IMS temamøde for ledere
Intelligent materialestyring Resume Københavns Biblioteker og Aarhus Kommunes Biblioteker oplever som mange af landets biblioteker at driftsbudgetterne er under pres. Samtidigt ønsker Københavns Biblioteker og Aarhus Kommunes Biblioteker at forbedre og styrke formidlingen overfor kunderne en formidling der fordrer menneskekraft. Derfor giver det god mening at fjerne overflødige manuelle rutiner og omkostningstunge arbejdsgange. På den baggrund har Københavns Biblioteker, Aarhus Kommunes Biblioteker og Tårnby Kommunebiblioteker fået en bevilling på knap 11 millioner kroner fra Fonden for Velfærdsteknologi og sat gang i udviklingsprojektet: Intelligent Materialestyring (IMS). Lyngsoe Systems er leverandør på udvikling af Intelligent Materialestyring. 2 Copyright Lyngsoe Systems
Formål og mål Både industrien og dagligvarebutikkerne har i mange år anvendt it-teknologi til lagerstyring med stor succes. Erfaringerne fra virksomheder, der professionelt arbejder med lagerstyring viser, at der kan opnås besparelser på i alt 15-40 pct. fra modtagelse, på-pladssætning, fremfinding og transport. Hertil kommer at virksomhederne med professionel lagerstyring kan optimere deres lagre, så de har op til 25 procent mindre på lager. Bibliotekerne kan lære af industrien og dagligvarebutikkerne og anvende det store potentiale, der er i at arbejde professionelt med lagerstyring. Projektet har til formål at indføre et it-baseret lagerstyringssystem, som vi kender fra industrien og dagligvarebutikkerne, der i videst mulige omfang automatiserer bibliotekernes materialelagring og håndtering, sporing og transport samt skaber fleksible rapporteringsmuligheder. 3 Copyright Lyngsoe Systems
Om projektet IMS fungerer som et supplement til bibliotekernes eksisterende bibliotekssystem. Med IMS vil bibliotekerne være i stand til præcist at identificere, hvor et enkelt eller flere materialer befinder sig. IMS vil skabe langt mere gennemsigtighed i materiale-flowet, end tilfældet er i dag. Denne gennemsigtighed vil bl.a. afhjælpe unødigt ressourceforbrug i forhold til at fremfinde materialer, transportere materialer, registrere materialer osv. Projektet har som mål at minimere ressourceanvendelse i logistikarbejdet i og imellem biblioteker, skabe bedre service til kunderne samt skabe mere tid og rum til præsentation og formidling - til glæde og gavn for både bibliotekets kunder - og de ansatte. 4 Copyright Lyngsoe Systems
Mindre spild Selv i den bedste af alle verdener vil bøger og andre materialer på bibliotekerne blive fejlplaceret, så det tager lang tid at finde dem. Den spildtid minimeres med det nye system uanset om materialet står fremme på hylden eller er på lager. IMS bidrager til: Hurtigere opsætning pga. plads på hylderne Intelligent fordeling af materialerne mellem bibliotekerne, dvs. at materialerne distribueres hen, hvor der er plads Færre skanninger ved modtagelse af materialerne Online-lister på mobile enheder, med mulighed for straks kassation, fx hvis materialet ikke er på sin plads. At præsentere historiske data / registreringer og tilbyde til ad hoc rapportering, så bibliotekets medarbejdere selv kan definere rapporter via kommunens ledelsesinformationssystem 5 Copyright Lyngsoe Systems
Bedre service Brugerne får en bedre service, bl.a. fordi reserverede materialer kan findes hurtigere, og ventetiden dermed falder. Der vil samtidig kunne tilbydes mere detaljerede informationer om afhentning af reserveringer og nye muligheder for selvbetjening. I projektet er der gennemført en undersøgelse af henvendelserne til personalet på bibliotekerne. Her viste det sig, at ca. 25 % af alle henvendelser mellem kunderne og personalet er ikke-værdiskabende henvendelser, fx at kunderne ikke kan finde materiale, der burde være hjemme. IMS bidrager til: Viden om materialernes præcise placering i biblioteket på hylden, udstilling, magasin eller hvor materialer er på vej hen. Hurtigere og nemmere fremfinding af bestilte materialer. 6 Copyright Lyngsoe Systems
Rum til præsentation Den intelligente materialestyring giver også på sigt en række spændende muligheder for at udvikle nye koncepter for det fysiske rum i biblioteket. Især i forhold til præsentation af materialerne og ekstra information til brugerne. Den bedre styring af materialerne vil give et knivskarpt overblik over, hvad der er mest efterspurgt, og hvordan materialerne bedst kan placeres i biblioteket. IMS bidrager til: Dynamisk og fleksibel brug af magasiner og materialehoteller. Færre materialer på hylderne 10-20 % mere plads til udstillinger og formidling. Detaljeret viden om fx materialets aktuelle placering på biblioteket, behov for materialer på hylderne og om der er nok materialer på hylderne. Mulighed for anvendelse af data om materialets aktuelle placering i digitale visninger, fx oversigtskort el.lign. 7 Copyright Lyngsoe Systems
Effektivisering af biblioteksservice Styr på omkostningerne Styret materialebestand, forbedret udvalg og præsentation Opnå forbedret service for brugerne 8 Copyright Lyngsoe Systems
9 Copyright Lyngsoe Systems
Fordele og tilknyttede værdier Intelligent distribution af materialebestand mellem filialer, baseret på volumen, eksemplarer, tilhørsforhold osv.. Dele materialebestand helt eller delvis mellem filialer efter behov Præcise fyldningsgrader på reoler Transparent overblik af den samlede materialebestand på tværs af alle filialer Præcis location af alle eksemplarer, inklusive historisk log Biblioteksværktøjer tilgængelig på smartphones (med NFC teknologi) Nem registrering via RFID tags (materialer, hylder, reoler, bogvogne, transportkasser, ud- og indleveringsautomater, osv.). Forbedret kundeservice Forbedret pladsudnyttelse Reduceret materialebestand (færre eksemplarer) Ingen eller færre papirbaserede arbejdsprocesser Sparer manuelt arbejde med at vedligeholde / overvåge opstillinger osv. Sparer tid ved at anvende online værktøjer på smartphones Ingen eller mindre ophobning af materialer på filialer Ingen eller mindre udsultning af materialer på filialer 10 Copyright Lyngsoe Systems
Hvordan? 11 Copyright Lyngsoe Systems
Lære af andre! 12 Copyright Lyngsoe Systems
Løsningen Detaljeret indsamling af data i alle arbejdsprocesser, muliggør historiske analyser og trends i markedet Intelligent distribution af flydende bestand materialer distribueres iht. behov og plads! Centralt og lokal styring af data for præcise anvisninger af materialer Realtidsstyrede arbejdsprocesser via smartphones, inklusive fremfinding, materialepleje, genopfyldning, osv. Introducere materialehoteller - lokalt eller eksternt for opmagasinering af forskellige årsager Automatisk genopfyldning fra magasiner, materialehoteller, eller opstillingsgrupper når der opstår behov Præcis information om hvor hvert enkelt eksemplar er placeret 13 Copyright Lyngsoe Systems
Intelligent distribution af materialer Distribuer materialebestanden, således at hvert enkelt eksemplar bringer værdi til brugeren, hverken mere eller mindre Fast tilhørsforhold eller delt mellem filialer Hvert eksemplar kan deles mellem tilknyttede filialer (flydgruppe) En filial kan være medlem af flere flydgrupper Et materiale kan have tildelt særegenskaber (f. eks. aldrig på materialehotel) Definition af opstillingsgrupper per filial Specificer materialeparametre der indgår i opstillingsgruppen (filter på materialedata) Specificer reoler/fag/hylder per opstillingsgruppe Specificer volumen (min. og max. meter) pladsforbrug i opstillingsgruppen. Specificer min. og max. eksemplarer per titel (kan defineres på flere niveauer) Der kan defineres forskellige konfigurationer for forskellige sæsoner, begivenheder, osv. 14 Copyright Lyngsoe Systems
IMS webklient (udsnit) Web baseret klient Firefox, IE, Chrome Brugeradministration Systemadministration Materialeadministration stamdata modtaget fra BS Søgning i materialebestand Titler Materialer Filial specifik opsætning Administration af biblioteksinfrastruktur (reoler, fag, hylder, osv.) Administration af opstillingsgrupper Tilknytning af flydgrupper. Rapporter Søgning på aktiviteter Konsekvensberegning 15 Copyright Lyngsoe Systems
Smartphone (udsnit) Fremfinding Reserverede materialer Materialepleje Kassationsordre Genopfyldning Opstilling Finsortering (f. ex efter central sortering) Generel opstilling (sæt på plads i opstilling eller location) Ikke afhentede reservationer Tjek for korrekt levering Grovsortering (sorterfunktionalitet) Hvad ved IMS om 16 Copyright Lyngsoe Systems
Hvad indeholder IMS? IMS Biblioteksstruktur Lageropbygning Materialedata Rapportering Udstyr Klassificeringer Distribution (styringsalgoritme) Eksisterende Bibliotekssystem Transportenheder Rutedata 17 Copyright Lyngsoe Systems
18 Copyright Lyngsoe Systems
Datainfrastruktur - kommunikation 19 Copyright Lyngsoe Systems
20 Copyright Lyngsoe Systems
Eksempel der er ingen bindinger i lokationshierarkiet 21 Copyright Lyngsoe Systems
Algoritme for materiale distribution Algoritme baseret styring af et materiale flow tilbyder en række håndtag/parameter, der er sammensat til et bestemt formål. Dvs. algoritmen beskriver en bestemt ønsket opførsel inden for et område med et antal variable, der ved en bestemt indstilling giver et resultat og med andre indstillinger et andet resultat. Værdierne i de variable parameter er tilpasset så de kun kan ændre adfærd for algoritmen inden for de ønskede afgrænsninger. Algoritme baseret styring anvendes hvor et flow ændrer sig med tid, sæson, trends, osv. En algoritme kan hurtig ændres til en bestemt sæson via profiler der kan hentes ind manuelt i algoritmen, eller ved at have at de forskellige profiler aktive i forskellige perioder. Algoritmen vil så automatisk ændre opførsel iht. profilernes aktive periode. Ligeledes kan forskellige algoritmer være aktive i udvalgte perioder. Hvorfor styringsalgoritmer? Styringsalgoritmer kan se på tværs af en hel organisation, igennem flere bygninger, igennem vægge, fra loft til kælder osv. Den tanke/strategi en virksomhed har omkring et vare flow, kan implementeres i systemet og ikke overlades til et personale med en kort aktionsradius. Varer der kører igennem en enkelt bygning kan med rimelighed håndteres af lokalt personale, men virksomheder der har spredt logistik over flere fysiske bygninger og forskellige behov, kan med stor fordel udnytte styringsalgoritmer, der har implementeret hele virksomhedens logistiske strategi på tværs af lokationer og individuelle behov. Dette gør sig især gældende inden for biblioteksverdenen, der netop har mange lokationer med individuelt behov. Med en styringsalgoritme sker ting proaktiv og ikke på bagkant. Det giver udslag i færre overraskelser og mindre ressourceforbrug i forhold til personale og materiel. Materialer dukker op der hvor der er et forventet behov inden for de grænser der er sat. Der undgås utilsigtet ophobning af materiale der hvor der ikke er brug for det. Algoritme baseret materialestyring observerer ændringerne i et materiale flow og agerer ud fra hændelser der kan varetages inden de får en negativ effekt på den samlede logistik. 22 Copyright Lyngsoe Systems
23 Copyright Lyngsoe Systems
24 Copyright Lyngsoe Systems
Hvor kommer effektiviteten fra? (succesfaktor) Forbedret logistik mere præcise stedbestemmelser af materialer Nemmere at finde færre forgæves søgninger Anvisningsalgoritmen kikker på tværs af alle filialer effektiv fordeling reduceret indkøb Hurtigere registrering af materialer ind og ud af filialerne Færre transporter forbedret informationsniveau og afvikling Præcis konfiguration af reoler, materialetykkelser, opstillingsgrupper osv. Præcise registreringer af materialer og transportmateriel med mobilklienten Effektiv anvendelse af mobilklienten (opstilling, fremfinding, osv.) Samkøring af opgaver på mobilklienten Fremfinding, kassation, materialepleje, opfyldning Rettidig vedligeholdelse af materialer / data i IMS Rettidig vedligeholdelse af IMS værktøjer 25 Copyright Lyngsoe Systems