- 1 - Udbudsregler for Bygge- og anlægsarbejder samt rådgiverydelser for Syddjurs Kommune

- 1 - Udbudsregler for Bygge- og anlægsarbejder samt rådgiverydelser for Syddjurs Kommune

- 2 - Indholdsfortegnelse Forord side 3 Udbudsregler for Bygge- og anlægsarbejder samt rådgiverydelser for Syddjurs Kommune side 3 Aftale for udbud af Bygge- og anlægsarbejder Syddjurs Kommune side 4 Aftale for udbud af bygningsvedligehold side 7 Regler for sikkerhedsstillelse side 8 Aftale for udbud af rådgiverydelser i Syddjurs Kommune side 9 Retningslinier for valg af entreprisemodel side 10 Retningslinier for prækvalifikation af tilbudsgivere side 13 Udbuds- og Entrepriseformer - definitioner side 14 Rådgiverydelser definitioner side 16

- 3 - Forord Team Ejendomme har i foråret 2008 udarbejdet udbudsregler for Syddjurs Kommune. Udbudsreglerne er godkendt af Syddjurs Kommune, Byrådet 27. nov. 2008. Udbudsreglerne er udarbejdet i henhold til gældende lovgivning og med henblik på at skabe et værktøj der giver klare regler for indhentning af tilbud for bygge- og anlægsarbejder samt rådgivning i Syddjurs Kommune. Reglerne er gældende for alle bygge- og anlægsopgaver i Syddjurs Kommune. Udbudsregler for Bygge- og anlægsarbejder samt rådgiverydelser for Syddjurs Kommune Aftalen er udarbejdet med baggrund i tilbudsloven 2005, lov nr. 338 af 18. maj 2005 samt ændringer, lov nr. 572 af 6. juni 2007, EU Udbudsdirektiver, gældende regler og aftaler m.v. Aftalen omhandler udbud indenfor området: Byggeri og anlæg Aftalen evalueres ved ændringer i gældende lovgivning eller beslutningsgrundlag.

- 4 - Aftale for udbud af bygge- og anlægsarbejder i Syddjurs Kommune. Med byggeudgift forstås nedenfor håndværkerudgifter inkl. uforudselige udgifter, men ekskl. udgifter til rådgivere og omkostninger. Alle beløb ekskl. moms. A Offentlig licitation Udbudsformen anvendes typisk ved større bygge- og anlægsarbejder, hvor der ønskes størst mulig konkurrence. Sagsgang: Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsform og tildelingskriterier. Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsresultatet. B Begrænset licitation med prækvalifikation Udbudsformen anvendes ved større bygge- og anlægsarbejder, hvor man, i modsætning til offentlig licitation ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere, ud fra en betragtning om, at de reelle konkurrenceforhold er sikret i komplicerede sager. Udbudsformen anvendes i udstrakt grad ved EU-udbud. Der prækvalificeres mellem 5 og 7 bydende på grundlag af oplysninger om deres økonomiske og tekniske formåen. Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave. Sagsgang: Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsform, prækvalifikationsmodel og tildelingskriterierne Det politiske fagudvalg orienteres om resultatet af prækvalifikationen Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsresultatet C Begrænset licitation uden prækvalifikation Udbudsformen anvendes ved bygge- og anlægsarbejder, hvor man, i modsætning til offentlig licitation ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere, ud fra en betragtning om, at de reelle konkurrenceforhold er sikret i den pågældende sag. 1. Der indbydes mellem 3 og 7 bydende. 2. De indbudte firmaer vælges ud fra følgende interne kriterier: - faglig kompetence - kapacitet - soliditet

- 5 - - samarbejdsevne - opgavefordeling - generelt Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave, inden denne udbydes. 3. mindst 1 af de bydende skal være et firma uden for det lokale område, jvf. Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven af 18 aug. 2005. 4. Ved vedvarende bygge- og anlægsvirksomhed indbydes ikke den samme kreds af virksomheder ved hvert udbud. Når kun bestemte virksomheder har praktisk mulighed for at udføre arbejdet, kan bestemmelserne i pkt. 3 og 4 fraviges. Sagsgang: Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsform og tildelingskriterier ved opgaver over 3 mio. kr. Fagområdet beslutter og orienterer det politiske fagudvalg om hvilke firmaer der skal indbydes til at afgive bud ved opgaver over 3 mio. kr. Fagområdet vælger, hvilke virksomheder der skal afgive bud efter dette regelsæt ved opgaver under 3 mio. kr. Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsresultatet ved opgaver over 3 mio. kr. D Underhåndsbud Underhåndsbud kan i.h.t. Tilbudsloven 12, indhentes på arbejder med en samlet værdi op til maks. 3 mio. kr. og 0,5 mio. for enkeltarbejder/entrepriser. Når den samlede værdi af ét arbejde/entreprise overstiger 150.000 kr., skal der indhentes mindst 2 underhåndsbud. Der kan maksimalt indhentes 3 underhåndsbud på det samme arbejde. Dog kan der indhentes et 4. underhåndsbud fra en tilbudsgiver dersom denne er udenfor det lokale område, jvf. Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven af 18 aug. 2005. Sagsgang: Fagområdet indhenter og antager tilbud i.h.t. til valgte udbudsform under for udsætning af at, tilbuddet ligger inden for den godkendte budgetmæssige ramme. E Rammeaftaler Tilbud indhentes i begrænset licitation eller underhåndsbud efter gældende regelsæt, fortrinsvis blandt lokale håndværkere. Fagområdet indhenter og antager tilbud i.h.t. til valgte udbudsform

- 6 - under for udsætning af at, tilbuddet ligger inden for den godkendte budgetmæssige ramme. F Partneringsaftaler Ved opgaver under den til enhver tid gældende EU tærskelværdi (pt. ca. 36,1 mio. kr.), indhentes tilbud i begrænset udbud med prækvalifikation efter dette regelsæt. Når opgaven er over EU tærskelværdien, indhentes tilbud i offentlig begrænset udbud efter EU`s Bygge- og Anlægsdirektiv og dette regelsæt. Sagsgang Det politiske fagudvalg godkender udbudsform og prækvalifikationsmodel Det politiske fagudvalg forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse Det politiske fagudvalg godkender tildelingskriterierne Det politiske fagudvalg forelægges udbudsresultatet til godkendelse G Totalentrepriser (herunder omvendt licitation) Udbudsmodellen anvendes ved større bygge- og anlægsopgaver, hvor ansvaret ønskes begrænset til kun en kontraktpart (totalentreprenøren). Ved opgaver under den til enhver tid gældende EU tærskelværdi (pt. ca. 38,4 mio. kr.) indhentes tilbud i begrænset udbud med prækvalifikation efter dette regelsæt. Når opgaven er over tærskelværdien indhentes tilbud i offentlig eller begrænset udbud efter EU`s Bygge- og anlægsdirektiv og dette regelsæt. Sagsgang: Det politiske fagudvalg godkender udbudsform og prækvalifikationsmodel Det politiske fagudvalg forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse Det politiske fagudvalg godkender tildelingskriterierne Det politiske fagudvalg forelægges udbudsresultatet til godkendelse

- 7 - Aftale for udbud af bygningsvedligeholdelse 1. Planlagt vedligeholdelse Ved arbejder med en samlet værdi op til 150.000 kr., kan der indhentes ét underhåndsbud. Ved arbejder over 150.000 kr. indhentes som minimum 2 underhåndsbud. Mindre udbud kan gennemføres med et minimum af udbudsmateriale. 2. Akut vedligeholdelse Udføres som hovedregel af bygningens sædvanlige håndværkere i regning, hvis arbejdets samlede værdi ikke overstiger 150.000 kr. Ved arbejder over 150.000 kr. indhentes som minimum 2 underhåndsbud. Mindre udbud kan gennemføres med et minimum af udbudsmateriale.

- 8 - Regler for sikkerhedsstillelse Almindelige Betingelser (AB 92) kræver, at sikkerhedsstillelsen skal svare til 15 % af kontraktsummen og at sikkerheden nedskrives til 10 % ved afleveringstidspunktet. Sikkerhedsstillelsen nedskrives til 2 % ved 1-års eftersynet og frigives helt i forbindelse med 5-års eftersynet. Syddjurs Kommune har fastsat følgende bestemmelser om sikkerhedsstillelse: Ved vedligeholds- og anlægsarbejder op til 300.000 kr. vurderes behovet for sikkerhed i den konkrete entreprise. Herunder vurderes, om sikkerhedsstillelsen kan nedskrives til 0 kr. efter aflevering eller godkendt 1-års gennemgang. Ved vedligeholds- og anlægsarbejder over 300.000 kr. kræves altid sikkerhed i henhold til AB 92. Ved arbejder hvor den krævede sikkerhedsstillelse er under eller ved nedskrivning er under 10.000 kr. bortfalder sikkerhedsstillelsen. Alle beløb er ekskl. moms Ønskes der ikke sikkerhed, skal det fremgå af udbudsmaterialet.

- 9 - Aftale for udbud af rådgiverydelser i Syddjurs Kommune Før en rådgivningsopgave udbydes, undersøges muligheden for intern rådgivning med udgangspunkt i Team Ejendommes funktioner indenfor opgaven. Rådgivning i forbindelse med kommunale bygge- og anlægsopgaver i Syddjurs Kommune udbydes i.h.t. gældende regler EU regler og Tilbudsloven. Minimum 1 rådgiver alt efter opgavens karakter for rådgiverydelser op til 200.000 kr. Minimum 2 rådgivere alt efter opgavens karakter og anlægssum for rådgiverydelser over 200.000 kr. og op til 500.000 kr. Over 500.000 kr. udbydes opgaven i henhold til Tilbudsloven efter forudgående annoncering. Over EU s tærskelværdi på 1,57 mio. kr. i henhold til Udbudsdirektivet. Rådgivere til den konkrete opgave vælges ud fra følgende interne kriterier: faglig kompetence aktuelle referencer kapacitet eventuelle ønsker om rådgivervalg fra fagforvaltningerne opgavefordeling - generelt Dokumentationsmaterialet kan suppleres med interviews af firmaerne. Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave. Ved opgaver, som kræver specialistviden, kan underhåndsbud indhentes fra rådgivere uden for lokalområdet. Sagsgang, byggeri og anlægsprojekter - rådgiverydelser Fagområdet vælger hvilke rådgivere, der skal afgive bud efter dette regelsæt Det politiske fagudvalg orienteres om udbudsresultatet EU-udbud Der anvendes som hovedregel begrænset udbud, hvor 5 rådgivere efter en forudgående prækvalifikationsrunde opfordres til at afgive bud. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige bud. Sagsgang Det politiske fagudvalg godkender prækvalifikationsmodellen Det politiske fagudvalg forelægges resultatet af prækvalifikationen til godkendelse Det politiske fagudvalg godkender tildelingskriterierne Det politiske fagudvalg forelægges udbudsresultatet til godkendelse

- 10 - Retningslinier for valg af entreprisemodel Fagentreprise Anvendes ved såvel større som mindre opgaver, hvor der ønskes sikring af projektets indhold og udformning, samt detaljeret styring af projektet. Modellen giver, alt efter opgavens omfang, op til ca. 15 kontraktparter hvilket medfører, at der er en betydelig risiko for, at der opstår tvister mellem 2 eller flere af parterne. Ansvaret for projektering, byggestyring og tilsyn påhviler bygherren, hvorfor modellen er attraktiv for mindre håndværksvirksomheder som ofte ikke besidder de nødvendige forudsætninger for at indgå som hoved- eller totalentreprenør. Entreprisemodellen kræver detaljeret styring af projektforløbet, i såvel planlægnings-, projekterings- og udførelsesfasen, hvorfor større projekter alt efter opgavens karakter kræver ekstern rådgiverbistand. Der må trods medvirken af ekstern rådgiver påregnes afsat væsentlige interne ressourcer til byggestyring ved denne entrepriseform. Fagentreprise kan anvendes ved alle udbudsformer herunder EU-udbud, men udbudsformen er ofte brugt ved begrænset udbud med eller uden prækvalifikation eller underhåndsbud. Disse udbudsformer muliggør, at der indlægges en vurdering af entreprenørernes tekniske- og økonomiske formåen i forbindelse med tilbudsindhentningen. Tildelingskriteriet er enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud.. Hovedentreprise / storentrepriser Udbudsformen anvendes ved såvel større og mindre opgaver og ved opgaver hvor risiciene for tvister ønskes begrænset til ganske få kontraktparter, og når egne ressourcer til byggestyring ønskes reduceret. Ansvaret for projektering og tilsyn er bygherrens, mens ansvaret for byggestyringen ligger hos hovedentreprenøren. Entrepriseformen er dog også velegnet til mindre opgaver, eksempelvis ombygnings- og renoveringsopgaver, hvor byggestyringen med fordel varetages af en hovedentreprenør frem for af bygherren eller dennes rådgiver.

- 11 - Hovedentreprise/storentreprise kan anvendes ved alle udbudsformer herunder EU-udbud. Udbudsformen vil normalt betyde at bygherren skal bruge mindre ressourcer på tilsyn og byggestyring. Tildelingskriteriet er enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud.. Totalentreprise Anvendes ved opgaver, hvor prisen ønskes kendt og fastlåst inden projekteringen igangsættes, og hvor egne ressourcer til projektering og byggestyring ønskes reduceret. Udbudsformen anvendes fortrinsvis ved større opgaver, men er også velegnet til mindre opgaver, da placering af ansvaret for projektering, tilsyn og byggestyring ved totalentreprenøren sikrer entydigt ansvarsplacering. Entrepriseformen kræver et velbearbejdet byggeprogram med funktionsmæssige, arkitektoniske og tekniske kravspecifikationer som grundlag for licitationen, dersom man ønsker at kende projektet, vide hvad man får. Denne sikring kræver afsatte ressourcer til udarbejdelse af byggeprogram. Totalentreprise kan anvendes ved alle udbudsformer, herunder EU-udbud. Udbudsformen kræver at bygherre leverer et velbearbejdet byggeprogram, til gengæld skal der bruges færre ressourcer på byggestyring. Tildelingskriteriet vil altid være det økonomisk mest fordelagtige bud og ofte med en forudgående forhandling om de modtagne tilbud. Omvendt licitation (totalentreprise) Som totalentreprise, dog med den forskel at projektet udbydes i forhold til en fastlagt anlægssum, som giver de bydende mulighed for at fremkomme med egne projektforslag, hvilket giver bygherren mulighed for at få alternative projektløsninger at vælge mellem. Tildelingskreteriet ved omvendt licitation vil være efter en af bygherren i forvejen fastlagt model, vægtet i forhold til bygherrens prioritering af eksempelvis økonomi, funktion, arkitektur m.v. Partnering Anvendes ved opgaver hvor risiciene for tvister og budgetoverskridelser søges elimineret ved indgåelse af en samarbejdsaftale mellem alle byggesagens partnere. Herved etableres et forpligtende samarbejde. Der vil typisk være tale om komplicerede opgaver med en større anlægssum. Ansvaret for projektering, tilsyn og byggestyring påhviler teamentreprenøren.

- 12 - Partnering vurderes af nogle, at være den mindst risikofyldte entrepriseform. Erfaringerne viser dog, at dette kræver omhyggelig styring af såvel planlægnings- og byggeprocessen, herunder udførligt dokumentationsmateriale ved indgåede aftaler. Entrepriseformen kræver forholdsvis flere ressourcer afsat af bygherren til afklarings- og styringsprocessen. Udbudsformen er begrænset udbud med prækvalifikation. Tildelingskriteriet vil altid være det økonomisk mest fordelagtige bud og ofte med en forudgående forhandling om de modtagne tilbud. Under kontraktforhandlingerne skal det afdækkes hvilke arbejder entreprenøren agter at udføre, og hvilke han vil lade udføre af underentreprenører. I den forbindelse skal der afklares, hvordan underentrepriserne påtænkes udbudt og blandt hvilke håndværkere. Der skal fastlægges procedure for kvalitetssikring herunder udførlig dokumentation af indgåede aftaler, afledte konsekvenser, og ansvarsfordeling.

- 13 - Retningslinier for prækvalifikation af tilbudsgivere De bydende udvælges på grundlag af oplysninger om disses økonomiske og tekniske formåen for at sikre, at disse er i stand til at udføre opgaven. Virksomhedens økonomiske formåen kan godtgøres ved f.eks.: Bankoplysning om virksomhedens soliditet eller ved Fremlæggelse af årsregnskaber for de sidste 5 år. Perioderegnskab for tiden fra det sidste regnskabsår. Virksomhedens tekniske formåen kan godtgøres ved f.eks.: En liste over de betydeligste arbejder for de seneste 5 år Redegørelse for virksomhedens erfaringer med tilsvarende arbejder Oplysninger om virksomhedens håndtering af miljøforhold Redegørelse for virksomhedens antal beskæftigede og disses uddannelsesog ansættelsesforhold Virksomhedens kvalitetsstyringssystem Redegørelse for virksomhedens arbejdsmiljøforhold Prækvalifikationen evalueres ved, at vægte de enkelte kriterier i forhold til hinanden og ved at give de enkelte virksomheder karakter (point) for det fremsendte dokumentationsmateriale. Det er vigtigt, at karakterskalaen tilpasses den enkelte opgaves sværhedsgrad og kompleksitet.

- 14 - Udbuds- og Entrepriseformer Definitioner Udbud af bygge- og anlægsopgaver kan foregå på følgende måder: Offentlig licitation Begrænset licitation, med eller uden prækvalifikation Underhåndsbud - Offentlig licitation vil sige, at en ubestemt kreds af firmaer opfordres til at byde ved bekendtgørelse i dagspressen eller elektroniske medier. Alle, der ønsker det, skal have tilsendt udbudsmaterialet (tegninger og beskrivelse) og have mulighed for at afgive tilbud. - Ved begrænset licitation med prækvalifikation indkaldes mulige bydende ved en bekendtgørelse i dagspressen eller elektroniske midler. Der udvælges herefter mellem 5 og 7 bydende på grundlag af dokumenterede oplysninger om deres økonomiske og tekniske formåen. - Ved begrænset licitation uden prækvalifikation skal indbydes minimum 3 bydende, men normalt typisk mellem 4 og 7 bydende, hvoraf mindst 1 af de indbudte skal være en ikke lokal virksomhed. Tildelingskriteriet ved offentlig eller begrænset udbud er enten 1. det laveste bud eller 2. det økonomisk mest fordelagtige bud hvor tilbudene vurderes under hensyntagen til forskellige kriterier, som varierer efter den pågældende opgave, f.eks. pris, byggetid, driftsomkostninger og påvirkninger af miljøet. - Ved underhåndsbud forstås bindende tilbud, der ikke indhentes ved licitation. Der kan maksimalt indhentes 3 underhåndsbud på det samme arbejde, dog kan der indhentes et 4. bud, hvis det sidste underhåndsbud kommer fra en tilbudsgiver uden for lokalområdet. Tildelingskriteriet ved underhåndsbud er enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud. Når kriteriet for tildeling af ordren er det økonomisk mest fordelagtige bud, kan udbyderen forhandle med op til 3 tilbudsgivere. Når kriteriet er det laveste bud må der kun forhandles med lavestbydende. Et udbud kan opdeles i flere fagentrepriser (f.eks. murer, tømrer, VVS, maler m.v.), der udbydes hver for sig. Alternativet til udbud i fagentrepriser er enten hovedentreprisen, hvor hele anlægsarbejdet udbydes under ét, eller totalentreprisen, hvor både hele anlægsarbejdet og rådgivningen (projekteringen) udbydes under ét. En variant er storentreprisen, hvor flere mindre fagentrepriser udbydes som én samlet entreprise. Bygge- og anlægsarbejder af samme karakter kan udbydes i licitation med henblik på indgåelse af en rammeaftale mellem udbyder og en virksomhed.

- 15 - En rammeaftale må højst gælde for en periode på 4 år. Ved en omvendt licitation prækvalificeres mellem 5 og 7 totalentreprenører til at give bud på, hvordan en opgave kan løses indenfor en given budgetmæssig ramme. Man indgår herefter kontrakt med den totalentreprenør, hvor man får flest mursten for pengene. Et bygge- og anlægsarbejde kan udbydes ud fra et fælles mindstekrav om at indgå i et forpligtende samarbejde, en såkaldt partneringsaftale. Partneringsaftalen indgås mellem bygherre, rådgivere og entreprenør med f.eks. udformning af fælles mål, incitamentsaftaler, åbne regnskaber og brug af mere tillidsprægede relationer, hvor alle aktører forsøger at medvirke til, at tvister undgås. Ved bygge- og anlægsprojekter over tærskelværdien (for tiden 38,4 mio. kr.) gælder EU s Bygge- og Anlægsdirektiv frem for Tilbudsindhentningsloven. Disse regler giver valgfrihed mellem offentligt og begrænset udbud, mens der er forskellige tidsfrister alt efter udbudsformen. Udbud i Syddjurs Kommune skal desuden sikre arbejdsmiljømæssige, sociale og etiske krav til produktion af varer og tjenesteydelser, herunder at der foretages en vurdering af leverandørerne og deres eventuelle underleverandører.

- 16 - Rådgiverydelser Definitioner Ved udbud af rådgiverydelser over den til enhver tid gældende tærskelværdi (pt. ca. 1,44 mio.kr.) gælder EU s Tjenesteydelsesdirektiv. Tjenesteydelsesdirektivet har fire udbudsformer: Begrænset udbud Offentligt udbud Udbud efter forhandling Projektkonkurrence Der findes ingen standardbetingelser for udbud af rådgiverydelser under den til enhver tid gældende tærskelværdi. Dog er der, jvf. Tilbudslovens afsnit II - vare- og tjenesteydelser, annonceringspligt for ikke EU-udbudspligtige kontrakter med en værdi på over 500.000 kr. Begrænset udbud vil sige, at kun virksomheder, der bliver opfordret dertil, kan afgive bud. Normalt udvælges 4-6 rådgivere efter en forudgående prækvalifikationsrunde til at afgive bud. Udvælgelse af rådgiver blandt de bydende sker efter tildelingskriterier fastsat af bygherren. Tildelingskriteriet kan enten være det økonomisk mest fordelagtige bud eller den laveste pris. I det første tilfælde opstilles der ud over prisen yderligere udvælgelseskriterier i prioriteret orden og/eller med indbyrdes vægtning. Offentligt udbud betyder, at alle interesserede kan afgive bud. Metoden er ikke egnet ved arkitekt- og ingeniørydelser, hvor tilliden til rådgiverne spiller en særlig rolle. Udbud efter forhandling betyder at aftalens vilkår forhandles med en eller flere udvalgte tilbudsgivere. Fremgangsmåden kan kun anvendes i særlige undtagelsestilfælde, f.eks. hvis de afgivne bud ved et tidligere udbud er uantagelige. Projektkonkurrence. En opgave kan endelig også udbydes som en med et begrænset antal deltagere. Aftalen om den videre projektering kan herefter forhandles med vinderen af konkurrencen uden fornyet udbud. Projekteringsydelsen udbydes efter normal praksis på baggrund af et program, og at laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud antages.