Domea Aabybro Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde, mandag den 22. april 2013 kl. 15.00, på Hotel Søparken, Søparken 1, 9440 Aabybro Dagsorden: side 1 Godkendelse af referat... 2 2 Domea Aabybro... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse... 2 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer... 3 2.4 Godkendelse af årsregnskab for selskab og afdelinger... 3 2.5 Godkendelse af revisionsprotokol... 4 2.6 Godkendelse af budget for selskab og afdelinger... 4 2.7 Styringsrapport og styringsdialog... 4 2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 2.9 Udlejningsforhold... 5 2.10 Bestyrelseshonorar... 5 2.11 Ansøgning dispositionsfonden... 6 2.12 Genforhandling af forretningsføreraftale... 6 2.13 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab... 6 2.14 Digitale syn... 7 2.15 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 8 2.16 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder... 9 3 Nybyggeri... 10 4 Boligselskabets afdelinger... 10 5 Mødeplanlægning... 10 6 Eventuelt... 10 I mødet deltog fra organisationsbestyrelsen: Anni Thomsen, formand Inge Pedersen, næstformand Hanne Winther Jesper Hasemann Øvrige deltagere: Fra Domea, driftschef Preben Lundgreen, ejendomsmester Christian Spaun Christensen og sekretær Trine Bomholt. Der var afbud fra Ib Nellemann
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af mødet den 22. maj 2012. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 2 Domea Aabybro 2.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Anni Thomsen bød velkommen til organisationsbestyrelsesmøde. Der var udsendt en dagsorden med tilhørende regnskab og budget. Det var i dag Preben Lundgren der deltog i mødet, da Mikki var fraværende. Siden sidste møde har der været gang i et stort renoveringsprojekt både på Løvsangervej, Revlingestien og på Sneppevej. Jeg håber nu at alle er tilfredse med de nye tiltag der er gjort og forhåbentlig nu kan nyde de nye tiltag. Så flyttede de nye lejere ind i vores passiv byggeri på Enebærvej. Vi havde ført et åbent hus arrangement oer 2 dage som forløb helt fantastisk. Der kom 235 besøgende og boligerne blev lejet ud straks. Nordjyske var på pletten og Aaby Posten. Vi havde annonceret i samtlige ugeaviser, så udlejning gik som varmt brød. Desværre blev der efterfølgende nogle komplikationer som i sikkert har læst om i avisen, men det er nu udbedret og anlægget kører som det skal. Bare ærgerligt når sådan kommer i avisen da folk jo kun hører den ene side af historien. Som I sikkert også har lagt mærke til i bybilledet er de 2 nye taxaer der kører rundt med Domea reklame på. Den ene en minibus og den anden en taxa. Ligeledes har ejendomsfunktionærerne fået en lille varevogn med reklame og det viste sig at straks den var på gaden var der nogle der ringede og ville skrives op, så reklame er godt. Som I sikkert også har hørt tale om er det alt det nye der nu sker indenfor Domea Domea 2015. Det skulle gerne betyde at prisen for at blive administreret skulle kunne nedsættes med 20%. Alt dette ved at så at sige vende hele Domea på hovedet og se om tingene kan gøres på en både billigere og enklere måde til glæde og gavn for bestyrelserne og beboerne. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Vi har i Domea bestyrelsen arbejdet med strategiplan. Side 2 af 10
Målet med omstillingen er at Domea inden udgangen af 2015 har reduceret administrationsbidraget med 20% samt vækst med 20% flere boliger. For at være konkurrencedygtige er det vigtigt at vi følger med andre boligselskaber er billigere i adminstration vi leverer måske en bedre kvalitet, men det er ikke altid det der tæller. De sidste 1½ år har der været arbejdet på hvordan Domea kan gøre det bedre og billigere. Der har været afholdt mange workshops med bestyrelser, forskellige afdelinger har været indkaldt, driftschefer og andre chefer har været ude i grupper og kommet med deres bud på, hvordan Domea kan ændre på arbejdsgangene således vi kan blive serviceret på en både god og billigere måde. Personalet har været indkaldt til en orientering om hele omstruktureringen. Der arbejdes på nærmiljø mere lokalt. Det betyder at de 9 regioner ændres til 2 regioner et i øst og et i vest der hver ledes af en regionsdirektør og en markedschef. Der arbejdes på et kundeservice-center, der har åbent 60 timer om ugen. Her samles en lang række servicefunktioner fra boligcentrene kundehenvendelser på mail, ventelister, flytteafregninger, kontrakter og meget andet. Kundeservice-funktion får bopæl i Vejle og Høj Taastrup. Landscentret bliver mere enkelt og effektivt. Der oprettes 30 servicecentre som endnu ikke er fastlagt, hvor de helt nøjagtigt kommer til at ligge. Men der har nu været afholdt møder lokalt vedr. inddelingen af områderne og hvor service-centrene kunne ligge. Så er der hele IT-området en meget meget vigtig del af hele processen. Der arbejdes på selvbetjenningsmuligheder, at kunne gå ind med nem-id bl.a. Alt omkring byg og renovering bliver samlet i Domea byggeafdeling og det får kontor i Herning og Høje Taastrup. Der er i dag reduceret i direktionen. Jørn Ravn er fratrådt og der er ikke ansat ny. Thomas Holluf kundechefen har overtaget direktørposten og Bent Fjord er økonomidirektør. Ved at ændre fra ejendomskontor & boligcenter til servicecenter betyder det at personalet ansættes på lokalkontoret og vi derved sparer momsen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Orientering gives på mødet. Referat: Inge Pedersen orienterede om, at der forskellige ansøgninger i kommunen om nybyggeri, blandt andet i Nørhalne. Der var i øjeblikket fokus på skolen og hallen, som skal renoveres til efteråret. Al renovering og nybyggeri vil skabe en flot midtby. 2.4 Godkendelse af årsregnskab for selskab og afdelinger Boligselskabets årsregnskab godkendes endeligt af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Årsregnskab for perioden 01.10.2011 30.09.2012 var fremsendt inden mødet. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i regnskabet. Side 3 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte årsregnskab for boligorganisationen og afdelingerne. 2.5 Godkendelse af revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal godkendes af repræsentantskabet efter godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01.10.2011 til 30.09.2012 var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Bestyrelsen godkendte revisionsprotokollen. 2.6 Godkendelse af budget for selskab og afdelinger Forslag til budget for perioden 01.10-2013 30.09.2014 indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Budgetter var fremsendt inden mødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgetter. Referat: Bestyrelsen godkendte budget for boligorganisationen og afdelingerne. 2.7 Styringsrapport og styringsdialog Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne var fremsendt med regnskabsmaterialet. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Bestyrelsen skal endvidere træffe beslutning om hvem der skal deltage i dialogmøderne med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne samt beslutter hvem der deltager i dialogmøderne med kommunen. Referat: Styringsrapporter blev gennemgået, tilpasset og godkendt. Det blev besluttet, at formand og næstformand deltager i dialogmøderne med kommunen. Side 4 af 10
2.8 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Tidligere godkendte målsætninger var vedlagt i kopi. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Referat: Bestyrelsen tog evalueringen til efterretning og godkendte, at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Navnet skal dog ændres til Domea Aabybro på forvaltningsrevisionen. 2.9 Udlejningsforhold Afdeling Med lejetab kommende opsigelser Alt udlejet 5801 ingen med lejetab en 2 vær i opsiglse 5802 ingen med lejetab Vadumvej Alt udlejet 5808 ingen med lejetab Alt udlejet 5811 ingen med lejetab Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.10 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. P.t. fordeles honoraret således: Formanden får 2 andele og hvert af de øvrige bestyrelsesmedlemmer får 1 andel. Beløbet indeksreguleres. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Godkendt som indstillet. Side 5 af 10
2.11 Ansøgning dispositionsfonden Mikki Frandsen giver en orientering på mødet. Referat: Afd. 58-11 har på årsregnskabet 202 et underskud på kr. 231.116,00 og en oparbejdede underskudssaldo pålydende kr. 182.291,00. Underskuddet skyldtes primært større forbrug på fællesvand og drift af møde- og selskabslokaler end budgetteret. Da der til regnskabs- og budgetmøde ikke var en beboervalgt afdelingsbestyrelse, varetog organisationsbestyrelsen regnskab og budgetmødet. Organisationsbestyrelsen ønskede her at søge dispositionsfonden til dækning af underskuddet i afd. 58-11. Preben Lundgreen gjorde opmærksom på, at tilskud til renoveringsarbejder i afd. 58-01 og 58-02 skulle genforhandles i henhold til foregående organisationsbestyrelsesmøde. Punktet skal med på næste møde. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.12 Genforhandling af forretningsføreraftale Bestyrelsen i Domea Aabybro har modaget brev fra Domea om hvorvidt den kommende genforhandling af forretningsføreraftalen med Domea kan skubbes til 2015 ved at forlænge den eksisterende forretningsføreraftale. Det indstilles, at bestyrelsen træffer beslutning om den eksisterende forretningsføreraftale skal forlænges. Referat: Bestyrelsen besluttede at skubbe den kommende genforhandling af forretningsføreraftalen med Domea til 2015. 2.13 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt skal dække afdelingernes lejetab. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes (fuldt ud) af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødvendigt. Domeas anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres lejetab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække lejetab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne. Referat: Bestyrelsen besluttede, at bemyndige Domea til at søge om fritagelse i dispositionsfondsdækning af lejetab i afdelingerne 58-01, 58-02, 58-08 samt 58-11. Side 6 af 10
2.14 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Side 7 af 10
Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling Referat: Bestyrelsen besluttede at afvente og udsætte punktet til næste møde. 2.15 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Side 8 af 10
Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Referat: Preben Lundgreen meddelte, at driftscheferne havde haft møde med Energi og Miljø. Her blev der lavet den aftale, at Energi og Miljø lavet et energisyn med henblik på energi mærkning af en afdeling. Resultatet af denne gennemgang vil forlægge i august 2013. Bestyrelsen besluttede at afvente resultatet af denne konklusion. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.16 Indstilling af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to (hvis der er tilmeldinger nok) regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Alt efter mødets karakter kan det herudover aftales i den enkelte region, at andre medlemmer af organisations- og/eller afdelingsbestyrelser kan deltage uden stemmeret. Side 9 af 10
Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 2 deltagere til Domeas regionsmøder. Referat: Bestyrelsen valgte formand og næstformand. 3 Nybyggeri Referat: Der var en drøftelse af de problemer, der tidligere havde været i passiv husene. Det blev aftalt, at punktet skulle med på næste møde. Preben Lundgreen meddelte, at da der tidligere havde været ønske om at lave en grøn energi helhedsplan for alle afdelinger i selskabet, blev det anbefalet af lave en fokusliste for indholdet i helhedsplanen. Der ville efterfølgende blive taget kontakt til 2 rådgivere vedrørende en handlingsplan for grøn energi. Rådgiverne kunne eventuelt komme og fortælle, hvad de kunne tilbyde. 4 Boligselskabets afdelinger Referat: Anni Thomsen foreslog, at Jesper Hasemann modtog honorar i forbindelse med hans arbejde som webredaktør. Jesper Hasemann forlod mødet under denne beslutning. Bestyrelsen besluttede, at Jesper Hasemann skulle havde telefongodtgørelse på kr. 2.300,00 samt kontorhold på kr. 1.400,00. Jesper Hasemann orienterede om oprettelse af et domæne til e-mail og cloud. Domæne navnet Domea-Aabybro var ledigt. Det blev besluttet, at Jesper Hasemann skulle arbejde videre med dette. Se vedlagte bilag. Det blev drøftet, om ejendomsmester Christian Spaun Christensen skulle vende tilbage til at holde ejendomsmesterkontoret åbent hver tirsdag fra kl. 16.00-18.00. Christian møder derfor kl. 9.30 om tirsdagen og morgentelefonen vil blive passet af Jesper. Det blev aftalt, at ejendomsmesterkontoret skulle holde åbent tirsdag fra kl. 16.00-18.00. 5 Mødeplanlægning Referat: Det blev aftalt, at der skulle afholdes et møde medio september 2013. 6 Eventuelt Referat: Det var intet til dette punkt. Domea Boligcenter Hjørring, den 2. maj 2013 Trine Bomholt/Preben Lundgreen Side 10 af 10