Express Import system Vejledning til afsendere
TNT Express Import system Et enkelt onlineværktøj, der gør det lettere for afsender og modtager at håndtere importforsendelser. TNTs Express Import system er en enkel løsning, hvor TNT kunder kan bestille og betale for afhentning af forsendelser fra 170 lande. Som afsender inviteres du via en e-mail til at deltage i booking af forsendelsen. Ved at klikke på linket i e-mailen får du direkte adgang til Express Import systemet, hvor du skal oplyse størrelse og vægt på forsendelsen. TNTs Express Import system gør det let for dig at håndtere dine kunders ordrer hurtigt og effektivt. 1. indtaster forespørgsel En kunde, som ønsker at bestille og betale for en forsendelse, der skal afhentes fra din virksomhed, opretter en forespørgsel i Express Import systemet. Kunden indtaster oplysninger om de varer, der ønskes, samt dit navn og din e-mail-adresse. Sådan fungerer Express Import systemet: beder om en pris (valgfrit) godkender pris indtaster en forespørgsel Invitation e-mailes til afsender Afsender indtaster forsendelsesdetaljer Afsender modtager forsendelsesdokumenterne............ Forsendelsen leveres til modtager
2. beder om en pris 3. Afsender får invitation via e-mail x10 item 206787 Express Import kan benyttes i forbindelse med hovedparten af TNT services fra tidsbestemte til Economy Express. vælger både service og prisniveau. Derfor har modtager mulighed for at få en pris, før forsendelsen bookes. Når modtager har oprettet en forespørgsel, sender Express Import systemet automatisk en e-mail til dig med et link, der sender dig direkte til systemet, hvor du skal oplyse detaljer om forsendelsen. Du behøver ikke en adgangskode, PIN-kode eller et kontonummer. Når modtager vælger at få en pris, får modtager en e-mail, der oplyser prisen for den enkelte service, baseret på forsendelsens størrelse og vægt (som du oplyser). Når modtager har valgt den service, som foretrækkes, sender systemet de nødvendige forsendelsesdokumemter og instruktioner vedrørende klargøring af forsendelsen til dig. Hvis modtager vælger ikke at få en pris, kan modtager gå direkte til valg af service og sende sin forespørgsel. I dette tilfælde sender systemet dokumentationen til dig med det samme, når du har indtastet forsendelsesdetaljerne. (Hvis størrelse eller vægt på forsendelsen ikke kan sendes på den valgte service, får modtager en e- mail, der viser de mulige serviceløsninger og modtager bliver bedt om at vælge en anden service.) Selv hvis du har en TNTkonto i forvejen, har du kun adgang til Express Import systemet via linket i e-mailen. e Afsender
4. Afsender indtaster forsendelsesdetaljer x10 6. Afsender får forsendelsesdokumentation Når du klikker på linket, kan du se oplysninger om de ønskede varer, der skal afhentes. For at acceptere ordren skal du blot indtaste størrelse og vægt på forsendelsen. Du kan også afvise invitationen i systemet. Du kan vælge at afvise, hvis de ønskede varer fx ikke er på lager. Hvis du afviser en invitation, får modtageren besked med det samme via e-mail med information om den årsag, du har oplyst. Når bookingen er gennemført hvilket vil sige, at modtageren har valgt service, enten med eller uden godkendelse af pris får du en e-mail med instruktioner til, hvordan du klargører forsendelsen. Vedhæftet i denne e-mail er: TNTs betingelser & vilkår Et fragtbrev (4 sider) En handelsfaktura (hvis påkrævet) 5. godkender pris x10 item 206787 Du bedes læse TNTs betingelser og vilkår, udskrive fragtbrevet samt handelsfaktura (hvis påkrævet) og fastgøre disse til pakken. Bemærk, at du skal lade pakken være åben, så TNTs chauffør kan besigtige godset. Hvis modtager har bedt om en pris, får modtager en e-mail med et link til prisen, baseret på dine oplysninger om størrelse og vægt.
7. Forsendelsen leveres til modtager Shipment is transported. Når dokumentationen er genereret, indlæses forsendelsen automatisk i TNTs system og bookes til afhentning. En TNT-chauffør afhenter pakken, og den leveres til modtager. Så enkelt er det. Spørgsmål og svar Kom godt i gang Hvad betyder den forespørgsel, jeg har modtaget på e-mail? E-mailen er din invitation til at deltage i bookingen af en forsendelse, som fx din kunde ønsker at modtage. Når du klikker på linket i e-mailen, får du direkte adgang til Express Import systemet, hvor du skal oplyse forsendelsesdetaljer og gennemføre ordren eller afvise invitationen. Skal jeg oprette en konto for at bruge Express Import systemet? Som afsender behøver du ikke oprette en konto for at bruge Express Import systemet. Hvis du vil bruge systemet til selv at booke afhentninger, skal du oprette en mytnt konto på www.tnt.dk. Hvordan logger jeg på Express Import systemet? Du skal blot klikke på linket i e-mailen. Selv hvis du allerede har en TNT-konto eller bruger mytnt, kan disse ikke bruges til håndtering af udgående forsendelser. Hvilke oplysninger skal jeg taste ind for at gennemføre ordren? Det eneste, du skal oplyse, er størrelse og vægt på forsendelsen, der skal sendes. Til forsendelser uden for EU anbefaler vi, at du vedlægger en faktura på varerne. Du kan også lave en handelsfaktura via Express Import systemet. I dette tilfælde vil systemet bede dig om at oplyse dit momsnummer, varernes oprindelsesland etc. Er mine oplysninger sikre? Ja. Express Import systemet er sikkert. Som en ekstra sikkerhedsforanstaltning afbrydes systemet automatisk efter 15 minutter for at undgå uautoriseret brug. TNTs betingelser & vilkår samt ansvarsfraskrivelse indeholder yderligere oplysninger om onlinesikkerhed.
Håndtering af selve processen Hvad gør jeg, hvis jeg ikke har det ønskede antal på lager? Hvis der er uoverensstemmelse mellem det, der bestilles, og det, du kan sende, kan du enten afvise invitationen eller sende en e-mail direkte til modtager. For at hjælpe dig er modtagers e-mail-adresse angivet i ordreoplysningerne. Jeg venter en ordre, men kan ikke se e-mail-invitationen. Hvad gør jeg? Det tager systemet nogle minutter at behandle en ordre. Hvis du har mistanke om, at modtager har stavet din e-mail-adresse forkert, kan du kontakte modtager direkte. Express Import systemet giver ikke automatisk modtager besked, hvis der oplyses en forkert e-mail adresse. Hvad gør jeg, hvis jeg ønsker at afvise en invitation? Det er muligt at afvise en invitation. Du skal blot følge instruktionerne på skærmen og oplyse årsagen til din afvisning. får besked om, at du har afvist forespørgslen samt hvorfor. Hvad gør jeg, hvis jeg laver en fejl i forsendelsesdetaljerne? Hvis du har lavet en fejl i forsendelsesdetaljerne og har sendt dem, skal du annullere ordren i systemet, kontakte modtager direkte og bede dem sende dig en ny invitation. Klargøring af forsendelsen Hvor er mine forsendelsesdokumenter? Forsendelsesdokumenter (TNTs betingelser og vilkår, et fragtbrev og en handelsfaktura, hvis påkrævet) sendes til din e-mail (samme e-mail-adresse, som invitationen blev sendt til). Det sker, når du har trykket på knappen Send, eller når modtager har godkendt prisen. Du får besked om, hvorvidt modtager har bedt om en pris, når du har oplyst forsendelsesdetaljerne. Du kan se disse igen ved at klikke på linket i e-mail-invitationen. Hvordan klargør jeg dokumenter til toldklarering? Som beskrevet oven for modtager du forsendelsesdokumenter via e-mail, når du trykker på knappen Send, eller når modtager godkender prisen. Hvis du er i tvivl om eventuel yderligere dokumentation, som du måtte have brug for, er du velkommen til at kontakte TNTs kundeservice. Hvorfor skal jeg lade pakken stå åben? Når pakken skal være åben for besigtigelse er det en del af TNTs Ukendt afsender -politik. Da du som Express Import system afsender muligvis ikke er i TNTs system, skal varerne kontrolleres af sikkerhedsmæssige hensyn. Hvordan annullerer jeg en ordre? Hvis du allerede har indtastet forsendelsesdetaljerne og har brug for at annullere dem (fx på grund af ændrede forudsætninger eller manglende antal), kan du klikke på linket i din e-mailinvitation fra modtager. Du føres derefter til skærmbilledet Oversigt i Express Import systemet. Klik på knappen Annullér, og vælg derefter årsagen til, at du annullerer ordren. Du har nu annulleret ordren, og der sendes en e-mail til modtager med besked om, hvorfor ordren er annulleret. Hvad sker der, hvis jeg klikker på et link, og det er udløbet? Linket i en e-mail-invitation udløber 24 timer efter modtagelse i din indbakke. Hvis du klikker på linket, og et skærmbillede med teksten Denne ordre er ikke længere tilgængelig kommer frem, er den bedste løsning at kontakte modtager direkte for at aftale en ny invitation.
Følg forsendelse - Track & Trace Ved modtager, at pakken er blevet afhentet? Systemet giver ikke automatisk modtager besked, når en forsendelse er blevet afhentet, så du kan kontakte vedkommende direkte for at give besked om, at den er blevet afhentet. Forsendelsen kan også følges i Track & Trace både af modtager og af dig. Du skal blot notere fragtbrevsnummeret, der vises i skærmbilledet Følg ordre i Express Import system, og indtaste det i Følg forsendelse på www.tnt.com Kan jeg se tidligere ordrer? Ja. Du skal blot klikke på linket i e-mail-invitationen for at få adgang til ordrene. Brug for yderligere information? Du finder kontaktoplysninger på TNTs kundeservice på tnt.com, hvor du også kan downloade Express Import systemets Vejledning til modtagere.