Dokumentstyring Infonet Manual til oprettelse og styring af dokumenter Version 7 Sydvestjysk Sygehus Februar 2015 /Kvalitetsafdelingen
Infonet Infonet er et elektronisk dokumentstyringssystem som SVS anvender til håndtering af sygehusets dokumenter som eksempelvis politikker, retningslinjer og instrukser. Infonet er et regionalt IT system der anvendes af alle sygehusene i Region Syddanmark. Der må IKKE forekomme personoplysninger i Infonet. Denne manual beskriver hvordan dokumenter i praksis styres fra oprettelse til færdiggørelse. For en mere overordnede beskrivelse af dokumentstyring henvises til sygehusets retningslinje Dokumentstyring i Infonet. En beskrivelse af hvad Infonet er, og hvordan systemet anvendes til at fremsøge dokumenter, henvises til folderen Infonet den direkte vej til dokumenter der kan hentes elektronisk fra forsiden af Infonet. Du finder adgang til Infonet fra alle computere på adressen http://infonet.regionsyddanmark.dk/ Udvalgte dokumenter findes også på http://ekstern.infonet.regionsyddanmark.dk/ Log on For at være sikker på at du får adgang til alle relevante dokumenter og adgang til de opgaver du evt. har i Infonet (som udarbejdelse og høring), skal du være logget på (1). Hvis der ikke står dit navn i nederste venstre hjørne, skal du logge på. Klik på Log af/ Log på (2). I de to øverste felter skal du skrive dit 6-cifret brugernavn og password (som til PC log-in og/eller Webmail) Du er logget på hvis dit navn står under fanebladet Mine dokumenter eller i nederste højre hjørne. Ved problmer med brugernavn/adgangskode kontakt: IT-servicedesk: http://maximo.rsyd.net/maximo eller telefon 2061 (i akutte tilfælde) TIP: Hvis du ønsker en mere uddybende manual har du som redaktør adgang til leverandørens manual. Klik på Redaktør nederst på siden og derefter på Manual. 1
Indhold Håndbøger, kapitler, dokumenter og flowdiagrammer 3 Roller 4 Dokumentflow fra oprettelse til udgivelse 5 Opret og rediger kapitel 6 Opret dokument 7 Tekstafsnit 10 Indsæt billede 12 Link fra et dokument 13 Vedhæft bilag 15 Link fra egen håndbog direkte til et dokument i en anden håndbog 16 Oversigt over links til og fra et dokument 17 Dokumentredigering 18 Tilføj høringsgruppe 19 Godkendelse 20 Udgivelse 22 Appendiks 1: Høringsdeltagelse og godkendelse 23 Appendiks 2: Tildel kapitel redaktør 24 Appendiks 3: Tildel redaktørrettigheder til et dokument 25 Appendiks 4: Afgræns dokumentbrugere, høringsdeltagere, ansvarlige m.fl. 26 2
Håndbøger, kapitler, dokumenter og flowdiagrammer Håndbøger Alle dokumenter i Infonet er placeret i Håndbøger. En håndbog er Infonets betegnelse for en samling af dokumenter. Der er håndbøger på følgende to niveauer på SVS: Sygehus niveau - alle tværgående dokumenter gældende for hele sygehuset Speciale niveau - specialets lokale dokumenter Kapitler Hver håndbog er inddelt i kapitler. Håndbogsredaktører kan selv oprette og redigere kapitler dog indenfor en af Regionen/sygehuset fastsat ramme. Kontakt systemadministrator for yderligere information vedr. opbygning af struktur i håndbøger. Dokumenter Dokumenterne er alle placeret på 4 hierarkiske niveauer: Niveau 1: Politikker og processer Niveau 2: Retningslinjer Niveau 3: Instrukser Niveau 4: Øvrige Flowdiagram Dokumenterne kan visuelt tilgås via forløbs-/flowdiagram, der kan anvendes til navigation. Alle redaktører kan redigere i Flow. Kontakt systemadministrator for yderligere manual og information vedr. anvendelse af flowdiagrammer i Infonet. TIP Overalt i systemet kan du få en hjælpetekst frem ved at holde musen stille over et ikon eller knap. 3
Roller Systemadministrator Tina Kidmose Vesterbæk, Kvalitetsafdelingen Har ubegrænset adgang til hele systemet. Lokal administrator Har rettigheder indenfor et nærmere defineret område. En lokal administrator kan: Oprette nye brugere Vedligeholde udvalgte grupper (fx afsnit/enhed) Vedligeholde egenskaber på brugere, der er knyttet til, eller medlemmer af, udvalgte grupper. Det er systemadministrator, der tildeler rollen som lokal administrator. Ansvarlig håndbogsredaktør Ansvarlig for den praktiske styring af indholdet i en håndbog. Redaktøren sikrer at oprettelse, høring og udgivelse samt løbende opdatering finder sted. Personen kan ændre i opsætning af håndbøger, kapitler og dokumenter. Redaktørrollen kan tildeles for hele håndbogen, et specifikt kapitel eller enkelte dokumenter. Se yderligere i Appendiks 2. Det er systemadministrator, der tildeler rollen som håndbogsredaktør. Inden denne rolle kan tildeles skal det tværregionale dokument Proces og roller i forbindelse med Infonet trænes. Forfatter Skal varetage selve arbejdet med at skrive det faglige indhold i dokumenterne. Forfatteren er ansvarlig for at indholdet stemmer overens med gældende love, regler, retningslinjer og evidens på det faglige område. Forfatterne udpeges alt efter dokumentets indhold og vil fremgå af dokumenthovedet. Forfatteren kan vælge at skrive dokumentet i fx Word, hvorefter redaktøren lægger dokumentet i Infonet eller få skriveadgang direkte til dokumentet i Infonet. Ansvarlig Ledelsen har det overordnede ansvar for, at indholdet i håndbøger inden for deres ledelsesområde altid er ajourført. Sygehusledelsen er dermed ansvarlig for håndbøger på sygehusniveau og afdelings- / specialeledelsen er ansvarlig for dokumenter på specialeniveau. Godkender Den Ansvarlige godkender som udgangspunkt alle dokumenter til håndbogen. Det er muligt at uddelegere godkendelsen til anden relevant person eksempelvis afdelingssygeplejerske, souschef eller infonetkoordinator. Hvor det er relevant kan et dokument tildeles flere godkendere. Det er systemadministrator, der tildeler rollen som håndbogsredaktør. Inden denne rolle kan tildeles skal det tværregionale dokument Proces og roller i forbindelse med Infonet trænes. Høringsgruppe/-deltager I forbindelse med dokumentets indhold udfærdiges, kan dokumentet sendes frem og tilbage til høring blandt én eller flere personer eller grupper af personer, der har mulighed for at kommentere indholdet. Dokumentets forfatter bør altid deltage i høringen. Efter høring er det forfatters ansvar at sikre, at høringskommentarerne indarbejdes i dokumentet. Infonet giver en høringsdeltager mulighed for at videresende en høringsopgave i privat/intern høring, forud for fremsendelse af sit endelige høringssvar Dokumentbrugere Dokumentets primære målgruppe (anvendelsesområde) - eksempelvis ansatte i et speciale eller en bestemt faggruppe. Der må ikke anvendes betegnelsen alle i afgrænsningen af brugergruppen. Læseadgang viser hvem der har adgang til at se indholdet, men som ikke er omfattet Dokumentbrugerne (målgruppen). OBS! Hvis dokumentet ikke ønskes udlæst til Ekstern Infonet ved håndbogsudlæsningen må der ikke anvendes betegnelsen alle i afgrænsningen af denne brugergruppe. 4
Dokumentflow fra oprettelse til udgivelse 5
Opret og rediger kapitel Alle håndbøger bliver oprettet af systemadministrator. I håndbøgerne kan håndbogsredaktørerne oprette kapitler, samt yderligere underkapitler efter behov. Håndbøgerne oprettes med overordnede kapitler der er bestemt på forhånd og som skal anvendes. Opret / rediger kapitel/underkapitel Klik på Redaktør nederst på siden. I venstre side ser du listen over håndbøger du har adgang til at redigere. Listen kan se forskellig ud, afhængig af redaktørrettigheder. Klik på det midterste ikon ud for den håndbog du skal oprette eller redigere kapitler i. Opret kapitel/underkapitel I det midterste vindue ses nu en oversigt over håndbogens kapitelstruktur samt forskellige redigeringsmuligheder. Klik på Nyt kapitel (1) Nyt kapitel: udfyld det nederste felt med kapitel nummer samt navn på kapitlet (2) og klik så OK Nyt underkapitel: vælg i feltet Under hvilket kapitel, det nye kapitel skal ligge under, udfyld med navn på kapitlet (3). Rediger kapitel/ underkapitel I det midterste vindue ses nu en oversigt over håndbogens kapitelstruktur samt forskellige redigeringsmuligheder. Klik på det kapitel/underkapitel, der ønskes redigeret (1), hvorefter kapitlets navn, nummer, placering kan ændres. Det er også muligt at kopiere eller slette et kapitel. TIP: Hvis du ønsker kapitlerne skal sorteres efter alfabetet skal du nøjes med at skrive navnet på kapitlet og undlade at skrive numre i felterne. Når de ønskede kapitler er oprettet, kan der tilføjes dokumenter til håndbogen. Ingen kapitler er synlige for slutbrugere med mindre kapitlerne indeholder godkendte dokumenter. Redaktører har imidlertid altid adgang. 6
Opret dokument - 1 Opret et nyt dokument Klik på Håndbøger nederst på siden. I oversigten over dine redigeringsrettigheder skal du klikke på ikonet for Indhold. OBS! Der skal oprettes et kapitel inden der kan oprettes dokumenter. Klik derefter på ikonet for Tilføj nyt dokument ud for det kapitel dokumentet skal tilknyttes (det lille grå ikon yderst til venstre). I højre side fremkommer et vindue, hvor dokumenthovedets oplysninger skal indtastes. I feltet Dok. Navn skriver du dokumentets titel (1) I feltet Skabelon er det muligt at vælge skabeloner med faste hovedafsnit i dokumentet(2). Hvilke skabeloner du kan vælge afhænger af dine rettigheder som redaktør For retningslinjer og instrukser gælder, der SKAL vælges den tilhørende SVS skabelon Det er vigtigt, at du vælger skabelon ved dokumentets oprettelse. Når dokumentet først er oprettet, kan du ikke senere vælge en skabelon. Eventuelle afsnit vil så skulle oprettes manuelt. Efterfølgende er det altid muligt at tilføje ekstra afsnit i dokumentet. TIP: Dokumenthovedets data er fordelt på 3 faneblade. På det 4. faneblad [*] samles alle tre faneblade i ét. I feltet Kapitel angives hvilken håndbog og kapitel dokumentet ligger under (3). Hvis du senere ønsker at ændre dokumentets placering, er det her du gør det. I feltet Dok. Nr. angiver du, hvor i kapitlet dokumentet skal placeres (4). Dokumenterne kan sorteres numerisk ved at hvert dokument tildeles et dok. nr. eller alfabetisk rækkefølge ved at nummeret efterfølgende slettes. I feltet Niveau vælges fra menulisten hvilket niveau dokumentet hører til (5). Du skal vælge én ud af følgende: Niveau 1 = Politikker/Proces Niveau 2 = Retningslinjer Niveau 3 = Instrukser Niveau 4 = Øvrige. 7
Opret dokument - 2 I feltet Revision indsættes dato for, hvornår dokumentet skal revideres (6). Infonet er som standard sat til 36 måneder. Det er muligt at vælge en specifik dato eller et andet antal måneder. Indholdsfortegnelse er som standard sat til synlig, således at der automatisk vises en indholdsfortegnelse øverst i dokumentet med link til afsnit i indholdet (8). Indholdsfortegnelsen kan fravælges. Klik på de tre prikker ud for felterne Ansvarlig, Redaktør eller Forfatter, for at åbne dialogvinduet til fremsøgning af person (9). Ansvarlig: Fire følgende gruppetyper skal afgrænses Sygehusenhed, Speciale, Funktion, Stilling Redaktør: Er valgt på forhånd, men kan ændres, hvis du ikke selv skal være redaktør på dokumentet (se nedenfor). Forfatter: Skriv dele af personens navn i Navn feltet (alternativt initialer i Initial feltet. Efterfølgende vil personen kunne vælges via pilen yderst til højre. Se i øvrigt Appendiks 5 Afgræns dokumentbrugere I feltet Brugere vælges dokumentets primære målgruppe/anvendelsesområde (10). Der må ikke anvendes betegnelsen alle i afgrænsningen af denne brugergruppe. Se i øvrigt Appendiks 5 Afgræns dokumentbrugere Feltet Læseadgang er som standard udfyldt med Alle, som betyder at alle vil have læseadgang til dokumentets indhold (11). Det er muligt at afgrænse læseadgangen som ved Brugere eller helt fjerne mulighed for læseadgang. OBS! Hvis dokumentet ikke ønskes udlæst til Ekstern Infonet ved håndbogsudlæsningen må der ikke anvendes betegnelsen alle i afgrænsningen af denne brugergruppe. Klik OK nederst på siden, når felterne er udfyldt og dokumentet er nu oprettet som kladde. 8
Opret dokument - 3 I den midterste del af skærmbilledet kan dokumentets dokumenthoved nu ses med de oplysninger du har tilføjet indtil nu. Du kan til enhver tid ændre i oplysningerne ved at klikke et vilkårligt sted på dokumenthovedet i det midterste visningsfelt. Herefter redigerer du til højre i redigeringsfeltet. 9
Tekstafsnit - 1 Når dokumentet er oprettet som kladde, kan du oprette tekstafsnit (eller tilføje flere afsnit til valgte skabelon). Opret afsnit For at gøre dokumenterne mere læsevenlige og udnytte muligheden for indholdsfortegnelse, anbefales det at inddele indholdet i afsnit. Retningslinjer og instrukser inddeles i følgende hovedafsnit jf. instruksen Skabelon til retningslinjer og instrukser: 1. Formål 1.1 Ansvar (kun retningslinjer) 2. Fremgangsmåde 3. Dokumentation 4. Referencer og litteratur 5. Evidensbasering (kun for kliniske retningslinjer) (Ændringslog) (kun retningslinjer) Når du har valgt skabelon under oprettelse af dokumenthovedet vil der automatisk være oprettet afsnit. Du kan udover afsnittene i skabelonen selv oprette yderligere underafsnit. Klik på Nyt afsnit i det midterste vindue (1). Hvis du har valgt en skabelon vil Nyt afsnit stå under de i forvejen oprettede afsnit. I højre side navngives afsnittet med afsnitsnummer og titel (2). Skriv eller indsæt tekst i tekstfeltet (3) og klik Gem nederst (4). Med afsnitsnumre kan du flytte rundt med de forskellige afsnits rækkefølge. Hvis du ikke angiver afsnitsnummer sorteres dine afsnit i den rækkefølge, du opretter dem. Alternativt kan der vælges Alfabetisk i feltet Indholdsfortegnelsen i dokumenthovedredigeringen. I det midterste vindue ses dokumentets afsnit og tekstindhold. Du kan til enhver tid redigere i et afsnit ved at klikke på blyanten ud for afsnittet i højre side (5). Husk at klikke Gem for at gemme ændringerne. Det muligt at redigere og skrive i Word (6), hvis du har Word installeret på din PC. Derudover forudsættes det, at sikkerhedsindstillingerne på din PC har en bestemt opsætning. Se yderligere i Appendiks 4 Skriv/rediger i Word. Det lille symbol under blyanten er en kæde (7). Ved at klikke på denne er det muligt at oprette links til andre dokumenter i systemet (se side 13.) 10
Tekstafsnit - 2 Når du redigerer i et afsnit har du ovenover tekstfeltet adgang til forskellige funktioner, som du kender fra almindelig tekstbehandling, såsom tabeller, tekstformatering, punktopstilling mv (8). Det er også muligt at indsætte billeder og andre illustrationer (9). OBS: Hvis du klikker på Slet nederst på siden... - sletter du hele afsnittet uden mulighed for at fortryde (10). Du kan også vælge at kopiere din tekst fra andre medier som Word, Word Perfect eller Internet. Hvis du kopiere tekst fra fx Word, så er det en fordel at ændre teksten til Verdana og skriftstørrelse 10 inden du kopiere teksten. Når du indsætter teksten fra Word, anden tekstbehandling eller Internettet skal du højreklikke i tekstfeltet og vælge Sæt ind filtreret (11). Der er altid en god idé efterfølgende at vælge Rens tekst under Funktioner (12). Det er muligt at fortryde ændringer til et afsnit, ved at klikke på Funktioner og Hent autobackup (13). Klik herefter ud for den version du ønsker at gendanne (14). 11
Indsæt billede Indsæt billede Billedet uploades til dokumentet som et bilag(1) (se afsnittet nedenfor: Vedhæft bilag) og med visning skjult (2). Billedet skal nu hentes ind via Indsæt billede ikonet. Der skal stå "Bilag" i drop down-menuen (3). Før musen over ikonet ud for billedets navn (4) (vælg evt. anden billedstørrelse forinden). Klik på selve billedet og hold museknappen nede (5), imens du trækker billedet over i editoren (6) og herefter slipper museknappen Billedet er nu ført over i dokumentet - justering kan evt. vælges ved at højreklikke på det og vælge "Højre", "Venste" eller "Centreret Maskering af personoplysninger på billede. Åbn programmet "Paint", som findes under "Start" "Programmer" "Tilbehør" Åbn billedet, hvorpå der skal maskeres via Filer Åbn find den ønskede billedfil Tjek i menu-linjen under "Billede", at "Tegn uigennemsigtigt" er markeret. Vælg ikonet med firkanten, og herefter den gennemfarvede boks (se pilene herunder). Træk med musen en boks henover den oplysning, som du ønsker at maskere. Gem billedet. Sørg for at billedet med personoplysninger slettes, hvis det stadig er gemt på PC eller drev (i fald du har gemt det maskerede billede med et nyt navn). Til sidst kan det maskerede billede uploades til et InfoNet-dokument. 12
Link fra et dokument - 1 Internt link Fra dine dokumenter kan der henvises/linkes til andre dokumenter i samme håndbog og/eller til dokumenter i andre håndbøger på tværs af sygehuset eller i Region Syddanmark. Når der henvises til et dokument, er det altid den seneste version af dette dokument, der vises. Kun links til godkendte og publicerede dokumenter vil fungere, når dokumentet du arbejder på udgives. I forbindelse med udarbejdelse kan links til ikke publicerede dokumenter ses som preview. I det midterste vindue markerer du den tekst, der skal henvises fra (1). Klik herefter på kæden (udfor det samme tekstafsnit) (2). I højre side kan du nu redigere linket. I øverste felt vises det ord du har valgt at henvise fra (3). Under Type (4) skal du vælge Dokument og angive hvilken håndbog du ønsker at henvise til. I feltet Til (5) vælger du dokumentet, du vil henvise til. Tip! Kender man ID på det ønskede dokument, kan det angives i boksen mærket ID (5a) I feltet Vis i skal du vælge, hvordan dokumentet skal vises (6). Én af følgende to muligheder skal anvendes i Infonet: (ingen): dokumentet bliver vist i samme ramme, som dokumentet der bliver linket fra, vises (tilbageknap kan bruges) Nyt vindue: dokumentet bliver vist i nyt vindue Skal anvendes ved eksterne links til andre hjemmesider og vedhæftede bilag som fx PDF eller Word. Klik derefter OK. Linket er nu synligt og aktivt i det midterste vindue. 13
Link fra et dokument - 2 Eksternt link Det er også muligt at henvise/linke til eksempelvis en hjemmeside på Internettet. Klik på blyanten i det midterste vindue ud for det korrekte afsnit (7). Marker teksten (i redigeringsvinduet i højre side), som du ønsker at henvise fra (8). Vælg Hyperlink i menulinje (9). I dialogboksen har du nu mulighed for at redigere dit eksterne link. Skriv adressen til den hjemmeside, du ønsker at henvise til (10). Vælg at siden skal vises i et Nyt vindue (11). Klik OK i dialogboksen og klik OK i selve tekstredigeringsvinduet i nederst højre side. Linket er nu synligt og aktivt i midterste vindue. Det er lettest at kopiere adressen på en ekstern hjemmeside direkte fra adresselinje og indsætte adressen i feltet vist ovenfor. På den måde sikre du at adressen er korrekt. TIP: Brug links til eksterne hjemmesider med omtanke. Eksterne links opdateres ikke automatisk, når der sker ændringer på den eksterne hjemmeside. Ved fejl i links skal dokumentet revideres, godkendes og udgives igen. 14
Vedhæft bilag Det er muligt at vedhæfte bilag til et dokument, som eksempelvis skemaer og formularer, der skal udfyldes og printes, manualer m.fl. Bilagene fremgår nederst i dokumentet, men der kan også linkes til et bilag direkte fra tekst i dokumentet. Det er vigtigt at bilaget er i et filformat alle kan åbne som pdf. Klik på clipsen lige under dokumenthovedet. Udfyld dialogboksen med navnet på dit bilag. Vælg Upload - og klik på Gennemse for at finde bilaget på din PC er. (Det er vigtigt at bilaget er i et filformat alle kan åbne som fx pdf). Klik OK. Der kan oprettes link til bilag direkte fra teksten i dokumentet på samme måde som ved oprettelse af interne links (se side 13). Bilaget kan i dette tilfælde oprettes således, at det kun er synligt som link - og ikke i bilagsoversigten nederst i dokumentet (Vælges under Visning). OBS: Vælges Primær ud for Type er det kun bilaget der åbnes, når dokumentet er udgivet (ligesom denne manual i Infonet). Bemærk at bilag af typen politik, retningslinje eller instruks skal oprettes som et selvstændigt versionsstyret dokument, der ligeledes skal godkendes selvstændigt. 15
Link fra egen håndbog direkte til dokument i anden håndbog Der kan oprettes et link direkte fra indholdsfortegnelsen i ens egen håndbog, til et dokument i en anden håndbog eksempelvis hvis man fra en lokal håndbog ønsker at anvende et tværgående dokument. Fordelen ved dette er, at dokumenter fælles for flere afdelinger/specialer kun oprettes og revideres ét sted. Det lokale dokument skal dog godkendes i egen afdeling jf. Dokumentstyringspolitikken. Et eksempel kan være en tværgående instruks for Patientidentifikation som alle specialer skal anvende. Find link til det dokument, du ønsker at anvende. For at gøre dette skal du: Åbne dokumentet og klik på dokumenthovedet. Peg musen henover venstre øverste hjørne af dokumenthovedet indtil den gule pop-up kasse vises (1). Kopier teksten lige under Kun dokument som starter med http (2). Dette er dokumentets link. Nu skal du oprette det nye dokument i egen håndbog, hvor det kopierede link skal indsættes: Klik på Tilføj bilag (3) Udfyld følgende bilagsoplysninger: Skriv navnet på det dokument der linkes til (4) Vælg Type: URL (5) Sti: Indsæt link som du tidligere har kopieret (6) Fil-type: Primær (7) Klik på OK. OBS: Husk at dokumentet skal godkendes hos specialets dokumentansvarlige. Først efter udgivelse vil det primære dokument ses. 16
Oversigt over links til og fra et dokument Hvis du ønsker at se en oversigt over de dokumenter og flowdiagrammer der linker/henviser til et dokument, du evt. er ved at redigere, er dette muligt. Klik på Kæden lige under Dokumenthovedet. I oversigten ses nu alle de dokumenter der henviser til det aktuelle dokument i dette eksempel de der henviser til tværgående retningslinje for Patientidentifikation. Længere nede på oversigten vises også de flowdiagrammer der henviser til dokumentet. Oversigten er tilgængelig for redaktører både når dokumentet er under revision, men også når det er udgivet. Adviser henviserne om kommende opdatering Du har mulighed for adviserer de som linker/henviser til dit dokument om kommende ændringer til dokumentets indhold. Klik på Advicer ansvarligere, godkendere og redaktører nederst i oversigten. Du kan fjerne en eller flere modtagere ved at klikke på den hvide markering. I formularen kan du tilføje tekst til den mail der sendes af sted. OBS. Du kan kun sende formularen når der er oprette ny version af det aktuelle dokument se side 18). 17
Dokumentredigering Dokumentredigering revision af indhold Klik på Håndbøger nederst på siden. I oversigten over dine redigeringsrettigheder skal du klikke på ikonet for Indhold. Her har du adgang til alle de dokumenter du har redigeringsrettigheder til også dem du ikke er redaktør for. Find dokumentet i indholdsfortegnelsen i venstre side. Blyanten indikerer, at dokumentet er under revision. Se nedenfor hvis du ønsker at oprette ny revision af et allerede udgivet dokument. Hvis du er redaktør af dokumentet kan du også få redigeringsadgang til dokumentet fra fanebladet Mine dokumenter under forudsætning at dokumenterne er under udarbejdelse eller revision. Her finder du links til alle de dokumenter, du er redaktør for - foruden dine eventuelle andre opgaver som høring og godkendelse. Rediger eksisterende dokument ny version Allerede godkendte dokumenters indhold kan kun revideres ved at der oprettes en ny version. Således sikrer systemet en entydig versionsstyring. Find det eksisterende dokument i det rette kapitel som ovenfor (redigeringsadgang). Klik derefter på det det lille plus for at oprette en ny version. Klik OK for at bekræfte, at du ønsker at oprette en ny version. Den nye version kan redigeres og forbliver som kladde til den udgives, hvorefter den erstatter den eksisterende version som er tilgængelig for brugerne. 18
Tilføj høringsgruppe Høringsgruppe Du kan undervejs i arbejdet med dokumentets indhold vælge, at sende det til gennemsyn (høring) hos andre. Høringsdeltagerne kan skrive kommentar til indholdet, som efterfølgende gemmes i dokumentets log. Klik på Høring lige under dokumenthoved i den midterste del af redigeringsvinduet. Du kan vælge at sende dokumentet i høring hos en enkelt person eller hos allerede oprettede grupper af personer. Når der skal vælges en bestemt person som forfatter, høringsdeltager eller godkender, er den absolut letteste metode til at finde den korrekte person på, at skrive dele af personens navn i Navn feltet (1). Systemet begynder herefter at søge i hele databasen for at finde de personer, hvor det, der er skrevet i Navn feltet, indgår i deres navn, og korrekte person kan efterfølgende vælges. Hvis personens initialer er kendt, kan der også søges på initialer via Initialer feltet (2). klik herefter på Tilføj valgte. Når der skal vælges en gruppe af brugere som høringsdeltagere klik på + og afgrænses ud fra gruppetype og gruppe klik herefter OK og efterfølgende Tilføj alle. Se i øvrigt Appendiks 5 Afgræns dokumentbrugere Når Høringsgruppen er valgt kan der skrives en besked i feltet Tekst til mail, og der kan i feltet Deadline påføres en deadline. Klik på Send og dokumentet sendes i høring. Modtageren adviseres om opgaven via en e-mail, og dokumentet kan ses som personlig opgave under fanebladet Mine dokumenter. TIP: Hvis man inden for en høringsrunde ønsker at tilføje flere personer (se ovenfor) eller ønsker at genfremsende til en udvalgt person, kan dette gøres ved at klikke på kuverten ud for personen (3), således at der kun sendes en enkelt høringsanmodning af sted husk at udfylde tekst til mail. Det er muligt at trække en høring tilbage (4), hvorefter opgaven fjernes fra høringsdeltagers opgaveliste. Du kan se alle høringssvarene samlet ved at klikke på Kommentarer/Udgiv i det midterste vindue under dokumenthovedet. Stjernen indikerer, at du har ulæste kommentarer. 19
Godkendelse Når dokumentet er færdigskrevet, skal det sendes til godkendelse hos den dokumentansvarlige eller til den, som den dokumentansvarlige har uddelegeret godkendelsesansvaret til. Hvor det er relevant kan et dokument tildeles flere godkendere. Vælg godkender Klik på Godkendere i det midterste vindue (redigering). Vælg den ønskede godkender blandt de standardgodkendere, der er tilknyttet håndbogen klik herefter på Tilføj valgte. Når Godkender er valgt kan der skrives en besked i feltet Tekst til mail, og der kan i feltet Deadline påføres en deadline. Klik på Send og dokumentet sendes til godkendelse. Modtageren adviseres om opgaven via en e-mail, og dokumentet kan ses som personlig opgave under fanebladet Mine dokumenter. TIP: Når du udfylder dato, behøver du ikke skrive hele datoen, men kan du blot skrive fx +7, og så vil systemet sætte datoen ind for om 7 dage. 20
Godkendelse - 2 Når Godkender har godkendt dokumentet ved at sætte flueben og klikket på Send svar, vil redaktøren blive adviseret via e-mail og kan se det under opgaver på fanebladet Mine dokumenter. Dokumentet er nu klar til udgivelse. NB: Hvis en eller flere godkendere ikke sætter et flueben inden de klikker Send svar, vil godkendelse ikke blive gennemført. OBS: Hvis dokumentet ændres i tekst eller metadata efter godkendelse og inden det udgives - bortfalder godkendelsen og dokumentet skal godkendes igen. NB: I Appendiks 1 beskrives, hvordan godkender, godkender et dokument i systemet. 21
Udgivelse Dokumentudgivelse I det midterste vindue indikerer (OK 1), at dokumentet er godkendt. Klik på Kommentarer. I højre vindue skal du tildele dokumentet et versionsnummer. Er der tale om betydelige ændringer i en ny version af et eksisterende dokument, skal versionen ændres med et helt versionsnummer, som fra 1 til 2. Er der imidlertid kun tale om kosmetiske ændringer i forhold til eksisterende version, skal versionsnummeret kun ændres med en decimal, som fra 1 til 1.1. På den måde hjælper vi sygehusets ansatte til hurtigt at identificere om ændringer i dokumentet har betydning for udførelsen af deres opgaver. Det er muligt at advisere enkelte personer eller grupper af ansatte om dokumentets udgivelse. Afgræns brugerne der skal modtage mail som ved at klikke på + og som i øvrigt beskrevet i Appendiks 5 Afgræns dokumentbrugere. Klik på Udgiv og dokumentet er nu synligt for dokumentbrugerne. 22
Appendiks 1: Høringsdeltagelse og Godkendelse Afgiv høringssvar Når en høringsdeltager modtager et dokument til gennemsyn, adviseres denne på to måder: 1. via mail med et link til dokumentet 2. via fanebladet Mine dokumenter i Infonet, når høringsdeltageren logger på. Klik på linket i mailen eller find dokumentet under Mine dokumenter. Du kan afgive høringssvar direkte i teksten på gule sedler. Tryk CTRL og højreklik samtidig med musen direkte i teksten, der hvor du ønsker at oprette en kommentar. Der kan oprettes flere gule sedler på samme høring. Alternativt og/eller er der nederst i dokumentet plads til at skrive Kommentarer. Klik Send svar for at afslutte høringen. TIP: Nederst kan der klikkes på Kommenteringslog for at se alle tidligere kommentarer i forbindelse med dokumentet. Privat høring: Du kan videresende dokumentet til en intern høring. Klik på Privat høring og vælg de personer, du ønsker, skal deltage. Deres svar sendes retur til dig, og du kan formulere det høringssvar, du vil sende retur til den, hvorfra du oprindelig modtog dokumentet i høring. Hvis du ikke ønsker at sende dit høringssvar med det samme kan du vælge at gemme det midlertidigt ved at klikke på Gem. Godkendelse Når en godkender modtager et dokument til godkendelse, adviseres denne på to måder: 1. via mail med et link til dokumentet 2. via fanebladet Mine dokumenter i Infonet, når godkenderen logger på. 23
Klik på linket i mailen eller find dokumentet under Mine dokumenter. Nederst i dokumentet er der plads til at skrive kommentar til godkendelsen (1). OBS: Hvis dokumentet kan godkendes, skal der sættes flueben ved at klikke ud for Godkendt (2). Klik Send svar for at afslutte godkendelse. TIP: Nederst kan der klikkes på Kommenteringslog for at se alle tidligere kommentarer i forbindelse med dokumentet (3). 24
Appendiks 2: Tildel kapitel redaktør I systemet er der forskellige rettigheder i forhold til rollen som redaktør. På følgende niveauer kan der tildeles redaktørrettigheder: Håndbog Kapitel Dokument Redaktørrettighed til en håndbog En håndbogsredaktør har adgang til hele håndbogens indhold. Det anbefales, at der kun knyttes et begrænset antal håndbogsredaktører til hver håndbog. Der er som udgangspunkt altid én håndbogsredaktør knyttet til håndbogen i forbindelse med at systemadministrator har oprettet en håndbog. Ønskes flere håndbogsredaktører skal systemadministrator kontaktes. Tildel redaktørrettighed til et kapitel En kapitelredaktør har adgang til indholdet i et eller flere kapitler, alt efter tildelt rettighed. Klik på Redaktør i den grå menubar nederst på siden. I oversigten over dine redigeringsrettigheder skal du klikke på ikonet for Kapitler. For at tildele en kapitelredaktør skal du klikke på Kapitler & Dokumenter i det midterste vindue (1). Vælg det rigtige kapitel... og klik på kapitlet i oversigten. Skriv Redaktørens initialer i feltet og systemet vil automatisk vise brugerens navn. Er det ikke den korrekte person, klik på menulisten for flere valg. Alternativt kan man finde redaktøren via gruppemedlemskab. Klik OK og tilføj flere Kapitelredaktører efter behov på samme måde. 25
Appendiks 3: Tildel redaktørrettighed til et dokument Tildel redaktørrettighed til et dokument En dokumentredaktør har adgang til at redigere et tildelt dokument. For at tildele en redaktør til et dokument skal du klikke på Kapitler & Dokumenter i det midterste vindue. Vælg det kapitel hvori dokumentet er placeret og klik på det pågældende dokument. Skriv Redaktørens initialer i feltet og systemet vil automatisk vise brugerens navn. Er det ikke den korrekte person så klik på menulisten for flere valg. Alternativt kan man finde redaktøren via gruppemedlemskab. Der kan kun tilføjes én redaktør til et dokument. Der ud over har både håndbogs- og kapitelredaktør redaktørrettigheder til dokumentet. Det er også muligt at ændre dokumentredaktøren under oprettelse og redigering af dokumentets oplysninger se side 8. 26
Appendiks 4: Afgræns dokumentbrugere, høringsdeltagere, ansvarlige m.fl. Nedenfor er beskrevet ud fra en generel metode til afgrænsning. Der kan være varianter af muligheder for afgrænsninger, som ikke er beskrevet i nedenstående. Afgrænsning af dokumentbrugere og -ansvarlig skal foretages i forbindelse med oprettelse eller redigering af et dokument. Når der afgrænses til dokumentbrugere og -ansvarlige skal nedenstående gruppetyper anvendes. Der skal altid vælges et sygehus og et speciale. Hvis der ønskes afgrænset i forhold til en specifik gruppe af brugere, kan der yderligere vælges stilling, funktion og evt. udvalg. Der kan afgrænses brugere ved hjælp af op til fem afgrænsninger fra nedenstående oversigt. Jo flere afgrænsninger der anvendes jo mere specifikt kan afgrænsningen blive i forhold til enkelte personer. Det er ikke nødvendigt at vælge alle fem afgrænsninger. Gruppetype Sygehus Speciale Afsnit Gruppetype Stilling Funktion Funktionsområde Udvalg Beskrivelse Gruppetype som skal anvendes til oprettelse af regionens sygehusenheder, inkl. Psykiatrien. Gruppetype som skal anvendes til oprettelse af et speciale. Gruppetype som skal anvendes til oprettelse af et afsnit/en enhed - som kan anvendes i særlige tilfælde hvor dokumenter kun er gældende for en afgrænset organisatorisk enhed. Beskrivelse Gruppetype som skal anvendes til oprettelse af de stillingstyper der anvendes til ansættelse, som for eksempel: Læger Sygeplejersker Sekretærer m.fl. Gruppetype som skal anvendes til oprettelse de funktioner som personalet bestrider i forbindelse med deres stilling, som for eksempel: Afdelingsledelse Overlæge Reservelæge Klinisk vejleder Dokumentansvarlig Konsulent Patientsikkerhedsansvarlig m.fl. Gruppetype som anvendes til at gruppere medarbejdere indenfor speciale områder som for eksempel: Kardiologi patologi Radiologi m.fl. Gruppetype som skal anvendes til oprettelse diverse udvalg på regions-, sygehus- eller afdelingsniveau, som for eksempel: MED-udvalg Hygiejneudvalg ERFA-gruppe m.fl. 27
Appendiks 4: Afgræns dokumentbrugere - 2 Generelt om afgrænsning I forbindelse med valg af brugere til dokumenter i Infonet, som for eksempel Dokumentbrugere, Læseadgang og Dokumentansvarlig, er der flere muligheder for at afgrænse i forhold til for eksempel sygehus, speciale, stilling og funktion. Afgrænsningen baserer sig på hvordan brugeren er oprettet i Infonet. Brugeren kan være knyttet til egenskaber som stilling og funktion(er), foruden ansættelse indenfor et speciale. Disse egenskaber svarer i Infonet til Type (gruppetype). Alle brugere af Infonet i Region Syddanmark er en del af samme database, og det er afgrænsningen til de nævnte egenskaber, der afgør, hvem der vælges som dokumentbrugere eller dokumentansvarlig. For eksempel er alle i Region Syddanmark, der har ansættelse indenfor et bestemt speciale, knyttet til samme gruppe. Derfor skal valg af speciale altid knyttes til et sygehus, med mindre målgruppen er alle indenfor samme speciale i hele regionen. Når der skal afgrænses til dokumentansvarlig, er det altid funktionen Afdelingsledelse, der skal knyttes sammen med et speciale og et sygehus. Dokumentansvarlig Dokumentansvarlig følger altid et medlem af afdelingsledelsen eller Direktionen. Når der skal afgrænses til dokumentansvarlig skal følgende gruppetyper indgå i afgrænsningen: 1. Sygehusenhed 2. Speciale 3. Funktion 4. Stilling - se ovenfor for en yderligere beskrivelse af de forskellige gruppetyper. TIP: Når der efterfølgende skal vælges dokumentansvarlige, vil sidste anvendte afgrænsning altid vises i forbindelse med oprettelse af nyt dokument. Derudover kan tidligere anvendte afgrænsninger vælges ved at klikke på 'pilen' til højre ud for Ansvarlig - det betyder i ovenstående afgrænsning, at lægen i afdelingsledelsen indenfor Medicin på SVS er dokumentansvarlig. 28
Appendiks 4: Afgræns dokumentbrugere - 3 Afgræns til Dokumentbrugere og Læseadgang Nedenstående beskrivelse af fremgangsmåde er ens i forhold til både Dokumentbrugere og Læseadgang. Klik på '+' ud for Brugere. Et dokuments brugere kan defineres som indholdets primære målgruppe. Dvs. de personer som indholdet i dokumentet henvender sig til dokumentets anvendelsesområde. Der må ikke anvendes betegnelsen alle i afgrænsningen af brugergruppen. Foruden en afgrænsning af brugere skal der ligeledes afgrænses til de som gerne må læse indholdet, men som ikke er omfattet af den primære målgruppe. Som standard har "alle" altid læseadgang til dokumentet. Hvis dokumentet ikke skal være synlig for alle, skal denne gruppes fjernes under 'læseadgang'. (Gruppen 'Alle' kan vælges under afgrænsningen af typen 'Ansvarsområde') OBS! Hvis dokumentet ikke ønskes udlæst til Ekstern Infonet ved håndbogsudlæsningen må der ikke anvendes betegnelsen alle i afgrænsningen af denne brugergruppe. Når der skal afgrænses til dokumentbrugere og læseadgang skal/kan følgende gruppetyper indgå i afgrænsningen: 1. Sygehusenhed (skal) 2. Speciale (skal for alle andre dokumenter end tværgående) 3. Afsnit/enhed 4. Stilling 5. Funktion 6. Udvalg - se ovenfor for en yderligere beskrivelse af de forskellige gruppetyper. eks. - i ovenstående eksempel er dokumentbrugerne afgrænset til alle indenfor Pædiatri på SVS. 29