Effektiviseringer, serviceløft og ressourcebesparelser med IT

Transkript

1 17. maj 2002 Side 1 Effektiviseringer, serviceløft og ressourcebesparelser med IT Lars Frelle-Petersen Den Digitale Taskforce, Finansministeriet lfp@tforce.dk

2 17. maj 2002 Side 2 Den digitale udfordring Digital brugerbetjening (frontoffice) Digital sagsbehandling (middleoffice) Digital sammenhæng og digitalt samarbejde (backoffice) Hvordan kommer vi fra ord til handling: Medarbejderne i den digitale organisation Ledelse i den digitale organisation Politisk ledelse af digitale organisationer Finansiering af digitale projekter

3 17. maj 2002 Side 3 Digital brugerbetjening Åbenhed i forvaltningen Rådighedsindskrænkning Tilstandsdata miljø Information i øvrigt Digitale henvendelser Selvbetjening Blanketter Indsigt i sagsforløb (adgang til ESDH-systemet) Initiativer: Digital signatur, E-erhverv og E-borger

4 17. maj 2002 Side 4

5 17. maj 2002 Side 5

6 17. maj 2002 Side 6 Den digitale udvikling Effektiviseringspotentiale Krav til organisatoriske tilpasninger Integration med andres fagsystemer Integration med egne fagsystemer Elektronisk Kommunikation Elektronisk information Kilde: Finansministeriet Tid

7 17. maj 2002 Side 7 Digital sagsbehandling Elektronisk Sags- og Dokumenthåndtering (ESDH) Transparens i sagsbehandlingen Vidensdeling Store implementeringsproblemer men modning i sigte Effektivisering? Understreger dilemmaet i den enkelte forvaltning: Del af kommunal/amtslig enhedsorganisation eller del af national indsats? Sætter ESDH hegn om kommunen? Bruges medarbejderne i kommuner, amter og stat rigtigt? Eksempel: Arbejdsdirektoratet har reduceret sagsbehandlingstiden med 50%, undersøgelse dokumenterer % besparelser med ESDH. Initiativer: E-dag, tværgående ESDH, fjerne formkrav, e.gov.dk

8 17. maj 2002 Side 8 Procesflow ansøgninger om boligstøtte Borger henvender sig hos kommunen Kommunen udleverer skema + vejleder Sagsbehandler Skattevæ snet (Indtæ gts- og formueforhold) Folkeregistret (Hvem bor i lejligheden?) BBR-data Alternativt (boligselskab, bibliotek etc.) Udle je r/boligselska b udfylder dele af skemaet (lovkrav) Ansøger/hustand udfylder resten af skemaet, og ansøger(ne) underskriver Samtlige myndige husstandsmedlemmer, dog ikke ansøgers børn under 23 år, skal afgive erklæring vedr. formueforhold samt underskrive vedr. solidarisk hæftelse On-line Kommunen modtager og kontrollerer oplysninger samt vurderer, om formueskema skal sendes (sagsbehandler) On-line Manuel behandling af eventuel urimelig husleje Samspil med områder som sundhed, bistand, fagforening, børneorlov mv. Hvis ikke OK Hvis lovkrav ikke er opfyldt Hvis OK Efterregulering og årsomregning Budgetskema til folk for at få indtæ gter/ udgifter ( 15) Returnering af mangelfuldt udfyldt skema m.v. Oprette sag i on-line systemet. Ydelsesstørrelse beregnes. On-line efterregulering giver ny beregning vedr. udbetalte ydelser m. tilbagevirkende kraft. On-line årsomregning -fremskrevet indtægt dannes automatisk Samt eventuelt indhente Hvis borger har modtaget for meget Indhente lejekontrakten ang. urimelig husleje ( 11) Ved ændrede forhold i husstanden modtages data om dette on-line vedr. folkeregisterhæ ndelser Manelle oplysninger om husleje, indtæ gter m.v. Automatisk udsendelse af krav/regning Modregnes i de kommende ydelser eller evt. i social pension Evt. huslejenævn Normal husleje fastsættes af sagsbehandler Oplysninger bruges til nye ydelsesberegninger - tilbagevirkende/fremadrettet Hvis ikke betalt Hvis borger klager Boligsikringsgæld sendes til opkrævning i Skatteforvaltningen, hvis sagen er ophørt, og modregning udelukket Ændret krav Genberegner ydelse Afgørelsen fastholdessagen til det sociale nævn Eksempel: KPMG på Service&Velfærdskonference, april 2001

9 17. maj 2002 Side 9 Procesflow ansøgninger om boligstøtte Borger henvender sig hos kommunen Kommunen udleverer skema + vejleder Sagsbehandler Skattevæ snet (Indtæ gts- og formueforhold) Folkeregistret (Hvem bor i lejligheden?) BBR-data Alternativt (boligselskab, bibliotek etc.) Udle je r/boligselska b udfylder dele af skemaet (lovkrav) Ansøger/hustand udfylder resten af skemaet, og ansøger(ne) underskriver Samtlige myndige husstandsmedlemmer, dog ikke ansøgers børn under 23 år, skal afgive erklæring vedr. formueforhold samt underskrive vedr. solidarisk hæftelse On-line Kommunen modtager og kontrollerer oplysninger samt vurderer, om formueskema skal sendes (sagsbehandler) On-line Manuel behandling af eventuel urimelig husleje Samspil med områder som sundhed, bistand, fagforening, børneorlov mv. Hvis ikke OK Hvis lovkrav Hvis OK Efterregulering og årsomregning ikke er opfyldt Budgetskema til folk for at få indtæ gter/ udgifter ( 15) Returnering af mangelfuldt udfyldt skema m.v. Oprette sag i on-line systemet. Ydelsesstørrelse beregnes. On-line efterregulering giver ny beregning vedr. udbetalte ydelser m. tilbagevirkende kraft. On-line årsomregning -fremskrevet indtægt dannes automatisk Samt eventuelt indhente Hvis borger har modtaget for meget Indhente lejekontrakten ang. urimelig husleje ( 11) Ved ændrede forhold i husstanden modtages data om dette on-line vedr. folkeregisterhæ ndelser Manelle oplysninger om husleje, indtæ gter m.v. Automatisk udsendelse af krav/regning Modregnes i de kommende ydelser eller evt. i social pension Hvis ikke betalt Oplysninger bruges til nye ydelsesberegninger - Evt. huslejenævn Normal husleje fastsættes af sagsbehandler Dokumentationskrav vanskeliggør digitalisering tilbagevirkende/fremadrettet Hvis borger klager Boligsikringsgæld sendes til opkrævning i Skatteforvaltningen, hvis sagen er ophørt, og modregning udelukket Ændret krav Genberegner ydelse Afgørelsen fastholdessagen til det sociale nævn

10 17. maj 2002 Side 10 Procesflow ansøgninger om boligstøtte Borger henvender sig hos kommunen Kommunen udleverer skema + vejleder Sagsbehandler Skattevæ snet (Indtæ gts- og formueforhold) Folkeregistret (Hvem bor i lejligheden?) BBR-data Alternativt (boligselskab, bibliotek etc.) Udle je r/boligselska b udfylder dele af skemaet (lovkrav) Ansøger/hustand udfylder resten af skemaet, og ansøger(ne) underskriver Samtlige myndige husstandsmedlemmer, dog ikke ansøgers børn under 23 år, skal afgive erklæring vedr. formueforhold samt underskrive vedr. solidarisk hæftelse On-line Kommunen modtager og kontrollerer oplysninger samt vurderer, om formueskema skal sendes (sagsbehandler) On-line Manuel behandling af eventuel urimelig husleje Samspil med områder som sundhed, bistand, fagforening, børneorlov mv. Hvis ikke OK Hvis lovkrav ikke er opfyldt Hvis OK Efterregulering og årsomregning Budgetskema til folk for at få indtæ gter/ udgifter ( 15) Returnering af mangelfuldt udfyldt skema m.v. Oprette sag i on-line systemet. Ydelsesstørrelse beregnes. On-line efterregulering giver ny beregning vedr. udbetalte ydelser m. tilbagevirkende kraft. On-line årsomregning -fremskrevet indtægt dannes automatisk Samt eventuelt indhente Hvis borger har modtaget for meget Indhente lejekontrakten ang. urimelig husleje ( 11) Ved ændrede forhold i husstanden modtages data om dette on-line vedr. folkeregisterhæ ndelser Manelle oplysninger om husleje, indtæ gter m.v. Automatisk udsendelse af krav/regning Modregnes i de kommende ydelser eller evt. i social pension Evt. huslejenævn Normal husleje fastsættes af sagsbehandler Oplysninger bruges til nye ydelsesberegninger - tilbagevirkende/fremadrettet Hvis ikke betalt Hvis borger klager Boligsikringsgæld sendes til opkrævning i Skatteforvaltningen, hvis sagen er ophørt, og modregning udelukket Ændret krav Genberegner ydelse Afgørelsen fastholdessagen til det sociale nævn

11 17. maj 2002 Side 11 Ansøgninger om boligstøtte (den gamle proces) Rekvirering af blanket Evt. rekvirere lønsedler hos arbejdsgiver Kopiering af materiale Oplysninger fra udlejer Bor ger ( e) Rådgivning om udfyldning Indsendelse af blanket + bilag til kommunen Evt. indsendelse af supplerende oplysninger Afgørelse Ko mmunen Kontrol af blanket + bilag Manuel kontrol af indkomstoplysning er Indtastning af oplysninger i boligstøttesystem, herunder opslag i registre Udlej er

12 17. maj 2002 Side 12 Ansøgninger om boligstøtte (ny model) Bor ger ( e) Hjælp til udfyldelse af elektronisk ansøgning evt. i servicebutik Interaktiv udfyldelse af blanket, hvor ejendoms- og indkomstoplysninger er forudfyldt samt straks-svar på ukomplicerede sager Sagsbehandlerunderstøttet afgørelse af komplicerede sager på grundlag af indhentede oplysninger Selvbetjeningsløsning Kommunen Udlej er

13 17. maj 2002 Side 13 Konklusioner fra analyse om ESDH Hovedkonklusion: Der er et væsentligt potentiale for indførelse af ESDH-systemer i den offentlige sektor. Der er betydelige forskelle i modenhed i de enkelte institutioner, Der er stor usikkerhed i forhold til de konkrete tiltag, som den enkelte institution skal gennemføre 26 % af landets kommuner har enten planer om eller har proces i gang mht. ESDH-anskaffelse 41 % anvender hverken ESDH eller elektronisk journal (!) 32 % har indført ESDH systemer i større eller mindre grad. 25 % af kommunerne anvender ESDH i alle forvaltninger 12 % anvender ESDH i nogle decentrale institutioner (Kilde: KL telefonrundspørge i primo/medio 2001)

14 17. maj 2002 Side 14 Hvordan kommer vi fra ord til handling

15 17. maj 2002 Side 15 Medarbejderne i den digitale organisation Kommunerne er Danmarksmestre i borgerbetjening Opfatter medarbejderne den digitale brugerkontakt som mulighed eller konkurrence? Medarbejderne er (i almindelighed) meget få om en opgave. Ringe robusthed men måske stor tilfredshed? Er de glade for suboptimeringen? Er de rede til at arbejde i virtuelle forvaltninger? Sidder lejrtænkningen i medarbejderne eller lederne? Vi er ganske specielle i x-købing Eksempler: De Digitale Kommuner, Vestsønderjylland Initiativer: Bornholm(!), talrige samarbejder,

16 17. maj 2002 Side 16 Ledelse af digital organisation Motivering af medarbejderne: Bedre kompetence, flere kolleger, mere sparring, bedre beslutningsgrundlag, mere professionalisering. Ingen blufærdighed overfor effektiviseringsbudskabet: Digitale projekter gennemføres m.h.p. effektivisering - og bedre borger- og erhvervsservice. Aldrig for teknologiens egen skyld. Rekruttering af ressourcer: Den virtuelle organisation giver mulighed for både specialister og generalister i enhver organisation. Virtuel rekruttering er et reelt alternativ til fysisk rekruttering. Eksempler: DDK, VSJ, Bornholm?

17 17. maj 2002 Side 17 Politisk ledelse af digital organisation Fælles brugersystemer afmonterer de det lokale råderum m.h.t. forvaltningstilrettelæggelse? Virtuelle forvaltninger betjener flere forskellige udvalg? Eventuelt om samme sag? Er det politiske niveau klar til digital forvaltning? Modning: Fællesskab om brugerbetjening, digitalisering af forvaltningen, samarbejde med andre forvaltninger staten, amterne Eksempler: NetBorger, DDK Initiativer: E-borger, fælles service

18 17. maj 2002 Side 18 Finansiering og effektivisering Aktuel situation: Ingen midler det digitale Nordjylland bliver ikke gentaget Digitale projekter skal give effektivisering som finansierer alle omkostninger Sandsynlig konklusion (gyldig for alle på nær de største kommuner): Digital brugerbetjening: Ingen finansiering uden udtalt fællesskab fælles systemer Digital sagsbehandling: Effektivisering kan opnås de fleste steder tilstrækkelig? Digitalt samarbejde: Altid mulighed for effektivisering men udfordrende Digital sammenhæng: Afhænger af centrale initiativer Eksempler: VSJ, DDK, DDN, eksempler på effektiviseringer? Initiativer: E-erhverv, E-borger, fælles services