Boligstøtte Samarbejdsprocesser mellem kommuner og Udbetaling Danmark - udmøntning af opgavesplit Udbetaling Danmark, 11. maj 2012 Version 1.5 1
overordnet fordeling af opgaver Den overordnede fordeling af opgaver mellem kommunerne og Udbetaling Danmark er uændret i forhold til det oprindelige udgangspunkt i aftalen om kommunernes økonomi i 2011, bilag 3, samt Finansministeriets modelpapir, bilag 1. Det vil sige, at de overordnede ansvarsområder er som følger: Kommunerne varetager: Håndter ansøgninger om bolig-/beboerindskudslån Udbetaling Danmark varetager: Håndter nye ansøgninger (om boligstøtte), herunder: Halvdelsreglen ( 15, 1. pkt.) dette er ændret i forhold til modelpapiret Boligstøtte udover max ( 23, stk. 4 samt 14, stk. 6) dette er ændret i forhold til modelpapiret Stærkt bevægelseshæmmet dette er ændret i forhold til modelpapiret Håndter løbende ændringer (til eksisterende boligstøttesag) Håndter efterregulering (af boligstøtte) Håndter årlig omregning (af boligstøtte) Udbetaling Danmarks ansvarsområder er nærmere beskrevet på de følgende sider. Processerne for og beskrivelsen af disse ansvarsområder er blevet til på en række workshops afholdt i september-oktober 2010 med deltagelse fra KL, kommunerne (kommunale fagfolk), Pensionsstyrelsen og ATP. I forbindelse med ing af nye ansøgninger og ing af løbende ændringer vil Udbetaling Danmark have behov for at indhente oplysninger hos kommunerne. Dette vil ligeledes fremgå af beskrivelserne på de følgende sider. 2
forudsætninger & afklaringer (side 1 af 2) Borgere med særlige behov disse borgere skal fortsat kunne hjælpes i kommunerne, som også kan bistå med decideret vejledning om boligstøtte samt med udfyldelse af ansøgning. Selve sagsbehandlingen vil dog foregå i Udbetaling Danmark. Se nærmere i Helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken. Udveksling af oplysninger Udmøntning af opgavesplit og procestegningerne fastlægger opgavedelingen og samspillet mellem kommunerne og Udbetaling Danmark, herunder behov for udveksling af data på tværs. Den forventede systemunderstøttelse i Udbetaling Danmark ved ikrafttrædelsen fremgår af procestegningerne. For så vidt angår udveksling af centrale sagsoplysninger skal Kommunerne og Udbetaling Danmark hver især have systemmæssige adgange til de nødvendige fælles oplysninger på en sag. Hurtigt spor Udbetaling Danmark skal kunne behandle en boligstøtteansøgning i et særligt hurtigt spor, når der er behov for det. Det kunne eksempelvis være tilfældet, hvor en borger ønsker en direkte beregning af boligstøtten, inden der siges ja til en bolig. Eller i tilfældet hvor en borger søger boligindskudslån, men hvor en bevilling kun vil give mening, hvis vedkommende også kan modtage boligstøtte. A conto udbetalinger Udbetaling Danmark kan, hvis behovet opstår, udbetale et a conto beløb til borgeren til dennes NemKonto. Denne mulighed er således ikke længere i kommunerne fsva. boligstøtte. Kviklinje kviklinjen er support (elektronisk og telefonisk) fra Udbetaling Danmark til kommunale medarbejdere. Udbetaling Danmarks kviklinje-supportere inden for boligstøtte vil have aktuel detailviden for området. I udkast til lov om ændring af lov om individuel boligstøtte er følgende placeret med Udbetaling Danmark som ansvarlig: Halvdelsreglen ( 15) Max boligstøtte ( 23 stk. 4 samt 14, stk. 6) Huslejevurderinger ( 11) Stærkt bevægelseshæmmet 3
forudsætninger & afklaringer (side 2 af 2) Modregning ( 49 og 50) - for meget udbetalt boligstøtte samt sociale pensioner (der ligger i Udbetaling Danmark regi) kan modregnes i den løbende boligstøtte. Endvidere kan kommunen anmode Udbetaling Danmark om at fratrække forfaldne afdrag i beboerindskudslån i fremtidig boligsikring eller boligydelse på vegne af kommunen, når kommunen har truffet afgørelse herom. Modregning er nærmere omtalt i opgavesplittet for Opkrævning af underholdsbidrag og tilbagebetalingskrav på ydelser udbetalt af Udbetaling Danmark. Overtagelse af fordringer - Udbetaling Danmark bliver ny fordringshaver for sikkerhed for de lån i form af gældserklæringer, ejerpantebreve eller skadesløsbreve efter lovens kap. 7, der er oprettet før lovens ikrafttræden. Mellemkommunal refusion - den del af den mellemkommunale refusion, der angår den årlige udligning,omtales i splitdokumentet for Håndter mellemkommunal udligning. Beregning af husstandsindkomst, når kontanthjælpen er nedsat efter lov om aktiv socialpolitik 25, stk. 5, eller 42. - der er tale om nye regler, der trådte i kraft 1/7-2011, og det undersøges p.t. hvordan belysning af dette punkt foregår i praksis. Fjernelse af kontanthjælpsloft etc. (som beskrevet i finanslovsforslaget) forslaget er udmøntet i L36 Forslag til lov om ændring af lov om aktiv socialpolitik, integrationsloven, lov om aktiv beskæftigelsesindsats, lov om individuel boligstøtte og forskellige andre love (ophævelse af starthjælp, loftet over kontanthjælpen, 500-kroners nedsættelse, 225 timers regel, introduktionsydelse m.v.). Lovforslaget blev 3. behandlet og vedtaget onsdag den 21. december 2011. Lovændringen er indarbejdet fra og med version 1.5 Friplejeboliger efter 16 i lov om friplejeboliger - Udbetaling Danmark modtager de nødvendige oplysninger fra kommunerne i de tilfælde hvor en bolig omdannes til friplejebolig og hvor en kompensation skal udbetales sammen med boligstøtten. Løbende kontrol af skadesløsbreve, der udløber (LA/VA125) afspejles ikke umiddelbart i splitdokumentet. Som en del af hamoniseringsopgaven anbefales kommunerne, at have gennemgået listen, således at der ikke er sager i minus pr. 1. marts 2013. Fremtidige sager (der nærmer sig minus) es via den nuværende funktionalitet (advis og listen). Skadesløsbreve skal som en engangsopgave have foretaget et kreditorskifte fra kommune til Udbetaling Danmark. 4
Kerneprocesser i Udbetaling Danmark og hvad er med i dette dokument Blå processer = Udbetaling Danmarks processer Hvide processer = kommunernes processer 5
Håndter nye ansøgninger (3.1) Boligstøtte-processen: Håndter nye ansøgninger nye ansøgninger 3.1 Boligstøtte - løbende ændringer 3.5 efterregulering 3.6 årlig omregning 3.7 drift 3.10 Denne proces beskriver ansøgning om boligstøtte til leje, andel, ejer, byfornyelse og bofællesskab inden for lovens rammer. Processen er opdelt i vejledning og ansøgning modtagelse og journalisering af sag kontrol og oplysning af sag afgørelse af sag Såvel Udbetaling Danmark som kommunerne kan yde vejledning i forbindelse med boligstøtte. (Jf. Vejledning udmøntning af opgavesplit). Ansøgningen om boligstøtte indsendes i blanketform eller elektronisk (sidstnævnte gælder kun for leje- og andelsboliger, dog ikke anviste boliger). Ansøgningen kan komme fra såvel borger som kommune, der indsender på borgerens vegne. Udbetaling Danmark modtager og scanner ansøgning og evt. bilag. Udbetaling Danmark kontrollerer og oplyser sagen mht: person- og husstandsoplysninger indtægtsoplysninger boligoplysninger Der vil i visse tilfælde være brug for at indhente yderligere oplysninger hos borgerne eller i kommunerne for at kunne kontrollere og oplyse sagerne. Udbetaling Danmark er evt. partshøring. Udbetaling Danmark afgør sagen. 6 *) Nummereringen i figurerne refererer til de procesdiagrammer, som ligger til grund for beskrivelserne i dette dokument.
Håndter nye ansøgninger 2013 - side 1 af 3 nye ansøgninger 3.1 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Vejled og ansøg Udbetaling Danmark yder skriftlig og telefonisk vejledning, og borgere kan henvende sig til Udbetaling Danmark pr. telefon, webformularer, dokumentboks eller fysisk brev. I øvrigt henvises til beskrivelsen i notatet Helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken. Udbetaling Danmark kan endvidere foretage foreløbige beregninger og evt. forudfylde selve ansøgningen for ansøgeren. Udbetaling Danmark giver support til kommunerne i en speciel kviklinje. Kommunen yder særlig støtte til borgere med særlige behov både for så vidt angår vejledning, eventuel foreløbig beregning og udfyldelse af selve ansøgningen. Kommunerne henviser øvrige borgere til selvbetjeningsløsningerne. Alternativt henvises til telefonisk eller skriftlig vejledning i Udbetaling Danmark, fortrinsvist telefonisk. Kommunen kan vælge at assistere øvrige borgere i anvendelse af selvbetjeningsløsningen for ansøgning. Udbetaling Danmark skal kunne anvende såvel Din Boligstøtte med servicelogon som den meget nøjagtige beregner (L593). Kommunerne skal kunne anvende Din Boligstøtte med servicelogon. Modtag og journaliser sag Udbetaling Danmark scanner eventuelle fysiske dokumenter. Udbetaling Danmark journaliserer ansøgning og bilag. 7
Håndter nye ansøgninger 2012 - side 2 af 3 nye ansøgninger 3.1 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Kontroller og oplys sag Som udgangspunkt er det Udbetaling Danmark, der kontrollerer og oplyser sagen. Det vil overordnet sige kontrol og oplysning af: Person- og husstandsoplysninger Indtægtsoplysninger Boligoplysninger Undervejs er der enkelte oplysninger inden for de tre kategorier, der skal tilvejebringes via kommunerne. Hvis den/de fraflyttede person(er) ikke er frameldt Folkeregistret på den fraflyttede adresse, giver Udbetaling Danmark besked til relevante kommunes Folkeregister om at flytte borgeren(e) fra adressen. Udbetaling Danmark afgør på baggrund af oplysninger indhentet bl.a. ved kommunen, om boligen er egnet til bevægelseshæmmet og om berettigelse til ekstra m2. Udbetaling Danmark afgør, om max grænse for boligstøtte kan afviges ( 23, stk. 4), evt. på baggrund af at kommunen rejser en sag. Udbetaling Danmark afgør, om halvdelsreglen skal anvendes ( 15). Udbetaling Danmark vurderer om der er behov for besigtelse af lejemål/ejendom (mhp. m2, selvstændigt afløb, etc.) og iværksætter i givet fald besigtelse. Udbetaling Danmark skønner, om huslejeniveau er i orden ( 11). fortsættes Kommunen tilvejebringer på opfordring af Udbetaling Danmark oplysninger i konkrete sager om: Børn anbragt uden for hjemmet Bevægelseshæmmedes handicap-art Hjælpemiddel-art Boligens indretning Om der modtages døgnhjælp Oplysning vedr. evt. anvist bolig ( 14, stk. 5 og 6) Oplysning om kollektive bofællesskaber (etablering, nedlæggelse, ændring) Oplysning om evt. dispensation for antal beboere i kollektive bofællesskaber ( 24 b) Indefrosne ejendomsskatter og gammel gæld Kommunen kan (typisk i forbindelse med anden sagsbehandling angående borgeren) identificere behov for afvigelse fra max boligstøtte ( 23, stk. 4 eller 14, stk. 6). I denne forbindelse skal kommunen i KMD Sag Sager kunne se, at der er indkommet en ansøgning. (Se endvidere under Bemærkninger. ) Afvigelse fra max boligstøttegrænse ( 23, stk. 4 ) I modelpapiret fra Finansministeriet beskrives et opgavesplit for max boligstøttegrænse, hvor kommunen selv indhenter oplysninger og laver vurdering, som indstilles til Udbetaling Danmark. Dette sker på baggrund af oplysninger, som findes i Udbetaling Danmark indtægter, formue, husstand, boligudgift mv. I udkastet til lovforslaget er det Udbetaling Danmark, der på evt. baggrund af henvendelse fra kommunen afgør om der skal afviges fra max grænsen for boligstøtte. Anvendelse af halvdelsreglen ( 15) I modelpapiret fra Finansministeriet beskrives et opgavesplit for halvdelsreglen, hvor Udbetaling Danmark konstaterer, at huslejen overstiger halvdelen af husstandsindkomsten. Udbetaling Danmark skal derefter bede kommunen oplyse sagen og lave en indstilling. Herefter træffer Udbetaling Danmark en afgørelse. I udkastet til lovforslaget er det Udbetaling Danmark, der afgør om der skal dispenseres for halvdelsreglen. Vurdering af bolig egnet til bevægelseshæmmet I modelpapiret fra Finansministeriet er det kommunen, der afgør, om en bolig er egnet til bevægelseshæmmet. I udkastet til lovforslaget er det Udbetaling Danmark, der afgør om boligen er egnet for bevægelseshæmmede, bl.a. på baggrund af oplysninger fra kommunen. 8
Håndter nye ansøgninger 2012 - side 3 af 3 nye ansøgninger 3.1 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Kontroller og oplys sag (fortsat) Udbetaling Danmark indhenter når relevant hos ansøger: Oplysninger om logerende Yderligere dokumentation (fx lønsedler) Formueoplysninger Forklaring på uoverensstemmelser mellem ansøgning og BBR Gældserklæring, skadesløsbrev, fuldmagt til tinglysning Udbetaling Danmark indhenter oplysninger til brug for sager omfattet af mellemkommunal refusion. Udbetaling Danmark partshører borgeren, hvis der er behov for det. I forbindelse med sager, der er omfattet af mellemkommunal refusion, bør den afdeling I kommunen, der tager sig af visitation til plejehjem o.l., orientere Udbetaling Danmark om, at der kommer en sag med mellemkommunal refusion. Udbetaling Danmark opdaterer sagen i fagsystem. Afgør boligstøtteansøgning Udbetaling Danmark beregner boligstøtten. Udbetaling Danmark sender bevillingsbrev eller afslag, begge dele inkl. klagevejledning. Udbetaling Danmark bestiller udbetaling af ydelsen. Udbetalingen kan gå til ansøger (på Nemkonto) eller til boligselskab, hvis der er indgået aftale om dette med boligselskabet. 9
Håndter løbende ændringer (3.5) nye ansøgninger 3.1 Boligstøtte - løbende ændringer 3.5 efterregulering 3.6 årlig omregning 3.7 drift 3.10 Boligstøtte-processen: Håndter løbende ændringer Denne proces beskriver ing af løbende ændringer til eksisterende boligstøttesager Processen er opdelt i modtagelse af ændringer kontrol og oplysning af sag afgørelse af sag Borgeren er forpligtet til at indberette ændringer i forhold, der kan have betydning for vedkommendes boligstøttesag. Det kan være ændring i husstandens indtægter, ind- og/eller udflytninger på adressen, tilkendelse af førtidspension, overgang til folkepension etc. Ændringer til eksisterende sager kommer dog også fra system- og abonnementsadvis er, som skal behandles af Udbetaling Danmark. Derudover kan kommunerne også komme med ændringer til sagsoplysningerne. Udbetaling Danmark modtager og scanner ændringsindberetninger fra borgerne, hvis ikke disse er indberettet elektronisk via selvbetjening (gælder kun indkomstændringer). Udbetaling Danmark kontrollerer og oplyser sagen ud fra de modtagne oplysninger. Det drejer sig om person- og husstandsoplysninger samt indtægtsoplysninger. I visse tilfælde kan der være brug for at indhente yderligere oplysninger hos borgeren eller i kommunerne for at kunne kontrollere og oplyse sagerne. Udbetaling Danmark er evt. partshøring. Udbetaling Danmark afgør sagen, som eventuelt kan medføre et tilbagebetalingskrav. 10
Håndter løbende ændringer 2012 side 1 af 3 løbende ændringer 3.5 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Modtag ændringer Udbetaling Danmark modtager ændringer til eksisterende boligstøttesager fra borgeren via telefon, dokumentboks, blanket eller fysisk brev. I øvrigt henvises til beskrivelsen i notatet Helhedsorienteret vejledning, ydelsesvejledning, sagsspecifik rådgivning og borgerens medvirken. Udbetaling Danmark modtager ændringer til eksisterende boligstøttesager via automatiske advis er, fx for: Ændring i husstandens indtægter Ind- og udflytninger på adressen Antal personer på adressen passer ikke med register FØP ere, der overgår til FP Nye FØP ere, der får boligsikring i forvejen etc Udlejere (almennyttige) indberetter automatisk om lejeændringer, hvis der er indgået aftale om dette. Udbetaling Danmark modtager oplysninger fra kommunerne vedrørende omdannelse af en bolig til friplejebolig. Oplysningerne skal indeholde navn og CPR-nr. på den pågældende borger, samt de nødvendige oplysninger til brug for afgørelsen om kompensationsbeløbet efter 16 i lov om friplejeboliger. Kommunen skal give Udbetaling Danmark besked om personer, der er omfattet af reglerne vedrørende omdannelse af boliger til friplejeboliger. Kommunen skal oplyse, hvem det drejer sig om og om boligudgiftens størrelse umiddelbart før og efter omdannelsen af boligen. Journaliser sag Udbetaling Danmark scanner eventuelle fysiske dokumenter. Udbetaling Danmark journaliserer evt. ændringsoplysninger og bilag. 11
Håndter løbende ændringer 2012 side 2 af 3 løbende ændringer 3.5 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Kontroller og oplys sag Som udgangspunkt er det Udbetaling Danmark, der kontrollerer ændringsoplysninger. Det vil overordnet sige kontrol og oplysning af fortrinsvis: Person- og husstandsoplysninger Indtægtsoplysninger Boligoplysninger Undervejs er der enkelte oplysninger inden for de to kategorier, der skal tilvejebringes via kommunerne. Udbetaling Danmark afgør, om max grænse for boligstøtte kan afviges ( 23, stk. 4). Udbetaling Danmark afgør, om halvdelsreglen skal anvendes ( 15). Udbetaling Danmark skønner, om huslejeniveau er i orden ( 11). Udbetaling Danmark indhenter oplysninger til brug for sager omfattet af mellemkommunal refusion pba. henvendelse fra kommune. Udbetaling Danmark indhenter når relevant hos boligstøttemodtager: Medhæftererklæring Oplysninger om logerende Yderligere dokumentation (fx lønsedler) Formueoplysninger Udbetaling Danmark afslutter boligstøttesagen jf. lovens frister, hvis borger ikke returnerer ønsket materiale. Udbetaling Danmark partshører borgeren, hvis der er behov for det. Udbetaling Danmark opdaterer sagen i fagsystem. Kommunen tilvejebringer på opfordring af Udbetaling Danmark oplysninger i konkrete sager om: Børn anbragt uden for hjemmet Bevægelseshæmmedes handicap-art Hjælpemiddel-art Om der modtages døgnhjælp Ejendomsskatter og gammel gæld Kommunen kan (typisk i forbindelse med anden sagsbehandling angående borgeren) identificere et behov for afvigelse fra max boligstøtte ( 23, stk. 4 eller 14, stk. 6). Kommunen retter henvendelse til Udbetaling Danmark for at gøre opmærksom på, at Udbetaling Danmark skal vurdere boligstøttesagen dette for øje. I forbindelse med sager, der er omfattet af mellemkommunal refusion, bør den afdeling I kommunen, der tager sig af visitation til plejehjem o.l., orientere Udbetaling Danmark om, at der er en sag med mellemkommunal refusion. Afvigelse fra max boligstøttegrænse ( 23, stk. 4 ) I modelpapiret fra Finansministeriet beskrives et opgavesplit for max boligstøttegrænse, hvor kommunen selv indhenter oplysninger og laver vurdering, som indstilles til Udbetaling Danmark. Dette sker på baggrund af oplysninger, som findes i Udbetaling Danmark indtægter, formue, husstand, boligudgift mv. I udkastet til lovforslaget er det Udbetaling Danmark, der evt. på baggrund af henvendelse fra kommunen afgør om der skal afviges fra max grænsen for boligstøtte. Anvendelse af halvdelsreglen ( 15) I modelpapiret fra Finansministeriet beskrives et opgavesplit for halvdelsreglen, hvor Udbetaling Danmark konstaterer, at huslejen overstiger halvdelen af husstandsindkomsten. Udbetaling Danmark skal derefter bede kommunen oplyse sagen og lave en indstilling. Herefter træffer Udbetaling Danmark en afgørelse. I udkastet til lovforslaget er det Udbetaling Danmark, der afgør, om der skal dispenseres for halvdelsreglen. 12
Håndter løbende ændringer 2012 side 3 af 3 løbende ændringer 3.5 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Afgør boligstøtteændring Hvis borger skal tilbagebetale for meget udbetalt støtte, kan tilbagebetaling foregå som en modregning i boligstøtten helt eller delvist. Alternativt opretter Udbetaling Danmark en opkrævningssag eller en kombination af de to. Ligeledes vil der være tilfælde (fx ved afgørelse af en tvist), hvor Udbetaling Danmark skal udbetale for lidt udbetalt støtte til boligstøttemodtager. Udbetaling Danmark beregner hvilke konsekvenser ændringerne har fremadrettet: Hvis borger får ny bevilling eller afslag på baggrund af de nye oplysninger, sender Udbetaling Danmark en afgørelse, inkl. klagevejledning Hvis oplysningerne ikke medfører ændring i boligstøtten lige her og nu, sender Udbetaling Danmark et ændringsbrev, inkl. klagevejledning, til borger Udbetaling Danmark bestiller evt. ændring i udbetaling af ydelsen. 13
Håndter efterregulering (3.6) Boligstøtte-processen: Håndter efterregulering nye ansøgninger 3.1 Boligstøtte - løbende ændringer 3.5 efterregulering 3.6 årlig omregning 3.7 drift 3.10 Denne proces beskriver ing af efterregulering af eksisterende boligstøttesager med henblik på at identificere sager, hvor beløbsmodtager skal betale for meget udbetalt støtte tilbage. Processen er opdelt i modtagelse af oplysninger om potentielle tilbagebetalingssager kontrol og oprettelse af tilbagebetalingssager modtagelse og behandling af eventuelt uoplyst indkomst fra borgeren To gange årligt i juni og november produceres på baggrund af SKATs oplysninger ligningslister for forrige kalenderårs boligstøttemodtagere. Disse lister sammenholdes med de husstandsindtægter, som lå til grund for de boligstøttebeløb, der blev udbetalt i ligningsåret. Hvis der er uoverensstemmelse mellem SKATs og Udbetaling Danmarks oplysninger, foretager Udbetaling Danmark en kontrol af oplysningerne, idet der ikke altid er baggrund for tilbagebetaling, f.x. hvis boligstøttemodtageren eksempelvis ikke har modtaget boligstøtte i en del af året. For de glatte restance sager (f.x. boligstøtte hele kalenderåret) oprettes opkrævning automatisk. For ikke glatte sager tages manuelt stilling, og i det omfang det er muligt at modregne restancen i en løbende udbetaling, kan Udbetaling Danmark gøre det. Boligstøttemodtageren har herefter mulighed for at dokumentere, at vedkommende har haft uoplyst indkomst i en periode, hvor der ikke blev modtaget boligstøtte. I givet fald indberetter og omberegner Udbetaling Danmark, hvorefter kravet enten fastholdes helt eller delvist eller frafaldes helt. Udbetaling Danmark opretter tilbagebetalingssag i de tilfælde, hvor der er udbetalt for meget i boligstøtte og boligstøttemodtageren og hæfterne modtager krav om tilbagebetaling. 14
Håndter efterregulering side 1 af 1 efterregulering 3.6 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Modtag oplysninger om potentielle tilbagebetalingssager Udbetaling Danmark modtager oplysninger om eksisterende sager, hvor en samkøring af ligningslister fra SKAT og oplysninger om indkomster på sager fra forrige kalenderår har vist uoverensstemmelser. Kontroller og opret tilbagebetalingssager Udbetaling Danmark sikrer, at der i de relevante sager oprettes tilbagebetalingssager. Dette foregår enten fuldautomatisk eller manuelt, hvor fuldautomatisk ing ikke er mulig. I de tilfælde hvor sagen es manuelt, undersøges det af Udbetaling Danmark, om kravet helt eller delvist kan betales via modregning i en eventuelt løbende udbetalt boligstøtte. Hvis ikke, oprettes en opkrævningssag. Modtag og behandl ændringer fra borgeren Udbetaling Danmark modtager eventuelle ændringsoplysninger ( uoplyst indkomst ) fra borgeren og indregner disse i sagen. Herefter fastholdes krav helt eller delvist eller frafaldes. 15
Håndter årlig omregning (3.7) nye ansøgninger 3.1 Boligstøtte - løbende ændringer 3.5 efterregulering 3.6 årlig omregning 3.7 Boligstøtte-processen: Håndter årlig omregning Denne proces beskriver ing af den årlige omregning for alle boligstøttesager, så borgerne får reguleret deres boligstøtte efter de satser, der gælder for det kommende år. Processen er opdelt i beregning af ny boligstøtte indhentelse af formueoplysninger For alle boligstøttemodtagere beregnes det boligstøttebeløb, de kan modtage det kommende år. For nogles vedkommende bliver der tale om et ophør af boligstøtte, hvilket de orienteres om i et ophørsbrev. For de øvrige udsendes brev med nyt støttebeløb. De boligstøttemodtagere, der har andelsboliger og/eller er registreret med en D-formue større end kr. 100.000, får endvidere tilsendt et formueskema, som skal udfyldes og returneres for fortsat at modtage boligstøtte. Når nye formueoplysninger modtages, foretages en omberegning af boligstøttebeløbet. drift 3.10 16
Håndter årlig omregning side 1 af 1 årlig omregning 3.7 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Beregn ny boligstøtte Udbetaling Danmark beregner nyt boligstøttebeløb og udsender afgørelse til borgerne. Indhent formueoplysninger Udbetaling Danmark udsender formueskema til boligstøttemodtagere, der har andelsbolig eller i forvejen har oplyst at have D-formue større end kr. 100.000. Udbetaling Danmark modtager og opdaterer nye oplysninger i sagen. Hvis borger ikke svarer efter rykker, afslutter Udbetaling Danmark boligstøttesagen, hvis fristen overskrides i henhold til loven. Udbetaling Danmark indberetter nye formueoplysninger og udarbejder ny afgørelse. 17
Håndter drift (3.10) Boligstøtte-processen: Håndter drift nye ansøgninger 3.1 Boligstøtte - løbende ændringer 3.5 efterregulering 3.6 årlig omregning 3.7 drift 3.10 Denne proces beskriver enkeltstående processer, der kan betegnes som driftsprocesser. Disse processer omfatter: 1. Udsendendelse og modtagelse af hæftererklæring (ved fyldte 18 år) 2. Kontrol og tilretning af sager (ret forkerte status) 3. Indhentning af opdaterede indtægtsoplysninger 4. Udsendelse af årsopgørelse (denne er 100% IT understøttet) Ad 1 Når en person i husstanden fylder 18 år, skal vedkommende hæfte for eventuel boligstøttegæld. Dette gøres ved at underskive og returnere en hæftererklæring til Udbetaling Danmark. Ad 2 og 3 For at sikre et så korrekt fremadrettet udbetalingsgrundlag som muligt, skal oplysningerne opdateres jævnligt. Det betyder både, at der tilrettes forkerte oplysninger på baggrund af advis er samt at boligstøttemodtagere, der jf. efterreguleringen skal betale for meget boligstøtte tilbage, får tilsendt et indtægtsskema, som de skal udfylde og returnere for fortsat at modtage boligstøtte. (Sidstnævnte er ikke IT-understøttet, og gælder naturligvis kun på aktive sager, og kun hvis boligstøttemodtager ikke selv har reguleret sin indtægt i det aktuelle år.) Ad 4 Bemærk, at andre rene IT-understøttede driftsprocesser ikke er tegnet. Proces nr. 5 er blot med for at understrege, at Udbetaling Danmark sender årsopgørelsesbrevene ud automatisk (og således ikke afventer borgerne eventuelle indbetalinger, som nogle kommuner gør i dag.) 18
Håndter drift side 1 af 1 drift 3.10 Udbetaling Danmark 2013 Kommunerne 2013 Bemærkninger Udsend og modtag hæftelseserklæring Der udsendes automatisk solidarisk hæftelseserklæring til husstande, hvor en person fylder 18 år. Udbetaling Danmark modtager og registrerer udfyldt og returneret erklæring. Såfremt erklæringen ikke modtages til tiden, afsluttes boligstøttesagen automatisk. Kontroller og tilret sager På baggrund af advis kontrollerer og opdaterer Udbetaling Danmark oplysninger i systemet. Det drejer sig om forkert status i fht. pensionssystemet, udenlandske pensioner, oplysninger fra DIS etc. Hvis boligstøttemodtageren gennem en længere periode (p.t. 2 år) ikke har ændret sin indkomst, opdateres indkomsten med de beløb, der findes i seneste slutligning fra SKAT. (Dette sker automatisk.) Udbetaling Danmark ønsker som udgangspunkt at opdatere oplysninger løbende for at sikre et så korrekt udbetalingsgrundlag som muligt. Det betyder, at kontrollerne og opdateringerne vil kunne foretages flere gange årligt. Opdater indtægtsoplysninger Udbetaling Danmark udsender indtægtsskema til de boligstøttemodtagere, der fik ændret indkomst ved seneste efterregulering. (Dette gælder naturligvis kun på aktive sager, og kun hvis boligstøttemodtager ikke selv har reguleret sin indtægt i det aktuelle år.) Hvis borger ikke svarer inden for fristen fastsat i loven, afslutter Udbetaling Danmark boligstøttesagen. Udbetaling Danmark ønsker som udgangspunkt at opdatere oplysninger løbende for at sikre et så korrekt udbetalingsgrundlag som muligt. Det betyder, at kontrollerne og opdateringerne vil kunne foretages flere gange årligt. Udsend årsopgørelse Hvert år udsendes årsopgørelse over boligstøttelån til de borgere, der har et sådant lån. 19