Digitaliseringsplan 2015 - frigivelse af anlægsmidler I Business cases 1 28
Indholdsfortegnelse Digital Post II...3 Digital kørselsgodtgørelse...5 Effektive møder...7 Analyse af HR- og lønarbejdsgange...9 Analyse af optimeret telefoni...12 Smart City Data Effektiv udnyttelse af data på det tekniske område...14 Digitale arbejdsgange i arbejdsmarkedsafdelingen...16 Funktions- og omsorgsstøttende teknologi til borgere, der kan og vil selv...19 Selvhjulpenhed og Recovery / Netværk og tryghed døgnet rundt velfærdsteknologi i sociale institutioner...22 Øget digitalisering på Børneudvalget...25 Øget digitalisering på Undervisningsudvalget...27 2 28
Digital Post II Business case Projektets formål 1. november 2014 trådte Lov om Offentlig Digital Post i kraft, og derved at det er obligatorisk for alle borgere over 15 år at have en digital postkasse. Der er som borger muligt at blive fritaget for modtagelse af digital post. Ca. 90 % af alle borgere i Frederiksberg Kommuner er tilsluttet Digital Post. Uanset om borgeren modtager post fra det offentlige som digital post eller er blevet fritaget og derfor fortsat modtager sin post som papirpost, er kommunens arbejdsgange blevet eller er i gang med at blive markant ændret. Arbejdsgangseffektiviseringen er knyttet til, at medarbejderne ikke længere skal hente brevene i printeren, kuvertere brevene, lægge brevene i udbakke, afhente brevene, portohåndtering og aflevering af brevene på posthus. I stedet kan medarbejderne nøjes med at trykke på send fra sin pc er. Papirpost til fritagne borgere udskrives og posthåndteres af kommunens digital post-leverandør. Projekt Digital post II er således en fortsættelse af kommunens projekt til implementering af Digital Post I ved et vedholdende fokus på at få breve, der endnu ikke er digitaliseret, til at overgå til digital post samt bibeholde anvendelse af digital post. Derudover er formålet med Digital post II at sikre gnidningsfrie og automatiserede arbejdsprocesser for såvel borgerne som medarbejderne. Det omfatter bl.a. returpostkasser, kontraktflade på www.frederiksberg.dk og udfasening af papirblanketter. Projektet har således fokus på at sikre, at Frederiksberg Kommune opfylder kravet om digital kommunikation som fastslået i Lov om offentlig Digital Post, sikre et kvalitetsløft for borgerne fordi de vil kunne klare langt flere interaktioner med Frederiksberg Kommune digitalt og endelig vil projektet sikre effektiviseringer i organisation som følge af sparet tid til postforsendelsen. Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Forudsætningen for realiseringen af effekten er, at alt post, som kan digitaliseres, reelt digitaliseres både i forlængelse af Lov om obligatorisk digital post for borgere og virksomheder, og i forlængelse af anden digitalisering i form af elektronisk post, kommunens hjemmeside og portaler mv. Af kommunens nuværende ca. 14.000 traditionelle papirforsendelser om måneden, er det forventningen, at 11.000 kan digitaliseres. Dertil kommer den allerede indtrufne nedgang i papirforsendelser siden 2012, hvor kommunen udsendte mellem 30-33.000 papirforsendelser om måneden. Gevinstopgørelse Gevinsterne ved projektet følger dels af, at medarbejderne sparer til postforsendelse, dels at kommunikationen med borgerne flyttes over på de digitale kanaler. Effektiviseringen på arbejdsgange på 1.900.000 kr. er beregnet ud fra den samlede effektivisering siden 2012 fratrukket den besluttede effektivisering i 2012 på 590.000 kr. Effektiviseringerne i arbejdsgangene indgår i moderniseringsaftalen og er altså midler, kommunerne selv kan beholde. I 2012 blev der også truffet beslutning om reducering af portobudgettet, som i dag svarer til de nye brevforsendelsesomkostninger. 3 28
Tabel 1: Kvalitative gevinster 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 2 2 2 2 Kvalitetssikring 2 2 2 2 Lettelser for personalet 2 2 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse En række investeringer er allerede fortaget. De områder, hvor der skal sættes ind i 2015 er investeringer i selvbetjeningsløsninger, der kan erstatte papirblanketter samt i et mere avanceret input management system, der kan sikre at borgerhenvendelser kan straksjournaliseres. Driftsopgørelse Der er to driftsomkostninger knyttet til digital post. Licensomkostninger til de afsendersystemer der gør det muligt at sende breve digitalt og omkostninger til den enkelte forsendelse (transaktionsomkostninger). Disse driftsomkostninger finansieres inden for det nye portobudget og derved af de driftsmæssige besparelser på porto, print og kuvertering. Sammenfatning Projektet vil medføre betydelige besparelser i form at sparet tid i organisationen og et generelt kvalitetsløft i borgerkommunikationen. Tabel 6: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt, heraf: 400 - - - Projektledelse 100 - - - Systemløsninger 300 - - - Mindreudgifter i alt, heraf -700-1.900 1.900 1.900 -lønsumsreduktion -700-1.900 1.900 1.900 Total -700-1.900 1.900 1.900 Akkumuleret total -300-2.200-4.100-6.000 4 28
Digital kørselsgodtgørelse Business case Projektets formål For at nedbringe medarbejdernes anvendte tid på indberetning af kørsel, vil projektet digitalisere og automatisere den eksisterende papirbårne indberetning af kørselsafregning for medarbejdere. Projektet bidrager derfor både til at kunne realisere en tidsbesparelse samt at øge datakvaliteten betydeligt, hvilket danner grundlag for bedre overblik og styring. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Kommunens antal af kørselsgodtgørelser er baseret på posteringer i økonomisystemet, hvilket svarer til 1000 kørselsafregninger årligt. Det er vurderingen, at tallet kan være større. Enkelte brugere anvender i dag allerede en digital løsning (primært Socialtilsynet). Disse medarbejdere er ikke medregnet i business casen. Den nuværende papirbårne og manuelle arbejdsgang med udfyldning, udskrivning, godkendelse, indberetning og journalisering vurderes til at udgøre 24 minutter, som kan nedbringes til 6 minutter i en digitaliseret, automatiseret proces. Ved en omsætning på 1000 giver dette en årlig besparelse på 300 timer, svarende til 70.200 kr. Gevinstopgørelse En digitalisering af kørselsgodtgørelse vil medføre følgende gevinster: Sparet tid for medarbejdere ved indberetning og hurtigere godkendelsesprocedure af kørselsgodtgørelser Reduceret tidsforbrug ved administrativ behandling. Bl.a. grundet automatisering ved journalisering af kørselsgodtgørelse på personalesager Øget datakvalitet grundet o færre manuelle indtastninger i kraft af automatisk udfyldning af persondata og organisationstilhørsforhold o Automatisk beregning af den tilbagelagte afstand. Tabel 1: Kvalitative gevinster De kvalitative gevinster består i bedre datakvalitet og en mere brugervenlig løsning for medarbejderne. 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 2 2 2 2 Kvalitetssikring 1 2 2 2 Lettelser for personalet 1 2 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 5 28
Investeringsopgørelse Investeringen anvendes til systemudvikling samt udgifter til etablering af integrationer til løn- og ESDH-system. Driftsopgørelse For at minimere de afledte driftsomkostninger sigter projektet mod at udvikle en løsning baseret på open source teknologi og samtidig gøre brug af data fra kommunens egen ruteberegnerløsning. Den afledte drift estimeres derfor til at udgøre 20.000 kr. årligt til drift og vedligehold af applikation og den bagvedliggende server. Sammenfatning Projektet nedbringer anvendt tid på administration af kørselsgodtgørelse samt hæver brugervenlighed og kvaliteten af data. Tabel 6: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt 150 -Systemudvikling og teknisk implementering 150 Afledt drift i alt 20 20 20 20 -Applikationsdrift 20 20 20 20 Mindreudgifter i alt -70-70 -70-70 -Lønsumsreduktion -70-70 -70-70 Total 100-50 -50-50 Akkumuleret total 100 50 0-50 6 28
Effektive møder Business case Projektets formål Formålet med projektet er gennem eksisterende teknologi at give mulighed for en mere effektiv mødeafholdelse, og derved reducere tiden anvendt på møder. Projektet har således fokus på at opnå en reducering af omkostningerne på transport og samtidig sikre et kvalitetsløft af møder ved hjælp af de teknologiske muligheder, der er til rådighed. Effektiviteten går på sparet tid på kørsel til møder uanset afstand, da selv korte afstande kan kræver tid til trafik, parkering mv. I forlængelse heraf er formålet også at modne organisationens brug af virtuel kommunikationsteknologi og dokumentdelingsværktøjer. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder De tekniske forudsætninger er på nuværende tidspunkt allerede opfyldt. Yderligere teknologivalg vil foregå i tæt samspil med Telefonianalysen, som udarbejdes i 2015. Målgruppen er alle kommunens ledere og medarbejdere med administrative arbejdspladser, i alt 1687. Effekten udregnes for 1/3 af medarbejderne, hvilket giver et medarbejderantal på 562. Dette for at udligne at der findes en række medarbejdere, som ikke afholder mange møder ud af huset i samme omfang som fx projektledere, konsulenter, ledere, souschefer m.v. Forudsætningerne for den beregnede effektivisering er: 4 videomøder årligt med en effektiv tidsbesparelse på 1 halv time pr møde = 2 timer årligt Timeløn på 250 kr. i timen 562 medarbejdere indgår i målgruppen Gevinstopgørelse Medarbejdere skal bl.a. undervises i 1) at anvende de tekniske værktøjer for video og e- Dagsorden, 2) at planlægge et videomøde, og 3) hvilke mødetyper, der er anvendelige til videomøder, således at teknologien anvendes til de rette mødeformer, fx: Status- og opfølgningsmøder Problemløsningsmøder, hvor der skal løses en konkret opgave i fællesskab - det kan fx være et arbejdsmøde Afslutningsmøder, hvor der afrapporteres og overdrages. Anvendes værktøjerne korrekt og til de rette møder er forventningen, at medarbejderne vil opnå: Sparet tid ved kørsel til møder (udgifter til transport ikke medregnet, som del af business case) Mere opmærksomhed på mødeformål og dermed mere effektivitet ved mødeafholdelse Styrkelse af medarbejderes kompetencer til at bruge virtuelle teknologier. 7 28
Der investeres endvidere en mindre sum til at udvide brugen af e-dagsorden til udvalgte målgrupper i kommunen over 2 år for at undersøge potentialet ved elektronisk understøttelse af håndtering og udstilling af mødemateriale. I dag anvendes teknologien til politikere og chefgrupper i kommunen. Tabel 1: Kvalitative gevinster Udover de effektiviseringsmæssige gevinster er erfaringerne fra andre organisationer, at ledere og medarbejder oplever arbejdsmæssige lettelser ved at møder ikke altid forudsætter det fysiske møder. 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 1 1 2 3 Kvalitetssikring 0 1 2 2 Lettelser for personalet 1 2 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Som udgangspunkt tager projektet afsæt i anvendelse af eksisterende teknologi. Investeringer knyttet til systemer, hardware m.v. vil derfor være begrænsede. For at gøre organisationen i stand til at udnytte de teknologiske muligheder for f.eks. videomøder og sikre en fortrolighed, der gør at kommunens medarbejdere oplever, at deres opgaver lettes i anvendelsen, vil projektet gennemføre en række organisatoriske tiltag. Det er f.eks. undervisning, udarbejdelse af retningslinjer og manualer. Dette fordrer en væsentlig indsats både i form af projektledelse og projektdeltagelse. Den primære investering anvendes derfor til at løfte disse opgaver. Driftsopgørelse Projektet forventes gennemført uden afledte driftsomkostninger på eksisterende teknologi, og der forventes derfor ikke øgede driftsomkostninger. Sammenfatning Som det fremgår af tabellen vil investeringen i år 1 give positivt afkast, hvilket skyldes anvendelsen af den eksisterende teknologi, og at investeringen primært retter sig mod organisatorisk implementering. 8 28
Tabel 6: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt, heraf: 300 -Projektledelse 225 0 0 0 - Tekniske omkostninger 75 Mindreudgifter i alt, heraf: -280-280 -280-280 -Lønsum -280-280 -280-280 Total mindreudgifter 20-280 -280-280 Akkumuleret total -0-260 -540-820 Analyse af HR- og lønarbejdsgange Business case Projektets formål HR- og lønområdet er arbejdsgange med stor volumen i kommunalt regi. I tråd med temaet for digitaliseringsplanen 2015 skal arbejdsgangene undersøges, dokumenteres og transformeres til et fremtidigt scenarie (to-be). Analyseprojektet skal bidrage til at afdække potentialerne ved at effektivisere arbejdsgangene inden for HR- og lønprocesser gennem digital understøttelse. En undersøgelse foretaget af KL i en større dansk kommune peger på et væsentligt potentiale ved at digitalisere en række arbejdsgange inden for HR- og lønområdet, som i dag udføres manuelt og/eller af ekstern leverandør. Potentialet går på at transformere simple, men omkostningstunge, arbejdsgange til digitale flows, der skaber bedre kvalitet i data og mere værdiskabende brug af medarbejderes tidsforbrug. Den konkrete opgave er udarbejdelse af en analyse, der dækker lønarbejdsgange centralt, decentralt og hos Visma (den nuværende leverandør). I forhold til analyse af arbejdsgange hos Visma, vil analysen tage udgangspunkt i den kontrakt, Frederiksberg Kommune har indgået med Visma. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder Lønopgaven ligger spredt i organisationen, hvorfor det er en forudsætning for arbejdsgangsanalysen at få indsamlet viden, der er repræsentativ for alle anvendte lønprocesser i kommunen. Rekruttering til workshops skal således foregå så bredt som muligt. 9 28
Afgrænsning Analyseprojektet har tæt sammenhæng til særligt tre igangværende digitaliseringsprojekter. Det drejer sig om projektet vedr. onboarding, projekt vedrørende etablering af autoritative organisationsdata samt digitalisering af personalesager i kommunens kommende esdh-system SBSYS. Samtidig er der en kobling til udmøntningen af administrative effektiviseringer i bugdet 2014. Gevinstopgørelse Konsekvensen af en digitalisering af lønadministrationen er en væsentlig reduktion af indberetnings- og kontrolopgaver hos kommunens eksterne leverandør af lønadministration. Tilsvarende forventes en bedre systemintegration at reducere opgaver i f. m. fraværs- og dagpengeadministration. Som eksempler på nuværende interne opgaver, der bortfalder eller forventes helt eller overvejende at kunne blive varetaget decentralt og elektronisk, kan nævnes: - indberetning ved ansættelse, fratræden, tillæg - kontrol af inddata (erstattes af systemvalidering ved kilden) - vejledning om udfyldelse af blanketter o.l. - fraværsadministration og dagpengeadministration På baggrund af analysen skal der tages beslutning om omlægning af arbejdsgange samt omfang af opgaver, der skal sendes i udbud, når kontrakten med Visma udløber. Tabel 1: Kvalitative gevinster Erfaringen fra tilsvarende projekt i anden større kommune er, at optimering og digital understøttelse af lønarbejdsgange vil medføre færre fejl, højere kvalitet og større trivsel i opgaveløsningen. 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 2 2 2 2 Kvalitetssikring 2 2 2 2 Lettelser for personalet 2 2 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse I nærværende business case er angivet investeringsbehov, der indeholder udgifter forbundet med konsulentbistand til udarbejdelse af analyse af de mest tidskrævende og omfattende nuværende processer samt intern projektledelse. Hertil komme investering til systemudvikling. Driftsopgørelse Der er ikke forventninger til øgede afledte driftsudgifter. En eventuel afledt driftsudgift vil skulle rummes indenfor eksisterende rammer. 10 28
Sammenfatning Med en investering på i alt 150.000 kr. i 2015 vil Frederiksberg kommune kunne realisere en besparelse på lønsum på 440.000 kroner fra 2018 og frem. I tabellen nedenfor er angivet oversigt over investeringer og mindreudgifter. Tabel 2: Økonomisk oversigt Som det fremgår af tabellen, vil der med en investering på i alt 150.000 kroner hentes en effekt på 440.000 kroner ved en optimeret og it-understøttet arbejdsgang, der sikrer bedre arbejdsmæssige lettelser, kvalitet og reduceret tidsforbrug i opgaveløsningen. 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt 150 -Konsulentbistand 50 -Projektledelse 50 -Systemudvikling 50 Afledt drift i alt 0 0 0 0 Mindreudgifter i alt -440 -her af lønsum -440 Total 150 0 0-440 Akkumuleret total 150 150 150-290 11 28
Analyse af optimeret telefoni Business case Projektets formål Teknologien indenfor telefoni har gennem de seneste år ændret sig væsentligt. Det har medført en række nye muligheder, som vil kunne bringe værdi til borgere såvel som ansatte i Frederiksberg Kommune. F.eks. har etableringen af et virtuelt kontaktcenter i Frederiksberg Kommune i 2013 medført endnu større krav til en stabil telefoniløsning, der understøtter medarbejdernes behov. For fremadrettet at sikre optimal og fremtidssikret understøttelse af kommunens telefoni og danne et solidt grundlag for at kommunen i 2016 kan løfte udbudspligten på kommunens eksisterende telefoniplatform, vil projektet analysere de forretningsmæssige behov og teknologiske muligheder indenfor telefoni. Projektet vil levere en samlet rapport, der på baggrund af bl.a. interviews og markedsundersøgelser, beskriver: De forretningsmæssige behov og ønsker for telefoni De teknologiske muligheder Anbefaling af fremtidig løsning samt de forretningsmæssige, tekniske og økonomiske konsekvenser Rapporten danner udgangspunkt for fremadrettet at få den mest optimale og fremtidssikrede telefoniløsning, når kommunen i 2016 skal løfte udbudspligten på fastnettelefoni. Kontrakten med den nuværende serviceleverandør udløber medio 2016, hvorfor kommunen inden da skal have løftet udbudspligten, hvilket kan medføre indkøb og implementering af en ny telefoniinfrastruktur. Telefoni udgør en kritisk del af kommunens infrastruktur og analyseprojektet bør derfor gennemføres i 2015. Projektet har således fokus på opfyldelse af lovkrav (udbudspligt) og samtidig sikring af kvalitetsløft til brugerne. Afhængig af udfaldet af et eventuelt udbud, vil der muligvis kunne realiseres en effektivisering i form af reducerede udgifter til leverandør. Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering Forudsætninger og usikkerheder For at kunne få et så præcist billede som muligt af kommunens nuværende og kommende behov for telefoni, skal der på tværs af organisationen bidrages med viden om de forretningsmæssige telefonibehov og villighed til at udfordre og udvikle disse. Der arbejdes mod at kunne realisere en afledt effektivisering i 2018 på 400.000,- årligt. Denne effektivisering forudsætter, at analysen viser potentialer, der kan realiseres gennem f.eks. reducerede leverandørudgifter og mere effektiv håndtering af borgerhenvendelser på relevante kanaler. Det er muligt, at realiseringen af disse gevinster kræver investeringer og/eller ændringer i de afledte driftsomkostninger. Dette vil i så fald indgå i en kommende digitaliseringsplan 2016. 12 28
Gevinstopgørelse Foruden øget trivsel blandt medarbejdere vil man ved at udnytte de teknologiske muligheder, der i dag eksisterer, kunne tilbyde borgerne at kommunikere med kommunen via f.eks. chat og video via samme indgang både på de administrative områder og på velfærdsområderne. Udvikles disse kanaler attraktivt og meningsfuldt, vil kommunen kunne realisere økonomiske gevinster, idet telefoni, video og chat er en væsentlig billigere kanal end f.eks. personligt fremmøde eller post. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at kvantificere gevinsterne ved at flytte henvendelser over på mere omkostningseffektive kanaler. Analysens resultater vil bidrage til at kunne estimere disse gevinster. Ved at kommunen løfter udbudspligten på telefonisystemet i 2016, forventes det at resultere i en leverandøraftale, der er økonomisk mere fordelagtig end den eksisterende. Dette vil bidrage til reducerede systemomkostninger. Tabel 1: Kvalitative gevinster I analysefasen vil der for borgere såvel som brugere ikke opleves lettelser eller kvalitetsløft. Følges rapportens anbefalinger ved genanskaffelse af ny telefoniløsning i 2016, er der klar forventning om, at både borgere og ansatte vil opleve lettelser og øget kvalitet. Det kan være i form af f.eks. at kunne tilbyde borgerne nye kontaktkanaler og mere effektiv håndtering af traditionelle opkald. 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 0 1 3 3 Kvalitetssikring 0 1 3 3 Lettelser for personalet 0 1 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Moderne telefoniløsninger har en høj kompleksitet, da de som regel understøtter mange forskellige kontaktkanaler fasttelefoni, mobiltelefoni, chat, video m.v. hvilket betegnes Unified Communication. Foruden viden om forretningsmæssige muligheder er der i projektet behov for specialistkompetencer indenfor netværk, telefoni, servere m.v. For at kunne imødekomme dette behov investeres der i konsulentbistand samt projektledelse til håndtering af de mange aktiviteter forbundet med analysen. Driftsopgørelse Projektets primære leverance er en analyse, og der er således ikke afledt drift forbundet med projektet. Sammenfatning Som det fremgår af tabellen nedenfor er der tale om en investering til analyse i 2015 med forventning om, at det efterfølgende implementeringsprojekt i Digitaliseringsplan 2016 kan realisere en effekt i 2018. 13 28
Tabel 2: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt 200 -Konsulentbistand 100 -Projektledelse 100 Afledt drift i alt 0 0 0 0 Mindreudgifter i alt -400 -Systemomkostninger effektiviseringer og/eller -400 Total 200 200 200-400 Akkumuleret total 200 200 200-200 Smart City Data Effektiv udnyttelse af data på det tekniske område Business case Projektets formål For at sikre endnu bedre beslutningsgrundlag for kommunens strategiske indsatser på det tekniske område, vil projektet skabe muligheder for bedre tværgående udnyttelse af data. Projektet skal også vise de øvrige områder i Smart City projektet, hvordan data kan anvendes effektivt med udgangspunkt i eksempler fra det tekniske område. Data udvikles og analyseres i et åbent samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner med flere. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Det er endnu nyt for kommuner at arbejde på denne måde. Der er derfor behov for ekstern konsulentbistand samt rekruttering af de nødvendige kompetencer for at kunne arbejde effektivt med de data, som er til rådighed i kommunen. Dette forventes at være en af de største udgiftsposter i projektet. Der er samtidigt et behov for at blive klogere på snitfladerne mellem områdets fagsystemer, for at kunne sammenkøre og bearbejde data på en effektiv måde. Selve snitflader og databearbejdning forventes også at blive en af de udgiftstunge poster. 14 28
Projektet skal udføres i tæt og åbent samarbejde med private aktører, uddannelsesinstitutioner, øvrige forvaltningsområder samt decentrale enheder (fx institutioner). Derudover skal vi som kommune finde vores måde at udstille og bearbejde data på i et samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Gevinstopgørelse Øget mulighed for og erfaring med at arbejde med store datamængder på tværs af området, vil medføre en kvalitativ effekt i i form af bedre beslutningsgrundlag for BMO s ledelse samt politiske udvalg og derved højere serviceniveau for borgere og virksomheder. Indsamling og analyse af data indenfor energiforbrug, vejområdet, belysningsområdet, affaldsområdet med flere, vil kunne sikre en optimal effektstyring og dermed optimering af driften med besparelser til følge. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 1 1 1 1 Kvalitetssikring 1 2 2 2 Bedre beslutningsgrundlag 1 2 3 3 Lettelser for personalet 0 0 0 0-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Investeringsbehovet dækker over ekstern konsulentbistand samt rekruttering af de nødvendige kompetencer for at kunne arbejde effektivt med data og facilitere samarbejdet med interne og eksterne samarbejdspartnere. Sammenfatning Gennem effektiv udnyttelse af data på det tekniske område, vil Smart City Data projektet sikre et bedre beslutningsgrundlag, der vil styrke optimeringen af driften. Smart City Data dækker over en flere delprojekter, der udvikles gennem indsamling og analyse af data i et tæt samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. 15 28
Tabel 6: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt 900 600 - Projektledelse 450 300 - Konsulentstøtte 450 300 Mindreudgifter i alt, heraf: -600-600 -600 Reducerede driftsudgifter -600-600 -600 Total 900 0-600 -600 Akkumuleret total 900 900 300-300 Digitale arbejdsgange i arbejdsmarkedsafdelingen Business case Projektets formål Projekt Digitale arbejdsgange samler digitaliseringsindsatser og centrale krav til implementering af systemer, reformer, mv. i Arbejdsmarkedsafdelingen. Projektet har til formål dels at styrke de digitale arbejdsgange for borger, virksomheder og administration, dels at sætte rammen for en mere effektiv digital understøttelse af sagsbehandlernes arbejde i forhold til udbetaling af ydelser. Indeholdt i projektet er Refusion af helbredstillæg, hvor en digitale løsning skal effektivisere de bagvedliggende processer i forhold til de administrative arbejdsopgaver og smidiggøre kommunikationen mellem Ydelsesafdelingen og behandleren. Samtidig får kommunen et procesfundament, som moderniserer de manuelle arbejdsgange og som samtidig lever op til det øgede krav om digitalisering i det offentlige. Ligeledes planlægges det, at udstille informationer om forventede udbetalinger til borgeren. Formålet med udstilling af borgerdata er - via en digital selvbetjeningsløsning på borger.dk (Min Side) at imødekomme borgernes behov for nemt at få oplysninger om nuværende og kommende ydelser, eksempelvis kontanthjælp og enkeltydelser samt pension, helbredstillæg og personligt tillæg og dermed minimere antallet af henvendelser til Ydelsesafdelingen. Der vil endvidere blive implementeret mindre selvbetjeningsløsninger i relation til ansøgning om Kontanthjælp og Enkeltydelser. Begge indsatser er et led i realiseringen af de stigende krav til den administrative digitalisering samt effektive digitale arbejdsgange. Det overordnede formål med projektet er at minimere antallet af henvendelser til Ydelsesafdelingen på de dyre kanaler samt at binde de bagvedliggende processer sammen med brugervenlige og serviceorienterede digitale løsninger til borgeren. Både borger og sagsbehandler vil opleve smidighed og effektivitet gennem den digitale understøttelse. 16 28
Opfyldelse af lovkrav x Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Indsatsen vedr. udstilling af borgerdata er vigtig i forhold til moderniseringen af ydelsesområdet, men skal sammenholdes med Refusion af Helbredstillæg, hvor det forventes, at henvendelser vedr. helbredstillæg vil blive reduceret ved implementering af systemet KMD Opus Lex. Realiseringen af effekterne forudsætter således, at digitaliseringsindsatser ses i relation til hinanden. KMD Opus Lex er på nuværende tidspunkt ikke en obligatorisk løsning, og gevinsterne er afhængige af, at behandler og borger tager løsningen til sig. En øget digitalisering på området sker forventeligt over en årrække, og den organisatoriske effekt opnås i takt med, at dette realiseres. Derudover vil den organisatoriske implementering på sagsbehandlingsområder samt opkvalificering af medarbejdere, der kan varetage evt. online vejledning af borgere, kræve et øget personalemæssigt ressourcetræk. I relation til indsatsen vedr. udstilling af borgerdata er gevinstrealiseringen begrænset på nuværende tidspunkt. De borgere, der pr. telefon henvender sig i Borgerservicecenteret/Ydelsesafdelingen med spørgsmål vedr. udbetaling af en ydelse, har i et stort omfang yderligere sagsbehandlingsrelaterede spørgsmål og derfor behov for at tale direkte med en sagsbehandler. Ansøgning om Kontanthjælp og Enkeltydelser foregår i dag ved, at borgeren får udleveret en ansøgningsblanket, der udfyldes. Borgeren skal efterfølgende møder personligt op i Jobcenteret. Ved overgang til selvbetjeningsløsning valideres personoplysninger direkte i systemet, hvilket vil forenkle ansøgningsprocessen og gøre den mere effektiv for både borger og sagsbehandler. Udfordringen kan imidlertid blive, at digitaliseringen vil medføre en stigning i antallet ansøgninger, når borgeren nemt kan tilgå løsningen via nettet. Dette kan føre til en øget administrativ belastning og udgift til kontanthjælp. Ovenstående digitaliseringsinitiativer knytter sig til Frederiksberg Kommunes Beskæftigelsesplan 2015 samt den Fælles Offentlige Digitaliseringsstrategi. Gevinstopgørelse Der arbejdes mod at realisere en afledt effektivisering i 2018 på 117.000 kr. Foruden en effektiv understøttelse af sagsbehandlernes arbejde og en styrkelse af de digitale arbejdsgange, vil man ved at udnytte de teknologiske muligheder, der i dag eksisterer, kunne tilbyde borgerne brugervenlige og serviceorienterede digitale løsninger. Gevinstrealiseringen vil være afhængig af driftspris, kanalpris samt det samlede fald på henvendelser til Ydelsesafdelingen. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 0 1 2 2 Kvalitetssikring 0 1 2 2 17 28
2015 2016 2017 2018 Lettelser for personalet 0 1 1 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse Den forventede investeringsopgørelse for indeværende digitaliseringsinitiativer fremgår af tabel 6. Investeringerne skal primært anvendes til selvbetjeningsløsninger (indkøb og implementering), opkvalificering af medarbejdere og optimering af arbejdsgange. Der investeres endvidere i projektledelse til håndtering aktiviteter forbundet med implementering af projektet. Driftsopgørelse Der er ingen afledt drift forbundet med projektet. Sammenfatning De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. Tabel 6: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) 2015 2016 2017 2018 (-)=budgetforbedring Investeringer i alt, heraf: 200 300 -Konsulentbistand 50 50 -Projektledelse/frikøb 50 150 -Systemanskaffelse 100 100 Mindreudgifter i alt, heraf: -39-117 -Systemomkostninger og/eller effektiviseringer -39-117 Total mindreudgifter 200 300-39 -117 Akkumuleret total 200 500 461 344 18 28
Funktions- og omsorgsstøttende teknologi til borgere, der kan og vil selv Business case Projektets formål Projektet har til formål at implementere funktionsunderstøttende teknologier, der skal støtte borgeren i at være mere selvhjulpen. Blandt andet ved at tilbyde omsorgsskærme i hjemmesygeplejen til online tryghedsbesøg samt hjemmemonitorering for KOL og diabetespatienter. Indsatserne skal bidrage til at give borgeren en oplevelse af mere tryghed og bedre livskvalitet samt medvirke til tidlig opsporing af en evt. forværring. Endvidere implementeres en række hjælpemidler, der skal understøtter struktur og kognition til/hos borgere med det formål at øge trivselen i hverdagen. Endeligt planlægges en revitalisering af den løfteteknologi, der er allerede er implementeret, blandt andet med henblik på yderligere udbredelse i Frederiksberg Kommune. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder For at få så præcist et billede som muligt af potentialet ved funktionsunderstøttende teknologier, herunder omsorgsskærme med online tryghedssamtaler og hjemmemonitorering, vil det kræve, at forskellige sundheds- og omsorgsydelser tilrettelægges på nye måder. Pt. er de typisk placeret i forlængelse af andre opgaver, eksempelvis hjælp til personlig pleje, ernæring, etc., der ikke kan udføres via et onlinetryghedsbesøg. Det skal derfor foretages en organisatorisk analyse i forhold til ændring af arbejdsgange ved omsorgsbesøg samt implementering af teknologien. Ligeledes skal der ske en opkvalificering af de medarbejdere, som skal varetage online-vejledning af borgere. I forbindelse med funktionsunderstøttende teknologier er anskaffelsespris og løbende driftsudgifter forholdsvis høje, og projektet skal kvalificeres i forhold til nettoeffekter. De økonomiske gevinster ved at implementere omsorgsskærme med online tryghedsbesøg og hjemmemonitorering for borgere med kroniske sygdomme er vanskelige at opgøre. Andre kommuner peger på, at antallet af genindlæggelser samt indlæggelsestiden reduceres for borgere, der anvender en sådan løsning. Dette vil imidlertid primært være en økonomisk genvist for regionen. Der er dog ingen tvivl om, at ovenstående vil opleves som et kvalitetsløft for borgerne. For Frederiksberg Kommune forventes de økonomiske effekter at relatere sig til, at borgere med kroniske sygdomme kan beholde deres funktionsniveau i længere tid og derfor være mere selvhjulpne og mindre plejekrævende. Det er imidlertid vanskeligt at opgøre effektiviseringspotentialet i den sammenhæng. Brugen af løfteteknologi har længe været et fokusområde i Frederiksberg Kommune, herunder specielt arbejdet med forflytningsteknikker, hvor én medarbejder alene skal kunne håndtere en flytning af en beboer/borger (mod to medarbejdere tidligere). En effektivisering på dette områder forudsætter således, at der gennemføres en analyse af eksisterende arbejdsgange og forflytningsteknikker for at kunne afdække, hvorvidt de installerede loftlifte bliver anvendt korrekt, og om eksisterende procedurer udgør den mest effektive anvendelse 19 28
af personaleressourcerne. Der er samtidig fokus på arbejdsmiljøet i forhold til, om fysisk krævende arbejdsgange kan lettes. Samtidig skal et stort antal lifte, toiletter og badetoiletstole gennemgås i forhold til om teknologien virker, er tidssvarende og har de rigtige arbejdsgange. Gevinstopgørelse Foruden de kvalitative gevinster, indsatserne fører med sig i form af kvalitetsløft og optimerede arbejdsgange, vil man ved at udnytte de funktionsunderstøttende teknologier samt revitalisere løfteteknologien kunne tilbyde borgeren større bevågenhed og bedre mulighed for forebyggelse, hvilket i sidste ende kan medføre færre indlæggelser og dermed øget livskvalitet og tryghed for såvel borger som pårørende. Der arbejdes mod at realisere en afledt effektivisering i 2018 på 1.755 mil. kr. Gøres de funktionsunderstøttende teknologier (omsorgsskærme med online tryghedsbesøg og hjemmemonitorering) tilpas attraktive og trygge for borgeren at anvende, så personligt fremmøde kan erstattes af online-omsorgsbesøg, vil kommunen kunne realisere en økonomisk gevinst, fordi online-omsorgsbesøg medfører færre kørsler. Den samlede visiterede tid anvendes således mere effektivt i kontakten med borgeren, fordi borgeren på forhånd kan finde medicin, insulinpenne, etc. frem. Når opkaldet starter, er borger og fagperson er klar ved skærmen, og det koncentrerede besøg vil kunne afvikles på kortere tid. Samtidig kan uplanlagte besøg i hjemmeplejen og hjemmesygeplejen håndteres mere fleksibelt, da medarbejderen med kort varsel kan tage visuel kontakt med borgeren. Udfordringen er imidlertid, om målgruppen er i stand til at anvende teknologierne i forhold til hjemmemonitorering og online-omsorgsbesøg. Revitalisering af løfteteknologi vil kunne realisere økonomiske gevinster i form af reduktion af medarbejdernes tidsforbrug, blandt andet ved optimering af arbejdsgange og at borgeren bliver mere selvhjulpen og derfor har mindre behov for hjælp. Dette kræver dog, at analyse af eksisterende arbejdsgange og forflytningsteknikker viser, at arbejdsgangene ikke er optimale og teknologien utidssvarende. Tabel 1: Kvalitative gevinster I projektfasen vil der for borgere såvel som medarbejdere ikke opleves lettelser eller kvalitetsløft. Først ved fuld implementering af funktionsunderstøttende teknologier, hjælpemidler samt revitalisering af løfteteknologi med effekt fra 2017, er der en forventning om, at både borgere og ansatte vil opleve lettelser og øget kvalitet. 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 0 1 2 3 Kvalitetssikring 0 1 2 3 Lettelser for personalet 0 1 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse 20 28
De velfærdsteknologiske løsninger og digitaliseringsinitiativer spænder bredt, og der er behov for fyldestgørende analyse af de enkelte produkter og løsninger før en egentlig investering kan realiseres. For at imødekomme dette investeres der i projektledelse til håndtering af analyse samt relaterede aktiviteter forbundet med implementeringen af projektet og de enkelte initiativer. Driftsopgørelse Der er ingen afledt drift forbundet med projektet. Sammenfatning De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. Tabel 6: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt, heraf: 300 1.000 300 0 - Konsulentbistand 70 70 - Projektledelse/frikøb 100 300 - Systemanskaffelser 130 630 Mindreudgifter i alt, heraf -585-1.755 - Syetemomkostninger og/eller effektiviseringer -585-1.755 Total 300 1.000-285 -1.755 Akkumuleret total 300 1.300 1.015-740 21 28
Selvhjulpenhed og Recovery / Netværk og tryghed døgnet rundt velfærdsteknologi i sociale institutioner Business case Projektets formål Indsatserne har til formål at understøtte tiltag på det specialiserede voksenområde, der øger borgerens selvhjulpenhed, tryghed og aktiv deltagelse i hverdagen gennem digitale værktøjer. Der vil fremadrettet blive arbejdet med tiltag som Social IT og Smart Hometeknologi i form af spiserobotter og skylletoiletter, der blandt andet skal være med til at styrke borgerens livskvalitet i form af mere indflydelse på eget liv, stærkere sociale netværk samt støtte til fysisk pleje i kraft af intelligent plejeteknologi. Endvidere vil der blive implementeret digitale opslagstavler og apps, der skal skabe klarhed, visuel struktur og overskuelighed for borgeren/beboeren, og dermed mindske afhængigheden af personalet ved formidling af information. Indsatserne har fokus på at sikre kvalitetsløft samt at styrke og støtte borgeren i selvhjulpenhed og recovery. For så vidt angår implementering af infoskærme på bostederne til at understøtte implementeringen af dokumentationsredskabet Faglige kvalitetsoplysninger (FKO) sker der en ændring, jv. Socialudvalgets beslutning 27. april 2015 i sag 41. Status vedr. økonomi Midlerne skal i stedet anvendes til at styrke myndighedsdelen af systemet for derigennem at understøtte sagsbehandlerne i deres arbejde i forhold til Indsatsplan 2015. Ved at opkvalificere sagsbehandlerne i forhold til systematisk brug af FKO, vil det styrke målformulering af de indsatser, som borgerne får bevilget, og dermed sikre bedre kvalitetsmålinger af effekten af indsatserne. Herved bliver det muligt at tydeliggøre den ønskede og den opnåede effekt af indsatsen. Det vurderes, at dette også vil kunne understøtte implementeringen af FKO-modellen og samtidig have en større effekt ift. indsatsplanen. Derigennem sker også en realisering af de samlede effekter i tilknytning til temaet. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder I forhold til apps der skal understøtte struktur og overskuelighed i borgerens/beboernes dagligdag, ses et potentiale i Min Vej. Denne app er udviklet mellem Socialt Udviklingscenter (SUS) og Københavns Kommune. Det vides dog ikke på nuværende tidspunkt, om app en frigives til brug for andre kommuner, samt hvad udgiften i så fald vil blive. Planen i forhold til Smart Home-teknologi er at fokusere på skylletoiletter/eleverbare toiletter samt spiserobotter. Smart Home-teknologi indgår som et af KL s indsatsområder i den Fælles Offentlige Digitaliseringsstrategi 2011-2015 på velfærdsområdet. Udfordringen ved skylletoiletter/eleverbare toiletter er blandt andet høje investeringsomkostninger, de er pladskrævende samt om målgruppen er i stand til at anvende teknologierne. 22 28
Hjælp til spisning kræver, at en medarbejder bruger tid på til at made den enkelte borger. Indførelsen af spiserobotter til personer, der bor i botilbud, og som ikke er i stand til at spise selv, kan således reducere den tid, medarbejderne bruger til at made de pågældende. Endvidere kan borgeren opnå større selvstændighed og livskvalitet ved at kunne spise selv. Udfordringen bliver, at teknologierne skal tilpasses og målrettes den enkelte borger, og derfor er effekterne vanskelige at definere, før teknologierne er implementeret. Gevinstopgørelse Der arbejdes mod at realisere en samlet afledt effektivisering i 2018 på 1.068 mil. kr. Den økonomiske effektivisering realiseres blandt andet ved optimering af arbejdsgange, herunder tidsbesparelser for personalet på bosteder og institutioner, når information om borgerens/beboerens daglige gøremål f.eks. kan kommunikeres via en app. Dertil kommer tidsbesparelse ved hjælp til spisning eller toiletbesøg. Ved at udnytte de velfærdsteknologiske muligheder skitseret i nærværende business case, vil der ligeledes kunne opnås kvalitative gevinster i form af mindre afhængighed af medarbejdere på bosteder og institutioner samt større selvhjulpenhed og mestring af eget liv for borgeren. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 1 3 3 3 Kvalitetssikring 1 2 3 3 Lettelser for personalet 0 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Investeringsopgørelse De velfærdsteknologiske løsninger spænder vidt, og der er behov for analyse af de enkelte produkter og løsninger før en egentlig investering kan realiseres. For at imødekomme dette behov investeres der dels i konsulentbistand og dels i projektledelse/frikøb til håndtering af analyse samt relaterede aktiviteter forbundet med implementeringen af indsatserne. Driftsopgørelse Der er ingen afledt drift forbundet med indsatserne på nuværende tidspunkt. Tabel 6: Økonomisk oversigt Nævnte investeringer samt den forventede effektivisering fremgår af nedenstående tabeller. Bemærk, at projektøkonomien for Selvhjulpenhed og Recovery (Digitaliseringsplan 2015) skal sammenholdes med projektøkonomien for Tryghed og netværk døgnet rundt beskrevet i digitaliseringsplan 2014, da sidstnævnte projekt jf. direktionens beslutning fremrykkes fra 2016 til 2015. Tryghed og netværk døgnet rundt indeholder blandt andet virtuel bostøtte/social it og Smart Home-teknologi, der ligeledes er placeret under temaet selvhjulpenhed og recovery. Tabel 6: Økonomisk oversigt Selvhjulpenhed og recovery 23 28
1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer i alt, herunder: 300 -Konsulentbistand 50 -Projektledelse/frikøb 100 -Systemanskaffelse 150 Mindreudgifter i alt, herunder: -300-300 -156-458 -Systemomkostninger effektiviseringer og/eller -300-300 -156-458 Total -300-300 -144-458 Akkumuleret total -300-600 -744-1.202 Økonomisk oversigt over det tilkoblede projekt Netværk og tryghed døgnet rundt er beskrevet i dagsordenspunktet Frigivelse af digitaliseringsplan 2014. 24 28
Øget digitalisering på Børneudvalget Business case Projektets formål Målet er fortsat at øge digitaliseringen indenfor Børneudvalget og en forsættelse af strategien fra budget 2014 med fokus på udbygning af trådløst netværk på dagtilbudsområdet, øget effekt af Børneintranet samt yderligere brug af digitale medier. I forbindelse med det igangværende strategiarbejde for dagtilbudsområdet har forældre, personale og ledelse ytret stort ønske om anvendelse af digitale medier i det pædagogiske arbejde med børnene. Det gælder både i fht. det pædagogiske arbejde, men også dokumentationen og administrationen heraf. Målrettet brug af digitale medier i den pædagogiske praksis åbner for en række faglige muligheder for udvikling af den pædagogiske praksis. Samtidig vil en målrettet og øget brug af digitale medier forventeligt indebære en effektivisering af arbejdsgange omkring kommunikation, ligesom dokumentations- og evalueringsopgaver vil kunne effektiviseres. Endelig vil en øget brug af digitale medier kunne understøtte det samlede pædagogiske dokumentationsarbejde. Herunder også snitfladen mellem forvaltning og dagtilbud. En målrettet brug af digitale medier skal ses i sammenhæng med indførelsen af BørneIntranet. BørneIntranet er en fælles kommunikations- og vidensplatform for kommunens daginstitutioner samt informationskanal til forældrene, som i Frederiksberg Kommune allerede kendes fra SkoleIntra på skoleområdet. En målrettet brug af digitale medier vil, udover de faglige / pædagogiske muligheder, give muligheder for at udnytte etableringen af et BørneIntranet. Idet en del af det producerede materiale vil kunne offentliggøres på BørneIntranettet, til brug for forældre. Foruden opkvalificering af personale, investeres der i digitale platforme, der understøtter arbejdet. Konkret på følgende projekter: Øget brug af BørneIntranet. Fortsat brug af digitale medier Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Gevinstopgørelse En målrettet og øget brug af digitale medier vil forventeligt indebære en effektivisering af arbejdsgange omkring kommunikation, ligesom dokumentations- og evalueringsopgaver vil kunne effektiviseres. Samt udnytte etableringen af et BørneIntranet, idet en del af det producerede materiale vil kunne offentliggøres på BørneIntranettet, til brug for forældre. Samlet set vil den målrettede brug af digitale medier, både til understøttelsen af udviklingen af den pædagogiske praksis samt yderligere information til forældre give mulighed for en effektiviseringen svarende til en reduktion af tre stillinger fordelt på alle kommunale og selvejende institutioner. Tabel: Kvalitative gevinster 2015 2016 2017 2018 25 28
2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 1 2 Kvalitetssikring 1 2 Lettelser for personalet 1 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Sammenfatning Med en investering på i alt 1,3 mio. kr. i 2015 og 2016, vil Frederiksberg kommune fra 2018 og frem kunne realisere en besparelse på 1 mio. kr. med delårsvirkning på 0,33 mio. kr. i 2017. I tabellen nedenfor er angivet oversigt over investeringer og mindreudgifter. Tabel: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Investeringer 400 900 Mindreudgifter -330-1.000 Total 400 900-330 -1.000 Akkumuleret total 400 1.300 970-30 26 28
Øget digitalisering på Undervisningsudvalget Business case Projektets formål Skoleområdet arbejder intensivt på digitaliseringsfronten for øjeblikket. I takt med at eksisterende projekter realiseres, opstår der nye behov, der skal understøttes enten teknisk eller didaktisk. Hovedfokus er understøttelse af skolereformen i forhold til den nye evalueringskultur, men også i forhold til omverdenens krav om elevernes øgede forståelse af den digitale verden. Her tales om programmering, Fablab, Virtuel Skole, Digitale Elevplaner og den digitale folkeskole med øget deling af viden mellem faggrupper ved hjælp af teknologien. Der ønskes frigivelse af anlægsbevilling til følgende områder: Prioritering af it-licencer på skoleområdet mhp. mere digital skoledag Licens til samt implementering af den pædagogiske platform MinUddannelse Licens til samt implementering af Office365 (cloudløsning, understøtte BYOD) Opfyldelse af lovkrav (X) Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder I den vedtagne it-strategi på skoleområdet er det besluttet, at skolerne skal arbejde sig herimod en BYOD (Bring Your Own Device) situation. Effektivisering som følge heraf (indkøb af færre computere) er allerede indarbejdet i tidligere digitaliseringsplaner. For at muliggøre dette har det været nødvendigt og hensigtsmæssigt, at man samtidig programmæssigt overgik til en skolen i skyen løsning, hvor alle programmer og dokumenter mv. er tilgængelige via intenettet (så man som bruger kan tilgå programmerne overalt). To hovedspor tegner sig derfor og ligger til grund for de projekter, der er beskrevet, nemlig det tekniske (infrastrukturen) samt det didaktiske (anvendelsesorienterede). Den tekniske spor indeholder områderne: Prioritering af it-licencer på skoleområdet mhp. mere digital skoledag Tidssvarende netværk på klubområdet, så lokalerne også kan bruges til undervisning Licens til samt implementering af Office365 (cloudløsning, understøtte BYOD) Hvor det didaktiske fokus ligger i: MinUddannelse Gevinstopgørelse Som med alle nye systemimplementeringer vil der i starten være forbundet en vis usikkerhed med at tage systemet i brug. Dog siger erfaringerne fra andre kommuner, at usikkerheden omring både Office365 og MinUddannelse snart blegner. Derfor må første år have en negativ effekt, mens fordelen vil være at spore allerede året efter. Ser man på de andre projekter 27 28
beskrevet heri, så er der umiddelbar fordele at høste og ligeledes et stort kvalitetsløft især for målgruppen lærerne og pædagogerne og i sidste ende eleverne. Tabel: Kvalitative gevinster 2015 2016 2017 2018 Kvalitetsløft til brugerne 2 2 3 3 Kvalitetssikring 1 2 2 3 Lettelser for personalet -1 3 3 3-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Sammenfatning Der er tale om et omfattende skift i den måde man gør skole på. Overgange til Skolen i Skyen er en indtræden i en ny æra og den digitale elevplan en forudsætning for et systematisk arbejde med nedbrydning til læringsmål og progressionsvurdering af og med den enkelte elev. En ændring, der vil ligge grund for den fremtidige it-infrastruktur og understøtte arbejdet med at ændre fokus fra teknik til didaktik fra ildsjæle-drevne projekter til den almene digitale dannelse af eleverne. Tabel: Økonomisk oversigt 1.000 kr. (2015 pl) (-)=budgetforbedring 2015 2016 2017 2018 Prioritering og implementering af nye it-undervisningsprogrammer (incl. MinUddannelse og Office365 samt licenser generelt) og efterfølgende mere effektiv tilrettelæggelse af arbejdsgange, effektiv videndeling m.v. 400 900 Mindreudgifter -330-1000 Total 400 900-330 -1.000 Akkumuleret total 400 1300 970-30 28 28