VEJLEDNING TABULEX TRIO GRUNDDATA OK5
Indholdsfortegnelse Backup... Dan backup... Indlæs backup... Send backup til Tabulex... Genvejstaster mv.... Forstørrelse af et vindue... 5 Skjul/vis kolonner... 5 Grunddata... 6 Kap. Grunddata Institution... 7 Grunddata Institution Institution... 7 Normperiode... 8 Grunddata Institution Kalender... 9 Grunddata Institution Perioder... Grunddata Institution Lønoplysninger... Grunddata Institution Ringetidssæt... Grunddata Institution Grupper... 5 Grunddata Institution Stillinger... 6 Grunddata Institution Aktivitetskategorier... 7 Grunddata Institution Status for timeforbrug... 9 Kap. Grunddata Personale... 0 Grunddata Personale Historik... Grunddata Personale Linjefag... Kap. Grunddata Basiskartotek... Grunddata Basiskartotek Lokaler... Automatisk tildeling af lokaler... Grunddata Basiskartotek Klasser/Hold... 5 Grunddata Basiskartotek Fag... 6 Grunddata Basiskartotek Løn- og fraværskoder... 7 Grunddata Basiskartotek Aktivitetsbetegnelser... 9 Kap. Værktøj Timefordelings-/lektionsplan... 0
Velkommen til Tabulex Trio! Backup Vi opfordrer dig til at tage backup som en daglig rutine, og inden du påbegynder indtastninger/ opgørelser i Trio, som du er usikker på. I Trio er der ingen fortryd-knap. Backuppen er derfor din eneste mulighed for at: Gendanne data, som du har mistet Genskabe oprindelige data, hvis du fortryder nogle indtastninger/handlinger i Trio. Dan backup Klik på Ikonet. Nu ser du dette vindue: Trio foreslår et filnavn. Ønsker du et andet navn, kan du ændre navnet, men lad dato og tid blive stående. Dermed ved du altid, hvornår du har taget backuppen, hvis du får brug for at indlæse den senere. Du kan selv udpege en anden backup-mappe. Klik på Gem. Nu er din backup gemt. Trio foreslår at gemme backuppen i den mappe, der er angivet som backupmappe i menuen: Værktøj Opsætning Systemstier. Indlæs backup Backuppen kan indlæses igen ved at vælge menuen: Filer Backup Indlæs backup. Udpeg den backup, du vil indlæse og klik på knappen: Åbn. Du skal være opmærksom på, at du ved indlæsning af en ny backup, vil få overskrevet de aktuelle data i Trio.
Send backup til Tabulex Du har mulighed for at sende en backup til IST Tabulex via denne menu. Når du vælger menuen Send backup til Tabulex, vil systemet automatisk åbne dit mailprogram, og backuppen bliver automatisk vedhæftet. Du har mulighed for at skrive en besked, før du sender din backup. For at kunne benytte dig af denne automatiske mail, skal du gå i menuen Værktøj Opsætning Mailserver. Opsætningen i mailserveren kan også bruges til at maile udskrifter til lærerne, fx deres opgaveoversigter.
Genvejstaster mv. Funktion Funktionstaster/forklaring Skærmdump Opret aktivitet Insert eller Alt + o Gem aktivitet Return/Enter eller Alt + g Opret og gem aktivitet Insert og Slet aktivitet (hele linjen) Ctrl + delete eller Alt + s Slet indholdet i et felt (først markeres feltet) Backspace/ tilbage-knappen Annuller Esc eller Alt + a Vis Alt + v Tilknyt klasser til hold Ctrl + return/enter Tilknyt personer til gruppe Ctrl + return/enter eller Alt + t Indsætte flueben Mellemrumstast Skifte fra dato til dato i oversigtsskemaet Ctrl + Page up/page down
Forstørrelse af et vindue Når du åbner et vindue i Trio, kan du forstørre det ved at trække i et af vinduets hjørner eller i en af siderne. Hold musen over et hjørne eller en side indtil du ser en af disse pile:. Nu kan du hive i vinduet. Trio husker indstillingen, hvilket betyder, at vinduet åbner i samme størrelse, som da du lukkede. Skjul/vis kolonner I Trio er der mulighed for at skjule kolonner. Skjuler man en kolonne, er det kun visuelt. Beregningerne er fortsat aktive. (Dette er selvfølgelig først aktuelt, når der er data i menuen Tjenestetid). Højreklik på en af kolonnerne. Vælg Skjul/Vis kolonner. Nu ser du boksen: Customization. I boksen kan du gemme de kolonner, som du ikke ønsker at se. Venstreklik på den kolonneoverskrift, du vil skjule. Træk nu kolonnen over i gemmeboksen. Vil du igen vise en skjult kolonne, skal du venstreklikke på kolonne-overskriften i gemmeboksen, og trække den tilbage. De grønne pile viser stedet, hvor kolonnen vil blive placeret, når du slipper. 5
Grunddata I menuen Grunddata opretter du alle skolens grundoplysninger. De oplysninger og beregningsparametre, som du indtaster i Grunddata, er fundamentet for Trios automatiske beregninger af skolens ressourcer. Derfor er det vigtigt, at de er korrekt indberettet. Klik på ikonet til Grunddata. Nu ser du dette vindue: Grunddata er delt i tre hovedgrupper med hver deres underfaneblade. Ved at klikke på de tre hovedgrupper: Institution, Personale og Basiskartotek, kan du se alle underfanebladene. I fanebladet Grunddata Institution kan du indtaste oplysninger om: I fanebladet Grunddata Personale kan du indtaste oplysninger om: I fanebladet Grunddata Basiskartotek kan du indtaste oplysninger om: 6
Kap. Grunddata Institution På de næste sider vil fanebladene: Institution, Kalender, Perioder, Lønoplysninger, Ringetidssæt, Grupper, Stillinger, Aktivitetskategorier og Status for timeforbrug blive gennemgået. Grunddata Institution Institution Når du skriver/udpeger et postnummer og tabulerer videre til næste felt, vil Trio automatisk skrive bynavnet. Du kan også starte med at skrive/udpege byen, så finder Trio postnummeret. I registeret er de postnumre/byer, som du selv opretter, angivet med denne farve (orange): Har du fx brug for at indtaste et tysk/svensk postnummer, kan du højreklikke på feltet Postnummer. Nu får du mulighed for selv at oprette et postnummer med tilhørende bynavn. 7
Normperiode (Værktøj Basisopsætning Normperiode) Når du gemmer, får du denne besked: Du skal oprette en normperiode i Trio på et år, før du kan fortsætte med indtastningerne i programmet. Sig derfor OK. Nu kommer du direkte i menuen: Værktøj Opsætning, hvor du kan oprette din normperiode. Vær omhyggelig med din indtastning, da du ikke på et senere tidspunkt kan ændre normperioden! Ønsker du en anden normperiode end skoleår eller kalenderår, skal du sætte prik i Institution, der har en selvvalgt normperiode. Nu kan du selv vælge startdatoen for normperioden, der altid vil være på et år. 8
5 6 Grunddata Institution Kalender Kalenderen for normperioden skal indtastes hvert år. OBS! Tidligere blev ferien lagt i kalenderen. Den skal nu indtastes på den enkelte medarbejder, da der nu er mulighed for at planlægge individuel ferie. 9
6 5 Gå frem/tilbage inden for normperioden. Højreklik i kalenderen, hvis du fx ønsker en udskrift eller at få kalenderen overført til et regneark. Den blå ramme viser, hvilken dato du står på i kalenderen. Du bevæger dig rundt i kalenderen med piletasterne på tastaturet. Her vælger du dagstypen for datoen med blå ramme omkring. Taster du begyndelsesbogstavet fra en af dagstyperne fx u, bliver dagen i den blå ramme en UV-fri dag. Som standard er alle hverdage uden dagstypetekst = Normal skemadage. Hvis du klikker på spørgsmålstegnet ved siden af Dagstyper, finder du en kort beskrivelse af de forskellige dagstyper. Undervisning i weekenden kan indberettes i kalenderen. Skal der undervises fx på en lørdag, markeres dagen som Normal skemadag. Tilsvarende kan en hverdag gøres skolefri ved at markere for Weekend. Du får dog nedenstående advarsel, som du klikker ja til. Du har mulighed for at skrive en selvvalgt tekst i kalenderen på max. 7 tegn. 0
Grunddata Institution Perioder Normperioden er en kopi af skolens kalender. Normperioden dækker derfor hele skoleåret. Du kan selv oprette flere perioder. Mange skoler har fx brug for at oprette en periode til 9. årgang, da afgangsklasserne slutter tidligere end skolens øvrige klasser. Har skolen halvårlige valgfag, kan du oprette en periode for henholdsvis efteråret og foråret. Du opretter en afgrænset periode ved at ændre på start- og slutdatoen. For at oprette en ny periode, skal du klikke på Opretknappen i bunden af vinduet. Du kan hele tiden se, hvor mange skemadage der er i perioden. Vil du oprette en ny periode, på baggrund af en eksisterende periode, kan du kopiere perioden ved at højreklikke. Har du brug for at inaktivere en uge midt i perioden (dvs. at der ikke kan placeres et skema i den pågældende uge), gør du følgende: I kalenderen venstreklikker du på den første af de 5 dage. Tryk dernæst på mellemrumstasten 5 gange.
6 5 6 5 Grunddata Institution Lønoplysninger Hvis du skal danne elektronisk løn eller fraværsindberetning, skal du udfylde dette faneblad. KMD Silkeborg Løn Intet/Privatskole Sæt markeringen ved det lønsystem, I anvender.
5 6 Angivelse af lønbrøk har betydning, når du sender løn. Vælger du lønbrøken 7/7, får du i Grunddata Personale feltet: Timer pr. uge, hvor du har mulighed for at beregne beskæftigelsesgraden i forhold til Timer pr. uge. Den valgte lønbrøk vises på udskriften af Opgaveoversigten. Brugernummer/Institutionskode skal du have oplyst af din kommune eller it-afdeling. Her indtastes eventuelt afdelingsnummer til elektronisk løn (KMD). Her angives den sti, som lønfilerne skal afleveres til. Oplysning om stien skal du have fra din kommune eller it-afdeling. Hvis du skal sende elektronisk fravær, skal der sættes flueben her. KMD-løn: Du kan markere, om du ønsker at sende aktivitetsdato til lønsystemet.
Grunddata Institution Ringetidssæt Vil du oprette et nyt ringetidssæt, skal du klikke på Wizard og følge guiden. Har du oprettet flere ringetidssæt, kan du her udpege det ringetidssæt, du vil se. Du opretter lektioner ved at klikke på knappen Opret. Trio indsætter auto-matisk lekt.nr. Du skal skrive starttiden og klikke på return/enter-tasten eller knappen Gem. Trio indsætter selv sluttiden. Trio indsætter selv sluttiden beregnet på baggrund af standard lektions-længden. Ønsker du, at en lektion skal afvige fra denne standardlængde, kan du selv angive sluttidspunkt. Sætter du flueben i Vis avanceret, har du mulighed for at lave et helt specielt ringetidssæt, fx til torsdag.
Grunddata Institution Grupper Opretter du en gruppe, skal du skrive gruppebetegnelsen i dette felt. I denne kolonne ser du de grupper, som du har oprettet. Har du oprettet en gruppe, kan du tilknytte/fjerne gruppemedlemmer. Du kan udskrive en liste med grupperne. De oprettede grupper benyttes udelukkende til sortering/visning. De har ingen indflydelse på beregningerne i programmet. 5
Grunddata Institution Stillinger Programmet har fra starten nogle stillingsbetegnelser. Ønsker du flere, kan du selv oprette disse. Typen kan du ikke selv oprette. Det er typen, der ligger til grund for beregningerne. Du kan oprette en ny stillingsbetegnelse ved at højreklikke på den stilling, du vil kopiere. Den nye stillingsbetegnelse får det oprindelige navn+ kopi. Denne betegnelse kan du ændre. Man skal gennemgå ALLE parametre. Står der ikke det tal, som passer til jeres aftaler, skal du ændre tallet. Arbejder I med en fast nettonorm, kan du indtaste jeres faste nettonorm ved at klikke på. 6
Under fanebladet Overtid/UV-tillæg skal du udfylde de grænser for overtid samt undervisningstillæg, der er gældende for din skole. Grunddata Institution Aktivitetskategorier Trio indeholder fire aktivitetskategorier: Opgaver Puljer Tilstedeværelsestid Undervisning 7
Når du klikker på en aktivitetskategori, kan du se en lille beskrivelse af, hvad der er typisk for aktivitetskategorien. For hver aktivitetstype definerer du, hvordan den skal beregnes i forhold til: Undervisningstid Anden tid Inden for de enkelte aktivitetskategorier kan du oprette de aktivitetstyper, der er brug for på din skole. Du kan sagtens oprette flere. Ved at benytte Wizarden kan du få hjælp til at beregne dine faktorer. For aktivitetstypen puljer er det muligt at beregne puljens størrelse på baggrund af beskæftigelsesgraden og/eller antallet af dage i beskæftigelsesperioden. 8
Grunddata Institution Status for timeforbrug Fanebladet Status for timeforbrug er en hjælp til dig, hvis du vil se, hvad du har fordelt af timer. Markerer du for: prognose, får du optalt både fordelte og ikke-fordelte aktiviteter kun fordelte, kan du udpege den eller de personalegrupper, som du ønsker at se det aktuelle forbrug for. Husk at klikke på hver gang du skifter fra en visning til en anden. Klikker du på ved en aktivitetskategori, skifter plusset til. Du får nu vist alle aktivitetstyper under den valgte kategori. 9
5 7 6 8 9 Kap. Grunddata Personale Grunddata Personale Personale Her kan du se de lærere, som du har oprettet. Farverne indikerer, hvilken stillingskategori vedkommende er ansat under. Du kan få flere kolonner frem, hvis du holder musen hen over sidelinjen, indtil du ser:. Venstreklik og træk nu med musen. Venstre halvdel af vinduet er personens grundoplysninger. Feltet Ansættelses-dato angiver, hvornår personen begyndte på skolen. Først når personen fratræder sin stilling, kan du udfylde feltet Fratrædelsesdato. En person, hvor feltet Fratrædelsesdato er udfyldt, bliver ikke fremskrevet til næste normperiode. Klik på for at få mere hjælp om login og rettigheder. 5 Højre halvdel af vinduet drejer sig om personens ansættelsesforhold i indeværende normperiode. Start- og slutdato er altid i den aktuelle normperiode. Derfor er det ikke nødvendigt at angive årstallet. Stillingsbetegnelserne kommer fra registret i menuen Grunddata Institution Stillinger. Her har du mulighed for at oprette nye stillingsbetegnelser. Er en lærer på orlov, har du mulighed for at skjule personen i oversigtsskemaet. Sætter du flueben, får du mulighed for at skrive et datointerval. 0
7 9 8 I Wizarden har du følgende muligheder: Her har du mulighed for at opgøre en lærer. Du kan også ændre dato eller ansættelsesforhold. Du bliver guidet vha. en Wizard. Her kan du markere, om en person skal have aldersreduktion. Har du oprettet flere ansættelsesforhold på en person, vil det fx se sådan ud: Tidsbegrænsede ansættelser I forbindelse med tidsbegrænsede ansættelser skal du, på den enkelte medarbejder, angive det antal arbejdsdage, hvorpå undervisningstillægget skal forholdsberegnes (Grunddata Personale Personale grå boks). Det er op til den enkelte skole at afgøre, om beregningen skal fortages på baggrund af arbejdsdage eller skoledage:
Grunddata Personale Historik I dette faneblad kan du oprette og gemme noter vedrørende læreren. Læreren kan ikke se noterne på opgaveoversigten eller i Trio Web. Grunddata Personale Linjefag
Skriver du begyndelsen af det fag, du ønsker fx da., så får du faget: Dansk Vil du se en oversigt over alle fag, kan du klikke på feltet/linjen. Nu ser du i højre side af feltet Klik på pilen. Nu ser du en fagliste. Udpeg det fag, du ønsker. Har læreren tilsvarende kompetencer, markerer du dette ved at sætte et flueben.
Kap. Grunddata Basiskartotek Grunddata Basiskartotek Lokaler Det er ikke nødvendigt at oprette lokaler af hensyn til tjenestetidsberegningen. Skal fagfordelingen overføres til et skemalægningsprogram, er det en fordel at oprette lokaler. Vil du oprette lokaler, er det kun nødvendigt at indsætte navnet/betegnelsen på lokalet. Det er frivilligt, om du vil lave en beskrivelse af lokalet. Automatisk tildeling af lokaler I de næste faneblade Klasser/Hold og Fag, har du mulighed for at knytte stamlokale til en klasse og stamlokale til et fag. Eks.:.A s klasselokale er lokale: 6 Faget IDR er i lokale: idr Hvis du i fanebladet Klasser/Hold sætter.a s stamlokale til 6 og i fanebladet Fag markerer, at idræt har stamlokale idr, vil Trio automatisk sætte stamlokalerne på, når du senere i Tjenestetid Undervisning opretter.a s lektioner..a DAN vil automatisk få tildelt lokalet 6, mens.a IDR vil få tildelt lokalet idr.
5 Grunddata Basiskartotek Klasser/Hold Det ringetidssæt, som du tidligere har oprettet, skal nu tilknyttes dine klasser/hold. Har du hold på din skole, kan du tilknytte de klasser til holdet, som det er sammensat af. Når du gemmer, sætter Trio automatisk flueben i feltet Hold. Klassetilknytninger til et hold betyder, at skemalæggeren vil få en skemabrik, ikke bare som en holdbrik, men en skemabrik, hvor klasserne er tilknyttet. Dette er også meget hensigtsmæssigt for oversigtsskemaet i Trio. Når du opretter en klasse, skal du knytte et ringetidssæt til klassen. Vil du oprette et hold, fx ab, skal du tilknytte de klasser til holdet, som det er sammensat af. Venstreklik på feltet to gange. Nu ser du: Venstreklik på. Nu har du mulighed for at tilføje klasser til holdet. Markér de klasser, du vil tilføje i venstre side. Klik på den blå pil i midten. Nu flyttes de markerede klasser til højre side. Klik på OKknappen. Nu er klasserne a og b blevet tilknyttet til holdet ab. 5 Den valgte klassetype afgør, om Trio pr. automatik knytter tillæg til klassen. 5
Grunddata Basiskartotek Fag Trio kan tilpasse dit fagregister til UVM s standardfagliste. Du kan selv oprette fag. Vikardækker du i Trio, kan du med et flueben markere, at en lærer, der fx har faget RÅD, skal foreslås som vikar. I de fag, hvor eleverne skal være i et faglokale i stedet for deres klasselokale, kan du indsætte stamlokalet. Trio tilknytter automatisk stamlokalet til lektioner med det pågældende fag. 6
Grunddata Basiskartotek Løn- og fraværskoder Trio er født med koder til undervisningstillæg mv. Først når der er valgt et lønsystem, kan du automatisk få koderne ved at klikke på knappen. KMD SD 7
Opretter I selv nogle koder, bliver disse orange. Retter du en standardkode, bliver den blå. Dette sættes tilbage til standard ved et højreklik. Trio har fra start en del fraværskoder: KMD SD 8
Du kan selv oprette koder til ekstraopgaver, honorarer og lignende. Det er dit lønkontor, der kan fortælle dig, hvad koden skal være. Grunddata Basiskartotek Aktivitetsbetegnelser Aktivitetsbetegnelser er et opsamlingskartotek, hvor alle de betegnelser, du har benyttet gemmer sig. Det betyder, at du fremover kan plukke fra dette register, når du har brug for samme betegnelse, som du én gang har benyttet. Fra begyndelsen kan du oprette nogle betegnelser, som du ved, at I benytter på din skole men det er IKKE nødvendigt. Man kan importere og eksportere listen over betegnelser til andre skoler. Det kan fx anvendes, hvis en kommune ønsker en ensretning af skolernes aktivitetsbetegnelser. Tryk på for yderligere oplysninger. 9
Kap. Værktøj Timefordelings-/lektionsplan For at få lektioner oprettet automatisk i Trio, kan du udfylde tabellen i menuen: Værktøj Timefordelings- /lektionsplan. Når du klikker på Importer UVM s standard fagliste udfyldes tabellen. Importer UVM s vejledende undervisningstimetal udfylder ligeledes tabellen. Når du efterfølgende klikker på knappen Opret lektioner, får du i menuen Tjenestetid Undervisning automatisk oprettet hele lektionsplanen for alle skolens klasser. 0
Når du klikker på Opret lektioner, åbner nedenstående vindue: Vælg lektionstyper (normalklasse, specialklasse og modtageklasse) og indtast antal skemadage i skoleåret. Klik på Udfør.
Telefon: 6 76 8 9 Mail: support@tabulex.dk