STATISTISKE EFTERRETNINGER SERVICEERHVERV 2008:0 27. februar 2008 Den offentlige sektors brug af it 2007 Resumé: Markant stigning i myndighedernes elektroniske kommunikation med borgere. Udbredelsen af af elektronisk sagsstyring stagnerer. Derimod stiger andelen af papirløse sager. Intensiv e-handel mere udbredt i staten end i kommunerne. Barrierer for digital forvaltning mindskes fx manglende engagement hos ledelsen. De fleste myndigheder forventer stigninger i it-udgifterne. Samtidigt får færre frigjort ressourcer som følge af it-projekter. Kort om statistikken: Statistikken beskriver den offentlige sektors brug af it. Følgende områder er dækket: Udbredelse og anvendelse af it, herunder digitale serviceydelser og it-sikkerhed. Endvidere indgår barrierer for anvendelse af it. Undersøgelsen er den første foretaget efter den nye strukturreform trådte i kraft.. Indledning Markant vækst i elektronisk kommunikation Vækst i papirløse sager Open source svært at tilpasse til fagsystemer Intensiv e-handel i staten Færre kommuner med it-sikkerhedsansvarlige Barrierer mindskes Forventning om stigning i it-udgifter Staten længst fremme med formaliseret it-styring Færre får frigjort ressourcer 44 af myndighederne modtog mindst /4 af deres dokumenter elektronisk fra borgere i 2007 mod 22 i 2006. I forhold til virksomheder er andelen steget fra 33 i 2006 til 5 i 2007. Væksten har især fundet sted i kommunerne (side 6). Udbredelsen af af elektronisk sagsstyring synes at være stagneret. Derimod stiger andelen af sager, der håndteres papirløst blandt de myndigheder, der har indført sådanne systemer (side 7-8). Blandt barriererne for brug af open source-software, har manglende tilpasning til fagsystemer den største betydning. Næsten hver anden myndighed bruger open sourcesoftware, men sjældent i form af office-pakker hos medarbejderne (side 9). 43 af alle myndigheder har elektronisk indkøb i et omfang, der svarer til mindst halvdelen af det samlede antal bestillinger. Intensiv e-handel mest udbredt i staten (side ). Andelen af kommuner med formelt udnævnt it-sikkerhedsansvarlig er faldet fra 85 i 2006 til 7 i 2007 (side 3). Mangel på engagement hos ledelsen er ikke så stort et problem som tidligere. Det samme gælder Mangel på politisk vilje og klare mål (side 5). De fleste myndigheder forventer stigninger i it-udgifterne på et bredt felt af områder især blandt kommunerne (side 6). På flere områder ligger de statslige myndigheder forrest, hvad angår strategisk forankring af it og ledelsens rolle i it-styringen (side 9). Andelen af myndigheder der har fået frigjort ressourcer som følge af it-projekter er faldet fra 2006 til 2007 (side 22).
2 2008:0 Strukturreformens betydning for resultaterne 2007-undersøgelsen refererer som hovedregel til it-anvendelsen i september 2007, dvs. efter den nye strukturreform trådte i kraft pr.. januar 2007. Dette har betydning for sammenligning med tidligere års undersøgelser. For det første er mange kommuner sammenlagt til større enheder med ændret teknologi, organisation m.m. Dette kan have virket såvel fremmende som hæmmende på it-anvendelsen. En del af denne udvikling har allerede fundet sted i 2006, da en del kommuner havde indledt et tæt it-samarbejde inden strukturreformen. For det andet har de statslige myndigheder, pga. det mindre antal kommuner, fået en større vægt i resultaterne for alle myndigheder. De statslige myndigheder udgør således omtrent halvdelen af besvarelserne i 2007 mod lidt under en tredjedel tidligere år. Endelig er opgavefordelingen mellem stat, kommuner og det regionale niveau ændret. Indhold Side. Indledning... 2. Digitale serviceydelser... 3 3. Digitaliserede blanketter... 4 4. Ekstern kommunikation... 6 5. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH)... 7 6. Open source-software... 9 7. Elektronisk indkøb, attestation og betaling... 8. It-sikkerhed... 2 9. Barrierer for it og digital forvaltning... 4 0. It-udgifter... 6. It-styring og -strategi... 8 2. Effekt af digitaliseringsprojekter... 2 3. Udlægning af it-funktioner... 22 4. Om undersøgelsen... 23 5. Supplerende tabeller... 25
2008:0 3 2. Digitale serviceydelser Næsten alle myndigheder har digitale blanketter Interaktive løsninger er mindre udbredt Figur. Det store flertal af offentlige myndigheder giver borgere eller virksomheder mulighed for at downloade blanketter eller bestille informationsmateriale via internettet (figur ). Hvad angår digitale blanketter ligger kommunerne med 99 foran de statslige myndigheder med 84 Interaktive løsninger stilles rådighed for brugerne i næsten samme omfang, i form af mulighed for at indsende oplysninger vha. web-formularer. Det drejer sig om 74 i staten og 83 af kommunerne. Mindre udbredt er muligheden for fuldstændig selvbetjening med elektronisk afgørelse som findes hos 8 i staten og 29 af kommunerne. Digitale serviceydelser til borgere og virksomheder. 2007 Downloade blanketter digitalt Bestille materiale 82 84 99 97 Indsende oplysninger vha. webformular 74 83 Se personlige data fra adm. systemer Selvbetjeningsløsning m. automatisk afgørelse af sager ¹ 20 8 29 33 Online-betaling 22 54 0 0 20 30 50 60 70 80 90 00 Stat Kommuner Pct Anm.: Ved digitale ydelser forstås enten via egen hjemmeside eller via fælles-offentlig hjemmeside. Løsninger, der giver mulighed for, at brugerne kan få afgjort deres sag automatisk, når de afleverer oplysningerne. Stor vækst i kommunal online-betaling Oversigtstabel. Elektronisk betaling har en vis udbredelse, men først og fremmest i kommunerne. 54 af kommunerne har online-betaling fra egen eller fælles-offentlig hjemmeside mod 22 i staten. Det er en pæn vækst, især på det kommunale område, hvor 29 af kommunerne tilbød online-betaling i 2006 og 8 i staten. Stort set alle myndigheder med elektronisk betaling har denne repræsenteret på egen hjemmeside. Kommunernes større satsning på elektronisk betaling hænger givetvis sammen med et større antal betalingstransaktioner fra borgere og virksomheder. Digitale serviceydelser til borgere og virksomheder. 2007 Via egen hjemmeside Via fælles offentlig hjemmeside Både- og Ikke muligt Uoplyst Downloade blanketter digitalt 56 6 29 7 3 Bestille materiale 60 2 27 8 4 Indsende oplysninger vha. webformular 46 3 20 9 3 Online-betaling 28 3 6 58 6 Se personlige data fra adm. systemer 7 6 4 67 6 Fuld selvbetjeningsløsning med elektronisk afgørelse 0 8 5 72 5 Anm.: Ved digitale ydelser forstås enten via egen hjemmeside eller via fælles-offentlig hjemmeside. Løsninger, der giver mulighed for, at brugerne kan få afgjort deres sag automatisk, når de afleverer oplysningerne.
4 2008:0 3. Digitaliserede blanketter Hver 2. myndighed har digitaliseret i nogen grad Figur 2. Blandt de myndigheder, der modtager indberetninger fra borgere, mener næsten halvdelen, 46, at blanketterne er digitaliseret i nogen grad, 27 i høj grad og endelig mener 25, at blanketterne kun er digitaliseret i ringe grad eller slet ikke (figur 2). Ser man på virksomhedsrettede blanketter, er der en tendens til en lidt højere grad af digitalisering. Digitaliserede blanketter. 2007 Borgere Virksomheder Pct Digitaliseringsgrad ¹ Udnyttelsesgrad ² Digitaliseringsgrad ¹ Udnyttelsesgrad ² 00 7 4 3 25 7 80 30 60 46 50 62 46 20 0 27 7 29 24 I høj grad I nogen grad I ringe grad/ingen digitalisering Ved ikke I procent af myndigheder, der har digitaliserede blanketter rettet mod henholdsvis borgere og virksomheder. 2 I procent af myndigheder, der modtager indberetninger fra henholdsvis borgere og virksomheder. Større udnyttelse blandt virksomheder end hos borgere Udnyttelsesgrad mindre end digitaliseringsgrad Hvor der kun er en lille forskel i digitaliseringsgraden af blanketter til borgere og virksomheder, er virksomhederne til gengæld mere flittige til at bruge blanketterne. Således vurderer 86 af myndighederne, at virksomhederne bruger digitaliserede blanketter i høj eller nogen grad, hvor 63 mener det samme gør sig gældende for borgernes brug (figur 2). For begge brugergrupper gælder det, at de digitale blanketter ikke udnyttes i helt samme grad, som de er digitalt tilgængelige. I 2006-undersøgelsen blev der spurgt til borgere- og virksomheder under ét, og 6 af myndighederne vurderede at blanketterne blev brugt i høj eller nogen grad. Hér vurderede 5 i staten og 43 af kommunerne, at blanketterne blev brugt i ringe grad Større digitaliserings- og udnyttelsesgrad i staten end blandt kommunerne Digitalisering hos stort set alle Der er en del flere statslige end kommunale myndigheder, der mener, at blanketterne er digitaliseret i høj grad for såvel borgere som virksomheder (oversigtstabel 2). Tilsvarende er udnyttelsesgraden også højere i staten. En medvirkende forklaring kan være, at den enkelte kommune har en mere sammensat brugergruppe end den typiske statslige myndighed og dermed et betydeligt større antal blanket-typer. Der er stort set ingen myndigheder, der modtager indberetninger, der har angivet, at deres blanketter ikke er digitaliserede eller at de digitaliserede blanketter ikke udnyttes.
2008:0 5 Oversigtstabel 2. Digitaliserede blanketter. 2007 Digitaliseringsgrad Udnyttelsesgrad 2 I alt 3 Stat Kommuner I alt 3 Stat Kommuner pct Borgere I høj grad 27 20 7 3 I nogen grad 46 50 46 35 53 I ringe grad 25 20 27 30 8 38 Ved ikke - 2 7 8 6 Ingen digitalisering - 2 Virksomheder I høj grad 29 46 7 24 34 5 I nogen grad 50 4 59 62 6 65 I ringe grad 5 9 9 5 7 Ved ikke 4-5 3-3 Ingen digitalisering 2 4 0 Anm.: Ved digitaliserede blanketter forstås web-formularer eller elektroniske selvbetjeningsløsninger. Digitaliseringsgraden er set i forhold til alle myndighedens blanketter. Borgeres og virksomheders udnyttelsesgrad er set i forhold til de digitaliserede blanketter. Tallene vedrører ikke myndighedsrettede blanketter. I procent af myndigheder, der modtager blanketter fra henholdsvis borgere og virksomheder. 2 I procent af myndigheder, der har digitaliserede blanketter rettet mod henholdsvis borgere og virksomheder 3 Virksomhedsindberetninger system-til-system Oversigtstabel 3. Et stort flertal 75 af myndighederne med virksomhedsindberetninger understøtter system-til-system-løsninger i en eller anden grad (oversigtstabel 3). Andelen er lidt højere i kommunerne (83 ) end i staten (65 ), hvor der til gengæld er flere, som svarer i høj grad. De mindre kommuner synes at have en mere intensiv understøttelse af system-til-system-indberetning end de større. Virksomhedsindberetninger - understøttelse af system-til-system løsninger. 2007 I alt 2 Stat Kommuner I alt Under Mindst af myndigheder med virksomhedsindberetninger I høj grad 5 28 5 4 6 I nogen grad 46 33 57 67 50 I ringe grad 4 4 2 5 25 Ingen understøttelse 3 22 8 4 Ved ikke 2 3 0 8 System-til-system-løsninger vedrører elektronisk dataudveksling: via internettet eller andre netværk, i form af strukturerede meddelelser (fx ordrer, fakturaer, løntransaktioner eller varebeskrivelser), uden menneskelig indtastning af den enkelte meddelelse og i aftalte meddelelsesstandarder (fx OIOXML, EDIFACT mfl.). 2
6 2008:0 4. Ekstern kommunikation Markant vækst i elektronisk kommunikation med borgere og virksomheder Figur 3. Myndighederne blev spurgt om, hvor stor en andel dokumenter (dvs. breve o.l.), der ankommer elektronisk, fx via e-post. 44 af myndighederne modtager mindst 25 af deres dokumenter elektronisk fra borgere og 5 den samme andel dokumenter fra virksomheder, hvilket er en synlig vækst i forhold til 2006 (figur 3). Hvad angår dokumenter fra myndigheder er niveauet højere 76, hvilket er en stigning fra 66 i 2006. Andel dokumenter der modtages elektronisk. 2005-2007 00 80 60 Pct 7 3 7 20 6 9 6 26 39 30 60 66 47 5 0 24 3 20 0 76 66 58 5 44 33 33 22 22 2005 2006 2007 2005 2006 2007 2005 2006 2007 Fra borgere Fra virksomheder Fra andre myndigheder Mindst 25 Under 25 Ved ikke Anm.: Ved 'dokumenter' ses der bort fra uformel e-post (fx korte meddelelser, svar m.m.). Det skal understreges, at der ikke er tale om en eksakt måling af modtaget e-post m.m., men derimod om et skøn fra myndighedernes side. Vækst i kommunerne Oversigtstabel 4. Hvor det tidligere gjaldt, at flest myndigheder modtog under /4 af deres dokumenter elektronisk fra såvel borgere som virksomheder, er andelen, der modtager mindst /4 af dokumenterne elektronisk nu den største. Væksten har ikke mindst fundet sted i kommunerne, der dog stadig ligger en del under niveauet i staten (oversigtstabel 4). Andel dokumenter der modtages elektronisk. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst E-dokumenter fra borgere Mindst 25 44 63 20 6 23 Under 25 39 23 60 58 62 Ved ikke 7 3 20 26 5 E-dokumenter fra virksomheder Mindst 25 5 60 39 29 46 Under 25 30 22 4 48 36 Ved ikke 9 8 20 23 8 E-dokumenter fra myndigheder Mindst 25 76 84 66 52 77 Under 25 3 7 26 0 Ved ikke 5 7 23 3 Anm.: Ved 'dokumenter' ses der bort fra uformel e-post (fx korte meddelelser, svar m.m.). V æksten er især høj inden for kommunerne. Medvirkende er formentlig at mindre kommuner, som i 2006 modtog en lavere andel elektronisk dokumenter, er blevet sammenlagt med større. At der også er tale om en reel vækst i kommunikationens volumen indikerer størrelsen af de kommunale stigninger samt den parallelle stigning i staten.
2008:0 7 Staten modtager flest e-dokumenter /3 bruger XML-format Oversigtstabel 5. Når de statslige myndigheder ligger foran kommunerne, kan det hænge sammen med en højere grad af specialisering af de statslige myndigheders opgaver og brugergrupper. Forskellen mellem stat og kommuner er mest udtalt i forholdet til borgere og virksomheder. 33 af myndighederne kommunikerer med andre myndigheder i XML-formatet. XML er det fælles format for udveksling af data internt i den offentlige sektor og med private virksomheder. 30 i staten og 34 af kommunerne bruger XML-format i kommunikationen med andre myndigheder, hvilket er en mindre stigning i forhold til 2006 (oversigtstabel 5). Hvor de statslige myndigheder ser ud til at have haft et fald i XML-udbredelsen, er anvendelse steget en del hos kommunerne. Kommunikation med andre myndigheder i XML-format. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst 2005 27 36 2 2006 27 38 2 2007 33 30 34 29 38 Anm.: Ved XML forstås extensible Markup Language et systemuafhængigt sprog til beskrivelse af dokumentstrukturer. 5. Elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH) Stagnation i elektronisk sagsstyring Mest udbredt i kommunerne Oversigtstabel 6. 55 af alle myndigheder anvender et system til elektronisk sagsstyring (oversigtstabel 6), Det er lidt under niveauet i 2006 på 58, men tilbagegangen dækker navnligt over de statslige myndigheders større vægt i undersøgelsen efter kommunalsammenlægningerne i 2006. På det kommunale område er der således en stigning fra 62 til 69 mod en mindre tilbagegang i staten fra 45 til 4 Sammenlignet med tidligere års vækst, kan man dog tale om en vis stagnation i væksten. Elektronisk sagsstyring er mest udbredt i kommunerne, hvor 69 er omfattet i modsætning mod 4 i staten. En del flere myndigheder, 86, har et elektronisk dokumenthåndteringssystem mod 83 i 2006. Også hér har kommunerne et forspring. Sags- og dokumenthåndteringssystemer. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst Elektronisk dokumenthåndteringssystem 2 86 79 93 87 97 Elektronisk sagsstyring 3 55 4 69 55 79 I alt omfatter stat, regioner og kommuner 2 Elektronisk registrering og lagring af dokumenter og dokumentoplysninger. 3 System med understøttelse af selve sagsforløbet mellem sagsbehandlere. Inkl. journalisering og dokumenthåndtering.
8 2008:0 Hvad er elektronisk sags- og dokumenthåndtering? ESDH omfatter it-systemer der har til formål at digitalisere og automatisere dokumenter og de forbundne arbejdsgange. I undersøgelsen skelnes mellem to trin:. Elektronisk dokumenthåndteringssystem. Dvs. med elektronisk registrering og lagring af selve dokumenterne (scannede eller egenproducerede) 2. Elektronisk sagsstyring. Dvs. som også understøtter selve sagsforløbet (workflow) mellem sagsbehandlere. Det forudsættes, at de mest avancerede systemer også indeholder funktionerne fra de mere grundliggende systemer; dvs. at et system til elektronisk sagsstyring også indeholder faciliteter til dokumenthåndtering. I tidligere undersøgelser er der også spurgt til Klassisk elektronisk journaliseringssystem, som alene vedrører elektronisk lagring af oplysninger om sager og akter (fx modtagelsesdato, afsender m.m.). Denne facilitet fandtes hos 94 af alle myndigheder i 2006. Vækst i papirløse sager især i kommunerne Figur 4. Selv om udbredelsen af af elektronisk sagsstyring synes at være stagneret, stiger andelen af sager, der håndteres papirløst blandt de myndigheder, der har indført elektronisk sagstyring (figur 4). Andelen af myndigheder med elektronisk sagsstyring, der håndterer mindst hver anden sag papirløst steg således fra 43 i 2006 til 57 i 2007. Denne vækst finder især sted hos kommunerne, hvor andelen er steget fra 37 af kommunerne i 2006 til 54 i 2007. Hermed kommer kommunerne tættere på det statslige niveau, som var 65 i 2007 en stigning fra 6 i 2006. Andel af sager der håndteres papirløst. 2003-2007 00 Pct. af myndigheder med elektronisk sagsstyring 8 4 8 7 80 60 20 42 27 37 6 3 5 0 34 43 43 24 2 57 0 2003 2004 2005 2006 2007 Mindst 50 25-49 Under 25 Ved ikke/ikke relevant Anm.: Ved elektronisk sagsstyring forstås et system, der understøtter sagsforløbet mellem sagsbehandlere. Den eksterne kommunikation i forhold til borgere, virksomheder og andre myndigheder er også blevet mere papirløs jf. forrige afsnit '4. Ekstern kommunikation'. FESD-standarden 49 af myndighederne har et elektronisk sags- og dokumenthåndtering ssystem, som er baseret på FEST-standarden 2. Der er ikke den store forskel mellem staten, hvor 45 bruger FESD-standarden, og kommunerne, hvor andelen er 53 Blandt nyanskaffede eller -udviklede ESDH-systemer i 2006, havde 74 af myndighederne brugt FESD-standarden. 2 Ved FESD-standarden forstås de fælles tekniske standarder, som udvikles i regi af Det Fællesoffentlige Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringsprojekt (FESD). Projektet indgik januar 2004 rammeaftaler med udvalgte ESDHleverandører.
2008:0 9 6. Open source-software Open source-software har øget udbredelse Stigning i statslig brug af open source Figur 5. 48 af myndighederne bruger open source-software på ét eller flere områder (figur 5). Open source betyder, at softwaren kan anvendes uden licensbetaling, og at kildekoden er åben og frit tilgængelig for enhver. Udbredelsen er en del større hos de statslige myndigheder end i kommunerne. Udbredelsen af open source-software hos alle myndigheder er steget fra i 2006. I staten steg andelen fra 49 i 2006 til 57 i 2007, hvorimod kommunerne kun er steget fra 36 til 37 Myndighedernes brug af open source-software. 2007 60 Pct 50 30 48 34 20 0 0 27 3 Bruger open source På egne servere Office-pakker på medarbejdernes pc'er 2006 2007 20 3 Andre formål Anm.: Open source betyder, at softwaren kan anvendes uden licensbetaling, og at kildekoden er åben og frit tilgængelig for enhver (fx Open Office, Linux, Firefox/Mozilla). Office-pakker er meget sjældent open source-software Fordele ved open source-software Open source svært at tilpasse til fagsystemer 34 af myndighederne bruger open source-software på egne servere fx styresystemer, hvilket er en stigning fra 27 i 2006. På medarbejdernes pc'er er open source-software i form af office-pakker til gengæld meget sjælden og findes kun hos én af myndighederne. I alt 3 af myndighederne bruger open source-software til andre formål det kan fx være internet-browsere eller administrative systemer et fald fra 20 i 2006. Gennem de seneste år har der været fokus på mulige fordele ved brug af open sourcesoftware i den offentlige sektor såsom lavere driftsomkostninger (fx sparede licenser) eller uafhængighed af leverandører (åbne standarder og ret til ændringer). Fordelene skal imidlertid også ses i lyset af en række barrierer. Blandt barriererne for brug af open source-software, har manglende tilpasning til fagsystemer den største betydning. 78 af myndighederne opfatter dette som en barriere af stor eller nogen betydning, og et flertal af disse ser det som en barriere af stor betydning (figur 6). Herefter kommer barriererne 'usikkerhed om produkternes modenhed' (7 ), 'mangel på leverandører og support' (67 ), 'manglende viden om området' (60 ) og endelig gevinst ikke tilstrækkelig' (53 ), heraf temmelig mange stor betydning.
0 2008:0 Figur 6. Barrierer for brug af open source-software. 2007 Manglende tilpasning til fagsystemer 64 4 Usikkerhed om produkternes modenhed 39 32 Mangel på leverandører/support 37 3 Manglende viden om området 4 46 Gevinst ikke tilstrækkelig 38 5 0 20 60 80 00 Stor betydning Nogen betydning Pct. Barrierer størst for kommunerne Oversigtstabel 7. De statslige myndigheder, som er de hyppigste brugere af open source-software, tillægger i almindelighed barriererne mindre betydning end kommunerne (oversigtstabel 7). Barrierer for brug af open source-software. 2007 I alt Stat Kommuner Barrierens betydning Stor Nogen Stor Nogen Stor Nogen Manglende tilpasning til fagsystemer 64 4 45 22 86 4 Usikkerhed om produkternes modenhed 39 32 29 35 49 29 Mangel på leverandører og/eller support 37 3 27 30 46 3 Manglende viden om området 4 46 38 9 5 Gevinst ikke tilstrækkelig 38 5 35 0 39 23
2008:0 7. Elektronisk indkøb, attestation og betaling Mindst hver anden bestilling elektronisk hos fire ud af ti myndigheder Figur 7. 43 af alle myndigheder har elektronisk indkøb i et omfang, der svarer til mindst halvdelen af det samlede antal bestillinger, og 62 har e-indkøb på mindst 25 af de samlede bestillinger. Elektronisk indkøb er afgivelse af ordrer via computer, fx via internetportaler (figur 7). Det er første gang, at intensiteten i myndighedernes e- handel måles i undersøgelsen af den offentlige sektors brug af it. Internetkøb andel af myndighedernes samlede ordrer. 2007 00 90 80 70 60 50 30 20 0 0 Pct. af myndigheder 2 3 0 26 20 36 9 3 2 24 26 6 22 29 3 I alt¹ Stat Kommuner Ved ikke Under 25 25-49 50-74 Mindst 75 I alt omfatter myndigheder i stat, regioner og kommuner. Intensiv e-handel mest udbredt i staten Sammenligning med virksomheder Kommuner har hyppigst digitaliseret attestation og betaling De statslige myndigheder ligger i spidsen, idet 54 har e-køb svarende til mindst halvdelen af de samlede ordrer. Det er noget hyppigere end kommunerne, hvor andelen er 29 Forskellen mellem stat og kommuner øges, hvis man alene ser på myndigheder, hvor e-indkøbene svarer til mindst 75 af de samlede ordrer. Til sammenligning havde blot 5 af de private virksomheder e-indkøb for mindst 25 af beløbet til de samlede indkøb i 2006 (se Danske virksomheders brug af it 2007, www.dst.dk/it). Med forbehold for forskelle i opgørelsesmetoden (i virksomhedsundersøgelsen spørges til værdien af indkøbene og ikke antal ordrer) antyder tallene, at intensivt elektronisk indkøb foregår mere hyppigt i det offentlige end blandt virksomhederne. 77 af myndighederne angav i 2007, at de interne arbejdsgange vedrørende attestation (godkendelse) og betaling var fuldt digitaliserede, hvilket svarer omtrent til niveauet i 2006 (figur 8). Blandt de statslige myndigheder var andelen 7 i 2007, hvilket er lavere end kommunernes 86 De statslige myndigheder har dog mindsket forskellen mærkbart fra 2006.
2 2008:0 Figur 8. Elektronisk indkøb integreret med økonomisystem. 2006-2007 00 Pct. 80 60 85 86 75 77 7 20 49 3 38 32 34 29 0 2006 2007 2006 2007 Fuld digitalisering af interne arbejdsgange vedr. attestation og betaling Integration af elektronisk indkøb med økonomisystem I alt Stat Kommuner Stigning i elektronisk indkøb integereret med økonomisystem Oversigtstabel 8. Elektronisk indkøb var integreret med den offentlige sektors økonomistystemer hos 38 af myndighederne i 2007, hvilket er en stigning fra 3 i 2006. Der er her kun en mindre forskel mellem de statslige og kommunale myndigheder. Elektronisk indkøb integreret med økonomisystem eller digital fakturering. 2003-2007 I alt Stat Kommuner Fuld digitalisering af interne arbejdsgange vedr. attestation og betaling 2007 77 7 86 2006 75 49 85 2005 68 28 85 Integration af elektronisk indkøb med økonomisystem 2007 38 34 2006 3 32 29 2005 29 22 3 2004 6 3 7 2003 2 7 3 8. It-sikkerhed Virusangreb med tab af data eller arbejdstid hos hver femte myndighed Kommuner mest udsat for denial of service angreb 9 af myndighederne har inden for det seneste år oplevet virusangreb med tab af data eller arbejdstid af genererende eller alvorlig karakter (oversigtstabel 9). Der svarer stort set til niveauet i 2006 på 22, men er et synligt fald fra 3 i 2005. Denial of serviceangreb har fundet sted hos 5 af alle myndigheder; lidt hyppigere i kommunerne end i staten. Denial of service angreb er et forsøg på at forstyrre kommunikationen til et netværk ved at fremsende overflødige data.
2008:0 3 Oversigtstabel 9. Myndigheder der havde været udsat for problemer i forhold til it-sikkerhed. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst Virusangreb med tab af data eller arbejdstid 9 20 4 0 8 Denial of service angreb 2 5 3 6 6 5 Datatab pga. manglende backup 0 2 6 0 3 Uautoriseret adgang til systemer og data 5 2 6-0 Økonomisk it-misbrug - 3 3 3 Afpresning/trusler mod data eller software - - - Anm.: Spørgsmålet lød: Har myndigheden været udsat for nogle af følgende problemer inden for det seneste år? Procenterne angiver andelen, hvor problemet blev betegnet som 'alvorligt' eller 'generende'. Så godt som ingen benyttede sig af svarmuligheden 'katastrofal' betydning, hvorfor denne kategori er slået sammen med 'alvorligt'. 2 Denial of service angreb er et forsøg på at forstyrre kommunikationen til et netværk ved at fremsende overflødige data. Datatab pga. manglende backup hos hver tiende myndighed Økonomisk misbrug og afpresning er sjældent Organisatoriske sikkerhedstiltag mest udbredt i staten Færre kommuner med it-sikkerhedsansvarlige Figur 9. 0 af myndighederne har mistet data pga. manglende backup. Uautoriseret adgang til systemer og data fandt sted hos fem, dog hos 0 af kommunerne med mindst.000 indbyggere mod ingen blandt de mindre kommuner. Endelig blev der spurgt til it-misbrug af økonomisk karakter (fx bedrageri) og afpresning/trusler rettet mod data eller software. Disse to sikkerhedsproblemer mærkes generelt ikke blandt myndighederne. It-sikkerhedsstyring efter DS484-standarden, godkendt af ledelsen, findes hos næsten alle statslige myndigheder og hos 37 af kommunerne. (figur 9). En næsten lige så stor andel i staten og 7 af kommunerne har formelt udnævnt en it-sikkerhedsansvarlig. Mindre udbredt er myndigheder med en it-beredskabsplan som er ajourført inden for de seneste to år samt løbende it-sikkerhedsuddannelse af medarbejdere. Også på disse områder ligger de statslige myndigheder foran kommunerne. Andelen af kommuner med formelt udnævnt it-sikkerhedsansvarlig er faldet fra 85 i 2006 til 7 i 2007. Faldet kan tænkes at hænge sammen med stillings-rokader efter kommunesammenlægningerne pr. / 2007. Andelen med ajourført it-beredskabsplan og løbende it-sikkerhedsuddannelse er også faldet, men kun et par procent-point. Organisatoriske sikkerhedstiltag. 2007 it-sikkerhedsstyring DS 484¹ (godkendt af ledelsen) 37 94 Formelt udnævnt itsikkerhedsansvarlig 7 90 Ajourført it-beredskabsplan 3 6 Løbende itsikkerhedsuddannelse 26 4 0 20 60 80 00 Pct. Kommuner Stat DS 484 er åben standard for it-sikkerhed.
4 2008:0 Sikker kommunikation mest udbredt i kommunerne Oversigtstabel 0. 93 af myndighederne, kan modtage sikker e-post med digital signatur. (oversigtstabel 0). 49 giver mulighed for kommunikation via hjemmesiden med sikker forbindelse, dvs. understøttet af server-certifikater (fx SSL/TLS), 35 med digital signatur og 3 med pinkode eller adgangskode. Sikker kommunikation med myndigheder. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst Kan modtage sikker e-post med digital signatur 2 93 87 00 00 00 Sikker forbindelse, understøttet af server-certifikater 3 49 46 5 39 62 Log-on på hjemmeside via digital signatur 35 26 46 48 44 Log-on på hjemmeside via pinkode eller adgangskode 3 33 29 29 28 I alt omfatter stat, region og kommuner. 2 Ved digital signatur forstås den standardiserede fælles offentlige løsning OCES (Offentlige Certifikater til Elektronisk Service), der muliggør elektronisk identifikation, underskrift og kryptering. 3 Server-certifikater bruges bl.a. til at dokumentere hjemmesidens ægthed over for brugere og til at kryptere kommunikation mellem brugere og myndighed. 9. Barrierer for it og digital forvaltning Vanskeligt at frigøre ressourcer Systemer svære at integrere Figur 0. Den mest markante barriere for it og digital forvaltning er vanskeligheder med at frigøre ressourcer til udvikling. Det er en barriere af stor eller nogen betydning for 85 af myndighederne (figur 0). Blandt disse angiver forholdsvis mange, at det er en barriere af stor betydning. For 75 har det stor eller nogen betydning, at de eksisterende systemer er svære at integrere, fulgt af barriererne 'mangel på fælles offentlige løsninger og infrastruktur' samt it-udgifter højere end forventet. Barrierer for it og digital forvaltning. 2007 Svært at frigøre ressourcer 44 4 Eksisterende systemer svære at integrere 36 39 Mangel på fælles offentlige løsninger 29 42 It-udgifter højere end forventet 25 42 Lovgivning mangler tilpasning Mangel på fælles standarder 0 3 53 47 Manglende udbytte for organisationen Manglende udbytte for borgere eller virksomheder Mangel på politisk vilje og klare mål 4 0 3 36 33 36 Mangel på engagement hos ledelsen 8 29 0 20 60 80 00 Stor betydning Nogen betydning Pct.
2008:0 5 Mønster i barriererne Økonomi og offentlige rammebetingelser dominerer Barrierer mindskes i betydning Oversigtstabel. Barriererne kan grupperes tematisk, her nævnt med placering efter betydning:. Økonomi (, 4) 2. Systemintegration (2) 3. Offentlige rammebetingelser (3, 5, 6, 9) 4. Manglende udbytte internt og eksternt (7, 8) 5. Manglende engagement (0). Grupperet på denne måde, ligger de økonomisk barrierer højest, fulgt af problemer med systemintegration. Lavest ligger de barrierer, der relaterer sig til manglende udbytte og engagement. Typisk er barriererne faldet i betydning fra 2006 til 2007: Mangel på engagement hos ledelsen er er faldet fra en 7.-plads og 67 ( stor / nogen betydning) i 2006 til en 0. plads med 37 i 2007. Mangel på fælles standarder, er faldet fra en 4.-plads og 75 ( stor / nogen betydning) i 2006 til en 6. plads med 60 i 2007. Mangel på politisk vilje og klare mål er faldet fra 62 til 46 Barrierer for it og digital forvaltning. 2006-2007 2006 2007 Stor betydning Nogen betydning Stor betydning Nogen betydning Svært at frigøre ressourcer 56 36 44 4 Eksisterende systemer svære at integrere 45 42 36 39 Mangel på fælles offentlige løsninger 28 5 29 42 It-udgifter højere end forventet 9 54 25 42 Lovgivning mangler tilpasning 9 53 0 53 Mangel på fælles standarder 3 44 3 47 Manglende udbytte for organisationen 2 53 4 36 Manglende udbytte for borgere eller virksomheder 0 36 Mangel på politisk vilje og klare mål 3 49 3 33 Mangel på engagement hos ledelsen 7 50 8 29
6 2008:0 Tilpasning af systemer og snitflader er en stor barriere især for kommunerne Lovgivning mangler tilpasning Oversigtstabel 2. Der blev i undersøgelsen spurgt særskilt til en række barrierer for elektronisk adgang til data hos offentlige samarbejdspartnere. Den største barriere er her, at tilpasningen af systemer og snitflader er for dyr. 74 af myndighederne mener, at dette er en barriere af stor eller nogen betydning og, at det er et problem af stor betydning (oversigtstabel 2). Denne barriere tillægges noget større betydning i kommunerne, hvor 56 mener at det er af stor betydning (oversigtstabel 2). Tilpasning af systemer og snitflader vedrører ikke selve adgangen til data, men mere hvordan de overføres fra ét it-system til et andet. Manglende tilpasning af lovgivning og regler udgør en barriere for 63 af myndighederne, heraf i stor grad for 8 Manglende digital tilgængelighed af data er et problem for i alt 53, heraf i stor grad for 5 Også på disse to områder mærkes barriererne mest af kommunerne. Barrierer for elektronisk adgang til data. 2007 I alt Stat Kommuner Barrierens betydning Stor Nogen Stor Nogen Stor Nogen For dyr tilpasning af systemer og snitflader 34 23 33 56 37 Lovgivning og regler mangler tilpasning 8 45 20 28 7 64 Data ikke tilgængelige digitalt 5 38 7 33 24 43 0. It-udgifter Om begreberne Stigning på de fleste områder Figur. Myndighederne er blevet spurgt om, hvordan it-udgifterne vil udvikle sig fra 2007 til 2008 set i forhold til det totale budget og fordelt på anvendelsesområder. Tallene beskriver relative stigninger de enkelte områders vægt i kr. fremgår således ikke af tallene. Stigningerne fordeler sig på et bredt felt af områder, hvor typisk halvdelen af myndighederne forventer et øget udgiftsforbrug (figur ). Myndigheder der forventer stigning i it-udgifterne fra 2007 til 2008 Borger- og virksomhedsservice 60 76 Integration af eksisterende applikationer 43 67 It-sikkerhed 6 Fælles standarder 37 43 It-infrastruktur 34 0 0 20 30 50 60 70 80 Pct. Kommuner Stat
2008:0 7 Flest stigninger i itudgifter i kommunerne Nettotal for stigning i it-udgifterne Få myndigheder forventer it-besparelser Oversigtstabel 3. Kommunerne forventer i en del flere tilfælde stigninger i it-udgifterne end de statslige myndigheder. Det gælder alle områder undtagen it-infrastruktur, hvor de statslige myndigheder lidt oftere forventer stigninger i udgifter end kommunerne. Et andet udtryk for myndighedernes økonomiske prioritering er at se på forskellen mellem den andel, der forventer stigning i udgifterne og den andel, der forventer fald. Forskellen benævnes nettotal, og inddrager således besparelser på it-områderne. Et positivt nettotal er udtryk for det antal myndigheder, netto, der forventer stigning i udgifterne. Tallet er derimod ikke et udtryk for væksten målt i kr. (oversigtstabel 3). Målt på denne måde gør den samme prioritering af områderne sig gældende som i figur. Dog dækker det relativt lave nettotal for udgifter til infrastruktur over, at en del myndigheder forventer egentlige besparelser, i modsætning til de øvrige områder, hvor stort set ingen forventer besparelser. Nettotal for stigning i it-udgifterne fra 2007 til 2008 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst procentpoint Borger- og virksomhedsservice 65 59 74 74 74 Integration af eksisterende applikationer 54 4 66 65 67 It-sikkerhed 49 39 59 74 46 Fælles standarder 39 36 35 36 It-infrastruktur 24 22 26 48 8 Anm.: Nettotallet er forskellen mellem den andel, der forventer stigning i udgifterne og den andel der forventer fald. Supplerende tabeller Mere detaljerede oplysninger om myndighedernes it-udgifter kan findes i tabel, bagerst i publikationen.
8 2008:0. It-styring og -strategi It-strategi It-strategi hos hovedparten It-sikkerhed i staten service i kommunerne Oversigtstabel 4. Flertallet af myndighederne, 60, har en ajourført it-strategi for brug eller anskaffelse af it (oversigtstabel 4). De mest udbredte elementer er it-sikkerhed og it-infrastruktur, som begge er indeholdt i langt de fleste it-strategier. Herefter kommer itarkitektur samt borger- og virksomhedsservice, som også er udbredt til et stort flertal. It-sikkerhed er lidt mere udbredt i de statslige it-strategier, sammenlignet med kommunerne, hvorimod borger- og virksomhedsservice er mere udbredt i de kommunale it-strategier. It-strategiens indhold. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst Ajourført it-strategi 60 60 60 58 62 af myndigheder med it-strategi It-sikkerhed 85 94 76 83 7 It-infrastruktur 2 8 80 83 72 92 It-arkitektur 3 79 78 79 67 88 Borger- og virksomhedsservice 7 65 8 72 88 Anm.: Ved it-strategi forstås en officiel, skriftlig plan indeholdende målsætninger og retningslinjer for myndighedens anskaffelse eller brug af it. It-strategien skal være ajourført inden for de seneste to år. 2 It-infrastruktur omfatter software, hardware og netværk. 3 It-arkitektur: Retningslinjer for opbygning af it-systemer. It-arkitektur De fleste myndigheder har retningslinjer for it-arkitekturen Oversigtstabel 5. 60 af myndighederne anvender retningslinjer for it-arkitekturen (oversigtstabel 5), hvilket er lidt færre end 2006, hvor andelen var 65 Retningslinjer for it-arkitekturens understøttelse af opgaveløsningen er det mest udbredte element, og findes hos 62 af de myndigheder, der har retningslinjer for it-arkitektur. Grundlæggende retningslinjer for it-arkitektur. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst Har retningslinjer for it-arkitektur 60 63 56 45 64 af myndigheder, der har retningslinjer for it-arkitektur Retningslinjer for it-arkitekturens understøttelse af opgaveløsningen... 62 60 64 86 52 Konkrete mål for it-arkitektur-arbejdet... 52 50 54 57 52 Katalog over Offentlige It-Standarder anvendes i it-arkitektur-arbejdet 2... 44 50 36 2 44 OIO Entreprise Arkitekturmetoder... 3 0 5-24 Anm.: Ved it-arkitektur forstås it-systemers opbygning og sammenhæng. 2 Katalog over Offentlige It-Standarder på Offentlig Information Online standarder.oio.dk
2008:0 9 Katalog over Offentlige It-Standarder i stigning Retningslinjer mere udbredt end it-strategi 52 har opstillet konkrete mål for it-arkitektur-arbejdet en stigning fra 44 i 2006. 44 anvender Katalog over Offentlige It-Standarder i it-arkitektur-arbejdet, hvilket er en mærkbar stigning fra 29 i 2006. Andelen af myndigheder med retningslinjer for it-arkitektur, 60, er noget højere end den andel, 47 3, der har en it-strategi, hvor it-arkitektur er omfattet. En del myndigheder har således retningslinjer på området uden at it-arkitektur er direkte omfattet af it-strategien. It-styring generelt Andre former for strategisk forankring Digitalisering i andre strategier end it-strategien hos seks ud af ti Hver anden myndighed har strategi for outsourcing af it Figur 2. Udover it-strategien som vedrører anskaffelse og brug af it (oversigtstabel 4), er der andre strategier som vedrører styring af it og digitalisering. Blandt flere af de styringsmål, der indgår i undersøgelsen, har der fundet en stigning sted siden 2005. Mellem 2006 og 2007 er billedet dog nogenlunde uforandret (figur 2). Et mål for digitaliseringens forankring bredt i organisationen er hvorvidt digitalisering indgår i andre strategier end it-strategien, fx service- eller effektiviseringsstrategier, resultatkontrakter m.m. Det er tilfældet hos 6 af alle. 53 af alle myndigheder har en strategi for outsourcing af it. Ved outsourcing forstås i denne sammenhæng hvilke it-opgaver, der løses eksternt. Endelig har 37 af alle myndigheder en strategi for udvikling af organisationens it-kompetencer. It-styring generelt. 2005-2007 00 Pct. 80 60 20 6 58 6 43 5 53 35 4 37 6 76 72 0 Mål for digitalisering i andre strategier Strategi for outsourcing af it Strategi for it-kompetencer Systemejer til alle fagsystemer Anm.: Se spørgsmålsformuleringer i oversigtstabel 6. 2005 2006 2007 Ledelsen som systemejer hos syv ud af ti Staten længst fremme med formaliseret it-styring Mindre kommuner har hyppigere outsourcings-strategi Hos 72 er der en systemejer på mindst kontorchefniveau med overordnet fagligt ansvar for, at systemet understøtter opgavevaretagelsen. Det er et mindre fald fra 2006 men noget over niveauet i 2005. På flere områder ligger de statslige myndigheder forrest, både hvad angår strategisk forankring af it og ledelsens rolle i it-styringen (oversigtstabel 6). Fx indgår der mål for digitalisering i andre strategier end it-strategien hos 68 i staten mod 50 af kommunerne og topledelsen har en styrende rolle i digitaliseringsprojekter hos 68 i staten mod 57 af kommunerne. Den formaliserede styring er mest udbredt blandt de større kommuner. En undtagelse er strategi for hvilke it-opgaver, der løses internt/eksternt, som er mest udbredt blandt de mindre kommuner med under.000 indbyggere. Det hænger formentlig 3 79 af 60 med it-strategi.
20 2008:0 sammen med den højere grad af outsourcing hos de mindre kommuner, jf. afsnit 3. Udlægning af it-funktioner. Oversigtstabel 6. It-styring generelt. 2007 I alt Stat Kommuner I alt Under Mindst Strategi for it-styring og digitalisering Mål for digitalisering i andre strategier 2.. 6 68 50 48 5 Strategi for hvilke it-opgaver, der løses internt/eksternt 3... 53 57 49 58 4 Strategi for udvikling af it-kompetencer 4. 37 38 37 26 46 Ledelsens rolle i it-styringen Alle it-systemer til opgavevaretagelse har en systemejer med overordnet fagligt ansvar for opgaveunderstøttelsen 5... 72 78 67 58 74 Styrende rolle for topledelsen i et eller flere digitaliseringsprojekter (seneste to år)... 64 68 57 52 62 Ét medlem af topledelsen har koordinerende ansvar for digitaliseringsprojekterne... 56 57 54 55 54 2 Har myndigheden mål for digitalisering, der indgår i andre strategier end it-strategien (fx service- eller effektiviseringsstrategi, resultatkontrakt eller handlingsplan for myndigheden)?. 3 Findes der en strategi for hvilke it-opgavetyper der skal løses internt/eksternt?. 4 Findes der en strategi for udvikling af organisationens kompetencer indenfor it-styring, it-arkitektur og it-sikkerhed?. 5 For alle it-systemer, der anvendes i myndighedens opgavevaretagelse, findes en systemejer på mindst kontorchefniveau med overordnet fagligt ansvar for, at systemet understøtter opgavevaretagelsen?. Styring af digitaliseringsprojekter Topledelsen har ofte styrende rolle i digitaliseringsprojekter Koordinerende ansvar hos topledelsen i hver anden kommune Figur 3. Den øverste ledelse i myndighederne (direktion o.l.) er i hovedreglen involveret direkte i it-projekter. Således har topledelsen en formel styrende rolle i ét eller flere digitaliseringsprojekter hos 68 af de statslige myndigheder og hos 57 af kommunerne (figur 3). Næsten lige så udbredt er placeringen af ansvaret for koordineringen af digitaliseringsprojekter hos ét medlem af topledelsen, nemlig hos 57 i staten og i 54 af kommunerne. Topledelsens rolle i digitaliseringsprojekter. 2007 00 Pct. 80 60 64 68 57 56 57 54 20 0 Styrende rolle i ét eller flere digitaliseringsprojekter I alt Stat Kommuner Én topleder har ansvar for koordineringen af digitaliseringsprojekter