UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud nr. 2012/S 165-273773 Udbud af PC er
Udbud af PC er Indholdsfortegnelse 1 INDHOLDSFORTEGNELSE 1 UDBUDSBETINGELSER... 2 1.1 Indledning... 2 1.2 Ordregiver... 2 1.3 Kontaktafdeling og person... 2 1.4 Brugergruppe... 2 1.5 Udbudsmateriale... 3 1.6 Fortrolighed... 3 1.7 Tidsplan... 4 1.8 Informationsmøde/præsentation af udbudet... 4 1.9 Spørgsmål... 5 1.10 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering)... 5 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav... 6 1.12 Aflevering af tilbud... 7 1.13 Vareprøver... 8 1.14 Prisoplysning... 8 1.15 Vedståelsesfrist... 8 1.16 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver... 8 1.17 Forbehold og alternative tilbud... 9 1.18 Udbudets genstand og form... 9 1.19 Kontraktform... 10 1.20 Tildelingskriterium med underkriterier... 10 1.21 Orientering om resultatet af udbudsforretningen... 13 1.22 Ordregivers forbehold... 13 2 DISPOSITION FOR TILBUD... 14 2.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud... 14 2.2 Generelle oplysninger... 14 2.3 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering)... 14 2.4 Ubetalt forfalden gæld til det offentlige... 14 2.5 Indeståelseserklæring... 14 2.6 Redegørelse for den tilbudte leverance... 14 2.7 Tilbudspris... 15 2.8 Optioner... 15 Bilagsoversigt Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger... 16 Udbudsbilag 2 Oplysninger om personlig, økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet... 17 Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt gæld til det offentlige m.v.... 19
Udbud af PC er Indholdsfortegnelse 2 1 UDBUDSBETINGELSER 1.1 Indledning inviterer herved interesserede tilbudsgivere til at byde på kontrakter om PC er. Se Kontraktbilag 1 for en nærmere beskrivelse af indkøbets omfang og vilkår herfor. Dette udbud gennemføres som et offentligt udbud vedrørende rammekontrakter om varekøb i henhold til Udbudsdirektivet 1. Udbudsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal efter forudgående udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende nr. 20xx/S 165-273773 af 29.8.2012. 1.2 Ordregiver Ordregiver er: Damhaven 12 DK-7100 Vejle 1.3 Kontaktafdeling og person Indkøbsafdelingen Damhaven 12 DK-7100 Vejle Kontaktperson: Karsten Kirkegaard/Ditte Nicolajsen Tlf.: (+45) 76 63 10 00 E-mail: indkoebsafdelingen@regionsyddanmark.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Udbud af PC er, Sagsnr. 12/8153." Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte. Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. 1.4 Brugergruppe Ordregivers brugergruppe er sammensat af repræsentanter fra IT-afdelinger, på Regionens sygehuse og i regionshuset. 1 Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (bekendtgørelse til implementering af Udbudsdirektivet).
Udbudsbetingelser 3 Brugergruppen er bl.a. medansvarlig for udarbejdelse af kravspecifikation, fastsættelse af tildelingskriterium, jf. pkt. 1.20, samt evaluering af tilbud. 1.5 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af: 1: Udbudsbetingelserne med følgende bilag: Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger Udbudsbilag 2 Oplysning om personlig og teknisk kapacitet Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige m.v. 2: Udkast til kontrakt om levering af PC er med følgende bilag: Kontraktbilag 1 Kravspecifikation Kontraktbilag 1A Udførsel af test, vha. PassMark PerformanceTest 7 (64-Bit) Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Kontraktbilag 3 Kontraktbilag 4 Kontraktbilag 5 Kontraktbilag 6 Kontraktbilag 7 Specifikationer af optioner med pris Leverings- og servicesteder Spørgsmål og svar til udbudsmaterialet E-handel 3: Udbudsbekendtgørelsen Indeståelseserklæring Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår eventuelle rettelsesblade samt spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt. 1.7) Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på ordregivers hjemmeside forrang. 1.6 Fortrolighed Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbudet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbudet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud, gerne ved benyttelse af Udbudsbilag 1, pkt. 1.4. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Udbudsbetingelser 4 Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbudet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 1.7 Tidsplan 24.8.2012 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU- Tidende/TED 29.8.2012 Dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Det øvrige udbudsmateriale offentliggøres på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 10.9.2012 kl. 10.00 Informationsmøde/præsentation af udbudet, jf. pkt. 1.8 1.10.2012 kl. 9.00 Alle spørgsmål, der modtages inden denne dato, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der modtages herefter, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt inden frist for offentliggørelse af nye oplysninger. 15.10.2012 Frist for ordregivers besvarelse af spørgsmål og fremsendelse af yderligere oplysninger til udbudsmaterialet på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal 22.10.2012 kl. 14.00 Frist for modtagelse af tilbud Uge 43-45 2012 Gennemgang af tilbud 22.-23.10.2012 Levering af eventuelle vareprøver Uge 46 Uge 47 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt(er) henholdsvis afslag til tilbudsgivere (start på standstill-perioden) Forventet kontraktindgåelse 1.1.2013 Forventet kontraktstart 1.5.2013 Vedståelsesfrist 31.12.2015 Forventet kontraktudløb 1.8 Informationsmøde/præsentation af udbudet Ordregiver afholder et informationsmøde den 10. september 2012 hos, Damhaven 12, 7100 Vejle, hvor ordregiver vil give en præsentation af udbudsforretningen, og der vil være adgang til at stille spørgsmål. Det skal understreges, at præsentationen vil fokusere på de formelle krav i udbudsforretningen. Brugergruppen deltager ikke på informationsmødet, hvorfor det som udgangspunkt ikke vil være muligt at give svar på produktspecifikke spørgsmål. Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 4. september til ordregivers kontaktperson. Der kan for hver tilbudsgiver deltage indtil 2 personer i informationsmødet. Materiale fra informationsmødet (evt. indeholdende spørgsmål og svar og andre generelt relevante informationer) vil i anonymiseret form blive offentliggjort på www.regionsyddanmark.- dk/leverandorportal
Udbudsbetingelser 5 1.9 Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre ordregiver opmærksom herpå, og ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for de udbudte produkter. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til ordregiver pr. e-mail, jf. pkt. 1.3, side 2. Spørgsmål, der er ordregiver i hænde inden fristen angivet i tidsplanen, jf. pkt. 1.7, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svar senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse, løbende blive offentliggjort i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal i overensstemmelse med tidsplanen, jf. pkt. 1.7. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 1.10 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Tilbudsgiver skal sammen med tilbudet (som også anført i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2) fremsende de i pkt. 1.10.1 1.10.3 anførte oplysninger. Tilbudsgivere, der ikke vedlægger tilbudet de i pkt. 1.10.1 1.10.3 anførte oplysninger, vil som udgangspunkt ikke komme i betragtning til de udbudte kontrakter. Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentationen viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers mindstekrav for egnethed angivet i udbudsbekendtgørelsen, eller at tilbudsgiver ikke har den fornødne økonomiske og tekniske kapacitet til at varetage opgaven. Ved sammenslutninger af virksomheder (flere virksomheder byder sammen) skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed. Tilsvarende gælder, hvor tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds økonomiske eller tekniske formåen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten.
Udbudsbetingelser 6 1.10.1 Personlige forhold Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse). Oplysningerne kan afgives ved at udfylde Udbudsbilag 2. Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige (Udbudsdirektivets art. 45, stk. 2, litra e og f) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a-c. Erklæringen kan vedlægges som Udbudsbilag 3. 1.10.2 Økonomisk og finansiel kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har økonomisk og finansiel kapacitet til at udføre opgaven: Ordregiver forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse eventuelt at forlange følgende fra tilbudsgiver: Soliditetserklæring fra tilbudsgivers bank eller revisor Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 6 mdr. gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets Art. 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f. dokumentation for tilbudsgivers erhvervs- og produktansvarsforsikring Tildelingsbeslutningen er meddelt under forudsætning af, at der efterfølgende kan indhentes sådan dokumentation. En kontrakt anses ikke for endeligt indgået forinden der er fremsendt sådan dokumentation såfremt Ordregiver forlanger dette. Hvis dokumentationen ikke er tilfredsstillende, forbeholder Ordregiver sig ret til at tilbagekalde tildelingsbeslutningen og lave ny tildeling af kontrakt. 1.10.3 Teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven: Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden (antal), leveringssted og kontaktperson. Oplysning om evt. brug af underleverandører. Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges ovennævnte efterspurgte oplysninger/dokumentation for teknisk kapacitet for den anden virksomhed. Ovenstående oplysninger vedlægges tilbudet, jf. Udbudsbilag 2. 1.11 Afgivelse af tilbud og sprogkrav Tilbud skal affattes på dansk. Dog accepteres det, hvis dokumentation samt tekniske specifikationer er på engelsk, tysk, svensk eller norsk.
Udbudsbetingelser 7 Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud henvises til afsnit 2, Disposition for tilbud. Ordregiver ser gerne, at Disposition for tilbud følges ved afgivelse af tilbud. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 1.12 Aflevering af tilbud Tilbud skal afgives i ét originaleksemplar (papir) Ordregiver ser gerne, at tilbudet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: Et papir-eksemplar mærket 'Kopi' indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. 2 CD-rom/USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie hver indeholdende det samlede tilbud. Udbudsbilag 1 til 3 samt kontraktbilag 1 til 3 bedes vedlagt på CD-rom/USB i det samme filformat som offentliggjort af ordregiver. Såfremt dele af tilbudsmaterialet ikke kan overføres til CD-rom/USB, vedlægges 2 kopier af dette i papirformat. Hver CDrom/USB mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende Udbud af PC er - Sagsnr. 12/8153. CD-rom/USB må ikke være skrivebeskyttet af hensyn til den videre bearbejdning heraf. Det samlede tilbud med underskrifter m.v. på CD-rom/USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie (til brug for ordregivers journalisering). Tilbudsgiver har ansvaret for, at indhold på CD-rom/USB er korrekt og identisk med det skriftligt fremsendte. Er dette ikke tilfældet, vil det være originaleksemplaret, der er gældende. Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt CD-rom/USB m.m.) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende Udbud af PC er Sagsnr. 12/8153 FORTROLIGT Må ikke poståbnes Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til: Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 22.10.2012 kl. 14.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
Udbudsbetingelser 8 1.13 Vareprøver Der skal sendes vareprøver til følgende adresser: Delaftale Position Adresse 2 Position 15 og 16 Medicinsk godkendt PC Et stk. af hver position OUH Odense Universitetshospital Att. Henrik Troels-Hansen Sdr. Boulevard 29, Indgang 216, 1. sal 5000 Odense C Der skal være mulighed for at rekvirere vareprøver for delaftale 1. Vareprøver skal kunne leveres i løbet af 5 hverdage. Ordregiver afgør i forbindelse med tilbudsevalueringen, om og i hvilket omfang test af vareprøver er fornøden. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at eventuel test vil indgå i bedømmelsen af underkriteriet Tekniske forhold i forbindelse med tilbudsevalueringen. Vareprøver kan efter udbuddets gennemførelse afhentes af leverandøren. 1.14 Prisoplysning Tilbudspriser på de i tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 2, anførte produkter ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. evt. øvrige afgifter (told, emballageafgift mv.). 1.15 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed som angivet i tidsplanen, jf. pkt. 1.7. 1.16 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbudet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbudet er indleveret. Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbudet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbudet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbudet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbudet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbudet i betragtning. Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2 og i pkt. 1.10, Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil ordregiver være forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud.
Udbudsbetingelser 9 1.17 Forbehold og alternative tilbud 1.17.1 Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Kravspecifikationen (Kontraktbilag 1). Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbudet. Dette udelukker ikke, at også andre elementer i udbudet er grundlæggende elementer. 1.17.2 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. 1.16 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, og at ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor udbudets grundlæggende elementer, herunder kontrakten eller mindstekrav, jf. pkt. 1.17.1. Såfremt ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evaluering af økonomi, jf. pkt. 1.20.1. 1.17.3 Ordregiver fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgsog leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. 1.17.4 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 1.18 Udbudets genstand og form Udbudet vedrører indkøb af PC er, dockinstationer og skærme til samtlige regionens sygehusenheder/institutioner, jf. nærmere Kontraktbilag 1. Mængder og omfang vedrørende kontrakten/de enkelte delaftaler fremgår af tilbudsskemaet, jf. Kontraktbilag 2. Den konkrete kravspecifikation, krav til kvalitet m.v. fremgår af kravspecifikationen, jf. Kontraktbilag 1. De vilkår, som vil være gældende for leverancen, fremgår af Udkast til kontrakt. Indkøbet skal understøtte ordregivers overordnede målsætning om at kunne levere behandling på et højt niveau og skal ske under hensyntagen til regionens indkøbspolitiske målsætning om, at regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed, herunder opretholdelse af en høj hygiejnestandard, til gavn for patienter og personale samt en konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. 1.18.1 Optioner Udbudet omfatter option på kontraktforlængelse i op til 2 gange op til 12 måneder. Udbudet omfatter endvidere option på Særlige ydelser i forbindelse med levering og servicering af PC er mm. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på hver af de udbudte optioner, som skal være gældende i hele kontraktperioden med eventuel forlængelse Priser på og beskrivelse af de udbudte optioner afgives i Kontraktbilag 3. 1.18.2 Afgivelse af deltilbud/delaftaler
Udbudsbetingelser 10 Det er muligt at afgive tilbud på en, eller alle delaftaler. Der kan ikke afgives tilbud på dele af de nævnte delaftaler. Der skal derimod afgives tilbud på alle positioner inden for de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver bud på. 1.19 Kontraktform Kontrakterne, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, er en rammekontrakt/rammekontrakter, der agtes indgået med én leverandør pr. delaftale. Ordregiver agter at indgå en (eller flere) kontrakt(er) med den (eller de) leverandør(er), der afgiver det tilbud, der for ordregiver (samlet set) er det økonomisk mest fordelagtige i henhold til underkriterierne anført i pkt. 1.20. Samme leverandør kan tildeles kontrakter for én delkontrakt eller alle delkontrakter. 1.20 Tildelingskriterium med underkriterier Tildeling af kontrakter vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier: Delaftale 1 Underkriterier Vægtning Økonomi 45 % Tekniske forhold 30 % Miljø 10 % Service 15 % Delaftale 2 Underkriterier Vægtning Økonomi 45 % Tekniske forhold 40 % Service 15 % Tildelingsvurderingen foretages for hver enkelt delaftale for sig. 1.20.1 Økonomi Forstået som den i Kontraktbilag 2 angivne pris. Endvidere indgår priser på optioner nævnt i Kontraktbilag 3 i beregningen af økonomi, i forhold til den andel af PC er og eller skærme de forventes udnyttet til (jf. forventet forbrug i Kontraktbilag 2): Punkt 1.1 40 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%)
Udbudsbetingelser 11 Punkt 1.2 30 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%) Punkt 1.3 20 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%) Punkt 1.4 20 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%) Punkt 1.5 20 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%) Punkt 1.6 60 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%) Punkt 1.7 40 % (af de tre intervaller vil intervallet 10-100 stk. tæller 50%) Punkt 1.8 10 % Punkt 1.9 10 % Punkt 1.10 20 gange årligt Punkt 1.10 5 gange årligt Tilbydes der forskellige løsninger i Kontraktbilag 3 (eks. grundet flere forhandlere), vil vurderingen ske som et gennemsnit af de tilbudte løsninger. Ordregiver forbeholder sig dog ret til udelukkende at medtage de tilbudte løsninger i evalueringen, som Ordregivers brugergruppe finder relevante. Prisen pr. delaftale beregnes som prisen pr. position gange med det forventede forbrug i Kontraktbilag 2. Pris vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud. 1.20.2 Tekniske forhold Forstået som I hvor høj grad produkterne opfylder Odregivers ønsker til teknisk formåen (produktets specifikationer). Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1 som følger (henvisningerne er til punkter i Kontraktbilag 1): Kontraktbilag 1 Delaftale 1 1.14, 3.2, 3.4, 3.5, 3.12, 3.16,3.19, 3.20,3.22, 3.27, 3.31-3.34, 4.4. 4.14, 4.18, 4.21, 4.23-4.26,5.2, 5.5, 5.6, 5.18-5.21, 6.2, 6.4, 6.5, 6.12, 6.16, 6.20, 6.25, 6.29-6.32, 7.2, 7.4, 7.8, 7.11-7.18, 7.20, 7.24, 7.30, 7.32, 7.33, 7.35-7.37, 7.39, 7.50-7.52, 8.2, 8.4, 8.8, 8.12, 8.13, 8.16-8.19,8.21-8.23,8.25, 8.29, 8.35, 8.37, 8.40-8.42, 8.44, 8.55, 8.56, 9.2, 9.4, 9.8, 9.12, 9.13, 9.16-9.19, 9.21-9.23, 9.25, 9.29, 9.35, 9.37, 9.40-9.42, 9.44, 9.55, 9.56, 10.2, 10.4, 10.8, 10.12, 10.13, 10.16-10.18, 10.20-10.22, 10.24, 10.28, 10.34, 10.36, 10.39-10.41, 10.43, 10.54, 10.55, 10.58, 11.1, 11.3, 12.6, 12.7, 12.13, 12.25, 13.6, 13.7, 13.13, 13.25, 14.6, 14.7, 14.13, 14.25, Delaftale 2 15.10, 15.12, 15.15, 15.18, 15.19, 15.22, 15.25, 15.27, 15.38-15.41, 15.43, 15.48, 16.2, 16.11, 16.13, 16.16, 16.19, 16.20, 16.23, 16.26, 16.28, 16.39-16.42, 16.44, 16.49 Der vil især blive lagt vægt på Delaftale 1: pkt. 3.2, 4.4, 6.2, 7.2, 7.39, 8.2, 8.44, 9.2, 9.44, 10.2, 10.43 Delaftale 2: pkt. 15.10, 16.11
Udbudsbetingelser 12 Evalueringen af de enkelte positioner vil blive sammenvejet i forhold til det forventede forbrug (jf. Kontraktbilag 2), skærme og dockingstationer vil dog kun vægte med halvdelen af det forventede forbrug på disse positioner. Tekniske forhold vurderes endvidere på baggrund af eventuelt rekvirerede vareprøver (jf. pkt. 1.13). Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium. 1.20.3 Miljøforhold Forstået som hvordan produkterne belaster miljøet. Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1 som følger (henvisningerne er til punkter i Kontraktbilag 1 med angivelse af krav): Kontraktbilag 1 Delaftale 1 3.39-3.45, 4.31-4.37, 6.37-6.43, 7.42-7.48, 8.47-8.53, 9.47-9.53, 10.46-10.52, 12.19-12.20, 12.22,13.19-13.20, 13.22, 14.19-14.20, 14.22, Evalueringen af de enkelte positioner vil blive sammenvejet i forhold til det forventede forbrug (jf. Kontraktbilag 2), skærme og dockingstationer vil dog kun vægte med halvdelen af det forventede forbrug på disse positioner. Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium. 1.20.4 Service Forstået som service i forbindelse med levering af PC er, dockingstationer og Skærme. Vurderes på baggrund af besvarelserne i Kontraktbilag 1, som følger (henvisningerne er til punkter i Kontraktbilag 1 med angivelse af krav): Kontraktbilag 1 Delaftale 1 18.9, 18.12, 18.13 Delaftale 2 18.11, 18.12, 18.13 Samt i hvor høj grad Tilbudsgiver kan tilbyde en anvendelig løsning på de i Kontraktbilag 3 oplistede optioner. Der vil i evalueringen blive lagt vægt på at den tilbudte løsning er velbeskrevet og i hvor høj grad optionerne opfyldes. Tilbydes der forskellige løsninger i Kontraktbilag 3 (eks. grundet flere forhandlere), vil vurderingen ske som et gennemsnit af de tilbudte løsninger. Ordregiver forbeholder sig dog ret til udelukkende at medtage de tilbudte løsninger i evalueringen, som Ordregivers brugergruppe finder relevante. Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til dette underkriterium.
Udbudsbetingelser 13 1.21 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver/hvilke tilbudsgivere ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. 2 Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af tilbudsgiver i Udbudsbilag 1, pkt. 1.2., angivne e- mailadresse. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver/de vindende tilbudsgivere om, at tilbudsgiverens/tilbudsgivernes tilbud er det/de vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 1.22 Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbudet (enkelte delaftaler) og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en ikke usaglig grund hertil.. 2 Jf. Lov nr. 492 af 12/05/2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v.
Udbud af PC er Disposition for tilbud 14 2 DISPOSITION FOR TILBUD 2.1 Vejledning og information om brug af Disposition for tilbud 2.1.1 Disposition for tilbud er et værktøj, der skal lette tilbudsgiver i udarbejdelse af det materiale, som tilbudsgiver skal aflevere i forbindelse med tilbudsgivningen. Disposition for tilbud opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt. Disposition for tilbud henviser til 7 bilag, benævnt Udbudsbilag 1 til 3 samt Kontraktbilag 1 til 3 og 7. Disse bilag er udarbejdet med henblik på at sikre en ligeværdig vurdering af de indkomne tilbud. Hvis alle tilbudsgivere følger samme tilbudsstruktur, bliver vurderingen af de indkomne tilbud lettere og mere gennemsigtig. Ordregiver ser gerne, at Disposition for tilbud følges. Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge disposition for tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv. Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.16 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver og pkt. 1.17 Forbehold og alternative tilbud. 2.2 Generelle oplysninger Generelle oplysninger afgives ved at udfylde Udbudsbilag 1. 2.3 Betingelser for deltagelse (egnethedsvurdering) Som dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold samt tekniske kapacitet skal tilbudsgiver fremsende de/den i Udbudsbetingelsernes pkt. 1.10, anførte oplysninger/dokumentation, der anbefales vedlagt som beskrevet i Udbudsbilag 2. 2.4 Ubetalt forfalden gæld til det offentlige Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a-c, kan vedlægges som Udbudsbilag 3. 2.5 Indeståelseserklæring Indeståelseserklæring vedr. brug af anden virksomheds tekniske kapacitet anbefales vedlagt som Kontraktbilag 7. Det skal fremhæves, at Kontraktbilag 7 kun skal udfyldes og indgå i tilbudet, hvis tilbudsgiver ikke selv er i stand til at dokumentere, at tilbudsgiver har teknisk kapacitet til at udføre opgaven, og at tilbudsgiver derfor må basere sig på en anden virksomheds (f.eks. et moderselskabs) tekniske kapacitet. 2.6 Redegørelse for den tilbudte leverance Uddybende beskrivelse af den tilbudte leverance (kravspecifikation) indeholdende oplysninger vedrørende mindstekrav og krav til det udbudte afgives ved at udfylde Kontraktbilag 1. Tilbudsgivere, der ikke har anført andet i Kontraktbilag 1, anses for at opfylde samtlige mindstekrav i kravspecifikationen/kontraktbilag 1.
Udbud af PC er Disposition for tilbud 15 2.7 Tilbudspris 2.7.1 Priser afgives ved at udfylde tilbudsliste (Kontraktbilag 2). 2.8 Optioner 2.8.1 I Kontraktbilag 3 angives Priser og ydelser på optioner.
Udbud af PC er Udbudsbilag 1 16 Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger 1 Generelle oplysninger Tilbudsgivers besvarelser 1.1 Såfremt tilbudsgiver har et internt referencenummer/tilbudsnummer, der ønskes anvendt i forbindelse med nærværende udbud, kan dette oplyses. 1.2 Tilbudsgiver skal oplyse tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr. telefonnummer og e-mail. Bemærk, at ordregiver efter modtagelse af tilbud sender meddelelser til tilbudsgiver pr. e-mail, og ordregiver vil her benytte den her opgivne e-mailadresse. 1.3 Navn på den person, der er virksomhedens kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne denne persons direkte telefonnummer, mobilnummer og e-mail. 1.4 Oplysninger eller elementer i tilbudet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. Udbudsbetingelserne, pkt.1.6. Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel
Udbud af PC er Udbudsbilag 2 17 Udbudsbilag 2 Oplysninger om personlig og teknisk kapacitet Tilbudsgiver skal fremsende nedenstående oplysninger/dokumentation i forbindelse med indsendelse af det øvrige tilbudsmateriale. Tilbudsgivere, der ikke afgiver nedenstående oplysninger, vil ikke komme i betragtning. 1. Personlige forhold 1.1 Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse) 1.2 Tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige m.v. (udfyld Udbudsbilag 3). Vedlagt erklæring? 2. Teknisk kapacitet 3.1 Referencelister for tilsvarende leverancer inden for de seneste tre år, gerne med angivelse af størrelsesorden, leveringssted og kontaktperson. Vedlagt referencelister? Angiv eventuelt placering i tilbudet: 2.2 Oplysning om evt. brug af underleverandører. 2.3 Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds tekniske kapacitet, skal det dokumenteres, at denne virksomhed har givet tilsagn om at stille de fornødne ressourcer til rådighed, hvilket kan ske ved at vedlægge tilbudet den i Kontraktbilag 7 indeholdte erklæring, ligesom tilbudet skal vedlægges de i øvrigt efterspurgte oplysninger for teknisk kapacitet for den anden virksomhed.. Andre virksomheder Erklæring vedlagt? Angiv eventuelt placering i tilbudet: Øvrig dokumentation vedlagt? Angiv eventuelt placering i tilbudet: 3. Tilbud fra konsortium/flere tilbudsgivere byder i forening 3.1 Hvis flere tilbudsgivere byder i forening vedlægges en erklæring om solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten med angivelse af den ansvarlige leverandør, der tegner alle de bydende Er tilbuddet afgivet af konsortium/flere tilbudsgivere i forening Oplys deltagere Ja Nej Udfyldes af tilbudsgiver Oplys hvilken deltager, der tegner konsortiet/gruppen af tilbudsgivere Vedlagt erklæring om solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten? Udfyldes af tilbudsgiver Ja vedlæg som udbudsbilag 2B
Udbud af PC er Udbudsbilag 2 18 Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel
Udbud af PC er Udbudsbilag 3 19 Udbudsbilag 3 Tro og love erklæring vedr. ubetalt gæld til det offentlige m.v. I henhold til 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret. Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som på tilbudstidspunktet overstiger 100.000 kr. Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat. I henhold til Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, kan enhver leverandør udelukkes fra at deltage i en udbudsprocedure, såfremt leverandøren er omfattet af en af de i bestemmelsen nævnte situationer. Tilbudsgiver erklærer hermed i henhold til artikel 45, stk. 2, litra a-c, at virksomheden: a) ikke er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, og ikke har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning b) ikke er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning c) ikke ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed Dato Firmanavn Tilbudsgiver Underskrift Evt. stempel