Referat Stormøde den 16. november 2013 Stormøde mellem Hovedbestyrelsen, Regionsbestyrelserne og Avlsledelsen. Formand Jan Pedersen (JP) startede med at byde velkommen til stormødet. Og give ordet til avlskonsulent Karina Christiansen. Status på liniærscoring, tidsplan og afvikling v/karina Christiansen Se bilag fra fremlæggelsen. Kommentarer: Region 2, Ane Marie Jensen & Region 1, Mikala Bagge hvad med testrytternes karakterer synes det er vigtigt med den karakter. Poul Graugaard: System er helt nyt og derfor har man besluttet, at det er vigtigt at det er gennemgående dommeres karakterer der skal bruges. Man har ofte stor udskiftning hos testrytterne, som kan give et skævt billede af den enkelte hest. Dommerne vil dog tale med testrytterne omkring karaktergivningen. Region 4, Annethe Winther: Hvem skaffer sekretærerne Karina Christiansen: som noget helt nyt, skal 4-5 fra Ung i DV med rundt som sekretærer, det kræver at man kender det nye system, for at kunne overholde tidsplanen. Derudover nævnte Karina, at man i Region 4 i år til følskuet har delt det op, således at man har afviklet springføl om formiddagen efterfulgt af finale derefter dressurføl efterfulgt af finale. Det har været en stor fordel for udstillerne, der kun har behøvet at være der ½ dag med deres føl. Region 4, Annethe Winther: Hvorfor undersøger man ikke, om man kan finde nogle der kan lave et program billigt til at taste i, for at undgå papir. Karina Christiansen: Det er ikke selve programmet der koster mange penge, men opsætning med at få det til at tale med hestedatabasen, ca. 700.000,- Man har i avlsledelsen besluttet, at man de første 2-3 år vil køre det på papir, så man kan få rettet evt. fejl før er der heller ikke basis på at trække noget statistik på tallene. Alle skemaer gemmes og bliver tastet, så snart et program er klar. Region 5, Frode Jensen: Dommerne skal også først lære systemet, også i forhold til den fremlagte tidsplan man kan måske allerede i 2015 være hurtigere end vi skal beregne i 2014. Jan Pedersen: Håber at der snart vil være plads i budgettet til at man kan implementere den nye scoring med hestedatabasen. Gennemgang af kalenderen v/casper Cassøe Kalenderen blev gennemgået og stor ros fra Casper til regionerne med de få ændringer der er kommet i forhold til avlsledelsens første udkast. Karina Christiansen nævnte at såfremt der kommer så mange hingste til forbesigtigelsen på Vilhelmsborg, vil springningen blive flyttet til fredag aften. Casper Cassøe informerede at man har valgt at flytte Eliteskuet 14 dage frem, dels for at til gode se avlerne, så de skal holde hopperne kortere tid i ridning, dels at føllene er
yngre samt mere spænd mellem udtagelsen af springhestene til Zangersheide og VM stævnets afvikling. Derudover blev der tilføjet at samarbejdet med Dansk Rideforbund har fungeret rigtig godt i forbindelse med planlægningen af kalenderen. Se kalender, i vedhæftede filer. Sonsorarbejdet i regionerne, sponsorgruppe Casper har haft til opgave at skulle præcisere reglerne omkring forbundets hovedsponsorer og de lokale sponsorer i regionerne. Dette regelsæt skulle laves, for at undgå problemer og samtidig respektere Dansk Varmblods hovedsponsorer. Det er dog umuligt at skrive på skrift, for man er i Dansk Varmblod ikke interesseret i at lukke nogen ude. Region 6, Dorte Zacho Martinsen savner information på hvad der foreligger af regler. Region 4, Henning Urup kunne man lave en opdeling i grader over eksklusiv aftaler. Region 4, Annethe Winther man har i region 4 til følskuet haft problemer med sideantallet i kataloget, hvilket har betydet at man har valgt at lave et separat katalog med alle regions sponsorerne dette katalog har man valgt at bruge i mange andre sammenhænge. Region 1, Janne Suri, synes vi skal være bedre til at hjælpe vores sponsorer til at nå vores medlemmer. Evt. med tilbud på foder til DV medlemmer, det kunne måske få mange stalde til at skifte foder leverandør. Der blev besluttet at vælge en sponsor repræsentant fra hver region, som sammen med Casper nedsætter en Erfa gruppe, så der sker bedre videns deling på tværs af regionerne og bedre information fra forbundet. Generel enighed om det er en god ide med en Erfa gruppe, som vil besvare mange spøgsmål. Hver region melder retur til Susanne Hvid sh@varmblod.dk med navn på den man ønsker skal være en del af Erfa Gruppen. Casper Cassøe indkalder til første møde i forbindelse med repræsentantskabsmødet i februar måned. Tilmelding til følskuer samt produktion af kataloger v/casper Cassøe Sekretariatet har lavet katalogerne de sidste par år. Man vil gerne fra sekretariats side have, at alle tilmeldinger går direkte til kontoret. Det vil bla. give et bedre medlemstjek + man hurtigere vil fange de føl, hvorpå der ikke er søgt. Region 6, Lene Gadegaard, en rigtig go ide. Region 1, Janne Suri, Hvad med bokse? kan sekretariatet ikke også tage sig af bokse til hoppekåringerne? Region 1, Mikala Bagge Hvad med indtægterne? Region 7, Morten Jensen Hvad med 2 års hopperne. Der blev besluttet at sekretariatet fremover tager imod alle tilmeldinger, til følskuer, 2 års hopper osv. Man vil også i sekretariatet overtage boksbestilling hvor man på forhånd aftaler med hver region hvad gebyret er. Regionerne vil selvfølgelig stadig få alle indtægterne på tilmeldingerne for føl og 2 års hopper, samt alle boks indtægterne.
Egnethedstesten afvikles som en selvstændig klasse en R klasse (race klasse) sammen med et ridestævne. (flere tilskuere, godt udstillingsvindue for avlerne, bringe avl og sport tættere sammen) v/region 7, Bodil Helmers Jan Pedersen synes det må være op til den enkelte region, hvordan man vil afholde egnethedstesten, så længe den afvikles efter regelsættet. Region 3, Inge Madsen man har i øjeblikket nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra Dansk Varmblod og Dansk Rideforbund for at få et tættere samarbejde heriblandt bedømmelsen af unghestene. Dette samarbejde er meget positivt og så snart noget mere konkret er klar, kommer der information rundt til alle. Poul Graugaard har ingen indvendinger mod konceptet, så længe der ikke ændres i konceptet. Region 2, Ane Marie Jensen har svært ved at se at det i region 2 skulle tiltrække tilskuer fra et stævne, da selve egnethedstesten varer en hel dag i forvejen, så der er ikke plads til alm. klasser alligevel. Region 2, Niels Pedersen synes ikke man skal stå i vejen for nytænkning og foreslår at man lader region 7 afprøve systemet. Region 4, Annethe Winther har hørt flere ryttere rose den nye afviklingsmåde af egnethedstesterne og er samtidig blevet opfordret at Dansk Varmblod sammen med Dansk Rideforbund skal stå for afviklingen af finalerne, evt. på Vilhelmsborg, da man er træt af konceptet på JBK, som er meget dyrt og at finalerne går på hverdage. Casper Cassøe, har også hørt stor ros fra rytterne, der hellere vil ride egnethedstesterne, da de udover karaktererne også får en kommentering fra dommerne på ridtet. Samtidig har man fået indført LIVE, som man har afprøvet i region 7. Det var en stor succes og der tilstræbes at man også til Unghestechampionaet vil have LIVE resultatformidling. Poul Graugaard Det nye koncept har også fungeret rigtig godt for dommerne, dog er det ønsk værdigt, at dommerne i dressurbedømmelsen bliver placeret på langsiden. Region 6, Lene Gadgaard kan dommerne ikke stå på midten som til springningen. Poul Graugaard det er ikke sikkert for dommerne at stå på midten i dressur + der skal laves slangebuer, som ikke ville kunne lade sig gøre. Konklusion man skal tilstræbe at have dommerne på langsiden, så fremt målene i det pågældene ridehus tillader det. Revision af løsspringning hopper v/region 2, Niels Pedersen Se forslaget på vedhæftede bilag Problemet er at der ikke kan skærmes af for tilskuerne som står i det ene hjørne. Poul Graugaard, problemet er udelukkende i hallen i region 2, og avlsledelsen giver lov til at region 2 afprøver forslaget i 2014. Johnny Hansen, det er vigtigt at hjælperne er 100 % informeret om systemet, for at give hestene den bedst mulige oplevelse. Mht. forslaget om at flytte indspringningsbommen ind på 3 meter, kan det være farligt, da mange heste vil vælge at sætte af og derfor lande midt i 1 forhindring. Samtidig kan fordelen ved bommen på 6 meter være at, tempoet bliver taget af.
Region 2, Niels Pedersen vil gerne samle alle hjælpere og lave en aften, hvor systemet bliver prøvet og ved samme lejlighed invitere Johnny Hansen til at assistere på en sådan aften. Medlemskab mulighed for at tegne ½ års medlemskab. Alternativ tilbud om at tegne 1½ års medlemskab sikring af flest mulige betalende medlemmer v/region 7 Bodil Helmers Jan Pedersen, mener ikke ½ års kontingent er en mulighed da der hurtigt vil blive spekuleret i det. Men derimod vil man med 1½ års kontingent kunne fremstille til kåring Repræsentantskabsmødet flyttes, så det ikke afholdes i vinterferien v/region 4 Annethe Winther Jan Pedersen Såfremt man ønsker at flytte det, hedder det enten første lørdag i februar eller sidste weekend i februar. Sidste weekend i februar vil komme for tæt på Hingstekåringen. At flytte til første lørdag i februar kan ikke lade sig gøre i forhold til revision af regnskabet samt regionernes generalforsamlinger også skal rykkes frem. Casper Cassøe informerede om at man i Rideforbundet har flyttet deres repræsentantskabsmøde til medio april. Jan Pedersen mener det er forfor sent i forhold til regnskabsafslutningen. Jan Pedersen informerede yderligere om, at man i hovedbestyrelsen har besluttet at lave en workshop til repræsentantskabsmødet, nærmere info kommer. Eventuelt Region 5, Karin Larsen Frivillige hjælpere er ved at være en uddøende race, hvad kan vi gøre for at gøre det mere attraktivt? Jan Pedersen: godt emne til workshoppen. Region 3, Knud Larsen Manglende emner til repræsentantskabsmødet er måske et tegn på at foreningen kører godt, men det er selvfølgelig ingen hindring i forhold til nytænkning. Region 1, Per Springborg Man bør måske se på om vores organisations form er tidssvarende hvorfor er det lige nøjagtigt 25 medlemmer der udløser 1 repræsentant i regionen? Region 7, Elsebeth Jepsen en mulighed for at få flere til at komme til repræsentantskabsmødet er måske at udover tilbageblik, måske også se frem og måske afslutte mødet med en fest, det samler folk. Region 4, Annethe Winter måske kan Facebook bruges til mere lir evt. med mulighed for at stille spørgsmål til evt. Poul Graugaard og samtidig lægge hans svar på. Det skal ikke laves som en dialog der fortsætter. Casper Casssøe orienterede om at man har valgt at bruge nogle af pengene i markedsføringsbudgettet til at ansætte en studie medarbejder til at opdatere Facebook. Eks. kan siges at nyheden om Mads Langer i gallashowet blev set af 10.000 det første døgn. Yderligere har man møde med en google specialist, for at få råd til hvilken vej der skal følges i markedsføringen bla. via de sociale medier.
Samtidig er vi i gang med en kampange i rideudstyrsbutikkerne, hvor man ved besøg i butikken kan hente en kampangekode, som giver rabat på udvalgte billetter til hingstekåringen. Anette Nilausen, Ung i DV har brugt Facebook et år og det er godt til at komme i kontakt med de unge. Region 5, Karin Larsen stor ros til sekretariatet for venlighed når man henvender sig men hun savner information, om hvad der sker. Casper svarede at den information gerne skulle komme via regionens hovedbestyrelsesmedlem. Region 1, Mikala Bagge Foreligger der regler for hvor høje forhindringerne på opvarmningsbanen må være? Johnny Hansen Forhindringerne må være 10 cm højere på opvarmningsbanen, dvs. 1 meter på banen og 110 cm på opvarmningsbanen. En go ide kan være at markere maks højden med tape, så er ingen i tvivl. Region 2, Niels Pedersen man har besluttet i region 2 til egnethedstesten at man vil have en stewart og valget faldt på Niels. Han kontaktede en repræsentant i DRF, for at få råd rådet var at udvælge 2 markante ryttere ved stævnet og på forhånd advisere dem om tjekket dette medførte respekt om tjek og samtidig en god ånd på de ryttere man tjekkede. Region 7, Bodil Hellmers bør vi have stewarts til egnethedstesterne? Barbro Saul i forbindelse med UVM har man Tine Bak til at håndhæve reglerne. Casper Cassøe hvis man lader egnethedstesterne blive en del af et ridestævne, vil man automatisk have en stewart. DRF har store problemer med at finde kvalificerede stewarts med autoritet nok. Casper Cassøe informerede om billetsalgets noget sløje start. Region 4, Annethe Winther Nedadgående billetsalg er nok desværre en tendens, måske man skal se på økonomien på andre arrangementer. Region 5, Frode Jensen tror nok billetterne skal blive solgt, man er blevet vænnet til at der er billetter nok og derfor venter mange med at købe. Anette Nilausen kan der ikke opstå problemer med at lave rabatordninger, i forhold til dem der har købt ved billet salgsstart. Poul Graugaard det er almindelig købmandsskab med rabatter. Region 7, Bodil Helmers tjekker I vaccinationer ved arrangementer? Karina Christiansen, opfordrede til at tage stikprøver eller gøre det til en rutine, når passet alligevel afleveres ved måling. Region 6, Lene Gadgaard Rytterne er vant til at vise vaccinationer ved ridestævnerne og kommer ofte af sig selv for at vise det. Anette Nilausen: Hvad er status på Dansk Varmblod Rideklubben? Casper Cassøe: Efter problemerne med DRF i forhold til internationalt ridestævne i Herning, har man valgt at sætte det i bero, men det er på ingen måde glemt. Det er forholdsvis nemt at oprette en rideklub, det kræver 50 medlemmer og et regelsæt, men der skal være en mening med at gøre det. Casper fremhævede samarbejdet med DRF som er et meget positivt samarbejde.
Region 1, Mikala Bagge husk at formidle det positive samarbejde videre ud til medlemmerne, da der altid forløber rygter om intet samarbejde mellem Dansk Varmblod og DRF. Region 3, Inge Madsen Man er i gruppen (DV & DRF) meget forsigtig med at melde alt for meget ud men informationen skal nok komme, så snart der er et færdigt resultat. Pressen kan ofte være med til at forkludre tingene. God Jul og Godt nytår til Alle! Ref. Susanne Hvid, sekretariatet.