Kasserere og medlemsadministratorer

Transkript

1 Kasserere og medlemsadministratorer Velkommen til kasserersystemet! Her har du adgang til alle dine medlemmers oplysninger, og det er her, du kan oprette nye medlemmer, og slette dem, der ikke længere ønsker medlemskab. Her følger en kort brugervejledning til systemet. Øverst på siden er der 5 faner: Forside, Min side, Klub xxx, Foreningsoversigt og Logout. Forside og Logout er selvforklarende. Min side og Foreningsoversigt relaterer sig til dit eget medlemskab, og er det samme, som alle menige medlemmer kan se. Vejledningen, som er den samme som de menige medlemmer får, findes nederst i denne brugervejledning. Klub xxx Dette er selve kasserersystemet, og det er her, du arbejder med jeres egne medlemmer opretter/ændrer/sletter mv. Generelt gælder, at forekommer der symboler i en kolonne ud for et medlem, markerer det, at de pågældende oplysninger findes på medlemmet, - er feltet tomt, mangler oplysningerne. Du har en række kolonner til rådighed, som du kan sortere medlemslisten efter, ved at trykke øverst på kolonnenavnet. Ved at taste F3 får du et søgefelt frem, hvor du kan søger hurtigt i listen, hvis du f.eks. kender navnet. Hvis du stiller dig på kolonneoverskriften, åbner der et lille rullegardin nedenunder. Hvis du trykker på det, åbner listen hurtigere. I kolonnen er der et kuvertsymbol, som markerer, at der forefindes en mailadresse på medlemmet. Trykker du på symbolet, kan du sende en besked eller et nyhedsbrev

2 til det pågældende medlem. Sætter du flueben i Vedhæft medlemskort, sendes medlemskortet med ud i mailen. Symboler Over de yderste kolonner til højre findes der 3 symboler. Trykker du på symbolet til venstre, får du igen et flet til nyhedsbrev, hvor du kan sætte flueben i Vedhæft medlemskort. Forskellen til ovenfor er, at der nu ryger en af sted til alle de medlemmer, der har en mailadresse. Desuden får de alle et medlemskort, hvis der er et kuvertsymbol i kolonnen . Vi har forsøgt at lave en funktion, hvor der automatisk sendes et medlemskort ud, når der er dannet et, men det har vist sig at være en alt for stor teknisk udfordring, og er derfor opgivet igen. Kolonnen Bet. godk. Denne kolonne viser om medlemmet har betalt. viser, at der ikke er registreret en betaling på medlemmet. viser, at der registreret en betaling på medlemmet. Er feltet blankt, er der tidligere registreret en betaling på medlemmet. Øvrige symboler: Trykker du på symbolet, får du øjeblikkeligt en medlemsliste ud som Excel-fil. Denne fil er stort set identisk med det, du ser på skærmen, dog tilføjet medlemmernes telefonnumre. Denne liste er dannet i web-systemet. Trykker du på symbolet får du en udvidet Excel-liste med alle de oplysninger, vi har registreret på medlemmerne dog undtaget de sidste 4 cifre i cpr.nummeret. Denne liste modtager du i din mailboks. Listen er dannet direkte i Navision og tager derfor lidt længere tid af producere. Symbolet midt for er beregnet til oprettelse af nye medlemmer. Specielt for foreninger, der selv opkræver Når alle betalingsoplysninger nulstilles lige efter nytår, vil der komme en ny kolonne

3 frem. I denne kolonnen skal du sætte flueben ved, om medlemmet har betalt. Når du har sat flueben forsvinder feltet, og der vil blive dannet et medlemskort til medlemmet. Omkring sletning se venligst nedenfor under punktet om Sletning af medlemmer. Oprettelse af nye medlemmer Når du trykker på symbolet åbner en søgeside, hvor du bliver ledt igennem en søgning på, om medlemmet findes i systemet i forvejen. Til venstre på siden står de muligheder du har for at søge. Du har som nævnt 3 søgemuligheder. Finder du medlemmet på listen, trykker du på medlemmets nummer eller navn. Nu åbner medlemmets side, hvor du tjekker alle oplysninger, og fylder ud de steder, hvor der mangler oplysninger. HUSK at tage stilling til kontingentet i feltet Medlemskab. Når du har indtastet alle oplysninger, trykker du på Gem. Der bliver nu dannet et tilbud på medlemmet, som skal udlignes med en indbetaling fra foreningen/medlemmet. Når beløbet er udlignet, dannes der et medlemskort til medlemmet, som du så kan sende ud via mail, hvis der er en mailadresse at sende til. Denne proces gentages, hvis der skal meldes flere ind på en gang. Ved oprettelse af familiemedlemmer skal du have de enkelte familiemedlemmer knyttet sammen, men de skal selvfølgelig være oprettet enkeltvist først. Vær obs. på, at den person, som de øvrige knyttes til, er den person, der opkræves kontingent. Du skal ind på det enkelte medlems kort, og knytte dem sammen én for én til betaleren. Sletning af medlemmer I kolonnen Udmeld på forsiden kan du hurtigt slette det enkelte medlem. Du skal bekræfte udmeldelsen inden den effektueres. Feltet Udmeld bliver herefter blankt. Medlemmet bliver stående som medlem resten af året, og forsvinder først fra listen ved årets udgang. Sletninger skal ske inden den 1. marts i kalenderåret i henhold til forbundets vedtægter. Specielt for foreninger, der selv opkræver, er dette vigtigt, da der efter den 1. marts vil blive opkrævet for alle medlemmer på listen. Så husk venligst at gøre det i tide. Rettelser på medlemmer

4 Du bevæger dig ind på medlemmets kort ved at trykke på enten medlemsnummer eller navn. Det ligner dit eget kort, men du har som kasserer et par yderligere funktioner. Den ene er oprettelse og sammenknytning af familiemedlemmer, som beskrevet ovenfor. Bemærk feltet Ophæv familierelation samt søgefeltet, der gør det let og hurtigt at finde de øvrige familiemedlemmer i medlemslisten. Ved oprettelse familierelationer bliver der automatisk lavet et tjek på adressen. Fælles adresse er en forudsætning for sammenknytningen. Rabat Så er der feltet Rabat. Du kan ikke ændre rabatkoden, men du kan bestemme, hvem der betaler for medlemmet. Dette felt bruges f.eks. til kontingentfrie bestyrelsesmedlemmer, hvor foreningen betaler forbundskontingentet. Du skal være opmærksom på, at feltet nulstilles hvert år ved årets udgang, så du skal straks i det nye år tage stilling til, hvem foreningen i det nye år betaler for, og indtaste oplysningen. Mailadresser Da sikkerheden i systemet er bygget op omkring mailadresser er det nødvendigt, at alle medlemmer har en mail. Det er selvfølgelig ikke realistiskt, så derfor får alle uden mailadresse en såkaldt defaultadresse, der hedder info@sportsfiskerforbundet.dk. Det er også denne adresse du skal taste ind, når du opretter nye medlemmer uden mailadresse. Alternativet til en default adresse ville være, at der hver gang du kommer ind på et medlem, ville blive tunget til at indtaste en mailadresse, og det har vi fravalgt, for ikke at overbelaste dig. HUSK at GEMME hver gang du har muligheden!

5 Denne information er den samme, som medlemmerne modtager Medlemsinformation Velkommen til din egen side. Her følger en kort forklaring på udvalgte funktioner. Øverst på siden er der 4 faner: Forside, Min side, Foreningsoversigt og Logout. Forside og Logout er selvforklarende. Min side Trykker du på Min side kommer en side frem med en kort oversigt med nogle af dine stamoplysninger og en oversigt over dine betalinger. Det er her, du kan se, hvilken/hvilke forening/-er du er medlem af, og hvilke betalinger vi har registreret fra dig. Du kan også på denne side udskrive dit medlemskort, hvis der yderst til højre under Medlemskort optræder et rødt ikon. Trykker du på dit navn kommer en oversigt frem med alle de oplysninger, vi har registreret på dig i medlemssystemet. De oplysninger, der mangler, beder vi dig udfylde. Dit cpr.nr. vil vi gerne opfordre dig til at oplyse, da vi vil bruge det til adressevask hos cpr.registreret i forbindelse med udsendelse af Sportsfiskeren. Vi får mange Sportsfiskeren retur med forkert adresse, - det er helt unødvendigt, og alt for dyrt. Til din orientering er det kun forbundet, der har registreret og adgang til de sidste 4 cifre i dit cpr.nr. Din forening har ikke adgang til disse oplysninger. Dit kontonummer er vigtigt, hvis du er medlem af flere foreninger, og derfor måske bliver opkrævet mere end ét forbundskontingent. Det overskydende kontingent skal du have retur, og den billigste måde for forbundet at gøre det på er ved en bankoverførsel. Det er også her du kan rette din mailadresse og dit password. Skal du have ændret dit kontingent, skal du henvende dig til din foreningskasserer.

6 Familiekontingent Er du det betalende familiemedlem i et familiekontingent, har du muligheden for at udskrive medlemskort til alle i familien. Foreningsoversigt Her finder du en oversigt over alle foreninger i forbundet, der optager medlemmer. Du kan sortere foreningerne efter enten Navn eller Postnummer ved at trykke øverst i den pågældende kolonne. Hvis du ønsker at blive medlem af en eller flere af disse foreninger, trykker du på Ikke medlem. Herefter kommer ny side frem, hvor du skal bekræfte med dit Ja. Der afgår herefter en mail til den pågældende forenings kasserer, der vil kontakte dig. Nogle foreninger har ventelister, så der er ingen garanti for, at du kan blive optaget i den pågældende forening. Du kan også se hvilken/hvilke forening/-er du er medlem af. Det er markeret med Medlem. Trykker du på denne, kan du her bede om at blive meldt ud af en forening. Også i dette tilfælde afgår der en mail til den pågældende forenings kasserer, der vil kontakte dig. God fornøjelse!