Vejledning til Søg medlem

Maj 2014 Vejledning til Søg medlem - for tillidsvalgte Indholdsfortegnelse Generelt om Søg medlem... 2 Medlemsliste... 2 Hvis du vil melde en kollega ind i FOA... 2 Sådan bruger du Medlemsliste... 3 Hvad kan du se på din medlemsliste?... 3 Vælg ny visning af faggrupper... 3 Tjek hvornår din medlemsliste er opdateret... 3 Ret oplysninger på et medlem... 4 Ret medlemslisten når et medlem stopper på arbejdsstedet... 6 Hvorfor mangler der en kollega på min medlemsliste?... 7 Tilføj kollega til din medlemsliste... 7 Sådan bruger du Søg i FOAs medlemsregister... 9 Søg på fødselsdato... 10 Søg på medlemsnummer... 11 Søgning med c eller k eller aa eller å... 12 Søg på navn eller adresse... 12 Tilføj kollega til din medlemsliste... 13 Hvem har adgang til Søg medlem?... 14 Persondataloven og anvendelse af oplysninger fra Søg medlem... 15 Yderligere spørgsmål og indberetning af fejl... 15 1

Generelt om Søg medlem Søg medlem på Tillidszonen, er et hjælperedskab til dig som tillidsvalgt, så du kan se hvilke FOAmedlemmer og kollegaer, du repræsenterer. Herudover kan du også fremsøge medlemmer i din egen afdeling eller blandt alle FOAs medlemmer. Gule medlemmer, forstået som dem, der kun er medlem af FOAs A-kasse, vises ikke i Søg medlem. Søg Medlem består af to dele: Medlemsliste Søg i FOAs medlemsregister. Medlemsliste Medlemsliste giver dig en liste over alle de af afdelingens FOA-medlemmer, som du repræsenterer på dit arbejdssted. Hvis du er tillidsrepræsentant for flere arbejdssteder, vises dine arbejdssteder hver for sig. Når en tillidsrepræsentant slår sin medlemsliste op på Søg Medlem, så vises de arbejdssteder også, som TR-suppleanten dækker. Hvis TR-suppleanten har fået tildelt adgang til Søg medlem af den lokale FOA-afdeling og TRsuppleanten slår sin medlemsliste op, så vises medlemslisten for den tillidsrepræsentant, man supplerer, også. I Medlemsliste kan du også give din FOA-afdeling besked om at rette oplysninger på dine medlemmer, fx ændring af timetal, ændring af arbejdssted osv. Det er her du først slår op, når du skal behandle en faglig sag for en kollega, så det sikres at vedkommende er medlem af FOA og dermed har krav på sagsbehandling. Medlemsliste er også et godt redskab i den løbende medlemsorganisering til FOA. Her har du din liste over organiserede FOA-medlemmer, og du kan følge med, i når nye kolleger bliver meldt ind eller overflyttet til arbejdsstedet. Hvis du vil melde en kollega ind i FOA Hvis du vil melde en kollega ind i FOA, kan dette ske på Tillidszonen under menupunktet Medlemsorganisering / Indmeld kollega.. 2

Sådan bruger du Medlemsliste Når du er inde på Tillidszonen klikker du på Medlemsliste i boksen i højre side på forsiden: Herefter kommer du ind på en side, der både viser dine egne oplysninger samt liste over FOAmedlemmer på den eller de arbejdssteder, du dækker som tillidsvalg Hvad kan du se på din medlemsliste? Du kan se de medlemmer af din FOA-afdeling, der er registret på de arbejdssteder, du dækker. Kollegaer, der kun er medlem af A-kassen, vises ikke på din medlemsliste, da de ikke har krav på medlemsservice fra faglig afdeling. Du kan desuden se medlemmernes stilling, faggruppe og evt. tillidshverv på medlemslisten. I kolonnen Rettelser kan du se, om du har sendt besked til din FOA-afdeling om rettelser. Vælg ny visning af faggrupper Når åbner din medlemsliste vil du umiddelbart se medlemmerne af de faggrupper, du repræsenterer som tillidsvalgt. Hvis du klikker på knappen Vis alle faggrupper, kan du se medlemmer fra andre faggrupper. Knappen sidder både øverst og nederst på listen. Hvis en faggruppe, du repræsenter, ikke bliver vist umiddelbart, når du kommer ind på medlemslisten, kan du kontakte din afdeling. Tjek hvornår din medlemsliste er opdateret Når der bliver lavet en ændring i FOAs centrale medlemsregister, fx når et nyt medlem bliver registreret, kan der gå 1-2 dage, inden ændringerne optræder i din medlemsliste. Du kan se, hvornår din medlemsliste er opdateret i medlemslistens øverste højre. Datoen er vigtig, hvis du leder efter et nyt medlem. Hvis medlemmet fx har meldt sig ind i går, og din medlemsliste er opdateret i forgårs, så optræder medlemmet ikke på listen. 3

Ret oplysninger på et medlem Hvis fx stilling, telefonnummer eller e-mailadresse er forkert eller mangler på et medlem, klikker du på vedkommendes medlemsnummer. Så kommer der kommer et nyt billede frem, der kan se sådan ud: Her kan du tilføje eller skrive rettelser i de hvide kasser. Hvis der står noget i et felt i forvejen, sletter du det, før du skriver det nye. Feltet ændres pr skal altid udfyldes, ellers kan rettelserne ikke sendes. Nu klikker du send oplysninger. Så vises der et skærmbillede med de foretagne rettelser. Først når du i dette skærmbillede trykker godkend oplysninger, sendes rettelserne. Hvis du fortryder eller vil rette mere på samme person, skal du trykke tilbage. Når du har klikket godkend oplysninger, sendes rettelserne til din FOA-afdeling, der kan gå i gang med rettelserne. Hvis du klikker tilbage, kommer du tilbage til medlemslisten, uden at der sendes nogen besked til FOA. 4

Når du har foretaget en rettelse, bliver der tilføjet en kuvert på medlemslisten i kolonnen Rettelser, så du kan se, at der er sendt besked om det. Hvis du klikker på m, åbner et nyt lille vindue på skærmen, hvor du kan du se, hvad rettelsen drejer sig om. Det kan se sådan ud: Når sagen er registreret i FOA (sker gerne i løbet af førstkommende nat), skifter symbolet til en åben kuvert. Når du klikker på kuverten, får du besked på, at sagen er ved at blive behandlet, og der kan gå 1-2 dage før du kan se næste billede. Når rettelsen er gennemført i din FOA-afdeling, skifter symbolet til. 5

Ret medlemslisten når et medlem stopper på arbejdsstedet Hvis der er en person på medlemslisten, som ikke arbejder på arbejdsstedet mere, klikker man på vedkommendes medlemsnummer. Så kommer der et nyt billede frem, der kan se sådan ud: Her har vi slettet det, der oprindeligt stod i feltet ved arbejdssted og skrevet det nye arbejdssted. Du skal skrive så meget, du ved om det nye arbejdssted, fx telefonnummer og e-mailadresse. Kender du ikke vedkommende nye arbejdssted, skriver du kendes ikke i feltet Arbejdssted. Skriv ophørsdatoen i feltet evt. ophørt pr. Skriv samme dato i feltet ændres pr., da dette felt altid skal udfyldes. Når du er færdig klikker du på send oplysninger. Derved sendes rettelserne via mail til din FOAafdeling, der så kan gå i gang med rettelserne. *Hvis du klikker på tilbage, kommer du tilbage til medlemslisten, uden at der sendes nogen besked til din FOA-afdeling. Når du har sendt rettelserne, vises en lukket kuvert ud for det rettede medlem: Når beskeden om rettelse er modtaget i FOA-afdelingen, (det sker normalt i løbet af natten) skifter symbolet til en åben kuvert: 6

Når rettelsen er registreret i FOA-afdelingen, ser man et flueben ovenover den åbne kuvert. Hvorfor mangler der en kollega på min medlemsliste? Hvis der mangler en kollega på din medlemsliste, kan det skyldes flere ting. Det kan være fordi: 1. vedkommende slet ikke er medlem af FOA 2. vedkommende kun er medlem af a-kassen 3. vedkommende er registreret på et forkert arbejdssted 4. vedkommende er tilknyttet en anden FOA-afdeling. For at finde ud af hvorfor medlemmet ikke vises på medlemslisten, kan du bruge værktøjet Søg i FOAs medlemsregister. Her kan du se, om en kollega er medlem af en anden FOA-afdeling (se i vejledningen under afsnittet Søg i FOAs medlemsregister ). Tilføj kollega til din medlemsliste Du kan tilføje kolleger til medlemslisten, der er medlem af din FOA-afdeling. For at tjekke om en kollega er medlem, kan du søge efter vedkommende ved at bruge funktionen Søg i FOAs medlemsregister. Her kan du se, om kollegaen er medlem i din egen eller i en anden FOAafdeling. Kolleger, der kun er medlem af A-kassen vises ikke i søgningen. For at tilføje en kollega skal du klikke på knappen Tilføj kollega som du finder øverst og nederst i din medlemsliste: Herefter kommer dialogboksen Opret oplysninger billede frem. Skriv oplysningerne på kollegaen. Felterne med rød * skal udfyldes. 7

Klik på send oplysninger når du har indskrevet de relevante oplysninger. Nu får du et billede der viser de oplysninger du har givet. Hvis medlemsnummeret ikke findes i medlemsregisteret, får du en besked om det, og du kan ikke tilføje vedkommende til medlemslisten. Vær opmærksom på at de medlemsdata du kan se i Søg medlem kan være et par dage gamle. Kolleger, der indmeldes i FOA ses ofte først i Søg medlem et par dage efter indmeldelsen, eller når data opdateres. Vær derfor opmærksom på datoen øverst til højre på medlemslisten. Først, når du klikket godkend oplysninger, sendes dine rettelser. Hvis du fortryder, skal du trykke tilbage. Når du har klikket på godkend oplysninger, sendes rettelserne din FOA-afdeling, der kan gå i gang med rettelserne. Hvis du trykker på tilbage, kommer du tilbage til medlemslisten, uden at der sendes nogen besked til FOA. 8

Sådan bruger du Søg i FOAs medlemsregister Du kan bruge Søg i FOAs medlemsregister, når du skal finde ud af, om en person er medlem af fagforeningen FOA. Gule medlemmer forstået som dem, der kun er medlemmer af FOAs A- kasse, kan du ikke se i Søg medlem. Du kan fx bruge Søg i FOAs medlemsregister til at fremsøge medlemmer, som du mener du repræsenterer, men som mangler på din medlemsliste. I søgeresultatet kan du se om medlemmet er medlem af din FOA-afdeling, men fx står registreret på et forkert arbejdssted. Er det tilfældet kan du sende besked til den din FOA-afdeling om at flytte medlemmet til dit arbejdssted. Du kan tilføje et medlem fra din egen FOA-afdeling til din medlemsliste. Skal du søge i medlemsregisteret kan du bruge linket Søg i FOAs medlemsregister i boksen på forsiden af Tillidszonen, eller linket fra medlemslisten. Herefter kommer du til søgesiden, der ser sådan ud: Søg ved at indtaste de oplysninger om personen du kender. Du kan bruge nøjes med et felt eller kombinere flere felter - fx fødselsdato og navn. Søg så præcist du kan. Er der over 100 resultater, er det kun de første 100 du får vist. Vær opmærksom på, at du ikke kan søge på CPR-nummer. Hvis du ved, det er et medlem i din egen FOA-afdeling kan du sætte flueben i feltet kun i egen afdeling. Det indsnævrer søgningen og gør den søgningen hurtigere. Sætter du ikke flueben i feltet søger du i hele FOAs medlemsregister. 9

Det kan være relevant at begrænse søgningen til egen afdeling, hvis en person, der oplyser at være medlem af FOA, ikke optræder på din medlemsliste. Måske er det en nyansat, der endnu ikke er registreret på det rigtige arbejdssted. I søgeresultatet vil du kunne opleve at, der ud for nogle af medlemmerne, vises et ikon: betyder, at vedkommende er medlem af din egen FOA-afdeling, og ikke står på din medlemsliste. Du har derfor mulighed for at overføre vedkommende til din medlemsliste. Du kan give din FOA-afdeling besked om at overføre medlemmet til dit arbejdssted, og dermed tilføje vedkommende til din medlemsliste, ved at klikke på plusset. betyder, at vedkommende allerede står på din medlemsliste. Søg på fødselsdato Hvis du fx kun kender en persons fødselsdato, og ikke har vedkommendes medlemsnummer, kan du nøjes med at indtaste og søge på fødselsdatoen: 10

Når du klikker på Søg vil du få vist alle dem der er født på denne dag. Det kunne fx se sådan ud: Under søgeresutaterne vil du kunne se denne lille boks, der fortæller om du har søgt i egen eller alle afdelinger: Hvis du har søgt i alle afdelinger vises egen_afd - false Hvis du har søgt i egen afdeling vises egen_afd - true Søg på medlemsnummer Hvis du kun kender dele af en persons medlemsnummer, så kan du nøjes med at indtaste og søge på de cifre, du kender af medlemsnummeret: 11

Når du så klikker Søg, vil du få vist alle, der har et medlemsnummer, der starter med de anførte cifre. Det kunne fx 6403se sådan ud: Søgning med c eller k eller aa eller å Det er ikke altid, man kender den rigtige stavemåde. Derfor kan være nyttigt at få lidt automatisk hjælp. Hvis du søger på navn, adresse eller postdistrikt med ét af de angivne bogstaver, så udvides søgningen til også at omfatte den anden bogstavkombination. Søger du fx på efternavnet Klausen får du også medlemmer ud der hedder Clausen og omvendt. Eller hvis du søger på postdistrikt ved at indtaste Åb, vil resultatet indeholde 3 postdistrikter, nemlig Aabenraa, Aabybro og Åbyhøj. Søg på navn eller adresse Når du skal søge i Søg i FOAs medlemsregister kan du bruge det, du kender af navnet eller adressen for vedkommende. Her gælder princippet, at der søges efter alle dem, der starter med det, som du har skrevet. Skriver du fx Bo i navnefeltet, får du både Bo, Bodil, Boye m.fl. Men skriver du både Bo i Fornavn -feltet og Hansen i Efternavn -feltet, får du kun de personer, der lever op til både det ene og det andet søgekriterie. Det giver færre resultater, end hvis du blot skriver Bo. Hvis du er i tvivl om, hvordan et navn skal staves, kan du sætte tegnet * der, hvor du er i tvivl. Hvis du fx skriver Gret *, får du både Grete og Grethe i resultatet. Og hvis du fx skriver * ristensen, vil du få både Christensen og Kristensen. Vigtigt: Vær opmærksom på, at det navn, du søger på som efternavn, måske er et mellemnavn. Hvis det er tilfældet, skal du skrive navnet i feltet Fornavn Når du har indtastet de oplysninger du kender, klikker du søg. Nu vil du få oplysninger om dén eller de personer fra medlemsregisteret, som opfylder de registrerede søgekriterier. 12

Det kunne fx se sådan ud: Hvis du har søgt i alle afdelinger vises egen_afd - false Hvis du har søgt i egen afdeling vises egen_afd - true Hvis der findes mere end 100 resultater på det, du har søgt efter, får du kun vist de første 100 resultater. For at få et mere præcist søgeresultat, må du derfor udfylde flere felter. Jo flere felter, der er udfyldt, jo færre resultater vil du få, og det gør det nemmere at finde den rette person. Hvis du ikke får oplysninger om vedkommende, kan det betyde, at vedkommende ikke er medlem af FOA. Du kan så begynde arbejdet med at få medlemmet indmeldt. Du skal dog huske at tjekke hvilken dato, som data stammer fra. Det kan du se i øverste højre hjørne i Søg medlem. Hvis den, du leder efter, er meldt ind i løbet af de sidste dage, kan det være, at vedkommende ikke er med på listen endnu. Tilføj kollega til din medlemsliste Hvis du ved søgningen finder en person, som arbejder på dit arbejdssted, men som ikke vises på din medlemsliste, kan du sende en anmodning til din FOA-afdeling om at få vedkommende overført til din medlemsliste. Du overfører en kollega ved at klikke på 13

For at tilføje et medlem til din medlemsliste udfylder du stilling og ændres pr og klikker send oplysninger. Herefter vises et billede med rettelserne, som du vil indsende til din FOAafdeling. Når du klikker godkend oplysninger i det nye skærmbillede, sendes rettelserne via e-mail til din FOA-afdeling, der skal rette dem i medlemsregistret. Hvis du fortryder, kan du klikke på tilbage-knappen i dialogboksen for at komme tilbage til at kunne søge i medlemsregisteret. Hvem har adgang til Søg medlem? Som udgangspunkt er det kun medlemmer, der er valgt og registreret som tillidsrepræsentanter og fællestillidsrepræsentanter, der har adgang til Søg medlem, da der er tale om adgang til medlemslister. FOA-afdelingen kan dog give TR-suppleanter adgang til Søg medlem i perioder hvor TRsuppleanten træder i stedet for tillidsrepræsentanten. FOA-afdelingen kan også give TR-suppleanter adgang, hvis de løser TR-opgaver samtidig med tillidsrepræsentanten. 14

Persondataloven og anvendelse af oplysninger fra Søg medlem Persondataloven beskytter den enkelte mod bl.a. misbrug og samkøring af registrerede personoplysninger. Den lov skal du være opmærksom på og indrette dig efter. Du skal også være opmærksom på, at det at være medlem af en fagforening er en følsom oplysning ifølge persondataloven. Loven foreskriver også, at du kun må anvende oplysninger til det formål, som de er indsamlet til. Hvis du fx modtager en lønoversigt for både medlemmer og ikke-medlemmer fra din arbejdsgiver til brug ved de årlige lønforhandlinger, må disse oplysninger kun bruges til lønforhandlingerne. Yderligere spørgsmål og indberetning af fejl Spørgsmål til opdatering og forkert visning af medlemslister rettes til din FOA-afdeling. Spørgsmål og indberetning af tekniske fejl i Søg medlem rettes til Tillidszonens hotline. Tillidszonens hotline: E-mail: tillidszonen@foa.dk Telefon: 4697 2575, mandag-torsdag 9-16, fredag 9-15 15