Erhvervsstyrelsen Kom godt i gang med introsider på Virk Indberet - en vejledning Signe Bjerre Dall, Charlotte Simmelhack og Anne-Mette Arvad Hansen 19-01-2016
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 2 1.1 Hvad er en introside?... 2 DIA et værktøj til at bygge introsider... 2 Tips og tricks til den gode webtekst på introsiden... 2 1.2 Læsevejledning... 3 1.3 Integrationsaftale... 3 Kontakt Myndighedsteamet på Virk... 3 2. Struktur og indhold på introsiden... 4 Tips til navngivning... 5 2.1 Titel... 5 2.2 Kort beskrivelse... 5 Tips til titel, beskrivelser og søgemaskine... 5 2.3 Startknap... 6 2.4 Sådan gør du-fanebladet... 6 Feltet Mere information... 7 Trin for trin... 8 Valgfrie felter... 9 2.5 Vejledningsfanebladet... 10 2.6 Kontaktfanebladet... 11 2.7 Valg af sprog på introsiden... 12 3. Driftsmeddelelser... 14 1
1. Indledning I denne vejledning kan I læse mere om, hvad en introside er og hvilke muligheder I har for at bygge en introside, der på bedste vis understøtter gennemførslen af en digital selvbetjeningsløsning på Virk Indberet. I kan fx læse om forskellige indholdselementer, sprog og struktur. 1.1 Hvad er en introside? En introside er side på Virk Indberet, hvor brugeren har mulighed for at forberede sig på at gennemføre en selvbetjeningsløsning. Introsiden er en central side, hvor I kan formidle vigtige informationer, så brugeren føler sig godt klædt på til at gennemføre løsningen. Der kan være en række vigtige budskaber, som I ønsker at formidle på siden fx hvad brugeren skal anvende for at kunne udfylde og afslutte en digital indberetning. Det kan også være informationer, som kan være gode at kende til og særlige forhold, som brugeren generelt skal være opmærksom på. DIA et værktøj til at bygge introsider I skal anvende DIA til at opbygge, redigere og vedligeholde indhold på en introside. For at hjælpe jer videre har vi skrevet en vejledning Kom godt i gang med DIA værktøj og vejledning, som er værd at sætte sig ind i. Her kan I læse om og få overblik over de vigtigste funktioner i DIA. I kan også læse mere om DIA på Virk Myndighedsnet og få viden om, hvordan I bliver oprettet som brugere af DIA. Tips og tricks til den gode webtekst på introsiden I har mulighed for at skrive en række gode webtekster på introsiden til de brugere, der har brug for en ekstra hånd til at komme i gang med selvbetjeningsløsningen. Det kan derfor være en god idé at informere kort og klart om den proces brugeren skal igennem. Retningslinjerne om den gode webtekst i det følgende er ikke facitlister eller regler, men tjener som inspiration i skrivearbejdet. Husk, at brugeren skimmer og skanner tekster på nettet, derfor er det en god idé, at I: - ved hvem I skriver til og hvilket informationsbehov brugeren har. - er præcise og konkrete i jeres formuleringer. - fremhæver centrale nøgleord. - skriver dækkende overskrifter. - skriver under-overskrifter til jeres afsnit. - holder jer til et emne for hvert afsnit. - sorterer jeres indhold i punktlister. - undgår lange og indskudte sætninger samt for mange tekniske begreber. 2
1.2 Læsevejledning I Kom godt i gang med introsider på Virk Indberet en vejledning kan I læse om introsidens struktur og mulige indholdselementer. I vejledningen introducerer vi til introsidens faneblade og det indhold, som I kan publicere her. Derudover kan I læse om Driftsmeddelelser og andre elementer, som I kan få glæde af på introsiden. 1.3 Integrationsaftale Inden I kan få publiceret en ny selvbetjeningsløsning på Virk Indberet eller erstatte en gammel med en ny digital, skal I have en integrationsaftale. Kontakt Myndighedsteamet på Virk I kan kontakte Virk s myndighedsteam, hvis I har spørgsmål til, hvordan I kommer i gang med en introside. Tvivler I på hvem, der er jeres kontaktperson, er I velkommen til at skrive til myndighedsteamets fælles e- mail myndighedsteam@erst.dk God fornøjelse. 3
2. Struktur og indhold på introsiden Introsiden består af en titel, en kort beskrivelse og en startknap samt tre faneblade. Her kan I læse mere om, hvordan I strukturerer og hvilket indhold I kan publicere på introsiden. 4
2.1 Titel Alle introsider skal have en titel. Titlen på introsiden skal være den samme som den titel, brugeren møder i selve selvbetjeningsløsningen. Tips til navngivning Når I skal navngive introsiden, er det en god idé at anvende centrale og vigtige nøgleord i titlen. Nøgleordene skal være sigende for indholdet i selvbetjeningsløsningen. Husk, at undgå interne kaldenavne, forkortelser og arbejdstitler. Eksempel på introsidetitel på en selvbetjeningsløsning 2.2 Kort beskrivelse Alle introsider skal have en kort beskrivelse. Beskrivelsen skal beskrive det centrale indhold i selvbetjeningsløsningen. Den skal også nævne, hvem selvbetjeningsløsningen henvender sig til og hvem den er relevant for. Det kan eksempelvis være en bestemt bruger eller målgruppe. Husk, at den korte beskrivelse max må være på 250 tegn. Eksempel på en introsidebeskrivelse Tips til titel, beskrivelser og søgemaskine Husk, at skrive de centrale nøgleord i titlen og i den korte beskrivelse. Når en bruger søger på Virk Indberet benytter den interne søgemaskine sig af både titel og den korte beskrivelse til præsentation i søgeresultaterne. 5 Det sker typisk også i de eksterne søgemaskiner, eksempelvis Google.
2.3 Startknap Startknappen er default sat til at hedde Start kombineret med et lille nøgleikon. Nøgleikonet viser, at brugeren skal logge ind med sin medarbejdersignatur. I kan omdøbe startknappens titel eller fjerne nøgleikonet, så knappen passer til den enkelte selvbetjeningsløsning, eksempelvis kan I vælge at skrive Anmod om eller Ansøg om. Eksempel på startknap på en introside 2.4 Sådan gør du-fanebladet Under dette første faneblad kan I publicere indhold under titlen Sådan gør du. Indholdet kan ydermere deles op i en række nye felter - tre felter med default overskrifter og tre felter med valgfrie overskrifter. Det er valgfrit om I vil anvende alle felterne. Vi anbefaler, at I benytter felterne til at informere brugeren om den selvbetjeningsløsning brugeren skal i gang med at gennemføre. Feltet Hav følgende parat Her kan I informere om, hvad der er påkrævet for at udfylde selvbetjeningsløsningen eller hvilke vigtige informationer, som kan være gode at have ved hånden inden brugeren klikker på startknappen. Vi anbefaler, at I anvender en punktopstilling, så brugeren får et hurtigt overblik. Eksempel på feltet Hav følgende parat 6
Feltet Mere information Her kan I skrive mere uddybende om selvbetjeningsløsningen og gennemførslen af den. Det kan eksempelvis være særlig information om frister, tekniske begrænsninger eller muligheder. Eksempel på feltet Mere information 7
Trin for trin Her kan I beskrive de enkelte trin, som brugeren skal igennem under selvbetjeningsløsningen. Det kan eksempelvis være log ind med medarbejdersignatur, indtast data og afslut med at indsende digitalt. Vi anbefaler, at I anvender den anviste talrække, så brugeren får et hurtigt overblik. Eksempel på feltet trin for trin 8
Valgfrie felter I har mulighed for at tilføje yderligere tre felter under det første faneblad Sådan gør du. Det er valgfrit og overskrifterne er også valgfrie. Vi anbefaler, at I anvender de tre felter til øvrig information, der kan være relevant for brugeren og den selvbetjeningsløsning, som brugeren skal i gang med. Eksempel på et valgfrit felt 9
2.5 Vejledningsfanebladet Under det andet faneblad kan I publicere indhold under titlen Vejledning. Her kan I linke til vejledninger, informationer og lovstof, som eksempelvis ligger på myndighedens egen hjemmeside. Eksempel på vejledningsfaneblad 10
2.6 Kontaktfanebladet Under det tredje faneblad kan I publicere indhold under titlen Kontakt. Her kan I formidle kontaktoplysninger, som knytter sig til den enkelte selvbetjeningsløsning. I kan skrive specifikke kontaktoplysninger på hver enkel introside, hvis der er behov for, at brugeren skal kontakte en support eller et kundecenter på et specifikt telefonnummer eller inden for bestemte åbningstider. Hvis I ikke udfylder feltet, så henter Virk de generelle kontaktoplysninger fra myndighedssiden. Eksempel på visning af generelle kontaktoplysninger Eksempel på visning af specifikke kontaktinformationer 11
2.7 Valg af sprog på introsiden I kan vælge i mellem fire sprogskabeloner til introsiderne i DIA, herunder dansk, engelsk, tysk og polsk. Det betyder, at I har mulighed for at præsentere introsiderne på andre sprog, eksempelvis når I har engelske selvbetjeningsløsninger. Det er introsidens defaulttekster under felterne Sådan gør du, Vejledning og Kontakt med mere, der er oversat. Bemærk, at I selv skal oversætte de tekster, som I vælger at skrive under de enkelte overskrifter. Eksempel på en engelsk introsideskabelon med engelske overskrifter 12
Det er også muligt at knytte forskellige introsider sammen i en sproggruppe, så brugerne kan vælge imellem en selvbetjeningsløsning som findes på flere sprog. Eksempel en introside som findes på forskellige sprog 13
3. Driftsmeddelelser I har også mulighed for at tilføje service- og driftsmeddelelser på introsiden udover den specifikke information om selvbetjeningsløsningen. Vi henviser til vejledningen, Kom godt i gang med driftsmeddelelser på Virk Indberet, hvor I kan læse mere om oprettelse og publicering med mere. 14