Brøndby, 05.02.2016 Torben V. Andersen TVA / 20.02.2016 Hans Græsvig HG Mødeleder Jette Bergendorff JB Leif Hansen LH Søren Larsson SL Afbud Martin Guldager MG Afbud Jan Donde JD Administrationen / referent R E F E R A T Dagsorden FB møde lørdag den 20. februar 2016 kl. 10.00 15.00 Mødet afholdes i Odense Bowlinghal, Møllemarksvej 80, 5200 Odense V 1 Godkendelse af dagsorden Politiske drøftelser / beslutninger 2 Økonomiudvalgets udgiftsestimat og forslag til administrative rutiner i forbindelse med udbetaling fra landsdækkende rejsepulje Økonomiudvalget forventer at færdiggøre estimat og administrative rutiner senest 15. marts. Herefter tilgår orientering til alle klubber. FB besluttede at antal km udregnes efter korteste vej i antal km og ikke den hurtigste. Holds deltagelse i dobbeltunder til samme destination, udløser kørselstilskud til begge kampe. Tilskud til bro/færge skal dokumenteres med bilag. Tilskud udbetales fysisk 2 x årligt. 3 Årsregnskab og ledelsesberetning 2015 Opstartsmøde med revisionen er gennemført den 15. februar sammen med DIF Økonomi. Fra DBwF deltog TVA og JD. Regnskabet forventes færdigrevideret ultimo februar. Årsregnskabet udviser et overskud på ca. 920.000.- Ledelsesberetningen til årsregnskabet beskriver baggrunden for det store overskud. Kritisk revision har meldt sin ankomst den 1. marts. 1
4 Repræsentantskabsmøde 2016: Mandatfordeling pr. 1.2.2016 Mandatfordelingen er lagt på hjemmesiden den 02.02.2016. Der er pr. 01.02.2016 løst 4106 licenser. Det er 182 færre licenser i forhold til opgørelsen 01.02.2015. Dirigenter Advokat Steen Andersen og Bente Hansen har sagt ja til at påtage sig dirigentrollerne. Status, beretninger Alle beretningspligtige har fået meddelelse om deadline medio februar. TVA og JD følger op. Budget 2017 og 2018 I henhold til lovgivningen, skal forbundsbestyrelsen fremlægge forslag til budget for de to kommende regnskabsår. JD udarbejder i samarbejde med Økonomiudvalget, forslag til FB behandling. Udvalgsbudgetansvarlige involveres inden forslag afleveres til FB. FB overvejer at flytte budget på kørselstilskud/ungdomsligaen til den samlede landspulje. Der arbejdes videre med overvejelserne. FB besluttede at afholde økonomimøde mandag den 4. april kl 17.00 i Aarhus. Status, lovforslag TVA har udskudt Lov & Jura deadline til ultimo marts. Der arbejdes efter den allerede vedtagne skabelon. Valgsituationen Forbundsbestyrelsen: Torben V. Andersen Modtager genvalg Leif Hansen Modtager genvalg Søren Larsson 1 år Modtager genvalg (konstitueret medlem efter Peter Månssons ophør) Suppleant 1 år (vakant efter Søren Larsson konstituering) Ordensudvalget: Erik Pedersen (leder) Niels Ærboe John Wozny Johnny Christiansen (suppleant) DT leder Lise Riggelsen UU leder Allan Rasmussen LOU leder Poul Jan Nielsen 1 år Revision: Statsautoriseret revisor Ernst & Young (kræver ikke valghandling) 2
Kritisk revisor Flemming Himmelstrup 1 år Kritisk revisor Lone Hjelmeborn 1 år JD skriver på vegne af FB til kandidaterne. FB fulgte op på kandidater til Årets Leder og Årets Bowler. HG koordinerer repræsentantskabsmappens indhold som tidligere aftalt. 5 Medaljeaftale med Jysk Emblem Fabrik DBwF har indgået aftale med såvel unioner som Jysk Emblem Fabrik omkring overtagelsen af unionernes lagerforpligtelser pr. 01.01.2016. FB har, af økonomiske årsager, besluttet at anvende lagrene, inden der foretages rebestilling af DBwF medaljer. Unionerne aftager fra lagerbeholdningen til brug for holdturnering og unionsmesterskaber i sæson 2015/2016. HG foreslog på det seneste FB møde, at der påsættes DBwF logo på de unionsmedaljer, DBwF fremadrettet trækker fra (fra sæson 2016/2017). Løsningen med DBwF logo på medaljerne bliver imidlertid ikke tilfredsstillende. FB besluttede foreløbig at anvende medaljerne i den form de har. Alle bånd udskiftes til DBwF bånd. 6 Turneringskoncepter (HG) HG overvejer, at det måske vil være hensigtsmæssigt at bløde turneringerne op, så spillere fra én klub kan deltage på andre klubbers hold i breddeturneringerne. Det er praktiseret i badminton med succes. Portalen kan være en stopklods, men det kan jo undersøges. Kræver lovændring. FB er enige om at skabe fokus på lempeligere regler og fleksibilitet i turneringsregi. FB opfordrer landsaktivitetsudvalget til at drøfte og iværksætte ændrede propositioner, der har til hensigt at fastholde bowlere i turneringsmiljøet og skabe muligheder for, at den enkelte bowler kan deltage i yderligere turneringsaktivitet. Lov & Jura anmodes om at forholde sig til op og nedrykningsregler, samt den spillerlåsning, der kan være i forhold til de udbudte turneringskoncepter. Emnet vil blive berørt i forbundsbestyrelsens beretning til repræsentantskabet. Sagsbehandling Ingen emner til referat. 3
Orientering 7 Rigets tilstand. Statusorientering FB medlemmer TVA har været i dialog med Justitsministeriets fondskontor. Konklusioner fra dialogen meddeles unionerne. TVA har opdateret Code of Conduct og FB s forretningsorden, således der nu er konsensus. Fremadrettet vil forbundsbestyrelsen (FB), blive omtalt som bestyrelen (B). I den nye struktur findes kun én bestyrelse. TVA er i dialog med MG som har lovet at deltage i arbejdet omkring kravspecifikationer til fremadrettet brug af webshop. Arbejdet skal være tilendebragt så betids så potentiel leverandør kan nå at udvikle og færdiggøre inden sæsonstart. TVA orienterede om næstformandskandidater til DIF. HG orienterede om status på udviklingsopgaver hos Club People (Bowlingportalen). 8 Info fra administrations og udviklingsafdeling. Herunder seneste nyt om udtræden af DIF s fordelingsnøgle Nyt vedrørende udtræden af DIF fordelingsnøgle? DBwFs ansøgning og bilagsmateriale er af DIF udviklingsafdeling indstillet til DIF chefgruppe med positiv anbefaling. Chefgruppen har ikke vurderet behov for at indstille til godkendelse i DIF s bestyrelse idet det forventes at DIF årsmøde vedtager ny nøgle på årsmødet i 2016. DBwF administration/udvikling har derfor indledt udviklingen af detail kampagneplan, i forventning om DIF årsmødets beslutning om ny nøgle gældende for alle forbund. I kampagneplanen inddrages tidligere drøftelser om alternative medlemsskaber. JD og JMI har afholdt møde med Allan Rasmusen og Pernille Øager fra Ungdomsudvalget for at bringe udvalget på omgangshøjde med kampagneplanen vedrørende Børn & Unge. Styregruppen består af Pernille Øager, Jesper Mikkelsen, JB og JD. Ny kontoplan I forbindelse med den nye struktur er der foretaget en række omlægninger af kontoplanen. Der arbejdes fremover på 2 kontoniveauer. LS 1 niveau som angiver hoveformålet med konteringen (f.eks. forbundsbestyrelsen), LS 2 niveau som angiver den konkrete udgift (f.eks. kørsel). For visse aktiviteters vedkommende arbejdes på 3 kontoniveauer, således den enkelte aktivitet også kan identificeres (mesterskaber m.fl.) 4
Når kontoplanen er kvalitetssikret distribueres den til alle relevante personer. Info vedr. opkrævning af kampafgifter Alle klubber, ØST og VEST, har nu modtaget faktura vedrørende serieafgifter for perioden januar til maj. Der kan dog endnu mangle ganske få i VEST for så vidt angår maj faktura. Der har været dialog med SBwU og en række SBwU klubber vedrørende opkrævning af afgifter for Sjællandsturneringen. Opkrævningen fastholdes. JD deltager i møde med SBwU den 29. februar om emnet. Det samlede notat fra Kick Off mødet er udsendt. Opsamling på FB møde den 16. april. HG og JD arbejder med essenser og indstillinger forud for mødet. 9 Info fra den sportslige organisation ATK Bowlingens ATK er som tidligere annonceret blevet færdigproduceret, så derfor er vi nu gået i gang med selve implementeringsprocessen. I første omgang er der blevet sendt indbydelser ud til et generelt ATK kursus. Der er bestilt til 3 forskellige kursus steder i Danmark: Torsdag d. 25. februar kl. 17.30 21.30 i KBH, World Cup Hallen Rødovre Torsdag d. 3. marts kl. 17.30 21.30 i Fredericia Idrætscenter Torsdag d. 10. marts kl. 17.30 21.30 i Århus, Bowl n Fun Aarhus Lotte Olsen vil gerne have at så mange som muligt kommer igennem dette kursus idet denne del af ATK en er vigtig i henhold til at møde de unge der hvor de er => større glæde ved at komme til vores sport=> større succes for fastholdelse. Dertil vil sportschefen også gerne have at trænerne får en forståelse for at den fysiske del bliver et fast element for vores unge bowlere - både mht. opvarmning samt decideret fysisk træning. Lotte Olsen har tidligere meddelt at der i løbet af januar mdr. 2016 ville blive sendt opgaver rundt til de afdelinger, som skal være en del af den øvrige implementering dette udskydes dog lidt indtil det første kursus er vel overstået, således så mange som muligt har været igennem den generelle ATK inden vi tager det næste skridt. ATK skal ikke hastes igennem men tingene skal tages i den rigtige rækkefølge. 10 Mødeafrunding og evaluering Tilfredshed med mødeform og indhold. 5