Årsberetning 2011 praksiskonsulentordningen i Region Hovedstaden Maj 2012 Praksiskonsulentordningen Årsberetning 2011 praksiskonsulentordningen i Region Hovedstaden Maj 2012 Praksiskonsulentordningen
Indledning Årsberetningen for praksiskonsulentordningen tager udgangspunkt i og følger opbygningen i handleplan 2011 og udarbejdes med udgangspunkt i praksiskoordinatorernes årsberetninger samt referater fra styregruppemøder. Formålet med årsberetningen er at beskrive arbejdet i praksiskonsulentordningen for styregruppen og samarbejdsudvalget for almen praksis. Desuden tjener årsrapporten også som et væsentligt erfaringsgrundlag for den forestående udvikling af praksiskonsulentordningen i sammenhæng med de øvrige konsulentordninger i regionen. I 2011 var det overordnede tema konsolidering og implementering af praksiskonsulentordningen i Region Hovedstaden. Særligt har der været fokus på, hvordan arbejdet i praksiskonsulentordningen når ud til de praktiserende læger. I denne forbindelse har 2011 budt på en synliggørelsesindsats af PKO samt mange større og mindre projekter med fokus på at fremme samarbejde, kvalitet og kommunikation mellem almen praksis og hospitaler. Årsberetningen er inddelt i følgende afsnit Kommunikation og samarbejde mellem praksis og hospital/psykiatri Tilrettelæggelse af patientforløb over sektorgrænser Synliggørelse af praksiskonsulentordningen Øvrige aktiviteter Regnskab for 2011 2
Kommunikation og samarbejde mellem praksis og hospital/psykiatri Audits Kvalitative audits I 2010 besluttede styregruppen, at PKO i 2011 genoptager proceduren fra 2009, hvor praksiskonsulent og visiterende overlæge kvalitativt auditerer 15 henvisninger og epikriser. Primo november 2011 havde den kvalitative audit fokus på pakkeforløbene for kræft, hjertesygdom og psykiatri. På afdelinger med pakkeforløb skulle overlægen og praksiskonsulenten gennemgå i alt 15 henvisninger og epikriser i 15 journaler fra pakkeforløb. På afdelinger, som ikke har pakkeforløb, blev 15 konsekutive henvisninger og epikriser tilsvarende auditeret. De væsentligste fund i disse kvalitative audits blev drøftet på Region Hovedstadens PKO møde d.1.12.11 med henblik på at aftale fremadrettede kvalitetsforbedrende initiativer. Alle henvisninger og epikriser er blevet kvalitativt vurderet i forhold til anbefalingerne i MedComs vejledning for den gode henvisning: http://svn.medcom.dk/svn/releases/standarder/den%20gode%20henvisning/ EDI/REF01.pdf Kvantitative audits I 2011 blev mere end 1200 dokumenter kvalitativt auditeret på somatiske afdelinger på Bispebjerg, Frederiksberg Hospital, Frederikssund Hospital, Gentofte Hospital, Glostrup Hospital, Hvidovre Hospital, Hillerød Hospital, Herlev Hospital og Rigshospitalet og i Psykiatrien. De overordnede fund i audit 2011 er listet nedenfor. 71% af henvisningerne og 87% af epikriserne blev samlet vurderet som værende tilfredsstillende eller meget tilfredsstillende. 7,5% af henvisningerne og 3% af epikriserne var ikke tilfredsstillende, og 21,5% af henvisningerne og 10% af epikriserne var mindre tilfredsstillende. Både henvisninger og epikriser manglede ofte oplysning om, hvad der er sagt til patienten og oplysninger om patientens faste 3
medicinering samt foretagne medicinændringer. Tager patienten ingen medicin ved henvisning og udskrivelse, bør dette ekspliciteres. Manglende mulighed for at medsende kurver er både et problem for henvisende læge (fx anmodningsskema for abort, MR skema og børns vækstkurver) og epikriseskrivende hospitalsafdelinger (fx INR, BMC og renografikurver) Herunder var følgende fund blandt de væsentligste: Henvisninger Manglende mobiltelefonnummer på patient/pårørende. Allergifeltet bør udfyldes med fx et 0, hvis der ikke er kendt allergi. Behov for tolkebistand og transport bør udfyldes. Epikriser Klar opsætning med Plan vil lette almen praksis mulighed for at se den fremadrettede plan for patienten. Epikriser manglede, når patienten var overgået til et ambulant forløb. Kontaktperson er kun angivet i et fåtal af epikriserne, men da dette ikke er et krav i den regionale vejledning for epikrisens indhold, har det ikke været tillagt vægt i den samlede kvalitative vurdering af epikrisen. Et generelt forbehold for endelig godkendelse af epikrisen bør udgå. Specielt for pakkeforløbene: Ved henvisning til pakkeforløb for brystkræft er der fortsat læger, som glemmer, at der skal henvises til Røntgen på enten HeH eller RH og altså ikke til CVI, hvilket kan forsinke forløbet. Angivelse af NYHA klasse ved henvisning til pakkeforløb for hjertesygdom mangler ofte. Korteste og længste ventetid ved både hjertepakke og kræftpakkeforløb var henholdsvis 0 og 90 dage. I gennemsnit var ventetiden for patienter henvist til pakkeforløb for kræft fra 0 dage 1 uge. Ved henvisning til psykiatriske pakkeforløb var ventetiden 1-2 måneder og angivelse af evt. comorbiditet manglede ofte. Audit af CVI 2011 bød også på kvalitativ audit af 45 henvisninger til Centralvisitationen (CVI) i planlægningsområde Midt. 15 konsekutive, 15 elektive henvisninger til pakkeforløb for kræft og 15 udvalgte problematiske henvisninger blev auditeret. De væsentligste resultater er listet nedenfor. Ca. 95% af henvisninger kan håndteres direkte af sekretærerne i CVI, men de resterende 5% kræver telefonkontakt til henvisende læge, fordi henvisningen ikke er fyldestgørende. Telefonkontakt til CVI er forbeholdt indlæggende læger. Patienter skal således ikke ringe til CVI og rykke for tider, klage mm. Af de 15 auditerede henvisninger til pakkeforløb for kræft var de 13 sendt som elektive henvisninger og 2 som akutte. Ingen af dem var 4
således markeret som Særlige forhold: pakkeforløb for kræft, som anbefalet. I de 15 henvisninger, hvor man havde fundet problematiske forhold, drejede det sig bl.a. om, at genhenvisninger blev forsøgt benyttet til at fremskynde elektive indlæggelser og til at sende forskellige former for klager. I øvrigt viser det sig, at den elektroniske henvisning ved akut indlagte patienter ofte ikke benyttes. I stedet benyttes de oplysninger, som sekretæren nedskriver under samtalen med henvisende læge. En procedure som må kunne rumme risiko for utilsigtede hændelser. Regionens praksis risikomanager vil udføre en patientsikkerhedsanalyse af dette forhold. Praksiskonsulenterne har i de fleste forløb gennemført auditeringen med den visiterende overlæge. I nogle tilfælde har dette dog ikke været muligt og auditeringen er i stedet gennemført alene eller sammen med en sygeplejerske. Efter gennemført auditering har praksiskonsulenterne præsenteret de væsentligste fund på afdelingskonferencer. Desuden har praksiskoordinatorer præsenteret væsentlige fund for hospitalsdirektionerne samt for PKO styregruppen. Korrespondancemeddelelser Den elektroniske korrespondancemeddelelse er en mulighed for sikker elektronisk kommunikation mellem sundhedsvæsenets parter, når henvendelsen ikke kræver akut handling. Den er uafhængig af telefontider, åbningstider mv. og er derfor et fleksibelt kommunikationsredskab, der kan indpasses i den enkeltes arbejdsgang. Der er imidlertid stadig nogle tekniske problemer forbundet med brugen af korrespondancemeddelelser. Bl.a. kan man endnu ikke vedhæfte filer, og begrænsningen på antallet af anslag i meddelelsen kan i nogle tilfælde være en udfordring. I slutningen af 2011 udarbejdede IMT et udkast til en vejledning for brug af korrespondancemeddelelser. Denne vejledning har til formål at skabe et entydigt brug af korrespondancemeddelelser på tværs af sundhedsvæsenet. Praksiskonsulenterne arbejder på at få udbredt kendskabet til denne vejledning. 5
Fælles medicinkort Det Fælles Medicinkort blev lanceret i slutningen af 2011. FMK giver alle ordinerende læger adgang til at se og opdatere den aktuelle medicinering for en patient. I løbet af 2011 har regionens datakonsulenter afholdt 16 værktøjsmøder, der skulle fremme brugen af FMK i almen praksis. Der har i alt været 644 personer til værktøjsmøderne fordelt på 287 ydernumre. Værktøjsmøderne vil forsat blive afholdt i første halvår af 2012. Centrale Visitationsenheder I maj 2011 blev der etableret centrale visitationsenheder (CVI) i alle planlægningsområder. Disse modtager alle somatiske henvendelser både akutte og elektive fra almen praksis, lægevagt og speciallægepraksis. Formålet med etableringen af CVI er er bl.a. at understøtte gode overgange mellem praksissektoren og hospitalerne ved at bidrage til, at henvisningerne kommer hurtigt frem til den rigtige hospitalsafdeling. I juni 2011 blev der desuden etableret en central visitation for elektive henvisninger til voksenpsykiatrien (CVI-psyk). Bornholm er imidlertid undtaget. Her skal lægerne stadig sende deres henvisninger til psykiatrisk center Bornholm. 6
Tilrettelæggelse af patientforløb over sektorgrænser Tværsektorielle patientforløbsbeskrivelser Ved udgangen af 2011 var der i alt udarbejdet 125 patientforløbsbeskrivelser. De 42 af disse er enten udarbejdet eller revideret i løbet 2011. Forløbsprogrammer I løbet af 2011 er der udarbejdet et forløbsprogram for hjerte-kar sygdomme. Desuden er forløbsprogrammet for KOL blevet revideret. Praksiskonsulentordningen er repræsenteret i formandskabet for udarbejdelsen af forløbsprogram for demens samt for lænde-ryg og hjertekar. Praksiskonsulentordningen er på denne måde repræsenteret i de centrale fora for drøftelser om forløbsprogrammer. Pakkeforløb Af de 125 patientforløbsbeskrivelser er de 13 henvisningsvejledninger til kræftpakkeforløb. Der er desuden udarbejdet 4 henvisningsvejledninger til hjertepakkeforløb, der dækker alle fire grupper af hjertepatienter. År 2011 har desuden budt på udarbejdelse af 8 henvisningsvejledninger til psykiatriske pakkeforløb. Region Hovedstaden er den første region, som har psykiatriske pakkeforløb. Kommunal praksiskoordinator I 2010 blev alment praktiserende læge Jesper Lundh ansat som kommunal praksiskoordinator under kronikerprogrammet indtil udgangen af 2012. Formålet med den kommunale praksiskoordinatorfunktion er at udvikle det kommunalt-lægelige samarbejde, udvikle den kommunale praksiskonsulentfunktion samt varetage koordinationen på tværs mellem de kommunale praksiskonsulenter og til de regionale praksiskoordinatorer på regionens hospitaler. 7
I løbet af 2011 har der primært været fokus på brobygning mellem kommuner og region. Dette er blandt andet forsøgt adresseret via en række netværksmøder, hvor kommunale praksiskonsulenter har fået muligheden for at erfaringsudveksle. Desuden har der været afholdt to årstræf, hvor de kommunale praksiskonsulenter har kunnet møde de regionale praksiskonsulenter. Herudover er der i forbindelse med den kommunale praksiskoordinatorfunktion dannet et elektronisk netværk. Desuden udsendes der nyhedsbreve til de kommunale praksiskonsulenter samt opdateringer på ordningens site på sundhed.dk: https://www.sundhed.dk/sundhedsfaglig/praksisinformation/almenpraksis/hovedstaden/konsulenter/kommunal-praksiskonsulentordning/ 8
Synliggørelse af praksiskonsulentordningen Den 16. august 2010 godkendte styregruppen et udkast til en synliggørelsesindsats udarbejdet af en arbejdsgruppe under styregruppen med deltagelse af alle parter. Synliggørelsesindsatsen har forløbet over 2010 og 2011 med henblik på at øge kendskabet til praksiskonsulentordningen blandt såvel de praktiserende læger som hospitalspersonale. Status på projekt for synliggørelse af PKO Mål Status ultimo 2010 Hospitalerne 2010: Dialog indledt med Koncern Kommunikation og dennes netværk ud i virksomhederne om udarbejdelse af generisk model for præsentation af praksiskonsulentordningen på virksomhedernes intranet 2011: Alle hospitaler har en side om praksiskonsulentordningen på deres intranet 2010 og 2011: Alle praksiskonsulenter deltager i udvalgte konferencer på deres afdeling De alment praktiserende læger 2010: Alle praksiskonsulenter har fået taget deres foto. Denne model er lavet. Dog er den endnu ikke implementeret på alle hospitaler i regionen. De fleste hospitaler har nu en beskrivelse af PKO på deres intranet Alle praksiskonsulenter deltager i udvalgte konferencer på deres afdeling for så vidt, det er relevant. Fotos er taget på praksiskonsulentordningens regionsmøde den 19. september 2010. Ikke sat i gang * 2010: Generisk pjece om praksiskonsulentordningen udarbejdet 2011: Udvikling og opdatering af sundhed.dk Relanceringen af sundhed.dk omfattede samtidig en opdatering af informationer vedr. PKO 2010: Overensstemmelse mellem praksiskonsulenter og lægelaug kortlagt Ikke sat i gang. Dog har 24 ud af regionens 29 kommuner nu ansat en kommunal praksiskoordinator, som i nogen grad kan varetage denne brobygning mellem PKO og PLO kommunerne. 9
2010: Praksiskonsulentordningen inkluderet i efteruddannelses-vejledernes katalog Ikke sat i gang. Muligheden for at få en kort beskrivelse af PKO med på efteruddannelsesvejledernes hjemmeside undersøges pt.. 2011: Formidlerkorps etableret 2011: Følordning etableret Praksiskonsulenterne 2010: Alle praksis-konsulenter er udstyret med visitkort og USB-nøgle 2010: 2 kurser afholdt om mødeledelse og kommunikation Praksiskonsulentordningen 2011: Officielt logo for praksiskonsulentordningen udarbejdet 2011: Artikler om praksiskonsulentordningen publiceret i to relevante tidsskrifter 2011: Engelsk beskrivelse af praksiskonsulentordningen udarbejdet Formidlerkorps og følordning er ikke eksplicit etableret. Men alle PKO ere er villige til at deltage, hvis nogen er interesserede ifølge dem. USB nøgler er udleveret. Udsat til januar 2011. Disse er nu afholdt. Logo udarbejdet. Desuden har praksiskoordinatorerne jakker med PKOlogo. Ingen artikler publiceret Ikke sat i gang * * Den generiske pjece samt den engelske beskrivelse af praksisordningen er ikke udarbejdet. Det blev besluttet på PKO-styregruppemødet den 30.april 2012, at disse to aktiviteter ikke gennemføres, da de muligvis viser sig overflødige i lyset af den forestående strukturændring af regionens konsulentordninger. PKO-styregruppen har besluttet, at projektet vedr. synlighed afsluttes omkring årsskiftet 2011/2012. Erfaringer vedr. fokus på at skabe mere synlighed af en konsulentordning skal videreføres i regionens nye konsulentstruktur, som træder i kraft 1.januar 2013. 10
Øvrige aktiviteter Timefordeling I forbindelse med udarbejdelse og godkendelse af budget 2011 blev det besluttet at opretholde den eksisterende timefordeling. Ved flytninger af afdelinger mellem hospitalerne har styregruppen foretaget en konkret vurdering i hvert tilfælde. Regional praksisinformation Regional praksisinformation er løbende blevet udviklet og opdateret. Der er blandt andet kommet informationer om den kommunale praksiskoordinator, patientsikkerhed, kronikerprogrammet og henvisningsmuligheder til forebyggelsesindsatser i kommuner og på hospitalerne. Kurser og møder Praksiskonsulentordningen deltager i en lang række råd og udvalg samt en række møder. Deltagelse i råd, udvalg og møder er en meget væsentlig del af arbejdet som praksiskonsulent og praksiskoordinator både for at kunne gøre sin indflydelse gældende, men også for at kunne bidrage til løbende vidensdeling. Udvalgsarbejdet og mødevirksomheden beskrives her med udgangspunkt i hhv. lokale og regionale aktiviteter. Lokalt Internt lokalt De fleste praksiskoordinatorer har jævnlige møder med direktionen på det enkelte hospital. På nogle hospitaler er der desuden møder mellem direktionen og hele kredsen af praksiskonsulenter nogle gange årligt. Samtidig er der god kontakt til de nyoprettede CVI er. Deltagelse i morgenkonferencer er udbredt blandt praksiskonsulenterne og synes kun at mangle på afdelinger, hvor der har været udskiftning i ledelse, flytninger, sammenlægninger eller andet med væsentlig påvirkning på den daglige drift i afdelingen. På nogle afdelinger er deltagelse i morgenkonferencer systematiseret, mens det på andre afdelinger sker mere ad 11
hoc. Derudover er der i de fleste tilfælde en løbende kontakt med afdelingsledelsen. Både praksiskoordinatorer og nogle praksiskonsulenter er desuden engagerede i auditeringen på de enkelte afdelinger. Lokalt afholdes der en del gå-hjem-møder, stormøder, faglige dage og andet. Bl.a. har både Bispebjerg-dagen og Gentoftedage været meget besøgt. Eksternt lokalt Praksiskoordinatoren er medlem af samordningsudvalget. For psykiatrien gælder det, at praksiskoordinatoren er medlem af psykiatriens samordningsudvalg, mens praksiskonsulenterne er medlem af de lokale samordningsudvalg. Praksiskoordinatorerne er desuden engagerede i diverse udvalg. Dette kan fx være i diverse kvalitetsudvalg samt i en lang række mere fagspecifikke grupper og udvalg som for eksempel styregruppen for den fælles skolebænk, Fødeplansudvalget, Fælles Gods, udarbejdelse af patientforløbsbeskrivelser og meget andet. Denne brede repræsentation er med til at øge samarbejdsfladerne mellem de forskellige sektorer på sundhedsområdet. Regionalt 49 praksiskonsulenter har deltaget PKO s heldagsmøde d.12.5 på Borupgård i Snekkersten, hvor de kommunale praksiskonsulenter og den kommunale praksiskoordinator også deltog. Emnerne var netværksdannelse, samarbejde konsulentordningerne imellem, praksisinformation, mødeplanlægning og mødeafholdelse. Der var desuden en fælles session med visioner for fremtidens konsulentordning. Mange koordinatorer og konsulenter var også deltagere på regionens Store Praksisdag, hvor PKO erne deltog på markedspladsen samt som undervisere på udvalgte sessioner. Regnskab 2010 12
I 2011 blev der forbrugt 9.177.952,73 kr. Årsagen til mindreforbruget skyldes bl.a., at der findes en række vakante praksiskonsulentstillinger samt at der er blevet forbrugt mindre på de lokale udgifter på hver hospital. Udgiftspost Lønudgifter (fast løn, mødedeltagelse, tabt arbejdsfortjeneste) Øvrigt drift (kørsel, kursushonorar, tjenesterejser, forplejning mv.) Total Budget Beløb 9.032.305,46 kr. 145.647,27 kr. 9.177.952,73 kr. 10.049.000,00 kr. 13