Referat fra bestyrelsesmøde i Viborg Golfklub den 19. januar 2008 Tilstede: Uffe Steffensen, Marianne D. Jensen, Egon Christensen, Peter Svendsen, Peter Bragh, Klaus Frejo. Herudover indbudte personer til de enkelte punkter, som anført i de enkelte sager. Dagsorden: Sag nr. 08-01: Godkendelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde den 06.12.2007 Bestyrelsen godkendte og underskrev referatet Sag nr. 08-02: Afrapportering og planer for sæsonen 2008 fra de områdeansvarlige Banen (Per Knudsen deltog i dette punkt) Baneansvarlig Egon Christensen orienterede om planer for den kommende sæson: Det er målsætningen, at Combibanen startes med sommergreens den 15.3 og 27 hullers banen 3 uger senere om vejret vil - om muligt allerede til åbningsturneringen. Green på hul 11 er vandlidende, og derfor planlægges udførelse af en lille dal nedenfor skråningen mod hul 12, som kan lede vandet uden om green. Ændringen medfører tillige, at gangstien til venstre for green, der fører mod hul 12, forlænges, så den begynder tidligere. Der vil blive opsat et fodhegn, så belastningen mod green fordeles, i princippet som udført ved green 1. Der etableres out of bounds fra hul 13 mod hul 14. Ved hul 11 etableres et fodhegn, der starter et stykke før green og som leder spillerne op til stien til hul 12. Vogne/bags kan man så stille fra sig inden for hegnet, som man skal træde over for at komme ind til green. Det store projekt i 2008 er udvidelsen/moderniseringen af greenkepergården, som forventes at lægge beslag på mange ressourcer i 2008. Med skyldig hensyntagen til opretholdelse af banens standard vil fokus være på at sikre, at greenkeeperne til efteråret har ledige timer til at deltage i byggeprojektet. Det vil være en forudsætning for at holde anlægsudgifterne nede på et rimeligt niveau. Arkitekt Jens Mandrup har fået opgaven med at gennemføre en licitation på projektet, der udbydes i fagentrepriser 1. maj. Golfmanageren bemærkede, at sæsonen er blevet længere, hvilket har indflydelse på personalets arbejdstider over sæsonen. Med afslutning på Combibanen den 15. december og opstart igen den 15. marts er vintersæsonen blevet markant kortere end for bare 5 år siden. Samtidig betyder den lave arbejdsløshed et større pres for at gå over til helårsansatte. Det er forhold, som giver nye udfordringer i forhold til planlægning og optimering af arbejdsstyrken. Viborg Golfklub ansøgte i oktober 2006 Viborg Kommune om en forlængelse af tilladelsen til begrænset anvendelse af pesticider på golfbanen. Efterfølgende blev der rykket for et svar i juni 2007. Dags dato er der fortsat ikke kommet svar. I forbindelse med fremsendelse af grønt regnskab for 2007 omkring 1. februar fremsendes ansøgning for 2008 med tilføjelse, at VG fortsat anvender pesticider inden for rammerne af den tidligere tilladelse. Der er konstateret problemer med skiltene på banen, idet nogle af dem er ved at rådne i jorden. Skiltene, der er lavet af lærketræ, var ellers garanteret til at kunne holde i rigtig mange år. Der nedsættes et udvalg til undersøgelse af sagen bestående af: o Egon Christensen o Klaus Frejo o Per Knudsen
Turneringer og aktiviteter i den kommende sæson (Niels Erik Hansen og Casper Lindenmayer deltog i dette punkt) Sekretariatet fremlagde i samarbejde med turneringsansvarlig Peter Svendsen planerne for den kommende sæson. Turneringsplanen for 2008 er næsten færdig. Alle datoer er fastlagt, og der mangler kun aftaler med enkelte sponsorer. Det nye i år bliver, at der åbnes for at deltagere udefra kan tilmelde sig udvalgte turneringer i Viborg Golfklub. Det gøres for at øge samarbejdet med naboklubberne og for at øge deltagerantallet til turneringerne. Bestyrelsen drøftede, hvorvidt der skal være en fest i 2008 og besluttede at der skal satses på at arrangere en fest i forbindelse med Sommerturneringen. Der er enkelte mindre ændringer i Turneringspropositionerne for 2008. De vedrører alle mulighederne for at gennemføre tilmeldinger via nettet i stedet for via opslag. De nye regler vedr. ulovlige drivere skal annonceres i Årsskriftet og på hjemmesiden, så ingen kan være i tvivl om, at ulovlige drivere ikke accepteres efter 1. januar. Der var enighed om vigtigheden af at prioritere prøvemedlemmernes integration i klubben og herunder også kaninafslutningsfesten, der de senere år har været tyndt besat grundet placering i forbindelse med efterårsferien. Den er derfor i år flyttet væk fra efterårsferien, og bestyrelsen besluttede, at den fremover skal udgå af rotationen med de øvrige afslutningsturneringer, således at den fremover altid placeres uden for efterårsferien. De sportslige planer for den kommende sæson (Niels Erik Hansen og Casper Lindenmayer deltog i dette punkt) Sportsansvarlig Peter Bragh orienterede om planerne for den kommende sæson: Juniorudvalget skifter navn til Ungdomsudvalget og varetager herefter alle aktiviteter for både juniorer og ynglinge. Aktivitetsplanen for 2008 er ved at være på plads, og der forventes ikke de store ændringer i forhold til 2007. Der er enkelte udskiftninger i udvalget, som fortsat er godt besat og meget velfungerende. Der kommer til at ske en sammenfletning af elite- og juniortalent truppen i 2008, da flere juniorer er klar til at spille sig i elitetruppen. Man skal forsat spille JDT, men målet for de unge er at de skal komme til at spille flere 36 hullers turneringer i løbet af sæsonen. Målsætningen for damerne er at forblive i 2. division. Holdet kommer til at bestå af juniortalenter suppleret med enkelte ældre spillere. Det sponsorerede elitetøj fra 2007 kan anvendes i den kommende sæson, så der skal ikke investeres i nyt. Samarbejdet og planlægningen i Eliteudvalget fungerer godt, og alle ser frem til en god sæson. Talentudvalget med ansvar for Juniortalentprojektet er et selvstændigt udvalg der samarbejder med de øvrige udvalg, men har ansvar og kompetence i forhold til juniortalenterne. Udvalget medtages i virksomhedsplanen som et selvstændigt udvalg i forbindelse med en kommende revision af planen. Sommerlejren for juniorerne gentages, og det er planen at gennemføre et Golf le Mans hvor bolden skal holdes i gang i 24 timer. Juniorerne vil i 2008 som en forsøgsordning lukke 18 huls banen på mandage mellem kl. 15.00 og 16.30 samt 9 huls og par 3 banen fra kl. 17.
Orientering fra Golfmanageren (Niels Erik Hansen og Casper Lindenmayer deltog) Arbejdet med den reviderede hjemmeside skrider planmæssigt frem og det forventes fortsat, at den nye hjemmeside går i luften i god tid inden medlemsmødet den 26. marts. Sekretariatet arbejder på højtryk for at få integreret det nye administrationssystem Golfbox samt regnskabsprogrammet Economics så alt er på plads inden sæsonstarten. Det forløber planmæssigt. Arbejdet med Årsskriftet for 2008 forløber ligeledes planmæssigt, og ca. 50 % er på plads på nuværende tidspunkt. Det forventes som planlagt at bladet udsendes ultimo februar som start på sæsonen. Der er ekstra arbejde med sponsoraftalerne i år, da de indgåede 3-årsaftaler skal fornyes. Der er ca. 85 aftaler og på nuværende tidspunkt er lidt mere end 50% på plads. Det forventes, at alle aftaler vil være på plads ultimo marts. Som det ser ud pr. 19.01.2008 ligger medlemstallet ca. 15-20 under det forventede fordelt på alle kategorier. Det betyder, at der må forventes en mindre kontingentindtægt end budgetteret. Det præcise beløb kendes omkring 1. marts, når medlemsbevægelserne ligger fast. GolfTV har meddelt, at ejerskabet overgår fra Dansk Golfferie til Dansk Golf TV ved Djon Bang. Vilkårene er uændrede for klubben, og bestyrelsen godkendte indgåelse af en ny aftale med Dansk Golf TV. 08-03: Strategi for rekruttering af nye medlemmer til Viborg Golfklub (Niels Erik Hansen og Casper Lindenmayer deltog i dette punkt) Bestyrelsen drøftede udfordringerne omkring de seneste års fald i antallet af prøvemedlemmer. Der var enighed om, at faldet skal ses som en del af en landsdækkende tendens til afmatning i tilgangen af nye golfspillere, men samtidig er det yderst vigtigt at forholde sig kritisk og strategisk til om VG s rekruttering af nye medlemmer kan optimeres. Bestyrelsen besluttede på baggrund af en bred drøftelse af problemstillingen samt et forslag fra Wilhelm Schütt, at nedsætte en arbejdsgruppe bestående af FU samt Casper Lindenmayer og Niels Erik Hansen. Udvalget har til opgave at udarbejde konkrete forslag til nye/forbedrede rekrutteringstiltag til fremlæggelse for bestyrelsen. 08 04: Samarbejde med Proen i 2008 (Niels Erik Hansen deltog i dette punkt) Bestyrelsen havde inviteret Niels Erik Hansen til en drøftelse af planerne for den kommende sæson: Peter Krøjer er færdiguddannet som elev og forlader klubben til fordel for et job ved Nyholms Golf Akademi. Det er vanskeligt at rekruttere nye ansatte/elever for tiden, da der er stor mangel på elever/proer, og antallet af klubber stiger hele tiden. Det forventes derfor ikke pt., at der ansættes en ny elev til den kommende sæson, hvor Michael fortsat er ansat. I stedet arbejdes der på at ansætte mere hjælp i Shoppen for på den måde at få dækket timerne ind. Niels Erik Hansen er meget glad for udvidelsen af Proshoppen og ser frem til de fordele, som det kommer til at give for de ansatte og kunderne. Ligeledes er der igen i 2008 etableret gode samarbejder med blandt andet Nørgaards Højskole, som har valgt VG som den foretrukne samarbejdspartner, da de føler at kvaliteten er i top. 08 05: Samarbejde med Caféen i 2008 (Tage Hansen deltog i dette punkt) Bestyrelsen havde inviteret Tage Hansen til en drøftelse af planerne for den kommende sæson.
Formanden indledte med at udtrykke stor tilfredshed med, at der nu er indgået en ny forpagtningsaftale mellem Viborg Golfklub og Tage Hansen. Aftalen bliver forhåbentligt til fælles gavn og glæde. Foregående sæson var meget hektisk, da Tage Hansen overtog forpagtningen midt i en travl sæson, så den kommende sæson bliver forhåbentligt mere rolig og forudsigelig. Tage Hansen udtrykte ligeledes stor tilfredshed med samarbejdet med klubben. Det har taget noget tid at lære kulturen og aktiviteterne i klubben at kende, men nu er det ved at være på plads, og der vil blive afholdt møder med de forskellige klubber i klubben for at sikre den bedst mulige koordinering. 08-06: TV i golfcaféen Bestyrelsen drøftede hvorvidt, der skal etableres TV i Golf Caféen. Bestyrelsen besluttede, at der forsøgsmæssigt kan etableres TV på den betingelse, at det placeres på 1. salen på en sådan måde, at det ikke kan ses fra stueetagen. Inden den endelige beslutning kan træffes, skal de samlede omkostninger ved etablering og drift af et TV undersøges, ligesom der skal findes en finansieringsmodel i samarbejde med Forpagteren. Golfmanageren undersøger sagen. 08-07: Ændringer af regler for reservation af starttider Der indføres som bekendt tidsreservation via Golfbox fra starten af den nye sæson, hvilket vil give en bedre og nemmere adgang for medlemmerne til at reservere tider, da det nye system er mere brugervenligt end Golf Organizer. Allerede i dag er det således, at man på den store infoskærm i inforummet kan se reserverede tider, og med Golfbox bliver det meget nemt at reservere en ledig tid direkte fra touchscreen samt udprinte en bekræftelse. Ny touchscreen m.v. Desværre har sekretariatet måttet konstatere, at den nuværende touchscreen ikke kan anvendes til Golfbox, da der kræves en opløsning på mindst 1024 x 768 hvor den kun kan vise 800 x 600. Det betyder, at man ikke kan se hele billedet, hvilket ikke er holdbart. Golfmanageren har undersøgt priser og muligheder ved andre golfklubber som har installeret lignende udstyr, og den samlede pris udgør ca. 10.000 + moms for: 22 tommer touchscreen (den nuværende er 15 tommer) Kortlæser Kvitteringsprinter Opsætning og installation. Denne udgift skal afholdes for at få systemet til at fungere. Sekretariatet vil forsøge at sælge den gamle skærm for på den måde at reducere omkostningerne. I forbindelse med udskiftning af udstyret i inforummet foreslår Golfmanageren, at der opsættes en skærm i starterhuset, som viser de reserverede tider. Det vil automatisere tidsbestillingen og give medlemmerne meget bedre muligheder og service i forhold til tidsbestilling, idet alle reserverede tider automatisk opdateres. Forventet udgift til dette udstyr er kr. 9.000 + moms for skærm, computer samt føring af strøm og netværksledning ledning fra klubhuset til starterhuset, forudsat at greenkeeperne graver kablet ned.
Forslag til ændring af regler for tidsbestilling Sekretariatet oplever på linie med de øvrige klubber i Danmark at medlemmernes ønsker til tidsbestilling er stigende. Stadig flere medlemmer ønsker mulighed for at bestille tid, inden de skal ud at spille. I sæsonen oplever sekretariatet ofte, at greenfeespillere ringer på dagen for at reservere en starttid, fordi vejret er godt. Da de ikke kan reservere en tid, da reservationerne stopper dagen før, vælger de fleste at reservere i Hjarbæk eller et andet sted, hvor de kan være sikre på at komme ud. Det koster VG en del greenfeegæster i løbet af sæsonen. Da Viborg Golfklub indførte tidsbestilling i 2005 besluttede man en model, der kombinerede muligheden for tidsbestilling med fortsat mulighed for at gå i boldrende, idet tidsbestillingen stopper dagen før kl. 12.00. Ikke reserverede tider er herefter boldrende. Alle faste ugedagsturneringer er blokeret på forhånd, til Onsdagsherrer, Tirsdagspiger, Seniorer, Oldboys samt Morgenfruer. Herudover er der på lørdage, søndage og helligdage boldrende frem til kl. 10.00. Golfmanageren finder, at der med skiftet i systemet og de nye muligheder er grund til at revurdere reglerne for tidsbestilling for at få dem tilpasset flest mulige medlemmers og gæsters ønsker og behov Golfmanageren foreslår at: Reglerne omkring blokering af tider til gunstarter for ugedagsturneringerne for klubberne i klubben fortsættes uændret. Reglen om boldrende på lørdage, søndage og helligdage før kl. 10.00 fjernes således, at der indføres tidsbestilling alle dage hele dagen. Reglen om, at tidsbestillingen stopper dagen før kl. 12.00 ændres til, at tidsbestillingen stopper ½ time før starttid. Alle tider, der ikke er reserveret ½ time før start, er boldrende tider. Reglen om max hcp på 36 lørdag, søndag og helligdage inden kl. 11.00 på den store bane fastholdes. Tider kan reserveres via hjemmesiden eller via touchscreen i Inforummet Alle reserverede tider skal bekræftes i Inforummet, og reservationer, der ikke er bekræftet senest 15 minutter før start, annulleres og bliver til boldrende tider Reservationssedlerne fjernes og erstattes af en skærm opsat i starterhuset. Bestyrelsen besluttede at: Godkende investering i ny touchscreen med tilhørende udstyr til Inforummet Godkende investering i udstyr til visning af reserverede tider i starterhuset. Godkende forslaget om ændring af regler for tidsbestilling i Viborg Golfklub med den tilføjelse, at der lørdage, søndage og helligdage først kan reserveres starttider fra kl. 9.00. Det tilføjes, at der i uændret omfang som hidtil reserveres tider til gunstart for klubber i klubben og for turneringer. Bestyrelsen vil efter en passende periode tage tidsreserveringsspørgsmålet op til evaluering. 08-08 Oprettelse af Huskomité i Viborg Golfklub Egon Christensen stillede forslag om, at der igen i golfklubben oprettes en huskomite, med golfmanageren som formand. Begrundelsen for forslaget er: At lette managerens daglige arbejde og hermed frigive tid til andet relevant arbejde.
At udnytte noget af den store videnkapacitet, der findes blandt klubbens medlemmer og At inddrage flere af klubbens medlemmer i frivilligt arbejde. Bestyrelsen besluttede at nedsætte en huskomité og overgav opgaven med etablering af udvalget til Egon Christensen og golfmanageren. 08-09: Godkendelse af ordensregler for Viborg Golfklub Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der skal udarbejdes et forslag til ordensregler for Viborg Golfklub. Golfmanageren præsenterer derfor forslag til sådanne. Bestyrelsen drøftede forslaget og besluttede, at alle bestyrelsesmedlemmer fremsender kommentarer/rettelser til det udarbejdede forslag snarest til Golfmanageren. Formand og golfmanager udarbejder herefter et endeligt forslag til bestyrelsens godkendelse 08-10: Eventuelt Planlægning af medlemsmøde Medlemsmødet afholdes den 26. marts i Golf Caféen og følgende emner behandles: Udviklingsplan for banen Udvidelse / ombygning af greenkeepergården Præsentation af Golfbox samt de nye reservationsregler Ordens- og etiketteregler for Viborg Golfklub Ref Klaus Frejo Datoer for kommende bestyrelsesmøder Bestyrelsen fastlagde tidspunkterne for bestyrelsesmøderne frem til sommerferien Tilmelding til Rep møde i DGU Bestyrelsen drøftede indbydelsen til DGU s repræsentantskabsmøde 14. marts i København med sidste tilmelding 1. marts. Bestyrelsen besluttede, at formand og golfmanager beslutter, om VG skal repræsenteres. Golfmanageren fremlagde forslag til nyt henvisningsskilt til placering foran klubhuset. Bestyrelsen overvejer forslaget samt evt. alternativer indtil næste møde, hvor sagen genoptages. Golfmanageren indhenter tilbud på flytning af trappen i Golf Caféen til bestyrelsens senere stillingtagen.