Feedback seminarer Høring af kravspecifikation Køge, Vejle og Aalborg

SAPA Feedback seminarer Høring af kravspecifikation Køge, Vejle og Aalborg KMJ, 16. Maj 2013

Emner i Plenum: Opklaring af uklarheder sapp SHOP Arkitektur & Sikkerhed Begrebsmodel & Partskontakt Opsamling i plenum Advismodul Kontekst & Aktører Journalnotater & Dokumenter UC 910 og 911 Opsamling i plenum Emner i Plenum: Hvor blev mit spørgsmål af? APP SHOP

20 min. Emner i Plenum: Opklaring af uklarheder 20 min. 75 min. Arkitektur & Sikkerhed sapp SHOP Begrebsmodel & Partskontakt 10.30 20 min. Opsamling i plenum 11.45 45 min. 30 min. 20 min. Advismodul Kontekst & Aktører Opsamling i plenum Journalnotater & Dokumenter UC 910 og 911 12.45 14.00 45 min. Emner i Plenum: Hvor blev mit spørgsmål af? APP SHOP

Tak for mange bemærkninger! Ca. 30 kommuner Ca. 600 bemærkninger Meningsfuldt! Værdifuldt! Feedback fra jer til os (seminarer i denne uge) Feedback fra os til jer (samlet oversigt spm./svar) Vi er ikke færdige... Yderligere afklaringer: Kommuneprojektgruppen Endelig udgave til sidste kommentering før prækval.

Bemærkninger kan læses på 2-3 måder A) Vi er ikke helt med Problem: Projektet kommunikerer uklart om scope Løsning: Dialog og afklaring (begge veje!) B) Vi forstår det! Og vi er enige! Problem: Det er beskrevet uskarpt i kravspec en! Løsning: Opstramning så leverandøren også forstår C) Vi forstår det! Men vi er uenige! Problem: Scope er for smalt, for bredt eller forkert Løsning: Drøfte pro/con i Kommuneprojektgruppen.

Forventninger til dagen? Vores forventninger Ikke: Lukke de sidste udeståender i sidste øjeblik Dialog (fremmer forståelsen) Forklaringer Afklaringer Jeres forventninger? Hvad med de spørgsmål, som jeg har stillet? Workshops (i dag) Plenum (i dag) Skriftlig spørgsmål/svar (online før sommerferien)

20 min. Emner i Plenum: Opklaring af uklarheder 20 min. 75 min. Arkitektur & Sikkerhed APP SHOP Begrebsmodel & Partskontakt 10.30 20 min. Opsamling i plenum 11.45 45 min. 30 min. 20 min. Advismodul Kontekst & Aktører Opsamling i plenum Journalnotater & Dokumenter UC 910 og 911 12.45 14.00 45 min. Emner i Plenum: Hvor blev mit spørgsmål af? APP SHOP

Jeres forventninger? Spørgsmål til dagens program?

Så dykker vi. 9 16.5.2013

1.Kendte udeståender 2.Fleste kommentarer falder i disse temaer 3.Få kommentarer vedr. disse emner 10 16.5.2013

Vigtigste kendte udeståender (1/3) A) Funktionalitetsoversigt As-is i KMD Sag To-be i SAPA B) Snitfladeskema Informationerne X, Y og Z Fra it-løsningerne A, B og C Via snitflader til støttesystemerne O, P og Q C) Samspil med -løsninger (og fagløsninger) Opret-handlinger fra SAPAs brugergrænseflade Data ned i maven på sagsbærende it-løsninger

Vigtigste kendte udeståender (2/3) D) Udviklingsperspektiverne (Roadmap for PLUS) Flere indgange for andre brugere Adgang på tværs af kommuner Adgang via mobile enheder Mere funktionalitet via mini-moduler (SAPA Shop) E) Standardisering contra Virkeligheden Teoretisk: Ingen begrænsninger pga. S&D-standarder Reelt: Hvilke systemer kan levere (hvilke) metadata? F) Samspil med ATP/UDK Se ydelser Tværgående manuel advisering

Vigtigste kendte udeståender (3/3) G) Historik Flyttehistorik Ydelseshistorik Andre. H) Overgangsløsning Journalmodul stilles til rådighed i en overgangsperiode I) Støttesystemet Kontaktdata Svært at identificere behov uden for SAPA

Fleste kommentarer falder i flg. temaer Sagsdata/journaldata Partskontakt Begrebsmodel Kontekst: Brugere og Systemer Sagsarbejde Extra (UC 910 og 911) Advis Arkitektur Rettigheder/sikkerhed

20 min. Emner i Plenum: Opklaring af uklarheder 20 min. 75 min. Arkitektur & Sikkerhed APP SHOP Begrebsmodel & Partskontakt 10.30 20 min. Opsamling i plenum 11.45 45 min. 30 min. 20 min. Advismodul Kontekst & Aktører Opsamling i plenum Journalnotater & Dokumenter UC 910 og 911 12.45 14.00 45 min. Emner i Plenum: Hvor blev mit spørgsmål af? APP SHOP

Få kommentarer til flg. emner SAPA Version 1.0 vs. SAPA PLUS Hvilke informationer? Og hvordan? Hvilke funktioner? Og hvor længe? Ingen data i SAPA? Synkronisering / Parallel drift Drift Ledelsesinformation Borger.dk / Virk.dk

Version 1.0 vs. PLUS Funktionalitet Informationer Version 1.0 (som i dag) Glasplade Advisdata Journaldata Hop Person Familie Bolig Sundhed Virksomhed Ydelser 1.0 PLUS (alt det nye) Kontaktdata Chat APP SHOP Sagsarbejde Extra Arbejde Institution Økonomi (skat, indkomst, gæld) Ydelser PLUS Brugere Kommunebrugere Andre myndigheder Borgere Virksomheder Kildesystemer Ca. 20 (som i dag) Ca. 100 19 16.5.2013

Hvilke informationer? Og hvordan?

Sikkerhed & Brugeradm. S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n -/ Kommune- Borger.dk UDK Fagsyst. portal SAPA-BRUG SAPA-ADM Sagsoverblik & Partskontakt Sammenstille og udstille SAPA Metadata D Sagsfunktionalitet Kontaktdata Advisfunktionalitet Klassifikation Sager* K Kontakt -data L Adgangsstyring Dokumenter Organisation Ydelser Beskedfordeler Serviceplatform Adm. af Adg.styr. * Inkl. journalnotat N Fagsystemer Registre

S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n SAPA-BRUG Sagsoverblik & Partskontakt Sammenstille og udstille SAPA Metadata D Sagsfunktionalitet Kontaktdata Advisfunktionalitet Klassifikation Sager* K Kontakt -data L Adgangsstyring Dokumenter Organisation Ydelser Beskedfordeler Serviceplatform Adm. af Adg.styr. * Inkl. journalnotat N Fagsystemer Registre

S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n SAPA-BRUG Sagsoverblik & Partskontakt Sammenstille og udstille SAPA Metadata D Sagsfunktionalitet Kontaktdata Advisfunktionalitet

S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n SAPA-BRUG Sagsoverblik & Partskontakt Sammenstille og udstille SAPA Metadata Q: Hvilke informationer kan jeg se? A: Mindst de samme informationer som i KMD Sag i dag! (Tjek Begrebs- og Informationsmodellen) Q: Hvordan kan det lade sig gøre? A: Via snitflader til fælleskommunale støttesystemer! Q: Hvordan kan man begrænse adgangen? A: Sikkerhedsmodel med roller, der opsættes lokalt!

Hvilke funktioner? Og hvor længe?

S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n SAPA-BRUG Sagsoverblik & Partskontakt Sammenstille og udstille SAPA Metadata Hvilken funktionalitet er der til at registrere data i de forskellige del-løsninger?

S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n SAPA-BRUG Sagsoverblik & Partskontakt Sammenstille og udstille SAPA Metadata D Sagsfunktionalitet Kontaktdata Advisfunktionalitet

S c o p e f o r S A P A i t l ø s n i n g e n Journaldata holdes og vedligeholdes i SAPA-modulet Journaldata Sagsfunktionalitet Journaldata udfases pr. kommune, pr. afdeling eller pr. bruger, når man har alternativer. Kontaktdata D Kontaktdata holdes og vedligeholdes i støttesystemet Kontaktdata (eller i SAPA) Kontaktdata kan vedligeholdes fra SAPAløsningens brugergrænseflade. Advisdata holdes og vedligeholdes i SAPA-modulet Advisdata Advisfunktionalitet Advisdata udfases pr. kommune, pr. afdeling eller pr. bruger, når man har alternativer.

SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Advisdata SAPA Advisdata Advisdata SAPA Journaldata SAPA Journaldata Journaldata KMD Sag Basis KMD Sag Basis KMD Sag Journal KMD Sag Journal løsning løsning løsning løsning løsning 29 As-Is 16.5.2013 Transition af brugere Uændret anvendelse af Advis og Journal Reduceret anvendelse af Advis og Journal Ingen anvendelse af Advis og Journal

SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Advisdata Advisdata SAPA Advisdata Advisdata SAPA Journaldata SAPA Journaldata Journaldata løsning løsning løsning løsning løsning Kommune A Kommune B Kommune C Kommune D Kommune E 30 16.5.2013

SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Glasplade SAPA Advisdata Advisdata SAPA Advisdata Advisdata SAPA Journaldata Journaldata SAPA Journaldata løsning løsning løsning løsning løsning Afd.A Afd. B Afd. C Afd. D Afd. E 31 16.5.2013

Ingen data i SAPA? 33 16.5.2013

Få kommentarer til flg. emner SAPA Version 1.0 vs. SAPA PLUS Hvilke informationer? Og hvordan? Hvilke funktioner? Og hvor længe? Ingen data i SAPA? Synkronisering / Parallel drift Drift Ledelsesinformation Borger.dk / Virk.dk

SAPA Transitionsarkitektur Udfasning af KMD Sag Basis Indfasning af Ny løsning (SAPA mfl.) HBO/KMJ 5. januar 2013 Målbillede for paralleldrift i transitionsperioden Sagsinformationer (sag, journal, dokument og advis) KMD fagsystemer Andre fagsystemer Bruger hændelser Sagsdata (manuelt opdateret) Fagsystemhændelser omformes til sagsopdateringer. Sag, Journal, Dokument, Advis SLAVE KMD Sag Sagsdata fra fagløsninger MASTER Ny løsning 6 6.1.2013

Overordnede principper for transition Overgangsperiode med paralleldrift, hvor forskellige brugere er på forskellige løsninger men har mulighed for at arbejde med de samme sager. Ny løsning er MASTER. KMD Sag er SLAVE: SAPA opdaterer KMD Sag 40 16.5.2013

Målbillede for paralleldrift i transitionsperioden KMD fagsystemer Andre fagsystemer Sagsdata (manuelt opdateret) KMD Sag Sagsdata fra fagløsninger Ny løsning 41 16.5.2013

Step 0: Ny løsning etableres Emne Fagsystemer Data Brugere Synkronisering Status Afleverer data til KMD Sag. Vedligeholdes i KMD Sag Anvender KMD Sag Ingen integration mellem KMD Sag og Ny løsning KMD fagsystemer Andre fagsystemer KMD Sag Ny løsning 44 16.5.2013

Step 1: Integration Emne Fagsystemer Data Brugere Synkronisering Status Afleverer data til KMD Sag. Vedligeholdes i KMD Sag Anvender KMD Sag Integration mellem KMD Sag og Ny løsning KMD fagsystemer Andre fagsystemer KMD Sag Ny løsning 45 16.5.2013

Step 2: Flytning af eksterne integrationer Emne Fagsystemer Data Brugere Synkronisering Status Afleverer data til KMD Sag. Integration til Ny løsning. Vedligeholdes i KMD Sag Anvender KMD Sag Integration mellem KMD Sag og Ny løsning KMD fagsystemer Andre fagsystemer KMD Sag Ny løsning 46 16.5.2013

Step 3: Dataudtræk (datakonvertering) Emne Fagsystemer Data Brugere Synkronisering Status Afleverer data til KMD Sag Ny løsning. Vedligeholdes i KMD Sag Ny løsning (Master) Anvender KMD Sag Integration mellem KMD Sag og Ny løsning KMD fagsystemer Andre fagsystemer KMD Sag Ny løsning SLAVE MASTER 47 16.5.2013

Step 4: Brugerflytning Emne Fagsystemer Data Brugere Synkronisering Status Afleverer data til Ny løsning. Vedligeholdes i Ny løsning. Nogle anvender KMD Sag. Nogle anvender Ny løsning Integration mellem KMD Sag og Ny løsning KMD fagsystemer Adnre fagsystemer KMD Sag Ny løsning SLAVE MASTER 48 16.5.2013

Step 5: Ny løsning fuldt indfaset Emne Fagsystemer Data Brugere Synkronisering Status Afleverer data til Ny løsning. Vedligeholdes i Ny løsning. Nogle anvender KMD Sag. Alle anvender Ny løsning Integration mellem KMD Sag og Ny løsning er overflødig KMD fagsystemer Adnre fagsystemer Ny løsning 49 16.5.2013

Drift Q: Af afsnit 6.4.1 fremgår det, at Drift har ansvaret for at sikre, at denne både kan ske ved en central og decentral driftsmodel. Dvs. at SAPA både skal kunne driftes med en central driftsleverandør for nogle kommuner, mens andre kommuner skal kunne vælge en decentral driftsmodel. Af afsnit 6.14.1 fremgår det, at SAPA løsningen vil blive afviklet på et driftsmiljø, der er separat fra kommunernes infrastruktur, og derfor vil adgang til løsningen foregå på tværs af sikkerhedsdomæner. Er der en modstrid her? Eller vil en decentral driftsmodel kunne afvikles på et driftsmiljø, der er separat fra kommunernes infrastruktur? A: Vi arbejder på at finde en model der kan omfatte både en central- og decentral drift. En decentral drift stiller dog nogle komplekse krav til governance og det er derfor under afklaring om det overhovedet er muligt/ønskeligt med begge modeller. Specielt i forhold til SAPA integration med støttesystemerne kan det være en udfordring med den decentrale driftsmodel.

Ledelsesinformation Krav #1 Snitflade til Kundens serviceplatform Kategori: (K) Type: Ikke-funktionelt krav Beskrivelse: Der skal etableres en snitflade således, at Løsningens data, både fagdata, logningsdata og andre opsamlede data, skal kunne tilgås gennem Kunden's serviceplatform med henblik på brug til statistik i FLIS eller i en kommunes eller anden dataejers lokale LIS. Leverandøren skal redegøre for hvordan løsningen understøtter dette. Q: Det vil være rart med mulighed for at trække ledelsesinformation på behandlede advis er A: Ja. Der er mange interessante perspektiver for at anvende SAPA til LIS-formål. Der etableres snitflade til udtræk af data, så man kan lave LIS i egne systemer (eller i FLIS)

Borger.dk / Virk.dk Q: Afsnit 2.4: Under delløsning 5 (borger.dk) fremgår det ikke tydeligt om borgeren skal have adgang til metadata eller sagsdata om egne sager. Det vil være godt at få beskrevet. Virksomheder skal vel også kunne tilgå SAPA via virk.dk. S. 14 Delløsning 5: Borgerens adgang til sapa via borger.dk!. Det er vel først interessant/relevant, hvis og ved indgangen via EDH til vores dokumenter

Borger.dk / Virk.dk SAPA-løsningen er primært målrettet medarbejdere i kommunen. Imidlertid skal SAPA-løsningen designes og udvikles med en arkitektur, der er forberedt til at give borgeren (og virksomheden) adgang til egne sagsdata via en brugergrænseflade på den fællesoffentlige portal borger.dk (og virk.dk) Q: Hvilke data kan borgeren se? Metadata? Journalnotater? Selve dokumenterne? A: Godt spørgsmål! Vi vil gerne udskyde den konkrete afgørelse heraf. Men allerede nu skal der seføli beskrives i kravspec en, at en administrator i SAPA kan afgrænse disse data. Q: Hvornår kommer denne udvidelse? A: Ikke i Version 1.0. Først når vi har styr på Business Casen vedr. monopolbrud på KMD Sag.

Spørgsmål

Forberedelse til udbudsforretning Prækval Tilbud Forretnings -udvikling Forretnings -behov Strategisk Arkitektur KravSpec & Udbudsmateriale Leverandør -styring Kommunikation Projektledelse Strategiske afklaringer Brugerworkshops & Use Cases Målarkitektur & Støttesystemer Kommunedialog Tilslutning Udvælg. & Tildel.krit. Udviklingskontrakt Driftskontrakt KravSpec Udrulningsassistance Snitfladeaftaler I Udfasningsassistance Leverandørdialog (TD) BC Snitfladeaftaler II KOMBIT Strategisk & taktisk prioritering af porteføljen