Bilag 1 Definition af generelle fællesomkostninger Maj 2015
INDLEDNING Nærværende bilag udfolder den statslige definition af. Der skal anvendes to principper til at fastslå, om en omkostning er en del af de generelle fællesomkostninger eller ej. Det første princip er, at nogle opgavetyper/funktioner vedrører hele institutionen, og de er der generelle fællesomkostninger. Eksempelvis er det underordnet om en sekretær er placeret centralt eller i et kontor, hvis sekretæren booker møder topledelsen. Det afgørende er funktionen. Samme logik gælder faglige kontorchefer, som i udgangspunktet ikke er en del af. Kontorchefer støttefunktioner er imidlertid en del af generelle fællesomkostninger, di deres funktion vedrører hele institutionen. Det andet princip er, at ansatte over et vist stillingsniveau pr. definition medregnes som en del af den generelle ledelse. Dette gælder alle chefer over kontorchefer, det vil sige lønramme 38/løngruppe 2 og op. Definition Definitionen skal positivt afgrænse de omkostninger, som er en del af. Der kan imidlertid være særtilfælde, hvor nogle af omkostningstyperne i definitionen efter en konkret vurdering kan henføres til de faglige finanslovsmål/kerneopgaverne. Det princip kalder vi følg eller klar. 2 Definition af
OVERORDNET DEFINITION Definition omfatter lønomkostninger i bindelse med den overordnede styring og ledelse af institutionen. I praksis omfatter det den øverste chef og vicedirektører eller afdelingschefer. omfatter lønomkostninger medarbejdere, som udgør fællesfunktioner og udfører støttefunktionsopgaver vedrørende institutionens overordnede ledelse og drift. Deres arbejde kan der ikke henføres direkte til institutionens faglige finanslovsmål. omfatter desuden lønomkostninger medarbejdere, som fungerer som støttefunktion institutionens generelle ledelse, herunder kontorchefer støttefunktioner. vedrører institutionens overordnede drift. Udgifterne følger blandt andet af institutionens overordnede dimensionering, herunder antal medarbejdere mv. Omkostningerne kan der ikke direkte henføres til de faglige finanslovsmål. generel ledelse til kurser, seminarer, rejseomkostninger mv. institutionens generelle ledelse, jf. definitionen af generel ledelse oven. støttefunktioner til kurser, seminarer, rejseomkostninger mv. institutionens støttefunktioner, jf. definitionen af støttefunktioner oven. 3 Definition af
LØN FOR GENEREL LEDELSE - DEFINITION Definition Topledelse Alle ledelsesniveauer med tværgående ledelses- eller personalemæssigt ansvar. Dermed regnes de laveste ledelsesniveauer ikke som en del af topledelsen (dvs. ikke kontorchefer eller eventuelle teamledere). Stabsenheder topledelse Funktionsmæssig adskillelse af administrative støttefunktioner og stabsenheder topledelsen, der der ikke kan henføres direkte til institutionens faglige hovedmål. generel ledelse støttefunktioner 4 Definition af
LØN FOR GENEREL LEDELSE OVERORDNET OPERATIONALISERING Funktions-/titelbeskrivelse: Topledelse Departementschef Afdelingschef Direktør Alle i lønramme 38 eller derover Vicedirektør Stabesenheder topledelse Funktions-/titelbeskrivelse: Ministersekretær Direktionssekretærer Departementschefsekretær Pressemedarbejder på standardkonto 18, som kan henføres til stabsenhederne topledelsen generel ledelse støttefunktioner 5 Definition af
LØN FOR STØTTEFUNKTIONER OVERORDNET DEFINITION Definition Sekretærfunktioner Sekretærfunktioner vedrører eksempel sekretærbetjening af den generelle ledelse eller tværgående administrations- og driftsopgaver. De kan der ikke henføres direkte til et fagligt finanslovsmål. Funktionen er afgørende frem eksempelvis titel eller placering, som kan være central (koncernfælles) eller decentral (i fagkontorer). Servicefunktioner Økonomi, HR og strategi Servicefunktioner udfører overordnede serviceopgaver som eksempel mødeservice, reception mv. De kan der ikke kan henføres direkte til et fagligt finanslovsmål, jf. eksempler på efterfølgende slide. Økonomi, HR og strategi udfører opgaver vedrørende institutionens overordnede styring, planlægning og opfølgning, herunder økonomiske, HR og strategiske opgaver, der ikke kan henføres direkte til et fagligt finanslovsmål. generel ledelse støttefunktioner 6 Definition af
LØN FOR STØTTEFUNKTIONER OVERORDNET OPERATIONALISERING Sekretærfunktioner Sekretærbistand på standardkonto 18, som kan henføres til sekretærbistand Servicefunktioner Receptionister Betjente/vagter/chaufører Mødeservice og kantinemedarbejdere IT-support Indkøb Kommunikation Administration af andre institutioner uden betaling på standardkonto 18, som kan henføres til servicefunktioner Rejse- og personadministration Bibliotekarer Arkiv og journalisering Revision (intern) generel ledelse støttefunktioner Økonomi, HR og strategi Opgaver vedr. kompetenceudvikling, MUS, tidsregistrering mv. Opgaver vedr. budgetlægning, budget- og regnskabsopfølgning, økonomiske nøgletal, overordnet styring mv. Opgaver vedr. den overordnede strategi f.eks. udvikling af resultatkontrakter, overordnede arbejdsprogrammer, mål- og resultatopfølgning mv. på standardkonto 18, som kan henføres til økonomi, HR og strategi 7 Definition af
VARER OG TJENESTEYDELSER DEFINITION AF FÆLLES DRIFTSOMKOSTNINGER Definition Drift mv. Drift og vedligeholdelse af institutionens fysiske rammer, herunder husleje, vand, varme, el, rengøring, vedligeholdelse af bygninger, vagt mv. Kontorhold IT vedrørende kontorhold, herunder kontorinventar, kontorartikler, tryk og porto. Omkostninger til IT, herunder omkostninger til køb af IT-systemer, IT-licenser, ITsupport, leje af IT-udstyr, datakommunikation, telefoni mv. generel ledelse støttefunktioner Øvrig administration, der ikke vedrører institutionens fysiske rammer, kontorhold eller IT. Eksempler er omkostninger til SAM, mindre omkostninger vedrørende institutionens drift mv. 8 Definition af
VARER OG TJENESTEYDELSER OPERATIONALISERING AF DRIFT MV. Drift mv. Leje, herunder husleje Omkostninger på standardkonto 16, som kan henføres til generelle fællesomkostninger Vand, varme og el 22.55, som kan henføres til Afgifter og skatter 22.32, som kan henføres til Øvrig drift - omkostninger til generelle medarbejdergoder Vicevært Kontorhold Gartner Renovation og vedligeholdelse Rengøring 22.70, som kan henføres til IT Vagt/betjent generel ledelse støttefunktioner Øvrig administration Frugtordning 22.80, som kan henføres til Aviser og blade Kantine 22.80, som kan henføres til 22.37, som kan henføres til Bibliotek 22.80, som kan henføres til 9 Definition af
VARER OG TJENESTEYDELSER OPERATIONALISERING AF KONTORHOLD Drift mv. generel ledelse Kontorhold IT Øvrig administration Kontorinventar 20.30, 20.50 og 22.30 som kan henføres til generelle fællesomkostninger. Eller 22.80, hvis under bagatelgrænsen eller ingen bunkning Kontorartikler 22.80, som kan henføres til Tryk 22.70, som kan henføres til støttefunktioner Porto 22.70, som kan henføres til 10 Definition af
VARER OG TJENESTEYDELSER OPERATIONALISERING AF IT Drift mv. Kontorhold Omkostninger til SIT IT Leje af IT-udstyr generel ledelse IT-licenser IT-support Datakommunikation 22.65, som kan henføres til IT-systemer Afskrivninger på regnskabskonto 20.30, 20.50 og 22.30 (over bagatelgrænsen) og 22.60 (under bagatelgrænsen), som kan henføres til støttefunktioner Øvrig administration Telefoni (telefoner, abonnementer, data) 22.60 og 22.70, som kan henføres til 11 Definition af
VARER OG TJENESTEYDELSER OPERATIONALISERING AF ØVRIG ADMINISTRATION Drift mv. Kontorhold IT Øvrig administration Omkostninger til SAM Konsulenter/vikarer Mindre driftstilskud vedr. institutioners drift 22.70, som kan henføres til 22.45), som kan henføres til generel ledelse IT-support 22.65, som kan henføres til støttefunktioner Renter mv. Omkostninger på standardkonto 25 og 26, som kan henføres til 12 Definition af
VARER OG TJENESTEYDELSER OPERATIONALISERING AF DRIFTSOMKOSTNINGER FOR GENEREL LEDELSE OG STØTTEFUNKTIONER generel ledelse Konferencer og kurser mv. 22.70, som kan henføres til generelle fællesomkostninger støttefunktioner Rejser og repræsentation 22.10 og 22.20, som kan henføres til generelle fællesomkostninger 13 Definition af