Skolemedarbejder 9. klasse. Brugervejledning Optagelse.dk

Skolemedarbejder 9. klasse Brugervejledning Optagelse.dk

Skolemedarbejder 9. klasse Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Ulrik Sølgaard-Nielsen Styrelsen for It og Læring Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

Indhold 1 Indledning... 5 1.1 Målgruppe... 5 2 Generel information... 7 2.1 Rettigheder... 7 2.2 Elevoversigten... 7 3 Personlige oplysninger... 11 3.1 Telefonnummer og e-mailadresse... 11 3.2 Skoler med et elevadministrativt system... 12 3.3 Skoler uden et elevadministrativt system... 12 4 Karakterer... 13 4.1 Generelt om karakterer... 13 4.2 Elever der får karakterer... 13 4.2.1 Overførsel fra elevadministrativt system... 13 4.2.2 Indtastning på Optagelse.dk... 15 4.3 Elever, der ikke får karakterer... 17 5 Forudsætninger... 18 5.1 Overførsel fra elevadministrativt system... 18 5.2 Indtastning på Optagelse.dk... 19 5.3 Elever der ikke får karakterer... 21 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 3

1 Indledning Denne vejledning beskriver skolemedarbejderes arbejdsopgaver på Optagelse.dk. Det er skolemedarbejderes opgave at sørge for, at kontaktoplysningerne på eleverne er opdateret, og at det er indlæst karakterer for eleverne. Vejledningen er overordnet, men der henvises til de vejledninger, der er relevante for opgaverne. 1.1 Målgruppe Vejledningen henvender sig til medarbejdere på skolen, som skal sørge for, at elevernes kontaktoplysninger er korrekte, og at der bliver tilføjet karakterer og forudsætninger på elevens uddannelsesplan. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 5

2 Generel information 2 Generel information 2.1 Rettigheder For at kunne tilføje karakterer til elevernes uddannelsesplan på Optagelse.dk, skal du have rettigheden skolemedarbejder. Din brugeradministrator på Optagelse.dk kan tildele dig rettigheder. Er du selv brugeradministrator, kan du læse mere om rettigheder og tildeling af dem i vejledningen om oprettelse af en medarbejder på en skole. 2.2 Elevoversigten Du skal først finde de elever, du vil arbejde med. Log ind fra http://www.optagelse.dk/medarbejderforside.html Gå til Elevoversigten. Hvis du er tilknyttet flere skoler, skal du først vælge den skole du vil arbejde med fra drop-down-menuen under Vælg institution. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 7

2 Generel information Vælg den klasse du vil arbejde med fra drop-down-menuen. Alternativt kan du søge på CPR-nummer. Du får nu en liste over elever i klassen, eller en enkelt elev hvis du har søgt på CPRnummer. Tryk på CPR-nummeret for den elev, du ønsker at arbejde med. Hvis du ikke kan trykke på CPR-nummeret, skal eleven opdateres fra Info Tjenesten. 8 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

2.2 Elevoversigten For at opdatere alle elever i klassen skal du trykke på knappen Opdater fra Info Tjenesten. Hvis du vil opdatere en enkelt elev, skal du trykke på Opdater ud for eleven. Ved opdatering af alle elever vil du få en advarsel. Hvis der mangler elever i elevoversigten skyldes det formentligt, at eleven ikke har primær institution på jeres skole. Dette skal rettes i UNI Login administrationen af en administrator af UNI Login. Hvis der mangler CPR-nummer ud for eleven, skyldes det formentligt, at eleven ikke var med i sidste import fra skolens elevadministrative system. Løsningen er at foretage en ny import hvor eleven er med. Hvis du får en fejlmeddelelse, når du trykker på elevens CPR-nummer, skyldes det formentlig, at der ikke er registret forældre-/værgeoplysninger på eleven i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses med en ny import med oplysningerne i. Generelt kan du tjekke om dine elever er klar til Optagelse.dk på selvbetjeningen, hvis du er brugeradministrator af UNI Login. Hvis der er elever i oversigten, der ikke længere går på skolen, kan det skyldes en af disse to ting: Eleverne var med i den sidste import fra skolens elevadministrative system. Det løses ved en ny import uden eleverne. Elevernes UNI Login er stadig aktive og primært tilknyttet skolen i UNI Login administrationen. Dette skal rettes af en administrator af UNI Login, ved at slette brugeren fra institutionen. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 9

2 Generel information Du skal være opmærksom på, at der kan gå 1-2 døgn fra oprettelse af eleverne i skolens elevadministrative system, til de er synlige i Optagelse.dk. Ligeledes kan det tage 1-2 døgn, før rettelser slår igennem på Optagelse.dk. Når du er kommet ind på en elev, vil du i toppen og bunden af hver side have knappen Vis/Skjul klassefilter, som gør at du kan skifte mellem elever uden at gå tilbage til elevoversigten. Når du skifter elev via klassefiltret, bliver du på den fane, du står på. 10 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

3.1 Telefonnummer og e-mailadresse 3 Personlige oplysninger På den første fane finder du elevens personlige oplysninger. Her kan du se adresse og forældre-/værgeoplysninger overført fra et elevadministrativt system. Optagelse.dk henter de personlige oplysninger på eleverne fra den import, der sker til UNI Login-administrationen. For at en elev har adgang til Optagelse.dk kræver det, at eleven har et UNI Login, at dette UNI Login er knyttet til elevens CPR-nummer og forældre-/værgeoplysninger, samt at eleven har primær tilknytning til skolen. 3.1 Telefonnummer og e-mailadresse Du kan indtaste telefonnummer og e-mailadresse på elev og forældre/værge på Optagelse.dk. Skriv oplysningerne ind i felterne og tryk på Gem. Du kan kun angive e-mail og telefonnummer på forældre/værge, der er overført fra det elevadministrative system. Du skal også være opmærksom på, at e-mail og telefonnummer ikke følger med, hvis der foretages ændringer i det elevadministrative system, som medfører, at forældre/værge bytter plads. Dette kan ske, hvis du fjerner eller tilføjer en forældre/værge i det elevadministrative system. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 11

3 Personlige oplysninger 3.2 Skoler med et elevadministrativt system Skoler med et elevadministrativt system benytter dette til at opdatere elevernes personlige oplysninger. Hvis der er fejl i oplysningerne, skal de rettes til i det elevadministrative system og der skal foretages en ny import. Det kan tage 1-2 døgn før rettelserne slår igennem på Optagelse.dk. 3.3 Skoler uden et elevadministrativt system Skoler uden et elevadministrativt system kan få adgang til at bruge Optagelse.dk som elevadministrativt system. Elevadministrationsmodulet på Optagelse.dk er et selvstændigt modul, der fungerer lige som alle andre elevadministrative systemer. Du kan læse mere i vejledningen til elevadministrationsmodulet. Retten til at bruge elevadministrationsmodulet gør ikke, at du som skolemedarbejder kan rette direkte i adresse og forældre-/værgeoplysninger i elevens uddannelsesplan. Hvis skolen har brug for at anvende Optagelse.dk, som administrativt system, skal I sende en e-mail til supporten hos STIL, hvor I beder om at få Optagelse.dk som administrativt system. Ligeledes skal du sende en e-mail, hvis I får et elevadministrativt system og ikke længere ønsker at bruge Optagelse.dk som elevadministrativt system. 12 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

4.1 Generelt om karakterer 4 Karakterer På fanebladet Karakterer, skal der angives karakterer og antal år, eleven har modtaget prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. 4.1 Generelt om karakterer Siden til karakterer indeholder fire kolonner: 8. klasse standpunktskarakterer, 9. klasse standpunktskarakterer, 9. klasse prøvekarakterer og 10. klasse standpunktskarakterer. 8. klasses elever skal have 8. klasses standpunktskarakterer 9. klasses elever skal have 9. klasses standpunktskarakterer. 10. klasses elever skal have 9. klasses prøvekarakterer og 10. klasses standpunktskarakterer. Bemærk: Der indføres en ny deadline for overførsel af karakterer og forudsætninger for 9. klasses elever. Der kan ikke overføres karakterer og forudsætninger til Optagelse.dk efter d. 1. februar. 4.2 Elever der får karakterer Der er to muligheder i forbindelse med de elever, der får karakterer. Skolen kan via sit elevadministrative system importere karaktererne for derefter at håndtere dem på Optagelse.dk, eller du kan indtaste karaktererne manuelt på Optagelse.dk. 4.2.1 Overførsel fra elevadministrativt system Sørg for at karakterer er overført til Optagelse.dk fra skolens elevadministrative system. Du kan læse mere om overførsel af karakterer på siden om karakterimport på Optagelse.dk. Gå til eleven fra Elevoversigten ved at trykke på CPR-nummeret. Tryk på fanen Karakterer. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 13

4 Karakterer Hvis der er data overført fra et elevadministrativt system, vil Tjek-knappen være aktiv. Tryk på Tjek-knappen for at hente de overførte karakterer. Du kan nu se de overførte karakterer i kolonnen til højre. Du kan indlæse enkelte karakterer ved at trykke på ud for karakteren, eller du kan indlæse alle overførte karakterer ved at trykke på øverst. Når du har indlæst karaktererne, skal du huske at gemme. 14 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

4.2 Elever der får karakterer Nederst på siden skal der angives antal år, eleven har modtaget prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. Hvis der er overført fra et elevadministrativt system, vil Tjek-knappen være aktiv. Tryk på knappen for at hente de overførte data. Tryk på for det du vil overføre. Husk at gemme. 4.2.2 Indtastning på Optagelse.dk Benytter skolen ikke et elevadministrativt system, skal karakterer indtastes på de enkelte elever i grænsefladen på Optagelse.dk. Gå til eleven fra Elevoversigten ved at trykke på CPR-nummeret. Tryk på fanen Karakterer. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 15

4 Karakterer Indtast karakterer i felterne. Du kan kun indtaste karakterer, der er relevante for elevens klassetrin. Nederst skal du angive hvor mange år, eleven har fået prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. Tryk på Gem Har eleven ikke fået prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk, eller har du glemt at indtaste det, vil du få en advarsel. Hvis du trykker Ja, gemmes dine ændringer. Trykker du Nej, kommer du tilbage til fanen Karakterer, uden at gemme, så du kan indtaste Prøveforberedende undervisning. 16 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

4.3 Elever, der ikke får karakterer 4.3 Elever, der ikke får karakterer Hvis en elev ikke får karakterer, skal det angives på Optagelse.dk. Gå til eleven fra Elevoversigten ved at trykke på CPR-nummeret. Tryk på fanen Karakterer. Øverst skal du markere for Ingen karakterer. Nederst skal du angive hvor mange år, eleven har fået prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk. Tryk Gem. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 17

5 Forudsætninger Har eleven ikke fået prøveforberedende undervisning i tysk eller fransk, eller har du glemt at indtaste det, vil du få en advarsel. Hvis du trykker Ja, gemmes dine ændringer. Trykker du Nej, kommer du tilbage til fanen Karakterer, uden at gemme, så du kan indtaste Prøveforberedende undervisning. 5 Forudsætninger Uddannelsesparathedsvurderingen beregnes ud fra karakterer og forudsætninger. For at Optagelse.dk kan beregne vurderingen, kræves det at der er indtastet eller overført karakterer, samt indtastet og overført forudsætninger for eleven. En elev vurderes parat, hvis eleven opfylder de personlige, sociale og faglige forudsætninger for uddannelsen. Bemærk: Der indføres en ny deadline for overførsel af karakterer og forudsætninger for 9. klasses elever. Der kan ikke overføres karakterer og forudsætninger til Optagelse.dk efter d. 1/2. 5.1 Overførsel fra elevadministrativt system Overførte interessetilkendegivelser og forudsætninger skal ikke overføres i grænsefladen på Optagelse.dk, når de er overført fra et elevadministrativt system. Hvordan du overfører, afhænger af, hvilket elevadministrativt system din skole anvender. Når der er overført fra et elevadministrativt system, kan du se det i fanen Parathedsvurdering. 18 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

5.2 Indtastning på Optagelse.dk Bemærk at felterne er låst, når der er overført fra et elevadministrativt system. For at rette i forudsætningerne, skal der foretages en ny overførsel. 5.2 Indtastning på Optagelse.dk Har I ikke et elevadministrativt system, skal forudsætninger indtastes i grænsefladen på Optagelse.dk. Gå til eleven fra Elevoversigten ved at trykke på CPR-nummeret. Gå til fanen Parathedsvurdering Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 19

5 Forudsætninger Angiv interesse for gymnasiale uddannelser og/eller erhvervsuddannelser. Du skal nu angive om eleven opfylder krav til personlige og sociale forudsætninger. 20 Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015

5.3 Elever der ikke får karakterer Tryk på Gem, og vurderingen beregnes. 5.3 Elever der ikke får karakterer Elever der ikke får karakterer, skal vurderes på deres faglige niveau i grænsefladen på Optagelse.dk. Gå til fanen Parathedsvurdering og angiv om eleven opfylder de faglige forudsætninger. Styrelsen for It og Læring, 10.12.2015 21