Protokol 1 Godkendelse af referat fra hovedbestyrelsesmødet JA Referatet fra hovedbestyrelsesmødet den 5. december 2011 er tidligere udsendt. Referatet blev godkendt og underskrevet. Opfølgning på beslutninger 2 Stillingtagen til huslejeniveau for lejlighederne i afdeling 7 (Kirke Alle, Egerisvej og Gammelgårdsvej), efter en sammenlægning af toilet og pulterrum Administrationen kan oplyse, at Gert Holm er blevet kontaktet af en jurist fra Boligselskabernes Landsforening, idet Eva og Poul Erik Graversen har snakket med vedkommende om sagen. Efter at have hørt boligforeningens forklaring til sagen så gav vedkommende os medhold i at det lød fornuftigt, og at ændring af dette udelukkende kan ske via de beboerdemokratiske regler. Revisionsprotokol 3 Ingen indføjelser Orientering fra formanden 4 Intet aktuelt ved udarbejdelsen af dagsordenen. På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Peter Hadrup om at han netop havde modtaget et brev fra nogle beboere på Bjarkesvej som er stilet til hovedbestyrelsen. På hovedbestyrelsesmødet fik samtlige hovedbestyrelsesmedlemmer mulighed for at læse brevet. Brevet fra 21 beboere på Bjarkesvej er en klage over at udgiften til Side 1 af 10
Orientering fra administrationen etablering af individuel ovenlysvinduer i badeværelserne er blevet cirka kr. 3.800 dyrere end oprindelig udmeldt. Der var en opfølgningsrunde hvor den budgetterede anskaffelsessum passer med den endelige anskaffelsessum, men hovedparter af de tilmeldte beboere har fået oplyst en budgetteret anskaffelsessum der som nævnt er kr. 3.800 mindre end udmeldt. Den større anskaffelsessum bevirker samtidig, at den endelige huslejestigning blive kr. 80 pr. måned mod oprindelig udmeldt kr. 47 pr. måned. Gert Holm oplyste på hovedbestyrelsesmødet at administrationen ganske rigtig har fejlet. Tilbuddet om montering af ovenlysvinduer er en tro kopi af et tilsvarende projekt på Bakkevej, Stoholm hvor det fik lavet det samme og udført af samme tømrerfirma. Tilbuddet til beboerne på Bjarkesvej var derfor en kopi af tilbuddet til beboer på Bakkevej, Stoholm. Tømrerfirmaet forlangte kr. 2.500 inkl. moms mere for Bjarkesvej da projektet ikke kunne hænge sammen for tømrerfirmaet på Bakkevej, men også grundet der skulle lave nogle småændringer (udvekslinger) da placeringen i forhold til spær var lidt anderledes. Denne prisstigning blev desværre aldrig indarbejdet i det første tilbud til beboerne på Bjarkesvej, hvilket naturligvis er dybt beklagelig. Hovedbestyrelsen besluttede, at huslejestigningen står ved magt men at administrationen skal følge op på om der kræves 3 måneders varsel for forhøjelsen af den oprindelig aconto. Administrationen skal samtidig fremsende brev til de berørte beboere med en forklaring samt undskyldning. 5 BL og LBF informerer På selve hovedbestyrelsesmødet vil der blive informeret om de seneste informationer fra BL og LBF, såfremt der er behov for yderli- Side 2 af 10
gere uddybning idet samtlige hovedbestyrelsesmedlemmer modtaget BL-Informerer samt Landsbyggefonden Informerer. 6 Udlejningssituationen Generelt har det gået rigtig godt med udlejningen af vore boliger den sidste tid. Vi har p.t. 3 boliger i tomgang 1 på Klostervej, Breum og 2 på Dalgas Alle (afd 11.2). Der ud over der er 5 opsagte boliger, som det ikke er lykkedes at udleje via ventelisten. Disse er dog endnu ikke i tomgang, og det kan oplyses at den tidligste tomgang er fra og med marts 2012. 7 Deltagelse i Energi & Miljø a.m.b.a. opstart på samarbejdet 8 Eventuelt ansættelse af elev som ejendomsfunk- På selve hovedbestyrelsesmødet vil administrationen eventuelt orientere yderligere om den aktuelle udlejningssituation. På selve hovedbestyrelsesmødet kunne Gert Holm oplyse at det stadig ser positivt ud med hensyn til genudlejning og lejetab. Administrationen kan oplyse, at medarbejdere fra Energi & Miljø den 6. og 7. marts 2012 afholder kursus for samtlige ejendomsfunktionærer i boligforeningen og de, der er tilknyttet Skive Kommunes ejendomme som boligforeningen administrerer. Kurset varer 1 dag og formålet er undervisning i energioptimering. Dong Energy har netop afleveret et notat vedrørende forslag til fremtidig varmeforsyning i afdeling 7, Egeris samt i afdeling 11.1, Dalgas Alle 1 47. Administrationen har i den forbindelse bedt Energi & Miljø om at foretage en vurdering af dette notat, herunder rådgive boligforeningen vedrørende valg af fremtidig varmeforsyning i disse to boligområder. Administrationen indstiller at hovedbestyrelsen taget punktet til Administrationen er p.t. ved at undersøge om det er muligt at finde en elev til en elevplads som ejendomsfunktionær. Vedkommende Side 3 af 10
tionær skal være tilknyttet de 5 kollegier, som vi netop har overtaget fra Skive Ungdomsboliger. P.t. er der 1 ejendomsfunktionær tilknyttet de 5 kollegier med i alt 285 ungdomsboliger. Dette er alt for meget rent arbejdsmæssigt og vil vurderet som minimum kræve ½ ejendomsfunktionær yderligere. Administrationen overvejer i stedet for dette at ansætte en elev, såfremt vi kan finde en. Vedkommende vil være fuldtidsansat til elevløn og dermed være med til at give kollegiernes nuværende ejendomsfunktionær muligheden for at komme til bunds i vedligeholdelse af bygninger samt renholdelse af udearealer. Samtidig vil en renovering eller ombygning medføre yderligere arbejde som 2 personer nemmere vil kunne håndtere. Maleren, som boligforeningen også overtog ansættelsesforholdet for, vil fremover udelukkende foretage fraflytningssyn af ungdomsboliger samt stå for udførelse af malerarbejdet i disse i forbindelse med fraflytning. Ligeledes vil maleren fremover stå for udførelse af alt indvendig malerarbejde i boligforeningen (gildesale, fællesvaskerier, trappeopgange), hvilket primært vil blive udført i vinterhalvåret, samt udføre udvendige malerarbejder (træværk m.v) i det omfang han har tid til dette. Al udførelse af malerarbejde sker i øvrigt via særskilt håndværkerafdeling. 9 Valg af forsikringsmægler Administrationen indstiller at hovedbestyrelsen taget punktet til Boligforeningen har fået tilbud på et samarbejde fra Bækmark og Kvist, der er forsikringsmægler. Bækmark og Kvist er stort firma og specialister blandt andet inden for den almene boligsektor. Boligforeningen har i øvrigt tidligere haft et samarbejde med Bækmark og Kvist. Boligforeningen har p.t. forsikringsmæglerfirmaet Willis, som ligeledes er et stort firma med ekspertise på den almene boligsektor. For 2012 har boligforeningen for selve bygningsforsikringen m.v. Side 4 af 10
betalt kr. 116.000 i mæglerhonorar. Dette honorar dækker kontrol af præmieopkrævning, løbende opfølgning på skadestatistik, løbende opfølgning på priserne i forsikringsmarkedet samt udarbejdelse af udbudsmateriale, såfremt det vurderes at det vil være givtigt for boligforeningen at sende forsikringerne i EU-udbud. Bækmark og Kvist har tilbudt dette udført for kr. lukket dagsorden pr. år, lukket dagsorden. Administrationen vil derfor gå i dialog med Willis om en nedsættelse af mæglervederlaget og eventuelt skifte mægler. Beslutningen vil ske på baggrund af en vurdering af kvalitet og pris, hvor en forskel på kr. 5.000 ikke vil være ensbetydende med at der skiftes forsikringsmægler. 10 Statistik på brug af www.aabskive.dk JA Boligforeningens hjemmeside www.aabskive.dk har nu fungeret et godt stykke tid og efter lidt tilretninger af både kosmetisk og teknisk synes administrationen at hjemmesiden er rimelig når man vurderer pris og kvalitet. Administrationen har udskrevet statistik for brug af www.aabskive.dk for perioden 1. december 2011 til 27. januar 2012 altså cirka 2 måneder. Af dette fremgår det at antal besøgende på vor hjemmeside har været fra 16 209 pr. dag. Samtidig er der udskrevet statistik på hvilke sider som er mest besøgt, hvilket ikke underligt blandt andet er Boligsøgning og Ledige lejemål. Boligsøgning har over 2 måneder har 8958 besøgende og ledige lejemål 3827 besøgende. Administrationen har vedlagt statistikken til hovedbestyrelsens orientering og indstiller samtidig, at hovedbestyrelsen tager punktet til 11 Referat fra virksomhedsnævnsmøde den 20. december 2011 JA Til hovedbestyrelsens orientering vedlægges referat fra virksomhedsnævnsmødet den 20. december 2011. Side 5 af 10
Til stillingtagen fra administrationen Administrationen indstiller at hovedbestyrelsen taget punktet til 12 Køb af Søndergade 9, Skive Administrationen har gennem et stykke tid kigget på ideen om at finde andre mere tidsvarende administrationslokaler. Vi har i hovedbestyrelsen vendt eventuel anvendelse af Børnegården på Gammelgårdsvej, administrationen har haft kig på lokalerne i Søndergade der tidligere husede Chr. Hendriksen Kontormontering og vi har haft kig på lokalerne, der tidligere husede Kilden. Konklusionen har hele tiden været at det enten har været for dyrt samtidig med at den mest ideelle placering (profilering m.v.) er hvor vi har til huse nu i Nygade. Via byggeudvalget har vi derfor bedt Meissner og Sigh om at komme med en råskitse af eventuel ny administrationsbygning med lejeboliger oven på. Lukket dagsorden. Tandlægen har ophørt med hendes tandlægepraksis og var faktisk tæt på at sælge ejendommen. Boligforeningen har fået tilbudt denne på samme betingelser og pris som vi tidligere handlede ejendommen til. Dette var en kontant salgssum på kr. 1.200.000 og ejendommen købes som beset. Sælger skal derfor ikke hæfte for fejl, mangler eller andet. Boligforeningen afholder samtlige udgifter i forbindelse med handelen (skøde, stempel m.v.). Det er administrationens vurdering, at det vil være et gode for boligforeningen at købe ejendommen tilbage. Bliver byggeriet af ny administration og boliger til noget skal vi bruge grunden Søndergade 9. Bliver byggeriet ikke til noget og vil vi på sigt flytte et andet sted Hovedbestyrelsen besluttede, at boligforeningen køber Søndergade 9, Skive for en kontant handelssum på kr. 1.200.000. Boligforeningen betaler der udover for handelsomkostningerne. Side 6 af 10
hen, så vil der alt andet lige være nemmere at sælge Nygade 2 såfremt vi også kan tilbyde at sælge ejendommen Søndergade 9, således at en eventuel køber har større muligheder. Administrationen indstiller at administrationen får bemyndigelse til at indgå aftale om køb af Søndergade 9, Skive til de ovenfor anførte betingelser, herunder en kontant købspris på kr. 1.200.000. 13 Indgåelse af Repoforretning med Nordea (Fremlægges af Anders Vind, Nordea Markets) Boligforeningens løbende likviditet svinger en del gennem året, blandt andet i forbindelse med terminsbetalinger samt huslejeindbetalinger. Boligforeningen har derfor en trækningsret på kr. 5.000.000 således at der er plads til et kortvarigt træk på konto. Finanskrisen har betydet at både indlåns- og udlånsrente på denne konto er blevet væsentlig mindre, og indlånsrenten er p.t. næsten lig 0 %. Dette er naturligvis ikke tilfredsstillende men likviditetsflowet gør at vi ikke kan håndtere den daglige likviditet anderledes end i dag. Få at opnå en bedre forrentning af vort løbende indlån kan Nordea tilbyde at vi indgår en Repo-forretning. Repo-forretning er et lån med sikkerhed i værdipapirer. En Repoforretning består af 2 handler, hvor boligforeningen i første omgang sælger eksempelvis kr. 5.000.000 nominel i obligationer til Nordea. Dernæst køber boligforeningen samme obligation tilbage på sluttidspunktet, hvilket typisk vil være om 1 år. Formålet med dette er at spekulere i at der er forskel på Reporenter og Cibor-renten. På selve hovedbestyrelsesmødet vil Anders Vind fra Nordea Markets fremlægge produktet, herunder risiko, og vil samtidig kunne svare på spørgsmål. Reporente = Nationalbankens genbelåningsrente - bruges til regulering af de korte rentesatser. Hovedbestyrelsen besluttede, at boligforeningen indgår en Repoforretning med Nordea, baseret på obligation der udløber i 2018. Side 7 af 10
Cibor= CIBOR (Copenhagen Interbank Offered Rate) er en referencerente for afgivelse af likviditet på interbankmarkedet (i København) på usikret basis. CIBOR beregnes på baggrund af satser fra en række individuelle pengeinstitutter, de såkaldte CIBOR-stillere. Administrationen indstiller at hovedbestyrelsen bemyndiger Gert Holm at indgå en 1-årig Repo-forretning på nominel kr. 5.000.000. 14 Indgåelse af ny swap i afd 1, Ringparken til at betale for tidligere indgået renteswap 15 Markedsføring helt eller delvist finansieret via annoncering fra leverandører og samarbejdspartnere I forbindelse med renoveringen af afdeling 1, Ringparken blev der optaget et 30 årigt realkreditlån med variabel rente. For at låse renten blev der tegnet en 30 årig renteswap som bevirker at afdelingen betaler 4,37 % i fast rente uanset hvad den variable rente er. Som bekendt er den variable rente meget lav p.t., cirka 1,6 %. Denne rente betaler afdelingen til kreditforeningen og da vi via renteswappen har forpligtet os at betale 4,37 % betaler afdelingen kvartalsvis cirka 2,7 % til Nordea vedrørende renteswappen, hvilket for hele 2012 svarer til cirka kr. 800.000. Nordea har anbefalet at vi tegner en ny renteswap der skal forsøge at neutralisere den oprindelige renteswap eventuel for 1 år ad gangen. På selve hovedbestyrelsesmødet vil Anders Vind fra Nordea Markets fremlægge produktet, herunder risiko, og vil samtidig kunne svare på spørgsmål. Administrationen indstiller at hovedbestyrelsen bemyndiger Gert Holm at indgå en ny renteswap i afdeling 1, Ringparken til neutralisering af den oprindelige renteswap. Administrationen er blevet kontaktet af Nord Advertising der har specialiseret sig i markedsføring via forskellige produkter. Fælles for disse er, at disse er helt eller delvist finansieret via annoncering fra leverandører eller samarbejdspartnere. Hovedbestyrelsen har tidligere besluttet, at boligforeningen ikke an- Hovedbestyrelsen besluttede, at boligforeningen indgår ny swap i afdeling 1, Ringparken, således at den nuværende swap reelt nulstilles, og renten på realkreditlånet i BRFkredit (restgæld cirka kr. 28.800.000) dermed er variabel de næste 12 måneder. Samtidig besluttede hovedbestyrelsen at boligforeningen måtte indgå swap i andre afdelinger, såfremt der var fastforrentede realkreditlån til forbedringsarbejder over en vis størrelse (cirka kr. 5.000.000) og der viser sig økonomi i at omlægge disse til variabel rente de næste 12 måneder. Hovedbestyrelsen besluttede at administrationen kan indgå aftale om annoncefinansieret profilblad. Side 8 af 10
Orientering fra områdeansvarlige vender markedsføring hvori der indgår annoncering fra leverandører og samarbejdspartnere. På selve hovedbestyrelsesmødet vil Gert Holm vise de forskellige markedsføringsprodukter og på den baggrund anmode hovedbestyrelsen om en ny diskussion/stillingtagen til om en eller flere markedsføringsprodukter kan være relevant for boligforeningen, eventuelt helt eller delvist finansieret via annoncering fra leverandører og samarbejdspartnere. Administrationen indstiller at hovedbestyrelsen tager stilling til om boligforeningen skal markedsføre sig med andre produkter end i dag, herunder om denne markedsføring eventuelt skal finansieres via annoncering fra leveran 17 Nybyggeri og renovering På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Bjarne Hansen om at der stadig arbejdes med nye boliger på Gammelgårdsvej (den nuværende afdeling med Børnegården), renovering m.v. af Skive Ungdomsboliger samt muligheder for ny administrationsbygning. 18 Beboerblad På selve hovedbestyrelsesmødet informerede Birgitte Sørensen om at der netop har været redaktionsmøde og aab orientering derfor snart udkommer. 19 IT og medie Intet aktuelt. 20 Nyt fra BL s 6. kreds Intet aktuelt. Næste hovedbestyrelsesmøde Side 9 af 10
21 Fastlæggelse af dato for næste hovedbestyrelsesmøde Næste hovedbestyrelsesmøde er allerede fastlagt til den 5. marts 2012 kl. 18.00. Eventuelt 22 Fastlæggelse af dato for den kommende generalforsamling Domea Lukket dagsorden På selve hovedbestyrelsesmødet fastlagde hovedbestyrelsen den kommende generalforsamling til torsdag den 24. maj 2012, startende med spisning kl. 17.30 og med selve generalforsamlingen kl. 19.00. Gert Holm informerede om at han havde haft besøg af kundedirektøren for administrationsselskabet Domea. Mødet havde fra Domea s side til formål at gøre opmærksom på sig selv og de ydelser, som de kan tilbyde. Lukket dagsorden Side 10 af 10