Bilag 1 Projektinitieringsdokument (PID) Den Gode Genoptræningsplan Ny version af kommunikationsstandard for genoptræningsplaner (G-GOP) 29.01.2015
Indhold 1 STAMDATA... 2 2 FORMÅL MED PROJEKTET... 2 3 AFGRÆNSNING... 4 4 FASER... 5 5 BUDGET... 7 6 GEVINSTER... 7 7 TEKNISK LØSNING... 7 8 OVERDRAGELSE TIL DRIFT... 9 9 ORGANISERING... 9 10 AFHÆNGIGHEDER... 11 11 KVALITET... 12 12 RISICI... 12 13 INTERESSENTER... 13 14 KOMMUNIKATION... 13 15 TOLERANCER... 14 16 RAPPORTERINGSKRAV... 14 17 REVISIONSHISTORIK... 14 BILAG... 15 1
1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål Den Gode Genoptræningsplan Dorthe Skou Lassen Udvikling, implementering og udbredelse af ny version af kommunikationsstandard for genoptræningsplaner (den gode genoptræningsplan) i regioner og kommuner. 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) 2.1.1 Bekendtgørelse 2015 På baggrund af regeringsudspillet Bedre kvalitet og samarbejde opfølgning på kommunalreformen, ønsker regeringen at øge fagligheden i genoptrænings- og rehabiliteringsindsatsen. Som følge af dette er bekendtgørelse om genoptræningsplaner og om patienters valg af genoptræningstilbud efter udskrivning fra sygehus samt vejledning om genoptræning og vedligeholdelsestræning revideret. Ikrafttrædelsesdato for bekendtgørelse og tilhørende vejledning er fastsat til 1. januar 2015, og disse skal understøttes digitalt. Ændringerne i bekendtgørelsen medfører et behov for en ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner. Det er med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (SUM) samt Sundhedsstyrelsen aftalt, at MedCom skal udarbejde ny version af MedCom s kommunikationsstandard for genoptræningsplaner. Implementering og udbredelse i regioner og kommuner skal være gennemført ved udgangen af år 2015. I bekendtgørelsen kan genoptræningsniveauer illustreres således: Genoptræningsniveauer 2015 Genoptræningsniveauer 2007 Genoptræning på Alment niveau, herunder: - Genoptræning på Basalt niveau - Genoptræning på Avanceret niveau Genoptræning på Specialiseret niveau Rehabilitering på Specialiseret niveau Genoptræning, Almen Specialiseret Genoptræning Egen træning efter instruks 2.1.2 Kommunalreformen 2007 Revideringen af bekendtgørelsen skal ses i lyset af kommunalreformen, der trådte i kraft den 1. januar 2007. Her blev det primære ansvar for genoptræning placeret hos kommunerne. Det betyder, at når en patient, der udskrives fra sygehuset, har behov for genoptræning, er sygehusafdelingen forpligtet til at udarbejde en plan for genoptræning og sende den til de relevante modtagere. De relevante modtagere vil ofte være den praktiserende læge, som modtager genoptræningsplanen til orientering, og naturligvis kommunen som modtager genoptrænings- 2
planen grundet det primære ansvar for genoptræning, som pr. 1. januar 2007 blev placeret i kommunalt regi. Hvis der er tale om specialiseret genoptræning, vil patienten dog ofte blive henvist til en anden sygehusafdeling, hvorfor modtageren i dette tilfælde vil være pågældende afdeling. Formålet med en fælles kommunikationsstandard for genoptræningsplaner er at sikre, at alle relevante informationer er at finde i meddelelsen, og at det bliver lettere og mere overskueligt for dem, som arbejder med meddelelserne, at finde de relevante oplysninger. En kommunikationsstandard (DGOP) for genoptræningsplaner er udviklet af MedCom og er implementeret og har været i drift gennem flere år hos alle 5 regioner og 82 kommuner. De resterende 16 kommuner modtager af historiske årsager genoptræningsplanen i et simpelt teknisk format (korrespondance format). Samtlige lægesystemer modtager dog også i det simple korrespondance format. Formålet med projektet for MedCom er derfor at understøtte den tekniske implementering og udbredelse med en ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner samt koordinerings af implementeringsarbejdet med regioner og kommuner. Sundhedsstyrelsen primære formål er i den sammenhæng at definere det sundhedsfaglige indhold i standarden, som MedCom ikke har med at gøre. 2.2 Formålet med projektets løsning Formålet med projektet er at udvikle, implementere og udbrede ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner (den gode genoptræningsplan) i regioner og kommuner i 2015. Dette sker ved, at MedCom udarbejder en ny version af standarden for genoptræningsplaner først på året 2015, som vil blive kaldt Den Gode Genoptræningsplan (G-GOP), således at ITleverandørerne kan komme hurtigt i gang med programmering og teknisk test af den nye standard. Det er således MedCom s opgave, at der i løbet af år 2015 skal være en digital understøttelse implementeret. Projektet gennemføres efter aftale med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (SUM), Sundhedsstyrelsen (SST), Danske Regioner og KL, som endvidere har aftalt: 1. At der i år 2015 anvendes eksisterende kommunikationsstandard DGOP samtidig med at den nye bekendtgørelse træder i kraft d. 1. januar 2015. Sundhedsstyrelsen og Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse udarbejder overgangsløsningsguider, som det sundhedsfaglige personale kan anvende i perioden. 2. Sundhedsstyrelsen har koordineret opdateringen af det sundhedsfaglige indhold og er fortsat kontaktenhed for det sundhedsfaglige indhold. I forhold til ovenstående formål med projektets løsning, så afgrænser MedCom s arbejde sig således til den tekniske implementering og udbredelse af standarden. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Regeringen har som følge af evalueringen af kommunalreformen, ønsket at følge udviklingen på genoptræningsområdet nøje med fokus på 3 delområder: 1. delområde Kvaliteten af genoptræning- og rehabiliteringsindsatsen skal generelt højnes bl.a. ved at man fremover kan angive genoptræning i fire niveauer. I dag findes 3 niveauer: almen, specialiseret og egentræning. De 4 nye niveauer er: - genoptræningsplan til basalt niveau - genoptræningsplan til avanceret niveau - genoptræningsplan til specialiseret genoptræning - genoptræningsplan til rehabilitering på specialiseret niveau 3
2. delområde Fokus på ventetider og udviklingen indenfor genoptræningsplaner i forhold hvilken andel de 4 niveauer udgør (dette vedrører dog ikke MedCom s kommunikationsstandard) 3. delområde Justere den nuværende digitale understøttelse af genoptræningsplanen, så denne kan understøtte de forestående ændringer på området Man ønsker således, at forbedre kvaliteten indenfor genoptræning og rehabilitering ift. de ovenstående delområder, og forventer således, at den nye version af GOP en kan opnå dette (på nær delområde 2). Det er derfor MedCom s arbejde at understøtte disse mål via udarbejdelse af den nye version G-GOP og koordinere den tekniske implementering og udbredelse. 2.4 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Hvis projektet ikke gennemføres, vil regioner og kommuner køre videre med den eksisterende DGOP kommunikationsstandard for genoptræningsplaner. Dette vil i så fald betyde, at behov fremsat i bekendtgørelsen for genoptræningsplaner ikke understøttes digitalt. I forlængelse heraf vil det betyde, at kvaliteten herunder faglige miljøer i forbindelse med komplekse rehabiliteringsbehov for genoptræningsindsats- ikke understøttes digitalt. Arbejdet med genoptræningsplaner vil derfor fortsætte som hidtil ved brug af DGOP standarden. Dette er dog i strid med den revideret bekendtgørelse. 2.5 Alternative løsningsscenarier Punktet er ikke relevant, da der ifølge lovgivning er fremsat ny revideret bekendtgørelse som baggrund for den nye G-GOP standard. 3 Afgrænsning Projektet afgrænser sig for MedCom til udarbejdelse af den nye kommunikationsstandard samt implementering og udbredelse af denne i regioner og kommuner. MedCom står udelukkende for den tekniske udbredelse, hvor Sundhedsstyrelsen (SST) står for det sundhedsfaglige indhold, og de ændringer der er kommet i forhold til dette. SST har i samarbejde med sundhedsfaglige repræsentanter defineret det sundhedsfaglige indhold for genoptræningsplaner og varetager derfor koordinering og spørgsmål i forhold hertil. I bekendtgørelsen er det fortsat gældende, at der kun må være en GOP per forløb, dette harmoner dog ikke med den faglighed for det kliniske personale, som man ønsker skal være bærende for den enkelte genoptræningsplan. Den faglige beskrivelse, som findes i en GOP skal ændres, når patientens status og behov har ændret sig. Det anbefales at tillade flere GOP per forløb, så de forskellige niveauer af genoptræning, som er ydet, synliggøres. Alternativt kan der evt. indsættes et tekstfelt i GOP en, hvor der er mulighed for at beskrive status og behov i forbindelse med niveauskift ved genoptræning. Det skal samtidig tilstræbes, at det bliver synligt i forsendelsesdata og dermed i statistikker, hvilken niveau af genoptræning som den fremsendte meddelelse rummer, uanset om der er tale om en GOP eller en form for meddelelse om niveauskift. Som beskrevet, er det dog fortsat gældende, at der kun må være en GOP per forløb. Ydermere, er det vigtigt at pointere, at de tekniske forenklinger, som man ønsker at gennemføre, er afhængig af det sundhedsfalige indhold (der er f.eks. mange fritekst-felter som kan medføre mere skrivearbejde), endvidere kan MedCom s kommunikationsstandard ikke kompensere for mangler og uhensigtsmæssigheder i de regionale EPJ-systemer, og de kommunale modtagersystemer. 4
4 Faser At få alle organisatoriske processer og tekniske forberedelser på plads indenfor en kort periode kræver en optimeret proces, da det er erfaringen at sådanne standardiseringsprocesser, samt implementering og udbredelse, normalt tager 2-3 år, da der skal ske en koordinering og allokering af tekniske, organisatoriske og økonomiske ressourcer både lokalt og mellem regioners, kommuners, IT-leverandøreres og MedComs årshjul. Allokering af ressourcer forudsætter at alle parter er enige og prioriter opgaven på samme niveau. For at den optimerede proces kan gennemføres skal en række forudsætninger være på plads, jf. Afsnit 10 Afhængigheder. Der vil være et parallelt forløb med henholdsvis organisatorisk implementering af den nye bekendtgørelse og implementering af den nye version af MedCom standard for genoptræningsplaner (G-GOP) i løbet af år 2015. Arbejdet med den organisatoriske implementering af den nye bekendtgørelse ligger udenfor MedCom s projekt med udvikling, implementering og udbredelse af den nye version af kommunikationsstandarden, hvorfor SST tager sig af dette. Tidsplan for MedCom s proces med den nye G-GOP version kan på månedsbasis illustreres og beskrives således: Gennemførsel af tidsplanen har som forudsætning, at regioner og kommuner godkender og implementerer tidsplanen lokalt. Endvidere skal det sikres, at der fortsat er teknisk understøttelse af fremsendelse af kopi af genoptræningsplanen til praktiserende læger. 4.1 Faseplaner I processen for udarbejdelse af ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner arbejdes der med følgende 4 faser: 1. Forberedelsesfase: december 2014 januar 2015 2. Dokumentiation og opstartsfase, teknisk standard med tilhørende guide: januar april 2015 3. Programmeringstid, testfase med teknisk test og certificering, herunder anbefalinger for arbejdsgangsunderstøttelse, samt pilottest i samarbejde med regioner og kommuner: april - september 2015 4. Overgang til drift på landsplan: oktober 2015. Opsamling på erfaringer: november 2015, drøftelse om behov rettelses opsamling primo 2016 5
Den mere detaljeret planlægning kan ses i nedenstående udviklings- og implementeringsplan: Udviklings- og mplementeringsplan for ny version af kommunikationsstandard for genoptræningsplaner (GOP) år 2015 MedCom GOP standard dokumenteret, test, pilottest, udbredelse n d j f m a m j j a s o n d Forberedelse Udkast på for ændringsomfang nye version af GOP standard -samarbejde MedWare 24/11 SUM & SST udarbejder vejledning for overgangsperiode 2015 til regioner og kommuner 16/12 Orientering/drøftelse lægesystem leverandørerne 11/12 Dokumentation færdig for skema, xml og html visning 18/12 7/1 MedCom implementeringsgruppe med regioner og kommuner etableres/inviteres MedCom dokumentation & implementeringsgruppemøder Dokumentation for skema, xml og html visning sendes til leverandører og arbejdsgruppe 7/1 Sygehus-kommune leverandør møde, leverandørerne orienteres 14/1 25/3 SUM afholder informationsmøder for kommuner og regioner 12-14-15 januar 12/1 Endelig version af MedCom dokumentation færdiggøres herunder testprotokoller 23/2 Koordinering med NSI nye version af GOP standard insi katalog for standarder Arbejdsmøder for implementeringsgruppe 4/2 2/3 8/4 25/5 MedCom guide for GOP opdateres, arbejdsgangsunderstøttende elementer beskrives Teknisk test løsnning klar til leverandørerne udviklingsarbejde 16/3 Teknisk test og certificering, herunder krav og anbefalinger for arbejdsgangsunderstøttelse Periode for teknisk test og certificering af leverandørerne, samt krav og anbefalinger Pilotest i samarbejde med leverandører, regioner og kommuner Regioner og udvalgte kommuner foretager pilottest Arbejdsmøder for implementeringsgruppe 17/6 7/9 Udbredelse og overgang til drift Overgang til drift (aftale målramme med SUM) Arbejdsmøder for implementeringsgruppe (Planen opdateres løbende i forløbet ved eventuelle ændringer). 3/2+17/2 + 23/2 9/3+1 6/3 6
5 Budget Den Gode Genoptræningsplan er et styregruppefinansieret projekt. MedCom s styregruppe har bevilliget 1.150.000 kr. Forventede omkostninger G-GOP Udarbejdelse af standard dokumentation kr. 100.000 Teknisk test værktøjer 50.000 Møde aktivitet 150.000 Fælles workshop 8. april 50.000 Opdatering guide og tryk 100.000 Samarbejdsaftaler 300.000 Lønninger i MedCom 400.000 I alt 1.150.000 6 Gevinster 6.1 Business-case Projektet er forankret i regeringsudspillet Bedre kvalitet og samarbejde opfølgning på kommunalreformen samt søsat på baggrund af revideret bekendtgørelse samt tilhørende vejledning indenfor genoptrænings- og rehabiliteringsområdet. Med målet om at understøtte det overordnede formål, om at højne kvaliteten ved genoptræning og rehabilitering er bekendtgørelsen revideret. For MedCom er målet derfor at understøtte dette med udarbejdelse af ny version af standarden samt koordinere processen blandt regioner og kommuner. 6.2 Kvalitetsløftsgevinster Se afsnit 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål. 7 Teknisk løsning Projektets tekniske løsning er den nye version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner. SST har tilstræbt at begrænse antallet af ændringer og tilpasninger så meget som muligt for denne versionsopdatering. Man ønsker dog at mere avancerede tiltag, som fx afprøvning af ICF, skal være muligt at gennemføre i pilotprojekter. ICF klassifikationskoder bliver dog ikke obligatoriske at medsende. Det er ønsket, at der skal ske en forenkling af fagpersonalets arbejdsgang ved udarbejdelse og digital udvekling af genoptræningsplaner. 7
På baggrund af ændringerne i det sundhedsfaglige indhold, som er beskrevet og formidlet af enheden for Forebyggelse og Borgernære Sundhedstilbud i Sundhedsstyrelsen, har MedCom foretaget en gennemgang af den eksisterende DGOP standard og vurderet, at der er behov for en ny version af standarden bl.a. på baggrund af følgende tilretninger: - tilføjelse af fritekstfelter med tilhørende overskrifter - ændringer af overskrifter i eksisterende felter - tilføjelse af pårørende felter - opdateret genoptræningstyper til de nye niveauer - option med vedhæftede filer, delvist for at håndtere behov for at sende kopi af diverse lægenotater - tilføjelse af ICF felter (til senere brug og pilottest) - tilføjelse information til pårørende - sikring af titel på afsender - sikring af links fungere - (evt. håndtering af skift i genoptræningsniveauer) Da der anvendes fritekst-felter bør der være guides for brugen af de 3 niveauer af genoptræning samt guide for udfyldelse af selve genoptræninsgplanerne. Endvidere kan der udarbejdes indholdsskabeloner og/eller pop-up tekster for at understøtte en hensigtsmæssige udarbejdelse af genoptræninsgplaner specielt for at tydeliggøre en forenkling ved de almne genoptræningsplaner. God sundhedsfaglig funktionalitet er dog afhængig af sundhedsfaglige guides fra Sundhedsstyrelsen. Med ønsket om forenkling af standarden samtidig med bevarelse/forøgelse af kvalitet i GOP er der behov for særligt fokus på forenklingsarbejdet. MedCom ser derfor disse 3 niveauer ift. organisering af forenklingsarbejdet: 1. Det er en forudsætning, at det organisatoriske samarbejde i forhold til de 3-4 niveauer af genoptræning er beskrevet og operationelt for det sundhedsfaglige personale Indsats: Sundhedsstyrelsen, samt regioner og kommuner. 2. Nogle (få) forenklinger kan gennemføres i selve MedCom standarden men øget brug af fritekstfelter og ubegrænset skriveplads fordrer, at det via sundhedsaftalerne er aftalt og velbeskrevet, hvilke data man vil udveksle. Der er mulighed for at udarbejde skabeloner/fraser som kan indsættes i fritekstfelterne - skabelonen skal anvendes mens genoptræningsplanen udarbejdes i EPJ. Indsats: MedCom, Sundhedsstyrelsen, MedCom GOP-implementeringsgruppe, pilot regioner og pilot kommuner. 3. Nogle tekniske forenklinger hører hjemme i de regionale PAS/EPJ-systemer, samt evt. kommunale systemer. MedCom vil gerne understøtte arbejdsgange ved at stille krav til hensigtsmæssigt workflow i forbindelse med forsendelse af en GOP.Samtidig er brugergrænseflade funktionalitet og udseende primært et internt krav med flere lokale kontekster. Hovedkravene skal komme fra kunden (regionen og kommunen). Indsats: MedCom, MedCom GOP-implementeringsgruppe, regioner og kommuner. Ydermere, modtager samtlige lægesystemleverandører på nuværende tidspunkt genoptræningsplaner i det simple korrespondance format. Som en del af projektet inviteres lægesystemleverandørerne til at implementere den ægte standard. 8
8 Overdragelse til drift 8.1 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Efter projektets afslutning vil der ligge nogle driftsmæssige opgaver i MedCom. Man forventer at kunne afslutte projektet ved udgangen af 2015, hvorfor driften af leverancer, leveret i projektet, begynder i starten af 2016. Opgaver/leverancer ved drift omfatter bl.a. husning af den nye G-GOP kommunikationsstand, herunder eventuel opdatering eller support i forhold til denne. Man forventer bl.a. en opdatering af standarden i 2016 grundet mindre tilretninger på baggrund af eventuelle erfaringsopsamlinger fra efteråret 2015. Ligeledes, er det i fremtiden regioner og kommuners ansvar at opdatere deres integration af standarden, ved eventuelle opdateringer fra MedCom. Derudover forventes det, at standarden kommer til at indgå i NSI s katalog for standarder fra marts 2015. 8.2 Driftsansvarlige Dette punkt er ikke relevant, da der ikke vil være et efterfølgende driftsansvar. Der vil derimod være en driftsmæssig opgave i at huse standarden efter projektets slutning. Dette er dog nævnt i afsnittet ovenfor i forbindelse med overdragelse af leverancer fra projekt til drift. 9 Organisering 9.1 Projektorganisation Den praktiske koordinering af udvikling, implementering og udbredelse af den nye version af standarden for genoptræningsplaner sker via MedCom s interne arbejdsgruppe, bestående af MedCom medarbejdere, samt via den nedsatte implementeringsgruppe, bestående af repræsentanter fra regioner og kommuner. For nærmere beskrivelse af gruppens medlemmer, se bilag 3. MedCom s interne arbejdsgruppe arbejder specielt med, udover den generelle projektledelse af projektet, udvikling af den nye version af kommunikationsstandarden, herunder dokumentation, samt test og certificering samt opdatering af guide til genoptræningsplaner med henblik på arbejdsunderstøttelse. Derudover er der, som beskrevet i afsnit 7 Teknisk Løsning, behov for specielle indsatsområder ift. forenklingsarbejdet. Ansvarlige organisationer i forhold hertil er udpeget, se afsnit 7. 9.2 Styregruppe Projektet referer direkte til den nedsatte nationale koordineringsgruppe for genoptræningsplaner samt MedCom s styregruppe. Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse, afdelingen for Sundhedsjura og Lægemiddelpolitik varetager opgaven med bekendtgørelsen for genoptræningsplaner og det koordinerende arbejde omkring dette. For at sikre den mest hensigtsmæssige implementering af den nye standard nedsættes en koordineringsgruppe bestående af repræsentanter fra KL, Danske Regioner, MedCom, Sundhedsstyrelsen samt Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse. Gruppen har til formål at drøfte, hvordan processen omkring implementeringen kan gennemføres mest optimalt på baggrund af dialog mellem de involverede parter G-GOP National Koordineringsgruppe: Organisation Medlemmer 9
Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse Kommunernes Landsforening Danske Regioner MedCom Julie Marie Cederholm, Louise Filt, Nanna Skovgaard og Jens Bjerg Johansen Lone Vinhard Andrea Grandelag Dorthe Skou Lassen og Kirsten Ravn Christiansen MedCom s styregruppe: Rolle Organisation Enhed og medlemmer Styregruppeformand Ministeriet for Sundhed og forebyggelse National Sundheds-it, Digitaliseringsstyrelsen (3 medlemmer) Næstformand KL Herunder kommuner (3 medlemmer) Næstformand Danske regioner Herunder regionerne (3 medlemmer) Deltager MedCom Observatører PLO, Sundhed.dk, relevante Repræsentanter fra hver organisation fagmedarbejdere fra MedCom deltager 9.3 Projektgrupper Der er følgende fire projektgrupper i projektet: - MedCom s interne arbejdsgruppe - Implementeringsgruppe (repræsentanter fra regioner og kommuner nationalt) - Leverandørgruppen - Gruppe fra Sundhedsstyrelsen med fokus på sundhedsfagligt indhold i standarden De forskellige projektgrupper findes som bilag sidst i dokumentet. Udover ovenstående grupper samt den nationale koordineringsgruppe og MedCom s styregruppe, anbefaler MedCom, at hver region og de lokale samarbejdskommuner nedsætter en lokal fælles regional/kommunal implementeringsgruppe gerne støttet af en lokal koordinerings- eller lokal backing gruppe, som kan hjælpe den lokale projektleder og faglige repræsentanter i arbejdet via MedCom s implementeringsgruppe og den lokale implementering, samt kunne fungere som lokalt mellemled til den nationale koordineringsgruppe. Den samlede organisering kan virke omfattende, men ligner den organisering som regioner og kommuner allerede anvender i flere tværsektorielle samarbejder. Organiseringen kan illustreres via organisationsdiagrammet på følgende side: 10
9.4 MedCom projektbemanding Rolle Navn Ressource Kompetencer Projektleder Dorthe Skou Lassen 35 % Projektleder Projektdeltager Kirsten Ravn Christiansen 35 % Projektdeltager Teknisk projektdeltager Michael Due Madsen 15 % Teknisk projektdeltager Teknisk projektdeltager Michael Johansen 15 % Teknisk projektdeltager 10 Afhængigheder For at ny version af standarden bliver implementeret i løbet af 2015 er der behov for: 1. Godkendelse af en optimeret tidsplan i styregruppe, samt hos regioner og kommuner 2. Hurtig dokumentationsproces af standarden hos MedCom med tilhørende testprotokoller og online test værktøj, ajourføring af NSI standard katalog skal være gennemført marts 2015 3. Efterfølgende skal den enkelte region og kommune bestille og prioritere opgaven hos egen IT-leverandør, samt gennemføre pilottest i forsommeren 2015 4. Samtlige kommuner, de 5 regioner og involverede it-leverandører, herunder VANSleveandørerne, implementerer og udbreder standarden i efteråret 2015 For at digital understøttelse af den nye bekendtgørelsen kan gennemføres, skal der i tidsperioden 2015 være: 11
1. En overgangsordning for år 2015 hvor ny bekendtgørelse er trådt i kraft, men digital understøttelse sker via standard for genoptræningsplaner fra år 2009 (DGOP) indtil ny digital version er implementeret og udbredt. Overgangsordning styres af Miniseriet for Sundhed & Forebyggelse (SUM) og Sundhedsstyrelsen (SST) 2. Organisatorisk implementering hvor regioner og kommuner tilpasser samarbejdet i henhold til den nye bekendtgørelse. Stor del af koordineringen må forventes at ske via sundhedsaftale samarbejdet, dette varetages lokalt i regioner og kommuner 3. En teknisk implementering med tilhørende arbejdsgangsunderstøttelse af den nye version af kommunikationsstandarden skal gennemføres i løbet af forsommerensommeren 2015 4. Fælles plan og aftale for idriftsættelse af ny version af standard for genoptræningsplaner. Overgang til drift er d.1. oktober 2015. Nærmere detaljeret arbejdsplan omfattende forberedelsesfase, pilotfase og overgang til drift findes i de tidligere afsnit 4 og 4.1. 11 Kvalitet Som tidligere skitseret, er der en arbejdsfordeling mellem MedCom og Sundhedsstyrelsen, hvor Sundhedsstyrelsen tager sig af det sundhedsfaglige indhold, og MedCom tager sig af den tekniske udbredelse. Derudover står MedCom for at sikre kvaliteten i dokumentationen, herunder test protokoller, samt teknisk test og certificering. Udover dette er MedCom ansvarlig for den overordnet projektledelse af projektet, herunder inddragelse af relevante interessenter m.m. 12 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning Regioner og kommuner accepterer/prioriterer ikke tidsplanen for test og implementering af G-GOP Leverandørerne (VANS, Sygehus, Kommune) hænger efter og forsinker processen MedCom forsinker processen med mangelfuld eller forsinket - Manglende fremdrift - Tidsplanen overholdes ikke, hvilket medfører at implementeringen af G-GOP ikke kan realiseres i 2015 - Tidsplanen udfordres og forsinkes - Tidsplanen udfordres og forsinkes Møderne afholdes jævnligt (ofte månedligt) med regioner og kommuner, som er nedsat i en implementeringsgruppe, bestående af repræsentanter herfra. Disse møder samt løbende information pr. mail skal understøtte realiseringen af implementeringen. Der afholdes et fællesmøde 14/1-15 med leverandørerne i samarbejde med FMK, Telesår, Hjemmepleje, Psykiatri&Social. Formålet er at informere leverandørerne på dette møde. Ydermere afholdes en 1-dags workshop med både implementeringsgruppen og leverandørgruppen for at facilitere dialog med henblik på fremdrift. Derudover afholdes der yderligere møder kun med leverandørgruppen. MedCom afholder løbende interne arbejdsgruppemøder med henblik på planlægning og realise- MedCom MedCom MedCom 12
dokumentation Parterne forsinker processen ved ikke at godkende fastlåsning af standarden først i februar - Tidsplanen udfordres ring af det arbejde, der ligger indenfor MedCom s rammer (projektledelse, møder, udarbejdelse af den nye kommunikationsstandard herunder dokumentation og testprotokoller). Møderne afholdes mindst en gang i måneden, ofte mere. MedCom afholder møder med Sundhedsstyrelsen med henblik på definition af det sundhedsfaglige indhold. MedCom 13 Interessenter Der kan identificeres en række interessenter, både interne og eksterne. De interessenter hvis involvering, eller manglende involvering, kan være kritisk for hele projektet er følgende: - Sundhedsstyrelsen, KL og Danske regioner - De regionale og kommunale repræsentanter i G-GOP henseende (herunder deres deltagen i implementeringsgruppen) - Leverandører: VANS, Sygehus og Kommune - Den nedsatte G-GOP Nationale Koordineringsgruppe (sikre gruppens indsigt i projektet) - MedCom s styregruppe (sikre styregruppens generelle indsigt i og orientering om projektet) 14 Kommunikation Hovedbudskaber som bør kommunikeres til interessenter er gennemgået tidligere i dette dokument. Derfor er oversigten over budskaber ift. projektets vision og strategi, projektets indhold, resultater og gevinster samt budskaber om it-løsningen sat om i bilag 4. 14.1 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Nedenstående oversigt over formidling af budskaber til interessenter tager udgangspunkt i de tidligere definerede interessenter, som kan være kritiske for projektet. Formidling af budskaber Interessent Budskab Medie Effekt Dato Ejer G-GOP National Koordineringsgruppe MedCom s styregruppe De regionale og kommunale repræsentanter Projektfremdrift og monitorering, projektindhold, eventuelle sundhedsfaglige spørgsmål Projektfremdrift og monitorering, projektindhold, itløsning Projekt vision/strategi, projektindhold, Mail, statusnotater Statusnotater; projektmonitorering Mail, møder, projektdokumenter Orientering, fleksibilitet Orientering, fleksibilitet Orientering, fleksibilitet, villighed, Evt. i slutningen af hver fase: forberedelsesfasen, dokumentationsfasen, teknisk test-fasen, pilottestfasen og udbredelsesfasen Klargøres inden hvert styregruppemøde, ca. hvert kvartal Løbende under projektet med specielt fokus først i 2015 MedCom MedCom MedCom 13
Leverandører: VANS, Sygehus og Kommune gevinster og itløsningen Projekt vision/strategi, projektindhold, it-løsning Mail, møder, dokumentation, projektdokumenter prioritering af opgaver Orientering, fleksibilitet, villighed, prioritering af opgaver Løbende under projektet MedCom 15 Tolerancer Toleranceområde Projektudgifter: Afvigelser og ændringer godkendes af: Råderum for projektleder MedCom orienterer MedCom s styregruppe ved afvigelser fra budget. Ved mere omfattende afvigelser formuleres baggrund for afvigelse, og der udarbejdes en indstilling på afvigelse til godkendelse i styregruppen. Der må ikke være afvigelser på mere end 10% ift. de enkelte poster. Den national koordineringsgruppe for genoptræningsplaner godkender øvrige afvigelser og ændringer. 16 Rapporteringskrav Rapport/produkt Modtager Formål Frekvens Statusnotat G-GOP National Koordineringsgruppe At følge fremdriften i projektet og adressere eventuelle udfordringer eller avigelser Statusnotat/Projektmonitorering MedCom styregruppen At dokumentere fremdrift i projektet Møderne fastsættes løbende efter behov Ca. hvert kvartal 17 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 18/12/2014 0.1 PID udkast oprettet Nej KRC 19/12/2014 0.2 PID udkast: ændringer på Nej KRC/DSL baggrund af møde 28/01/2015 0.3 PID revidering med Nej KRC/DSL MedCom vinkel 29/01/2015 0.4 PID sidste rettelser inden Nej KRC udsendel se Implementeringsgruppen 14
Bilag Bilag 1: Bekendtgørelse for genoptræning og rehabilitering gældende fra 1/1 2015 Bilag 2: Vejledning for genoptræning Bilag 3: De 4 projektgrupper i G-GOP projektet Bilag 4: Kommunikation Hovedbudskaber 15
Bilag 1: Bekendtgørelse for genoptræning og rehabilitering gældende fra 1/1 2015 http://www.medcom.dk/dwn7262 Bilag 2: Vejledning for genoptræning https://www.retsinformation.dk/pdfprint.aspx?id=164976&exp=1 16
Bilag 3: De 4 projektgrupper i G-GOP projektet Nedenfor listes de 4 projektgrupper i G-GOP projektet. Overordnede nationale grupper som den nationale koordineringsgruppe for genoptræningsplaner samt MedCom s styregruppe er ikke inkluderet i følgende beskrivelse, da de kan findes i afsnit 9.2 Styregruppe. MedCom intern arbejdsgruppe Titel Navn Organisation Projektleder Dorthe Skou Lassen MedCom Projektmedarbejder Kirsten Ravn Christiansen MedCom Teknisk projektmedarbejder Michael Due Madsen MedCom Teknisk projektmedarbejder Michael Johansen MedCom Teknisk projektmedarbejder Jacob Glasdam Medware Implementeringsgruppen (regionale og kommunale repræsentanter) Organisation Mødedeltager Titel KL Lone Vinhard Konsulent SST Tora Haraldsen Dahl Senior Konsulent og ergoterapeut Danske regioner Andrea Grandelag Senior Konsulent Danske regioner Malte Harbou Thyssen Konsulent Region Hovedstaden Region Hovedstaden Morten Østergaard Sharon Wintcentsen Ledende terapeut, Fysio- og Ergoterapiafdelingen Bispebjerg og Frederiksberg Hospitaler It-konsulent, Projektleder, AMR CIMT, Center for It, Medico & Telefoni Enhed for Systemforvaltning Region Hovedstaden Bo Gottschalck Kliniks it-konsulent Systemanvendelse og Implementering CIMT Region Sjælland Mie Rask Møller ledende overfysioterapeut Holbæk Region Sjælland Bjarne Aage Rasmussen overfysioterapeut Næstved Region Sjælland Anne Kathrine Leksø Adm. IT koordinator Region Nordjylland Ulla Ross Andersen Ledende terapeut Region Nordjylland Annemarie Gammelgaard Frandsen Projektleder Region Nordjylland Dorrit Christensen IT-konsulent Region Midtjylland Tina Holgaard EPJ produktspecialist Region Midtjylland Kirsten Poulsen Fysioterapeut AUH Region Syddanmark Region Syddanmark Berit Tange Linette Krell Udviklingsterapeut Terapiafdelingen Klinisk IT-konsulent Afdelingen for Sundheds-it 17
KKR Hovedstaden Grethe Udbjørg Leder af genoptræningsområdet fra Albertslund Kommune KKR Hovedstaden Lisbeth Suh Sværholdt Genoptræning i Københavns kommune KKR Hovedstaden Pia Wisbøl Repræsentant i det regionale it forum KKR Sjælland Jette Gudmundsen Faglig leder i Faxe kommune KKR Nordjylland Flemming T. Pedersen Care Systemadministrator i Hjørring Kommune KKR Nordjylland Alexandra Klinzing Vesthimmerlands Kommune KKR Midtjylland KKR Midtjylland KKR Sydjylland Niels Boritz Sørensen Vivi Altenburg Vibeke Andersen giver tilbagemelding på deltager.. Daglig Leder Genoptræning i Skive Kommune Leder for Træning og Rehabilitering hos Lemvig Kommune Leverandørgruppe KMD CSC Avaleo Systematic Epic KMD Care Highjump CGI Gruppe fra Sundhedsstyrelsen med fokus på sundhedsfagligt indhold i standarden Titel Navn Organisation Overlæge Bente Møller Sundhedsstyrelsen Senior Konsulent og Ergoterapeut Tora Haraldsen Dahl Sundhedsstyrelsen 18
Bilag 4: Kommunikation Hovedbudskaber Oversigten i forbindelse med afsnit 14. Budskaber Projektets vision og strategi: På baggrund af regeringsudspillet Bedre kvalitet og samarbejde opfølgning på kommunalreformen, ønsker regeringen at øge fagligheden i genoptrænings- og rehabiliteringsindsatsen. Som følge af dette er bekendtgørelse om genoptræningsplaner og om patienters valg af genoptræningstilbud efter udskrivning fra sygehus samt vejledning om genoptræning og vedligeholdelsestræning revideret. Ikrafttrædelsesdato for bekendtgørelse og tilhørende vejledning er fastsat til 1. januar 2015, og disse skal understøttes digitalt. Projektets indhold: Resultater og gevinster: Ændringerne i bekendtgørelsen medfører et behov for en ny version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner. Det er med Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse (SUM) samt Sundhedsstyrelsen aftalt, at MedCom skal udarbejde ny version af MedCom s kommunikationsstandard for genoptræningsplaner. Implementering og udbredelse i regioner og kommuner skal være gennemført ved udgangen af år 2015. I processen for udarbejdelse af nye GOP kommunikationsstandard arbejdes der med følgende 4 faser: 1. Forberedelsesfase: december 2014 januar 2015 2. Dokumentation og opstartsfase, teknisk standard med tilhørende guide: januar april 2015 3. Programmeringstid, testfase med teknisk test og certificering, herunder anbefalinger for arbejdsgangsunderstøttelse, samt pilottest i samarbejde med regioner og kommuner: april - september 2015 4. Overgang til drift på landsplan: oktober 2015. Opsamling på erfaringer: november 2015, drøftelse om behov rettelses opsamling primo 2016 Gennemførsel af tidsplanen har som forudsætning at regioner og kommuner godkender og implementerer tidsplanen lokalt. Endvidere skal det sikres, at der fortsat er teknisk understøttelse af fremsendelse af kopi af genoptræningsplanen til praktiserende læger. For tisplan illustration m.m., se afsnit 4 og 4.1. Som følge af evalueringen af kommunalreformen, har regeringen ønsket at følge udviklingen på genoptræningsområdet nøje med fokus på 3 delområder: 1. delområde Kvaliteten af genoptræning- og rehabiliteringsindsatsen skal generelt højnes bl.a. ved at man fremover kan angive genoptræning i fire niveauer. I dag findes 3 niveauer: almen, specialiseret og egentræning. De 4 nye niveauer er: - genoptræningsplan til basalt niveau - genoptræningsplan til avanceret niveau - genoptræningsplan til specialiseret genoptræning - genoptræningsplan til rehabilitering på specialiseret niveau 2. delområde Fokus på ventetider og udviklingen indenfor genoptræningsplaner i forhold hvilken andel de 4 niveauer udgør (dette vedrører dog ikke MedCom s kommunikationsstandard) 3. delområde Justere den nuværende digitale understøttelse af genoptræningsplanen, så denne kan understøtte de forestående ændringer på området Man ønsker således, at forbedre kvaliteten indenfor genoptræning og rehabilitering ift. de ovenstående delområder, og forventer således, at den nye version af GOP en kan opnå dette (på nær delområde 2). Det er derfor MedCom s arbejde at understøtte disse mål via udarbejdelse af den nye version G-GOP og koordinere den tekniske implementering og udbredelse. 19
It-løsningen: Projektets tekniske løsning er den nye version af kommunikationsstandarden for genoptræningsplaner. SST har tilstræbt at begrænse antallet af ændringer og tilpasninger så meget som muligt for denne versionsopdatering. Man ønsker dog at mere avancerede tiltag, som fx afprøvning af ICF, skal være muligt at gennemføre i pilotprojekter. ICF klassifikationskoder bliver dog ikke obligatoriske at medsende. Det er ønsket, at der skal ske en forenkling af fagpersonalets arbejdsgang ved udarbejdelse og digital udvekling af genoptræningsplaner. På baggrund af ændringerne i det sundhedsfaglige indhold, som er beskrevet og formidlet af enheden for Forebyggelse og Borgernære Sundhedstilbud i Sundhedsstyrelsen, har MedCom foretaget en gennemgang af den eksisterende DGOP standard og vurderet, at der er behov for en ny version af standarden bl.a. på baggrund af følgende tilretninger: - tilføjelse af fritekstfelter med tilhørende overskrifter - ændringer af overskrifter i eksisterende felter - tilføjelse af pårørende felter - opdateret genoptræningstyper til de nye niveauer - option med vedhæftede filer, delvist for at håndtere behov for at sende kopi af diverse lægenotater - tilføjelse af ICF felter (til senere brug og pilottest) - tilføjelse information til pårørende - sikring af titel på afsender - sikring af links fungere - (evt. håndtering af skift i genoptræningsniveauer) Da der anvendes fritekst-felter bør der være guides for brugen af de 3 niveauer af genoptræning samt guide for udfyldelse af selve genoptræninsgplanerne. Endvidere kan der udarbejdes indholdsskabeloner og/eller pop-up tekster for at understøtte en hensigtsmæssige udarbejdelse af genoptræninsgplaner specielt for at tydeliggøre en forenkling ved de almne genoptræningsplaner. God sundhedsfaglig funktionalitet er dog afhængig af sundhedsfaglige guides fra Sundhedsstyrelsen. Med ønsket om forenkling af standarden samtidig med bevarelse/forøgelse af kvalitet i GOP er der behov for særligt fokus på forenklingsarbejdet. MedCom ser derfor disse 3 niveauer ift. organisering af forenklingsarbejdet: 1. Det er en forudsætning, at det organisatoriske samarbejde i forhold til de 3-4 niveauer af genoptræning er beskrevet og operationelt for det sundhedsfaglige personale Indsats: Sundhedsstyrelsen, samt regioner og kommuner. 2. Nogle (få) forenklinger kan gennemføres i selve MedCom standarden men øget brug af fritekstfelter og ubegrænset skriveplads fordrer, at det via sundhedsaftalerne er aftalt og velbeskrevet, hvilke data man vil udveksle. Der er mulighed for at udarbejde skabeloner/fraser som kan indsættes i fritekstfelterne - skabelonen skal anvendes mens genoptræningsplanen udarbejdes i EPJ. Indsats: MedCom, Sundhedsstyrelsen, MedCom GOP-implementeringsgruppe, pilot regioner og pilot kommuner. 3. Nogle tekniske forenklinger hører hjemme i de regionale PAS/EPJ-systemer, samt evt. kommunale systemer. MedCom vil gerne understøtte arbejdsgange ved at stille krav til hensigtsmæssigt workflow i forbindelse med forsendelse af en GOP.Samtidig er brugergrænseflade funktionalitet og udseende primært et internt krav med flere lokale kontekster. Hovedkravene skal komme fra kunden (regionen og kommunen). Indsats: MedCom, MedCom GOP-implementeringsgruppe, regioner og kommuner. 20
Ydermere, modtager samtlige lægesystemleverandører på nuværende tidspunkt genoptræningsplaner i det simple korrespondance format. Som en del af projektet inviteres lægesystemleverandørerne til at implementere den ægte standard. 21