Referat Kultur- og Trivselsudvalget Møde nr.: 3/2013 Dannet den: Tirsdag den 19-03-2013 Mødedato: Mandag den 18-03-2013 Mødetidspunkt: 17:00-18:40 Mødested: Hækkerupsvej 1 Medlemmer Henrik Hvidesten (HHV) V Jan Jakobsen (JJ) Ø Daniel Nørhave (DN) O Torben Lollike (TLO) B Gunnar Christiansen (GC) A Kim Bonde (KB) A Per Roos (PR) V Fraværende Jan Jakobsen (JJ) Ø Bemærkninger
Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side
2. Sportshal på Campus - licitationsresultat...4 3. Ekstra bevilling til etablering af boldbane i Gyrstinge...8 4. Ringsted Kongrescenter: Fremtidig organisering og økonomi...11 5. Køb af intern markedsføring til landevejsløb arrangeret af Team Cycling Ringsted...14 6. Budgetproces budget 2014 - Kultur- og Trivselsudvalget...16 7. Orientering fra formand og forvaltning Marts 2013...20 Åben sag Sagsid: 10/639 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Godkendt. Ej til stede: Jan Jakobsen
2. Sportshal på Campus - licitationsresultat Åben sag Sagsid: 12/30977 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Licitation - sportshal på Campus (39709/13) 2 (Lukket bilag) 3 Tidsplan - sportshal på Campus (36658/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet behandlede sagen den 9. marts 2009 og vedtog etableringen af en sportshal på Campus området. Ved byrådsmødet d. 18. januar 2013 blev anlægsbevilling på 26,9 mio. kr. frigivet. Der har den 4. februar 2013 været afholdt licitation på projektet. Licitationsresultatet overstiger det afsatte beløb i budgettet. På baggrund af licitationsresultatet skal der træffes beslutning om projektets videre forløb. X Beskrivelse af sagen Baggrund Budgettet for opførelsen af Sportshal på Campus har en størrelse, der kræver, at tildelingen af rådgiverydelsen skal foregå ved et EU-udbud. Dette projektforløb og tidsplan har været således: Udbudsbekendtgørelsen om prækvalifikation af totalrådgiverydelsen publiceret i januar 2012. Der indkom i alt 33 anmodninger fra rådgiverteams om kvalifikation Ud fra bekendtgørelsens kriterier blev 5 rådgiverteams udvalgt til konkurrence i april 2012. De 5 teams udarbejder tilbud efter Campushal program af 12. april 2012. Konkurrenceprogrammet er udarbejdet af følgegruppen og vedtaget i KTU ved mødet d. 23. april 2012. Konkurrenceprogrammets tildelingskriterier er udformet med udgangspunkt i Udbudsog Indkøbspolitik for Ringsted Kommune 2012-2014. Efter programmets kriterier tildeler Ejendomsstaben i august 2012 opgaven til:
Christensen & Co Arkitekter Totalrådgiver Grontmij Ingeniører underrådgiver Marianne Levinsen Landskabsarkitekt underrådgiver Rådgiverteam laver projektforslag og hovedprojekt i samarbejde med følgegruppen. Udbudsmaterialet udsendt i uge 2, 2013. Licitation afholdt den 4. februar 2013. Byggestart marts 2013 Aflevering december 2013 Resultat Licitationsresultatet, bilag 1, udviser en overskridelse af anlægsbudgettet, og projektet kan derfor ikke umiddelbart gennemføres uden, at der foretages en justering og at der eventuelt gives en tillægsbevilling. Alternativt kan det udbudte projekt stoppes, og opgaven kan udbydes som omvendt licitation med det budgetterede beløb på 20 mio. kr. som kontraktsum. I det samlede budget er der derudover afsat midler til etablering af ny adgangsvej samt til dækning af omkostninger ved tilslutning, byggetilladelser og til rådgivere, i alt 6,9 mio. kr. Model A Følgegruppen har gennemgået licitationsmaterialet med henblik på at nedbringe overskridelsen. Der er i udbudsmaterialet indeholdt mulige ønsker, der ikke har været beskrevet i programmet. Ønskerne kan derfor udelades. Samtidig har tilbudslisten punktet reguleringsposter. Det er priser på andre typer materialer, farver eller anden type opbygning, som giver mulighed for at lave besparelser, uden det går udover kvalitet eller funktion. Følgegruppen har anvist et forslag til besparelse med en overskridelse, bilag 2, der giver mulighed for en tilfredsstillende realisering af projektet. Det er dog forvaltningens vurdering, at det er nødvendigt at undgå enkelte af følgegruppens foreslåede besparelser for at sikre bygningen en bedre driftsøkonomi. Det betyder blandt andet, at hallen opføres efter det kommende bygningsreglement BR15, der indeholder krav om yderligere reducering af energiforbruget i forhold til det gældenden BR10. Model B Den anden mulighed er at udbyde opgaven som omvendt licitation. Det er en totalentreprise, hvor udbuddet sker på baggrund af et specificeret udbudsmateriale og en fastlagt maksimal kontraktsum. Konkurrenceparameteren er hvilket tilbud, der vil give mest muligt for pengene. For at kunne udbyde opgaven på ny skal det igangværende projekt standses og den indgåede rådgiveraftale annulleres. Tidsplan Model A - Hvis der gives en tillægsbevilling, vil det betyde, at byggeriet kan starte medio april. Tidsplanen vil på grund af den politiske behandling blive forlænget med 2 måneder. Model B - Hvis projektet skal udbydes som omvendt licitation, vil det udover den politiske behandling, give en fornyet udbudsrunde samt en ny projekteringsperiode. Det betyder, at
opstart på byggeriet tidligst kan blive i oktober 2013. Således vil terræn- og kloakarbejdet samt arbejdet med råhus være i perioden med vinterforanstaltning. En detaljeret tidsplan fremgår af bilag 3. Høring For projektet er der nedsat en følgegruppe bestående af: Rektor for Ringsted Gymnasium Medlem af Folkeoplysningsrådet Idrætskonsulenten ved Skoler og Dagtilbud Administrator for fritidsbrugere, Kultur og Fritid Projektleder hos Ejendomsstaben Følgegruppen har deltaget i udfærdigelsen af programmet for hallen og har løbende fået forelagt projektet. Følgegruppen har i januar gennemgået projektet sammen med det nye, udpegede medlem fra Folkeoplysningsrådet. Efter licitationen har denne følgegruppe holdt møde torsdag d. 7. februar 2013 møde og gennemgået licitationsmaterialet med henblik på at nedbringe overskridelsen ved en tilpasning af projektet. Følgegruppen har udarbejdet et sparekatalog og anbefaler projektet til gennemførelse med denne revision. Bilag 2. Økonomi For de beskrevne 2 modeller gælder følgende økonomiske konsekvenser. Model A Ved at foretage en tilretning af det udbudte projekt vil overskridelsen kunne reduceres, men det vil for at realisere model A være nødvendigt med en tillægsbevilling på 2,066 mio. kr. Model B Med model B er forudsætningen, at den økonomiske ramme for anlæg er låst. En mulig ændring kan komme i byggeriets udformning og størrelse. Allerede afholdt udgifter på 1,82 mio. kr. til rådgiver og øvrige projektrelaterede ydelser er tabt. Vurdering Det er Teknisk Forvaltnings vurdering, at model A stadig er en optimal løsning i forhold til de opstillede krav i programmet, da projektet bliver gennemført med forsinkelse på to måneder, mens model B som minimum vil betyde yderligere et halvt års forsinkelse. projektet rummer de ønskede funktioner og samtidig bliver bygget efter BR15, med de dertil hørende skærpede energikrav tillægsbevillingen sikrer et projekt ud fra de ønskede kriterier med en fornuftig driftsøkonomi Model B vil indebære, at de allerede anvendte midler til rådgivning er tabt og den senere opstart på byggeriet vil kræve, at der fra anlægssummen reserveres et beløb til vinterforanstaltning.
Indstilling Konstitueret Teknisk direktør indstiller til Kultur- og Trivselsudvalget: at udvalget tager orienteringen til efterretning Konstitueret Teknisk direktør indstiller til Plan- og Boligudvalget: 1. at udvalget vælger model A. 2. at der gives en tillægsbevilling på 2,065 mio. kr. til model A, der finansieres af anlægspuljen for 2014. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Taget til efterretning med bemærkning om, at der findes økonomi til at hallen opgraderes til 750 personer i stedet for de nuværende 150 personer. Ej til stede: Jan Jakobsen
3. Ekstra bevilling til etablering af boldbane i Gyrstinge Åben sag Sagsid: 08/14153 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet vedtog den 12. december 2008 at: x Byrådet i medfør af Lokalplanlovens 47 beslutter at ekspropriere arealet omfattet af lokalplan 176, såfremt en frivillig aftale ikke kan opnås med ejeren. arealerne søges erhvervet for en pris på max. 1.100.000 kr. Forvaltningen bemyndiges til at føre forhandling herom med udgangspunkt i vedlagte købssaftale. Der er givet en samlet anlægsbevilling på 2,1 mio. kr., til dækning af erhvervelse af arealet samt anlæggelse af boldbane, her af er der brugt knap 380.000 kr. til sagsomkostninger, og de er ca. 1,7 mio. kr. tilbage. Der skal i denne sag tages beslutning om at give en tillægsbevilling, således at anlæg af boldbane kan fuldføres. Beskrivelse af sagen Der har uanset flere forhandlinger ikke været muligt at opnå enighed med ejeren af arealet om afståelse, selvom dette kunne foregå på ekspropriationslignende vilkår til en pris på 100 kr. pr. m2.forvaltningen iværksatte derfor med hjemmel i planlovens 47 og Byrådets beslutning proces om ekspropriation. Det er endvidere ikke lykkedes at finde alternative arealer til etablering af boldbanerne. Som led i ekspropriationen blev der afholdt åstedsforretning den 5. maj 2010. Der henvises til vedlagte indstilling fra landinspektøren samt protokol for åstedsforretningen med forligstilbud og kort. Lodsejer havde ved forretningen flere indvendinger, der alle er afvist eller henvist til behandling ved klageinstans, jfr. indstillingen. Ligeledes afviste lodsejer det skitserede erstatningsforslag på 40 kr. pr. m for erhvervet areal og 119.545 kr. for øvrige ulemper, ialt ca. 556.000 kr. De nævnte satser og principper er fastsat ud fra praksis i lignende sager, jfr. protokollen som er vedlagt i bilag.
Som nævnt ovenfor er ikke lykkedes at finde andre arealer så forretningen kunne undgås. Vedr. behovet for banerne oplyser Børne- og Kulturforvaltningen følgende: Klubben i Gyrstinge har pt. ca. 40 medlemmer under 25 år og ca. 10 medlemmer over 25 år, der spiller fodbold. Dette tal er noget lavere end tidligere, og det vurderes at det skyldes at klubben i en længere periode, i forbindelse med bygning af Landsbyhuset, ikke har haft en fodboldbane. I stedet har de haft lånt og anvendt en lokal mark. Klubben giver udtryk for, at der er flere medlemmer på vej og at der derfor er behov for fodboldbanen. Landsbyhuset har ligeledes tilkendegivet, at fodboldbanen er central for at give rimelige udenoms forhold, så landsbyhuset og udearealer spiller sammen. Høring Ingen Økonomi Ved Byrådets beslutning i december 2008 bevilgedes en ramme for køb af arealet på 1,1 mio. kr. svarende til 100 kr. pr. m². En standard fodboldbane har målene 102 x 65 meter, hertil skal tillægges minimum 5 meter friareal hele vejen rundt. I alt et arealbehov på minimum 8.400 m 2.( 9.000 m 2 ) I forbindelse med anlæggelse af en græsfodboldbane, så anbefales det at baneareal bliver drænet og at eksisterende muldlag bliver tilført egnet vækstlag. Anslået pris indbefatter indeholder også udgifter til dræning og vækstlagssupplement. Ca. 1.4 mil. kr. ekskl. Moms Den nyværende anlægsbevillling dækker ikke både arealerhvervelse samt anlæg af boldbane, der er en difference på 0,8 mio. kr. Vurdering Det er Børne- og Kulturforvaltningens vurdering, at det nuværende medlemstal ikke giver anledning til udbygning af boldbaner. Men det skal understreges, at det lave medlemstal kan skyldes, at fodboldklubben har været helt uden boldbane i forbindelse med bygning af Landsbyhuset. Hvis man sammenligner de udendørs idrætsfaciliteter i Gyrstinge med de tilsvarende faciliteter i andre landsbysamfund i Ringsted, kan det fastslås, at Gyrstinges faciliteter ikke helt er på samme niveau. Der er ikke finansiering i år til at dække de øgede anlægsomkostninger. Såfremt det politisk stadig ønskes at etablere boldbanen, skal det prioriteres som anlægsønske i forbindelse med budget 2014. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller, at etablering af boldbane i Gyrstinge skal indgå som anlægsønskeforslag i forbindelse med budget 2014.
Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Godkendt. Ej til stede: Jan Jakobsen
4. Ringsted Kongrescenter: Fremtidig organisering og økonomi Åben sag Sagsid: 13/5915 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Notat af 12 februar 2013 om Ringsted Kongrescenter.docx (41389/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kongrescenter (RK) har i de seneste 5 år gennemgået en markant udvikling i aktivitetsniveau og serviceydelser. Med denne sag lægges op til en diskussion og beslutning vedrørende RK s juridiske og økonomiske grundlag. Beskrivelse af sagen Ringsted Kongrescenter (RK) har i de seneste 5 år gennemgået en markant udvikling i aktivitetsniveau og serviceydelser. Det gælder kulturformatet, hvor antallet af forestillinger er steget fra 30-40 til 60-70 om året og tilsvarende også for antallet af kurser og konferencer med RK som fysisk ramme. Hertil kommer et øget salg af koncertbuffeter inden forestilling og lancering af nye produkter f.eks. koncertweekend i samarbejde med Scandic Ringsted og Ringsted Outlet Center. Som kommunal institution drives RK s aktiviteter dels med hjemmel i erhvervsfremmeloven og dels med hjemmel i kommunalfuldmagten. Med det øgede aktivitetsniveau er det hensigtsmæssigt, at få afdækket, om RK s virksomhed stadig kan rummes inden for disse regler. Forvaltningen har derfor bedt Horten Advokater om en vurdering. Da den årlige kommunale budgetramme til RK kun udgør godt 10% af RK s samlede brutto-omsætning er Horten Advokater også blevet bedt om at vurdere, om det er hensigtsmæssigt at RK forsat organiseres som en kommunal institution. RK s økonomi har til stadighed været under pres. I perioden 2007-2011 har RK - ud af en samlet brutto-omsætning på 80 mio. kr. - genereret et underskud på godt 2 mio. Underskuddet afdrages med virkning fra 2012 med kr. 400.000 om året. I 2011-2012 har RK gennemført en omfattende genopretningsplan med en realiseret positiv effekt på kr. 800.000 kr. i 2012. Alligevel må det konstateres, at RK indkasserer et underskud på godt 1,3 mio. kr. i det foreløbige regnskab for 2012. Den væsentligste årsag til underskuddet er nedgangen i forudbetalte billetindtægter, som faldt fra 3,3 mio. kr. ved årsskiftet 2011/2012 til 2 mio. kr. ved årsskiftet 2012/2013.
Der er således også behov for at få diskuteret og analyseret RK s økonomske driftsgrundlag med henblik på en varig og holdbar løsning. Overordnet organiseringsmodel for RK. I sin gennemgang (se bilag) peger Horten Advokater på 5 mulige modeller: Fortsat organisering som kommunal institution. Etablering af fond/selvejende institution Kommunalt ejet aktieselskab Aktieselskab i samarbejde med private aktører Bortsalg/privatisering. Det er Hortens vurdering at en fortsat organisering som kommunal institution vil være den mest realistiske og hensigtsmæssige for Ringsted Kommune. Kongrescentrets aktivitetsniveau og ydelser i forhold til de retlige rammevilkår. I forhold til RK s nuværende aktiviteter og ydelser har Horten Advokater blandt andet følgende over-ordnede anbefalinger og konklusioner (se bilag): At salget af drikkevarer og snacks m.m. søges bortforpagtet. At den nuværende aftale med Scandic gennemgås, blandt andet for at vurdere, om der er sket den fornødne konkurrenceudsættelse i forbindelse med aftalens indgåelse. At konferenceaktiviteterne ikke øges i forhold til det nuværende niveau. At aftalerne omkring kulturpartnerskab korrigeres, således at kulturpartnerne ikke længere har ret til eksponering på RK s hjemmeside. RK s Økonomi. RK s kommunale budgetramme for 2013 ligger på godt 2 mio. kr. I denne ramme er modregnet/fratrukket kr. 400.000 i afdrag på gælden for 2013. Andre musikhuse under Danske Koncert- og Kulturhuse med et sammenligneligt kulturformat og aktivitetsniveau modtager kommunale tilskud i rammen 3-5 mio. kr. om året (Musikhuset Albertslund kr. 4,1 mio., Tinghallen Viborg kr. 3,4 mio., Musikhuset Esbjerg kr. tal følger) Som udgangspunkt vil det ikke være realistisk at videreføre RK s nuværende kultur format med den nuværende tilskudsramme. Skal kulturformatet videreføres vil det forventet kræve tilførsel af yderligere 1 mio. kr., som vil kunne udmøntes via eftergivelse af gælden (svarende til kr. 400.000 om året) og en forhøjelse af budgetrammen med yderligere kr. 600.000. Alternativet vil være en væsentlig reduktion på op til 20-30 forestillinger om året. Hermed vil Ringsted og RK indenfor et kort årrække miste sin status som regionens førende musikhus. Høring Ingen.
Økonomi Ingen umiddelbare bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Forvaltningen vurderer, at RK bør fortsætte som kommunal institution. De alternative organiseringsmodeller vil ikke give større handlefrihed eller råderum. Modellerne aktieselskab i samarbejde med private aktører og bortsalg/ privatisering vurderes ikke realiserbare i forhold til de nuværende vilkår for kommerciel drift i det danske kulturmarked. Forvaltningen vurderer desuden, at Hortens anbefalinger bør følges, således at RK s drift kan videreføres indenfor gældende kommunalretlige rammer. Det er forvaltningens vurdering, at dette blandt andet betyder, at barsalget må søges bortforpagtet. Herudover er det forvaltningens vurdering, at det er mest hensigtsmæssigt at foretage et samlet udbud af madleverance og øvrige drikkevarer. Endelig vurderer forvaltningen, at anbefalingerne om, at konference-aktiviteterne ikke øges, og at de nuværende kulturpartneraftaler korrigeres, må følges. Ifølge oplysninger fra indkøbsafdelingen må det påregnes, at gennemførelsen af et EU udbud kan tage op til 18 måneder. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller: 1. At Ringsted Kongrescenter skal fortsætte som kommunal institution. 2. At Horten Advokaters anbefalinger følges, det vil sige: a) at Ringsted Kongrescenters drift videreføres i de eksisterende organisatoriske rammer b) at konferenceaktiviteten fastholdes på det nuværende niveau, c) at drikkevarer og madleverancen bringes i udbud, d) at kulturpartneraftalerne korrigeres i forbindelse med den årlige genforhandling. 3. At Ringsted Kongrescentrets behov for ekstra driftsstøtte indgår i ønskebudgettet for det kommunale budget i for 2014. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Under Beskrivelse af sagen mangler tallet fra Musikhuset Esbjerg. Tallet er 7,6 mio. kroner. 1. Anbefales godkendt. 2. Anbefales godkendt. 3. Anbefales godkendt. Ej til stede: Jan Jakobsen
5. Køb af intern markedsføring til landevejsløb arrangeret af Team Cycling Ringsted Åben sag Sagsid: 11/34866 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Køb af intern markedsføring til cykelløb arrangeret af Team Cycling Ringsted. Beskrivelse af sagen Team Cycling Ringsted (TCR) afholder deres årlige landevejsløb søndag, den 21. april 2013. I 2012 var løbet en del af Danmarks Cykel Unions Post Cup-løb. Dette er ikke muligt i 2013 pga. DCUs terminer. Løbet som TCR afholder, er stadig et landevejsløb for hele den danske elite fra de yngste på 9-10 år til de ældste deltagere som har rundet 70 år. Til løbet forventes der ligesom år omkring 700 deltagere. Deltagerne forventes at komme fra Danmark, Sverige og Norge, da Herning også har et internationalt løb om lørdagen (dagen før). Løbet vil blive afviklet med hjælp fra omkring 100 frivillige. Foreningen har fremsendt budget for dagen: Udgifter DCU, løbsafregning 9.500,00 Leje af dommervogn 3.800,00 Transport, dommervogn 800,00 Pengepræmier 12.000,00 Pokaler 2.941,00 Blomster 875,00 Bånd 1.200,00 Program 6.200,00 Annoncer 5.000,00 Madpakker mv. til hjælpere 10.000,00 X
Benløse Frivillige Brandværn 5.500,00 Leje af pølsevogn 1.625,00 Afspærring, Vej og Park 8.671,00 MC-klubben 600,00 Biler til førerbiler 12.000,00 Diverse 2.000,00 Udgifter i alt 82.712,00 Indtægter Startgebyr fra deltagere 36.250,00 Diverse salg 3.000,00 Sponsorindtægter 37.000,00 Indtægter i alt 76.250,00 Budgetteret underskud 6.462,00 TCR anmoder om, at der købes markedsføring for 30.000 kroner. Høring Ingen. Økonomi Ingen budgetmæssige konsekvenser. Der er 55.000 kroner tilbage på kontoen for intern markedsføring. Vurdering I 2010 og 2011 modtog TCR 12.000 kroner i tilskud til løbet. I 2012 købte Kultur- og Trivselsudvalget intern markedsføring for 20.000 kroner. Det er vurderingen, at 2013-løbet vil have en mindre markedsføringsværdi, idet løbet ikke er en del af Post Cup-løbet. Indstilling Direktør for Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at der købes markedsføring for 15.000 kroner, og at Kultur- og Fritidsafdelingen indgår aftale med TCR om markedsføring af Ringsted Kommune. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Godkendt. Ej til stede: Jan Jakobsen
6. Budgetproces budget 2014 - Kultur- og Trivselsudvalget Åben sag Sagsid: 13/5968 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 Ideer og forslag fra interessenter til brug for budgetprocessen (57538/13) 2 Forside effektiviseringsforslag og omstillingsforslag 2014.docx (54567/13) 3 Forslag 10 - Nedsættelse af medlemstilskud til folkeoplysende foreninger - fra KTU.docx (54580/13) 4 Forslag 9 - Opsigelse af abonnement på internetportalen www.aftenskole.nu - fra FOR.docx (54579/13) 5 Forslag 8 - Reduktion af løntilskud til voksenundervisning fra FOR.docx (54577/13) 6 Forslag 7 - Fjernelse af Sommersjov-tilskud fra FOR.docx (54576/13) 7 Forslag 6 Reduktion indkøb nye udlånsmaterialer.docx (54574/13) 8 Forslag 5 Reduktion bibliotekets arrangementskonto.docx (54573/13) 9 Forslag 4 Fjerne tilskud til Jazz-klub.docx (54572/13) 10 Forslag 3 Besparelse på frivillig området.docx (54570/13) 11 Forslag 2 Prisdifferentiering lørdagesøndage.docx (54569/13) 12 Forslag 1 Fjernelse af familiebilletter.docx (54568/13) 13 Forslag 16 Besparelse forebyggelse og sundhedsfremme.docx (54566/13) 14 Forslag 15 Besparelse bogbus.docx (54565/13) 15 Forslag 14 Besparelse efterudd Musikskolen.docx (54564/13) 16 Forslag 13 Besparelse aktiviteter og inventar Musikskolen.docx (54558/13) 17 Forslag 12 Besparelse efterudd Kulturskolen.docx (54557/13) 18 Forslag 11 Besparelse aktiviteter og inventar Kulturhs.docx (54538/13) Indledning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Orientering X X X X X X X X Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Økonomiudvalget i Ringsted Kommune vedtog den 7. januar 2013 budgetprocessen for budget 2014.
Fagudvalgene er på møderne i februar- og marts måned, blevet præsenteret for administrationens foreløbige arbejde med at udarbejde ideer og forslag til brug for budget 2014. Kommunens interessenter har samtidig med dette indsendt bidrag til budgetprocessen. Der er kommet i alt 10 bidrag fra interessenterne. 2 bidrag til Økonomiudvalget, 7 bidrag til Børne- og Undervisningsudvalget, og et fælles bidrag til Økonomi-, Ældre- og Socialudvalg. Bidragene er vedlagt i bilag 1. Med udgangspunkt i disse bidrag, og fagudvalgenes kommentarer og bemærkninger fra februar møderne, har administrationen arbejdet videre med at formulere ønskeliste- og effektiviseringsforslag samt IT- investeringsforslag. Forslagene præsenteres for fagudvalgene på marts møderne. Konkrete IT-investerings- og effektiviseringsforslag samt forslag om driftog anlægsønsker, fremgår af bilagene 2-5. Fagudvalgene behandler forslagene for sidste gang på møderne i april måned. Forslagene sendes herefter i offentlig høring i maj måned inden at de oversendes til Økonomiudvalget. Beskrivelse af sagen Budgetprocessen startede op i fagudvalgene i februar måned 2013. Administrationen har på baggrund af de politiske tilkendegivelser, på februar møderne, arbejdet videre med at konkretisere de enkelte forslag, hvad enten det er effektiviserings- og omstillingsforslag eller ønsker om nye prioriteringer. Arbejdet sker under et stort tidspres, hvorfor en række af forslagene vil blive kvalificeret yderligere under den videre proces. Konkrete effektiviseringsforslag, IT-investeringsønsker samt drift- og anlægsønsker, fremgår af bilagene 2-5. Fagudvalgene skal, på møderne i marts- og april måned, fortsætte disse drøftelser og overvejelser samt påbegynde udvælgelsen af de forslag, der skal arbejdes videre med i Økonomiudvalget. Forslagene forventes at være endelige når de sendes i offentlig høring i starten af maj måned. Efter endt høringsproces overgår forslagene til Økonomiudvalget. Budgetprocessen afsluttes efter sommerferien, hvor Byrådet tager endelig stilling til forslagene som led i de politiske forhandlinger omkring vedtagelsen af budget 2014. Omstillingsforslag Hvert fagudvalg skal udarbejde omstillingsforslag, svarende til 1,0 procent af udvalgets serviceudgifter. Det er målsætningen, at der skal omstilles for 0,75 % af serviceudgiftsrammen, svarende til 10,2 mio. kr. Beløbene som de enkelte udvalg skal omstille for fremgår af nedenstående tabel. Tabel 1: Serviceudgifter fordelt på udvalg Serviceudgifter i Beløb i 1.000 kr. i 2013-priser 2014 1,0% 0,75%
Økonomiudvalget 228.921 2.289 1.717 Klima- og Miljøudvalget 72.953 730 547 Plan- og Boligudvalget 51.591 516 387 Børne- og Undervisningsudvalget 521.951 5.220 3.915 Socialudvalg ekskl. aktivitetsbestemt medfinansiering 239.787 2.398 1.798 Ældreudvalget 184.453 1.845 1.383 Arbejdsmarkedsudvalget 15.494 155 116 Kultur- og Trivselsudvalget 46.464 465 348 I alt serviceudgifter 1.361.614 13.618 10.211 Det skal i den forbindelse pointeres, at det enkelte udvalg har mulighed for at gå ind og prioritere sine forslag. Udvalget har således mulighed for at komme med nogle tilkendegivelser i relation til den videre politiske proces i Økonomiudvalget og Byrådet. Dette er dog frivilligt om udvalget ønsker dette. IT- Investeringspuljer Der er på driftsbudgettet afsat én investeringspulje på 4 mio. kr. målrettet IT investeringer. Puljen skal understøtte arbejdet med omstillinger og realiseringen af effektiviseringsgevinster i kommunen. Fagudvalgene kan i den forbindelse fremsætte forslag, der henhører under investeringspuljen, og effektiviseringsgevinsten herfra bevares under det enkelte fagudvalg, og kan benyttes til Omstillingspuljen det år hvor effektiviseringen realiseres. Strukturelle effektiviseringer Økonomiudvalget har vedtaget, at der på tværs af forvaltningerne, skal arbejdes med at udarbejde forslag til strukturelle effektiviseringer. De strukturelle effektiviseringer er målrettet initiativer, der på sigt kan sænke kommunens udgiftsniveau. Det er Direktionen, der er projektejere for arbejdet med at udarbejde forslag om strukturelle effektiviseringer. De konkrete forslag behandles af de relevante fagudvalg, og sendes i høring sammen med de øvrige forslag i maj måned, hvorefter de overgår til behandling i Økonomiudvalget. Tabel 2: Effektiviseringer og besparelser af primær strukturel karakter Effektiviseringer og besparelser på: Ansvarligt udvalg Ledelsesstrukturen Økonomiudvalg Eksisterende IT-systemer Økonomiudvalg Digitalisering/kanalstrategi af borgerbetjening og Økonomiudvalg arbejdsgange Indkøb generelt Økonomiudvalg Befordringsgodtgørelse til ansatte Økonomiudvalg Produktion af mad Ældreudvalg Rationalisering i relation til pleje- og ældreboliger Ældreudvalg overkapacitet og strukturproblemer Hjemtagelse af opgaver/udbud af opgaver i Vej- og Klima- og Miljøudvalg parkafdelingen Daginstitutionsstrukturen Børne- og Undervisningsudvalg Overgang fra dagpasning til SFO Børne- og Undervisningsudvalg
Tildeling og køb af ydelser på handicapområderne Optimering af voksenhandicapområdet Børne- og Undervisningsudvalg Socialudvalg Socialudvalg Tidsplanen for det videre budgetarbejde i fagudvalgene er følgende: Tabel 3: Tids- og handleplan til budgetprocessen for budget 2014 i fagudvalgene Marts 2013 April 2013 Maj 2013 Fagforvaltningerne kvalificerer ideer og effektiviseringsforslag fra fagudvalgsmøderne i februar måned, dvs. udarbejder første udkast til beregningsoverslag på konkrete forslag i forhold til udgiftsniveau, personaleforbrug, samt beskriver eventuelle servicekonsekvenser mv. Bidrag fra aktører og interessenter inddrages løbende. Budgetprocessen fortsætter i fagudvalgene. Forslag og ideer til effektiviseringsforslag og IT- og investeringspuljen videreudvikles og prioriteres på baggrund af opfølgningsmateriale udarbejdet af administrationen. Indkomne bidrag fra ledere, interessenter, MED- udvalg mv. Administrationen arbejder videre med budgetforslag fra fagudvalgene, herunder konkrete effektiviseringsforslag og forslag til IT- og investeringspuljen. Fagudvalgene behandler og godkender endelig indstilling til Økonomiudvalget vedr. budgetforslaget. Administrationen forelægger de foreløbige resultater af analyserne for fagudvalgene i april måned. Fagudvalgenes indstilling til budgetforslag, herunder forslag om effektiviseringer og ønsker samt forslag til IT- og investeringspuljen sendes i skriftlig høring hos alle relevante aktører og interessenter. Forslagene overgår herefter til videre behandling i Økonomiudvalg og Byråd. Indstilling Direktionen indstiller, at fagudvalgene drøfter budgetforslagene og de fremsendte ideer og ønsker fra interessenterne. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Taget til efterretning med følgende bemærkninger: Forslag 16 udgår Der udarbejdes nyt forslag om alternativ til eksisterende bogbus-ordning Ej til stede: Jan Jakobsen
7. Orientering fra formand og forvaltning Marts 2013 Åben sag Sagsid: 06/10015 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Orientering. Ej til stede: Jan Jakobsen
Underskriftsside Henrik Hvidesten (HHV) V Jan Jakobsen (JJ) Ø Daniel Nørhave (DN) O Torben Lollike (TLO) B Gunnar Christiansen (GC) A Kim Bonde (KB) A Per Roos (PR) V