Herning den 08-12-2015 Vedr. projekt Sang, bevægelse og læring og godkendelse af model for medfinansiering Kære skolechefer, Vi har nu været rundt i landet og informeret om projekt sang, bevægelse og læring, og vi er glade for at repræsentanter fra alle projektets kommuner og sangkraftcentre har deltaget i møderne. På møderne fremlagde Herning Kommune blandt andet problemstillingen og et løsningsforslag vedrørende projektets budget. At mange bække små kan få budgettet til at hænge sammen. www.sangenshus.dk side 1 af 5
Dato: 08-12-2015 TIL GODKENDELSE HOS PROJEKTETS MEDANSØGERE: Model for deltagerkommuners medfinansiering af projekt Sang, bevægelse og læring opkvalificering af musiklærere og pædagoger i 2016-2019 PROBLEMSTILLING Bevilling fra A. P. Møller Fonden: 7,3 mio. kr. fordelt med - 5,3 mio. kr. til selve opkvalificeringen - 2 mio. kr s loft på projektledelse og administration. Inkl. bogholderi, ekstern revision, evaluering og dokumentation, videndeling, kommunikation, mødeudgifter, transport ifm møder, samt diverse uforudsete udgifter. Det betyder: Budget til projektledelse og administration er reduceret med 1,3 mio. kr. for den samme ydelse Sangens Hus har reduceret projektledelse og administration fra 3,3 mio. kr. til først 2,7 mio. kr. og nu til 2,62 mio. kr. (se bilag 1). Heraf udgør posten til lokal projektledelse 1,24 mio. kr. Dvs. der er skåret 680.000 kr. i det oprindelige budget og der mangler stadig 620.000 kr. Problemstilling: I ansøgningsprocessens dialog med Fonden blev budgettet reduceret fra 10 til knap 9 mio. kr. For bevillingen på 7,3 mio. kr. ønsker Fonden et uændret antal opkvalificeringsforløb. Herning Kommune og Sangens Hus vurderer, at projektet er underfinansieret på projektledelsesdelen og ser ingen mulighed for at andre fonde vil bidrage til denne del. I fondsansøgningen er der lagt stor vægt på lokal forankring af projektet via sangkraftcentre og på dialog med kommuner, musikskoler og øvrige lokale aktører. Derfor er projektet organiseret i fire lokale projektteams og består reelt af flere mindre projekter inden i projektet, og dermed er der flere led i projektledelsen. A. P. Møller Fonden baserer sin bevilling på estimerede udgifter til centraliseret projektledelse. LØSNINGSFORSLAG Herning Kommune har fremsat et løsningsforslag, hvor deltagerkommunerne går sammen og bidrager til projektet. Kommunerne har umiddelbart forholdt sig positivt til forslaget. Næste skridt er, at hver kommune behandler forslaget internt og giver sit formelle tilsagn om medfinansiering. Beløbet er: 10.000 kr. om året per kommune i de fire projektår 2016-2019. 13 kommuner er pt med i projektet, og flere kommuner overvejer lige nu at gå med. Hvis mange nye kommuner går med, nedjusteres alle kommuners bidrag tilsvarende i 2019. Behov for ekstra medfinansiering: 620.000 kr. Bidrag fra 13 kommuner i fire år = 520.000 kr. (pt er 13 kommuner med i projektet) Bidrag fra 16 kommuner i fire år = 640.000 kr. (forventer 16-20 kommuner i løbet af projektet) Rent praktisk overføres midlerne fra deltagerkommunerne til Herning Kommune, som er den regnskabsansvarlige for projektet, og som sørger for at midlerne bliver kanaliseret videre. www.sangenshus.dk side 2 af 5
BILAG 1: MEDFINANSIERING = LOKAL FORANKRING Medfinansiering fra kommunerne betyder at projektet kan gennemføres som planlagt med: Involvering af 8 sangkraftcentre organiseret i 4 teams med hver deres lokale projektleder Lokal forankring i og efter projektperioden Styrke tværkommunalt samarbejde ml. lokale aktører, f.eks. musikskoler og sangkraftcentre 1,24 mio. kr. kanaliseres til lokal projektledelse fordelt mellem sangkraftcentrene (hertil kommer dækning af deres udgifter til: møder, transport, diverse uforudsete udgifter) Midler til lokal projektledelse betyder at sangkraftcentrene: Sikrer dialog med hver enkelt kommune og musikskole og mest muligt hensyn til lokale forhold Varetager kontakten til de lokale kommuner, musikskoler, skoler, sangkonsulenter og sanglærere, som styrker/opbygger relationer og skaber grobund for øget samarbejde Medvirker ved ansættelsen af de lokale sangkonsulenter og sanglærere og fungerer som deres primære kontakt og arbejdsplads (Sangens Hus indgår kontrakterne og udbetaler løn) Afvikler kurser og indsamler evalueringer i samarbejde med lokale sangkonsulenter Tilbyder at informere om projektet på skoleledermøder Samarbejder med hver enkelt kommune omkring kursusbeskrivelsen til den enkelte kommunes kompetencekatalog/kursusprocedure samt håndtering af kursustilmeldinger Varetager kontakten til og korrespondancen med skoler og tilmeldte kursister Står for skemalægning af kursisternes sanglektioner og tilstræber så vidt muligt at placere sanglektionerne efter kursistens ønsker mht. tidspunkt og sted Yder stor fleksibilitet. Sangkraftcentrene har forholdt sig konstruktivt til nedenstående timetal og til behovet for, at projektlederne skal kunne flekse i travle og i stille perioder * Der er afsat flest timer til de første projektår ** Øvrige udgifter: ekstern revision, evaluering og dokumentation, videndeling, kommunikation, mødeudgifter, transport ifm møder, samt diverse uforudsete udgifter. NB: Sangens Hus har efter møderækken i november reduceret Øvrige udgifter yderligere, b.la. ved at beskære poster til møder og videodokumentation. Samtidig er der tilført midler til projektledelse og administration til dækning af løn i juli måned (sommerferie). www.sangenshus.dk side 3 af 5
BILAG 2: HVIS MEDFINANSIERING FRAVÆLGES Vi har oplevet bred opbakning til forslaget om medfinansiering. Enkelte kommuner har til deres interne behandling bedt om at få beskrevet, hvordan det vil påvirke projektet, hvis kommunerne skulle fravælge forslaget om medfinansiering. Uden ekstra midler har vi et loft på 2 mio. kr. til projektledelse, administration og øvrige udgifter. Det betyder, at der må skæres yderligere. Vores vurdering er, at det vil være nødvendigt at centralisere projektledelsen. Det betyder ikke, at centralisering er det mest hensigtsmæssige, men at der ikke er midler til et tilstrækkeligt omfang af lokal projektledelse. Ved at centralisere de opgaver der skal løses ifm. opkvalificeringsforløbene vil der opstå flaskehalse m.m. Derfor vil der være opgaver som vi må bede kommunerne overtage, da Sangens Hus ikke har ressourcer til at løse dem alene (se nedenfor). Centralisering af projektet betyder: Ingen midler kanaliseres til lokal projektledelse. Dvs. ingen lokale projektteams. Kommunerne må overtage håndteringen af kursustilmeldinger, skemalægning af sanglektioner, samt korrespondance med skoler og kursister Projektledelse, administration og kursusplanlægning varetages af Sangens Hus i Herning Dialogen med hver enkelt kommune/musikskole/skole og lokale hensyn må erstattes af gruppebeskeder og standardløsninger Sangens Hus står alene for ansættelsen af sangkonsulenter og sanglærere, som ikke får mulighed for tilknytning til en lokal arbejdsplads og personlig kontakt via sangkraftcentrene Styregruppemøder afholdes i Herning i stedet for rundt om i landet Evaluering, dokumentation og videndeling af projektets metoder og resultater beskæres til et minimum Hvorfor ikke reducere lokal projektledelse fremfor at skære posten helt væk?: Der er en minimumsgrænse for, hvor få timer et lokalt projektteam kan løse opgaverne på. Dette minimum skønnes allerede at være nået i det nuværende budget, hvor hvert projektteam i gennemsnit har 30 timer/måned det første projektår, herefter 20 timer/måned (svarer til hhv. 7 og 5 timer/uge). I hvert team skal disse timer så fordeles mellem i alt 8 sangkraftcentre. Hver lokal projektleder og hvert sangkraftcenter skal bruge tid på at sætte sig ind i og bearbejde nyt materiale omkring projektet for at kunne kommunikere informationen videre. Derudover skal der være tid til at udføre opgaver, korrespondere med alle de forskellige lokale aktører, deltage i møder osv. www.sangenshus.dk side 4 af 5
BILAG 3: PROJEKTETS ORGANISERING OG OPGAVEFORDELING - VED MEDFINANSIERING OG LOKAL PROJEKTLEDELSE Fordeling af roller og opgaver: www.sangenshus.dk side 5 af 5