Frederikshavn Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud Juni 2014
RAPPORT OM FREDERIKSHAVN KOMMUNE 1 Frederikshavn Kommunes administration af ordninger med statsrefusion, medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud Kontor: 1. kontor J.nr.: 2013-6448-19 I. Indledning 1. Rigsrevisionen besøger hvert år et antal kommuner som led i revisionen af statens afregning af statsrefusion med kommunerne, jf. Rigsrevisorlovens 5 og 6. Rigsrevisionen har gennemgået Frederikshavn Kommunes administration af ordninger med statsrefusion i regnskabsåret 2013. Gennemgangen omfattede kommunens budgettering og administration i forbindelse med refusionshjemtagelsen for at vurdere, om kommunen har etableret en forvaltning, der er med til at sikre en tilfredsstillende administration af ordninger med statsrefusion. Vi gennemgik også resultaterne af den senest afrapporterede udførte revision, som vedrørte 2012. Formålet var at vurdere, om revisionen af kommunens regnskab var udført i overensstemmelse med de statslige krav og god offentlig revisionsskik. Desuden var formålet at vurdere, om kommunen havde foretaget en tilstrækkelig og rettidig opfølgning på revisors bemærkninger og anbefalinger samt på ministeriernes decisionsskrivelser. Som led i en særskilt undersøgelse om finansieringsmodellen for forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge (kommunal medfinansiering og beskæftigelsestilskud) har vi endvidere i år særligt haft fokus på kommunens administration af medfinansieringen af a- dagpenge, herunder kommunens budgettering og kontrol af udgifterne til medfinansiering og datagrundlag for beregningen af medfinansieringsbidraget for forsikrede ledige. I sammenhæng hermed drøftede Rigsrevisionen kommunens administration vedrørende beskæftigelsestilskuddet. 2. Rigsrevisionens rapport behandler følgende temaer: Afsnit II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse Budgettering og budgetopfølgning Tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen Opfølgning på den udførte revision Afsnit III. Kommunens administration vedrørende forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge Budgettering af medfinansieringsordningen Procedurer vedrørende medfinansieringsordningen Procedurer vedrørende beskæftigelsestilskuddet
II. Kommunens budgetteringsprocedure og refusionshjemtagelse 3. Rigsrevisionen gennemgik kommunens budgetlægning og budgetopfølgning, procedurer for hjemtagelse af refusionen, den seneste revisionsberetning om regnskabsåret 2012 og kommunens opfølgning på bemærkningerne hertil. Budgettering og budgetopfølgning 4. Frederikshavn Kommune har organiseret økonomiområdet i 2 søjler. I Finans varetages funktioner vedrørende bogholderi, opkrævning, indkøb og forsikring mv. Forhold vedrørende arbejdsmarked, børn og kultur, social og sundhed, plan- og analyse samt budget og regnskab er placeret i Udvalgsservice. Udvalgsservice varetager opgaverne vedrørende hjemtagelse af statsrefusion, og kommunen oplyste, at Udvalgsservice har en tæt kontakt med de decentrale enheder. 5. Budgettet er baseret på pris- og mængdeforudsætninger, og der kigges til sidste års tal. Når der lægges budget, sker dette i dialog med de decentrale enheder. Selve budgetlægningen sker systemmæssigt med afsæt i systemet KMD-Opera kombineret med egne data og viden. Økonomifunktionen udarbejder budgetopfølgning pr. 30.4 og 31.8 til brug for den politiske behandling med resultat og bemærkninger for hvert politisk hovedområde. Opfølgningen forholder sig til årets resultat til dato sammenholdt med det vedtagne budget for året og det korrigerede budget for året. Kommunens medfinansiering af a-dagpenge følges endvidere månedsvis af Økonomi. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen forklarer afvigelser i resultaterne, uanset om der er tale om et mindre- eller merforbrug. 6. Rigsrevisionen vurderer, at kommunens procedurer for budgetlægning og budgetopfølgning generelt medvirker til at sikre et tilfredsstillende grundlag for refusionshjemtagelsen. Rigsrevisionen finder det endvidere hensigtsmæssigt, at kommunen udarbejder perioderegnskaber samt kommenterer på afvigelser og forventninger til årets resultat. Tilrettelæggelse af refusionshjemtagelsen 7. Ansvaret for refusionshjemtagelsen er placeret hos 1 medarbejder i Udvalgsservice. Dog med undtagelse af området for særligt dyre enkeltsager og boligsager, der varetages af 2 andre medarbejdere i Udvalgsservice. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen har udarbejdet en skriftlig vejledning til brug for hjemtagelse af statsrefusion i forbindelse med, at opgaven for nylig blev overtaget af en anden medarbejder. Kommunen oplyste, at andre medarbejdere med kendskab til systemet vurderes at have mulighed for at indgå i arbejdet med refusionshjemtagelsen. Rigsrevisionen konstaterede, at Frederikshavn Kommune havde et begrænset ledelsesmæssigt tilsyn med refusionshjemtagelsen, men baserer sig på erfaring hos de 3 medarbejdere. 8. Refusionen hjemtages på baggrund af de månedlige budget- og regnskabsopfølgninger og justeres således løbende efter faktisk forbrug. Kommunerne anmoder elektronisk om statsrefusion. Refusionssystemet indeholder et udsvingsbånd, der er en ramme for, hvornår kommunen skal afgive forklaringer på afvigelser i forhold til tidligere refusionsanmodninger. Frederikshavn Kommune oplyste, at de, når de
3 kommer i kontakt med udsvingsbåndene, foretager en sammenligning til sidste periode og år, og at de knytter en kommentar til afvigelsen som påkrævet. 9. Rigsrevisionen vurderer, at kommunen i det væsentlige har tilrettelagt sin forvaltning på en måde, der medvirker til at sikre en tilfredsstillende administration af ordninger med statsrefusion. Opfølgning på den udførte revision 10. Rigsrevisionens gennemgang af kommunens revisors beretning for 2012 viste, at den udførte revision ikke havde givet anledning til revisionsbemærkninger, og at der er foretaget opfølgning på revisionsbemærkninger fra tidligere år. Revisor vurderede på grundlag af revisionen af personsager, at Frederikshavn Kommune havde gode forretningsgange. Gennemgangen viste endvidere, at forvaltningen havde taget tiltag til at indarbejde de revisionsbemærkninger og anbefalinger, som revisor havde foreslået forvaltningen. Endelig viste Rigsrevisionens gennemgang, at kommunen havde fremlagt revisionsberetningen for kommunalbestyrelsen. Sagsfremstillingen indeholdt ligeledes en beskrivelse af forvaltningens tiltag og forventninger til forbedringer på de pågældende områder. 11. Rigsrevisionen vurderer, at kommunens opfølgning på den udførte revision vedrørende regnskabsåret 2012 var tilfredsstillende. III. Kommunens administration vedrørende forsikrede lediges arbejdsløshedsdagpenge 12. Rigsrevisionen gennemgik Frederikshavn Kommunes administration vedrørende henholdsvis medfinansiering af a-dagpenge og beskæftigelsestilskud. Gennemgangen havde fokus på kommunens budgettering af medfinansieringsordningen samt procedurer vedrørende henholdsvis medfinansieringen og beskæftigelsestilskuddet. Budgettering af medfinansieringsordningen 13. Kommunen oplyste, at budgetteringen af medfinansieringen af dagpenge sker med udgangspunkt i antallet af helårspersoner og den fastlagte indsats. Kommunen fandt ikke, at jobindsats er særlig anvendelig til budgetlægning, men mere egnet til statiske formål. Procedurer vedrørende medfinansieringsordningen 14. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen har nedskrevet de procedurer, der følges i forbindelse med kontrol af medfinansieringen. Kommunen oplyste, at ansvaret for de forskellige opgaver vedrørende kontrol af medfinansieringsbidraget ligger i Udvalgsservice. 15. Kommunen har valgt KMD som dataleverandør til registrering af jobcenter data. I tillæg til standardløsningen har kommunen tilkøbt Opus Lis og et modul, der kan levere a- kassedata. Tilkøbene er sket ud fra et bevidst valg om at kunne følge data og anvende disse i rapporterings-, budgetmæssig- og kontrolsammenhæng. Kommunen intensiverede kontrollen af medfinansieringsbidraget ved fx større lovændringer. Procedurer vedrørende beskæftigelsestilskuddet 16. Kommunerne bliver samlet set i et vist omfang kompenseret for medfinansieringen med beskæftigelsestilskuddet. Økonomikontoret har ansvaret for opfølgningen på beskæftigelsestilskuddet. Kommunen oplyste, at det ikke kan lade sig gøre at benytte tilskuddet som et aktivt styringsredskab pga. de løbende reguleringer. Området budgetteres derfor med et nul, dvs. at beskæfti-
gelsestilskuddet og kommunens medfinansiering af dagpenge budgetmæssigt er af samme størrelse. Et eventuelt over- eller underskud tilfalder kommunekassen. 17. Udfordringen er ifølge kommunen at få budgettet på beskæftigelsestilskuddet til at holde. Kommunen har ikke haft problemer hermed de sidste 3 år pga. den faldende ledighed, men kommunen vurderede, at denne tendens ikke kan fortsætte, og at der i en situation, hvor beskæftigelsestilskuddet belaster kommunekassen, vil blive foretaget prioriteringer for at få finansieringen af beskæftigelsestilskuddet til at hænge sammen. 18. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunen kan gennemføre væsentlige kontroller med data og dermed beregningsgrundlaget for medfinansieringsordningen, bl.a. på grund af tilkøb af ekstra it-moduler med a-kassedata. Rigsrevisionen finder, at kommunen har hensigtsmæssige procedurer for kontrol, hvor fokus primært er på fejl eller mangler i a- kassegrunddata samt perioder med lovændringer. 19. Rigsrevisionen konstaterede, at kommunens egne vurderinger af vanskelighederne forbundet med sikker budgettering og prognosticering af beskæftigelsestilskuddet fremføres som en generel problematik i de kommuner, Rigsrevisionen har besøgt i forbindelse med undersøgelsen.