Åbent referat Beredskabskommissionen 17. september 2013 kl. 8.00 9.00 på Brandstationen, beredskabschefens kontor Michael Vindfeldt havde meddelt forfald. 9. Meddelelser fra formanden 16 10. Plan for fortsat drift (beredskabsplan) fortsat drøftelse 17 11. Evaluering af risikobaseret dimensionering 20 12. Eventuelt 21
9. Meddelelser fra formanden Beredskabskommissionen tog orientering om a) Nye medlemmer i Beredskabskommissionen b) Udbud af ambulancetjenesten c) ESCO projekt på Frederiksberg Brandstation d) Politisk aftale om redningsberedskabet 2013-2014 til efterretning. Referat 17. september 2013 Side 16
10. Plan for fortsat drift (beredskabsplan) fortsat drøftelse Beredskabskommissionen indstiller at Magistraten 1. godkender udkast til Beredskabspolitik, 2. godkender udkast til Frederiksberg Kommunes plan for fortsat drift bestående af hovedplan, Retningslinjer for Alarmering af nøglepersoner, Retningslinjer for Krisestyring, samt Retningslinjer for Information og kommunikation. Beskrivelse af sagen: Kommunalbestyrelsen skal efter Beredskabslovens 25 mindst en gang i hver valgperiode udarbejde og vedtage en samlet plan for kommunens beredskab (den civile sektor). Ansvaret for udarbejdelse af planen er lagt i By- og Miljøområdet, Brandvæsenet. Planen for den civile sektor omfatter efter Beredskabsloven planlægning for opretholdelse og videreførelse af samfundets funktioner i tilfælde af ulykker og katastrofer herunder krigshandlinger. Planen skal således kunne anvendes som et styringsinstrument ved alle tænkelige hændelser, der kan ramme kommunen, så driften i videst muligt omfang kan opretholdes. Dette stiller krav til stor fleksibilitet, og betyder, at planen skal laves, så den giver mulighed for en styret indsats og optimal anvendelse af ressourcerne. Ved seneste revision blev beredskabsplanen gjort langt mere operativt orienteret ved at reducere indholdet og ombryde det samlede plankompleks til 3 niveauer bestående af: - Niveau 1 som er den overordnede plan for fortsat drift, der indeholder oplysninger om Frederiksberg Kommune, herunder geografi, bebyggelse, befolkning, infrastruktur, Risiko- og sårbarhedsforhold i kommunen, Ledelse og samarbejde, Information og kommunikation og Alarmering. - Niveau 2 som er operativt orienterede retningslinjer for håndtering af udvalgte scenarier. Retningslinjerne skal nøje beskrive alarmeringsfasen, organiseringen af indsatsen, plan for indsatsen, informationsplan, telefonlister, kompetence- og ansvarsforhold samt særlige forhold. - Niveau 3 som er lokalt orienterede beredskabsmapper for de enkelte skoler, institutioner m.v. I denne ombrydning var der samtidig fokus på i langt højere grad end tidligere at tage højde for det massive informationsbehov, der erfaringsmæssigt opstår som følge af større hændelser og kriser. Borgere og medier har en forventning om og krav på information i forbindelse med sådanne hændelser, hvilket både skybruddet 2. juli 2011 og branden i KB hallen 28. september 2011 viste. Siden disse hændelser er der etableret forskellige praktiske tiltag, som kan støtte op om denne udfordring, eksempelvis klare interne kommunikationskæder på relevante nøglepersoner, muligheden for hurtigt at etablere alternativ forside på kommunes hjemmeside samt muligheden for udsendelse af bered- Referat 17. september 2013 Side 17
skabsinformation via SMS. Kommunens hjemmeside bruges som det primære informationsmedie til både borgere og presse. Den overordnede opbygning af plankomplekset er ved den aktuelle revision fastholdt. Fokus har ved denne revision været at styrke planens værdi og ikke mindst operative funktionalitet gennem følgende tiltag: - Beredskabspolitik. Der er udarbejdet en beredskabspolitik, som sætter rammen for arbejdet med at styrke kommunens beredskab, og beskriver de overordnede retningslinjer for, hvordan beredskabsopgaver håndteres i kommunen. I sammenhæng med Frederiksbergstrategien handler det grundlæggende om, at Frederiksberg skal være et robust, sikkert og trygt sted at bo, arbejde og drive virksomhed. - Risikoafdækning. Med henblik på at afdække kritiske funktioner, kortlægge nuværende procedurer og efter behov bistå med kvalitetssikring af eksisterende procedurer eller udvikling af nye, er der gennemført en række workshops med de enkelte områder (direktør, chef og lederniveau). Områderne er på den baggrund ved at kvalitetssikre eksisterende planer og procedurer samt udarbejde nye for de risici, som i øvrigt blev afdækket og prioriteret. - Kommunes overordnede risikoprofil. Med afsæt i den eksisterende risikoprofil og med input fra processen med risikoafdækning er kommunens overordnede risikoprofil blevet revideret, så der foreligger et aktuelt grundlag for den samlede plan. - Ejerskab. I forbindelse med hændelser, hvor planen aktiveres, er det vigtigt at være opmærksom på, at dette ikke ændrer ved det daglige sektoransvar. En væsentlig del af arbejdet med udvikling af planen har derfor været at sikre lokalt ejerskab til planen. Brandvæsenets rolle er at koordinere og skabe sammenhæng samt bistå med udviklingen af lokale planer. Workshops var en del af processen, og for at fastholde dette ejerskab og skabe basis for tværgående udvikling er der nedsat en beredskabskontaktgruppe med en repræsentant fra alle Områder. - Planens tilgængelighed. Aktuelt er hovedplanen tilgængelig for borgere og medier via kommunens hjemmeside, mens retningslinjer, kommunikationskæder, actioncards m.v. er tilgængelig for kommunes nøglepersoner via insite. For at sikre planen en større IT-mæssig robusthed og tilgængelighed bliver planen med tilhørende instrukser og actioncards efter godkendelse indarbejdet det digitale krisehåndteringsværktøj C3 (Command, Control og Communication). - Beredskabsprogram. Udvikling af kommunes beredskab er en fortløbende proces, så der er for den kommende periode udarbejdet en beredskabsprogram, som beskriver, hvordan kommunes Områder i den kommende periode skal arbejde med at udmønte politikkens mål. Eksempelvis påbegyndes stabsuddannelse for nøglepersoner i efteråret, og der gennemføres tværgående beredskabsøvelse for afprøvning af planen. Den samlede plan for fortsat drift har været forelagt direktionen den 18. juni, og har efter præsentation i Beredskabskommissionen den 24. juni været i høring hos beredskabs- Referat 17. september 2013 Side 18
kommissionens medlemmer frem til 15. august. Der er på den baggrund ikke indkommet skriftlige bemærkninger, hvorfor planen forelægges til endelig godkendelse i Beredskabskommissionen. Herefter sendes planen til godkendelse i Magistraten og Kommunalbestyrelsen på de førstkommende møder i september. Endelig skal planen efter godkendelse indsendes til Beredskabsstyrelsen. Økonomi: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionens møde 17. september 2013, M, K, 11/000407, LR. Bilag: 1. Udkast til Beredskabspolitik 2. Udkast til Hovedplan 3. Udkast til Retningslinjer for indkaldelse af nøglepersoner 4. Udkast til Retningslinjer for krisestab 5. Udkast til Retningslinjer for information og kommunikation Referat 17. september 2013 Side 19
11. Evaluering af risikobaseret dimensionering Beredskabskommissionen tog orienteringen om evaluering af risikobaseret dimensionering til efterretning. Beskrivelse af sagen: Kommunalbestyrelsen besluttede på møde den 19. marts 2012 ny risikobaserede dimensionering for Frederiksberg Brandvæsen. Beredskabsstyrelsen fandt anledning til i deres bemærkninger til såvel Frederiksbergs som Københavns risikobaserede dimensionering at påpege at samarbejdet mellem kommunernes beredskaber løbende skulle evalueres. På den baggrund er 2. evaluering af samarbejdet netop udarbejdet og fremsendt til Beredskabsstyrelsen den 6. august 2013. Konklusionen i evalueringsrapporten er, at samarbejdet på alle operative niveauer forløber upåklageligt, der disponeres og indsættes de rigtige ressourcer. Der er med samarbejdet endvidere opnået en større robusthed i kommunerne, samt mulighed for større fleksibilitet, idet det er blevet lettere gensidigt at dække hinanden. Som supplement til den overordnede evaluering af samarbejdet har Frederiksberg Brandvæsen, med afsæt i gode erfaringer fra ambulanceområdet, indført et system med mulighed for indberetning af utilsigtede hændelser. Formålet er at opsamle og evaluere på de mere praktiske udfordringer, som opstår i forbindelse med udrykninger og indsatser, for derved at skabe grundlag for dels løbende læring og udvikling, og dels akkumulere erfaringer til en kommende risikobaseret dimensionering. Evalueringen er bilagt til orientering. By- og Miljøområdets vurdering: By- og Miljøområdet vurderer, at den risikobaserede dimensionering er under implementering som forudsat, og vil sikre et tilstrækkeligt og velfungerende beredskab på Frederiksberg. Økonomi: Ingen. Borgmesterpåtegning: Ingen. Behandling: Beredskabskommissionens møde 17. september 2013. 11/000407, lr. Bilag: Notat vedr. indsatssamarbejde mellem Frederiksberg og Københavns Brandvæsen Referat 17. september 2013 Side 20
12. Eventuelt Referat 17. september 2013 Side 21