Slægtshistorisk Forening Vestsjælland Referat af GENERALFORSAMLING 2008 Den 21. februar 2008 Efter formandens velkomst til de deltagende 17 medlemmer indledtes generalforsamlingen Dagsorden: 1. Valg af dirigent. Som dirigent valgtes Poul Carlsen, der konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. Endvidere valgtes 2 stemmetællere: Arne Olsen og Kamma Rasmussen. 2. Formandens beretning. Se vedlagte bilag. Til beretningen var følgende spørgsmål og svar: Sidste år blev besluttet, at abonnementet på Slægten ophører af økonomiske grunde. Samtidig blev besluttet, at bestyrelsen kunne abonnere på et eksemplar af Slægten. Er dette sket? Hertil svarede formanden, at hun abonnerer på Slægten på foreningens vegne. Ved sidste arrangement i Kalundborg blev benyttet et lokale som ikke fandtes godt nok. Bliver der ændret på dette? Hertil svarede formanden, at det er en følge deraf, at næste arrangement er placeret på Skolen på Herredsåsen. Herefter vedtoges formandens beretning uden yderligere kommentarer eller spørgsmål. 3. Freml remlæggelse af regnskabet. Kassereren fremlagde regnskabet for 2007, der udviste et overskud på kr. 7.409,86. Foreningens aktiver er herefter i alt kr. 17.061,05 pr. 1. januar 2008. På forespørgsel om hvordan foreningen kan have et halvt mødehonorar til gode, forklarede kassereren, at det fremkommer som følge af det seneste arrangement, der blev arrangeret i samarbejde med Lokalhistorisk Arkiv i Kalundborg og at aftale var at honoraret til foredragsholderen blev delt mellem foreningerne. Regningen er dog først fremsendt til Lokalhistorisk Arkiv primo 2008. Herefter godkendtes regnskabet. 4. Freml remlæggelse af budgettet for det kommende år. Kasseren fremlagde budget for 2008 hvor der forventes et overskud på kr. 4.490,00. Budgettet godkendtes uden bemærkninger. 5. Indkomne forslag. Før behandlingen af det fremsatte forslag og det af bestyrelsen fremsatte ændringsforslag, til vedtægtsændringer, gjorde Arne Olsen opmærksom på, dirigenten juridisk set ikke kunne være dirigent under behandlingen af et dagsordenspunkt han selv havde fremsat. Da der var enighed om dette, besluttedes at vælge Finn Lendal til dirigent under dette punkt. De fremsatte forslag til vedtægtsændringer blev herefter gennemgået, tilrettet og besluttet paragraf for paragraf. Det samlede resultat vedlægges. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer. På valg var: Kamma Rasmussen og Bjarne Petersen, der begge genvalgtes. Da bestyrelsen kun er på 4 ud af 5 mulige medlemmer, opfordrede dirigenten til at vælge yderligere et bestyrelsesmedlem, men da ingen ønskede at stille op til dette ledige hverv, forbliver bestyrelsen på 4 medlemmer endnu en periode.
7. Valg af suppleanter til bestyrelsen. På valg var Kaj Cedersted, der blev genvalgt. 8. Valg af revisor. På valg var Arne Olsen, der dog meddelte, at han kun ønskede genvalg såfremt det kunne blive for en etårig periode. Dette godkendte af forsamlingen og Arne Olsen blev således genvalgt. 9. Eventuelt. Poul Carlsen benyttede lejligheden til at opfordre alle medlemmer om at gå ud og finde hvert en nyt medlem. Aktiviteterne generelt, og den manglende tilslutning til aftenens arrangement, drøftedes. Formanden oplyste, at vi fra DIS-Danmark har fået lovning på en projektor på betingelse af, at den også kan udlånes til andre foreninger, samt at Odder Højskole arrangerer et højskoleophold om slægtshistorie i perioden 22-28. juni 2008. Fra forsamlingen oplystes, at ArkivalieOnline er opdateret med nye kirkebøger, der flere steder nu går helt frem til 1929. Herefter takkede dirigenten for god ro og orden, både på egne og Finn Lendals vegne. Referent Bjarne Petersen Sekretær Dirigenternes godkendelse af referatet Finn Lendal Dirigent pkt. 5 Poul Carlsen Dirigent øvrige pkt.
Slægtshistorisk forening Vestsjælland Formandens beretning for året 2007 Foreningen har på nuværende tidspunkt 121 medlemmer. Bestyrelsen har i det forløbne år afholdt 4 bestyrelsesmøder, samt en del korrespondance pr. mail. Hvilket har fungeret upåklageligt. Foreningens hjemmeside er blevet en stor succes. Hjemmesiden opdateres jævnligt med orientering til medlemmerne om afholdte og kommende foredrag, nye links m.m. Det har vist sig at være en god ide' med en rubrik til aneefterlysninger. I øjeblikket er der 17 efterlysninger. Bestyrelsen har besluttet at efterlysningerne kan blive på siden i ét år, hvorefter de slettes efter forudgående meddelelse til indsenderen. Lige ledes opfordrer vi indsenderen til at meddele webmaster om der har været respons på efterlysningen. Bestyrelsen er meget interesseret i at vide hvorvidt der kommer resultater ud af efterlysningerne. Bestyrelsen er interesseret i nye ideer til hjemmesiden. Foreningens plakater er sat op rundt om på lokale arkiver, biblioteker samt på Landsarkivet. Foreningens blad "NYT" er blevet peppet op og fremstår i dag, efter bestyrelsens mening, som et virkelig pænt blad, som vi kan være bekendt. Vi efterlyser indlæg til næste blad. Det kunne jo være et medlem havde en god historie. Sammen med foreningens blad NYT har vi hidtil udsendt bladet "Slægten", som foreningen abonnerede på, til samtlige medlemmer. Det ophørte med udmeldelsen pr. 31. december 2007. Sidste år efterlyste vi medlemmer, der var interesseret i at oprette små studiegrupper. Desværre er det ikke lykkedes. Bestyrelsen har derfor besluttet at lægge det på hylden indtil videre. Skulle der senere vise sig interesse for oprettelse heraf er bestyrelsen positiv overfor det. Bestyrelsen har i årets løb arbejdet med udarbejdelse af nye vedtægter. ARRANGEMENTER Der har i årets løb været afholdt 6 arrangementer: Besøg på Københavns Stadsarkiv. Demonstration af slægtsprogrammet Brothers Keeper v/ Chris Gade Oxholm Sørensen. Poul Fjeldgaard der fortalte om de gamle panserbasser, besættelsestiden og politiets deportation under 2. verdenskrig. Medlemmernes egen aften. Emnet denne aften var brugen af Arkivalier Online. Et nyt tiltag i foreningen. Slægtsforskerdag med Erik Kann. Atter i år afholdt i Rosenvængets selskabslokaler i Høng. Foredrag om lægdsruller og hærens stambøger v/ Ulrich Alster Klug. Dette arrangement var i samarbejde med Kalundborg Lokalarkiv. Endnu et nyt tiltag i foreningen. Alle arrangementer har været velbesøgt. En stor tak til medlemmerne for deres opbakning. Referat fra foredragene har været bragt i medlemsbladet NYT samt på hjemmesiden. Jeg vil derfor ikke kommentere dem nærmere. Bestyrelsen modtager gerne forslag til nye emner.
DIVERSE aktiviteter. Foreningen har solgt 50 bøger med titlen "Slægtsforskerens hvem-hvad-hvor" dels til medlemmer og ikke medlemmer. Nogle har brugt bogen som gave, hvilket jeg synes var en rigtig god ide. Vi har atter i år modtaget en henvendelse om indlæg til bogen "Hvem forsker hvad". Bestyrelsen har valgt ikke at udsende skrivelsen. Bestyrelsen har besluttet at indkøbe nogle eksemplarer af bogen "Kalender for slægtsforskere" af Heini Madsen.Den er tænkt som en hjælp for den slægtsforsker, der gerne vil omsætte ældre tiders tidsbetegnelse som f.eks. "Dom.p. 17 Trinit" i et moderne udtryk, altså en dato. Kalenderen dækker tidsrummet 1350-2021 og skulle derfor dække de allerfleste slægtsforskeres behov. Bogen er indbundet og på 190 sider. Kalenderen fremtræder som en slags Bauers kalender. Men ligner den ikke. Som noget nyt er der åbnet mulighed for at Slægtshistoriske foreninger kan bringe deres arrangementer på Dis Danmarks hjemmeside. Det har vi naturligvis benyttet os af. På den måde er der flere der kan få kendskab til "vores" forening og forhåbentlig blive medlem. Tiden er jo mere og mere internettets tid også for slægtsforskere. FREMTIDEN Bestyrelsen arbejder i øjeblikket på programmet for efteråret 2008. Det kan oplyses at Slægtsforskerdagen igen bliver med Erik Kann og afholdes, så vidt muligt, i Rosenvængets lokaler i Høng. I forbindelse med planlægningen forsøger vi at lægge møderne skiftevis i Holbæk og Kalundborg. Med hensyn til foreningens økonomi kan det oplyses at den nu er blevet rettet op. Dette skyldes ikke mindst besparelsen på Slægten men også en god tilgang af nye medlemmer. Jeg ser derfor optimistisk på foreningens fremtid. Bestyrelsen vil fortsætte samarbejdet med de lokalhistoriske foreninger/arkiver. Primært for samarbejde omkring arrangementer. Hvis dette kan arrangeres vil der blive opkrævet betaling pr. deltager ved arrangementer/foredrag med foredragsholdere, således at økonomien holdes i et rimeligt leje. Jeg vil, her til sidst, rette en stor tak til den øvrige bestyrelse for godt samarbejde i den forløbne tid. Alle har lavet et stort stykke arbejde. Hermed overgiver jeg min beretning til generalforsamlingen. Kirsten Larsen formand 21. februar 2008
Vedtægter for Slægtshistorisk Forening Vestsjælland, På generalforsamlingen den 21. februar 2008 besluttedes at ændre vedtægterne til følgende: 1 Navn og hjemsted. Foreningens navn er Slægtshistorisk Forening Vestsjælland. Foreningen har hjemsted i Kalundborg Kommune. 2 Formål. Foreningens formål er at samle slægtshistorisk interesserede, at arrangere oplysende foredrag, aftenskoleundervisning mm., at arrangere ekskursioner til forskellige arkiver, at øge kendskabet til slægtshistoriske forskningsmetoder og -midler. 3 Organisation. Foreningen kan indmelde sig i en landssammenslutning af slægtshistoriske foreninger. Foreningen kan endvidere indgå samarbejde med slægtshistoriske og lokalhistoriske foreninger omkring arrangementer. Foreningen kan ikke forpligtes økonomisk, ud over eventuelt kontingent til landssammenslutningen. 4 Generalforsamling Den ordinære generalforsamling afholdes i februar måned. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og afholdes på et passende sted inden for det gamle Vestsjællands Amt. Dagsorden. 1. Valg af dirigent. 2. Fremlæggelse af bestyrelsens beretning. 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab. 4. Budget. a. Fremlæggelse af budget for det kommende år. b. Fastsættelse af kontingent. 5. Indkomne forslag. 6. Valg af bestyrelsesmedlemmer. 7. Valg af bestyrelsessuppleanter. 8. Valg af revisor. 9. Valg af revisorsuppleant. 10. Eventuelt. 5 Forslag Forslag til generalforsamlingens dagorden skal være formanden i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen. Kun de indkomne forslag eller emner kan behandles på generalforsamlingen. Forslag til vedtægtsændringer skal dog være formanden i hænde senest 1. oktober. Bestyrelsen udsender herefter forslaget til vedtægtsændringer og eventuelle bemærkninger hertil sammen med mødeindkaldelsen. 6 Beslutninger Generalforsamlingens beslutninger træffes ved simpelt flertal af afgivne stemmer. Ændringer i vedtægterne kræver 2/3 flertal blandt de fremmødte medlemmer, samt stemmer afgivet ved fuldmagt. Der kan stemmes med skriftlig fuldmagt, idet ingen dog kan have mere end 3 stemmer. 7 Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling finder sted, når et flertal i bestyrelsen finder anledning til det eller hvis en tredjedel af medlemmerne har fremsat skriftligt krav herom med angivelse af dagsorden.
8 Indkaldelse til ordinær og ekstraordinær generalforsamling Indkaldelse til den ordinære og til en evt. ekstraordinær generalforsamling skal ske med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen kan ske ved en eller flere af følgende muligheder: bekendtgørelse i foreningsbladet, bekendtgørelse på foreningens hjemmeside, udsendelse via mail og/eller udsendelse via alm. post. 9 Regnskab Regnskabet følger kalenderåret. Det reviderede regnskab skal underskrives af alle bestyrelsesmedlemmer. 10 Kontingent Kontingent til afholdelse af foreningens udgifter vedtages på generalforsamlingen med simpelt stemmeflertal. 11 Opkrævning Kontingentet gælder for perioden 1. august til 31. juli og forfalder til betaling den 15. august. 12 Bestyrelsen Foreningen ledes af en bestyrelse på 3, 4 eller 5 medlemmer, der på den ordinære generalforsamling vælges for 2 år ad gangen således, at der på generalforsamlingerne afgår henholdsvis 2(1) eller 3(2) medlemmer af bestyrelsen. Ved stemmelighed er det formandens stemme, der er afgørende. Der vælges ligeledes for 2 år ad gangen 2 suppleanter, en revisor og 1 revisorsuppleant. Valg sker ved simpelt stemmeflertal. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær. Bestyrelsen skal føre en beslutningsprotokol, hvoraf skal fremgå bestyrelsesbeslutninger samt afholdte møder, generalforsamlinger m.m. 13 Tegning Foreningen tegnes af formand eller kasserer hver for sig. 14 Opløsning Til beslutning om foreningens opløsning kræves, at mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede medlemmer på 2 af hinanden følgende generalforsamlinger med 30 dages mellemrum stemmer for opløsningen og beslutter anvendelsen af den eventuelle formue og andre værdier. Foreningen er stiftet den 31. maj 1976 og vedtægterne er senest ændret på generalforsamlingen den 21. februar 2008.