Indhold 1. Formalia: 2. Næste bestyrelsesmøde: 3. Vagtperioder: 4. Nye sager: 5. Vicevært (ML): 6. Økonomi: 7. Ejendom & vedligeholdelses sager: 8. Gård: 9. Erhverv: 10. Beboer sager: 11. Salg: 12. Evt.: 1. Formalia: Dirigent: LK Referent: Maria Til stede: Lars (LK), Christoffer (CH), Enver (EP) Michael (MNN) og Martin (ML) Julie (suppleant) Fraværende: Julie (suppleant) Anders(AMS) 1. Godkendelse af referater og underskrifter 27. august og 8. oktober + 2 mere som vi ikke har set (Nadia + Anders) Vi mangler stadig referaterne. 2. MNN sørger for at udskrive referater 29/10 og 3/12, så de kan blive underskrevet til næste møde. 3. Postvagten skriver nye sager ind i Google drev dokumentet i rødt 4. Faktura placeres i faktura-dueslag 2. Næste bestyrelsesmøde: Mandag den 4. marts 2013 kl. 18.00 (Referent: Maria) 3. Vagtperioder: 1 Uge 2-3 Enver + Christoffer 2 Uge 4-5 Michael 3 Uge 6-7 Anders 4 Uge 8-9 Lars Side 1 af 6
5 Uge 10-11 Enver 6 Uge 12-13 Christoffer 7 Uge 14-15 Michael 8 Uge 16-17 Anders Det står nu i Google kalenderen tilknyttet foreningen. 4. Nye sager (Skriv i rødt): 1 (Michael) 2 Overvågning (AMS) 3 Billeder af opgange (EP) 4 Tegninger over bygningens originale butiksfacader(ams) 5 ÅG 138 sne på loftet - skal vi gøre noget? 5. Vicevært (ML) 1 Opdatering af ejendommens nøgler samt mangler stadig to underskrifter på nøgle modtagelse men ellers er der 20HV nøgler og 18A nøgler der mangler en a5 nøgle, ML redegører til næste bestyrelsesmøde i december. ML har rykket Kbh. kommune og Kbh. energi, men de har ikke meldt tilbage. Der mangler nøgle A5. Konklusion: Der mangler 1 nøgle, A5, som er forsvundet i perioden oktober 2011 til august 2012. Bestyrelsen har forsøgt at finde nøglerne ved at tage kontakt til tidligere bestyrelsesmedlemmer. (LK) kontakter nøglesmed for at høre, om de kan oplyse om, hvem der tidligere har bestilt nøgler. A7 og A10 er hos LK. ML laver et regneark. 2 Højtvandslukker, Michael laver research på firmaerne. Michael indhenter tilbuddet igen fra dcc service og 1-tilbud mere fra nyt firma og sammenligner og sender via mail til bestyrelsen. Det skal besluttes i uge 6 eller 7 via mail. Deadline for at projektet er afsluttet er den 1. April. 3 (AMS) kontakter Thomas vedrørende tilbud på højtvandslukker.(grubbe har ingen erfaringer, det har ABF heller ikke, de henviste til sbi.dk (statensbyggeforskningsinstitut), hvor bygge anvisninger og vejledninger står beskrevet, men det koster 2500kr for at få adgang til vejledningerne. Personligt synes jeg bare vi i bestyrelsen træffer en beslutning om hvilken leverandør/håndværker vi ønsker at bruge, og sætter det i gang) 4 Skrald: Martin tager billede af affald/effekter på trapper og i kældre/lofterne. Billederne sammen med adresse sende til bestyrelsens mail, hvorefter bestyrelsen afgør om der skal sendes en regning. Effekter som ikke er affald, skal Martin opbevare i 14 dage, med adresse på. EP laver et udkast til ophæng i opgangene, samt tjekke op GF fra 2011. EP laver opslag bliver i løber af uge 49. Enver sørger for at ML får adgang til ophæng. Side 2 af 6
5 Kælder/loftsrum: Martin er bedt fortsætte tømning samt lave optegning over antal kælder (er sket) og loftsrum, ledige og i brug. Procedure for at nye selv vælger loftsrum og beder Martin låse op. 6 Etablering af cykelkælder og tømme kælder/loftrum (ML+EP) Bestyrelse godkender plan om at bruge 3 rum 25-27, 20-22 og 136-138. Fortsætter 7 Hjørnelofter (ML+EP) Forsætter. Det eneste brugte hjørneloftrum er på BA/BP 8 Udvidelse af skralderum tilbud er underudarbejdelse (ML+AMS) Modtaget to tilbud stor prisforskel. (AMS + ML) danner overblik over tilbud til næste gang 7. januar. ML kommer med et tilbud. Tilbud på udvidelse af affaldshus, jf. mail d. 21/1-13 fra Jesper Friis. GODKEND 9 (Skorsten) bestyrelsen besluttede at igangsætte forslag 1, ML tager fat i håndværker Påbegyndes den 17. december. Arbejde er færdigt. ML tjekker arbejde og rykker for regning. (AFSLUTTET) 10 (duer) ML skriver til beboerne om de vil tømme og rengør. EP skriver til beboer, at de skal kontakte ML. Beboer har fået svar og ML tjekker fællesareal og støvsuger hvis nødvendigt. (afsluttet) 11 Tilbud på vaskemaskiner, jf. mail d. 15/1-13. Inden vi tager imod tilbud om vaskemaskiner vil Martin og Lars spørge Dorit om hun kan give et tal på, hvor mange vaske der er om måneden. 6. Økonomi: 1 (CH) Overtager Canon faktura (fortsætter). 2 (CH) opdatering af pc samt kobling på printer, samt køb af ny bærbar + router. CH undersøger hvad router og computer koster. Afventer modtagelse af (formands)kreditkort så køb af IT-udstyr på foretages. (fortsætter) 3 (LK) Dankort i stedet for formandskassen. LK kontakter Thomas om hævekort i stedet for formandskassen. LK har snakket med Thomas og han sætter i gang med et kort til formanden. Thomas informere om vigtigheden om kvitteringer og at man skal undgå at hæve kontant fordi det er svært at dokumentere hvad pengene er brugt til. Thomas undersøger om der er andre kort i omløb. 4 (LK) Har snakket med Asbjørn og han er med på at ordne vores hjemmeside, han siger en pris på 350 kr. pr. time før skat, bestyrelsen godkendte dette, LK og CH finder en dato for planlægning af formøde. LK og CH har afholdt møde med Asbjørn, og det er vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt, at udarbejdelsen af ny hjemmeside udføres fuldstændigt af Asbjørn. Vi afventer prisoverslag på arbejdet. Deadline 1. april. 5 (EP) Faktura videresendt fra Nadia på A4 konsulentydelse. Enver har haft korrespondancen. Enhver afventer svar fra Nadia. MNN har anmodet A4 Arkitekter om en nærmere specificeret faktura, som er modtaget. Bestyrelsen skal tage stilling til om vi vil betale. Vi har besluttet at betale fakturen. 6 (EP) (klage fra beboer) gør intet ved sagen, da det er en beslutning gammel bestyrelse har truffet. Grubbe har efterfølgende modtaget en stævning. Vil ikke betale regning så sagen vil ende i fogedretten (fortsætter) 7. Ejendom & vedligeholdelses sager: 1 (AMS) Brosten og vandskade: Brosten er udbedret og TV inspektion viser at der ikke er nogen skade på kloakken. Thomas er kontakt og har bedt os om at indsende dokumentation for Side 3 af 6
inspektionen. Vi venter på svar fra Thomas om opfølgning overfor kommunen ifm. Hvem der skal betale for udbedringen af brostenene. AMS ringer til Grube (Har snakket med Helene, hun undersøger sagen og vender tilbage) (Jeg har ringet til Helene igen, hun har ikke gjort noget endnu, men jeg rykkede hende i sagen, og hun vil gå videre med den til Thomas. Hun skriver til info@aagade.dk, så snart hun har svar.) 2 (LK) har overblikket over alle de dokumenter som skal lægges ind på hjemmesiden sammen med Helena. Det eneste dokument der skal laves er salgsproceduren. Jeg har lavet et forslag som ligger i google drev. Det sidste dokument der mangler er husorden + Indflyttermappen. 3 (LK) Altanprojekt, problemer med fremsendt design, uoverensstemmelse med oprindelig aftale. Thomas og Lars har korrespondance med altan.dk og følger op på problematikken. Martin har været rundt med repræsentant i alle lejligheder. Vi mangler opmåling i 3 lejligheder. Vi er nu oppe på 57 altaner og 4 fransk altaner. LK har haft løbende dialog omkring tegninger af altanerne, der er nu næsten styr på tegningerne og der kommer et lille nedslag i prisen på tilbuddet, 8. Gård: 1 (LK+IJK) Ventilation af betongruber. Beslutning afventer vurdering. Nadia taler med Inge. Opfølgning af 5-års gennemgang og genopretning af gårdprojektet. Der henvises til 5- årsgennemgangs referatet. (Afventer til frosten er ovre) 9. Erhverv: 1 (LK) Butik. Lejer har igen ikke betalt husleje. Anders skriver til Thomas og beder ham om at skrive til Ivan for at høre hvilket inventar lejer ønsker at sælge til ny lejer, og i øvrigt bede Thomas om at gøre lejer opmærksom på hvad hans muligheder er, hvis huslejen ikke bliver betalt. Bestyrelsen vil være behjælpelig med at finde ny lejer. (Anders, sag afventer Thomas) (LK og CH) tager kontakt til potentiel lejer. Beløbet på 32000 kr dækker hans juridiske forpligtelser i forbindelser med opsigelsen. 28 /2 2013 skal han aflevere nøglen. 2 (CH) Butik. Vi betaler halvdelen af udgiften til el efter aftale med Lejer. Arbejdet er udført, men afventer afregning. Lejere ønsker at få nedsættelse på kr. 1.700,- vi undersøger de andre butikkers husleje. LK kontakter omkring højvandslukker. Det er besluttet at de får afslag i huslejen, se punkt 7. 3 (LK+CH) Nye skilte til erhverv: To butikker har begge fået mundtlig tilsagn om at måtte opføre skilte, men kun midlertidigt. Der er dog også blevet malet ved butik. Han har fået at vide at det skal der søges om. Han vil søge snarest. Plan for ny facade diskuteres senere. (LK) skaffer tilbud på hvad det koster at rive facade ned + nyt skilte. Fremlægger tilbud næste møde 3. februar. Tilbud på maling af butiksfacader, jf. mail d. 31/1-13 fra Martin. Det vil komme til at koste 21000 + 30000 = 51000 + moms for de 6 butiksfacader. Martin undersøger det nye tilbud for 6 butiksfacader i stedet for 4 butiksfacader. 4 (LK+CH) Butik: det skal afklares om det accepteres at der ikke bliver huslejenedsættelse ved vi får kælder udbedres så den kan bruges til arkiv. Der skal ansøges om der kan komme ny dør med glas Side 4 af 6
mod SK. (LK) undersøger mulighed for ny dør. Thomas synes det er en god idé at der kommer en glasdør i mod SK for at gøre baglokalet mere attraktivt. Vi kan bare sætte det igang. Der er tilbud på døren 11500 kr. + moms. De får nedslag i huslejen. 7000 kr. i husleje. GODKENDT. 5 (LK) (Andelshaver) mangler at indsende ansøgning på ombygning (blænding af dør) og fremlejekontrakt på erhvervslejemålet. Lars har skrevet til andelshaver om etableringen af blænding af dør er lovlig. 6 (LK+CH) Butik har skrevet, at de er velkomne til selv at finde en ny frisør. Bestyrelsen skal være opmærksom på at butik kun hæfter for husleje få måneder frem. Finder butik ikke selv en ny lejer, er det altså bestyrelsen der skal finde ny lejer. LK taler med Inge vedrørende reklame. Der skal stå : Pris, kvadratmeter og telefonnr, udlejes. Nuværende lejer har selv fundet en ny lejer til overtagelse af butik. 7 (LK) Thomas vil undersøge vores huslejer på vores erhverv, måske skulle vi nedsætte huslejerne så vi kan få den lejet ud. Thomas vender tilbage. 10. Beboer sager: 1 (AMS) (Lejer) Kommunens kontaktperson fortæller, at de gerne vil benytte det indhentede tilbud omkring gulvene, men de indhenter selv et forhåbentlig meget billigere tilbud på maling. Beløbsgrænser som kommunen skal overholde er 23.000 inkl. Moms for både gulv og maling af køkken. Anders har godkendt at arbejdet kan påbegyndes, afventer regning. (Martin har fået regning, og beløbet skal trækkes fra vedligeholdelses kontoen) AMS tjekker hos grubbe om der er trukket penge fra konto (Har snakket med Helene, hun kan ikke se at de er blevet trukket hendes vedligeholdelses konto, men det kan skyldes deres konvertering til et andet edb system - sagen er ikke afsluttet da der en måned efter samtale med Helene stadigvæk ikke er betalt for regning ) (Martin har været oppe og tjekke arbejdet, regningen er nu hos Grubbe, og betales. Sagen betragtes som afsluttet) 2 (MNN) Overbo har lavet hul i loft til badeværelse. Skaderne på hans loft. Michael skriver til overboen om at de er ved at lave bad. Vi kan ikke se at vi har modtaget ansøgning om ombygning og derfor skal de indsende ansøgning. Vi vil også gerne vide hvilke håndværkere de benytter, så vi kan tjekke deres autorisation. (MNN) kontakter beboer, Mangler dokumentation (afløb+rør) fra VVS-mand, undersøger godkendelse fra kommune herunder om vådrumssikring: beboer har kvittering. brev indeholder tidsfrist. Beboer har senest indsendt et dokument fra kommunen uden underskrift. Michael sender dokumentet tilbage til ham, og afventer fra kommunen. 3 (LK+IJK) 20% dækning af udgifter til væv samt afståelse af foreningens krav om godtgørelse af forbedringen af gulv ved salg. Thomas fremsender referat til bestyrelsen. Vi afviser forliget med mindre nye informationer kommer frem. Afventer stadig referat. Inge har henvendt sig om hvorvidt sagen betragtes som afsluttet. Inge er sat på sagen og der afventes en telefonmøde. LK kontakter IJK. 4 (LK+IJK) Nadia har i samarbejde med Inge givet tilladelse til diverse ombygninger og lovliggørelse af installationer. Nadia har givet Inge lov til at følge op overfor Thomas. LK kontakter Inge. Se mail fra 23. november fra Lena. Se mail fra Lena d. 4. januar vedrørende anmeldelse af badeværelse til Københavns kommune. Videresend til IJK 5 (AMS) Kan foreningen lægge ud for udgiften og opkræve over boligafgift? Bestyrelsen afslår. Vi beder Martin om at hjælpe beboer med at indhente flere tilbud for at se om det bliver billigere. Andres har skrevet et brev hvor han skal have udbedret installationerne og hvis han har brug for hjælp skal han tag kontakt til bestyrelsen. ML forsøger om han kan komme op og kigge på eltavlen.(martin har skaffet en håndværker til at give et tilbud, men beboer ville ikke lukke Side 5 af 6
håndværkeren ind- hvad gør vi nu?) Beboer vil nu sælge lejlighed, se under salg. Martin undersøger om El tavlen er i orden. 6 (CH) Kvittering for reparation af postkasse cylinder. fra den 18/9 2012. CH formulerer et brev til beboer. Bestyrelsen har besluttet, at hun får dækket omkostningen ved, at Martin ordner postkassen på 250 kr. som hun tidligere har fået tilsagn om. Det er ud fra overvejelsen, at hun ikke har fået tilladelse fra bestyrelsen til selv at bestille låsesmed. CH tager kontakt (afsluttet) 7 (EP) Flere klager modtaget på beboer. ÅGADE 1 (AMS) ÅG 140 2tv Solgt per 1/9. 2 (EP) ÅG 142, 2. tv. Solgt til per 1/10. 3 (EP) ÅG 140, 1.th. Overdragelse pr. 1/3-13, 4 (AMS) ÅG 140, 4.tv BORUPS ALLE 1 (LK) 33, st. tv: Fortsat til salg. 2 (CH) BA 29, 3tv: Vi afventer yderligere. 3 (LK) Borups Alle 25, 4th, Afventer at der findes en køber. Der er blevet rykket for den. 4 (LK) BA 27 1 tv opsigelse af lejelejlighed pr. 1.december 2012. 5 (MNN) BA 31 2. tv. Afventer Lejlighedsvurdering.(Køber har underskrevet salgsaftale, mangler pt. underskrift fra sælger) (afsluttet) 6 Nyt salg! BA 31, 1th annonceret på andelsbutikken.dk BORUPS PLADS 1 (MNN) BP 7st. tv Salg fortsætter 2 (MNN) BP 5, 2. th. Fortsætter 3 (AMS) BP 3, 4.tv. Lejlighedsvurdering modtaget + slået op på hjemmesiden. SKOTTERUPGADE 1 (EP+CH) SK 16, 2tv. salget overdraget fra Nadia. Afventer fra sælger. 2 (LK) SK 22, 2th Solgt. 3 (EP) SK 22, 3.th nyt salg. 4 (CH) SK 18, 2.tv. Lejlighedsvurdering modtaget. 11/12-12: 5 (EP) SK 16, 4.tv. Overdragelse pr. 1/5-13. 22/1-13 Side 6 af 6