Tlf: 46 37 30 33 roskilde@bdo.dk BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st. th. DK-4000 Roskilde RINGSTED KOMMUNE Beretning nr. 13 (side 228-271) BDO Kommunernes Revision,, en danskejet revisions- og rådgivningsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UK-baseret selskab med begrænset hæftelse - og en del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer.
Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING... 228 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi... 228 1.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser... 228 1.3 Den løbende revision... 229 1.4 Lovpligtig forvaltningsrevision... 230 1.5 Den afsluttende revision... 230 1.6 Rapportering og revisionsbemærkninger... 230 2 ÅRSREGNSKABET... 231 2.1 Kommunens årsregnskab for 2010... 231 2.2 Ledelsens regnskabserklæring... 231 2.3 Revisionspåtegning... 232 3 TILSYN MED BOGFØRINGSENHEDER... 233 4 REVISION AF ÅRSREGNSKABET... 236 4.1 Årsregnskabets opbygning og indhold... 236 4.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen... 236 4.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger... 237 4.4 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden... 237 4.5 Forvaltningsrevision teknisk service... 238 4.6 Budget- og bevillingskontrol... 239 4.7 Skatter... 240 4.8 Tilskud og udligning... 240 4.9 Refusion af købsmoms... 240 4.10 Lønninger og vederlag... 241 4.11 Renter... 241 4.12 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver... 242 4.13 Anlægsvirksomhed... 242 4.14 Forsyningsvirksomheder... 242 4.15 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv.... 243 4.16 Overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5... 244 4.17 Balancen... 245 4.17.1Anlægsaktiver... 245 4.17.2Likvide beholdninger... 246 4.17.3Egenkapital... 246
4.17.4Hensatte forpligtelser... 246 4.17.5Lånoptagelse... 247 4.17.6Gældsforpligtelser... 247 5 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI... 248 5.1 Vurdering af bæredygtig drift... 248 5.2 Det likvide beredskab... 250 5.3 Sammenfatning og konklusion... 250 6 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION... 252 6.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer... 252 6.2 Løbende revision... 252 6.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 252 6.3 Generelt... 253 6.3.1 Formål... 253 6.3.2 Revisionens omfang og udførelse... 253 6.4 Forretningsgange m.v.... 254 6.5 Personsager... 254 6.5.1 Tilbud til udlændinge... 255 6.5.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) 255 6.5.3 Revalidering... 255 6.6 Afsluttende revision... 256 6.6.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 256 6.6.2 Opfølgning på decisionsskrivelser fra 2009 og evt. tidligere år... 257 6.7 Særlig gennemgang på fleksjobområdet... 257 7 ØVRIGE OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV... 259 7.1.1 Tilskud fra puljen Psykiatriaftalen 2003-2006 (projekt Bofællesskab for sindslidende, Kildemarken)... 259 7.1.2 Tilskud fra puljen Psykiatriaftalen 2003-2006 (projekt Bofællesskab for gerontopsykiatriske borgere)... 259 7.1.3 Tilskud fra puljen Udvikling af bedre ældrepleje, UBÆP (projekt Tidlig og målrettet træningsindsats)... 259 7.1.4 Tilskud fra puljen Udvikling af bedre ældrepleje, UBÆP (projekt Haveindretning) 260 7.1.5 Tilskud fra puljen Udvikling af bedre ældrepleje, UBÆP (projekt Kvalitetsudvikling)... 260 7.1.6 Tilskud fra puljen Kollegier og ambulante tilbud til unge, enlige og sårbare mødre (projekt Ambulante tilbud til unge, enlige og sårbare mødre)... 260 7.1.7 Tilskud fra puljen Det Fælles Ansvar II (projekt Etablering af satellitkontor )... 261
8 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER VEDRØRENDE 2010... 262 8.1 Revisionsberetninger afgivet til Ringsted Byråd... 262 9 REVISORS ERKLÆRING... 263 10 REVISIONENS BEMÆRKNINGER... 264 10.1 Sagsrevision på det sociale område... 264 10.2 Deponering overskudslikviditet på forsyningsvirksomheder... 264 10.3 Overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5... 264 BILAG 1... 266 BILAG 2... 267
Til Ringsted Byråd 1 Indledning BDO Kommunernes Revision,, har den 9. august 2011 afsluttet revisionen af s regnskab for året 2010. I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vor beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revisionen gennemføres med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien skal sikre, at revisionen fokuseres mod de væsentligste og mest risikofyldte administrative områder af betydning for årsregnskabet. Baseret på vores drøftelser med ledelsen og vores kendskab til kommunens aktiviteter og forhold i øvrigt har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen for 2010 identificeret områder med særlige risici for væsentlige fejl i årsberetningen. Revisionens omfang har været tilpasset hertil. 1.2 Drøftelser med ledelsen om besvigelser Under revisionen har vi forespurgt ledelsen om risikoen for besvigelser. Ledelsen har over for os oplyst, at kommunen efter ledelsens vurdering har et effektivt kontrolmiljø, der afdækker risikoen for, at årsregnskabet kan indeholde væsentlig fejlinformation, herunder fejlinformation som følge af besvigelser. Ledelsen har endvidere oplyst, at den ikke har kendskab til besvigelser eller igangværende undersøgelser af formodede besvigelser. Vi har i forbindelse med vor revision ikke konstateret fejl som følge af besvigelser. 228
1.3 Den løbende revision Generelt Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Forretningsgange Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Tilsvarende er der ved revision af udvalgte forretningsgange på det sociale område fokuseret på, hvorvidt kommunen har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende procedurer, der sikrer, at gældende lovgivning overholdes, samt at it-systemerne anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har stikprøvevis efterprøvet forretningsgangene ved at følge sagsbehandlingen af kommunens dispositioner, eksempelvis udbetaling af sociale ydelser og lønninger. Kasseeftersyn Vi har i årets løb foretaget uanmeldt kasseeftersyn af likvide beholdninger ved kommunens hovedkasse. Formålet er at konstatere, hvorvidt kommunens likvide aktiver er korrekt registreret i overensstemmelse med de respektive pengeinstitutters oplysninger. Mål og bevillinger Vi har undersøgt, om foretagne dispositioner er i overensstemmelse med fastlagte mål, bevillinger, byrådets og udvalgenes øvrige beslutninger samt love og andre forskrifter, herunder bestemmelserne i "Budget- og regnskabssystem for kommuner". Rapporterings- og informationssystemer Kommunens systemer for rapporterings- og informationsstyring er vurderet ud fra et princip om hensigtsmæssig forvaltning og administration. Vi har løbende - under hensyntagen til omkostninger og risici - fremsat forslag til forbedringer. Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 12. 229
1.4 Lovpligtig forvaltningsrevision Den lovpligtige revision omfatter ifølge Styrelsesloven både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision på udvalgte lovmæssige og væsentlige områder. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal m.v. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer m.v. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. I overensstemmelse med Rigsrevisionens krav har vi i påtegningen erklæret os om den udførte forvaltningsrevision. I denne påtegningsdel konkluderer vi, at vi på de gennemgåede områder ikke har konstateret forhold, der afkræfter, at forvaltningen er varetaget under skyldige økonomiske hensyn. 1.5 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. 1.6 Rapportering og revisionsbemærkninger Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådets og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under afsnit 10, Revisionens bemærkninger. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt Orientering og kommentarer De orienteringer og kommentarer, som revisionen har givet anledning til, er anført som konklusioner under de enkelte afsnit. Generelt er alle vore konklusioner drøftet med den administrative ledelse og de berørte forvaltninger inden udformningen af den endelige beretning. 230
2 Årsregnskabet 2.1 Kommunens årsregnskab for 2010 Det reviderede regnskab for 2010 har omfattet kommunens årsregnskab samt de oversigter, bemærkninger og redegørelser, der i henhold til gældende regler for regnskabsaflæggelsen skal udarbejdes. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Resultatopgørelse (omkostningsbaseret) (Frivillig) Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Oprindeligt budget 74,2 16,6 9,0 Regnskab Balance Ultimo 2009 Ultimo 2010 Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Likvide beholdninger Egenkapital Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Nettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v. Kortfristede gældsforpligtelser Positive tal = overskud/tilgodehavender. Negative tal = underskud/gæld (med undtagelse af egenkapital). 1958,3 49,0-49,5-945,6-134,0-632,8-7,0-238,3 99,6 59,7 9,6 1963,0 91,3-37,7-1.137,7-143,4-670,3-7,1-58,1 2.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet 2010. 231
2.3 Revisionspåtegning Vi har forsynet årsregnskabet med en påtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger. 232
3 Tilsyn med bogføringsenheder Efter aftale med økonomisk forvaltning har vi, som udvidelse af revisionen, foretaget opfølgning på det udførte ledelsestilsyn på decentrale enheder. Der er med udgangspunkt i de decentrale enheders egne beskrivelser af ledelsestilsyn foretaget gennemgang på følgende områder: Budget Vi har vurderet kendskabet til eget budget og i tilfælde, hvor budgettet varierer efter indskrivningsantal og indskrivningsgruppe, er det undersøgt, om der er kendskab til og løbende beregning af dette. Budgetopfølgning Det er kontrolleret, om der sker løbende opfølgning på forbruget i forhold til budgettet, herunder at opfølgning er dokumenteret og tiltag beskrevet. Bogføringsprocessen Der er i bilaget til kommunens kasse- og regnskabsregulativ generelle regler for bilagsbehandling og kontroller med kommunens kasser i punkt 4 beskrevet forretningsgange for bilagsbehandlingen, herunder specifikt ledelsestilsyn. Det er kontrolleret, om der kan dokumenteres et ledelsestilsyn i overensstemmelse med disse bestemmelser. Sagsbehandling Forretningsgange for opgaver institutionen/afdelingen overfor brugere, herunder rapportering til andre enheder i kommunen, er kontrolleret. Indtægter Forretningsgange omkring salg og specielt kontante indtægter er vurderet i forhold til omsætning og risiko. Endvidere er forretningsgange for indtægter, som opkræves centralt i kommunen, gennemgået og vurderet. Forskudskasser Det er kontrolleret, om der føres fornøden kontrol med likvide aktiver, herunder afstemningsprocedurer. Aktiver tilhørende enheden Den aktuelle registrering af aktiver tilhørende institutionen/afdelingen er gennemgået. 233
Værdier tilhørende andre Det er kontrolleret, om der er udarbejdet regler og tilsynsbestemmelser for opbevaring og formidling af værdier tilhørende andre. Forholdet er primært aktuelt på plejecentre. Følgende afdelinger/institutioner er besøgt: Baneskolen Sdr. Parkskolen Børne- og familieafdelingen Kildeskolen Ringsted Idrætsbørnehave Plejecenter Solbakken Børne- og ungdomstandplejen Ringsted Bibliotek Ringsted Kongrescenter Generelt er der konstateret et hensigtsmæssigt ledelsestilsyn og forretningsgange, som på baggrund af den enkelte leders vurdering af omsætning og risiko vurderes, at være hensigtsmæssige og tilstrækkelige. Det er dog i flere tilfælde konstateret, at der har kunnet redegøres for ledelsestilsynet, men at dette ikke har kunnet dokumenteres. Ligeledes er det konstateret, at der ikke i alle tilfælde har været fortaget et ledelsestilsyn med et element af tilfældighed, som må vurderes at være vigtigt i forhold til at afdække fejl på mere rutineprægede handlinger. Besøgene har været præget af, at der er stor forskel på de enkeltes institutioners/afdelingers ledelsestilsyn. Følgende generelle forhold skal anføres: Bogføring Der er flere institutioner, hvor lederen selv står for bogføring og til dels indkøb. Det er ikke muligt i en sådan organisering at gennemføre et egentligt ledelsestilsyn baseret på adskillelse af funktioner. Ledelsestilsyn Det er i flere tilfælde for både ledelsestilsyn med bogføring og sagsbehandling konstateret, at dette alene baseres på bogholder og sagsbehandleres forespørgsler og fremlæggelser for lederen. Det er anbefalet, at der i alle tilfælde indgår et element af tilfældighed, så lederen får et repræsentativt overblik over alle bilag/sager, som er omfattet af institutionen/afdelingen. Dette sikres ved at leder udvælger bilag/sager til kontrol. 234
Inventarlister Det er i flere tilfælde anbefalet, at der udarbejdes inventarlister over let omsættelige genstande og særligt værdifulde kunst og brugsgenstande. 235
4 Revision af årsregnskabet 4.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Indenrigs- og Sundhedsministeriets gældende regler. Vi har fulgt op på, om der i forhold til regnskabet for 2009 er foretaget ændringer i kommunens regnskabspraksis, samt om disse ændringer er godkendt af byrådet Det er endvidere vurderet, om de foretagne ændringer er i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler, og om de er tilstrækkeligt belyst i regnskabsaflæggelsen. Den talmæssige korrekthed og sammenhængen mellem regnskabet og de enkelte posteringer er kontrolleret ved brug af det foreliggende regnskabsmateriale. Det er påset, om regnskabets udgifter og indtægter har hjemmel i de vedtagne bevillinger, og om de er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser samt indgåede kontrakter m.m. Vi har påset, om de i balancen opførte aktiver og passiver har været undergivet fornøden kontrol. Endvidere har vi undersøgt, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret. Endelig er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med eksterne institutioner, forsyningsvirksomheder m.v., som kommunen fører regnskab for, er korrekt opgjort. Ved hjælp af vore forskellige analyseværktøjer har vi anvendt regnskabsanalytiske revisionsmetoder for at minimere den samlede revisionsrisiko. Via detailrevision har vi supplerende indhentet dokumentation for udvalgte enkeltposter i regnskabet og for lovligheden heraf. De typisk anvendte metoder har her været afstemninger, analyser af konti m.v., fysisk kontrol, efterregning, stikprøvevis kontrol af bilag samt gennemgang af skriftlige aftaler. Det er vor opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. 4.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Det er vor opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 236
4.3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. Revisionsberetning nr. 10 (side 174-205): Arbejdsskadeforpligtelse er selvforsikret vedrørende arbejdsskader, og ifølge de autoriserede konteringsreglerne skal forpligtelsen opgøres og optages i kommunens balance. har ikke optaget forpligtelsen vedrørende arbejdsskader i balancen ultimo 2009. Vi henstiller, at forpligtelsen beregnes og fremover optages i kommunens balance. Byrådets besvarelse Det fremgår af besvarelse, at den manglende beskrivelse af regnskabspraksis vedrørende donationer vil blive foretaget i forbindelse med regnskabsaflæggelsen af regnskab 2010, og den manglende registrering af arbejdsskadeforpligtelse vil blive foretaget i regnskab 2010. Vi har ved revisionen af årsregnskab 2010 konstateret, at arbejdsskadeforpligtelsen er optaget i kommunens balance. På grundlag af byrådets besvarelse og vor opfølgning, anser vi bemærkningen som afsluttet. 4.4 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden Kommunens it-anvendelse har betydning for en lang række processer, som er relevante for regnskabsaflæggelsen. It-anvendelsen muliggør effektive interne kontroller, men it kan også medføre specifikke risici for de interne kontroller. I forbindelse med revisionen vurderer vi, hvordan kommunen reagerer på disse risici. Revisionen af it-sikkerheden foregår i en flerårig cyklus, så vi over tid gennemgår de enkelte områder. Det enkelte års revision kan derfor have forskellig retning og dybde. I forbindelse med den afsluttende revision for 2010 har vi i maj 2011 fulgt op på vores anbefalinger fra den revision, som blev udført og afrapporteret i revisionsberetningen vedrørende kommunens regnskab for 2009. Vores anbefalinger vedrørte primært to forhold: 1) Kommunens it-sikkerhedsbestemmelser vurderedes af os som ikke dækkende for kommunens behov, idet der siden vedtagelsen i 2001 er kommet nye standarder på området. 237
2) Den decentrale administration af brugerens rettigheder til de forskellige it-systemer krævede efter vores opfattelse kompenserende kontroller. Med hensyn til punkt 1 har direktionen vurderet, at it-sikkerhedsbestemmelserne er dækkende i forhold til Persondatalovens krav, idet Datatilsynet ved det seneste tilsynsbesøg i 2007 ikke havde kritikpunkter hertil. I 2012 vil der dog blive foretaget en fornyet vurdering af, om der er grundlag for en opdatering med afsæt i de nye standarder for området. Vi har taget denne beslutning til efterretning. Med hensyn til punkt 2 har direktionen valgt at indføre nye processer på området i forbindelse med det nye økonomisystem, som vil blive implementeret i løbet af det kommende år. I perioden indtil det er sket, er der etableret en række interne kontroller, som bl.a. skal kompensere for de risici, som de nuværende processer medfører. En del af disse kontroller udføres efter aftale med kommunen af os, og resultatet heraf afrapporteres i en særlig rapport til kommunen. Vi vil i løbet af det næste år følge op på, at der etableres betryggende processer omkring anvendelsen af det nye økonomisystem, herunder også administration af adgange til systemets forskellige funktioner. 4.5 Forvaltningsrevision teknisk service Som en del af den løbende forvaltningsrevision har vi undersøgt s udgiftsniveau til teknisk service i forhold til 6 kommuner omkring. Analysen har til formål at undersøge om s udgiftsniveau, i forhold til de sammenlignede kommuner, for overordnet at undersøge om kommunen udviser sparsommelighed ved administrationen af området. Der tages forbehold for forskellig konteringspraksis. Informationerne er hentet på Indenrigs- og Sundhedsministeriets hjemmeside over nøgletal for Danske kommuner, og viser bruttodriftsudgifter pr. indbygger Teknisk service omfatter områderne jordforsyning, faste ejendomme, fritidsområder, fritidsfaciliteter, kirkegårde, naturbeskyttelse, redningsberedskab, kommunale veje, kollektiv trafik og havne. 2010 (regnskabstal) Holbæk Kommune Sorø Kommune Faxe Kommune Næstved Kommune Køge Kommune Lejre Kommune Gennemsnit 2.471 kr. 2.685 kr. 2.912 kr. 3.109 kr. 3.305 kr. 3.971 kr. 3.973 kr. 3.203 kr.. 238
2011(budgettal) Holbæk Kommune Sorø Kommune Næstved Kommune Faxe Kommune Lejre Kommune Køge Kommune Gennemsnit 2.242 kr. 2.690 kr. 2.926 kr. 3.034 kr. 3.265 kr. 3.653 kr. 3.766 kr. 3.082 kr.. For 2010 har kommunen med det laveste udgiftsniveau en bruttoudgift pr. indbygger på 2.471 kr. Dyreste kommune har en udgift på 3.973 kr. ligger med en udgift på 3.305 kr., tæt på gennemsnittet af de sammenlignede kommuner. Vi har overordnet ikke konstateret, at s udgiftsniveau afviger væsentlige fra gennemsnittet af de sammenlignede kommuner og vurderer derfor som udgangspunkt, at kommunen umiddelbart administrerer området under skyldige økonomiske hensyn. 4.6 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveau er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Gennemgangen har givet anledning til følgende kommentar: 239
Salg af matr. nr. 4 q og 5 f Ringsted markjorder (anlæg) Anlægsregnskabet for projektet er oprindeligt aflagt i 2007. På grund af fejl i opmåling ved salg af areal til Dansk Logistik, er der tilbagebetalt 1,2 mio. kr. til køber. Der ses ikke givet bevilling til udgiften. Salg af Sct. Knudsgade 7 (anlæg) Ejendom solgt i 2010. Der ses ikke at være givet bevilling til indtægten. 4.7 Skatter Vi har kontrolleret, at de indtægtsførte skatter er i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Endvidere har vi påset, at skatterne er bogført og periodiseret korrekt, jf. gældende konteringsregler. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på it-systemer, der henhører under andre myndigheders ansvarsområde. Det er vor opfattelse, at skattebeløbene er korrekt optaget i regnskabet. 4.8 Tilskud og udligning Tilskud og udligning er sammenholdt med opgørelser udarbejdet af Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne i budget- og regnskabssystemet for kommuner. Det er vor opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 4.9 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision fokuseret på kommunens administration af området, hvor vi har påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. 240
Det er vor opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. 4.10 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Ved revisionen af årsregnskabet har vi undersøgt kommunens forretningsgange m.v. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne cpr-numre m.v. Lønudbetalingen til den administrative ledelse og personalet på Løn- og personalekontoret er stikprøvevis gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn m.v. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat m.v. er afregnet og afstemt. Det er vores vurdering, at de interne kontroller udføres på betryggende vis og i henhold til kommunens gældende retningslinjer. Gennemgangen af lønudbetalingen til den administrative ledelse samt Løn- og personalekontorets personale har vist, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat m.v. dokumenteret. 4.11 Renter Vi har undersøgt, om kommunen i tilstrækkeligt omfang har afstemt renteudgifter og -indtægter til eksternt dokumentationsmateriale. Det er vor opfattelse, at renteudgifter og -indtægter er korrekt afstemt og optaget i regnskabet. 241
4.12 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidig har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. Det er vor opfattelse, at den kommunale medfinansiering er korrekt optaget i regnskabet. 4.13 Anlægsvirksomhed Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er vor vurdering, at kommunens anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med kommunens retningslinjer og gældende lovgivning. 4.14 Forsyningsvirksomheder Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eksterne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter varme og affaldshåndtering. Vi har ved revisionen påset, at andele af administrationsudgifter overført til forsyningsvirksomhederne er beregnet og bogført i overensstemmelse med byrådets beslutning andele af administrationsudgifter er opgjort tilstrækkelig objektivt renter af mellemværender med forsyningsvirksomhederne er beregnet og bogført i overensstemmelse med lovgivningens krav mellemværenderne med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen har ifølge oprindelige budget 2010 for forsyningsvirksomhederne budgetteret med et overskud på 9 mio. kr., og har i 2010 realiseret et overskud på 9,6 mio. kr. Kommunen har ikke foretaget deponering for 2010 vedrørende overskudslikviditet på forsyningsvirksomhederne. 242
Takstfastsættelsen opfylder kravene til, at forsyningsvirksomhederne over tid kan hvile i sig selv. Mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. Der henvises til afsnit 10, Revisionens bemærkninger. 4.15 Indberetning til Forsyningssekretariatet mv. De tidligere kommunale forsyningsvirksomheder på vand- og spildevandsområdet er pr. 1. januar 2010/1. januar 2009 omdannet til aktieselskaber med 100 % kommunalt ejerskab. Miljøministeriet har som følge af den generelle selskabsdannelse i vandsektoren udstedt: Bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber Bekendtgørelse nr. 298 af 25. marts 2010 om program for vandselskabers interne overvågning I bekendtgørelserne er der fastsat krav om afgivelse af særlige revisionserklæringer. Forsyningssekretariatet har på baggrund heraf udstedt en særlig revisionsinstruks, som gælder for alle indberetninger, der foretages efter 1. november 2010. Dels skal der afgives erklæring om prisfastsættelsen af de administrative ydelser, der leveres fra kommunen til forsyningsvirksomheden, og dels skal der afgives revisionserklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet efter Lov om kommuners afståelse af vandforsyninger og spildevandsforsyninger, jf. bekendtgørelse nr. 1212 af 14.oktober 2010. Erklæringen om prisfastsættelsen af de administrative ydelser er forsynet med følgende konklusion/supplerende oplysning: Det er vor opfattelse, at kommunens udarbejdede prisfastsættelse kun dækker over de direkte og indirekte omkostninger, som kan henføres til udførelsen af de pågældende opgaver i henhold til bekendtgørelse nr. 1212 af 14/10/2010 og nr. 1468 af 16/12 2009, 3, om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber. Supplerende oplysning Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi oplyse at de vandmængder, der transporteres og behandles overstiger den grænse, der fremgår af bekendtgørelsen om kommuners adgang til at levere administrative ydelser. Kommunen har derfor ikke efter 1. juli 2010 haft hjemmel til at udføre opgaver, der ligger ud over den i Bek. 1468, 3, nr. 5, nævnte opgave vedr. administrativ og juridisk bistand vedrørende personalemæssige forhold. 243
Uden at tage forbehold skal vi desuden oplyse, at der ikke fuldt ud er udarbejdet skriftlige aftaler vedr. samhandel. Erklæring på kommunens indberetning til Forsyningssekretariatet vedrørende 2010 er forsynet med følgende forbehold, konklusion og supplerende oplysning: Forbehold Der er på tidspunktet for afgivelsen af denne erklæring ikke aflagt årsrapport for 2010 for Ringsted Forsyning A/S, Ringsted Spildevand A/S, Ringsted Vand A/S, Ringsted Centralrenseanlæg A/S og årsregnskab for. Vi har derfor ikke et fuldstændigt grundlag for at udtale os om registreringspligtige uddelinger og vederlag. Vi tager derfor forbehold for den mulige indvirkning heraf. Bortset fra den mulige indvirkning af det i forbeholdet anførte, er det vor opfattelse, at kommunens indberetning og erklæring, for perioden 2010 i al væsentlighed er i overensstemmelse med bekendtgørelsens regler. Supplerende oplysning Uden at tage forbehold skal vi oplyse, at der ikke fuldt ud er udarbejdet skriftlige aftaler vedr. samhandel. Uden at det har påvirket vores konklusion, skal vi oplyse, at de vandmængder, der transporteres og behandles overstiger den grænse, der fremgår af bekendtgørelsen om kommuners adgang til at levere administrative ydelser. Kommunen har derfor ikke efter 1. juli 2010 haft hjemmel til at udføre opgaver, der ligger udover den i 3 nr. 5 nævnte opgave vedr. administrativ og juridisk bistand vedrørende personalemæssige forhold. Uden at tage forbehold skal vi ligeledes gøre opmærksom på, at vi på erklæringstidspunktet ikke har modtaget erklæring fra selskabets revisor. 4.16 Overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 Ifølge bekendtgørelsen om omkostningsbaserede takster for kommunale tilbud skal byrådet fastsætte takster for en række tilbud. Takstberegningen skal ske med udgangspunkt i alle tilbuddets gennemsnitlige, langsigtede omkostninger, herunder også indirekte centrale omkostninger til ledelse og administration, der konteres på hovedkonto 6. Der skal derfor, jf. Indenrigs- og Sundhedsministeriets konteringsregler foretages en overførsel af administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5 for de kommunale tilbud, der er omfattet af bekendtgørelsen. Byrådet kan anvende en fordelingsnøgle for andelen af central ledelse og administration, ligesom byrådet skal begrunde den anvendte fordelingsnøgle. 244
har i 2010 ikke overført administrative omkostninger fra hovedkonto 6 til hovedkonto 5. Der henvises til afsnit 10, Revisionens bemærkninger. 4.17 Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet, er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Der mangler ultimo 2010 afstemning af 4 statuskonti. Vi henstiller, at afstemningerne snarest udarbejdes. Den stikprøvevise kontrol af øvrige statuskonti bekræfter indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vor vurdering, at kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. Vi anbefaler, at alle afstemninger fremover omfattes af afdelingslederens kvalitetskontrol. 4.17.1 Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er vor vurdering, at materielle og immaterielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder, at der er foretaget nedskrivning og omkostningsregistrering i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinjerne fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. 245
Det er vor vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget i regnskabet. Omsætningsaktiver Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Det er vor vurdering, at omsætningsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 4.17.2 Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Det er vor vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Der henvises til afsnit 5, Vurdering af kommunens økonomi, for gennemgang og vurdering af kommunens likviditet m.v. 4.17.3 Egenkapital Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger samt andre justeringer i balancen. Det er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Indenrigs- og Sundhedsministeriet udmeldte regler. 4.17.4 Hensatte forpligtelser Vi har vurderet kommunens dokumentation for opgørelse af hensatte forpligtelser vedrørende pensionsforpligtelser, miljøforpligtelser, arbejdsskadeerstatninger, åremålsansættelser, miljøforpligtelser, retssager mv. Vi har påset, at forpligtelserne er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. 246
Revisionen har ligeledes omfattet en vurdering af forretningsgange for registrering af forpligtigelser, anvendte indregningskriterier samt foretagne skøn. Kommunens indregning og måling er fundet i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets retningslinjer og den fastlagte regnskabspraksis. 4.17.5 Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Indenrigs- og Sundhedsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler. 4.17.6 Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Kommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af tilbagebetalingspligtige ydelser med statslig refusion er korrekt opgjort. Vi har samtidig påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt registreret på balancen. Det er vor vurdering, at gældsforpligtelserne er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. 247
5 Vurdering af kommunens økonomi Vi har foretaget en overordnet analyse af nedenstående væsentlige forhold med betydning for den økonomiske udvikling. Vi skal gøre opmærksom på, at vores vurdering af kommunens økonomi er et øjebliksbillede, som bl.a. bygger på de økonomiske oplysninger om forventet regnskab 2011, som er modtaget af kommunen. 5.1 Vurdering af bæredygtig drift Vurdering af bæredygtig drift foretages ved en vurdering af resultatet for 2010, forventet regnskab 2011 og budgetoverslagsårene 2012-2014. Der tages udgangspunkt i resultat af ordinær drift på det skattefinansierede område inkl. renter. Det er vigtigt, at kommunen løbende kan finansiere driftsudgifter med de løbende driftsindtægter. Der bør tilstræbes et positivt resultat for at give plads til afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer. Vi har nedenfor vist udviklingen i resultat af ordinær drift for regnskabsåret 2010, forventet regnskab 2011 og budgetoverslagsårene 2012-2014: 2.000 Udviklingen i resultat af ordinær driftsvirksomhed 1.900 I mio. kr. 1.800 1.700 Skatter, tilskud, udligning m.v. Nettodriftsudgifter inkl. renter 1.600 1.500 R 2010 FR 2011 BO 2012 BO 2013 BO 2014 Som det fremgår af grafen, har der i 2010 været et overskud på 99,6 mio. kr. på ordinær driftsvirksomhed. I 2011 og i alle budgetoverslagsårene forventes der ligeledes overskud. 248
For at kunne vurdere sandsynligheden for at realisere de budgetterede overskud for budgetoverslagsårene, har vi set på de oprindeligt budgetterede resultater for perioden 2008 til 2011 kontra det realiserede resultat for 2008, 2009 og 2010 samt det forventede resultat for 2011: 120 100 80 60 40 20 0 I mio. kr. Sammenligning af oprindeligt budget og realiseret/forventet resultat Ordinær driftsvirksomhed R 2008 R 2009 R 2010 FR 2011 Budg. resultat - oprindeligt Realis./forventet. resultat Det fremgår af grafen, at resultatet af den ordinære drift i 2008 og 2009 lavere end oprindeligt budget. Modsat i 2010 hvor resultatet af den ordinære drift blev 25,4 mio. kr. bedre end oprindeligt budget. I 2011 forventes et resultat som oprindelig budgetteret. anvender en økonomisk decentraliseringsmodel, der betyder, at de enkelte institutioner, driftsområder m.v. indenfor visse grænser kan overføre drifts- og anlægsmæssige mer- eller mindreforbrug fra år til år. Udviklingen i overførsler mellem årene har været følgende: Fra 2008 til 2009 blev der overført uforbrugte budgetbeløb på driften med 9,9 mio., kr., og på anlæg er der overført et uforbrugt beløb på 70,5 mio. kr. Fra 2009 til 2010 blev der overført et forbrugt budgetbeløb på driften med 12,4 mio., kr., og på anlæg er der overført en mindreindtægt på 63,5 mio. kr. Fra 2010 til 2011 er der overført et forbrugt budgetbeløb på driften med 13,1 mio., kr., og på anlæg er der overført et uforbrugt beløb 54,3 mio. kr. 249
5.2 Det likvide beredskab Kommunens likvide beredskab ultimo året bedømmes med udgangspunkt i udviklingen i den bogførte kassebeholdning ultimo 2010, forventet kassebeholdning ultimo 2011 og budgetteret kassebeholdning ultimo overslagsårene 2012-2014: Udviklingen i den likvide beholdning I mio. kr. 0-5 -10-15 -20-25 -30-35 -40 R 2010 FR 2011 BO 2012 BO 2013 BO 2014 Likvid beholdning ultimo Som det fremgår af ovenstående graf, udgør kommunens likvide beholdning -38,0 mio. kr. ultimo 2010. I overslagsårene forventes den likvide beholdning forøget således, at den udgør -4,3 mio. kr. ultimo 2014. Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser, således at kommunens likviditet - opgjort efter kassekreditreglen - altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Kommunen har i 2010 efterlevet denne bestemmelse, og på det foreliggende grundlag er det vores vurdering, at kommunen også i 2011 kan overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser vedrørende kassekreditreglen. 5.3 Sammenfatning og konklusion Ved vurderingen af kommunens økonomi har vi taget udgangspunkt i målsætningen for den økonomiske politik gældende for 2010. s har i 2010 et overskud på 99,6 mio. kr. på ordinær drift og en negativ likvid beholdning på -38,0 mio. kr. ultimo 2010. Resultat af den ordinære drift 2010 (et overskud på 99,6 mio. kr.) lever således op til målet i den økonomiske politik, hvor kommunen anser et overskud i størrelsesorden 80 til 85 mio. kr. for passende. 250
Fra 2011 er der vedtaget en ny økonomisk politik for perioden 2011 til 2014. Det er kommunens målsætning, at resultatet af ordinær drift fra 2013 skal udgøre 110 mio. kr. Det er vores vurdering, at kommunens stramme styring har sikret den positive udvikling i resultatet af ordinær drift. For at kunne leve op til målsætningen i den reviderede økonomiske politik anser vi det for vigtigt, at fortsat skaber et overskud på ordinær drift i overensstemmelse med denne målsætning således, at der bliver plads til afdrag på lån, anlægsinvesteringer (ekskl. lånefinansierede) og en styrkelse af den likvide beholdning. 251
6 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 6.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer I bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen) er der fastsat en række krav til de dokumentationsog registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Vi udarbejder, jf. aftale med KMD, sådanne revisorerklæringer, som dermed dækker de kommuner, hvor KMD i 2010 har varetaget databehandlingen. Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 24. marts 2011 udarbejdede erklæringer for 2010, som fremgår af KMD s hjemmeside. 6.2 Løbende revision 6.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager på det sociale område. Der henvises i øvrigt til beretning nr. 12 af 12. april 2011 om løbende revisionsbesøg i 2010. 252
Beretning nr. 12 samt denne beretning skal efter byrådets behandling sendes til ressortministerierne sammen med byrådets besvarelse af eventuelle bemærkninger. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen)samt bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005. 6.3 Generelt Vi har foretaget yderligere løbende revision efter afgivelse af beretning nr. 12 af 12. april 2011. De efterfølgende afsnit vil indeholde en beskrivelse af formål, omfang samt revisionens udførelse, som er dækkende for samtlige reviderede personsagsområder. Personsagsområderne er opdelt i overensstemmelse med den autoriserede kontoplan på hovedfunktionsniveau. 6.3.1 Formål Formålet med revisionen er at efterprøve, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis, herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling på de sociale områder, er hensigtsmæssige og fungerer på betryggende vis. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bekendtgørelse nr. 1305 af 15. december 2009, nr. 801 af 28. juni 2010 samt 858 af 2. juli 2010 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Velfærdsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for Flygtninges, Indvandrere og Integrations ressortområder (revisionsbekendtgørelsen), bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om kommunale revisorers revision af børnefamilieydelser 6.3.2 Revisionens omfang og udførelse Revisionen gennemføres ved en kombination af system- og substansrevision baseret på revisors faglige vurdering af kommunens systemer, forretningsgange, kontrolmiljø m.v. Udvælgelsen af personsager planlægges og gennemføres ud fra revisors faglige vurdering af væsentlighed og risiko, og der er lagt særligt vægt på følgende kriterier: nyetablerede sager sager af væsentlig økonomisk karakter sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter sager efter revisors vurdering Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne. 253
Vi har foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger m.v. er sket med hjemmel i meddelte bevillinger samt gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områder. Vi har endvidere efterprøvet, om kommunen ved sagsoprettelse og ved lovpligtige sagsopfølgninger har udnyttet muligheden for at foretage kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, herunder i fornødent omfang har sammenholdt oplysninger fra forskellige registre med det formål at sikre, at der ikke udbetales uforenelige ydelser. 6.4 Forretningsgange m.v. Vi har efterprøvet, om kommunens administrative og regnskabsmæssige praksis (herunder forretningsgange, interne kontrolprocedurer og procedurer for sagsbehandling) på følgende personsagsområder er hensigtsmæssig og fungerer på betryggende vis: w Tilbud til udlændinge w Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) w Revalidering Vi har foretaget gennemgang af 30 personsager for at efterprøve kommunens forretningsgange. Det er vores vurdering, at der generelt er etableret hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange m.v. på personsagsområderne, samt at der administreres i overensstemmelse med disse. 6.5 Personsager På de under afsnit 6.4 omtalte personsagsområder har vi foretaget test af kontroller på udvalgte stikprøver af personsager for at efterprøve kommunens administrative og regnskabsmæssig praksis. Vi har i de følgende afsnit redegjort for resultatet af personsagsgennemgangen og anført antallet af sager på de enkelte personsagsområder, hvor vi har foretaget test af kontroller. Der er redegjort for, om der er konstateret væsentlige fejl og mangler på området, og hvorvidt disse har haft udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning. Såfremt der er tale om generelle fejl og mangler, vil dette være anført. 254
6.5.1 Tilbud til udlændinge Vi har foretaget test af kontroller i 2 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.5.2 Kontante ydelser (herunder børnetilskud- og bidrag samt børnefamilieydelser) Vi har foretaget test af kontroller i 14 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 2 væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager med umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Merudgiftsydelse ved forsørgelse af børn med nedsat funktionsevne 1 fejl vedr. sag, hvor udgiften ikke var over minimumsbeløbet. Udgiften er derfor ikke refusionsberettiget. (Socialministeriet) Hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste ved forsørgelse af børn med nedsat funktionsevne 1 fejl vedr. manglende vurdering af sparet institutionsbetaling og evt. fradrag herfor. (Socialministeriet) Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlige fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: Hjælp til dækning af tabt arbejdsfortjeneste ved forsørgelse af børn med nedsat funktionsevne 1 fejl vedr. manglende dokumentation for løn og beregning af tabt arbejdsfortjeneste. (Socialministeriet). På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at personsagsområdet generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler. 6.5.3 Revalidering Vi har foretaget test af kontroller i 14 personsager. Der er ved gennemgangen konstateret 1 væsentlig fejl i de udvalgte sager uden umiddelbar udbetalings- og/eller refusionsmæssig betydning, der kan henføres til: 255