Brugervejledning til Web-LIMS Online registrering af prøver til Toldlaboratoriet
Indhold Adgang og opstart... 2 Registrering af opgave... 3 Registrering af opgave med fysisk prøve... 3 Registrering af opgave uden fysisk prøve... 6 Besked om inaktivitet... 7 Leveringstid... 7 Første gang du logger på... 7 Begrænsning i antal samtidige brugere... 7 FORCE Technology stiller pr. 1. januar 2016 et nyt online-prøveregistreringssystem til rådighed for SKAT s medarbejdere. Systemet, der er web-baseret, kaldes Web-LIMS og kan anvendes af alle SKATmedarbejdere, der har fået tildelt et brugernavn og password. Online-registrering af opgaver erstatter den hidtil anvendte blanket 19.022. Når opgaven er registreret, skal SKAT-medarbejderen mærke en evt. prøve med det af systemet tildelte prøvenummer. Prøven sendes til FORCE Technology, Toldlaboratoriet, Park Allé 345, 2605 Brøndby. BEMÆRK! Prøver til Natur- og Erhvervsstyrelsen håndteres som hidtil via blanket 19.021, og blanketterne sendes til Toldlaboratoriet sammen med prøverne. Adgang og opstart Web-LIMS startes via linket: https://lab.forcetechnology.com/weblims/mainpanelogin.htm. Indtast dit brugernavn (medarbejdernummer) og password og klik på Login, hvorefter opgaveregistreringsbilledet åbnes. Er du ny bruger, kan du rekvirere brugernavn og password ved at klikke på her. V1.0 2
Registrering af opgave Når du er logget ind, vises opgaveregistreringsbilledet. Registrering af opgave med fysiskprøve Hvis der skal registreres en opgave, hvor der indsendes en fysisk prøve til Toldlaboratoriet, klikkes på ikonet til venstre Med fysisk prøve :. Der åbnes herefter automatisk en online-blanket til opgaveregistrering. Felter med blå tekst skal udfyldes (obligatorisk), mens felter med sorte tekster kan udfyldes (ingen krav). V1.0 3
1. Kontaktperson hos SKAT vælges i øverste felt. Du kan enten scrolle i listen, bruge piletaster eller skrive første bogstav af kontaktpersonens fornavn. Der kan kun vælges mellem de kontaktpersoner, der allerede er oprettet i Web-LIMS. Hvis der mangler en kontaktperson på listen, så kontakt venligst FORCE Technology ved at sende en mail fra log-ind siden eller skriv direkte en mail til Susann Geschke (sug@force.dk) med følgende oplysninger: medarbejdernavn, medarbejdernummer, telefonnr. og e-mail adresse. Når kontaktpersonen er indsat, vises følgende linjer op på skærmen. Kontroller venligst at det er den rigtige person, der er valgt, og at oplysningerne er korrekte. Skal oplysningerne rettes, sendes en mail med de nødvendige informationer til FORCE Technology, som før beskrevet. 2. Område: Vælg mellem Kundeservice, Indsats og HR-Stab. 3. PSP-element: Angiv det 10-cifrede tal. 4. Journalnummer: Angiv journal- eller referencenummer. 5. Varebetegnelse: Beskriv varen med max. 100 tegn. 6. Angivet varekode: 4 cifret tarifposition. 7. Producent/leverandør: Navn på producent eller leverandør. 8. Formål: Der kan vælges mellem Tarifering, Punktafgift eller Andet formål. Hvis der ønskes både forslag til tarifering af varen og afgiftsmæssig vurdering, angives dette under opgavebeskrivelsen. Der skal i så fald vælges Punktafgift, og ikke Tarifering, som Formål. 9. Opgavebeskrivelse: Opgaven, som FORCE Technology skal udføre, beskrives her. Der kan skrives max. 254 tegn. Hvis der er behov for at skrive mere tekst, kan dette gøres i et følgebrev, som kan uploades senere i processen. 10. Mængde af fysisk prøve: Angiv mængden af prøve, eksempelvis 100. 11. Enhed af mængde af fysisk prøve: Angiv enheden af mængden af fysisk prøve, fx gram, liter, styks. 12. Emballage af fysisk prøve: Der kan vælges mellem flere muligheder, eksempelvis detailsalgsemballage, plastpose, flasker, spande mm. V1.0 4
Den udfyldte online-registreringsblanket kan se sådan ud: Når alt er udfyldt, klikkes der på OK, hvorefter skærmbilledet til højre vises. Den registrerede opgave har i dette tilfælde fået tildelt prøvenummert15-0108. Dette nummer skal noteres og påføres den fysiske prøve. Klik igen på OK, hvorefter dette skærmbillede vises: Der kan nu vedhæftes op til 5 filer (pdf, docx, jpg eller lignende gængse filformater). Relevante filer kan være et følgebrev, analysecertifikat, sikkerhedsdatablad samt yderligere to bilag. Klik på Yes, hvis du ønsker at uploade filer. Ellers klik på No. V1.0 5
Hvis du har klikket på Yes, skal du igennem fem trin for at vedhæfte filerne. Hvis der skal vedhæftes et følgebrev klikkes på Yes: Klik derefter på og find filen på din computer. Når filen er valgt, ser skærmbillede sådan ud: Klik på OK, hvorefter der gives mulighed for at vedhæfte de næste filer. Vedhæftningen af disse følger samme fremgangsmåde som netop beskrevet. Når der ikke ønskes flere filer vedhæftet, klikkes på No. Til slut vises følgende bekræftelse:, Registrering af opgave uden fysisk prøve Har man en opgave til Toldlaboratoriet, hvor der ikke skal indsendes en fysisk prøve, klikkes på ikonet til højre Ingen fysisk prøve. Online registreringsblanketten til opgaver uden fysisk prøve ligner registreringsblanketten, som anvendes ved opgaver med fysiske prøver, men indeholder færre felter. Princippet for udfyldelse er det samme som ved opgaver med fysisk prøve. V1.0 6
Besked om inaktivitet Hvis du undervejs i registreringen har været inaktiv i 10 minutter, dukker følgende besked op på skærmen. Dette betyder, at registreringsprocessen er blevet afbrudt pga. inaktivitet. Hvis du ikke har modtaget et prøvenummer, er alle indtastede data gået tabt, og du skal starte forfra. Hvis du har modtaget et prøvenummer til opgaven, skal du sende de resterende informationer per (krypteret) e-mail til Toldlaboratoriet eller hvis der er tale om registrering med fysisk prøve lægge dem sammen med prøven ved indsendelse af denne. Er prøvenummeret modtaget, men ikke noteret, kan du kontakte FORCE Technology - Toldlaboratoriet. Leveringstid FORCE Technologys svartid er normalt 20 arbejdsdage efter modtagelsen af den fysiske prøve. I sjældne tilfælde kan svartiden være længere, eksempelvis i tilfælde af manglende oplysninger, utilstrækkelig prøvemængde, eller hvis det drejer sig om en meget krævende analyse. Hvis en hurtigere leveringstid i enkelttilfælde er påkrævet, skrives dette under opgavebeskrivelsen. FORCE Technology vil i så fald kontakte SKAT medarbejderen for at aftale leveringstiden. Første gang du logger på Første gang du logger på systemet (og herefter hvert andet år) vil du blive bedt om at skifte dit password. Først bliver du mødt med denne informationsboks Klik på OK. I den fremkomne dialogboks til skift af adgangskode udfylder du felterne og klikker på OK. Adgangskoden skal indeholde tal, små og store bogstaver og skal minimum bestå af 8 karakterer. Man kan herudover til hver en tid skifte password via menuen Skift kodeord på registreringsformularen. Begrænsning i antal samtidige brugere Der er kun et begrænset antal licenser tilgængelig for online-registrering i Web-LIMS. Hvis alle licenser er optaget, får man denne meddelelse. Klik på OK, luk browseren og prøv igen om 15 minutter. V1.0 7