2015no Forside Dagsorden Torsdag den 13. august 2015 kl. 13.00 Medlemmer Asii Chemnitz Narup (IA) Malene Lynge (IA) Mille Søvndahl Pedersen (IA) Justus Hansen (D) Martha Abelsen (S) Ane Egede Mathæussen (S) Per Berthelsen (S)
Side 2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden... 3 2. Meddelelser... 3 3. Orienteringer... 4 03A Organisationsændringer i Borgmestersekretariatet... 4 4. Forespørgsler... 9 Ingen.... 9 5. Beslutninger... 10 05A Høringssvar vedr. kongelig anordning om persondataloven... 10 05B Indkøbspolitik for Kommuneqarfik Sermersooq... 14 05C ERP Projekt Pisariillisaaneq... 17 05D Ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A til Nuuk Oil aps, Nuuk... 19 6. Sager til Kommunalbestyrelsen... 21 06A Halvårsregnskab inklusiv status på mulighedskataloget 2015... 21 06B Tillægsbevilling og omrokeringsindstilling 2. kvartal 2015... 22 7. Lukkede punkter... 23 07A Leje af 24 boliger Brøndum Hus, B-4036, Kujallerpaat 24, 3900 Nuuk... 23 8. Eventuelt... 24 9. Godkendelse af referat... 24
Side 3 1. Godkendelse af dagsorden 2. Meddelelser
Side 4 3. Orienteringer 03A Organisationsændringer i Borgmestersekretariatet Harmonisering af struktur i og uden for Nuuk Til orientering J.nr.: 02.01.00 Adm. direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL - Fælles Service direktør Marie Fleischer / MFLE Sagsresumé Direktionen besluttede i juni 2015, at borgerforvaltningslederne/afdelingslederne pr. 1. august 2015 flytter reference fra stabschefen i Borgmestersekretariatet til Borgerservicechefen, hvortil, at lederne får det faglige ansvar for den leverede service på kysten, i stedet for som før, hvor afdelingslederne kun havde det ledelsesmæssige lokalt, og hvor hele det faglige ansvar var placeret hos borgerservicechefen. Hertil, at der nedlægges en borgerservicemedarbejder i Nuuk og oprettes en borgerservice afdelingsleder stilling i Nuuk. I forbindelse med, at der ultimo juli ikke længere er ansat en stabschef i Borgmestersekretariatet, har direktionen pr. 29. juli 2015 besluttet, at der sker en yderligere organisationsændring, der stemmer godt i tråd med strukturen ude på kysten nemlig, at Borgerservice og Borgmestersekretariatet varetages og ledes af samme enhed under Fælles Service. Herved, at Borgmestersekretariatet flytter ressort fra den administrerende direktør til direktøren for Fælles Service, der i forvejen har Borgerservice som ansvarsområde. Både Borgmestersekretariatet og Borgerservice refererer til. Borgerservicechef skifter i den anledning titel til Sekretariatschef med fortsat reference til direktør for Fælles Service. Herved nedlægges en stabschef stilling i Borgmestersekretariatet. Indstilling Fælles Service indstiller overfor : - at tage orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Direktionen besluttede i juni 2015, at borgerforvaltningslederne/afdelingslederne pr. 1. august 2015 flytter reference fra stabschefen i Borgmestersekretariatet til Borgerservicechefen, hvortil, at lederne får det faglige ansvar for den leverede service på kysten, i stedet for som før, hvor afdelingslederne kun havde det ledelsesmæssige lokalt, og hvor hele det faglige ansvar var placeret hos borgerservicechefen. Hertil, at der nedlægges en borgerservicemedarbejder i Nuuk og oprettes en borgerservice afdelingsleder stilling i Nuuk. I forbindelse med, at der ultimo juli ikke længere er ansat en stabschef i Borgmestersekretariatet, har direktionen pr. 29. juli 2015 besluttet, at der sker en yderligere organisationsændring, der stemmer godt i tråd med strukturen ude på kysten nemlig, at Borgerservice og Borgmestersekretariatet varetages og ledes af samme enhed under Fælles Service. Herved, at Borgmestersekretariatet flytter ressort fra den administrerende direktør til direktøren for Fælles Service, der i forvejen har Borgerservice som ansvarsområde. Både Borgmestersekretariatet og Borgerservice refererer til. Borgerservicechef skifter i den anledning titel til Sekretariatschef med fortsat reference til direktør for Fælles Service. Herved nedlægges en stabschef stilling i Borgmestersekretariatet.
Side 5 Løsningsforslag faglig vurdering Organisationsændringen forventes at foregå i 2 faser: 1. Første august flytter borgerforvaltningslederne/afdelingslederne i Ittortoqqortoormiit, Tasiilaq og Paamiut reference til Sekretariatschef og opbygger kompetencer i forhold til det faglige ansvar de får ift. Borgerservice. 2. Første september overtager Sekretariatschefen Borgmestersekretariatet. Fra første august til første september varetager direktøren for Fælles Service den midlertidige ledelse af Borgmestersekretariatet i Nuuk. Herved fås følgende organisationsstruktur, hvor Sekretariatschefen har ansvaret for 5 afdelingsledere/borgerforvaltningsledere, der hver især har ansvaret for udførelsen af områdets opgaver: Mads Byrialsen Afd. leder i Borgmestersekretariatet Simigaq Broberg Sekretariatschef Heidi Jerimiassen Paamiut Karen Mølgaard Tasiilaq Karoline Lorentzen Ittoqqortoormiit Vakant Nuuk Borgmestersekretariatet Sekretariatschefen har ansvaret for, at afdelingslederen sikrer den løbende sekretariatsbetjening af borgmester, kommunalbestyrelse, økonomiudvalg og bygdebestyrelse. Sekretariatschefen har ansvaret for, at afdelingslederen i borgmestersekretariatet skaber en sammenhængskraft og et solidt og fagligt stærkt fundament for borgmesteren og administrerende direktør. Sekretariatschefen har ansvaret for, at: Sikre kvalificerede beslutningsgrundlag for borgmester, kommunalbestyrelse, administrerende direktør, økonomiudvalg, politikere, bygdebestyrelser og direktion Sikre at borgmestersekretariatet har et politisk fokus og udvikler tværgående politisk og administrativt rekvirerede implementeringsstrategier i samarbejde med direktion Sikre rette prioritering af opgaver i borgmestersekretariatet Sikre en høj faglig servicering og rådgivning af borgmesteren, herunder fortsat implementering af borgmesterplanen
Side 6 Sikre klare samarbejdsrelationer og snitflader mellem relevante/centrale fagchefer Sikre, at Borgmestersekretariatet kan bistå de enkelte forvaltningsområder i udvalgte projekter Sikre koordinering og afvikling af politiske møder herunder styrke samarbejdet mellem udvalgene Sekretariatschefen deltager efter direktionens anmodning i direktionens møder Sikre afholdelse af kommunal, landstings- og folketingsvalg Borgerservice Den lokale afdelingsleder/borgerforvaltningsleder for Borgerservice i henholdsvis Nuuk, Tasiilaq, Ittoqqortoormiit og Paamiut vil have ansvaret for borgerservice i pågældende by samt bygder og vil kunne vejlede mv. omkring lovgivning og regler inden for sagsområder der løftes i Borgerservice. Der er i dag en god kontakt mellem hovedby og tilhørende bygder som dette forslag vil underbygge. Konkrete ansvarsområder i Borgerservice er bl.a.: - Erhvervsfanger og fritidsjæger bevis samt årlig genvurdering om fornyelse - Udstedelse af licenser og ansøgninger til kvoter samt tilbagemeldinger til Selvstyret om fangst i samarbejde med erhvervskonsulenter i Velfærds stab. - Administration af borgerlige vielser og tilhørende navneændringer - Offentlige arrangementer/alkoholbevilling - Blanketter og venteliste oplysninger for institutionsområdet - Administration af børnetilskud/månedsbasis - Folkeregister: Registreringer/indberetninger, flytteanmeldelser, registreringer fra anstalten / Skibe, bestilling af CPR numre, administration uden fast adresse, indvandring/udvandring, bopælsattest og historisk bopælsattest - Valg: Valglister og brevstemmer - Udstedelse af NemID - Ansøgning til Hunde og Kattehold - Adresse forespørgsler - Hyrevognstilladelser - Blanketter inden for skoleområdet - Ansøgning til boligsikring og barsel - Udstedelse af ferieattest - Betalinger/Kassen samt rekvisitioner - Ansøgninger til A-bidrag - Registrering og fordeling af indgående post - Modtagelse af alle blanketter (9) inden for Anlægs og Miljøforvaltningen. Arbejdsopgaver i bygderne er noget anderledes. Da bygdemedarbejdere i Borgerservice også sagsbehandlinger indenfor det sociale område, såsom udbetaling af offentlighjælp, beregning af rådighedsbeløb mv. Det betyder så også, at bygdemedarbejdere ikke sagsbehandler i børnetilskud eller flytteanmeldelser. De modtager henvendelser og videresender til sagsbehandlere til Borgerservice i byerne. Stort set alle bygder og Ittoqqortoormiit har opgaver fra Iserit A/S og Ini A/S. Organisering pr. 1. august 2015: Sekretariatschef
Side 7 1 Afdelingsleder Borgmestersekretari at 1 Jurist 3 AC fuldmægtige 1 Fuldmægtig/Post 3 Sekretærer Høj faglig servicering og rådgivning af borgmester, herunder fortsat implementering af borgmesterplanen Sikre kvalificerede beslutningsgrundlag for borgmester, kommunalbestyrelse, administrerende direktør, økonomiudvalg, politikere, bygdebestyrelser og direktion Afholdelse af valg Borgmesterbesøg officielle besøg. Politikerservicering Koordinering og afvikling af politiske møder 1 Afdelingsleder Ittoqqortoormiit 2 BS i ITT 1 Pedel/Rengøring Forskelligt fra Borgerservice Nuuk Sagsbehandling af Iserit området, AMF og boligsikring Afholdelse af valg Borgmesterbesø g officielle besøg. 1 Afdelingsleder Tasiilaq 2 BS i Tasiilaq 5 BS i bygderne 2 Pedel/Rengøring Forskelligt fra Borgerservice Nuuk Sagsbehandling af institutions området og boligsikring Afholdelse af valg Borgmesterbesø g officielle besøg. 1 Afdelingslede r Nuuk 5 BS i Nuuk 2 telefonomstillin g 2 BS i bygderne Valg begrænset til: Valglister og brevstemmer Registrering og fordeling af indgående post, Nuukborger@ og borgerservice fællesmail 1 Afdelingsleder Paamiut 2 BS i Paamiut 1 BS i Arsuk 2 Pedel/Rengøring Forskelligt fra Borgerservice Nuuk Sagsbehandling af A-bidrag Afholdelse af valg Borgmesterbesø g officielle besøg. Politikerserviceri ng Politikerserviceri ng Politikerserviceri ng Pedel funktion Pedel funktion Pedel funktion Kommunens Kommunens Kommunens hovedbygning hovedbygning hovedbygning Direktionsassistent er ikke medregnet i ovenstående organisationsændring, da denne refererer til den adm. direktør. Betjentene er ikke medregnet, da disse lægges over til afdelingsleder i Staben i Fælles Service, der allerede varetager ledelsen af tolkene. Pedellerne flyttes over til den strategiske indkøber, eftersom der er fælles snitfladeri forhold til indkøb af inventar og kontorartikler.
Side 8 Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Det forventes en mindre besparelse ved ovenstående løsning i form af en stabschefstilling. Der vil være nogle mindre lønjusteringer til gengæld for Sekretariatschef og afdelingsleder i staben. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Den kommunale styrelseslov. Det videre forløb Ultimo juli oplyses medarbejderne i Borgmestersekretariatet, ligesom betjentene og viceværterne vil oplyses flytning. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger til sagen, udover at det giver god mening. Bilag Ingen.
Side 9 4. Forespørgsler Ingen.
Side 10 5. Beslutninger 05A Høringssvar vedr. kongelig anordning om persondataloven Til beslutning J.nr.: 02.02.09 Borgmestersekretariatet administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Digitaliseringsstyrelsen har fremsendt hørringsbrev om, at sætte persondataloven i kraft for Grønland ved kongelig anordning. Forslaget betyder en opdatering af lovområdet og ophævelse af de nugældende registerforskrifter. Tilsynsmyndigheden vil fortsat være Datatilsynet. Borgmestersekretariatet søgte om udsættelse af høringsfristen men fik afslag herpå. Anvendelsesområde: Persondataloven finder anvendelse ved elektronisk behandling af personoplysninger og personoplysninger, som behandles manuelt med henblik på at blive indeholdt i et register. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at tager orienteringen om det administrative høringssvar til efterretning - at træffer beslutning om 1. Ikrafttrædelse, - at træffer beslutning om 2. Kongelig anordning - at træffer beslutning om 3. Anmeldelse til Datatilsynet Sagsfremstilling Ved en kongelig anordning, er det den danske persondatalov, som træder i kræft for Grønland med enkelte afvigelser, som skyldes at der i Danmark er andre love, som har indvirkning på persondatalovens anvendelsesområde. Lovudkastets 2 medfører, at anden lovgivning, som giver borgeren en bedre retsstilling går forud for reglerne i persondataloven. Selvom Den Europæiske Menneskerettigheds Konvention ikke gælder for Grønland, finder persondatalovens bestemmelser ikke anvendelse, hvis den er i strid med beskyttelsen af informations og ytringsfriheden i EMRK s artikel 10. Hensigten er et opdateret lovgrundlag, der balancere hensynene til både borgernes retssikkerhed i forhold til privatlivets fred og en effektiv udnyttelse af sagligt indsamlede data ved hjælp af moderne teknologi. Hvis persondataloven træder i kraft for Grønland skal Kommuneqarfik Sermersooq indarbejde følgende nye arbejdsgange i forhold til følgende områder: - Hvordan skal medarbejderne instrueres i datasikkerhed/ sikkerheds instruks - Hvornår og hvordan skal samtykke fra borgerne indhentes - Hvilke data indsamles der på borgerne og hvordan bruges dataene - Hvordan skal it systemerne indrettes og hvem har adgang til de enkelte datakilder - Procedure for internkontrol og Datatilsynets kontrol
Side 11 Lovudkastets 5 betyder, at selvom der ikke foretages lovændring vil måden, hvorpå loven skal fortolkes udvikler sig kontinuerligt i takt med kutymen for god databehandlingsskik. Administrativt høringssvar afsendt den 2. juli 2015 Denne høring vil blive forlagt til en politisk besvarelse på Kommuneqarfik Sermersooqs vegne. Imidlertid bliver Kommuneqarfik Sermersooq grundet den korte høringsfrist nødsaget til at anmode om udsættelse af høringsfristen indtil efter næste Økonomiudvalgsmøde den 15. august 2015. Digitaliseringsstyrelsen har ved brev af 22. maj 2015, sags nummer 2015-784 fremsendt høring om udkast til kongelig anordning om ikrafttræden for Grønland af lov om behandling af personoplysninger. På opfordring af KANUKOKA har digitaliseringsstyrelsen udarbejdet supplerende høringsmateriale som blev fremsendt den 5. juni 2015. Kommuneqarfik Sermersooq har gennemgået udkastet fra Digitaliseringsstyrelsen og I forhold til det fremsendte lovudkast har Kommuneqarfik Sermersooq følgende administrative bemærkninger: - at Digitaliseringsstyrelsen bør tilvejebringe det juridiske grundlag for at persondataloven kan implementeres ved kongelig anordning. - at indførslen af persondataloven i Grønland vil medfører udgifter til uddannelsesmæssig opkvalificering af medarbejdere og etablering af nye arbejdsrutiner, der sikre den nødvendige datasikkerhed i kommunerne. Derfor bør kommunerne modtage en økonomisk kompensation for de uddannelsesudgifter, der er nødvendige for at sikre at medarbejderne bliver fortrolige med kravene i persondataloven. - at der sker en tilpasning af de nuværende it systemer, der sikre beskyttelsen af personfølsomme oplysninger. - at den nuværende registerlov fra 1978 ophæves, hvilket medfører at kommunens pligt til at udarbejde en registerforskrift erstattes af en anmeldelsespligt til Datatilsynet. - at det vil være påkrævet, at selvstyret forholder sig til afgrænsningen af persondataloven i forhold til sagsbehandlingsloven og arkivloven. - at indførslen af persondataloven vil sikre en bedre retssikkerhed for borgerne i Grønland og en harmonisering med de grønlandske regler og EU reglerne på det globaliserede it område må anses som et positivt tiltag. - at indførslen af persondataloven vil på længere sigt sikre en smidigere udveksling af relevante personoplysninger imellem myndighederne både internt i Grønland og med eksterne myndigheder udenfor Grønland. På kortere sigt vil implementeringen af persondataloven medføre øgede udgifter til uddannelse af personalet, oprettelse af nye kontrolforanstaltninger for at sikre beskyttelsen af personfølsomme oplysninger og nye procedure i forhold til at informere borgerne omkring indhentelse af personfølsomme oplysninger. Såfremt persondataloven Implementeres over en længere overgangsfase og selvstyret supplere med kompensation for de øgede omkostninger til uddannelse og oprettelse af
Side 12 kontrolforanstaltninger vil indførslen af persondataloven være et positivt tiltag for alle involverede parter. Idet der er tale om administrative bemærkninger henledes opmærksomheden på at kommunen tager forbehold for, at disse bemærkninger ikke nødvendigvis fuldt ud repræsentere s holdning til emnet og derfor ikke kan tages til indtægt for kommunens officielle holdning. Forslag til s indstilling: - at orienteringen til efterretning - at komme med en kort indstilling 1. Ikrafttrædelse Ifølge høringsmaterialet forventes persondataloven at træde i kraft pr. 1. januar 2016. Imidlertid er der behov for en implementeringsfase, ligesom der var i Danmark. Administrativ bemærkning En længere implementeringsperiode vil afbøde både de økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser ved indførslen af persondataloven i Grønland. Forslag til s indstilling: - at tiltræde forslaget - at forkaste forslaget med forslag om en implementeringsperiode på 6 måneder fra årsskiftet - at komme med en kort indstilling 2. Kongelig anordning Digitaliseringsstyrelsen påtænker, at indfører den danske persondatalov i Grønland ved kongelig anordning. Dette begrænser mulighederne for, at foretage ændringer i lovforslaget sammenlignet med lovgivning vedtaget som særlovgivning. Administrativ bemærkning En ensartet retstilstand med Europa betyder at Grønland hurtigt vil kunne anerkendes, som et sikkert 3. land for udveksling af personoplysninger og drage nytte af erfaringerne fra Danmarks implementering af lovgivningen. Ulempen er at der ikke kan stilles ændringsforslag til lovteksten og Grønland bliver underlagt en EU retlig fortolkning af lovgivningen. Forslag til s indstilling: - at tiltræde forslaget - at indstille til Digitaliseringsstyrelsen, at der udarbejdes en landstingslov for Grønland om beskyttelse af personfølsomme oplysninger. - at komme med en kort indstilling 3. Anmeldelse til Datatilsynet I persondatalovens kapitel 12 pålægges offentlige myndigheder en anmeldelsespligt. Det betyder at kommunen før den kan begynde at indsamle data til brug for en bestemt sagsbehandlingsprocedure, skal indgive en anmeldelse til Datatilsynet omkring, hvilke oplysninger den ønsker at indsamle og hvordan de indsamlede data skal behandles i forbindelse med sagsbehandlingsproceduren.
Side 13 Administrativ bemærkning Administrativt vil det være em fordel, at overlade anmeldelsespligten til en samlet enhed for hele Grønland, hvis der kan oprettes en enhed med indsigten til at løfte denne opgave. Forslag til s indstilling: - at Kommuneqarfik Sermersooq selvstændigt varetager anmeldelsespligten i persondataloven - at Kommuneqarfik Sermersooq indstiller til Datatilsynet, at Selvstyret opretter en enhed for fællesanmeldelse for alle offentlige myndigheder i Grønland - at komme med en kort indstilling Løsningsforslag faglig vurdering Implementeringen af persondataloven medfører øgede udgifter til uddannelse af personalet, oprettelse af nye kontrolforanstaltninger og nye procedure i forhold til at informere borgerne omkring indhentelse af personoplysninger. De ressourcemæssige konsekvenser kan minimeres ved at lovgivningen implementeres over en længere periode og forvaltningerne gives en passende omstillingsperiode. Persondataloven smidiggør udveksling af personoplysninger imellem myndighederne både internt i Grønland og med eksterne myndigheder udenfor Grønland. Økonomiske og ressourcemæssig vurdering Kommuneqarfik Sermersooq vil i indkøringsfasen skulle investere ressourcer i uddannelse af personalet, tilpasninger af it systemerne efter lovens forskrifter og procedure for indhentelse af samtykke. Modsat registerlovene er persondataloven bundet op på udviklingen indenfor god databehandlingsskik og persondataloven skal fortolkes i lyset af dette. I Europa har det i praksis vist sig vanskeligst, at efterleve reglerne omkring indhentelse af samtykke og videregivelse af oplysninger til andre myndigheder. Manglende overholdelse af disse regler kan medfører klagesager ved Datatilsynet og erstatningssager ved domstolene. Lov grundlaget Lov nr. 294 af 8. juni 1978 om offentlige myndigheders registre (med senere ændringer) Lov nr. 293 af 8. juni 1978 Lov om private registre m.v. (med senere ændringer) Det videreforløb Borgmestersekretariatet videreformidler høringssvaret til Digitaliseringsstyrelsen og offentliggør høringssvaret inde på kommunens høringsportal under kommunens hjemmeside. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag 1. Høringsbrev 2. Udkast til anordning om ikrafttræden for Grønland om behandling af personoplysninger 3. Selvstyrets bemærkninger til lovforslaget 4. E-mail med afslag på forlængelse af høringsprocessen
Side 14 05B Indkøbspolitik for Kommuneqarfik Sermersooq Sermersooq s grundtanke er indkøb med omtanke Til beslutning J.nr.: 06-04-01 Forvaltning Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMS Sagsresumé I forbindelse med oprettelsen af Den Centrale Indkøbsfunktion, er den eksisterende Indkøbspolitik i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring, blevet gennemgået og tilpasset. Dette er gjort med mindst mulig administration for øje. Herudover er Indkøbspolitikken blevet operationaliseret med henblik på en egentlig ibrugtagelse i HELE kommunen. Det er således formålet, at Indkøb af varer og tjenesteydelser til såvel drift som anlæg, skal foregå så effektivt som muligt, ved at HELE kommunen skal ses som én kunde hos leverandørerne. Det er samtidig formålet, at indkøb som udgangspunkt og ud fra en helhedsbetragtning skal placeres lokalt. Videreudviklingen af Indkøbspolitikken i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring, sker ved en operationalisering og efterfølgende implementering. Der er blevet ansat en Strategisk Indkøber, der er sket en tilpasning af indkøbspolitikken, der er udfærdiget en Strategi vedrørende indkøb for Kommuneqarfik Sermersooq, ligesom der er udfærdiget Retningslinjer for Indkøb i Kommuneqarfik Sermersooq. Indstilling Forvaltningen for Økonomi og Personale indstiller over for : - at godkender bilag 11 i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring - at tager Strategi vedrørende Indkøb (bilag 2) til efterretning - at tager Retningslinjer for Indkøb (bilag 3) til efterretning Sagsfremstilling I forbindelse med oprettelsen af Den Centrale Indkøbsfunktion, er den eksisterende Indkøbspolitik i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring blevet gennemgået og tilpasset til den nuværende organisering af funktionen. Dette er gjort med mindst mulig administration for øje. Herudover er Indkøbspolitikken blevet operationaliseret med henblik på en egentlig ibrugtagelse i HELE kommunen. Det er således formålet, at indkøb af varer og tjenesteydelser til såvel drift som anlæg, skal foregå så effektivt som muligt, ved at HELE kommunen skal ses som én kunde hos leverandørerne. Det er samtidig formålet, at indkøb som udgangspunkt og ud fra en helhedsbetragtning skal placeres lokalt. Dette skal ske ud fra forretningsmæssige kriterier såsom eksempelvis pris, kvalitet, leveringsforhold og leveringsbetingelser. Videreudviklingen af Indkøbspolitikken sker ved en operationalisering og efterfølgende implementering. Der er blevet ansat en Strategisk Indkøber, der er udfærdiget en Strategi vedrørende indkøb for Kommuneqarfik Sermersooq, ligesom der er udfærdiget Retningslinjer for Indkøb i Kommuneqarfik Sermersooq. Indkøbspolitikken er derved klar til fuldt ud at blive implementeret i HELE Kommuneqarfik Sermersooq. Der skal nu foretages undersøgelser og analyser, med henblik på indgåelse af centrale indkøbsaftaler, Servicekontrakter samt Rammeaftaler vedrørende indkøb og
Side 15 serviceydelser, og herunder muligheden for øget konkurrenceudsættelser, gældende for HELE kommunen. Besparelsespotentialet ved øget konkurrenceudsættelser samt ved stordriftsfordele, vurderes på baggrund af de indledende analyser, at ligge på 8-10 % på indkøb og udbud. Den ledelsesmæssige opbakning er vital for opnåelse af succes på området. I implementeringsfasen er det således vigtigt, at ledelsen fuldt ud bakker den Strategiske Indkøber op, for derved at kunne opnå den kultur- og adfærdsændring der må ske i forsøget på at indhøste besparelserne. Implementeringsfasen skal derfor nødvendigvis ses som en investering, hvor der skal bruges tid og ressourcer, på en ordentlig og kvalitativ indføring i politik, strategi og retningslinjer. Som følge heraf vil der fra den Strategiske Indkøber ske løbende kontrol af de foretagne dispositioner på indkøbs/udbuds-området. Herefter skal der minimum ske en årlig opfølgning af politik, strategi og retningslinjer, med tilpasninger, såfremt dette findes nødvendigt. Som en del af implementeringen skal der udpeges et antal Brugergrupper, henholdsvis for Illoqqortoormiut, Tasiilaq, Paamiut og Nuuk. Samtidig skal der på baggrund af en konkret vurdering udpeges et antal decentrale indkøbere, der som udgangspunkt skal være de budgetansvarlige eller udpeget af disse. Løsningsforslag faglig vurdering Alle service- og indkøbsområder i Kommuneqarfik Sermersooq skal gennemgås. Derfor anbefales det, at 2015 for Nuuk, og 2016 for Paamiut, Tasiilaq og Illoqqortoormiut, bruges på at implementere indkøbspolitikken og herunder gennemgå og videreudvikle indkøbs- og udbudsområdet, med henblik på at indhøste besparingspotentialet ved konkurrenceudsættelse og stordriftsfordele. Økonomisk og ressourcemæssig vurdering I løbet af efteråret 2015 forventes foretaget en inspirationsrejse til Danmark. Denne lægges sammen med en i forvejen planlagt seminardeltagelse vedrørende kommunens forsikringer. Derudover forventes Paamiut, Tasiilaq og Illoqqortoormiut besøgt primo 2016 og igen medio 2016 med henblik på implementering og efterfølgende opfølgning af implementeringen af tiltagende på Indkøbs-/udbudsområdet. Det vurderede besparelsespotentiale på 8-10 % vil kunne indhøstes efter fuld implementering fra 2017. Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Kommunalbestyrelsesbeslutning af 29. august 2014. Det videre forløb Efter godkendelse af sagen, vil Den Centrale Indkøbsfunktion påbegynde arbejdet med etablering af Brugergrupper, først i Nuuk og efterfølgende i Paamiut, Tasiilaq og Illoqqortoormiut.
Side 16 Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat anbefaler indstillingen. Bilag 1. Indkøbspolitik, Bilag 11 i Håndbog i Forvaltning og Økonomistyring 2. Strategi vedrørende indkøb, Kommuneqarfik Sermersooq 3. Retningslinjer for Indkøb i Kommuneqarfik Sermersooq
Side 17 05C ERP Projekt Pisariillisaaneq Til beslutning J.nr.: 06.04.01 Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMS Sagsresumé Kommuneqarfik Sermersooq har deltaget i ERP Projektet, der netop har afsluttet en analysefase, og skal fortsætte med en decideret anskaffelsesfase. Der henstilles i denne sagsfremstilling til at godkende den videre deltagelse i projektet, med dertilhørende interne ressourcer og deres prioritering af arbejdet med et nyt ERP system til Kommuneqarfik Sermersooq, i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen, Selvstyret og de andre kommuner i Grønland. Indstilling Økonomi og Personaleservice indstiller overfor : - at tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Baggrund: Projektet har sit udspring i ambitionerne fra Strukturreformen, der i 2005 anbefalede: En fælles platform for alle offentlige systemer Fælles standarder og rammer for kommende offentlige IT projekter Et sammenhængende administrativt system for hele den offentlige sektor Fælles standarder for programmer Projektet er initieret i et samarbejde mellem kommunerne, KANUKOKA og Grønlands Selvstyre i forsøget på at samle de offentlige kræfter om rammerne for fælles økonomistyring og fælles ledelsesinformation. Pisariillisaaneq er meget mere end et it-projekt, idet konsekvenserne af implementeringen vil kræve meget af de enkelte organisationer særligt i forhold til ledelsesmæssig vedholdenhed og opbakning. Pisariillisaaneq-projektet skal derfor ses mere som et organisationsprojekt end et it-projekt. Baggrunden for projektet er en erkendelse i kommunerne og Grønlands Selvstyre af, at der med de nuværende systemer er en række udfordringer jf. projektkommissoriet. Svært at få tilstrækkelig og relevant ledelsesinformation, Data- og sagsudveksling er kompliceret og tidskrævende, Mange af de nuværende systemer understøtter ikke en digital forvaltning, Der er behov for bedre økonomistyringsfaciliteter end de nuværende systemer kan tilbyde, Kritiske revisionsbemærkninger med hensyn til interne kontrolsystemer og dokumentationsniveau,
Side 18 Stor mængde af forskellige delsystemer og selvstændige systemer. Manglende overblik over sammenhænge dvs. mangel på struktureret og koordineret systemudviklinger og anskaffelser af nye separate systemer Siden sin opstart i 2011 har projektet været i et konstant og fremadrettet forløb under behørig hensynstagen til de mange interessenter. Projektet har gennemført en detaljeret og omfattende idé- og analysefase, og står overfor en anskaffelsesfase, hvor ét fælles standardsystem er valgt. Status Status Q2 2015 Ide Analyse Anskaffelse Gennemførelse Realisering Ved at afslutte Analysefase med en beslutning om at arbejde videre med Microsoft Dynamics AX2012, følger naturligt igangsættelse af Anskaffelsesfasen, der har som mål at 1) at udarbejde udbudsmaterialet, og 2) at gennemføre udbuddet. Styregruppen har i efteråret 2014 gennemført en prækvalifikation og udbud efter gældende lovgivning med bistand fra Den Centrale Indkøbsafdeling i Selvstyret. Den 5. december 2014 indgik ERP-styregruppen i Grønland og EG A/S en aftale om at gennemføre en Afklaringsfase. Aftalen udløb den 12. juni 2015. Nu forestår en opsamling/dokumentationsfase, hvorefter anskaffelsesfasen skal iværksættes, med et endelig mål for færdig implementering i udgangen af 2016/start 2017. Det Videre forløb De næste faser i arbejdet er et endeligt valg af leverandør af det valgte system, AX 2012, i en decideret udbudsrunde. Der skal i den forbindelse også arbejdes med kortlægning af de sidste økonomiske workflows på tværs af kommuner og selvstyret. Herefter skal løsningen gennemføres (implementeres, med en forventning om at kunne realisere de mange økonomiske og tidsmæssige gevinster allerede fra 2017 (Si bilag vedr. Business Case for ERP projektet). Det forventes at Kommuneqarfik Sermersooq skal stille med de samme ressourcer der har deltaget i analysefasen henover efteråret, med en involvering af kommunens IT funktion. når løsningen skal gennemføres, i kommunens eget regi. Anmodning Økonomi og personale service henstiller til at Økonomi udvalget godkender den videre deltagelse i projektet. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk sekretariat anbefaler at Kommuneqarfik Sermersooq træffer endelig beslutning om at overgå til nyt fælles-offentlig ERP-system i samarbejde med Grønlands Selvstyre og de øvrige kommuner som ønsker at gå med. Bilag 1. ERP Business Case
Side 19 05D Ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A til Nuuk Oil aps, Nuuk Til beslutning J.nr.:70.06.00 Borgmestersekretariatet - administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Sagsresumé Nuuk Oil har ansøgt om type A alkoholbevilling. Bevillingen ønskes ved udstedt til Nuuk Oil aps ved Bodil Høegh. Den nye bevilling gælder fra 1. september 2015 til 1. september 2018. Indstilling Borgmestersekretariatet indstiller overfor : - at tildeler følgende alkoholbevilling til Nuuk Oil aps. ved administrerende direktør Bodil Høegh: - Type A bevilling til salg af stærke og svage drikke Sagsfremstilling Kommuneqarfik Sermersooq har den 11. juli 2015 modtaget en førstegangs ansøgning om tildeling af alkoholbevilling type A bevilling til salg af stærke og svage drikke ved Nuuk Oil aps, Nuuk. Der er tale om en førstegangs ansøger. Løsningsforslag faglig vurdering Brandmyndighederne har besigtiget stedet og har ingen bemærkninger. Politiet har ikke modtaget klager eller bemærkninger på det nævnte sted, idet de ikke tidligere har haft en alkoholbevilling. Borgmestersekretariatet vurderer derfor, at Nuuk Oil aps ved Bodil Høegh lever op til kravene for fornyelse af alkoholbevilling. Borgmestersekretariatet udarbejder 2 gange om året en oversigt over samtlige bevillinger. Den seneste oversigt viste, at der var 91 alkoholbevillinger i Kommuneqarfik Sermersooq, hvoraf de 65 er tildelt i Nuuk. Dermed vil en udstedelse af denne alkoholbevilling føre til en forøgelse af den samlede mængde bevillinger. Ved tildelingen af alkoholbevillinger i forbindelse med udskænkning har kommunalbestyrelsen vide rammer, jf. orientering til kommunalbestyrelsen d. 25. oktober 2011: Lovens forarbejder beskriver, hvornår kommunalbestyrelsen som udgangspunkt skal meddele afslag: - Kantiner på arbejdspladser skal være alkoholfrie - Medborgerhuse skal være alkoholfrie - Cafeterier, kaffe- og grillbarer og lignende udskænkningssteder bør ikke kunne sælge stærke drikke. Men kommunalbestyrelsen kan beslutte at give disse udskænkningssteder mulighed for at udskænke svage drikke. Lovens forarbejder beskriver også, hvornår kommunalbestyrelsen på legal vis kan fravige den forvaltningsretlige lighedsgrundsætning:
Side 20 - Kommunalbestyrelsen kan ud fra byplanmæssige betragtninger meddele afslag til nye udskænkningssteder i egentlige beboelsesområder - I områder med mange udskænkningssteder kan kommunalbestyrelsen meddele afslag, hvis det f.eks. kan frygtes, at et nyt udskænkningssted vil øge konkurrencen mellem bevillingshaverne og føre til hård udskænkning I andre situationer skal kommunalbestyrelsen træffe beslutning på grundlag af sammenhængende samfundsmæssige betragtninger, som er egnede til at fremme ædrueligheden: - Kommunalbestyrelsen kan f.eks. meddele afslag ud fra sociale betragtninger, når der er tale om et udskænkningssted, som er beliggende tæt ved sportshaller og lignende steder, som søges af unge mennesker Økonomisk og ressourcemæssig vurdering Der er ingen økonomiske og ressourcemæssige omkostninger for Kommuneqarfik Sermersooq Lovgrundlag og rammesættende dokumenter Landstingslov nr. 11 af 11. november 2000 og Landstingslov nr. 3 af 31. maj 2001 om salg og udskænkning af alkoholiske drikke Bekendtgørelse nr. 19 af 29. marts 1990 om indretning og benyttelse af lokaler til udhandling eller servicering af stærke drikke Bekendtgørelse nr. 4 af 29. maj 1992 om alkoholbevillinger Det videre forløb Ved økonomiudvalgets godkendelse Nuuk Oil aps og Bodil Høegh alkoholbevillingen i henhold til gældende regler og procedurer. Borgmestersekretariatet står for administrationen af alkoholbevillinger. Ved økonomiudvalgets afslag meddeler Borgmestersekretariatet den politiske beslutning til ansøger. Bemærkninger fra Økonomisk Sekretariat Økonomisk Sekretariat har ingen bemærkninger. Bilag Ingen.
Side 21 6. Sager til Kommunalbestyrelsen 06A Halvårsregnskab inklusiv status på mulighedskataloget 2015 Til beslutning J.nr. 06.03.01 Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller Sørensen / LMS Borgmestersekretariatet adm. Steffen Ulrich-Lynge / STUL Børn, Familie og skole direktør Søren Valbak / SVAL Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv direktør Grethe Nielsen / GRNI Anlæg og Miljø direktør Mike Kristiansen / MJKR Fællesservice direktør Marie Fleischer / MFLE Eftersendes.
Side 22 06B Tillægsbevilling og omrokeringsindstilling 2. kvartal 2015 Til beslutning J.nr. 06.03.01 Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller Sørensen / LMS Borgmestersekretariatet adm. Steffen Ulrich-Lynge / STUL Børn, Familie og skole direktør Søren Valbak / SVAL Velfærd, Arbejdsmarked og Erhverv direktør Grethe Nielsen / GRNI Anlæg og Miljø direktør Mike Kristiansen / MJKR Fællesservice direktør Marie Fleischer / MFLE Eftersendes.
Side 23 7. Lukkede punkter 07A Leje af 24 boliger Brøndum Hus, B-4036, Kujallerpaat 24, 3900 Nuuk Leje med forkøbsret Til beslutning J.nr.: 32.01.01 Borgmestersekretariatet - administrerende direktør Steffen Ulrich-Lynge / STUL Forvaltning Økonomi og Personaleservice direktør Lars Møller-Sørensen / LMS
Side 24 8. Eventuelt 9. Godkendelse af referat