Vejledning for arrangører af træf i Havkajakroerne

Vejledning for arrangører af træf i Havkajakroerne Indhold 1.0 Formål... 1 2.0 Bestyrelsens rolle i træfplanlægningen... 1 3.0 Overordnet tidsplan for planlægning... 2 3.1 Gruppens organisation... 3 3.2 Deltagere og budget... 3 4.0 Økonomi... 4 4.1 Fondsmidler... 4 4.2 Kørselsgodtgørelse... 4 4.3 Træf betalt... 4 4.4 Udgift-, budget- og regnskab skabeloner... 5 4.5 Indkøb... 5 5.0 De enkelte træf og deres typiske indhold... 5 5.1 Vintertræf... 5 5.2 Forårstræf... 6 5.3 Efterårstræf... 6 5.4 Sommertræffet... 6 5.5 Orienteringsløb... 7 5.6 Natløb... 7 6.0 Sikkerhed på træffet... 7 7.0 Kommunikation og logistik under træffet... 8 7.1 Informationssted... 8 7.2 Pladsvagt... 8 7.3 Instruktører... 9 7.4 Fælles middag... 7 7.5 Struktureret erfaringsudveksling indenfor afgrænsede områder... 9 7.6 Medhjælpere... 9 7.7 Modtagelse på dagen... 9 7.8 Nærmere definition af roer-niveau 1, 2 og 3... 10 7.9 Placering... 10 8.0 Underleverandører... 11 8.1 Teltudlejning... 11 8.2 Toiletter og bad... 11 8.3 Knæklys... 11 8.4 Catering... 11 9.0 Bilag... 11 1.0 Formål Havkajakroerne er ved at være en stor forening, og vi får tiltagende svært ved at finde pladser med tilstrækkelig kapacitet til vores træf, særligt sommertræffet. Vi er derfor nødt til at være hurtigt ude, og planlægge i god tid. Denne vejledning er tænkt til at sikre, at planlægningen af et træf kan foregå så problemfrit som muligt, og prøver at besvare nogle af de spørgsmål, som oftest opstår i forbindelse med planlægningen. Der er altså tale om en vejledning der dels giver gode råd, dels er en huskeliste og støtte til en træfgruppe, dels skal virke som bestyrelsens værktøj til at sikre at planlægningen er på sporet. Bemærk at der er tale om generelle anbefalinger og hovedregler, der kan afviges, såfremt lokale forhold tilsiger det. 2.0 Bestyrelsens rolle i træfplanlægningen Bestyrelsen har det overordnede ansvar for at der anholdes træf i henhold til foreningens vedtægter. Bestyrelsens rolle er at facilitere træfgruppernes arbejde gennem råd og vejledning, samt at tilsikre at træffet afvikles i tråd med foreningens rammer og formål. Side 1 af 13

Emner af væsentlig betydning for bestyrelsen er træf-økonomi samt overholdelse af deadlines i forhold til annoncering af træffet i foreningens blad og på hjemmesiden. Økonomisk bindende aftaler, fondsansøgninger og lignende skal indgås af bestyrelsen, medmindre andet er aftalt med træfgruppen. Bestyrelsen vælger en træfansvarlig, som deltager i træfgruppens møder og rapporterer om arbejdet og fremdriften til bestyrelsesmøderne. Den træfansvarlige står for den daglige kontakt til træfgruppen, og rapporterer til bestyrelsen. Den træfansvarlige sørger for at hjælpe gruppen, men tager også ledelse hvis der er mangler på fremdrift, bla. hvis deadlines ikke overholdes. 3.0 Overordnet tidsplan for planlægning Nedenstående skema viser de aktiviteter, som foregår i de forskellige faser af planlægningen. I forbindelse med forudgående træf Senest 9 måneder før træffet Senest 6 måneder før træffet Senest 3 måneder før træffet 1. Et bestyrelsesmedlem vælges som kontaktperson for det kommende træf. 2. I forbindelse med afvikling af det foregående års træf, annonceres der efter medlemmer til træfgruppen 3. Indledende møde mellem den nye træfgruppe og bestyrelsesrepræsentant aftales. 1. Tidspunkt, sted og evt. træf-tema er afklaret og planlagt, og forhåndsreservationer på plads 2. Behovet for leje af telte, toiletter, badekabiner og lignende er klarlagt, og forhåndsreservationer på plads 1. Overordnet program for træffet er klar, og behovet for frivillige på plads 2. Foreløbigt budget fremsendes til bestyrelsen (se maske) 3. Eventuelle gæsteundervisere og eksterne foredragsholdere er booket 1. Program klar til at blive offentliggjort 2. Endeligt budget klar, og sendt til godkendelse hos bestyrelsen. 3. Alle aftaler om pladsleje, og leje af andet udstyr er indgået 4. Alle interessenter har modtaget det endelige program I løbet af de sidste tre måneder før træffet Efter træffets afholdelse 1. Eventuelle justeringer på baggrund af interessenters input foretages 2. Programmet godkendes af bestyrelsen, og sendes til blad, hvor det annonceres (hvis det passer med udgivelsestidspunkt) og til hjemmeside for offentliggørelse. 3. Hjemmesiden opdateres med træfprogram og priser senest 2 måneder før træffet. 4. Tilmelding via nettet påbegyndes senest 1 måned før træffet. Tilmelding lukkes (officielt) en uge før træffet. 1. Senest to måneder efter træffet skal alle udgifter og indtægter samles og afleveres til bestyrelsen. Side 2 af 13

Program, pris og tilmelding for træf skal annonceres på foreningens hjemmeside og i foreningens blad. Den officielle tilmelding og træf-info foregår på hjemmesiden, mens annoncering i blad er for info og appetitvækker. Senest 2 måneder før træf skal der være info klar på hjemmesiden med foreløbigt program (webmaster ordner opsætning) Senest 1 måned før træf åbner tilmeldingen på hjemmesiden, og her skal der være et endeligt program klar (webmaster ordner opsætning) Der er deadline for opsætning og trykning af bladet, se hjemmesiden Bestyrelsesgodkendt budget, skal derfor være klar senest 2 mdr. før afholdelse af træffet. 3.1 Gruppens organisation Som regel er der 10-11 måneder fra træfgruppen mødes første gang, til træffet løber af stabelen. Det kan synes som en lang periode men erfaringen viser, at det er det ikke! Det anbefales kraftigt at træfgruppen udtrykkeligt bliver enige om og aftaler tidsplan og aktiviteter i forhold til den overordnede planlægning (se ovenfor). Træfgruppen opfordres til at kontakte lokalkendte medlemmer af HKR, fra det område træffet skal afholdes i, eller lokale kajakklubber og få dem til at deltage i arbejdet. Det har vist sig meget hensigtsmæssigt med lokalkendskab i forhold til kontakter om dette og hint (eks. elektriker, tømning af septiktank, toiletvogne, fællestelt mv.) Det er tilrådeligt at gruppen selv vælger en person der tager styringen i gruppen. Det er også tilrådeligt at gruppen udveksler information via en fælles cloud løsning, eks, dropbox eller google drive. Hermed har alle adgang til al information, og man drukner ikke i mails. 3.2 Deltagere og budget Deltagerprisen skal lægges således at det giver en nul-balance. Det er ikke hensigten at træffet skal generere overskud til foreningen, ej heller underskud. Er der særlige risiko-betingede poster i budgettet skal dette meddeles bestyrelsen. Et eventuelt budgetteret underskud skal også aftales og godkendes med bestyrelsen. Nedenstående tal kan på nuværende tidspunkt (2013) betragtes som vejledende deltagerantal på vores træf. Det første tal er betalende deltagere, det andet frivillige og instruktører med træf betalt. Vintertræf: 40 + 8 (budget lægges efter et break-even ved 40 betalende deltagere) Forårstræf: 90 + 10 (budget lægges efter et break-even ved 90 betalende deltagere) Sommertræf: 140 +15 (budget lægges efter et break-even ved 140 betalende deltagere) Efterårstræf: 80+10 (budget lægges efter et break-even ved 80 betalende deltagere) Deltagerantallet skal kun ses som vejledende, og det er altid en vurdering, hvor mange der forventes at komme. Det afhænger af vejret, placering, pris, tidspunkt, aktiviteter og andre faktorer. Alle omkostninger skal medregnes i prisen incl. kørselsgodtgørelse til træfgruppen, forbrugsvarer mm, se vedlagt budget maske Af hensyn til træf-økonomien skal antallet af Træfbetalte medhjælpere begrænses til: Weekend-træf Max. 6 10 personer Sommertræf Max. 10 15 personer Side 3 af 13

Som minimum skal nedenstående indregnes i budgettet i det omfang det er relevant: Pladsleje Leje af udstyr så som telt, toilet/bad vogn, borde/stole ol Indkøb af sikkerhedsudstyr Materialeudgifter til O-løb, ture, workshops Kørsel til træfplanlæggere (herunder bestyrelsens kontaktperson). Omkostninger til deltagende bestyrelsesmedlemmer, der ikke har særlige funktioner knyttet til træffet, tages over foreningens budget Når det endelige budget er fastlagt, tillægges 5% til uforudsete udgifter, hvorefter deltagerbetalingen kan beregnes. 4.0 Økonomi Foreningen Havkajakroerne tegnes formelt af formanden og kassereren. Dette betyder at økonomiske aftaler, såsom pladsleje og lignende i forbindelse med et træf, formelt set skal sendes til disse to for godkendelse inden endelig indgåelse. Bestyrelsen kan dog bestemme, at bestyrelsens repræsentant i træfgruppen kan indgå bindende økonomiske aftaler, så længe disse ligger indenfor det af bestyrelsen godkendte budget. 4.1 Fondsmidler Træfudvalgene kan søge om midler fra relevante fonde, som ligger indenfor foreningens formål. Ansøgningerne skal godkendes af bestyrelsen og underskrives af formanden inden indsendelse. 4.2 Kørselsgodtgørelse Kørselsgodtgørelse udbetales kun til træfgruppen og bestyrelsens repræsentant efter de af bestyrelsen udarbejdede retningslinjer og satser. Anslået kørselsbehov og omkostninger skal fremgå af træfbudget og regnskab. 4.3 Træf betalt Da træfgebyret er afgørende for træffets økonomi, skal antallet af personer med træf betalt nedbringes som beskrevet i afsnit 3.2 Kun instruktører og turledere som på forhånd har aftalt deres aktiviteter med træfgruppen, kan forvente at komme i betragtning til ordningen. Anslået antal personer med træf betalt samt deres funktioner skal fremgå af træfbudget og regnskab. Deltagere med mulighed for betalt træf er: Træfgruppen Hjælpere Instruktører Derudover deltager bestyrelses medlemmer vederlagsfrit, men denne udgift påvirker ikke træføkonomien negativt. Side 4 af 13

4.4 Udgift-, budget- og regnskab skabeloner Der er udfærdiget en MS Excel skabelon til brug for træfgruppen til udgifter og til budget og regnskab. Disse skabeloner skal benyttes. For det første er der meget hjælp at hente i skabelonerne, og der mange noter og huskelister at støtte sig til. For det andet gør det arbejdet for vores kasserer meget nemmere, og regnskab kan nemt overføres til vores foreningsregnskab. 4.5 Indkøb Til indkøb af diverse artikler til træffet, kan et forskud overføres til arrangørernes bankkonti, eller udleveres kontant ved henvendelse til kassereren. Arrangørerne kan også foretage indkøb for egen regning, og få refunderet beløbet efterfølgende. I alle tilfælde skal der leveres dokumentation til kassereren. Nedenstående er de ting, der typisk skal indkøbes: toiletpapir, køkkenrulle servietter, engangsbestik, tallerkener, plastglas (hvis der skal bruges udover deltagernes egne) affaldssække skriveartikler, papir, pap, tape, sikkerhedsnåle kaffe, sukker og mælk fyrfadslys 5.0 De enkelte træf og deres typiske indhold Der er vigtigt at vores træf er alsidige og appellerer bredt. Der skal være tekniske udfordringer for den øvede roer, ture og hygge for den afslappede roer, og der skal generelt være en sådan bredde i udbuddet, at både den yngre roer og den ældre roer kan tilfredsstilles. Det skal derfor tilstræbes at der er en god balance mellem teknik, ture og leg. Det er altid populært med kajak-relaterede foredrag om aftenen. Alle træf afsluttes om lørdagen med en fællesmiddag. For det meste foregår det med mad udefra, men der har også været enkelt træf hvor maden er lavet af deltagere. 5.1 Vintertræf..er specielt, da det må følge de forhold, der er i den pågældende svømmehal. Der skal som minimum undervises i rul på forskellige niveauer og i redningsøvelser. Herudover kan der, hvis pladsen tillader det, tilbydes sculling, bracing, vandtilvænning, visualisering og lignende. Der kan planlægges aktiviteter udenfor svømmehallen, såsom relevante besøg og ture på havet. Vær opmærksom på at udnytte al tid i bassinet, mens der er livredder dvs. bassinet må ikke stå tomt. Vær opmærksom på at alle kommer i vandet allerede fredag, og brug tid på at vurdere folks niveau så der kan dannes nogle homogene hold. God ide med en tydelig markering af hvem der er instruktører f.eks. ved ens t-shirt. Træffet begynder fredag eftermiddag og slutter søndag eftermiddag Side 5 af 13

5.2 Forårstræf..indeholder som hovedregel et orienteringsløb, der ligger lørdag formiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Derudover skal der arrangeres ture på minimum niveau 1 og 2. Niveau 3 ture kan planlægges af træfgruppen, men vil typisk blive arrangeret på stedet af deltagerne. Forårstræffet er specielt da det også er her Generalforsamlingen ligger. Der skal derfor gøres ekstra ud af at der er et passende lokale til rådighed hvor der kan opsættes lærred og projektor. Det skal undgås at presse alt for mange aktiviteter ind, da der skal være plads og ro til generalforsamlingen. Træffet begynder fredag eftermiddag og slutter søndag eftermiddag. Kan evt lægges i forbindelse med en pinse eller andre helligdage, så varighed kan udvides. 5.3 Efterårstræf..indeholder som hovedregel et orienteringsløb, der ligger lørdag formiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Derudover skal der arrangeres ture på minimum niveau 1 og 2. Niveau 3 ture kan planlægges af træfgruppen, men vil typisk blive arrangeret på stedet af deltagerne. Træffet begynder fredag eftermiddag og slutter søndag eftermiddag. 5.4 Sommertræffet..er det store træf af en uges varighed. Der er her mulighed for at køre en blandet landhandel af kurser, workshops, foredrag, roture, grill aften mm. Træffet starter som hovedregel med et orienteringsløb med diverse poster mandag eftermiddag. Det er en god måde at ryste medlemmerne sammen på og giver mulighed for at lære nye at kende. Herudover skal der arrangeres ture på roniveau 1 og 2, samt kortere undervisningsforløb. Ture på niveau 3 arrangeres typisk på stedet af deltagerne. Det er muligt inden for visse rammer at invitere et internationalt navn, som kan stå for diverse undervisningssessioner og/eller foredrag. Ligeledes kan der tilbydes, mod særskilt betaling, undervisning indenfor anerkendte undervisningssystemer, arrangeret af eksterne undervisere (eks. EPP). Der er i det hele taget mere tid og mulighed for at lave workshops. Der har tidligere været lavet workshops i navigation, brug af GPS, snit en åre, sikkerhed, reparation af glasfiber, kølstribe, fiskeri mm, bare for at nævne nogle få. Træffet begynder mandag formiddag og slutter søndag eftermiddag. Lørdag afholdes fællesspisning. Side 6 af 13

5.5 Orienteringsløb O-løb er en god måde at ryste folk sammen på og introducere nye medlemmer, men det er ikke et krav at der skal være et. Da der altid er nybegyndere på vores træf og orienteringsløb, er det vigtigt at holdene dannes så der er blandede erfarne og uerfarne på hvert hold. Der skal udpeges en erfaren holdleder (Niveau 3) pr hold, der har ansvaret. 5.6 Fælles middag På alle vores træf har vi som reglen fællesmiddagen om lørdagen. Det er en kærkommen lejlighed til at runde af, få overdraget præmier, sige tak til træfgruppen, finde en ny gruppe mm. Erfaringen siger der ikke bør ligge andre arrangementer herefter. Tilmelding til fællesmiddagen foretages sammen med tilmelding til træffet og betales separat oveni træfprisen. Prisen bør ikke ligge over 150 kroner pr. kuvert. Ved højere pris overføres merprisen til træfprisen 5.7 Natløb Natløb afholdes ofte på vores forårs-, sommer- og efterårstræf. Til natløbet udstyres alle deltagere med knæklys, så alle kan ses i mørket. Se mere herom i vores sikkerhedsinstruks 6.0 Sikkerhed på træffet I hht til de nye regler fra Søfartsstyrelsen har foreningen det overordnede ansvar for sikkerheden på træffet. Da foreningen er for kajakroere på alle niveauer, skal træfdeltagere, der mener at have behov herfor, have mulighed for at deltage i en kortvarig rednings-øvelse inden træfprogrammets øvrige aktiviteter (f.eks. O-løb), så de ikke kommer uforberedte på vandet. Redningsøvelser kan desuden være emnet for en separat workshop og indgår naturligt i fri leg og teknik Den værst tænkelige situation vi kan komme ud for, er en ulykke på et af vores træf. Derfor skal der udvises rettidig omhu i enhver tænkelig situation. Der skal tages ledelse og der skal handles ansvarligt. Ansvaret, hvis noget går galt, falder i første omgang på turleder eller instruktør. Bestyrelsen er dog overordnet ansvarlig for træffets sikkerhed. I øvrigt henvises til vores sikkerhedsinstruks og de retningslinjer der er heri for afholdelse af fællesture, workshops mm. Side 7 af 13

7.0 Kommunikation og logistik under træffet Det er vigtigt der er løbende information under hele træffet 7.1 Informationssted Der skal være et Informationssted, hvor deltagerne kan indhente information. Det er en god ide at alle bydes personligt velkommen ved ankomsten, og får en generel information, men det er også vigtigt at man hele tiden kan holde sig ajour med ture, arrangementer, vejrudsigt mm Vigtig information er Pladsinformation (hvor skal jeg hen og hvor kan bilen, teltet, kajakken være) Oversigt over pladsens indretning Træfprogram Infotavle med løbende opfølgning og evt. ændringer af træfprogrammet Oversigt over deltagere, ankomst-registrering af samme Billeder og navne på turledere og undervisere samt træfgruppen Tilmeldingslister til ture og workshops Deltagerlister til forudbestilte aktiviteter Tavle med relevante telefonnumre (Pladsvagt, SOK, skadestue etc.) Vejrmeldinger Søkort og topografiske kort over området Liste over praktiske opgaver, som deltagerne kan tilmelde sig Evt. regler for stedet Information om nærområdet så som nærmeste købmand, bager, tankstation, lægehus mm Det er ligeledes en god idé, at der på et fast tidspunkt, når dagens vand-aktiviteter er slut, afholdes et infomøde hvor der kan samles op på dagens aktiviteter, morgendagens aktiviteter og afklares evt. spørgsmål i plenum. Træfgruppen skal sikre at der er tørreplads til vådt tøj der er et samlingssted til fælles information der er et sted man kan blive varm Desuden bør der være et sted med mulighed for opladning af elektronisk udstyr, dvs. med masser af stikkontakter Tænk ind hvilken information, der er vigtig for deltagerne og supplér gerne det her nævnte. Det er generelt vigtigt at informationsniveauet er højt under træffet. Uvidenhed og usikkerhed skaber ikke en god stemning hos træfdeltagerne. 7.2 Pladsvagt Telefon nr er : 61 41 77 79 Der skal udpeges en pladsvagt, som udstyres med foreningens mobiltelefon i tidsrummet fra turene starter til alle ture er afsluttet og deltagerne er tilbage på pladsen. Mobilnummeret skal være meget tydeligt på Informationsstedet og alle turledere skal have telefonnummeret med på tur. Hvis der indtræder en ulykke eller der er en situation, der kan udvikle sig til en ulykke, skal der øjeblikkelig slås alarm til de relevante myndigheder. Pladsvagten skal vide hvem relevant myndighed er. Der skal tages stilling til om det også er nødvendigt med en nattevagt. Det har desværre vist sig nødvendigt hvis vi har ligget tæt på almen bebyggelse. Side 8 af 13

7.3 Instruktører Instruktører på Havkajakroernes træf er generelt baseret på frivilligt arbejde for at holde træf gebyret ned. Det betyder også at kvalificerede instruktører for det meste kan findes blandt egne medlemmer. Instruktører udefra arbejder på lige fod med foreningens egne instruktører, d.v.s. ulønnet. Lønnede instruktører/undervisere må kun bruges til undervisning i specialaktiviteter, som foreningens egne instruktører ikke har kompetencer indenfor eller mulighed for at tilegne sig kompetencer indenfor inden det aktuelle træf. Såfremt træfgruppen ønsker at benytte lønnede instruktører, skal dette godkendes af bestyrelsen, ligesom de aktuelle kursister skal dække omkostningen (brugerbetaling) således at de lønnede instruktører ikke belaster det øvrige træf budget. 7.4 Struktureret erfaringsudveksling indenfor afgrænsede områder En stor del af udbyttet ved at deltage på træf er at få ny viden fra andre roere. I stedet for at dette foregår på 2-mandshånd, mens man sparker kajak, opfordres træfgruppen til at invitere medlemmer med interesse indenfor bestemte områder (f.eks GPS-navigation, fremstilling af proviant, etc.) til at samle ligesindede til udveksling af erfaring og informationer. Der er som reglen altid medlemmer der er villige til at holde workshops i særlige færdigheder, eks. rebøvelser, navigation, glasfiber arbejde mm 7.5 Medhjælpere Praktiske opgaver på selve træffet udføres typisk af frivillige blandt deltagerne. Praktiske opgaver før, under og efter selve træffet, kan udføres af frivillige medhjælpere udefra (fra lokale klubber, osv). Sådanne medhjælpere udefra arbejder på lige fod med foreningens egne medlemmer, dvs. ulønnet. Medhjælpere udefra kan få en lille erkendtlighed, sponsorgave eller rosende omtale til fællesmiddagen, men oppebærer altså ikke løn. Medhjælpere kan, såfremt der er ledige pladser, deltage i gratis træfaktiviteter såsom workshops og ture, men foreningens medlemmer har til enhver tid fortrinsret. Hvis medhjælpere vil deltage i betalte træfaktiviteter, skal de være medlemmer af foreningen og betale for træfdeltagelse. 7.6 Modtagelse på dagen Der bør være mindst et medlem af Træfgruppen, der modtager deltagerne, byder velkommen til træffet og anviser parkering og teltpladser. Ved områder med begrænset parkerings areal er det en rigtig god ide at der er en person der guider deltagere på p-pladsen, således at folk ikke parkerer med 2 m mellem bilerne. Det er også tilrådeligt at der markeres teltområder og kørselsveje på pladsen, så der dels kan holdes åbne veje for kørsel, dels at telte står med passende afstand og brændbælter. Teltområder og færdselsvej markeres med pløkker og mine strimmel. Side 9 af 13

7.7 Nærmere definition af roer-niveau 1, 2 og 3 Havkajaroernes ture arrangeres for nemhedens skyld i følgende tre niveauer Niveau 1 Turlængde Varighed Krav om ro-erfaring Farvand Niveau 2 Turlængde Varighed Krav om ro-erfaring Farvand Niveau 3 Turlængde Varighed Krav om ro-erfaring Farvand Max. ca. 10 km Max. ½ dag Ingen, alle kan være med, uanset erfaring Der ros kystnært i beskyttet farvand Max. ca. 20 km Max ½ dag Makker- og evt. selvredning Mindre kryds, bølger og vind 7-8 m/s 25+ km 1/1 dag Forventes at være 100% selvhjulpen under alle forhold Store kryds, åbent hav, vind 10-12 m/s Niveauerne er ikke udtryk for det enkelte medlems uddannelsesniveau, men deres fysiske form og færdigheder på dagen. Niveauerne skal fremgå af alle arrangerede ture, så nye uerfarne medlemmer har en chance for at orientere sig. 7.8 Placering Da Havkajakroerne er en landsdækkende forening, er det ønsket at træffene skal flytte rundt i landsdelene efter tur. Bestyrelsen beslutter i hvilke landsdele træffene skal afholdes. Generelt skal der arbejdes på at finde en plads som ligger umiddelbart ud til vandet, og hvor toilet- og badeforhold samt adgang til drikkevand er tilstrækkeligt til det antal deltagere der forventes. Hvis der ikke findes toilet- eller badeforhold, skal det undersøges om der findes kloak og strøm på stedet, så der kan lejes de nødvendige toiletter og badekabiner. Vi har også god erfaring med at lægge træf på campingpladser. Fordelen ved campingpladser er at der ofte er en etableret logistik og udrustning man kan benytte sig af, eks. strøm, fælleslokale, køkken, tømning af affaldsspande, bad mm. Ulempen er at man let kan komme til at genere de andre gæster, da vi fylder meget med kajakker og udstyr, og da vi måske ikke er så tidligt i køjen som andre gæster. Det mest bekvemme er hvis der er en tilhørende teltplads eller boldbane vi kan ligge på. Som reglen kræver campingpladser at man indløser et campingpas. De officielle regler siger 1 pas pr 11 deltagere, men oftes kan der forhandles om dette med campingpladsen. Se i øvrigt vores pladsevalueringsskema Side 10 af 13

8.0 Underleverandører Havkajakroerne har haft gode erfaringer med flg. 8.1 Teltudlejning Navn Adresse Telefon Jordløse Boldklub Strandbyvej 75 5683 Haarby 64 73 32 69 Faxe Teltudlejning Industrivej 27 4683 Rønnede 56 71 24 25 Sydfyns Partytelte Løvholmen 2 5700 Svendborg 62 22 26 11 Lykkes Udlejning Spangsbjerg Kirkevej 9 6700 Esbjerg 75 12 12 77 8.2 Toiletter og bad Navn Adresse Telefon GSV Materieludlejning A/S Industrikrogen 18 2635 Ishøj 43 99 72 74 8.3 Knæklys Navn Adresse Telefon Matronics www.matronics.dk 8.4 Catering Der bruges primært lokale leverandører. Det er vigtigt at understrege overfor leverandørerne, at kunderne er fysisk aktive mennesker, der i løbet af træffet har oparbejdet en ualmindelig god appetit! 9.0 Bilag Tilmeldings seddel til ro ture Rotur-niveau information Sikkerhedsinstruks Maske for budget- og regnskab Plads evaluering (vedlagt som MS word fil) (vedlagt som MS word fil) (vedlagt som PDF fil) (vedlagt som MS excel fil) (vedlagt som MS excel fil) Side 11 af 13

Tur til Niveau Turleder Deltager Deltager Side 12 af 13

Nærmere definition af roture - niveau 1, 2 og 3 Havkajakroernes ture færdigheds inddeles efter følgende niveauer: Niveau 1 Turlængde Varighed Krav om ro-erfaring Farvand Max. ca. 10 km Max. ½ dag Ingen, alle kan være med, uanset erfaring Der ros kystnært i beskyttet farvand Niveau 2 Turlængde Varighed Krav om ro-erfaring Farvand Max. ca. 20 km Max ½ dag Makker- og evt. selvredning Mindre kryds, bølger og vind 7-8 m/s Niveau 3 Turlængde Varighed Krav om ro-erfaring Farvand Andet 25+ km 1/1 dag Forventes at være 100% selvhjulpen under alle forhold Store kryds, åbent hav, vind op til 10-12 m/s Husk proviant (brændstof) Der vil være en til to turledere på alle arrangerede roture. Turenes længde og rovand kan blive justeret på dagen afhængig af vejret. Det forudsættes at alle deltager kan gennemføre en makkeredning. Hvis ikke må vedkommende rette henvendelse til en person fra træfudvalget. God tur Side 13 af 13