Arbejdstid og merarbejde

HR OG KOMMUNIKATION Arbejdstid og merarbejde Retningslinjer for uddannelsesfaglige medarbejdere i UCL Oktober 2014

Indhold 1. Opgørelse af arbejdstid (AC, CO10 og LC s forhandlingsområde)...3 1.1 Merarbejde (se også oversigt i bilag 1):... 3 1.1.1 Færre end 1.924 timer i normperioden... 4 1.1.2 Eksempel... 4 1.1.3 Særligt for deltidsansatte:... 5 1.1.4 Opgørelse af arbejdstid:... 5 1.1.5 Avikling af merarbejde...5 1.1.6 Eksempler... 6 1.2 Delt tjeneste... 6 1.3 Pauser... 6 1.4 Ferie og særlige feriedage... 6 1.4.1 Ferie... 6 1.4.2 Særlige feriedage... 7 1.5 Opgørelse af timer ved sygefravær... 7 1.6 Kurser og studietur... 7 2. BILAG 1 Oversigt over merarbejde, AC, CO10 og LC...8 3. BILAG 2 - UCL retningslinjer for tidsregistrering...9 4. BILAG 3 - Ledelsesgrundlag...10

1. Opgørelse af arbejdstid (AC, CO10 og LC s forhandlingsområde) De uddannelsesfaglige medarbejdere har med OK13 alle en normperiode på 12 måneder (i UCL 1. januar 201x - 31. december 201x). i alt 1.924 timer inkl. ferie og særlige feriedage. Der er ikke i overenskomsten aftalt en højeste arbejdstid, hvilket betyder, at en fuldtidsansats arbejdstid ikke nødvendigvis skal ramme 37 timer hver uge, men kan variere uge for uge. Herudover er det ikke et krav, at de uddannelsesfaglige medarbejdere skal tildeles timer alle ugens fem dage, hvorfor der ikke er noget i vejen for, at der tilrettelægges med arbejdsfrie dage. Det anbefales dog, at arbejdsopgaverne fordeles så jævnt så muligt over hele året. Nedenstående arbejdsmiljøregler skal da også iagttages. I arbejdsmiljøloven er det bestemt, at en medarbejder skal have en sammenhængende hvileperiode på 11 timer (11-timersreglen) for hvert døgn. I arbejdsmiljøloven, gælder endvidere, at den gennemsnitlige ugentlige arbejdstid inden for en periode på højst 12 måneder ikke må overstige i gennemsnit 48 timer i løbet af en syv-dages periode. 1.1 Merarbejde (se også oversigt i bilag 1): Ifølge AC, CO10 og LC overenskomsten kan der kun ydes godtgørelse for merarbejde, som har været pålagt og af større omfang. Merarbejde i mindre omfang godtgøres således som udgangspunkt ikke. I AC overenskomsten er det yderligere et krav, at merarbejdet skal strække sig over en periode, der normalt ikke må være mindre end 4 uger, samt at merarbejdet skal være (pålagt som ovenfor nævnt) eller en forudsætning for forsvarlig varetagelse af tjenesten. På baggrund af underviserens indberetning og den løbende afstemning af opgaver, skal leder tage stilling til om betingelserne for merarbejde er opfyldt, og det endelige omfang af merarbejdet skal fastsættes. Det er således væsentlig at være opmærksom på, at den arbejdstid, der ligger ud over normen, ikke automatisk godtgøres som merarbejde. Omfanget af merarbejde opgøres først i forbindelse med normperiodens udløb. I UCL har medarbejderen pligt til at gå i dialog med lederen, såfremt det kan forudses, at den forventede arbejdstid til aftalte opgaver vil medføre, at den gennemsnitlige arbejdstid på 37 timer pr. uge på årsbasis ikke kan holdes (jf. UCL retningslinjer for tidsregistrering (bilag 2) og Ledelsesgrundlaget (bilag 3). 1.1.1 Krav til medarbejderen Hvis medarbejderen kan se, at en tildelt opgave/mængden af arbejdsopgaver ikke kan løses indenfor den tildelte ramme, skal medarbejderen gøre ledelsen opmærksom på dette. Ledelsen kan herefter: Lave forventningsafstemning med medarbejderen om opgaveløsningen i forhold til den tildelte ramme ved at: side 3

o Fastholde rammen til den tildelte opgave/mængden af arbejdsopgaver o Tilpasse den tildelte opgave/mængden af arbejdsopgaver i dialog med medarbejderen. o Beslutte at medarbejderen skal udføre arbejdet som merarbejde. 1.1.2 Færre end 1.924 timer i normperioden Såfremt der er registreret færre end 1924 timer, vil der ikke være mulighed for at overføre timerne til næste normperiode. Underskydende timer går således tabt. Det er ledelsens opgave at sikre, at medarbejderen har tilstrækkelig med arbejdsopgaver til at fylde hele arbejdstiden ud. Samtidig har medarbejderen et ansvar for i god tid at henvende sig til ledelsen, hvis vedkommende mangler arbejdsopgaver for at opfylde årsnormen. 1.1.3 Eksempel En leder indser i december, at en fuldtidsansat uddannelsesfaglig medarbejder alene har arbejdet 1813 timer i løbet af året. Hvorledes skal lederen forholde sig til undertimerne? Kan medarbejderen klandres, og derfor blive trukket i løn samme år eller efterfølgende år? SVAR: Medarbejderen har med henvisning til loyalitetsforpligtelsen en pligt til at informere ledelsen, hvis vedkommende enten har for stor eller for lille arbejdsbelastning. Imidlertid kan det ikke sanktioneres, at medarbejderen ikke har informeret om dette, idet ledelsen også selvstændigt har et ansvar for løbende at påse, at medarbejderne har tilstrækkelige med arbejdsopgaver. De timer, medarbejderen ikke kan nå at indhente i løbet af december, er derfor tabt for UCL. Undertiden kan ikke overføres til næste års normperiode, og medarbejderen kan ikke trækkes i løn. Der vil ikke være anledning til at sanktionere medarbejderen ansættelsesretligt. Det vil dog være relevant med en drøftelse af problemstillingen med medarbejderen. Er der tale om et fast mønster, der gentager sig flere gange, kan der efter omstændighederne være tale om en situation, der kan påtales overfor medarbejderen. 1.1.4 Særligt for deltidsansatte: For medarbejdere, der er ansat på deltid, vil der i henhold til vurderingen af merarbejde skulle tages udgangspunkt i deres konkrete årsnorm. Årsnormen for deltidsansatte opgøres som det ugentlige timetal ganget med 52. Er en medarbejder f.eks. ansat 20 timer om ugen, vil årsnormen være på 1.040 timer (20 timer om ugen x 52 uger). Såfremt medarbejderens arbejdstid overstiger denne, skal det på samme vis som ovenfor vurderes, hvorvidt der er tale om merarbejde, der kan godtgøres. Er der tale om merarbejde der kan godtgøres, vil godtgørelsen for timerne mellem medarbejderens årsnorm og årsnormen for en fuldtidsansat (1924 timer), blive godtgjort i forholdet 1:1. Først når den deltidsansatte når op over normen for fuld tid, vil timerne skulle tillægges 50 procent. Eksempel: En deltidsansat ønsker at få udbetalt merarbejde. Kan vedkommende gøre krav på dette? side 4

Og i så fald, hvordan skal merarbejdet honoreres? SVAR: Deltidsansatte kan anmode om godtgørelse for merarbejde på samme vis som fuldtidsansatte undervisere. Proceduren er således den samme uanset ansættelsesbrøk. Honoreringen af merarbejde er dog forskellig, idet merarbejde op til fuld tid alene honoreres i forholdet 1:1. 1.1.5 Afvikling af merarbejde: Afspadsering skal som udgangspunkt være afviklet inden udløbet af den normperiode, der ligger umiddelbart efter det tidspunkt, da merarbejdets omfang er opgjort. Afspadsering sker i forholdet 1:1,5. Dog kan godkendt merarbejde varsles afholdt i samme normperiode, som den er optjent, hvis det vurderes, at den samlede årsnorm ikke overstiger 1.924 timer. Meddelelse om afspadsering skal gives med passende varsel. Dvs. normalt ikke mindre end 14 dage. Er der ikke mulighed for, at underviseren kan afspadsere, vil der ske udbetaling af merarbejdet ved studieårets udløb. Udbetaling for en merarbejdstime udgør 1/1924 af underviserens årsløn tillagt 50 procent. 1.1.6 Eksempler Eksempel 1: En medarbejder har ved årsopgørelsen i slutningen af året arbejdet i alt 2000 timer i stedet for de 1924. Er der tale om merarbejde? SVAR: Uanset at medarbejderen har arbejdet mere end normtiden på 1924 timer, er der ikke nødvendigvis tale om merarbejde, der skal honoreres. Såfremt medarbejderen ønsker timerne honoreret, må vedkommende følge procedurerne i den overenskomst vedkommende er ansat efter samt UCLs retningslinjer herom (jf. UCL retningslinjer for tidsregistrering (bilag 2) og Ledelsesgrundlaget (bilag 3) ) Eksempel 2: En leder har pålagt en medarbejder max at bruge 50 timer på en bestemt opgave. Underviseren er utilfreds med dette, idet vedkommende tænker det vil gå ud over kvaliteten. Kan lederen bestemme hvor mange timer der max må bruges på en opgave? SVAR: Ja, lederen kan vælge at sætte et max timetal på løsningen af en opgave. Det betyder at medarbejderen ikke kan bruge mere arbejdstid end de 50 timer på at løse opgaven. Såfremt medarbejderen ikke mener kvaliteten kan opretholdes, må lederen vejlede i forhold til opgavens omfang og kvalitet. 1.2 Delt tjeneste Der er ikke et krav om en sammenhængende arbejdsdag. Der er således ikke noget i vejen for, at der kan ske en tilrettelæggelse af arbejdsdagen med delt tjeneste, f.eks. hvor der er planlagt aftenmøder eller lignende. 1.3 Pauser Pauser indgår ikke i arbejdstidsopgørelsen. De uddannelsesfaglige medarbejdere skal dog naturligvis have lejlighed for at spise frokost, hvis de er på institutionen (medarbejdere med side 5

daglig arbejdstid over seks timer, har ret til en pause af et sådant omfang, og med en sådan placering inden for arbejdsdagen, at formålet med pausen tilgodeses, jf. cirkulære om visse aspekter i forbindelse med tilrettelæggelse af arbejdstiden). Det er imidlertid ikke ensbetydende med, at der ydes en betalt pause. Der er således ikke noget i vejen for, at der planlægges med en spisepause i løbet af arbejdsdagen, som ikke indgår i arbejdstiden. 1.4 Ferie og særlige feriedage Ferie og særlige feriedage indgår ved opgørelsen af arbejdstiden i henhold til Ferieaftalens regler. Dette betyder, at dagene som udgangspunkt ikke forlods kan fradrages i arbejdstiden. 1.4.1 Ferie Ledelsen har mulighed for at tilrettelægge de uddannelsesfaglige medarbejders ferie på samme måde som for andre medarbejdere. Det kan ske ved at varsle ferie i henhold til Ferieaftalen eller varsle ferie i overensstemmelse med perioder, hvor institutionen holdes lukket (dog i forhold til reglerne om afvikling af hovedferie og restferie). 1.4.2 Særlige feriedage Som for andre medarbejdere gælder det, at tidspunktet for afholdelse af særlige feriedage som udgangspunkt aftales mellem ledelsen enkelte og medarbejder. Medarbejderens ønske om placering skal så vidt muligt imødekommes af ledelsen under forudsætning af, at afholdelsen er forenelig med arbejdet. Udgangspunktet, om at ledelsen ikke kan pålægge en medarbejder at holde en særlig feriedag, gælder dog ikke, hvis de særlige feriedage ikke er afholdt, eller tidspunktet for afholdelsen ikke er fastlagt den 1. januar i ferieåret. I dette tilfælde kan ledelsen varsle dagene til afholdelse i ferieåret med et varsel på én måned. 1.5 Opgørelse af timer ved sygefravær Sygdom er lovligt fravær. Det betyder, at en underviser har ret til løn under sygdom, og timerne er at betragte som arbejdstid. Sygdom en hel dag medregnes i arbejdstidsopgørelsen med normtiden (=7.24 timer for en fuldtidsansat). Sygefravær kan ikke udgøre mere eller mindre end normtiden på en dag, heller ikke selv om underviseren rent faktisk skulle have undervist flere eller færre timer den dag, hvor vedkommende er syg. 1.6 Kurser og studietur Hvis UCL pålægger eller anmoder en medarbejder om at deltage i et kursus, skal arbejdstiden og rejsetiden i forbindelse med kursusdeltagelsen medregnes i arbejdstiden efter de almindelige regler..det vil sige, at det/de tidsrum, hvor underviseren enten rejser eller er til disposition på kurset betragtes som arbejdstid. Rejsetid medregnes dog højst med 13 timer i døgnet. Der er ikke krav om flere pauser end sædvanligt. Det tidsrum, hvor man har fri under et ophold, medregnes ikke i arbejdstiden. side 6

2. BILAG 1 Oversigt over merarbejde, AC, CO10 og LC Betingelse for at yde merarbejde Procedure for fastsættelse af merarbejde AC - Merarbejdet skal være pålagt ved særlig ordre eller have været en forudsætning for den forsvarlige opgavevaretagelse - Arbejdstiden skal have været kontrollabelt. - Merarbejdet skal have været af større omfang og have straks sig over en periode på ikke mindre end 4 uger. Ved fastsættelsen af merarbejdet, skal den ansatte skriftligt redegøre for grundlaget for merarbejdet, dettes karakter samt timeforbrug. Ledelsen tager stilling til om de kvalitative og kvantitative betingelser for at yde merarbejdsgodtgørelse er til stede og i givet fald i hvilket omfang. CO10 og LC - Merarbejdet skal have været pålagt og være af større omfang Ledelsen fastsætter omfanget af merarbejdet på grundlag af en skriftlig indberetning. Godtgørelse for merarbejde Godtgørelse for merarbejde skal så vidt muligt ske i form af afspadsering af timerne tillagt 50 procent. Afspadsering skal som udgangspunkt tildeles underviseren inden udgangen af det år der ligger umiddelbar efter det tidspunkt, hvor merarbejdets omfang er opgjort. Såfremt ledelsen ønsker at fastlægge, hvornår afspadsering skal ske, skal meddelelsen gives til underviseren med et passende varsel. Det vil sige som minimum 14 dage. Er der ikke mulighed for at underviseren kan afspadsere vil der ske udbetaling af merarbejdet. Godtgørelse for en merarbejdstime udgør 1/1924 af underviserens årsløn inkl. eget pensionsbidrag tillagt 50 procent. Underviseren kan dog også såfremt merarbejdet ikke har kunnet afvikles i det efterfølgende år, vælge at få den ikke afviklede afspadsering godskrevet som omsorgsdage/-timer. UCL kan som ansættelsesmyndighed fastsætte et loft for hvor mange omsorgsdage der må konverteres til, der skal dog som minimum kunne konverteres et timetal svarende til 10 omsorgsdage i hvert kalenderår. Det skal tilstræbes, at underviserne ikke får merarbejde - pålagt merarbejde skal så vidt muligt ikke anvendes. Godtgørelse for merarbejde skal så vidt muligt ske i form af afspadsering af timerne tillagt 50 procent. side 7

3. BILAG 2 - UCL retningslinjer for tidsregistrering Med aftalerne om indførelse af stillingsstruktur på erhvervsakademier og professionshøjskoler, er UCL pålagt fra 1. august 2013 at etablere et system til løbende registrering af arbejdstiden for undervisere omfattet af aftalerne. Med UCLs Ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse fra april 2013 er søgt tydeliggjort, at det er et ledelsesansvar at være i løbende dialog med underviserne om tilrettelæggelse, udførelse og prioritering af arbejdet inden for deres arbejdstid. Tidsregistrering er i denne sammenhæng et ledelsesredskab, der kan give input til den løbende dialog mellem leder og underviser om underviserens opgaveløsning og prioritering. Medarbejderen har pligt til at gå i dialog med lederen, såfremt det kan forudses, at den forventede arbejdstid til aftalte opgaver vil medføre, at den gennemsnitlige arbejdstid på 37 timer pr. uge på årsbasis ikke kan holdes. Styrelsen for de Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte (VUS) har meddelt, at institutionerne selv skal fastsætte principper for udformning og anvendelse af tidsregistrering, herunder detaljeringsgrad, baseret på at den enkelte medarbejder selv skal registrere at den samlede arbejdstid skal registreres at der bør ske en løbende ledelsesmæssig opfølgning at der mindst én gang årlig skal opgøres den samlede arbejdstid og herunder godkendelse af eventuelt merarbejde På dette grundlag har direktionen besluttet at udforme et supplerende registreringsværktøj, der kan anvendes i tilknytning til det Ressourceregnskab som afdelingerne fra studieåret 2013-14 anvender til opgave- og tidsstyring. Registreringsværktøjet er baseret på, at de aftalte opgaver umiddelbart overføres fra medarbejderens arbejdsplan i ressourceregnskabet at medarbejderen skal registrere sin samlede arbejdstid mindst én gang ugentligt at medarbejderen kan vælge at registrere arbejdstiden dagligt at medarbejderen i kortere eller længere perioder kan vælge at supplere den samlede registrering pr. uge med en specificeret registrering af tidsforbruget til de(n) enkelte arbejdsopgave(r). Den løbende ledelsesmæssige opfølgning sker bl.a. på grundlag af tidsregistreringen, uanset den anvendte detaljeringsgrad. Herunder drøftes om der skal ske ændringer i opgavesammensætning, opgavebeskrivelse eller den planlagte tidsramme for opgaverne. Ændringer af opgaver og tidsramme sker fremadrettet herunder hvis der undtagelsesvis aftales et opgaveomfang, der kan udløse merarbejde. Jørgen Thorslund Uddannelsesdirektør side 8

4. BILAG 3 - Ledelsesgrundlag Ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse for uddannelsesfaglige medarbejdere. UCL (http://mit.ucl.dk/wp-content/uploads/2013/04/ledelsesgrundlag_april-2013.pdf) side 9

De uddannelsesfaglige medarbejdere har med OK13 alle en normperiode på 12 måneder eller i alt 1.924 timer inkl. ferie og særlige feriedage. Der er ikke aftalt en højeste arbejdstid i overenskomsten. Det betyder, at en fuldtidsansats arbejdstid ikke nødvendigvis skal ramme 37 timer hver uge, men kan variere uge for uge. I dette materiale finder du retningslinjerne for arbejdstid og merarbejde for uddannelsesfaglige medarbejdere uden lokalaftale. Telefon 6318 3000 ucl@ucl.dk. ucl.dk