stress symptomer, eksempelvis søvnløshed, hovedpine, svedeture, træthed, svimmelhed og hjertebanken. Psykiske stress symptomer, eksempelvis dårlig koncentrationsevne, hukommelsesbesvær, angst, ændret stemningsleje/humør, og depression. Adfærdsmæssige stress symptomer, eksempelvis rastløshed, øget forbrug af stimulanser, undvigende social kontakt. 2

Forebyggelse Den bedste forebyggelse af stress er åbenhed og opmærksomhed omkring emnet. Det er også vigtigt, at der er mulighed for at tale sammen om stress i de enkelte afdelinger. Andre forebyggende metoder kan være: Løbende dialog om arbejdsprocesser, kompetencer og opgavemængde. Mulighed for kompetenceudvikling. Højt informationsniveau i afdelingen. Mulighed for supervision. Fokus på godt psykisk arbejdsmiljø. Opmærksomhed på hinandens trivsel. Oplevelse af mening i arbejdet se sammenhænge og formål. Håndtering Alle, ledelse såvel som medarbejdere, har et ansvar for og pligt til at gribe ind, hvis man oplever, at en medarbejder udviser adfærd, der kan karakteriseres som begyndende stress. Den enkelte har også selv et ansvar for at kontakte kollega, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller leder med henblik på at få afbalanceret situationen. Den enkelte må overveje at sænke eget ambitionsniveau, og sige hensigtsmæssigt til og fra i forhold til arbejdsopgaver/ressourcer. Medarbejderne/kollegerne har ansvar for at tale med den stressramte om problematikken og sammen tage kontakt til tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant eller afdelingens leder. Lederen har ansvar for at tage hånd om en medarbejder, så snart der udvises tegn på stress. Lederen har ansvar for at udarbejde en fastholdelses- eller handleplan. Hvis du vil vide mere om stress Hvis du ønsker yderligere information kan du eksempelvis læse mere om stress her: Videncenter for arbejdsmiljø: www.arbejdsmiljoviden.dk eller http://www.arbejdsmiljoviden.dk/emner/psykosocialt-arbejdsmiljo/stress BrancheArbejdsmiljøRådene (BAR) Finans/Offentlig Kontor og Administration: www.arbejdsmiljoweb.dk eller http://www.arbejdsmiljoweb.dk/trivsel/stress Arbejdstilsynet: http://arbejdstilsynet.dk/da/ eller http://arbejdstilsynet.dk/da/temaer/tema-psykisk-arbejdsmiljo/stress 3

Bilag: 6.3. Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane Udvalg: Områdeudvalg administrationen Mødedato: 07. marts 2016 - Kl. 12:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 42023/16

Retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering af mobning og chikane 2. udgave Godkendt den 16. september 2015 af områdeudvalget for administrationen. Revideret den 7. marts 2016 af områdeudvalget for administrationen. Denne retningslinje gælder for alle medarbejdere i administrationen i Norddjurs Kommune. 1

Formål I Norddjurs Kommunes administration ser vi god trivsel som en forudsætning for, at både arbejdsplads og medarbejdere kan udvikle sig i en god retning. Formålet med at have en retningslinje til identificering, forebyggelse og håndtering mobning og chikane er, at undgå mobning på arbejdspladsen ved at have en klar holdning om, at det er uacceptabelt og have klare retningslinjer for, hvordan det håndteres, hvis det forekommer. Vores arbejdsplads skal være et sted hvor, der er rart at være, hvor man omgås på en værdig måde og behandler hinanden med respekt, også selvom vi er forskellige. Identifikation Definition Der er tale om mobning eller chikane, når en eller flere personer regelmæssigt og over længere tid eller gentagne gange, udsætter en eller flere personer for handlinger, som opfattes sårende eller nedværdigende, og den berørte ikke er i stand til at forsvare sig mod dem. Har du f.eks.: talt nedværdigende over for andre om en kollega gennem længere tid? rottet dig sammen med andre mod en kollega? gennem tavshed og ligegyldighed afholdt en kollega fra at deltage i fællesskabet? gentagne gange latterliggjort eller udelukkende fokuseret på eventuelt negative sider ved en kollega? gennem en længere periode i tale og handling nedgjort en kollega, hver gang du har talt med ham/hende? direkte eller indirekte medvirket til at sabotere eller vanskeliggøre det for en kollega at udføre sit arbejde? tænkt over, om det, du selv udøver som venskabeligt drilleri, måske kan opleves anderledes af den, som bliver drillet? Egentligt er det meget let nemlig at du som udgangspunkt behandler andre, som du gerne vil have, at de behandler dig! 2

Forebyggelse For at forebygge mobning og chikane, samt sikre en god trivsel generelt, vil vi løbende arbejde aktivt med følgende aktiviteter i hverdagen: I Norddjurs Kommunes administration er trivsel et fælles ansvar, og derfor er alle, både ledere og medarbejdere, ansvarlige for at bidrage til at retningslinjen efterleves. Den bedste måde at forebygge mobning og chikane er gennem åbenhed og dialog. APV'en skal hjælpe til at afdækker og sikre, at der løbende er fokus på det psykiske arbejdsmiljø, herunder mobning/chikane. Norddjurs Kommunes arbejdsmiljøkonsulent kan inddrages ved udvikling af konkrete indsatser til forebyggelse af mobning/chikane. Håndtering I tilfælde af, at der forekommer mobning/chikane i Norddjurs Kommunes administration, har alle et fælles ansvar: Den enkelte medarbejder, som føler sig krænket og/eller chikaneret, har så vidt muligt pligt til at sige fra. Det kan gøres direkte til den eller de personer, som udøver mobningen, eller til vedkommendes nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentant. Alle ledere og arbejdsmiljørepræsentanter er forpligtiget til at tage ansvar for, at der i dialog med de involverede medarbejdere findes en løsning på problemet, samt til at følge op på de involverede medarbejdere efter nogen tid. Alle, ledelse såvel som medarbejdere, har et ansvar for og pligt til at gribe ind, hvis man overværer en situation, som kan karakteriseres som mobning/chikane. Man kan gribe ind i selve situationen, eller man kan rette henvendelse til nærmeste leder eller arbejdsmiljørepræsentanten. I de tilfælde hvor der er behov for det, er det muligt at benytte hjælp i form af intern eller ekstern rådgivning. Hvis du vil vide mere om mobning og chikane Hvis du ønsker yderligere information kan du eksempelvis læse mere om mobning og chikane her: Videncenter for arbejdsmiljø: www.arbejdsmiljoviden.dk eller http://www.arbejdsmiljoviden.dk/emner/psykosocialt-arbejdsmiljo/mobning BrancheArbejdsmiljøRådene (BAR) Finans/Offentlig Kontor og Administration: www.arbejdsmiljoweb.dk eller http://www.arbejdsmiljoweb.dk/trivsel/mobning Arbejdstilsynet: http://arbejdstilsynet.dk/da/ eller http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/psykisk-arbejdsmiljo/mobning-og-seksuelchikane 3