Tønder Kommune 19. juni Projektkonkurrence Indgåelse af koncessionsaftale på drift af Lakolk Strand Camping Tønder Kommunes Kommunalbestyrelse besluttede på mødet den 26. maj 2015, at udbyde Lakolk Strand Camping til salg for en minimumspris på 35 mio. kroner. Salgsprocessen skulle gennemføres som en projektkonkurrence med forudgående prækvalifikation. Ved ansøgningsfristens udløb var der ikke modtaget ansøgninger om prækvalifikation, hvorfor der blev indledt en konkurrencepræget dialog med relevante aktører i branchen, hvilket ikke førte til et salg af Lakolk Strand Camping. På baggrund af den konkurrenceprægede dialog blev det vurderet, at særligt den krævede minimumspris på 35 mio. kr. samt vanskeligheder med finansiering og udsigt til betydelige yderligere investeringer i modernisering og udvikling af pladsen samlet set førte til, at et salg til den givne minimumspris ikke kunne gennemføres. Tønder Kommunes Kommunalbestyrelse besluttede på mødet den 28. april, at der i stedet arbejdes videre med at udbyde driften af Lakolk Strand Camping som en koncessionsaftale. Med udgangspunkt i Kommunalbestyrelsens beslutning af 28. april redegøres i det følgende for: 1. Overordnede rammer for udbud af koncessionsaftale 2. Overordnet tids- og procesplan for proces vedrørende etablering af koncessionsaftale, med angivelse og beskrivelse af de enkelte faser 3. Organisering af processen 4. Fokuspunkter ved udarbejdelse af udkast til koncessionsaftale 1. Overordnede rammer for udbud af koncessionsaftale 1
På linje med den forudgående proces vurderes det hensigtsmæssigt at den kommende koncessionstager til Lakolk Strand Camping vælges med udgangspunkt i andet og mere end rent økonomiske vilkår. Således anbefales processen gennemført efter principperne for projektkonkurrencer, således det i videst muligt omfang sikres, at Tønder Kommunes visioner for udvikling af campingpladsen og dennes samspil med potentialeplanen for Lakolk indfries, samtidig med at der naturligvis indgår økonomiske betragtninger i vurderingen. I projektkonkurrencen kan der således vurderes på stort set samme forhold som i den tidligere runde. Det kan eksempelvis være: Pris i form af tilbudt koncessionsvederlag, defineret som en procentdel af den årlige omsætning. Dette vederlag ligger ud over et på forhånd fastsat årligt minimumsvederlag. Projektbeskrivelse forstået som: o Tilbudsgivers overordnede visioner for pladsens udvikling og bidrag til realisering af potentialeplanen for Lakolk o Tilbudsgivers detaljerede plan for renovering og modernisering af pladsens infrastruktur og servicetilbud, idet denne indarbejdes som bilag til koncessionskontrakten o Tilbudsgivers plan for markedsføring af pladsen, og dermed Rømø, som turistområde idet denne indarbejdes som bilag til koncessionskontrakten Tilbudsgivers kvalifikationer inden for service og turisme samt erfaring med drift af moderne campingpladser eller anden form for kommerciel turisme. Valg af koncessionstager kan ske på baggrund af en samlet vurdering af ovenstående forhold. De endelige forhold bør beskrives i konkurrencematerialet. En kvalificeret fremadrettet drift af Lakolk Strand Camping fordrer endvidere, at koncessionstager kan dokumentere en tilstrækkelig økonomisk formåen. Det anbefales således, at der i koncessionsaftalen stilles krav om en, endnu ikke fastsat, økonomisk soliditet og/eller en anfordringsgaranti til dækning af meromkostninger, såfremt det måtte vise sig nødvendigt at bringe koncessionsaftalen til ophør. 2
Modsat tidligere proces gennemføres der ikke en decideret prækvalifikation, da antallet af bud forventes at være begrænset. Den nødvendige økonomiske og faglige formåen sikres jf. ovenstående gennem mindstekrav i konkurrencebetingelser og koncessionsaftale samt ved at indgå i de kriterier, der ligger til grund for valg af koncessionstager. Endelig er det vurderingen, at meget formelle krav til de bydendes beskrivelser vil have en begrænsende effekt for interessen i at deltage i projektkonkurrencen. Det anbefales derfor, at projektkonkurrencen gennemføres med relativt frie rammer for hvorledes Tilbudsgiver præsenterer sit projektforslag. 2. Overordnet tids- og procesplan samt fasebeskrivelse Nærværende tids- og procesplan er udarbejdet med et mål om forventet start af koncessionsaftale for Lakolk Strand Camping senest 1.1.2017. Tids- og procesplanen illustrerer muligheden for at indgå koncessionsaftale allerede på baggrund af 1. tilbud/projektforslag, såfremt der efter bedømmelsesudvalgets vurdering er grundlag herfor. Sidste del af tids- og procesplanen illustrerer forløbet, såfremt bedømmelsesudvalget efter evalueringen af de indkomne projektforslag vurderer, at der er grundlag for en forhandlingsrunde med flere tilbudsgivere og et heraf afledt ønske om at modtage et revideret 2. tilbud/projektforslag. Projektkonkurrencen vil indeholde følgende hovedfaser: Forberedelse. Der udarbejdes udkast til: o Annoncering, tid, indhold og medie o Forberedelse af pressemeddelelse o Konkurrencemateriale o Koncessionsaftale med bilag Konkurrencefase gennemført efter principperne for projektkonkurrencer, herunder o Tilbudsgiverne udarbejder et projektforslag i overensstemmelse med de overordnede punkter listet i ovenstående pkt. 1. o Evalueringsfase 1, hvor bedømmelsesudvalget vurderer de indkomne projektforslag o Forhandling med Tilbudsgiverne om styrker og svagheder i deres projektforslag, og ønsker til forbedringer. Det anbefales at Tønder 3
o Kommune forbeholder sig retten til at vælge koncessionstager på baggrund af det indledende tilbud samt at Tønder Kommune ikke er forpligtet til at forhandle med alle tilbudsgivere. Såfremt koncessionsaftalen kan tildeles alene på baggrund af første tilbud/projektforslag er der mulighed for at gennemføre processen tilsvarende hurtigere jf. nedenstående tidsplan. Evt. evalueringsfase 2, hvor bedømmelsesudvalget vurderer de reviderede tilbud, forslag og projekter, og finder en vinder af projektkonkurrencen. Kontraktfase o Afsluttende forhandlinger med vinderen af projektkonkurrencen, herunder eventuel justering af projektet, tilpasning af koncessionsaftalen i lyset af forhandlinger og det vindende tilbud, indgåelse af aftale med vinderen, handleplan for opstart. Det endelige indhold og design af projektkonkurrencen vil naturligvis ske i nært samarbejde med Tønder Kommune. Fase Delprocesser Tid Politisk behandling Politisk behandling/godkendelse af procesplan samt konkurrencemateriale Økonomiudvalget, 23. juni Kommunalbestyrelsen, 30. juni Forberedelse Udarbejdelse af konkurrencemateriale Udarbejdelse af koncessionsaftale Udarbejdelse af lejekontrakt Udarbejdelse af annonce Udarbejdelse af pressemeddelelse 30. juni Medio august Projektkonkurrencefase Annoncering i henhold til beslutning Udsendelse af pressemeddelelse Udsendelse af konkurrencemateriale til kendte interesserede Annoncering på toenderkommune.dk og udsendelse af pressemeddelelse Medio august 4
FRIST FOR 1. TILBUD Modtagelse af 1. tilbud/projektforslag 16. september Evalueringsfase 1 Gennemgang af de indkomne tilbud/projektforslag Facilitering af bedømmelsesudvalgets dialog Udarbejdelse af evalueringsnotat Udarbejdelse af invitation til forhandling og forhandlingsoplæg Uge 38 Forhandlingsfase Facilitering af forhandlingsrunde Gennemførelse af forhandling med tilbudsgiverne om styrker og svagheder i deres tilbud og projektforslag, og ønsker til forbedringer Udarbejdelse af forhandlingsreferater Uge 39/40 o Evt. indstilling til politisk beslutning om tildeling af koncessionsaftale på baggrund af 1. tilbud/projektforslag Politisk behandling Proces ved beslutning på baggrund af 1. tilbud/projektforslag Politisk behandling af indstilling til valg af vindende tilbud/projektforslag Økonomiudvalget, 20. oktober Kommunalbestyrelsen, 27. oktober Kontraktfase Afsluttende forhandlinger med vindende tilbud/projektforslag Orientering til de ikke-vindende tilbudsgivere Afsluttende tilpasning af koncessionsaftale efter forhandlinger Udarbejdelse af handleplan for opstart Identifikation af kontraktstyringsværktøjer Umiddelbart efter Kommunalbestyrelsens godkendelse Målet er formel overtagelse 1. januar 2017 Proces ved beslutning på baggrund af 2. tilbud/projektforslag FRIST FOR 2. TILBUD Modtagelse af 2. tilbud/projektforslag (revideret projektforslag) 24. oktober Evalueringsfase 2 Facilitering af bedømmelsesudvalgets dialog Udarbejdelse af evalueringsnotat Valg af vindende tilbud/projektforslag Udarbejdelse af indstilling vedr. valg af vindende projektforslag til politisk behandling Uge 43 Politisk behandling Politisk behandling af indstilling til valg af vindende tilbud/projektforslag Økonomiudvalget, 17. 5
november Kommunalbestyrelsen, 24. november Kontraktfase Afsluttende forhandlinger med vindende tilbud/projektforslag Orientering til de ikke-vindende tilbudsgivere Afsluttende tilpasning af koncessionsaftale efter forhandlinger Udarbejdelse af handleplan for opstart Identifikation af kontraktstyringsværktøjer Umiddelbart efter Kommunalbestyrelsens godkendelse Målet er formel overtagelse 1. januar 2017 De anførte tidspunkter og tidsrammer er vores vurdering af den tid, som vil medgå til at gennemføre projektkonkurrencen og indgåelse af koncessionsaftale, idet der dog må forventes fortsatte afklarende forhandlinger efter 1.1.2017. 3. Organisering af processen De indkomne tilbud vurderes af bedømmelsesudvalget (den politiske styregruppe), der består af borgmester Henrik Frandsen og kommunalbestyrelsesmedlemmerne Henning Schmidt og Lars Rytter. Rådgiverteamet (Sune Troels Poulsen fra og Per Tolstrup fra ) forestår samtlige faser i processen i samarbejde med afdelingsleder Morten E. Snitker, Tønder Kommune. 4. Fokuspunkter i koncessionsaftalen På baggrund af den politiske dialog i Tønder Kommune og input modtaget i dialogen med relevante markedsaktører, er følgende fokuspunkter indarbejdet i udkastet til den kommende koncessionsaftale: Tønder Kommune skal fortsat fuldt og helt eje matriklen hvorpå Lakolk Strand Camping er beliggende Koncessionstager skal indrømmes en forkøbsret, for hvilken der betales 1% af pladsens markedspris. Der er anslået en markedspris på 25 mio. kr., hvilket giver et vederlag på 250.000 kr. pr. år for forkøbsretten Minimumsvederlag for koncessionsaftalen er fastsat til 2,5 mio. kr. Herudover konkurrerer tilbudsgiverne på, hvor stor en procentdel af den årlige omsætning over 10 mio. kr. der tilbydes afregnet til Tønder Kommune Koncessionsaftalen har en varighed på 20 år Der udarbejdes lejeaftale på matriklen som bilag til koncessionsaftalen Der er ingen finansielle ydelser/transaktioner forbundet med selve koncessionsaftalen, idet alle vederlag reguleres af lejeaftalen 6
Minimumsvederlaget afregnes a conto. Efter aflæggelse af årsregnskab efterreguleres i forhold til indbetalt a conto Koncessionstager skal i koncessionsaftalen forpligtes af tilbudte projektforslag og udviklingsmål. Manglende evne til at efterleve/opfylde disse skal reguleres i koncessionsaftalen Koncessionsaftalen skal indeholde en klar beskrivelse af samarbejdsorganisation og snitflader til Tønder Kommune, således uoverensstemmelser og forskelligartede opfattelser af indfrielse af projektforslag og udviklingsmål kan afklares proaktivt Der indarbejdes klare misligholdelsesbeføjelser i koncessionsaftalen Der indarbejdes en ubetinget ret for Tønder Kommune til at ophæve koncessionsaftalen Koncessionstager bærer den fulde økonomiske risiko for pladsens drift Koncessionstager kan IKKE ved ophør af koncessionsaftalen kræve godtgørelse for værdiforøgelse af pladsen eller dertil hørende bygninger, med mindre dette eksplicit og skriftligt er aftalt mellem parterne forud for værdiforøgelsen Koncessionstager kan IKKE på noget tidspunkt kræve godtgørelse for immateriel værdiforøgelse, eksempelvis goodwill Per Tolstrup Sune Troels Poulsen 7