Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning Indhold: Indledning Kom godt i gang side 2 Login side 3 Affaldsproducenter/leverandører side 4-6 Opret side 4 Rediger side 5 Slet side 6 Eksporter side 6 Afhentning/modtagelse side 7-8 Opret side 7 Rediger/slet side 8 Indberetning og ansøgning side 9-10 Dataeksport side 11-12 Ofte stillede spørgsmål side 13-15 Definitioner side 16-18 Spørgsmål til denne vejledning, digital indberetning eller tilskudsordningen i øvrigt kan rettes til Dækbranchens Miljøfond Telefon: 39639779 E-mail: dbdk@dbdk.dk Postadresse: Skagensgade 1, 2630 Taastrup, Danmark Web: www.dmf-tyres.dk Spørgsmål vedrørende gebyrer på dæk bedes rettet til SKAT. Se www.skat.dk for detaljer. Der henvises til bekendtgørelse nr. 1485 af 25. november 2015 for detaljer omkring gebyr- og tilskudsordningen til genanvendelse af dæk. Der tages forbehold for trykfejl og ændringer i denne vejledning samt i digital indberetning grundet løbende udvikling og optimering. Side 1 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Indledning Kom godt i gang Som ny bruger kommer du let i gang med digital tilskudsansøgning og indberetning af dine dækindsamlinger. Følg denne tjek-liste, så er du godt på vej. Log ind med de koder du har modtaget fra Dækbranchens Miljøfond (se side 3). Opret indsamlingssteder/leverandører (se side 4). Indtast afhentninger/indsamlinger (se side 7). Efter månedsskift indberettes afhentninger/indsamlinger, og der udskrives og indsendes en ansøgning (se side 9). Ved første øjekast ser nye systemer altid uoverskuelige ud, men når du først kommer i gang, vil du se, at det faktisk er ret nemt at indberette dine dækindsamlinger. Side 2 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Login Gå til adressen http://www.daekindberetning.dk i din webbrowser. Indtast vknr., brugernavn, password og klik Send. Oplysningerne får du fra Dækbranchens Miljøfond. Du er nu logget ind og er på forsiden. Log ud sker automatisk, hvis systemet ikke bruges i et stykke tid. Du kan også selv logge ud ved at klikke på login (login som anden bruger). Side 3 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Affaldsproducenter/leverandører Opsamlingssteder (også kaldet leverandører, indsamlingssteder eller affaldsproducenter) er virksomheder hvorfra der modtages eller afhentes dæk. For at oprette eller redigere opsamlingssteder klikkes på 2. Opsamlingssteder på forsiden. Opret nyt opsamlingssted For at oprette et nyt opsamlingssted klikkes på Nyt opsamlingssted. Udfyld felterne og afslut med klik på Ok. Feltet Leverandør nr er dit eget kunde- eller referencenummer. Alle felter bør udfyldes, da det senere vil lette søgningen efter en leverandør. Visse felter er obligatoriske at udfylde! Side 4 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Rediger et opsamlingssted For at redigere et allerede oprettet opsamlingssted klikkes på den pågældende linje. Korrigér felterne og afslut med klik på Ok. Alle felter bør være udfyldt, da det senere vil lette søgningen efter en leverandør. Visse felter er obligatoriske at udfylde! Hvis et opsamlingssted skifter CVR- eller P-nummer, skal der oprettes et helt nyt opsamlingssted i stedet for at foretage rettelser. Side 5 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Slet et opsamlingssted For at slette en allerede oprettet leverandør klikkes på den pågældende linje. Afkryds Slet! og klik Ok. Bemærk at en leverandør ikke kan slettes, såfremt der er indtastet afhentninger/modtagelser fra den pågældende. Eksportér kundedatabase Ønskes oplysninger om oprettede leverandører udtrukket som en fil klikkes på Exporter opsamlingssteder. Herefter dannes en xls-fil med alle kundedata samt senest indtastede afhentningsdato. xls-filer kan åbnes i fx Microsoft Excel eller andre regnearksprogrammer. Side 6 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Afhentninger/modtagelser For at oprette eller rette en afhentning eller modtagelse klikkes på 1. Afhentninger på forsiden. Opret afhentning/modtagelse For at oprette en ny afhentning/modtagelse (også kaldet registrering) klikkes på Ny registrering eller Ny registrering (søg). Ved Ny registrering springes direkte til selve registreringen. Ved Ny registrering (søg) er der mulighed for at søge i de oprettede indsamlingssteder inden selve registreringen påbegyndes. Det kan i nogle tilfælde lette arbejdet med at finde en leverandør. Udfyld CVR-nummer, navn, telefonnummer eller leverandørnummer og klik Søg. Klik derefter på linjen for det pågældende indsamlingssted. Normalt skal antal stk. udfyldes pr. gruppe. Kun i helt særlige tilfælde hvor et læs dæk er i samme gruppe og ikke monteret på fælge, kan vægt i kg indtastes i stedet. Selvom der er foretaget flere indsamlinger i en måned hos samme leverandør, skal hver enkelt indsamling indberettes separat og må ikke samles i én samlet mængde. Vælg Leverandør hvis feltet ikke allerede er udfyldt eller er forkert. Indtast indsamlet dækmængde i stk. for hver gruppe (omregning og afrunding til kg sker automatisk). Såfremt der er tale om et læs dæk uden fælge kan man alternativt indtaste vægten i kg i stedet for stk. (omregning og afrunding til antal stk. sker automatisk). Side 7 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Indtast afhentningsdato som dd-mm-åååå (eks.: 20-07-2015) samt eventuelt underindsamler i feltet Af nr og chaufførnavn i feltet Navn. Feltet Af nr bruges i de tilfælde, hvor en anden end ansøgeren har indsamlet dækkene hos en affaldsproducent. I feltet skrives fx underindsamlerens CVR-nummer. Efter endt indtastning klikkes på Ok. Er dækkene indsamlet af en anden dækindsamler end den der tilskudsansøger, skal feltet AF nr bruges til oplysninger om den pågældende underleverandør. Redigér eller slet en afhentning/modtagelse Så længe afhentningen/modtagelsen ikke er indberettet/sendt til Dækbranchens Miljøfond, kan den stadig rettes/slettes. Klik på den pågældende linje som ønskes rettet/slettet. Foretag de ønskede rettelser og klik Ok. En sletning kan ikke fortrydes! Bemærk at en afhentning/modtagelse ikke kan slettes såfremt den allerede er indberettet. Side 8 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Indberetning og ansøgning Efter månedsudløb foretages indberetning af afhentninger/modtagelser til Dækbranchens Miljøfond, og tilskudsansøgning udskrives, underskrives og sendes. Vælg 1. Afhentninger på forsiden og derefter Udskriv og send. Det er muligt at lave et prøve-udskrift inden den endelige indberetning foretages. Det giver mulighed for at rette eventuelle fejlindtastninger. Prøve udskrift : Sæt flueben hvis man ønsker at udskrive ansøgning og underbilag uden at afslutte/indberette perioden. Udskriv(/Vis) : Sæt flueben hvis man ikke ønsker at udskrivning automatisk skal starte, men alene vises på skærmen. Underbilag : Sæt flueben for at danne underbilag, som er grundlag for at kunne afslutte/indberette perioden. Når man ønsker at ansøge/indberette en periode, sættes alene flueben i Underbilag hvorefter ansøgninger udskrives, underbilag dannes og perioden afsluttes. Udfyld Måned, År samt mængderne Solgte karkasser og brugte dæk og Leveret til oparbejdning. Afslut med klik på Udskriv og send. Hvis du ikke kan udskrive samtlige sider, kan det være nødvendigt at ændre dine browser-indstillinger. Se hvordan i afsnittet Ofte stillede spørgsmål. Side 9 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Når tilskudsansøgningerne er udskrevet, skal de underskrives og sendes til Dækbranchens Miljøfond med post eller scannet via e-mail. Når indberetning er foretaget, kan man ikke længere rette/slette afhentninger/modtagelser! Ansøgninger skal være Dækbranchens Miljøfond i hænde senest den 28. i måneden efter levering til oparbejdning har fundet sted. Virksomheder som alene indsamler dæk og ikke ansøger om tilskud, skal sende oplysninger om de foretagne indsamlinger til den virksomhed som ansøger om tilskuddet. Det er derefter ansøgerens ansvar at indberette indsamlingerne som beskrevet i denne vejledning. Virksomheder som ansøger om tilskud, skal månedligt indberette indsamlingerne som beskrevet i dette afsnit, uanset om de indsamlede dæk er leveret til oparbejdning i den pågældende måned. Der kan derfor være måneder hvor der er indsamlet dæk men ikke leveret dæk til oparbejdning, og omvendt. Side 10 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Dataeksport Det er muligt at eksportere indsamlingsdata fra systemet. Det gøres ved at vælge 1. Afhentninger på forsiden og dernæst en af de fire eksport-funktioner; Exporter, Exporter alt, Exporter alt(split) eller Års indberetning. Exporter : Her kan der vælges leverandør, måned, år samt om indsamlinger er indberettet til Dækbranchens Miljøfond. Denne funktion kan bruges til hurtigt at se indsamlingsmængden hos en given leverandør. Output: Leverandørnavn og CVR-nummer, afhentningsdato, indsamlet antal dæk fordelt på grupper samt sammentællinger og oparbejdningsmængder. Exporter alt : Her kan der vælges måned, år samt om indsamlinger er indberettet til Dækbranchens Miljøfond. Denne funktion er mere detaljeret end Exporter. Output: Leverandørnummer, -navn, -adresse, telefonnummer, CVR-nummer, afhentningsdato, indsamlede mængder i både antal og vægt fordelt på grupper samt sammentællinger og oparbejdningsmængder. Exporter alt(split) : Her kan der vælges måned, år samt om indsamlinger er indberettet til Dækbranchens Miljøfond. Denne funktion er den mest detaljerede og indeholder samtlige oplysninger som er indtastet. Output: Leverandørnummer, -navn, -adresse, telefonnummer, CVR-nummer, P-nummer, AF nr., chaufførnavn, journalnummer (identitetsnummer i systemet), afhentningsdato, indsamlede mængder i både antal og vægt fordelt på grupper samt sammentællinger og oparbejdningsmængder. På side 6 kan du se hvordan du eksporterer din kundedatabase (oprettede leverandører). Alle eksporter sker som xls-filer, som kan åbnes og redigeres i de fleste regnearksprogrammer. Side 11 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Års indberetning : Her vælges år, hvorefter der dannes en csv-fil med årets indsamlinger. Virksomheder der er registreret som Indsamler i affaldsregistret hos Miljøstyrelsen kan uploade denne filen direkte i affaldsdatasystemet. Inden upload bør filen åbnes i et regneark-program, eksempelvis Excel, for at tjekke om kolonne V (WasterRecipient, ProductionUnitIdentifier) er korrekt. Denne kolonne indeholder indsamlingsvirksomhedens P-nummer. Virksomheder der er registreret som Indsamler/Modtager skal redigere filen inden upload (redigering kan fx ske i programmet Microsoft Excel): Slet kolonnerne U og V (WasteRecipient). Ret teksten i celle B2 fra CR****ref1 (**** er årstallet) til CARR****ref1. Ret teksten i celle C2 fra Collector til CollectorAndReceiver. Information og support vedr. affaldsdatasystemet findes på www.virk.dk og www.mst.dk. Side 12 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Ofte stillede spørgsmål Sp: Kan der oprettes flere brugere i samme virksomhed? Sv: Hvis der i samme virksomhed er flere som skal kunne benytte digital indberetning, kan det sagtens lade sig gøre. Kontakt Dækbranchens Miljøfond med oplysning om person(er) som skal oprettes. Sp: Hvad betyder en stjerne ved en afhentnings journalnummer? Sv: En stjerne viser, at der er uoverensstemmelse mellem antal og vægt på den pågældende indsamling. Dette kan undgås ved at indtaste antal og lade systemet beregne vægten ud fra den fastsatte gennemsnitsvægt. Sp: Hvad gør jeg, hvis jeg opdager en fejlindtastning efter jeg har indberettet? Sv: Når indsamlingen er indberettet, kan kun Dækbranchens Miljøfond foretage rettelser som derfor skal kontaktes. Sp: Hvordan sendes ansøgninger til Dækbranchens Miljøfond? Sv: Efter ansøgninger er udskrevet og underskrevet, skal de sendes til Dækbranchens Miljøfond. Dette kan ske med post eller scannet via e-mail. Sp: Hvornår skal ansøgninger være indsendt til Dækbranchens Miljøfond? Sv: Ansøgninger være Dækbranchens Miljøfond i hænde senest 4 uger efter udløbet af den måned hvor levering til oparbejdning har fundet sted. Sp: Hvad bruges Af nr til? Sv: Feltet Af nr benyttes til angivelse af en eventuel underleverandør, fx CVRnummer. Side 13 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Sp: Hvad bruges underbilag til? Sv: Underbilag er detaljerede lister over indsamlinger. Disse bilag anvendes af Dækbranchens Miljøfond og kan efter ønske udskrives af indsamlingsvirksomheden. Sp: Hvorfor stemmer omregning mellem antal og vægt ikke overens? Sv: I digital indberetning opereres med nogle gennemsnitlige vægte på de forskellige dæktyper. På grund af afrunding ved omregning kan der forekomme unøjagtigheder, især for dæk med store dimensioner. Sp: Et indsamlingssted ønsker at vide hvor mange dæk der indsamlet. Hvad gør jeg? Sv: Vælg 1. Afhentninger og derefter Exporter. Nu kan den ønskede leverandør vælges, og de indtastede indsamlinger vises i et regneark. Sp: Jeg har glemt mit vknr, brugernavn eller password. Hvad gør jeg? Sv: Kontakt Dækbranchens Miljøfond. Sp: Mine afhentninger er registreret i et andet it-system. Kan jeg importere data til digital indberetning? Sv: Pt. findes er ingen import-funktion og det er kun muligt at foretage manuelle indtastninger i digital indberetning. Sp: Jeg er registreret dækindsamler men leverer de indsamlede dæk til en anden som ansøger om tilskud. Hvad skal jeg indberette? Sv: Alle registrerede dækindsamlere som videreleverer dæk til en anden virksomhed som ansøger om tilskud, skal informere den ansøgende virksomhed om dækkenes oprindelse. Det er derefter ansøgerens ansvar at indberette indsamlingerne til Dækbranchens Miljøfond. Sp: De samme data som jeg indtaster i digital indberetning skal også sendes til Affaldsdatasystemet hos Miljøstyrelsen. Kan det gøres på en nem måde? Sv: De data som er indtastet i digital indberetning kan eksporteres i en csv-fil som kan bruges til indberetning af affaldsdata i Affaldsdatasystemet. Læs mere i afsnittet Dataeksport i denne vejledning. Side 14 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Sp: Når jeg opretter en ny afhentning eller opsamlingssted, får jeg en fejlmeddelelse. Hvad er der galt? Eksempel: Sv: Fejlen kan skyldes, at du i indtastningen bruger en apostrof eller et andet specialtegn. Slet specialtegn i indtastningen og forsøg igen. Sp: Et indsamlingssted har skiftet CVR-/P-nummer. Hvad går jeg? Sv. Opret et nyt indsamlingssted (se afsnittet Opret nyt opsamlingssted i denne vejledning) med de nye data og benyt det fremover. Sp: Hvordan kan man søge efter data som vises på skærmen? Sv. Hvis du f.eks. får vist alle dine indsamlingssteder på skærmen, kan du foretage en specifik søgning blandt alt det der vises. Almindeligvis har internetbrowsere en søgefunktion som kan anvendes ved tryk på F3-tasten eller CTRL+F. Sp: Når jeg skal udskrive ansøgningerne kan jeg kun udskrive side 1 selvom der vises flere sider på skærmen. Hvad gør jeg? Sv: I nogle internetbrowsere udskrives som standard kun det som vises på skærmen (én side) og ikke alle sider. For at udskrive alle sider skal du vælge Vis udskrift... (enten i menuen eller ved at højre-klikke med musen) og derefter vælge Kun de markerede rammer. Side 15 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Definitioner Af nummer Affaldsdatasystemet Affaldsproducent Affaldsregistret Afhentning Ansøgning Afhentningsnummer. Anvendes til notering af oplysninger om en underleverandør. Miljøstyrelsens system til indsamling af information om affaldsstrømme. Virksomhed som første gang er i berøring med det kasserede dæk, det kan være et værksted, et dækcenter, en autoophugger, en genbrugsstationer etc. Miljøstyrelsens register over virksomheder som indsamler, behandler og transporterer affald. Afhentning af kasserede dæk hos en erhvervsdrivende. Ansøgningsformular om tilskud som underskrives og sendes til Dækbranchens Miljøfond. Anvendes når en registreret indsamler leverer dæk til oparbejdning. Bekendtgørelsen Bekendtgørelse nr. 1485 af 25. november 2015. Chaufførinfo/-reference Navn eller anden reference på chauffør som fast besøger en leverandør. CVR-nummer Digital indberetning Nummer som Det Centrale Virksomhedsregister (Erhvervsstyrelsen) tildeler alle registrerede virksomheder i Danmark. System som Dækbranchens Miljøfond stiller til rådighed for dækindsamlere til indberetning af indsamlede, modtagne og oparbejdede dækmængder, og ansøgning om tilskud til dæk som leveres til oparbejdning. Gennemsnitlig dækvægt Til omregning mellem styk-antal og vægt anvendes nogle gennemsnitlige vægte pr. dæk. Se mere i definition af gruppe. Gruppe I Kasserede dæk (primært til personbil) omfattet af bekendtgørelsens 3 stk. 1 nr. 1-2. Som gennemsnitsvægt anvendes 7,4 kg. Tilskudssatsen er kr. 1,35 inkl. moms pr. kg. Side 16 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
Gruppe II Gruppe II er opdelt i to undergrupper. Gruppe II a Kasserede dæk (primært til varebiler og mindre lastbiler) omfattet af bekendtgørelsens 3 stk. 1 nr. 3-4. Som gennemsnitsvægt anvendes 12 kg. Tilskudssatsen er kr. 1,35 inkl. moms pr. kg. Gruppe II b Kasserede dæk (primært til lastbiler og busser) omfattet af bekendtgørelsens 3 stk. 1 nr. 5-6. Som gennemsnitsvægt anvendes 58 kg. Tilskudssatsen er kr. 1,35 inkl. moms pr. kg. Gruppe III Gruppe IV Indberetning Indsamler Indsamlingssted Leverandør Leverandør nummer Modtagelse Oparbejdning Opsamlingssted Kasserede dæk (primært til landbrug og entreprenør) omfattet af bekendtgørelsens 3 stk. 1 nr. 7. Som gennemsnitsvægt anvendes 100 kg. Tilskudssatsen er kr. 1,80 inkl. moms pr. kg. Kasserede massive gummiringe omfattet af bekendtgørelsens 3 stk. 1. Som gennemsnitsvægt anvendes 100 kg. Tilskudssatsen er kr. 1,80 inkl. moms pr. kg. Digital indsendelse af oplysninger om afhentning, modtagelse og oparbejdning af dækmængder. Virksomhed som er godkendt af Miljøstyrelsen til at måtte foretage afhentning/modtagelse af kasserede dæk samt ansøge om tilskud til de dæk som leveres til oparbejdning. Se leverandør. Affaldsproducent som leverer kasserede dæk til en indsamler. Det kan enten ske ved afhentning eller modtagelse fra leverandøren til indsamleren. Eksempel på leverandører kan være værksteder, dækcentre, autoophuggere, genbrugsstationer etc. En leverandørs kundenummer i digital indberetning. Modtagelse af kasserede dæk fra en erhvervsdrivende. Forarbejdning af kasserede dæk til granulat/pulver. Se leverandør. Side 17 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016
P-nummer Registrering Tilskud Underbilag Underleverandør Virksomhedstype Vk nummer Produktionsenhedsnummer udstedt af Erhvervsstyrelsen. Der udstedes et P-nummer til hver af en virksomheds adresser. Indtastning af afhentning eller modtagelse. Tilskud som udbetales af Dækbranchens Miljøfond i henhold til bekendtgørelsen. En oversigt over indberettede afhentninger og modtagelser af kasserede dæk fra leverandører. Indsamler som videreleverer de indsamlede dæk til en anden indsamler uden selv at ansøge om tilskud. En leverandørs virksomhedstype; fx værksted, ophugger etc. Virksomhedsnummer. Tildeles hver indsamler som er oprettet i digital indberetning. Side 18 af 18 Dækbranchens Miljøfond Vejledning til digital dækindberetning 12-04-2016